Унификация и стандартизация в документационном обеспечении управления

Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на мой взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспортно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации. Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:

· проводить экспертизу проектов нормативных актов по вопросам делопроизводства;

· оценивать качество методических разработок, учебных программ и пособий межотраслевого характера;

· определять основные направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;

· вырабатывать рекомендации и предложения по гармонизации терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации служебных документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;

· заслушивать информацию органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии и перспективах развития делопроизводства;

· давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;

· рассматривать предложения о профессиональной подготовке кадров и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;

· изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;

· осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование делопроизводства. В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.

Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.

Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать правовые акты и нормативные документы, устанавливающие единые требования к административной документации. В их число целесообразно включить:

· государственную систему документационного обеспечения управления;

· типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности или хозяйствования;

· типовые положения о службе документационного обеспечения;

· типовые положения о порядке документирования деловой информации:

· типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;

· регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

· типовые перечни документов постоянного срока хранения;

· перечни типовых документов с указанием сроков хранения;

· государственные стандарты;

· общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.

В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации обмена межведомственной информацией и документацией.

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.

Решению технологических задач автоматизации межведомственного документооборота способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6 30-2003 УСД. Система ОРП Требования к оформлению документов.

Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами

Однако для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов общероссийских классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией. Недавно решен вопрос электронного юридического атрибутирования документов для организации межведомственного документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Для этого принят Федеральный закон «О цифровой электронной подписи». Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения межведомственной информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет о так называемом “электронном документообороте”, неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Данный комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (проект) на общегосударственном уровне.

В России все большее распространение получает информационный менеджмент или управление информацией. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации, информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы.

Заключение

Анализ литературы и источников позволил сделать вывод, что унификацию и стандартизацию управленческой документации следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. В ходе реализации поставленной цели были решены следующие задачи:

1. Было рассмотрено развитие унификации и страндартизации документов.

Опыт развития документоведения, накопленный в периоды с 1920 - 1930 гг. по 1960 - 1970 гг , демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

2. Рассмотрены унифицированные системы документации, их характеристика и роль, и изучены унифицированные формы документа.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: единообразия построения форм документов, регламентации содержания документов, исключения из документов дублируемых данных, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, единства применяемой терминологии и условных обозначений, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

3. Проанализированы недостатки и перспективы развития унифицированной системы документации.

В России все большее распространение получает информационный менеджмент или управление информацией. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации, информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы.

Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

Совершенствование информационной деятельности предполагает прежде всего ее рационализацию, т. е. унификацию и стандартизацию форм документов, разработку систем кодирования, внедрение классификаторов технико-экономической информации. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач -- повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Вместе с тем в процессе хозяйственной деятельности на предприятиях создаются собственные внутриорганизационные унифицированные формы документов, которые в силу своего повсеместного применения имеют большое значение для документирования управленческой деятельности.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

Список литературы

1. ФЗ РФ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.

4. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. - М.: Госстандарт, 1993.

5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005.

6. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 2-е изд. М., Издательско-торговая корпорация «Дашков и К». 2003.

7. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие для сред. проф. образования. - М.: Издательский центр «Академия», 2003.

8. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой - Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

9. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Восток-Запад, 2006.

10. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. Учреждений сред. Проф. образования. - 2-е изд., перераб. И доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2004.

11. Журнал Делопроизводство №4, 2001.

12. Журнал Делопроизводство №1, 2003.

13. Журнал Делопроизводство №4, 2002.

14. Журнал Делопроизводство №4, 2004.

15. Журнал Секретарское дело № 4, 2003.

16. http//:www.base.garant.ru

17. http//: www.bibliotekar.ru

18. http://prommail.ru

Размещено на Allbest.ru