Інформація як основний елемент процесу управління

Мета цієї роботи - визначення ролі інформації в процесі управління.

Поставлена мета зумовила необхідність розв'язання таких конкретних завдань:

- з'ясувати поняття інформації та процесу управління;

- визначити основні характеристики процесу управління;

- визначити роль інформації як основного елементу процесу управління;

- розглянути завдання інформаційних технологій у процесах управління.

Таким чином, об'єктом даного дослідження є інформація та процес управління.

РОЗДІЛ 2. Зміст, основні характеристики процесу управління

2.1 Змістовна характеристика процесу управління

Термін “процес управління” характеризується як перебіг якогось явища, послідовної зміни станів, етапів, стадій розвитку й сукупності послідовних дій для досягнення результату.

Під процесом управління можна розуміти загальне виявлення його функціонування як дію системи управління, як хід реалізації управлінських функцій. Інакше кажучи, процес управління - це функціонування системи соціального управління. Процес управління посідає у системі управління особливе місце. Якщо механізм управління характеризує основоположні, фундаментальні категорії системи управління, то процес управління - реальне життя системи. У процесі управління діють і взаємодіють елементи системи управління, тому він означає постійне виникнення якісно нових ознак у системі управління. Процес управління, порівняно з іншими категоріями системи управління, має більш творчий характер. Тут більше суб'єктивізму, важче знайти суворі правила та принципи, а характер конкретної ситуації набуває дуже великого значення [ 11, c.555-556 ].

Отже, процес управління - це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів та об'єктів управління, спрямована на досягнення поставлених цілей управління шляхом реалізації певних функцій та застосування відповідних методів та принципів управління.

Процес управління має три основні характеристики: змістовну, організаційну та технологічну.

Змістовна характеристика (або зміст процесу управління) визначається характером проблем, що розв'язуються і являє собою сукупність стадій (операцій), які характеризують послідовність якісних змін робіт у процесі управління. У зв'язку з цим розрізняють:

- методологічний зміст процесу управління, який передбачає виділення певних закономірно минаючих етапів та стадій, які відображають специфічні риси управлінської діяльності. Виходячи з цього, процес управління можна уявити як послідовність двох основних станів: перший - підготовка та прийняття управлінського рішення; другий - організація виконання управлінського рішення;

- функціональний зміст - виявляється у масштабній послідовності та реалізації основних функцій управління: прогнозування, планування, організація, регулювання і контроль;

- економічний зміст - втілюється у формі визначення економічних потреб, розподілі та використанні ресурсів;

- соціальний зміст - визначається тим, що суб'єктом та об'єктом соціального управління завжди є людина;

- організаційно-правовий зміст процесу управління виявляється у послідовності використання організаційних важелів впливу: регламентування, нормування, інструктування, відповідальність з відповідним правовим закріпленням;

- інформаційний зміст - полягає у нерозривному зв'язку процесу управління та процесів добування, передавання та обробки інформації[28, c.102-103].

2.2 Організаційна та технологічна характеристики процесу управління

Організаційна характеристика процесу управління охоплює ряд моментів:

- наявність характеристики учасників процесу управління та визначення порядку їх взаємодії;

- визначення процедури взаємодії різних органів, підрозділів, конкретних виконавців у процесі управління шляхом передбачення стандартних управлінських дій. Перелік останніх залежить від змісту процесу управління, а також завдань, поставлених перед ним;

- організація процесу управління описує його як етапи та стадії процесу, що змінюються у часі, а також включає аналіз процесу управління як процесу прийняття та реалізації управлінського рішення [32, c. 25].

Технологічна характеристика процесу управління включає компоненти:

- організацію системи управлінської інформації, яка має сукупністю зведень про стан об'єкта і суб'єкта управління;

- діловодство (документування та документообіг). З метою раціоналізації

потоків документованої інформації (постанов, наказів, розпоряджень, рішень, вказівок, статутів, положень, інструкцій, актів, приписів, протоколів, звітів, повідомлень, звернень тощо) їх регламентують шляхом визначення отримувача, відправника та номенклатури документів. Схема документування зв'язків повинна відповідати структурі органу управління та його зовнішнім зв'язкам;

- процедури, що розробляються для всіх основних видів управлінської діяльності: підготовки плану основних організаційних заходів, проведення

службової наради, оперативної наради, засідання колегії, прес-конференції тощо. Чітко організована технологія процесу управління завжди передбачає наявність наборів різних управлінських процедур;

- техніку управління - знаряддя та засоби праці, що призначені для виконання інформаційних перетворень у процесі управління. Техніка управління може умовно поділятися на три групи: матеріальні носії інформації, засоби перетворення інформації, засоби оснащення (обладнання, приміщення, споруди та засоби для створення нормальних умов праці) [22, c.99].

