Унификация и стандартизация в документационном обеспечении управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Омской области

Бюджетное образовательное учреждение Омской области

Среднего профессионального образования

«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий»

Отделение управления и экономики

Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Курсовая работа

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ДОУ

Дисциплина Документационное обеспечение управления

Группа ДО -32п

Чусовитина Евгения Юрьевна

Руководитель: Шабалина Ю. М.

Омск 2010

Содержание

Введение

1. Исторический аспект унификации документов

1.1 Развитие унификации и стандартизации документов в 1920-1930 гг.

1.2 Унификация документов в 1960-1970-е гг.

2. Унифицированные системы документации, их роль в управлении

2.1 Унифицированные системы документации

2.2 Унифицированные формы документов

3. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы документации

3.1 Анализ недостатков унифицированной системы документации

3.2 Перспективы развития унифицированной системы документации

Заключение

Список литературы

Введение

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Следует отметить, что унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствиии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технческой и информационной совместимости.

Сосредоточив свое внимание на данной проблеме, было выбрано актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.

Целью данного курсового проекта является систематизация, накопление и закрепление знаний о роли унификации и стандартизации в управлении.

В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:

· рассмотреть развитие унификации и стандартизации документов;

· рассмотреть унифицированные системы документации, их характеристику и роль;

· изучить унифицированные формы документов;

· охарактеризовать недостатки и перспективы УСД;

· проанализировать перспективы развития УСД.

Объектом исследования является унификация и стандартизация документов.

Предметом исследования является внедрение унифицированных форм документов в организацию; влияние унифицированных систем документации на документооборот в организации.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов может быть:

· косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств);

· прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и логику излагаемого материала.

1. Исторический аспект унификации документов

1.1 Развитие унификации и стандартизации документов в 1920-1930 гг.

Период 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства.

В конце 1924 года было принято решение СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства «Оргстрой». Его учредителями стали центральные ведомства: НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, НКПС и т. д. Выбор учредителей основывался на том, что они представляли собой отдельные отрасли управления с широко развитыми сетями подведомственных звеньев, для которых можно было бы разрабатывать общеотраслевые рекомендации, стандарты и т. п. Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который ввел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ.

Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи:

· Изучение и обобщение накопленного опыты унификации делопроизводства и выработка на этой основе новых решений по совершенствованию управленческого труда, в том числе и делопроизводства;

· Оказание учреждениям, предприятиям и т. п. практической помощи в унификации текстов документов путем разработки и внедрения специальных проектов;

· Обоспечение мероприятий унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой стандартной и бланочной документацией;

· Обучение заинтерисованных лиц современным методам ведения управленческих работ;

· Информирование широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях унификации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

Исполняя эти задачи, Оргстрой оказывал помощь в унификации всем отраслям народного хозяйства: транспорту, строительству, финансам, сельскому хозяйству и т. п.

Оргстрой разрабатывал проекты унификации текста документов самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствования систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, унификация работы нотариальных органов и народных судов в стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета и т. д.

Основным видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ.

Для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты унификации, так и проекты унификации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольно, по личному составу, по жалобам и заявлениям.

В 1928-1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делопроизводства, основанную на четкой класификации поступающих, подготавливаемых и отправляемых документов, их распределения по исполнителям и повышении ответственности этих работников. Успеха эта система не имела потому, что основой социалистического хозяйствования являлся учет, а эта система его обходила.

Наряду с этм Оргстрой подготавливал для заказчиков формы наиболее часто встречавшихся в практике их работы документов и правила унификации служебных документов.

Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию делопроизводства, охватывая своими постановками все новые и новые объекты, во много раз увеличивал свои экономические показатели.

Одноко, к концу 20-х гг. после создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Государственного института управления (ИТУ), Оргстрой претерпел определенные изменения, поскольку был объединен с этим институтом, и его преобразовали во Всесоюзное объединение организационного строительства.

В своей работе оно стало более зависеть от методических рекомендаций и указаний ИТУ (в частности, ИТУ везде требовал привязки к разработанному им «Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий»). Появился определенный уклон в сторону политизации проводимых работ.

Линия на свертывание унификации делопроизводства нашла свое логическое завершение в Постановление Президиума ЦКК ВКП (б) и Коллегию НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г., которым ИТУ был ликвидирован. Еще ранее Постановлением СНК СССР от 21 октября 1931 г. Оргстрой был преобразован в государственное Всесоюзное объединение «Союзоргучет» и передан в подчинение ЦСУ СССР. Сфера деятельности этого объединения была ограничена выпуском унифицированных форм учета и отчетности.

С ликвидацией ИТУ и Оргстроя дело унификации делопроизводства в нашей стране было фактически прекращено. Продолжение этой работы стало возможным лишь к концу 50-х - начало 60-х гг. ХХ века.

