Группы и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере, подходы к их классификации, внешняя и внутренняя формы документов. Классификация документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Группы и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере, подходы к их классификации, внешняя и внутренняя формы документов. Классификация документов»

по дисциплине

«Информационное обеспечение управления»



СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Теоретические и методические основы изучения проблемы

Анализ состояния вопроса на объекте изучения

Разработка рекомендаций и мероприятий по решению изучаемой проблемы

Типовые документы

Сущность общеправового понятия документ в социальной сфере

Внутренняя форма документа

Внешняя форма документа

Классификация документов

Общая схема классификации документов

Административная система документирования

Классификации материальных носителей документированной информации

Классификация по способу документирования

Классификация документов по их бытованию в социальном пространстве и времени

Заключение

Список использованных источников

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6



ВВЕДЕНИЕ

Документ -- сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность -- это задача, которая решается с помощью системного подхода -- методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов -- систем (греч. sistema -- целое, составленное из частей, соединение).

Главной целью настоящей работы является рассмотрение классификации документов как неотъемлемой части информационного обеспечения управления, без которой невозможно эффективно и оперативно осуществлять управленческую деятельность.

Организационно-технической стороной документалистики в условиях информатизации общества занимаются специальные учреждения. Основная работа в этом направлении проводится Всероссийским научно исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), соответствующими структурами Госстандарта в системе Федеральной архивной службы России. По исследуемой теме имеют значение труды ученых ВНИИДАД, среди которых следует выделить докторские диссертации С.Семилетова и А.Н. Соковой, где делается удачная попытка сформулировать теорию документоведения в условиях внедрения в практику новых информационных технологий .

Использованы материалы работы С.Семилетова, которая по существу закладывает основы теории документа как объекта правового регулирования. Дано представление о социальном назначении документа и выработаны подходы, которые можно было бы однозначно воспринимать в науке, правоприменительной практике, в социальном обороте; предложены подходы к классификации документов.

Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы Кушнаренко Н.Н., С. Семилетова.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Классификация документов уходит своими корнями в глубокую древность. С этой проблемой столкнулись ещё в Древнем Египте, Шумере, Ассирии при создании первых библиотек и архивов.



ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ

Научная новизна диссертации С.Семилетова «Документы и документооборот как объект правового регулирования» определяется тем, что до сих пор в российской науке не сложилось комплексного и системного анализа правовой природы и юридического значения категории «документ» и производного от него понятия «электронный документ». Автор учитывал необходимость уточнения нормативных дефиниций и определений понятий «документ», «электронный документ», «носитель документа», «носитель документированной информации», понимания аналоговой и цифровой формы представления информации.

Настоящая работа по существу закладывает основы теории документа как объекта правового регулирования. Дано представление о социальном назначении документа и выработаны подходы, которые можно было бы однозначно воспринимать в науке, правоприменительной практике, в социальном обороте; предложены подходы к классификации документов.

«Документ» - это объект, в котором в результате волевых действий человека материально зафиксирована выделенная по цели и назначению информация (о событиях, состояниях, фактах, действиях и обстоятельствах, с которой связаны определенные правоотношения и/или юридические последствия) с реквизитами в определенной форме и формате, позволяющим человеку передавать его во времени и пространстве, однозначно воспринимать и идентифицировать непосредственно или с помощью инструментально-технических (или программно-аппаратных) средств;

«Электронный документ» - это созданный при помощи аналоговых электронно-механических или электронных цифровых программных и аппаратно-технических (ЭВМ) средств документ, в котором выделенная информация с реквизитами представлена и материально зафиксирована в форме аналоговой записи или в форме цифровой записи идентифицируемого файла, идентифицируемой записи в файле (файлах базы данных) или иной выделяемой записи в цифровом коде на каких-либо электронных носителях, доступной для использования, копирования, передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи и последующей обработки в информационных системах, а также для однозначного отображения или воспроизведения при визуальном или ином восприятии человеком с помощью этих средств».

Утверждение того, что: электронный документ в форме записи (компьютерного) файла или записи в файле (файлах) базы данных по своему исполнению отвечает требованиям и является «письменной формой» представления информации.

