Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Архивоведение»

на тему:

«Научная классификация документов - основа комплектования государственных архивов»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ НАУЧНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие и содержание комплектования архива

1.2 Комплектование государственных архивов

1.3 Научная классификация документов

1.4 Научная классификация документов в системе комплектования государственных архивов

2 АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

2.1 Структура бюро технической инвентаризации(БТИ)

2.2 Архив бюро технической инвентаризации

2.3 Организация комплектования в архивах БТИ

2.4 Научная классификация документов, хранящихся в архивах БТИ

2.5 Основные принципы научной классификации документов

3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ

3.1 Построения достаточно эффективных информационно-поисковых языков

3.2 Определение возможности стандартизации классификационных систем

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Классификация документов - это группировка их по классам на основе общности признаков, присущих всем документам, объединенным в каждый из классов и отличающих каждый класс от другого.

Главной целью классификации является наиболее полная концентрация документов, относящихся к каждому из классов.

Целью курсовой работы является - описать основные моменты классификации архивных фондов.

Задачами курсовой работы являются:

раскрыть понятие и содержание комплектования архива;

описать комплектование государственного архива;

раскрыть понятие и содержание научной классификации государственного архива;

рассмотреть научную классификацию документов в системе комплектования государственных архивов;

анализировать объект исследования в системе архивов БТИ;

предложить мероприятия по усовершенствованию научной классификации документов.

Актуальность курсовой работы состоит в том, что научная классификация документов имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов, определяя их принадлежность к историческим эпохам, к определенным административно-территориальным единицам, к определенным отраслям государственной и общественной деятельности, к составу документации данного фондообразователя и т.д. Применение единой классификации документов положительно отражается на организации работ по пополнению архивного фонда, определяя критерии источников комплектования государственных архивов.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ НАУЧНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие и содержание комплектования архива

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ [5].

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

Из установления профиля архива;

Определения источников комплектования;

Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

Организации комплектования.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

Функционально-целевое назначение;

Масштаб его деятельности;

Вид организации;

Полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

· Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:

· Степень сохранности его фонда;

· Взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

Структурные подразделения организации;

Подведомственные организации;

Физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

1.2 Комплектование государственных архивов

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение [6].

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

1) Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

2) Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они входят в состав документов особо ценными;

3) Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

4)Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом [8].

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним [7].

На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР - Правительство РФ, вместо исполкомов - мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание было уделено изучению состава и содержания документов вновь образованных органов: Администрация Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.

Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

Такова система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения - «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» - было принято нелегкое решение - не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждений уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений - самостоятельных источников комплектования.

В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений - это один путь решения проблемы, другой - создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

Выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования, установить «договорные отношения» с представителями этих структур. В результате выявления негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов.

Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении в соответствие с таблицей 1.

Таблица 1 -Критерии определения источников комплектования

Критерий	Пояснение
Функционально-целевое назначение учреждения	Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах
Масштаб деятельности	Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников
Вид организации	Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур
Полнота отражения информации	Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации - партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.

В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения.

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в государственном архивах.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.

Передач дел из каждого учреждения - источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

Сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

Затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;

Наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственных архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.

При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особое важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт. архив инвентаризация стандартизация документ

В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

Проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;

Выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

Сбор воспоминаний, составление хроники событий;

Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Основы методики экспертизы начали закладываться в 14-18 вв. Более бурное развитие экспертиза ценности получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Задачи экспертизы ценности документов:

Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

для временного хранения.

Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов в государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

Дела постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

Дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

критерии происхождения документов (значение учреждения в жизни общества, значимость событий, отраженных в документах, время и место образования документов);

критерии содержания документов (источник информирования, повторяемость документной информации, целевое назначение документов, вид и разновидность документа);

критерии внешних особенностей документов (подлинность, внешний вид документа, т.е. форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документов).

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

критерии ценности фондов личного происхождения;

критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:

значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

история фонда и его состав;

взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

значение творческой и общественной деятельности автора документа;

время и место создания документа;

значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

взаимозаменяемость с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций. Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

с указанием сроков хранения;

подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.

1.3 Научная классификация документов

Государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью субъектов Федерации и муниципальной собственностью. К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных госархивов, архивные фонды и документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, а также документы, полученные от организаций и лиц негосударственной части АФ РФ.

