В соответствии с указанными выше Методическими рекомендациями списки составляются по установленной классификационной схеме, в которой за каждой отраслью закреплен определенный индекс. Эти индексы используются и при составлении списка № 2.

Применение единой классификации документов положительно отражается на организации работ по пополнению архивного фонда. В дальнейшем принятая индексация может найти применение при развитии и совершенствовании системы научно-справочного аппарата к документам АФ.

Новая методика составления списков источников комплектования государственных архивов является более прогрессивной по сравнению с ранее действующей, так как вносит больше четкости и простоты в работе с ними [11].

2. АНАЛИЗ НАУЧНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ В АРХИВАХ БТИ

2.1 Структура бюро технической инвентаризации (БТИ)

Рассмотрим данную структуру на примере получения технического паспорта на имущество гражданина в соответствие с рисунком 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1- Структура бюро технической инвентаризации

Непосредственными исполнителями являются проектная группа, которая составляет проект. После этого составленный проект попадает в отдел технической документации, где проект описывается. Далее все это поступает в бухгалтерию БТИ, где сметная группа считает стоимость данного проекта. Готовый проект выдается в одном экземпляре владельцу, а другой поставляется в архив бюро технической инвентаризации.

По каждому населенному пункту карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

Подбор и выдача производится техником архива, выдача оформляется с заполнением журнала учета выдачи и возврата дел. Когда дело возвращается в архив, техник архива просматривает наличие документов и при отсутствии нареканий по составлению и внешнему виду принимает его на хранение, а в журнале проставляется дата возврата дела.

Периодически не реже 1 раза в год, а так же при замещении техника архива по распоряжению руководства производится инвентаризация архива, в результате выявляется наличие и полнота дел, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления. На 01.01 каждого года в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.

2.2 Архив бюро технической инвентаризации

Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-технической, оценочной и правоустанавливающей документации или копий с неё на объекты жилищного фонда и другие объекты, учет которых ведется БТИ.

Архивы БТИ относятся к государственному архивному фонду Российской Федерации и являются федеральной собственностью, находящейся в пользовании субъектов Российской Федерации. Отчуждение архивов не допускается.

Нормативной основой деятельности архива БТИ являются: «Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации» утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13 [3], «Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.98г. №37 [4].

2.3 Организация комплектования в архиве БТИ

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в архив БТИ.

После оперативной работы с документами дела передаются на хранение в архив. В архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в архив БТИ осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел проверяется:

Правильность формирования и оформления дел;

Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел БТИ.

Дела, передаваемы в архив БТИ, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

Материалы технических инвентаризаций подшиваются исполнителем в твердую корочку. Материалы подписываются бригадиром и начальником, сдаются технику архива БТИ, который записывает в соответствующих графах данные о нем в инвентарные книге. Номер в инвентарной книге соответствует номеру на инвентарном деле.

Хранение инвентарных дел производится вертикально в папках-блоках. Материалы, хранящиеся в архиве, выдаются следующему кругу лиц:

по заявке бригадира со ссылкой на принятый к производству заказ;

по предъявлению исполнителем заявки с резолюцией руководителя;

по устному указанию руководства БТИ;

главному инженеру на прием посетителей.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи - очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение. Сроки хранения документов в архиве БТИ определяются специальным соглашением между архивом БТИ и Росархивом.

Инвентарные дела утратившие свое значение в связи со сносом строений исключаются из инвентарной книги по данным обследования при этом в примечании инвентарной книге делается запись, объясняющая причину погашения дела. Дело, алфавитная и статистическая карточки изымаются со своих мест хранения и помещаются в специально отведенные места для хранения погашенных дел. Материалы, погашенные по причине сноса, пожара, и др. стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года. В зависимости от вида документации(документы по личному составу, хозяйственные книги, определяются сроки хранения, конструкторская документация, телеметрическая документация, проектная документация по капитальному строительству, фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы, документы на машинных носителях и т.д.) определяются сроки хранения в соответствие с таблицей 2.

Таблица 2 - Сроки хранения в архивах БТИ

По истечении этого срока основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел. При этом в графе 4 книги указываются все адреса, какие были присвоены в свое время этому объекту. На отобранные к уничтожению материалы прилагается акт Госархива о том, что объект не имеет архитектурной, исторической и культурной ценности и письменный отказ о принятии дела на хранение в Госархив. При выполнении данных условий на материалы составляется акт комиссией, назначенной начальником БТИ. Комиссия определяет способ уничтожения документации или передачи ее в Госархив при получении согласия последнего.

