Оптимизация коммуникационных взаимодействий в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Среди комплекса проблем менеджмента особую роль играет проблема совершенствования управления персоналом фирмы. Задачей этой области менеджмента является повышение эффективности производства за счет всестороннего развития и разумного применения творческих сил человека, повышение уровня его квалификации, компетентности, ответственности, инициативы.

Управление персоналом включает многие составляющие. Среди них: кадровая политика, взаимоотношения в коллективе, социально-психологические аспекты управления. Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Однако, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать мысли одного человека понятными другому лицу.

Согласно исследованиям руководитель тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом.

Цель данной работы - рассмотреть оптимизацию коммуникационных связей в деятельности предприятия.

Объект работы - ООО «Сиб Эст» (г. Новосибирск).

Предмет работы - коммуникационно-информационные связи данного предприятия.

В работе поставлены следующие задачи:

· Рассмотреть сущность коммуникационного процесса;

· Рассмотреть виды коммуникационных связей в организации;

· Рассмотреть процесс осуществления коммуникационных связей в ООО «Сиб-Эст»

· Провести оптимизацию коммуникационно- информационных связей на рассматриваемом предприятии.

1. Коммуникационно-информационные связи в организации

1.1 Сущность коммуникационного процесса

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. По отношению к деятельности руководителя коммуникативная функция играет важнейшую роль. Ее специфика состоит в том, что, будучи важной, сама по себе, она встроена в реализацию всех иных управленческих функций и выступает средством их реализации, а также взаимной координации. Сущность коммуникативной функции менеджера и ее основная задача заключается в обеспечении оптимального обмена информацией внутри предприятия, между отдельными его подразделениями и индивидами.

Выделяют 4 элемента коммуникационного процесса:

· отправитель - лицо, генерирующее идеи объем собирающее информацию и передающее ее.

· сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

· канал связи - средство передачи информации.

· получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией происходит несколько этапов:

Зарождение идеи: отправитель решает, какую идею следует сделать предметом обмена.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова (вербальное оформление) объем какие-нибудь символы (цифры, графики, жесты, мимику), невертикальное оформление. Кодирование превращает идею в сообщение. (кодирование может представите себе как операцию упаковки. При коммуникации важным является соответствие идеи и канала связи.

Передача; может осуществляться устными или письменными сообщениями непосредственно от одного лица к другому, объем посредством почты и других каналов связи (телеграф, телефон, компьютерные сети).

Декодирование - перевод символов сообщения в мысли получателя. Это особо следует подчеркнуть: информация считается переданной, когда она уже «живет» в мозгу получателя.

Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, осуществив действия, которые ждал от него отправитель.

По ряду причин получатель может придать иной, чем предполагал отправитель, смысл сообщению.

Значительное улучшение обмена информацией происходит при использовании в коммуникационном процессе обратной связи. В этом случае отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями.

Обратная связь позволяет улучшить обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавать шум. Шум в системе присутствует всегда вследствие следующих причин:

· различия в восприятия одной и той же информации разными людьми, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декондирования;

· различия в организационном статусе между руководителем и подчиненными, которые могут затруднить точную передачу информации.

1.2 Виды коммуникаций в организации

1.2.1 Коммуникации между организацией и внешней средой

На деятельность организации влияют факторы внешней Среды (политические, социо-культурные и т.д.) От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чём говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Ещё раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

1.2.2 Межуровневые коммуникации в организациях

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путём подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически «занята» или отключается. Служащие могут сделать вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, банк эффективно проинформировал каждого служащего о том, что «обслуживание клиента - первая наша забота». В этом случае служащие готовы сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме. Этот начальник, в свою очередь, должен проинформировать управляющего операциями, а тот - вице-президента по банковским операциям. [6]

Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. В одном реальном примере инженер разработал более эффективный способ раскроя листового металла для крыльев самолета, и сообщает о своей идее непосредственному начальнику. Если он врывается в его кабинет примерно с такими словами: «Как хотите, но вы должны внедрить этот новый способ раскроя”, - руководитель может отреагировать отрицательно. Но если руководитель решил поддержать предложение инженера, он сообщит о нем на следующий, более высокий уровень управления. Изменение требует одобрения со стороны управляющего заводом или управляющего производственными операциями на более высоком уровне. Налицо ситуация, в которой нечто, возникшее на низшем уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности организации за счёт увеличения производительности.[3]

На любом из перечисленных выше уровней могло быть принято решение об отклонении новой идеи. Если предположить, что идея действительно была хорошей, сообщение инженеру об отклонении его предложения фактически проинформировало бы его о том, что организация не стимулирует его к поиску новаторских предложений, обеспечивающих сокращение издержек, и к выработке подобных предложений в будущем. В результате организация может лишиться многих серьезных возможностей повышения производительности и получения экономии. Описанная конкретная идея за 5 лет принесла организации экономию в 13,5 млн. долларов.

Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Обмен информации по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через проектно-исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций проектно-исследовательского отдела с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. [5]

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, о чем говорилось выше, мы рассматриваем этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Кроме того иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Организация состоит из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа “только между нами”.

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Дэвис указывает: “Люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее погрешности имеют более драматичный характер и потому глубже впечатываются в память, чем каждодневная рутинная точность». Кроме того, независимо от точности, «все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

коммуникационный информационный связь организация

2. Анализ осуществления коммуникационно-информационно -связей в ООО «Сиб-Эст»

2.1. Краткая характеристика организации

Общество с ограниченной ответственностью «Сиб-Эст» (сокращенно ООО «Сиб-Эст») - производственное предприятие г. Новосибирска, занимающееся производством и реализацией домашней и офисной мебели.

Предприятие основано в 1998 году.

Численность сотрудников предприятия - 85 человек.

Организационная структура предприятия представлена на рис. 1.

Высшим органом управления ООО является общее собрание, состоящее из учредителей. Каждый учредитель обладает равным количеством голосов.

Исполнительным органом фирмы является администрация, возглавляемая директором. Директор назначается общим собранием учредителей. Администрация решает все вопросы деятельности ООО «Сиб-Эст», кроме вопросов, относящихся к исключительной компетенции общего собрания участников.

Контроль над финансовой деятельностью предприятия осуществляется финансовой службой и бухгалтерией. Специалист финоотдела выполняет следующие функции финансового управления:

современно предоставляет финансовые данные требуемого характера;

проводит анализ ежемесячных, ежеквартальных, ежегодных финансовых отчетов для выявления возможностей улучшения результатов будущей работы;

анализирует финансовое положение предприятия, обеспечивает возможности повышения эффективности деятельности и другое.

Компетентным специалистом является так же главный бухгалтер, в обязанности которого входит ведение бухучета, составление бухгалтерской отчетности, участие в проведении экономического анализа хозяйственной деятельности.

Генеральному директору подчиняется юристконсулът, решающий правовые вопросы деятельности предприятия.

Зам. по производству возглавляет цех по производству и сборке мебели.

Зам. по реализации занимается вопросами сбыта рыбной продукции. В его подчинении находится работники склада, товароведы экономист по сбыту.

Организация сбыта является централизованной, то есть складское хозяйство подчиняется непосредственно руководству отдела сбыта.

Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «Сиб-Эст» представлены в табл. 1.

Таблица 1

Основные технико-экономические показатели ООО «Сиб-Эст»

Показатель	2002	2003	2004
1. Объем товарной продукции, тыс. руб.	12057,34	13707,2	19241,89
2. Себестоимость товарной продукции, тыс.руб.	8801,86	11651,1	17510,12
3. Выручка от реализации, тыс. руб.	9004,56	9397,813	9853,12
4. Прибыль от основной деятельности, тыс. руб. 5. Стоимость ОПФ , тыс. руб. 6. Численность работников, чел 7. Производительность труда тыс. руб./чел 8. Фондовооруженность продукции, тыс. руб./чел 9. Фондоотдача, руб./руб. 10. Рентабельность продукции, % (по прибыли от реализации (стр.6 : стр.5)) 11. Затраты на руб. товарной продукции, коп.	+2,7 100379,4 80 112,557 153,5 0,12 0,03 0,73	-2253,3 114897,2 84 111,88 190,2 0,12 не рентабельно 0,85	-7657,0 137198,3 85 115,92 230,2 0,14 не рентабельно 0,91



Рисунок 1 - Организационная структура управления ООО «Сиб-Эст»

2.2. Информационно-коммуникационная система ООО «Сиб-Эст»

Коммуникационную систему ООО «Сиб-Эст» можно представить следующим образом (рис. 2)

Внешняя коммуникационная сеть

Рисунок 2 - Коммуникационная система ООО «Сиб-Эст»

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации:

- между заместителями;

- между начальниками отделов;

- между подчиненными.

Диагональные связи - это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Так, коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью. На рис. 3 представлены коммуникационные сети, существующие внутри ООО «Сиб-Эст».

Рисуное 3 - Образцы коммуникационных сетей в группах Группа из трех человек

«Колесо» «Всеканальная» «Вертушка»

Группа из четырёх человек

«Колесо» «Цепочка» «Всеканальная»

Группа из пяти человек

«Колесо» «Y» «Кружок»

«Всеканальная» «Цепочка «Х» «Альфа»

В сетях типа «кружок» члены группы могут взаимодействовать только с теми, кто расположен рядом с ними.

В сетях типа «колесо» подчиненные взаимодействуют друг с другом через своего начальника. Объективная основа такой ситуации заключается в том, что лицо, находящееся в центре колеса имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы.

Всеканальные сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется когда необходимо участие всех в решении сложных проблем.