Автор убежден, что акцентирование правового внимания на материальности фиксации (записи) информации точнее отражает сущность современных документов.

АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ВОПРОСА НА ОБЪЕКТЕ ИЗУЧЕНИЯ

Итак, классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем.

До сих пор разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Выяснилось, что классификация документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ И МЕРОПРИЯТИЙ ПО РЕШЕНИЮ ИЗУЧАЕМОЙ ПРОБЛЕМЫ

Дальнейшее развитие научно-методической базы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам фондов Архива, по нашему мнению, должно осуществляться по нескольким направлениям. Одним из направлений является переработка уже существующего перечня управленческой документации и разработка перечня научной документации с учетом изменений, которые произошли за последние 25 лет как в деятельности научных учреждений, так и в развитии архивного дела и документоведения. Требует изучения и, возможно, дополнения методическое пособие по научному описанию личных фондов ученых, с учетом изменения состава и содержания документов за последние 15 лет. Это позволит осуществлять подготовку качественных описей, унифицировать их структуру и заголовки дел для дальнейшего включения в информационные базы данных. Другим направлением является обоснование создания многоцелевых баз данных, включающих информацию о составе и содержании документов, содержащуюся в различных архивных справочниках (путеводителе, описях, обозрениях, каталогах и картотеках). Подготовка научно-методической базы создания многоцелевых информационно-поисковых систем позволит разработать автоматизированную систему научно-справочного аппарата, позволяющую осуществлять оперативный и многоаспектный поиск документов фондов Архива РАН.



ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Такие документы представлены в

«Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

Структура перечня и порядок его применения

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

Перечень состоит из 12 разделов:

- раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;

- разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических и культурных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;

- раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).

Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.

Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-й и 11-й разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа N 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе, а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.

При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.

СУЩНОСТЬ ОБЩЕПРАВОВОГО ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТ В СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЕ

Документ -- важнейшая форма представления информации

Документ как обычное, естественное средство, сопровождающее и отражающее различные стороны жизни человека, был известен с незапамятных времен. С самых древнейших времен становления человека, появления речи, языка, осмысленных действий и, соответственно, первых общественных отношений у человека всегда была потребность сначала передавать сигналы и знаки во время охоты, межплеменных войн, а затем и необходимость фиксировать накопленные знания. Появление и развитие документа как способа сохранения информации связано с эволюцией общества, а именно, с возникновением письменности, посредством которой фиксировались события, факты, что и составляет содержание сохранившихся исторических документов. Каждая общественно-экономическая формация, период в развитии цивилизации порождает свои, присущие им соответствующие группы и виды документов. Изменение и развитие общественных отношений всегда приводило к видоизменению и развитию форм документов.

Самый древний и до последнего времени наиболее распространенный и широко используемый в правоотношениях вид документов - это письменный, точнее текстовый документ. В таких документах средством выражения и фиксации информации являются письменные знаки (символы) - буквы алфавита, цифры, ноты или другие условные символы, иероглифы или коды, а также графические изображения, которые человек собственноручно наносил те или иные предметы (носители). Материальной основой т.е. носителем документов до изобретения папируса и затем бумаги служили скалы, камни, затем кожа, береста и другие подручные материалы. Развитие общественных потребностей и отношений, изобретение бумаги, а затем и изобретение книгопечатания дали мощный импульс становлению и использованию сначала рукописных, а затем и печатных документов в обществе.

В настоящее время большинство документов изготавливается посредством широкого применения разнообразных технических средств (в том числе средствами электронно-вычислительной техники). Материальной основой текстовых документов, изготовленных с их помощью, как правило, является бумага. При этом запись информации совершается механическими средствами под контролем человека.

Развитие информационных технологий породило и добавило к текстовому документу фотодокументы, следом кинодокументы, а затем аудиодокументы (механическая запись голоса, звуковых фонограмм на цилиндр на восковой основе, затем на пластиковый диск). Фотодокументы и кинодокументы появились в конце 19-го, начале 20-го века. В таких документах информация, как правило, графические изображения или фотографии, фиксируется техническими средствами фотохимическим способом на фоточувствительной пленке в кадровом формате. Материальная основа - пленка с фото эмульсионным слоем. Средством выражения информации здесь является графическое изображение объекта познания, которое возможно воспроизвести для восприятия человеком с помощью светооптических инструментов и специальных материалов (фотобумага).