2.4 Научная классификация документов, хранящихся в архивах БТИ

Единицей хранения является:

инвентарное дело на домовладение, состоящее из одного или нескольких основных зданий, расположенных на отдельном земельном участке; отдельно стоящее основное здание, границы земельного участка которого не обособлены: инвентарные дела на другие объекты, учет которых ведется БТИ.

Постоянному хранению в архиве подлежат:

- схематические планы городов, других поселений:

- инвентарные дела на домовладения, основные здания;

- инвентарные дела на объекты, учет которых ведется БТИ;

- инвентарные книги;

- реестровые книги:

- алфавитные карточки собственников зданий, жилых помещении (квартир);

- статистические карточки на домовладения, основные здания;

- статистические отчеты о жилищном фонде;

- книги учета инвентарных дел, переданных на хранение в государственные

архивы;

- иные документы, относящиеся деятельности бюро технической инвентаризации.

Материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятия) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы.

Сроки хранения документов установлены инструкциями: «Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации» утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13 и «Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.98г. №37.

Хранящиеся в архиве материалы оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываны и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

Инвентарное дело на домовладение разделяется на три группы документов.

К первой группе относятся материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

- технический паспорт на домовладение (здание):

- план земельного участка;

- поэтажный план здания;

- экспликация к поэтажному плану.

Ко второй группе относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, отдельно сброшюрованные в хронологическом порядке, по мере поступления их в БТИ.

К третьей группе - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предыдущих обследований (инвентаризаций), расположенные в указанной выше последовательности.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимый ежегодно с указанием срока хранения. В БТИ номенклатурой дел предприятия занимается секретариат. Номенклатура дел на технический архив БТИ не составляется.

Кроме инвентаризационных дел, хранящихся в архиве БТИ, подлежат хранению схематические планы городов, поселков, отдельно сброшюрованные материалы учета объектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки, книги учета уничтоженных инвентарных дел.

Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому населенному пункту карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

Должностные обязанности работника архива БТИ:

1)обеспечивает сохранность и комплектование в установленном порядке инвентаризационно-технической и правоустанавливающей документации;

2) ведет учет и соответствующую регистрацию имеющейся и поступающей в архив документации;

3) выдает из хранилища персоналу БТИ документы и осуществляет контроль за возвратом дел в установленные сроки;

4) подготавливает по указанию руководства БТИ информацию о составе, состоянии, стоимости и принадлежности основных фондов ЖКХ;

5) подновляет пришедшие в ветхость инвентарные дела;

6) выполняет иные работы по указанию руководства.

Должен знать:

1) инструкции и положения о порядке хранения инвентаризационно-технической документации;

2) основы технического черчения;

3) содержание и порядок ведения формуляров, учета документации, инвентарной книги;

4) правила внутреннего трудового распорядка, основы научной организации труда;

5) правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

6) проводить научную классификация документов в установленном порядке

2.5 Основные принципы научной классификации в архивах БТИ

Основные принципы научной классификации в архивах БТИ: объективность отражения связей, всесторонность и комплексность изучения классифицируемого материала.

Принцип всесторонности и комплексности. Всесторонне изучить объекты классификации - книги и документы - это значит подвергнуть их содержание глубокому и тщательному анализу, исходя при этом не из одной какой-либо конкретной предпосылки, а учитывая все те направления, по которым могут быть использованы рассматриваемые носители информации.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов пронизывает все основные этапы классификации, начиная с определения классификационных признаков предметов и кончая изучением аспектов поиска информации. Особое значение этот принцип имеет при классификации исторических источников и при их описании в каталогах, когда необходимо учитывать способ воспроизведения документа, материал, на котором он написан, рисунки, различные пометы и многие другие специфические особенности. Всестороннее изучение изданий и документов позволяет установить все аспекты их содержания и правильно определить их место в системе классификации.

Применение принципа объективности пpи классификации архивных материалов и других документов, позволяет научно обоснованно воспроизвести взаимосвязи наук, их соотношение с практической деятельностью общества.

3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ НАУЧНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ

3.1 Построения достаточно эффективных информационно-поисковых языков

Из всех участников информационной деятельности самый низкий уровень механизации поисков информации - в архивах. Здесь механизация и автоматизация информационных поисков целесообразна по наиболее интенсивно используемым фондам. При небольшом объеме информационной и справочной работы правильнее решать вопросы поиска сведений путем применения «малой» механизации, а в некоторых случаях и путем составления традиционных архивных справочников. в то же время и внедрение механизации и автоматизации ни в коей мере не снижает значения составляемых к архивным документам описей, каталогов, путеводителей и т.п., равно как и публикации документальных материалов, являющихся не только средством учета и охраны документации, но и средством широкого общения архивов как научных учреждений с общественностью, учеными, учреждениями и организациями, использующими документальные материалы как в центре, где расположены архивные учреждения, так и вне его [10].