Розділ 3. Інформація в процесі управління

3.1 Роль інформації в процесі управління

На сучасному етапі розвитку суспільства інформація виходить на одне із перших місць по своїй значимості, що багато в чому пов'язано з появою і розвитком інформатики. Інструментом менеджменту, і як науки, і як однієї з галузей людської діяльності, є інформація. Вона виступає джерелом здійснення основних управлінських функцій: планування, організації, мотивації, контролю. Поняття інформації є присутнім у багатьох визначеннях точних і суспільних наук. Інформатизація, інформаційні технології управління інформацією, а також багато інших процесів і систем в якості базисного поняття використовують поняття інформації [21, c.201].

Це поняття, до останнього часу, не мало оптимального визначення. Визначення, що існували, були занадто спеціальними для такої важливої і поширеної сутності як інформація. Незважаючи на відсутність єдиних основ у теорії інформації в цілому, теорія вимірів інформації розвинута значно більшою мірою. І сформувався важливий висновок, що інформація - це той аспект матеріальної єдності світу, який властивий багатьом цілком різноманітним об'єктам і процесам, той самий новий атрибут, за допомогою якого можна знайти пояснення багатьом явищам, подіям тощо.

Розуміння сутності інформації, методів її опрацювання, значення інформації в житті суспільства є основою для подальшого розвитку виробництва і суспільства в цілому. Створюються більш складні системи і в сфері управління. Розвиток економічних відносин також супроводжується інтенсифікацією інформаційних процесів. Ринкова економіка є активним прискорювачем зростання кількості підприємств і підприємців, а отже, виробничої, комерційної і соціальної інформації [26, c.6].

Формування нових знань супроводжується збільшенням обсягів науково-технічної інформації. Зараз подвоєння обсягу знань відбувається практично кожні два роки. З початком науково-технічної революції стрімко зросло число технологічних процесів, видів виробленої продукції, товарів і послуг для населення, що призвело до збільшення обсягів і розмаїтості циркулюючої у суспільстві науково-технічної інформації. Відомий закон квадратичної залежності збільшення обсягів інформації та потреби в засобах її передачі від зростання виробництва. Зріст усіх видів інформації призвів до “інформаційного вибуху”.

Залучення трудових ресурсів у сферу обробки усе зростаючих обсягів інформації, повсюдне впровадження ЕОМ і засобів електрозв'язку, розвиток нової галузі діяльності людей, що отримала назву індустрії інформатики, знаменує народження нового інформаційного суспільства, а інформацію вже зараховують до основних ресурсів суспільства [19, c. 77].

Процеси управління стали визначальними не лише в досягненні ефективності діяльності підприємств, але і в забезпеченні розвитку регіонів і країн, функціонування співтовариств і громадських організацій. І найважливішими складовими цих процесів є інформаційні потоки і комунікації. Причому характерною рисою сучасності стали явища масовості інформаційних потоків і розвиток супутніх проблем оволодіння “інформаційним вибухом”.

Незважаючи на те, що упорядкуванню і систематизації інформації організації приділяють постійну увагу, сьогодні ще не можна говорити про приборкування інформаційних потоків. Навіть такі серйозні прориви в подоланні інформаційних перешкод, як поява технічних засобів зв'язку і збереження інформації, обчислювальної техніки, не дозволили людству цілком опанувати інформаційними потоками [27, c. 45].

Останнім часом на рівні підприємств інформацію усе частіше розглядають як один із видів організаційних ресурсів. Інформація як організаційний ресурс перебуває у вигляді визначених наукових знань, результатів науково-дослідних і проектно-конструкторських робіт, узагальнених рядів показників, нормативів, норм, рекомендацій, результатів соціологічних досліджень і так далі.