Следующий этап развития обозначился появлением аудиодокументов (воспроизведение с которых звуковой информации воспринимаемой органами слуха человека) на основе записи фонограмм на магнитную пленку с помощью электронно-механических устройств, потом и видео документы, т.е. запись видео изображений и кино на магнитную пленку. Так появились первые электронные аналоговые документы.

Наконец, с изобретением электронных вычислительных машин - электронные цифровые документы. Важной особенностью таких документов как источников и носителей информации является их способность на небольшом формате основы (носителя) аккумулировать большие объемы видеографической информации. Содержание таких документов человек своими органами чувств (слух, зрение) непосредственно не может воспринимать. Технологический процесс изготовления таких документов технически многоступенчатый, что не влияет на точность и полноту содержания зафиксированной информации. Для придания таким документам юридического значения необходимо обеспечивать выполнение определенных требований к используемому техническому (аппаратному) и программному обеспечению, применяемым стандартам при их создании и условий последующего обмена документами и применением соответствующих стандартов и протоколов обмена.

Вышеперечисленные формы непосредственно органами чувств человека практически не воспринимаются, либо вообще не воспринимаются, поскольку запись информации осуществляется в первом случае в эмульсионном слое пленочного фотонегатива, во втором случае запись аудио или видео информации осуществляется в магнитном слое пленки в виде аналоговой записи соответствующего спектра колебаний. В третьем случае запись информации осуществляется в цифровом коде на разного рода материальных носителях, как правило, на микроскопическом уровне. Кроме того, для непосредственного и однозначного восприятия таких документов и работы с ними требуются определенные специальные технические инструменты или программно-аппаратные средства, в частности считывающие, воспроизводящие или отображающие устройства, а также специальные сопрягающие программы (проектор, полотно экрана, магнитофон, видеомагнитофон, ЭВМ, дисплей и пр.). Именно поэтому все эти формы документов являются машинописными документами и в определенно являются продуктами технологического процесса документирования.

Термин "документ" происходит от латинского слова dokumentum, что означало свидетельство, доказательство. С древнейших времен документ в разной форме служил источником и средством связи сторон в различных сделках и сообщениях. В России этот термин появился во времена Петра I и трактовался как письменное свидетельство. Таким образом, подчеркивался правовой характер документа. Такое понимание сохранилось и до наших дней, хотя и добавились новые аспекты и функции документа.

Для более полного уяснения понятия «документ» и его правового значения необходимо установить, что представляет собой этот феномен в социальной сфере в функциональном аспекте как форма представления и форма фиксации информации, какую роль выполняет обособление информации по содержанию и форме представления.

Создание, оформление и использование документов складывается из их составления по содержанию, форме, выбору носителя. По содержанию документ составляется, как правило, с соблюдением определенных требований семантики и юридической техники, по форме -- с соблюдением установленных нормативно-правовыми актами процедур и правил по структуре и форме их составления, размещения реквизитов и использования. В состав содержательной части документа входит и информация о его составителях, времени, месте и условиях его составления - его реквизиты.

Собственно документ, как объект, выявляет наличие содержательной части зафиксированной информации и наличии связанных с этим содержанием реквизитов. Реквизиты конкретных видов документов - это ряд атрибутов, предусматриваемые действующими правилами, стандартом или законом, наличие которых определяет действительность и юридическую значимость документов, без которых они не могут служить основанием подтверждения достоверности юридического значения содержания документов.

Реквизиты содержат и передают заинтересованному лицу некоторую дополнительную информацию, имеющую непосредственное отношение к документу и его содержательной части. Состав реквизитов может быть самым разнообразным. Реквизиты документа предназначены для подтверждения того, что документ создан в определенных условиях, а информация подготовлена и зафиксирована на носителе именно тем лицом, именем которого документ подписан и включен в общественный оборот, а его содержание достоверно.

ВНУТРЕННЯЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА

Оформление документа -- это придание ему законченной внешней и внутренней форм, включающее установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций. Оформление документа -- это его внутренняя и внешняя структура (конструкция).