Негосударственная часть АФ РФ включает архивные фонды и документы расположенных на территории России общественных объединений и организаций, религиозных организаций (с момента отделения церкви от государства) или частной собственности. В состав АФ РФ эти документы включаются при условии их значительной ценности и учитываются ГАС по правилам государственного учета [9].

Более конкретная характеристика состава документов АФ РФ выглядит так:

1) группы документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, - высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждение религиозного культа за период до отделения церкви от государства;

2) документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся или находившихся за границей;

3) национализированные Советским государством документы частных, сословных и других корпоративных архивов;

4) документы личного происхождения, поступившие в собственность государства (частные архивы и документальные коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании);

5) поступившие в собственность государства, в том числе из-за рубежа, документальные памятники истории и культуры (летописи, рукописные книга, рисунки и т.п.).

Кроме того, в состав АФ РФ включаются: служебные ведомственные издания, не поступающие в установленном порядке в НПО «Книжная палата» и библиотеки-депозитарии; страховой фонд копий уникальных и особо ценных документов, создаваемых госархивами, министерствами и ведомствами

По результатам экспертизы в состав АФ РФ поступают основные категории документов: акты законодательства, управленческая, проектная, конструкторская, технологическая, картографическая, телеметрическая и другая специальная документация; программы, алгоритмы и машинно-ориентированные (механографические) документы; кинодокументы, микрофильмы, фотодокументы, звукозаписи, видеозаписи; научные, литературные, художественные, музыкальные и другие рукописи, рисунки, дневники, мемуары, переписка и иные категории документов Приведенный перечень категорий документов был определен Положением о АФ РФ в 1980 г. и по сравнению с предыдущим периодом расширился за счет включения вновь возникающих (механографические документы, видеозаписи и др.)[2].

С учетом научно-технического прогресса, изменения структур управления, социально-общественных перемен Росархив определяет) виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в АФ, и категории таких документов. Он устанавливает также порядок отнесения документов к категории уникальных и особо ценных и создания страхового фонда их копий.

Документы, включенные в состав АФ РФ, изъяты из гражданского оборота и не могут являться объектом купли-продажи и иных сделок, нарушающих право государственной собственности на ни :

Для определения научной системы хранения документов проводится их классификация.

Классификация документов - группировка их по классам на основе общности признаков, присущих всем документам, объединенным в каждый из классов и отличающих каждый класс от другого. Для выполнения работы по классификации документов необходимо установить классификационные единицы, т.е. отдельные документы или их группы, которые при классификации объединяются по общим признакам или разделяются в силу различия признаков. Архивоведением установлены несколько классификационных единиц. Основной классификационной единицей документов в пределах Архивного фонда РФ является архивный фонд.

Архивный фонд - учетная и классификационная единица АФ РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Как понятие классификационной и учетной единицы определение «архивный фонд» удобно, но следует отметить, что это понятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности.

Архивный фонд организации - это фонд, состоящий из принятых на государственное хранение документов одной организации, учреждения, предприятия.

Архивный фонд личного происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода. Объединенный архивны фонд - фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей.

Архивная коллекции - фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному иди нескольким признакам.

В основе первых двух комплексов лежит признак происхождения (эти фонды сложились в процессе деятельности организации или лица), а основой третьего и четвертого комплексов является признак логической связи, т.е. они собраны искусственно. Объединенный архивный фонд создается в государственном или ведомственном архиве, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Например, в объединенном ведомственном архиве могут быть созданы объединенные фонды школ или дошкольных учреждений одного района, поликлиник города, лесхозов одной области.

Объединение документов следует проводить после их тщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются признаки общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного района, города, области и т.д.), принадлежности к одной отрасли народного хозяйства. Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или из дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей. В учреждениях мы имеем дело с документальным фондом - совокупностью документов, образовавшихся в деятельности организации. Документальный фонд непрерывно изменяется количественно и качественно, меняется местонахождение его частей. В деятельности учреждения ежедневно появляются новые документы (создаются в учреждении и приходят извне), следовательно, документальный фонд растет. Ежегодно документы постоянного срока хранения и временного свыше десяти лет (а в ряде учреждений -свыше пяти лет) после соответствующего оформления передаются в архив учреждения. Объем документального фонда при этом не изменяется. Ежегодно документы, сроки хранения которых истекли, выделяются для уничтожения (при соответствующих условиях и оформлении). Документы вывозятся из учреждения и уничтожаются, документальный фонд уменьшается. Далее - ежегодно (или в установленные сроки) из архива учреждения передаются дела по утвержденной ранее описи в государственный архив и присоединяются к уже имеющемуся в нем архивному фонду этого учреждения. Документальный фонд при этом количественно не изменяется, только часть его переходит из архива учреждения в государственный архив.