До особливостей інформації, як організаційного ресурсу в процесі управління можна віднести такі:

- інформація відрізняється від інших видів організаційних ресурсів тим, що при використанні вона не зникає, а лише змінює свою корисність;

- функціонування інформації в організації здійснюється через різноманітні канали за допомогою різних засобів її поширення і збереження;

- інформація, що функціонує в організації, включає також суб'єктивні моменти (оцінки, думки, настрої тощо);

- інформація, що функціонує в організації, може включати неадекватні, спотворені дані про дійсність, які можуть бути пов'язані з чутками, стереотипами, забобонами і поширюватись в організації;

- інформованість виступає необхідною умовою участі персоналу в справах організації [4, c.47].

Інформація має багато спільного з іншими ресурсами, і в той же час відрізняється від них. Інформація в організації розглядається у виді даних, зібраних і систематизованих у придатну для використання форму, спроможних накопичуватися, ділитися, поновлюватися. Систематичне спостереження за цими змінами (інформація про них) дозволяє своєчасно вносити корективи в діяльність підприємств, організацій і одержувати кращі економічні результати.

Інформація має цінність лише в тому випадку, якщо вона корисна. А корисна інформація повинна відповідати таким критеріям: бути точною, своєчасною, повною, стосуватися суті справи, стислою (тобто мати всі свої якісні характеристики). У реальній же дійсності рідко зустрічається відразу необхідна інформація. Часто обставини змушують обходитись тією, що вдалося отримати. Але інформація, що відповідає перерахованим вище критеріям, повноцінно забезпечує процес управління [18, c.28].

На практиці діяльність організацій забезпечується різними видами інформації:

- управлінською;

- виробничою;

- соціальною;

- економічною;

- технічною тощо [29, c. 324]

Отже, ефективність процесу управління залежить від обсягу та якісного застосування інформації. Як уже зазначалося вище, саме інформація: достовірна, необхідна і достатня - допомагає приймати своєчасні та обґрунтовані рішення у процесі управління

3.2 Управлінська інформація і закономірності її руху

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень [9, c.68].

Специфічною формою управлінської інформації є чутки. Вони являють собою продукт творчості колективу, що намагається пояснити складну, емоційно значущу для нього ситуацію за відсутності або недоліку офіційних відомостей. При цьому вхідна версія, кочуючи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується до тих пір, доки не сформується варіант, що в цілому влаштовує більшість. Вірогідність цього варіанту залежить не тільки від істинності вхідного, але і від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80-90%.

Оскільки люди в основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, що заслуговують довіри, керівництво фірм часто користується цією обставиною, розповсюджуючи з їхньою допомогою відомості, що по тим або іншим причинам не можуть бути піддані офіційному розголосу. В той же час необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, що бажають несумлінними засобами схилити навколишніх на свою сторону [15, c.12].

Дослідження показують, що від 50 до 90% робітничого часу сучасний менеджер витрачає на обмін інформацією, що відбувається в процесі нарад, зібрань, зустрічей, бесід, переговорів, прийому відвідувачів, складання і читання різноманітних документів і т. п. І це -- життєва необхідність, оскільки інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально-економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої фірми. В таких умовах володіння інформацією означає володіння реальною владою, тому особи, причетні до неї, часто прагнуть її приховувати, щоб згодом на ній спекулювати -- адже нестача інформації дезорієнтує будь-яку господарську діяльність. Щоправда, так само її дезорієнтує і надлишок інформації, тому завжди необхідно вміти відділити потрібну інформацію від непотрібної, корисну від даремної [30, c.200].

Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів. На першому відбувається її відбір, що може бути випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, довільним або що засновується на певних критеріях і т. п.

На другому етапі відібрана інформація кодується, тобто вливається в ту форму, в якій вона буде доступна і зрозуміла одержувачу, наприклад, письмову, табличну, графічну, звукову, символічну і т. п., і відповідно підбирається подібний засіб її передачі -- усний, письмовий, за допомогою різноманітного роду штучних сигналів, умовних знаків. Вважається, що при передачі інформації, особливо важливої, не варто обмежуватися одним каналом -- повідомлення по можливості краще дублювати, не зловживаючи, однак, укладанням по кожному приводу документів, інакше потік паперів може “захлеснути”.

На третьому етапі відбувається передача інформації, а на верхньому її отримання, сприймання одержувачем, декодування, тобто розшифровка, і осмислення [2, c. 103].