Внутренняя структура документа -- это его внутреннее строение, набор взаимосвязанных элементов и частей, позволяющих более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компоненты друг другу и целому.

Состав внутренних структурных элементов и частей во многом определяется видом документа. Наиболее четко внутренняя структура видна на примере изданий -- книг, журналов, газет и т.п.

Издание должно включать расположенные в определенной последовательности следующие элементы и части:

? элементы издания, на которых помещают выходные сведения;

? содержание;

? предисловие (введение);

? вступительную статью;

? основную часть (основной текст);

? послесловие;

? вспомогательные указатели;

? приложения.

Выходные сведения -- совокупность данных, характеризующих документ и предназначенных для его оформления, библиографической обработки, систематического учета и информирования потребителей.

К основным элементам выходных сведений относятся: автор, заглавие (название), надзаголовочные данные, подзаголовочные данные, аннотация (реферат), место и год издания, издательство.

Автор -- лицо, создавшее произведение или принявшее участие в его создании, а также учреждение или организация, от имени которых публикуются материалы. В лице автора могут выступать один или несколько человек -- авторский коллектив.

Заглавие (название) документа -- слово, фраза или законченное предложение, в котором формулируется содержание (тема, идея, предмет, объект) публикуемого произведения (сообщения). Издание может иметь несколько вариантов заглавия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т.п.), идентичных или отличающихся друг от друга.

Место издания -- местонахождение издательства или издателя, выпустившего документ.

Место печатания -- местонахождение полиграфического предприятия, напечатавшего издание.

Год издания -- год выхода документа в свет.

Основными носителями информации об издании являются: титульный лист, совмещенный титульный лист (верхняя часть первой страницы с текстом), первая страница издания, оборот титульного листа, последняя страница издания или концевая полоса -- в книгах, брошюрах, альбомах, нотных изданиях, журналах, бюллетенях, сборниках; первая страница (или верхняя часть первой страницы) и нижняя часть последней страницы -- в буклетах, листовках, газетах и календарях (кроме карманных и миниатюрных табелей-календарей); верхняя или изобразительная часть листа и нижнее поле листа -- в афишах, расписаниях движения транспорта, текстовых и изобразительных плакатах, художественных репродукциях, эстампах; оборотная и изобразительная сторона -- в изобразительных открытках, карманных и миниатюрных табелях-календарях.

Содержание (оглавление) -- элемент аппарата издания, представляющий собой перечень заглавий произведений, напечатанных в издании, или фамилий авторов и заглавий публикуемых произведений, а также заголовков разделов, входящих в состав произведения, с указанием страниц, с которых начинаются эти разделы или произведения.

Предисловие -- элемент аппарата издания, предшествующий основному тексту и содержащий пояснение цели, особенностей произведения и т.п. Может принадлежать автору, издательству, редактору, переводчику.

Текст -- тематически взаимосвязанная последовательность высказываний или одно высказывание, выраженное с помощью определенной системы знаков, а также письменная ориентация высказываний; основная часть литературного произведения, выраженная в виде связанных лексически, грамматически, логически, стилистически фраз, передающая его содержание. В издании различают текст основной (литературного произведения или произведений), вспомогательный и дополнительный. В основном тексте изложено основное содержание публикуемого произведения (произведений), в отличие от текстов предисловия, послесловия и т.п.

Послесловие -- элемент аппарата издания, помещенный за основным текстом, содержащий необходимые разъяснения, обещающие идеи, сведения об авторе, его произведении (произведениях), рассчитанный на читателя, уже ознакомившегося с основным текстом.

Вспомогательный указатель -- часть издания, отражающая сведения о тексте в ином аспекте, чем основной текст пособия, с отсылкой к соответствующим библиографическим записям. Это упорядоченный по алфавиту (или какому-либо другому признаку) путеводитель по тексту издания, обеспечивающий быстрый поиск необходимой информации. Состоит из рубрик, ссылок по тексту, а также ссылок «см.» и «см. также», связывающих родственные понятия.

Приложения -- справочная или документальная часть издания, помещенная в конце его (статьи, документы, карты, схемы, таблицы и т.п.).