Таким образом, архивный фонд учреждения (организации) является наиболее ценной частью его документального фонда, содержащей документы (имеющие научное, экономическое, культурное, политическое или иное значение) и поступившей на хранение в государственный архив. Архивный фонд тоже меняется в объеме за счет поступлений из учреждения, пока оно функционирует. После ликвидации учреждения и приема последней части ценных документов архивный фонд перестает расти (но объем его может меняться в результате проведения экспертизы ценности или переработки).

Фондообразователь - организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд.

Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (в делопроизводстве и архиве часто употребляется термин «дело»). Единица хранения - наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение.

Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Данное понятие относится к текстовым документам, создаваемым в сфере управления. В процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий создаются не только дела, но и графические документы, фото- и фонодокументы, кино- и микрофильмы, альбомы, различного рода картотеки и т.п. Для них употребляется термин «единица хранения». Следует иметь в виду, что и дето в делопроизводственном понимании не всегда совпадает с понятием «единица хранения»: дело может быть в нескольких томах, но все они будут иметь одинаковый индекс, согласно номенклатуре, и заголовок нередко не индивидуализируется. При занесении в опись каждый том получает самостоятельный порядковый номер и становится отдельной единицей хранения.

Разработка научных основ классификации комплексов документов (фондов и коллекций) Государственного архивного фонда началась в 1918 г. В Положении о Едином государственном архивном фонде РСФСР (1925 г.) зафиксированы основные признаки классификации, которые сохранили свое значение до наших дней. Вся совокупность ЕГАФ делилась на две части по времени возникновения документов (а вернее, по времени функционирования фондообразователей): документы дореволюционного периода и советской эпохи. Одновременно вся совокупность ЕГАФ делилась на две части в зависимости от места фондообразователя в системе государственного управления: документы центрального значения и документы местного значения [1].

На этой основе были образованы: Центральный исторический архив (ЦИА) с несколькими архивохранилищами в Москве и в Ленинграде; исторические архивы в губерниях (ИА); Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР), включивший документы центральных советских учреждений и Красной Армии, материалы по истории Октябрьской революции, собиравшиеся с 1919 г., печатные и иллюстративные материалы; местные архивы Октябрьской революции (АОР).

Научная классификация документов АФ РФ имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов. Советское архивоведение, определив, что архивный фонд является основной классификационной единицей и дроблению не подлежит, дало возможность внести четкость в практическую работу по распределению документальных комплексов между архивами, в организацию учета единиц хранения. Это способствовало созданию системы научно-справочного аппарата, обеспечивающей поиск необходимой документальной информации по всем отраслям знаний и общественной деятельности. В настоящее время классификация документов АФ России осуществляется: в пределах АФ РФ в целом, в пределах государственного архива; в пределах архивного фонда. Установлены признаки классификации документов государственного архивного фонда. Это принадлежность документов: к историческим эпохам; к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское и местное значение; к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам); к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; к составу документации данного фондообразователя; а также способ и техника закрепления информации (документы на бумажной основе, пленке, механографические и т.д.)².

Перечисленные признаки классификации документов положены в основу организации сети государственных архивов. Например, до 1992 г. существовали государственные архивы, в основном союзного и республиканского подчинения, хранящие документы по историческим эпохам: документы только советской эпохи - ЦГАНХ СССР, ЦГАСА СССР; документы эпохи капитализма - ЦГИА СССР, ЦГВИА СССР; документы эпохи феодализма - ЦГАДА СССР. Раздельное хранение фондов по эпохам обеспечивается тем, что фонд является неделимой классификационной и учетной единицей. Решение вопроса об отнесении фондов к профилю того или иного архива не вызывает больших трудностей для документов гражданских и военных учреждений, воинских частей и т.д. Более сложно отнесение к эпохе фондов личного происхождения (документов, отражающих деятельность государственных, политических, военных, общественных деятелей, а также деятелей науки, культуры и др.). Их документы относятся к той эпохе, в которой прошла большая часть деятельности этого лица; одновременно учитываются конкретное содержание и хронологические рамки документов.