Відправник будь-якої інформації завжди чекає, що яким-небудь чином на неї відреагує і донесе до нього цю реакцію, іншими словами, встановить з ним зворотний зв'язок. Таким чином, зворотний зв'язок -- є сигнал, що спрямовує одержувачем інформації відправнику, в якому підтверджується факт отримання повідомлення і характеризується ступінь розуміння (або нерозуміння) в ньому інформації, що міститься.

В ідеалі зворотний зв'язок повинен бути свідомий, а тому плануватися заздалегідь, перетворюватись в оптимальну форму, відповідну ситуації, можливості сприймання партнером (а не власній вигоді), встановлюватися без зволікання, в відповідь на конкретний сигнал (особливо, якщо про нього просять) і характеризуватися доброзичливістю. Сигналами свідомого зворотного зв'язку при усній передачі інформації бувають уточнення, перефразування, узагальнення, вираження почуття. Оскільки такі сигнали можуть бути достатньо слабкими, то за реакцією партнерів потрібно уважно спостерігати.

Тривалий зворотний зв'язок дозволяє істотно підвищити надійність обміну інформацією і хоча б частково уникнути її втрат і завад, що викривляють її сенс [25, c. 34].

Зазвичай, інформація викривляється внаслідок того, що відправник і одержувач мають різний статус, положення, упереджено відносяться один до одного або до того, про що або про кого йдеться. Звичайно, подібний підхід “до добра” не доводить, і його потрібно рішуче переборювати, критикувати, але повідомлення може не сприйматися із-за відсутності інтересу до нього, нерозуміння його важливості. Цей інтерес доводиться до відома партнера шляхом пояснення вигоди, що він може мати, коли віднесеться до інформації належним чином, і втрати, пов'язані з її ігноруванням [10, c.79].

Перешкодою обміну інформацією можуть служити і "технічні неполадки". До них передусім відноситься різне розуміння символів, за допомогою яких інформація передається, викликане відмінностями в утворенні, спеціальності, кваліфікації, національними особливостями або слабким знанням мови.

Викривлення або втрата інформації відбувається під впливом фізіологічних і психологічних причин: втоми, слабкої пам'яті, забудькуватості, розгубленості партнерів, їхньої ліні або навпаки, імпульсивності, що не дозволять зосередитися, зайвої емоційності, нетерплячості, що висловлюється в перебиванні партнера, забіганні вперед, постійному коментуванні почутого. Все це не дасть можливості одному з учасників обміну інформацією донести її до іншого в повному обсязі, а іншому -- відповідним чином її сприйняти, що в кінцевому підсумку відбивається на якості управлінських рішень. В певному ступені процес обміну інформацією полегшує короткість, ясність, недвозначність повідомлень, в якій би формі вони не передавалися, постійний контроль за її змістом, засобами передачі і прийому, використання паралельних і перехресних інформаційних каналів, дублювання усної інформації письмовою [20, c. 156 - 157].

3.2.1 Особливість обміну письмовою інформацією

Обмін письмовою інформацією здійснюється в рамках фірми шляхом видання і поширення різного роду документів: наказів, інструкцій, службових записок і т. п.

До складання документів необхідно підходити вельми ретельно, і насамперед з точки зору їх мети. У якості такого можуть виступати: інформування співробітників, надання на них необхідного управлінського впливу, інструктаж в зв'язку із здійсненням тієї або іншої роботи, контроль за її результатами, звіт про зроблене за певний період, повідомлення про які-небудь події і т.п. Відповідно до мети створення документи можуть бути розпорядчими (наказ, вказівка); організаційними (положення, статут, інструкція, протокол); інформаційно-довідковими (довідка, доповідна або пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, телефонограма, факсограма), особистими (автобіографія, заява, доручення).

Незважаючи на лавиноподібне зростання обсягу письмової інформації, що не в останню чергу пов'язано з бюрократизацією управління, вирішальну роль в процесі управління, особливо оперативного, грає обмін усною інформацією. Він буває одностороннім і багатостороннім і здійснюється в процесі різного роду зборів, нарад і бесід, що носить як офіційний, так і неофіційний характер [5, c.67 - 68].

