Дела постоянного или долговременного хранения, а также по личному составу и конфиденциальные дела должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.

3. Предложения по ускорению процесса документооборота в организации

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. С этой точки зрения деятельность любой организационной структуры можно рассматривать как последовательность порождения, восприятия, модификации и сохранения определенного набора документов.

Эффективное управление требует определенной системы работы с документами. Основной резерв повышения общей эффективности деятельности любой структуры скрывается в уменьшении стоимости хранения информации. Достижение этого эффекта возможно за счет:

- сокращения площадей, на которых хранится информация;

- уничтожения малоэффективных бумажных документов;

- более компактного хранения бумажных документов;

- увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам.

Документационное обеспечение управления - это система вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления. Специфика работы служб ДОУ предполагает вовлечение в единый информационный обмен всех ключевых сотрудников организации, что придает информатизации новые перспективы. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования, т.е. оформления документов, но и единый порядок документооборота. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.

Часто путают понятия «делопроизводство», включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и «документооборот», являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».

Иными словами, документооборот характеризует процесс работы с документами в динамике, т.е. является связующим звеном всей деятельности компании. От правильности его организации зависят:

- оперативность получения доступа к требуемым документам;

- сохранность и доступность информации о деятельности фирмы;

- эффективность обработки большого количества документов, проходящих через организацию;

- защита деловой информации от несанкционированного доступа.

Перечисленные факторы влияют на улучшение качества обслуживания клиентов, дают возможность руководителю представить целостную картину состояния бизнес-процессов, повышают результативность управленческих решений, увеличивают эффективность использования человеческих коммуникационных, инвестиционных и других ресурсов.

Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Можно выделить ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадают в «чужие руки»;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- вместо того чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивается время на их повторное создание;

- много времени тратится на согласование, утверждение документов и их рассылку;

- отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг местонахождения документов.

Практика доказывает, что внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а, кроме того, она имеет дополнительные преимущества:

- обеспечивает слаженную работу всех подразделений;

- упрощает работу с документами, повышает ее эффективность;

- повышает производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повышает оперативность доступа к информации;

- позволяет разграничить права доступа сотрудников к информации.

Приложений автоматизации документооборота насчитывается множество. Вот несколько примеров выполняемых ими функций:

- регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

- создание электронного архива документов;

- согласование и утверждение ОРД;

- контроль исполнения документов и поручений;

- автоматизация договорного процесса;

- библиотека регламентов управленческих процедур;

- оформление командировок;

- организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

система контроля знания должностных инструкций.

Очень часто функции обработки документов составляют часть бизнес-процессов, уже автоматизированных с помощью различных программных технологий. Вот несколько примеров подобных задач:

- поддержка формирования документов в бюджетном процессе;

- управление процессом публикаций и наполнения Web-сайта;

- отслеживание процесса обработки накладной за границами системы складского учета;

- архив документов и система контроля и уведомления о своевременности взаимодействий в приложении управления контактами;

- подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами;

- подсистема утверждения платежных документов.

В принципе можно внедрять перечисленные приложения по отдельности «с нуля», не вкладывая средства в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне пригодный при автоматизации традиционных задач, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота в силу специфики данной группы приложений.

Заключение

Развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической революции последних десятилетий. Применение ИКТ имеет решающее значение для повышения конкурентоспособности экономики, расширения возможностей ее интеграции в мировую систему хозяйства, повышения эффективности государственного управления и местного самоуправления.

Важным результатом распространения ИКТ и проникновения их во все сферы общественной жизни является создание правовых, организационных и технологических условий для развития демократии за счет реального обеспечения прав граждан на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.

Несмотря на высокие темпы развития ИКТ в последнее десятилетие, Россия не смогла сократить отставание от промышленно развитых стран в уровне информатизации экономики и общества. Отчасти такое положение вызвано общеэкономическими причинами (длительный кризис в экономике, низкий уровень материального благосостояния большинства населения). Вместе с тем недостаточное развитие ИКТ в России усугубляется целым рядом факторов, создающих препятствия для широкого внедрения и эффективного использования ИКТ в экономике, развития производства в сфере ИКТ.

Процессы информатизации уже активно идут на всех уровнях, многие мероприятия, направленные на развитие ИКТ, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.

Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)» должна обеспечить формирование нормативно-правовой базы в сфере ИКТ, развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, сформировать условия для подключения к открытым информационным системам (в том числе посредством сети Интернет), а также обеспечить эффективное взаимодействие органов государственной власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами на основе широкого внедрения ИКТ. В процессе выполнения Программы будут определяться общие направления развития ИКТ (основные принципы, стандарты и типовые решения по реализации различных проектов) как одного из основных направлений социально-экономического развития страны.

Список источников

1 Андреева В.И. Делопроизводство., М.: Интел-синтез, 2002. - 251 с.

2 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие/ Сиб. акад. Гос.служба и др. - М.: Новосибирск: ИНФРА - М.: Сибирское соглашение, 2000. - 287 с.

3 Секретарское дело [Текст]: проф. журн./ учредитель ООО «Журнал «Управление персоналом». - 1995, октябрь - - М.: Управление персоналом, 2005

4 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Приор, [2005]. - 40, [1] с.; 21 см. - 3000 экз. - ISBN 5 -85573-129-3

Размещено на Allbest.ru