Важным классификационным признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к общероссийским (федеральным), республиканским и местным комплексам. Наиболее сложно осуществимым в практике является классификационный признак - принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам. В связи с довольно частыми административно-территориальными изменениями в годы советской власти место хранения некоторых фондов меняется, фонд попадает из одного госархива в другой. Значение документов фонда определяется Росархивом. В зависимости от этого определяется их место хранения (конкретный госархив). Причем отнесение комплексов документов к комплексам федерального значения и вопрос об их передаче решает Росархив, а отнесение фондов к местному значению и передаче их из одного региона в другой Росархив рассматривает по согласованию с соответствующими органами исполнительной власти.

Отраслевой признак применяется при определении профиля некоторых общесоюзных и республиканских архивов. Например, ЦГАНХ СССР хранил документы советской эпохи министерств и центральных ведомств общесоюзного значения, решавших экономические задачи (в области планирования, статистики, финансирования, управления промышленностью, транспортом, связью и т.д.). Другой центральный государственный архив СССР - Центральный государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР) хранил документы творческих организаций (союзов писателей, художников, кинематографистов и др.) и личные фонды деятелей культуры и искусства за советский и дореволюционный периоды.

По признаку способа и техники воспроизведения документов был организован ряд специализированных архивов: Центральный государственный архив кинофотодокументов (ЦГАКФД СССР), Центральный государственный архив звукозаписи СССР (ЦГАЗ СССР), Центральный государственный архив научно-технической документации СССР (ЦГАНТД СССР), в Москве и Ленинграде созданы городские архивы КФФД.

Таким образом, классификационные признаки легли в основу построения сети государственных архивов. Следует отметить, что главным, не изменяющимся ни при каких обстоятельствах признаком классификации является фондовая принадлежность документов. Остальные же признаки могут применяться в сочетании. Создание мелких архивов в ряде республик, краев и областей для хранения документов по эпохам или способам воспроизведения информации экономически и организационно нецелесообразно. В связи с этим в них сосредоточены документы советского и дореволюционного периодов, а иногда к тому же кинофотофоно- и технические документы. В таких случаях документы различных эпох и документы, исполненные на разных материальных основах (бумаге, пленке и т.д.), хранятся раздельно.

Классификация каждого документа начинается с момента его создания в процессе делопроизводства (на нем проставляется классификационный индекс). Если документ поступает в другое учреждение, он получает новый классификационный индекс, подшивается в соответствующее дело и в совокупности с другими документами составляет единицу хранения. В процессе подготовки материалов к хранению единица хранения классифицируется по определенным признакам (хронологическому, структурному или отраслевому), и эта классификация закрепляется шифром единицы хранения при внесении ее в опись. Совокупность единиц хранения, включенных в опись, составляет часть документального фонда, которая в соответствии с основными признаками классификации подлежит передаче в определенный государственный архив.

1.4 Научная классификация в системе комплектования государственных архивов

Научная классификация определяет критерии источников комплектования государственных архивов.

Учитывая опыт архивных учреждений в работе со списками источников комплектования, Главархив СССР и ВНИИДАД разработали и издали в 1987 г. «Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов». В соответствии с названным пособием рекомендуется составлять два списка: первый - учреждений, документы которых подлежат передаче на госхранение, и второй - учреждений, документы которых на государственное хранение не сдаются. Рассмотрим трансформацию списка учреждений-источников комплектования. В этом списке большей частью объединены те группы, организаций, которые раньше входили в списки № 1 - 3. Изменения произошли в связи с тем, что углубленное изучение информативности документов позволило сузить круг источников комплектования госархивов за счет исключения некоторых групп учреждений из бывших списков № 1 - 3 и отказа от приема на государственное хранение документов, содержащих повторяющуюся информацию. Поэтому список № 1 стал складываться из трех групп учреждений:

а) сдающих на хранение все документы постоянного хранения и отобранные из категорий с отметкой ЭПК, т.е. учреждения, сдающие свои документы полностью;

б) группового выборочного приема, сдающих документы, определенные типовыми (ведомственными) перечнями и содержащие ценную или необычную информацию, которая отобрана государственной архивной службой вместе с ЭК учреждения;

в) видового выборочного приема, сдающих документы определенного характера, как правило, в составе фондов вышестоящих организаций или непосредственно в соответствующий госархив, где из них могут создаваться коллекции. Эта группа учреждений составляет исключение и может вноситься в список как в виде конкретных наименований, так и в виде обобщенного названия (например, школы, районные библиотеки).