3.2.2 Збори та наради як форма обміну управлінською інформацією

Наради і збори являють собою форму колективного обміну інформацією, що закінчується прийняттям конкретних рішень. Звичайно вони розрізнюються колом учасників (на нараді присутні фахівці або зацікавлені особи; на зборах весь персонал організації або його представники); колом проблем, що обговорюються (на нарадах розглядаються конкретні поточні питання; на зборах більш загальні, що нагромадилися за певний період); метою (наради мають оперативний характер і покликані внести корективи в діяльність підприємства; на зборах передусім підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє) і, звичайно, ефективність подібного роду заходів невелика: як вважають фахівці, вона не перевищує 10%, однією з основних причин чого є невміння переважної більшості людей працювати за допомогою цієї організаційної форми діяльності. Навряд чи знайдеться інший вигляд комунікацій, на здійснення якого тратилося б стільки часу і коштів, відволікалося б від повсякденних справ стільки людей, скільки для проведення зборів і нарад, тому існує в чималій мірі справедлива думка про те, що кращими з них є ті комунікації, які взагалі не треба проводити. Але іноді, незважаючи ні на що, робити це все ж доцільно [12, c. 25].

Зокрема, збори і нарада скликаються в тих випадках, коли треба зробити важливе повідомлення, яке може породити значну кількість питань, що вимагають негайного обговорення і уточнення на місці; коли треба досягти узгодженого розв'язання принципової проблеми, отримати схвалення тих або інших важливих і серйозних дій; проінструктувати групу людей про методи і процедури виконання якоїсь важливої роботи; коли потрібно публічно викрити або спростувати якусь помилкову інформацію, слух. Але навіть і в цих випадках необхідно подумати, чи не краще ухвалити одноосібне рішення або обмінятися думками заочно, наприклад по телефону [26, c. 11].

3.2.3 Характеристика окремих типів управлінських інформаційних систем

Усі види даних, що використовуються в менеджменті, в сукупності становлять певну систему інформації. Система інформації включає людей, структуру (побудова, форма), методи, технічні засоби перетворення, передачі даних, носіїв інформації, схеми обробки даних, що показують порядок її обробки.

Основними функціями управлінської інформаційної системи є збір, зберігання, накопичення, пошук і передача даних, що використовуються для підтримки прийняття рішень.

Ключову позицію в інформаційній системі займає система обробки даних (СОД).

Спочатку дані вводяться в інформаційну систему. Потім вони проходять трансформацію, або процес. Процес включає різні форми маніпулювання даними і аналізу (такі як класифікація, сортування, підрахунок, підсумки), які трансформують дані в інформацію. Інформаційно-процесійні системи також, як правило, використовують склад даних або їх акумулювання. Вихід даних -- це звіти, документи, інші системні кінцеві показники, які постачають необхідну інформацію для рішень і контролю виконання поставлених завдань.

Таким чином, інформаційна система може бути визначена як набір процедур, таких як процес, збір і переробка інформації для підтримки планування, прийняття рішень, координації і контролю. Інформаційні системи не обов'язково повинні бути комп'ютеризовані. Але тут увага зосереджена саме на комп'ютерних інформаційних системах, тобто мова йде про інформаційні системи, що включають використання комп'ютерів [7, c. 302 - 303].

Комп'ютери мають незаперечні переваги над іншими технічними засобами обробки інформації і комунікації: виконують свою роботу дуже швидко, здійснюють мільйони операцій за секунду; комп'ютери дуже акуратні, вони майже ніколи не роблять помилок. Те, що іноді називають "помилками комп'ютера", насправді є помилками оператора; комп'ютери мають великий об'єм пам'яті.

Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту існує чотири головних типів інформаційних систем: офісні автоматизаційні, управлінські інформаційні системи; системи підтримки рішення і системи підтримки виконання рішень.

Офісна автоматизаційна система (англ. Office Automation System) має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників через документи і передаючі процеси. Це система селекторної інформації, вона може також включати електронний календар, телеконференцію, графіки та інше [14, c.45].

Управлінська інформаційна система -- комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію і часто дозволяє здійснювати доступ до поточної і ретроспективної інформації, потрібної менеджерам, головним чином середнього і нижчого рівнів. Система орієнтована на фактичні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, при контролюванні.

Система підтримки рішень (англ. Decision Support System) -- комп'ютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не досить добре структуровані. Такі системи загалом не вказують, які рішення є оптимальними. Проте вони роблять спробу направити процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам більш детально аналізувати ситуацію.

Спеціалізованим типом інформаційної системи, який знаходить все більше використання, є експертна система. Це комп'ютерна система, яка використовує реальні знання експерта для вирішення спеціальних проблем..