В зависимости от вида документа набор внутренних элементов и их расположение могут изменяться.

ВНЕШНЯЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА

Внешняя структура документа (конструкция) -- это его внешняя форма, позволяющая идентифицировать его как вид документа.

Основными элементами внешнего оформления картографических изданий, выпущенных на листах, являются титул карты, обложка, папка, конверт, врезка. Например, атлас имеет такую внешнюю структуру: титульный лист, обложка или переплет, суперобложка, папка, шмуцтитул и авантитул. Кинофонофотодокументы располагают следующим набором внешних элементов: этикетка, титры диафильмов и кинофильмов, упаковочный контейнер (конверт, коробка, альбом), рамка диапозитива, кадр.

Особое значение имеет внешний вид книжных изданий: яркая и долговечная обложка, прочный переплет, качество бумаги, количество и качество иллюстраций, размер и форма шрифта и др. придают изданию особую значимость и ценность.

К внешним структурным элементам книжных изданий относят: обложку, суперобложку, переплет, книжный блок, форзац, титульный лист, корешок, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифру, футляр и др.

Обложка -- внешнее покрытие издания, не рассчитанное на длительное хранение, обычно из плотной бумаги, иногда защищенное плотной пленкой прозрачного полимера, соединяемое с книжным блоком без форзацев. В разговорной речи издания в бумажной обложке называют книгой в мягкой обложке, а издание в переплете -- книгой в твердой обложке.

Суперобложка -- дополнительная, обычно объемная обложка книги или брошюры, в виде листа бумаги с клапанами, загибаемыми на внутреннюю часть сторонок переплета или обложки. Выполняет защитную, оформительскую и рекламно-информационную функцию.

Переплет -- прочное покрытие из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, тканью, бумагой, которое соединяется с книжным блоком посредством форзацев и служит для защиты блока от повреждения и загрязнения, а также для первоначальной информации об издании и в качестве элемента художественного оформления.

Книжный блок -- комплект скрепленных тетрадей или листов, содержащий все страницы и комплектующие детали будущего издания.

Форзац -- односгибный лист бумаги, который скрепляет первую и последнюю тетради блока с переплетной крышкой.

Титульный лист -- титул, заглавный лист издания (книги, брошюры, продолжающегося издания и т.д.), содержащий основные сведения о нем, позволяющие отличать его от любого другого, служит основой для составления библиографического описания. Существуют следующие параллельный титульный лист, авантитул.

Авантитул -- первая страница книжного блока, издания, предшествующая титульному развороту и имеющая декоративно-композиционное значение. Он обычно содержит некоторую часть выходных сведений: издательскую марку, название серии, фамилию автора и заглавие произведения, реже эпиграф. Авантитул еще называют выходным листом, фортитулом.

Шмуцтитул -- страница с титулом (заглавием) крупной части произведения, нечто вроде подтитула.

Контртитул -- левая часть разворотного титульного листа, содержащая сведения, относящиеся к многотомному или серийному изданию в целом, или титульные сведения на языке источника в переводном издании.

Колонтитул -- справочный текст над основным текстом полосы (реже сбоку или снизу), указывающий читателю, какой материал напечатан на странице (в сборнике -- какое произведение и какого автора, в моноиздании -- к какому разделу и подразделу произведения относится текст страницы, в словаре -- какие слова либо слова на какие начальные буквы или букву объяснены или помещены на странице и т.д.).

Колонцифра -- порядковый номер страницы или столбца книги, периодического издания и т.п., помещается чаще» всего в верхнем или нижнем поле каждой страницы у наружного края полосы.

Корешок -- боковая сторона книжного блока, место скрепления его тетрадей или листов, а также прикрывающая эту сторону блока часть переплетной книжки.

Футляр -- коробка, предназначенная для упаковки наиболее ценных изданий с целью их защиты. Различают футляры для упаковки одного издания и футляры-кассеты для двух-, трехтомных изданий или комплектов изданий.

Особенности оформления внешних элементов документа зависят от его видовых характеристик, целевого и читательского назначения, используемых материалов и технологии производства.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Классификация документов осуществляется по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

- административная;

- статистическая;

- коммерческая и др.