Оценивая деятельность Оргстроя по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века, следует признать его положительную роль в совершенствовании упраленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов. Именно комплексность, когда объекта в ходе процессов унификации получал пакет нормативно-методической документации для перехода на новые формы работы; совокупность новых форм, бланков и других видов документации, а таже набор технических средств для механизации конторского труда, являлась залогом успеха постановок Оргстроя. Опыт этой работы сохраняетс свою значимость и для нашего времени.

1.2 Унификация документов в 1960-1970-е гг.

Это было время создания Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций.

Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел.

Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

· Унификация и стандартизация документов;

· Рациональная организация документооборота;

· Организация труда делопроизводственного персонала;

· Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Кратко остановимся на проблеме унификации и стандартизации документов, использовать рекомендации ЕГСД по этиму вопросу в основном не желательно, так как многие из них устарели. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас.

Виды современных служб и их функции были закреплены более поздним документом - Государственной системой документационного обеспечения управления, о котором речь пойдет ниже. Однако и сейчас соответствующие рекомендации ЕГСД можно использовать как основу для организации и определения направлений деятельности делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций.

Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время. Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция - 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий.

В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:

1. Документирование управленческой деятельности;

2. Организация работы с документами (управление документацией);

3. Механизация и автоматизация работы с документами;

4. Служба документационного обеспечения управления.

Раздел “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей: Состав управленческих документов; Унификация и стандартизация управленческих документов; Оформление управленческих документов; Составление текстов управленческих документов. Из перечисленного сразу можно выделить часть, касающуюся оформления служебной документации, так как именно эти нормы в настоящее время не используются. Все остальные нормы и правила следует использовать.

При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и, конечно же, к их текстам. Нужно учитывать, что ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Следующий раздел “Организация работы с документами” построен таким образом, что так же, как и ЕГСД, охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив. Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Поэтому нет необходимости их подробно рассматривать. Остановимся лишь на некоторых отличиях, которые связаны в основном с возможностью использования автоматизированных технологий при работе с документами. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др.

Нет необходимости подробно останавливаться и на таких подразделах, как “Контроль исполнения документов”, “Подготовка документов к передаче в ведомственный архив”. Рекомендации этих подразделов в основном соответствуют аналогичным рекомендациям ЕГСД и должны быть использованы в практике работы делопроизводственной службы конкретного предприятия.

Рекомендации раздела “Механизация и автоматизация работы с документами” как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.

В последнем разделе “Организация службы ДОУ” заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления. ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя.

Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

· регистрация форм документов;

· упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;

· сокращение количества применяемых форм;

· исключение из обращения неунифицированных форм документов;

· обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

· контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

· рациональной организации контроля за применениям унифицированных форм.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.

Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1920-х - 1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

2. Унифицированные системы документации, их роль в управлении

2.1 Унифицированные системы документации

унификация стандартизация делопроизводство

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации -- это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой -- в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации -- это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

· единообразия построения форм документов;

· регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

· исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

· сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

· определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию организации, предприятия;

· документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

· документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по кадрам.

Унифицированная система банковской документации:

· платежная документация по безналичным расчетам через банки;

· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;

· документация по кредитным операциям банков;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

· выходная документация банков;

· документация по депозитарным операциям банков;

· платежная документация по безналичным расчетам через банки -- внутрибанковские формы документов;

· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков -- внутрибанковские формы документов;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) -- внутрибанковские формы документов;

· выходная документация банков -- внутрибанковские формы документов; документация по денежному обращению -- внутрибанковские формы документов;

· документация по кредитным операциям банков -- внутрибанковские формы документов;

· бухгалтерская документация -- внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций:

· финансовая документация;

· отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

· учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

· документация по статистике труда;

· документация по статистике материальных ресурсов;

· документация по статистике финансов;

· документация по социальной статистике;

· документация по статистике промышленности;

· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

· документация по статистике капитального строительства;

· документация по статистике внешнеэкономических связей;

· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

· документация по статистике транспорта и связи;

· документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

· отчетная бухгалтерская документация;

· регистры бухгалтерского учета;

· первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

· документация по состоянию рынка труда;

· документация по трудовым отношениям;

· документация по повышению квалификации работников органов по труду;

· документация по охране труда;

· документация по минимальным потребительским бюджетам;

· документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

· документация по учету и распределению средств;

· документация по планово-экономической деятельности;

· документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

· оперативно-коммерческая документация;

· товаросопроводительная документация;

· расчетная внешнеторговая документация;

· документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

· транспортная внешнеторговая документация;

· экспедиторская внешнеторговая документация.

Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

2.2 Унифицированные формы документов

Унификация в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества». Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация текста производится по следующим основным направлениям:

1. состав информации;

2. структура текста;

3. языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения. Состав информации в служебных документах устанавливается следующим образом: из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа «партийность» из личного листка), в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (индивидуальный номер налогоплательщика).