Системи підтримки виконання рішень (англ. Executive Systems) -- комп'ютерні інформаційні системи, що підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи, головним чином, розроблені нещодавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними системами.

На відміну від систем підтримки рішень, які мають тенденцію до вужчого використання, системи підтримки виконання рішень включають більше загальних комп'ютерних потужностей, телекомунікацій, опцій дисплею (графіки, таблиці), які можна використовувати для вирішення багатьох проблем. Системи підтримки виконання рішень мають тенденцію до меншого використання аналітичних моделей, ніж системи підтримки рішень, отримують інформацію з різних джерел, дозволяють прийняти більше рішень із кола досить складних питань. Для трансформування даних в інформацію використовуються комп'ютерні компоненти інформаційних систем, які поділяються на дві категорії: технічне і програмне забезпечення. Технічне забезпечення (англ. Hardware) -- це фізичне устаткування, включаючи комп'ютер і необхідні пристрої, такі як клавіатура, сканери та імітатори голосу. Ці пристрої переводять початкові дані в головну пам'ять комп'ютера і його прецесійну систему, яка називається центральним процесором.

Вибір системи інформації для підприємства залежить від діючої чи проектованої системи управління, а також від ступеня централізації управління, виду і рівня забезпеченості технічними засобами збирання, передачі й обробки інформації. У свою чергу, інформаційна система активно впливає на систему управління. Це слід враховувати при формуванні структурних функціональних підрозділів, розподілі чисельності апарату управління між структурними підрозділами тощо.

Створення науково удосконаленої інформаційної системи -- важлива передумова раціональної організації управління виробництвом, своєчасного прийняття рішень щодо оптимального ведення господарства.

Перехід до ринкової економіки вимагає нових підходів до управління: на перший план виходять економічні, ринкові критерії ефективності, підвищуються вимоги до гнучкості. Науково-технічний прогрес і динаміка зовнішнього середовища змушують сучасні підприємства перетворюватися в більш складні системи, для яких необхідні нові методи забезпечення керованості. Новим словом у менеджменті стала поява контроллінгу як функціонально відособленого напрямку економічної роботи на підприємстві, пов'язаного з реалізацією фінансово-економічної функції у менеджменті для прийняття оперативних і стратегічних управлінських рішень. Контроллінг -- це управління управлінням. Власне термін "контроллінг" (від англ. to control -- контролювати, керувати, управляти) прийнятий у Німеччині, звідти він і прийшов в Україну. Контроллінг забезпечує виконання ряду наступних функцій:

· координації управлінської діяльності з досягнення цілей підприємства;

· інформаційної і консультаційної підтримки прийняття управлінських рішень;

· створення умов для функціонування загальної інформаційної системи керування підприємством ;

· забезпечення раціональності управлінського процесу.

Якщо взяти до уваги перераховані цілі і функції контроллінгу, то можна сказати, що він є своєрідним механізмом саморегулювання на підприємстві, у корпорації, холдингу, що здійснює зворотний зв'язок у контурі керування [18, c.32 - 33].

Займаючи особливе місце в системі керування підприємством, контроллінг сприяє інформаційному забезпеченню прийняття рішень з метою оптимального використання наявних можливостей, об'єктивного оцінювання сильних і слабких сторін підприємства, а також щоб уникнути банкрутства і кризових ситуацій.

Можна стверджувати, що ефективна діяльність сучасного підприємства можлива тільки при наявності єдиної корпоративної (комплексної) системи, що поєднує керування фінансами, персоналом, постачанням, збутом тощо. Такі системи стали розглядатися як засіб досягнення основних цілей бізнесу: поліпшення якості продукції, що випускається, збільшення обсягу виробництва, перемоги в конкурентній боротьбі.

Вимоги, пропоновані до корпоративної інформаційної системи, не залежать від форми власності і сфери діяльності підприємства, а її програмні модулі повинні відповідати бізнес-процесам, функції автоматизованих робочих місць -- посадовим обов'язкам співробітників. При виборі програмно-апаратних платформ і окремих бізнес-додатків повинні застосовуватися технології експлуатації й обслуговування системи. Крім цих ключових вимог є ряд загальних технічних вимог для будь-якої інформаційної системи:

· швидкодія, тобто досить малий час реакції системи (одиниці секунди) при введенні, пошуку й обробці інформації;

· надійний захист від несанкціонованого доступу до даних і реєстрації дій персоналу;

· зручний користувальницький інтерфейс робочих місць;

· можливість масштабування і розвитку системи;

· інтеграція з модулями системи передачі даних;

· висока надійність роботи.