Цель классификации документов

Реальный мир отличается исключительным разнообразием. В нём нет торжественных объектов и явлений. Классификация позволяет отобразить существующее разнообразие в самом упрощенном виде. Для этого вводятся понятия «сильных» и «слабых» отличий. «Слабо» отличающиеся объекты объединяются в одну группу, причём «слабые» отличия внутри этой группы, называемой классом, не принимаются во внимание.

Таким образом, классификация - в широком смысле - означает разделение предметов, явлений и т. п. на группы (классы) по их наиболее существенным признакам сходства и различия. Стандартизованное определение классификации следующее: «Классификация есть разделение множества объектов по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами».

Поскольку признаки сходства и различия определяются людьми, поскольку границы между классами субъективны, также как и количество классов. Учёт всё более мелких различий между объектами, явлениями приводит к появлению более сложных классификационных моделей.

Классификация носит всеобщий характер, является важнейшим инструментом научного познания, прогнозирования, управления. Она находит широкое применение во всех областях человеческой деятельности - в химии, ботанике, зоологии и т. д. Широко используется классификация и в социальной сфере, включая сферу документальной деятельности.

Любой документ, будучи объектом материального мира, является частью определённой системы объектов этого мира. В свою очередь, данная система является подсистемой по отношению к системе более высокого уровня и т. д. В конечном счёте вся совокупность документов в обществе представляет собой огромную документную систему, имеющую множество подсистем. При этом документная система какой- либо отдельной страны, в частности Российской Федерации, является подсистемой мировой документной системы.

Для чего необходима классификация документов?

Во-первых, чтобы упорядочить знания о документах, выстроить иерархию документов в обществе, т. е. создать соответствующую модель.

Во вторых, классификация необходима для решения многочисленных практических задач работы с документами, для их эффективного поиска, использования, хранения и т. п.



ОБЩАЯ СХЕМА КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

По видам	Организационно-распорядительные Справочно-информационные По личному составу
По форме	Индивидуальные Типовые Трафаретные
По содержанию	Простые Сложные
По происхождению	Официальные Личные
По месту происхождения	Внешние Внутренние
По срокам хранения	Постоянно Свыше 10 лет До 10 лет
По гласности	Секретные (дсп, сов. секретно, конфиденциально) Несекретные
По средствам фиксации	Рукописные Машинописные Графические Фотокинодокументы
По стадиям	Оригиналы (подлинники) Черновики Копии Выписки Отпуск
По срочности	Срочные Несрочные

АДМИНИСТРАТИВНАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Административная система документирования по видам документов делится на:

1.Организационно- распорядительную (ОРД)-

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно- информационную-

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По личному составу-

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.

3.3. Заявления.

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных организационно - распорядительных документов (ОРД), создаваемых во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Документ можно получить посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу и использование информации, являясь по существу её носителем.

Информация, зафиксированная в документе, является: основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

Все формы управленческой деятельности отражают в документах, которые выступают способом и средством реализации функций, возложенных на аппарат управления.

Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

- планирование;

- организационно-распорядительная деятельность;

- учёт;

- отчётность;

- финансирование и т.д.

Все функции аппарата управления реализуют с помощью документов, общих для всех организаций и предприятий.

В условиях увеличения объема информации и номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей возникает необходимость упорядочения потоков информации. Для этой цели разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам.

Определение, назначение, состав документов устанавливает ГОСТ Р 6 30-2003. Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение частей и зон документа показывает формуляр-образец.

Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой.

Основные требования к оформлению документов базируются, прежде всего, на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации.

Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.

Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер, т.е. функционирует в любом аппарате управления сверху донизу.

Организационные документы

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного рода. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.

Распорядительные документы

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым возможно и необходимо издание распорядительных документов. Однако именно они являются наиболее характерными и стабильно требующими для своего решения издания распорядительных документов.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациями, группами или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.

Схема подготовки распорядительных документов включает в себя:

- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Информационно-справочные документы

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и д.р. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательного исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

Документы по личному составу

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников различного рода организаций.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между работником и работодателем. К таким документам относятся: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации в организациях предусмотрено законодательством РФ.