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста:

первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы;

вторая - существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу (например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года).

Не менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способы фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.

В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией (справка с места работы). При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека. Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении графика отпусков, описи дел по личному составу, штатного расписания.

Форма документа появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др.

В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.

Нормативной базой для проведения унификации документов являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД);

- Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления;

- Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ;

- другие руководящие документы Госстандарта РФ;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.

Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов:

- унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;

- единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;

- информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;

- группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения,

- обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

- стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;

- экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

При проведении унификации применяются методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относят:

*установление ограничительных номенклатур действующих форм;

*создание типовых форм;

*построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

*унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

*стандартная форма построения,

*приспособление к автоматизированной обработке,

*минимизация показателей,

*исключение дублирования,

*включение всех необходимых для целей управления показателей

Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: единообразия построения форм документов, регламентации содержания документов, исключения из документов дублируемых данных, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, единства применяемой терминологии и условных обозначений, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

3. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы документации

3.1 Анализ недостатков унифицированной системы документации

Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.

Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.

Документационное обеспечение управления, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.

ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.

ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Вместе с тем разработчики и первые рецензенты проекта ГСДОУ не вполне удовлетворены данной разработкой; на некоторые вопросы состава, структуры и содержания ГСДОУ имеются различные точки зрения.

Имеются следующие спорные вопросы:

Организационное обеспечение ДОУ. В проекте изложены функции и задачи ДОУ как в тексте, так и в приложении, что усложняет восприятие проекта в этой части.

Не отражен вопрос о нормативах численности служб ДОУ, хотя в литературе есть ряд интересных предложений по этой части.

В связи с изданием ГОСТа по оформлению реквизитов документов в проекте ГСДОУ не нашли отражения эти сюжеты, хотя можно бы было раскрыть не все 29 реквизитов, а несколько основных обязательных для каждого документа.

В проекте ГСДОУ не имеется раздела "Документирование работы с обращениями граждан", что сужает сферу его применения.

Выход нового ГОСТ Р6.30-2003 конечно же отражает развитие УСОРД в духе требований времени.

Но при этом в данном ГОСТе остались нерешенными пожелания многих ученых-документоведов в таких банальных сферах как установление размера левого поля документа 35 мм, так как существующий размер 20 мм при подшивке документа не позволяет впоследствии видеть весь его текст.

Также такая «мелочь» как составление таблиц в документе. При существующем порядке требуется проставлять номер строки таблицы в первом поле перед его содержимым. Кажется мелочь, а она влечёт за собой немалые последствия. На сегодняшний день подавляющее большинство документов изготавливается при помощи компьютера. При этом зачастую используются специальные программы. Многие данные в таблицы заносятся из баз данных, а содержимое самого документа потом снова заносится в базу данных, где нумерация строк является как правило, уникальным индексом. Такой подход в ГОСТе вынуждает или его не соблюдать при написании программ программистами или значительно увеличивать текст программы из-за внесения в тест программы операций конактенации (объединения) строк при запросе данных для таблицы из базы данных с последующей операцией разделения строк при занесении новых данных в базу данных. Да и читабельность таблиц от такого оформления не улучшается

3.2 Перспективы развития унифицированной системы документации

Основополагающую роль в улучшении документационного обеспечения управления должен играть федеральный закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения информатизации общества, в том числе в сфере обмена информацией и документацией на межведомственном уровне, удовлетворения потребностей в информации и документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией между ведомствами, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации межведомственного документооборота. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Тем более, что существует его проект, который отражает требования сегодняшнего дня в сфере УСОРД.

Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня подразумевают информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т. д., что приводит к неверному пониманию сущности «документа» и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксированной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, правовой, коммуникативной и др.)

Закон также мог бы установить правовые основы документирования, общие для всех органов государственного управления и организаций любого типа и формы собственности. Документирование в делопроизводстве любых организаций должно стать нормой, помогающей государству в решении фискальных (налоговых), статистических, социальных (пенсионного обеспечения) задач. В этой связи в законе должен быть определен и термин «документирование», как способ превращения зафиксированной информации в документ с использованием разнообразных современных технических средств и технологий.

Закон мог бы решить вопрос о том, какой орган осуществляет государственное управление документацией. В настоящее время эта функция в полном объеме ни за кем не закреплена. Традиционно вопросы документационного обеспечения управления находятся в ведении архивных органов.

В соответствии с действующим положением о Федеральной архивной службе России одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве.

Права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.

Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.

Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль:

· за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации;

· разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации;

· устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации;

· согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации:

· организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией.

· сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.

Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех, доступ к которым ограничен законом.

Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.

До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота: придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций-разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.