Інформація в інформаційних системах може бути класифікована по ряду позицій, в частковості:

1. По призначенню (одноцільова зв'язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова використовується при рішенні декількох найрізноманітніших проблем);

2. По можливості зберігання (інформація, що фіксується, може зберігатися практично нескінченно, не підлягаючи при цьому викривленню, чому свідчать написи і малюнки на склі; не інформація, що фіксується, використовується в момент отримання; вона також може зберігатися деякий час, але при цьому поступово викривляється і зникає);

3. По ступеню готовності для використання (первинна інформація являє собою сукупність отриманих безпосередньо з джерела несистематизованих даних, що містять багато зайвого і непотрібного; проміжна інформація складається з відомостей, які пройшли процес попереднього “очищення” і систематизації, що дозволить вирішити питання про конкретні напрямки і засоби їхнього подальшого застосування; кінцева інформація дасть можливість приймати обгрунтовані управлінські рішення;

4. По повноті інформація буває частковою або комплексною (остання дасть всебічні вичерпні відомості про об'єкт і можливість безпосередньо приймати будь-які рішення; перша на практиці може використовуватися тільки в сукупності з іншою інформацією);

5. По ступеню надійності інформацію можна поділити на достовірну і вірогідну (вірогідний характер може бути зумовлений принциповою неможливістю отримати від існуючого джерела надійні відомості, оскільки наявні засоби не дозволяють цього зробити; неминучими скривленнями при їхній передачі, особливо в умовах ієрархії управлінської структури; завідомим розповсюдженням неправдивих відомостей) [23, c.357 - 358].

3.3 Завдання інформаційних технологій у процесах управління

Технологія - це комплекс наукових і інженерних знань, реалізованих у прийомах праці, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових чинників виробництва, засобах їх сполучення для створення продукту або послуг, що відповідають визначеним вимогам (стандартам). Технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого або невиробничого, насамперед управлінського процесу.

На відміну від традиційних виробничих технологій, заснованих на використанні машин, які перетворюють енергію, управлінські технології ґрунтуються на застосуванні ЕОМ (комп'ютерів) і телекомунікаційної техніки. Відповідно до визначення, прийнятого ЮНЕСКО, інформаційна технологія - це комплекс взаємозалежних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і збереженням інформації; обчислювальну техніку і методи організації її взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Завдання інформаційних технологій представлені в табл. 1.

Табл. 1. Завдання інформаційних технологій

Очікувані результати дає не будь-яка інформаційна система. На практиці досить часто зустрічаються ситуації, коли не спостерігається значного прогресу у продуктивності праці, незважаючи на великі капіталовкладення в інформаційні та комунікаційні технології.

Такі негативні результати пояснюються наступними причинами:

надмірна увага технічному аспекту (організаційні та кадрові аспекти нерідко враховуються як другорядні);

недостатнє розуміння процесів, які потребують інформаційного технологічного забезпечення;

небажання розуміти проблему ефективності впровадження нової техніки;

відмова від систематичного вивчення існуючих організаційних структур;

- недостатній рівень знань у керівників, що приймають управлінські рішення [31, c. 47 - 49].

Необхідною умовою ефективності капіталовкладень в інформаційні та комунікаційні технології є врахування наступних припущень:

1. Спільне врахування інформаційних та технічних аспектів введення даної технології. Організаційні структури та технічні системи повинні проектуватися одночасно та в тісному взаємозв'язку.

Кваліфіковане кадрове забезпечення. Тільки воно може гарантувати цілеспрямоване втілення прийнятих управлінських рішень у майбутньому. Необхідно також створити умови, щоб споживачі проходили спеціальну підготовку, яка б дозволила їм самостійно використовувати нову техніку.

2. Кваліфіковане прийняття оптимальних управлінських рішень. Очікувані та широко рекламовані переваги від використання інформаційних технологій можливо досягти тільки тоді, коли керівники, які приймають рішення, зможуть оцінити вигоду та ризики, пов'язані з впровадженням нової техніки на підприємстві.

3. Забезпечення захисту даних. Захист даних від втрат несанкціонованого доступу створює додаткові проблеми. Негативні приклади такого типу стають сьогодні темою чисельних дискусій.