3.2 Определение возможности стандартизации классификационных систем

Это предложение, возникает как итог исследования, связанный с определением возможности стандартизации классификационных систем. В широком смысле слова каждая документная классификация в своей области может рассматриваться как начальный этап стандартизации, поскольку она способствует созданию единой системы организации информации в определенной области. На таком начальном уровне стандартизации находится «Система единой классификации».

В то же время, в более точном смысле слова, стандарт на классификационную систему необходимо рассматривать как довольно жестокую систему, предполагающую единую классификацию в пределах одного или нескольких типов документации и единообразное выполнение сложных решений в пределах одного класса для конкретной области знаний или деятельности.

Для того чтобы стандартизация на классификационные системы стала практически осуществимой, необходим высокий уровень научного и технического развития.

С другой стороны, не каждая система может быть принята в качестве стандарта. Классическим примером стандартизированной системы является УДК, которая на высоком научном уровне дает группировку сведений как по широким проблемам, так и по узким конкретным вопросам на всех языках и во всех странах, где она принята, в виде однородных цифровых индексов. Ни одна из известных международных систем не выполняет задач стандартизации на уровне УДК.

Вопрос о стандарте на классификационные системы может рассматриваться в нескольких аспекта. Первый из них - возможность применения стандартизации в целях сближения нескольких автономных систем. Второй аспект - стандартизация на классификационную систему как инструкция специалистам для разработки или использования классификаций различных типов. Наконец, третий - стандартизация классификационных систем при механизации и автоматизации информационных поисков.

Единая классификация, являясь обобщающей системой и методической основой построения автономных систем, не только будет сближать различные документные классификации, но и вносить в них элементы стандартизации, выполнения, таким образом, роль стандартизированной системы, что должно быть учтено уже при ее разработке.

Функцию инструкции или консультации специалистам для разработки и использования классификаций различных типов выполняет ряд систем. Централизованная классификация предлагает классифицированные документации по единой системе, осуществляемой в крупных методических центрах с обозначением на документах соответствующих индексов. Такая классификация дает возможность единообразного построения каталогов и механизированных ИПС, упрощает и облегчает поиск сведений.

Единая классификация произведений печати и документальных материалов, которая будет охватывать большие потоки информации, должна быть удобной для машинного поиска и обеспечивать быстродействие системы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Научная классификация документов АФ РФ имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов. Классификация каждого документа начинается с момента его создания в процессе делопроизводства (на нем проставляется классификационный индекс). Признаки классификации документов положены в основу организации сети государственных архивов.

В данной работе были использованы такие законодательные, нормативно-правовые источники: Положение о Едином государственном архивном фонде РСФСР 1925 г., Положение о АФ РФ 1980 г., «Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации» утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.1971г №13, «Инструкция о проведение учета жилищного фонда в Российской Федерации», утвержденная приказом Министерства Российской Федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.1998г № 37 и некоторые другие источники, благодаря которым рассмотрена научная классификация документов, определяющая критерии источников комплектования архивов, как основа комплектования государственных архивов.

В данной работе были выполнены задачи раскрытия понятия и содержания комплектования архива, описания комплектование государственного архива, раскрытие понятия и содержания научной классификации государственного архива, рассмотрена научная классификация документов в системе комплектования государственных архивов, проанализирован объект исследования в системе архивов БТИ, предложены мероприятия по усовершенствованию научной классификации документов, определенна цель курсовой работы, цель самой классификации, актуальность данной темы и сделан вывод: научная классификация документов, определяя критерии источников комплектования архивов, является основой комплектования государственных архивов, играя огромную роль в организации сети государственных архивов.

Размещено на Allbest.ru

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Положение о Едином государственном архивном фонде РСФСР, 1925 г.

2 Положение о АФ РФ, 1980г.

3 «Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации» от 12.01.1971г. №13

4 «Инструкция о проведение учета жилищного фонда в Российской Федерации» от 04.08.1998г. №37

5 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. - М.,2002.

6 Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение».-

М.:ПрофОбрИздат», 1999. - 125 с.

7 Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.

8 Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-СПб.: СИЛ-Пресс, 2001. - 275 с.

9 Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). - М.: «Приор-издат», 2004. - 160 с.

10 Методы описания документной информации: Метод. рек. М., 1986.

11 «Архивное дело» . // Отечественные архивы. 1998. N 1.