Документы по личному составу имеют различные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности - помещения, сейфы шкафы отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

КЛАССИФИКАЦИИ МАТЕРИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

Документ представляет собой двуединство информации и материального носителя. Поэтому важными признаками («сильными» отличиями), которые могут быть положены в основу классификации, являются особенности строения, формы материала, на котором фиксируется информация. В частности, по этому критерию всё многообразие документов можно представить в виде двух классов:

- документы на естественной материальной основе (на глиняных табличках, камне, берёсте, пергаменте и т.п.).

- документы на искусственной материальной основе (на бумаге, полимерных материалах и т.п.).

В свою очередь, документы на искусственной материальной основе можно разделить на:

- однослойные, в которых подложка и рабочий слой составляют единое целое (большинство сортов бумаги, грампластинки и др.), и

- многослойные, в которых имеется как минимум два слоя - специальный рабочий слой и подложка (фотографические, магнитные носители, оптические диски и др.). При этом основа (подложка) может быть самой разной - бумажной, металлической, стеклянной, керамической, деревянной, тканью, плёночной или пластиночной пластмассовой. На основу наносится от одного до нескольких (иногда до 6-8) слоёв. В результате материальный носитель предстаёт порой в виде сложной полимерной системы (например, в кинофотодокументах).

Существуют также энергетические носители.

По форме материального носителя информации документы могут быть:

- листовыми - представляющими собой один или несколько листов любого формата без их скрепления (газета, листовка, афиша, плакат, географическая карта);

- блочными (кодексовыми) - в виде скреплённых между собой по одному краю листов - страниц (традиционная книга, журнал, альбом, атлас и т.п.);

- карточными - совокупность карт установленного формата (почтовые, игральные, пластиковые, перфокарты, открытки, визитные карточки и т. п.);

- ленточными - в виде длинной полосы какого-либо материала (свиток папируса, перфолента, стальная катаная лента в первых магнитозаписывающих аппаратах - телеграфонах, магнитная лента, киноплёнка и др.). Современные ленточные носители, достигающие порой длины в несколько километров, обычно хранятся в скрученном виде - на катушках, кассетах, бобинах. Их длина и ширина, как правило, стандартизованы. Например, киноплёнка имеет ширину 16, 35, 70 мм. В зависимости от размеров плёни кинофильмы делятся соответственно на узкоплёночные, широкоплёночные, широкоформатные;

- дисковыми (грампластинка, магнитный диск, лазерный диск и т.п.);

- манжетными (в настоящее время практически не используются);

- цилиндрическими (фонографические валики, применявшиеся в фонографах Т.А. Эдисона, магнитные барабаны);

- проволочными (в первых магнитозаписывающих аппаратах, в некоторых современных так называемых «чёрных ящиках» на летательных аппаратах).

В зависимости от возможности транспортировки материальных носителей документы можно разделить на стационарные и портативные.

Возможны и другие классификации материальных носителей документированной информации. В основе этих классификации лежат обычно фасетный метод.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО СПОСОБУ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

В зависимости от способа документирования документы можно разделить на:

- рукописные - созданные вручную, с использованием простейших ручных средств фиксации информации;

- машинописные - изготовленные с помощью механических и электромеханических средств (пишущих машин), а также с помощью компьютерной периферии (принтеров). В делопроизводстве и архивном деле под машинописным документом понимается « письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами» (приложение 1);

- печатные - созданные полиграфическим способом издательствами либо типографиями (способом набора, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой и др.);

- созданные механическим способом, т.е. изготовленные путём механического воздействия на структуру либо поверхность материального носителя в процессе записи информации (перфокарты, перфоленты, фонографические валики, грампластинки (приложение 2);

- фотодокументы - содержащие информацию, записанную фотографическим способом (фотографии, диапозитивы, микрокарты, микрофильмы, микрофиши т.п.);

- кинодокументы - изготовленные кинематографическим способом (кинофильмы, диафильмы). По техническим параметрам кинодокументы могут, в свою очередь, подразделятся: на чёрно- белые и цветные; немые, озвученные, звуковые. По монтажу - на полнометражные (длиной свыше 1800 м для художественных фильмов и свыше 1500 м для неигровых фильмов) и короткометражные;