Зовнішня позитивна сторона інформаційно-управлінських технологій визначається можливостями електроніки, великою пам'яттю і величезною швидкістю роботи ЕОМ. Але ці технології - не панацея від усіх організаційних труднощів. Вони не відміняють необхідності удосконалення, всебічної раціоналізації виробництва і управління, а роблять таку необхідність ще більш насущною [6, c. 3 - 4].

На початкових етапах використання комп'ютерів в управлінні, останні в основному застосовувалися на рутинних (формальних) операціях. У даний час накопичений достатній досвід в організації технології переробки інформації на ЕОМ, і на перше місце виступають питання удосконалення інформаційної системи управління. Іншими словами, вирішується проблема щодо того, які саме дані варто опрацьовувати на ЕОМ з позицій забезпечення ефективного управління відповідними господарськими об'єктами, як варто здійснити структуризацію інформаційних масивів у розрахунку на найбільш повне з'ясування властивостей і цілей розвитку цих об'єктів, яким вимогам повинна відповідати організація автоматизованих систем передачі даних з точки зору реалізації необхідних контурів управління в реальній економіці та ін. Тільки відповівши на ці питання можна обґрунтувати технологічні проблеми переробки інформації в окремих функціональних підсистемах інформатики і, отже, ефективно використовувати ЕОМ у процесі управління [1, c.45].

Технологічну основу інформатизації процесу управління створюють комп'ютери останніх поколінь і сучасні засоби зв'язку. На базі цих технічних засобів формуються інформаційні технології - цілісні системи збору, переробки, передачі, застосування інформації з метою управління. Інформаційні технології третього рівня означають виший етап комп'ютеризації менеджменту. У даному випадку людина з її творчими можливостями органічно включається в машинізовану систему переробки і використання інформації. Відзначимо дві найбільш важливі особливості комп'ютеризованих систем (технологій), що реалізують творчі інформаційні технології. Перша полягає втому, що ці технології переробляють і використовують семантичну (змістовну) інформацію. Для технологічних систем, що підлягають аналізу, має значення не тільки кількість повідомлень (кодових посилок), але і зміст (семантика) знань, що містяться в них. Творчі інформаційні технології третього рівня дозволяють залучити ЕОМ до творчого процесу, поєднати силу людського розуму і міць електронної техніки. У цих системах (технологіях) інформація з'являється в новому, більш багатомірному розумінні - як спеціально оброблене та узагальнене людське знання. Отже, головною особливістю інформаційних технологій є їх спроможність переробляти і використовувати інформацію у вигляді знань, тобто змістовно взаємодіяти з об'єктом і соціальним середовищем [1, c.78].

ВИСНОВКИ

На сучасному етапі розвитку суспільства інформація займає одне з перших місць по своїй значимості. Інформація є тим аспектом матеріальної єдності світу, який властивий різноманітним об'єктам і процесам, той самий новий атрибут, за допомогою якого можна знайти пояснення багатьом явищам і подіям. Управління будь-яким об'єктом (галуззю, підприємством, підрозділом тощо) - це процес отримання, опрацювання і передачі інформації. Під інформацією розуміють відомості про навколишній світ і процеси, які відбуваються в ньому, та їх сприйняття людиною або спеціальними приладами. З точки зору змісту або сфери діяльності, у якій використовується інформація, її умовно поділяють на управлінську, наукову, технічну тощо.

У курсовій роботі визначено, що управлінська інформація - це інформація, яку використовують заклади, організації, підприємства з метою управління відповідними об'єктами. Управлінська інформація повинна бути повною, оперативною, достовірною. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття управлінських рішень. Брак інформації призводить до прийняття хибних рішень або знижує їх обгрунтованість, надлишок інформації, наслідком якого є збільшення обсягу повідомлення без підвищення його інформативності, пов'язаний з додатковими витратами праці і часу робітників-управлінців. Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі й опрацювання стан об'єкта, до якого вона відноситься, не змінився. Достовірність інформації визначається ступенем відповідності її змісту до об'єктивного стану речей та явищ. Зростання масштабів виробництва, науково-технічний прогрес, збільшення кількості господарчих одиниць і зв'язків між ними, вироблених товарів та швидкість змін економічної, технічної і соціальної ситуації призводять до зростання обсягів інформації, необхідної для підвищення ефективності процесів управління.