На деятельность организации ООО «Сиб-Эст» наиболее важное влияние оказывают следующие факторы внешней среды:

- информация о ценах на рынке;

- информация о нововведениях в технологии производства мебели;

- изменения в российском законодательстве, в том числе таможенном и налоговом законодательстве;

- изменение цен на сырье, горюче - смазочные материалы;

Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Источниками информации извне являются средства массовой информации, нормативные и законодательные документы, сообщения торговых агентов, информация о состояниях рынка через Интернет, информация из магазинов, где реализуется продукция предприятия. Предприятие использует СМИ для передачи информации, которая создает благоприятный имидж предприятия. Фирма также использует средства массовой информации для привлечения покупателей к собственным товарам через эффективную рекламу на радио и телевидении собственной продукции.

ООО «Сиб-Эст» подчиняется государственному регулированию, строго соблюдая законы. Для этого через компьютерную сеть она получает сведения об изменениях в законодательстве, обновляя свои юридические программы « Консультант и Консультант плюс».

Организация должна иметь информацию о своих непосредственных конкурентах. Она получает ее из средств массовой информации, используя прайс-листы других организаций.

ООО «Сиб-Эст» имеет постоянную информацию из банков. Это необходимо для достижения наиболее благоприятных условий кредитных соглашений для того, чтобы строго соблюдать договорные обязательства, вовремя погашать займы, выплачивать проценты по займам и кредитам.

Конъюнктура рынка также отслеживается по информационной компьютерной сети, где аналогичные предприятия рекламируют свою продукцию. Используя ИНТЕРНЕТ, фирма может отследить спрос на аналогичную продукцию, представленную на рынке

Таким образом, своевременная и достоверная информация о состоянии внешнего окружения кладется в основу обеспечения коммерческого успеха фирмы, и имеет большое значение для деятельности данной организации.

Цена своевременной информации намного превышает стоимость оборудования отделов и подразделений компьютерной техникой и позволяет оперативно реагировать на изменения рынка.

ООО «Сиб-Эст» проводит активную коммуникационную политику. Данное предприятие имеет определенные задачи воздействия, направленные на целевые контактные группы, с целью изменить их поведение, позиции, поступки, действия в пользу предприятия, в его хозяйственной, коммерческой и общественной деятельности.

В задачи целевого воздействия предприятия на трудовой коллектив входят следующие позиции:

- создание благоприятных условий труда. На предприятии был проведен опрос работников по поводу улучшения условий труда. На основе высказанных мнений в каждом цехе разместили раздевалки, которые оснащены душевыми комнатами, во всех производственных цехах рабочим выдаются специальные халаты, которые стираются 1 раз в 3 дня за счет предприятия. Столовая кормит рабочих горячими обедами с 40% скидкой.

- мероприятия по технике безопасности. При приеме на работу инструктаж на рабочем месте проводит бригадир или мастер. В первую неделю новичка курирует по технике безопасности один из наиболее квалифицированных рабочих. Один раз в 2 недели проводится разбор несчастных случаев и случаев травматизма. По технике безопасности рабочие обязаны расписываться в журнале по ТБ.

- коммуникационное воздействие на повышение производительности труда и на усиление мотивации к качественному труду ориентировано на обеспечение гласности в премировании работников по таким направлениям:

1. Перевыполнение выпуска продукции.

2. Отсутствие брака. Бригада получает премиальные в размере 4% стоимости партии товара. При наличии брака менее 5% бригада имеет 1% стоимости партии, при наличии более 5 % премиальные не начисляются.

Эта информация доводится до рабочих с помощью вывешивания результатов посменной выработки за неделю на стенде в коридоре цеха, так, что каждый рабочий, проходя в раздевалку, видит стенд,

3. За прогулы без уважительной причины работник лишается всех видов начисления премий за месяц. Присутствие на работе в нетрезвом состоянии категорически запрещено, работника отправляют с работы домой и за этот день, согласно ТК ему могут засчитать прогул. Поскольку зарплата в цехе почти на 160% выше отраслевой и средней по городу, рабочие стараются держаться за рабочее место. Выговоры за прогулы выносятся приказом Директора по предприятию и обязательно обнародуются.

Задачами целевого коммуникационного воздействия предприятия на торговый персонал являются: повышение уровня продаж продукции, реклама новых видов продукции.

Коммерческий директор и его отдел продаж заинтересован в быстрейшей продаже партий товара по самой высокой в разумных пределах, цене. Для этого они проводят широко гласную рекламу, привлекают торговых агентов.

Каждый торговый агент предприятия работает по индивидуальному контракту, в котором заключена информация об увеличении зарплаты в зависимости от количества проданного товара, что положительно влияет на повышение мотивации работы торгового персонала.

Профессиональной подготовкой торговых агентов на предприятии не занимаются, хотя по их убедительной просьбе в результате опроса были приглашены двое специалистов по маркетингу из числа преподавателей ВУЗов города, которые прочитали цикл лекций о рыночных условиях в РФ.

Одной из важных целевых групп коммуникационного воздействия предприятия являются коммерческие посредники и оптовые покупатели. Торговые агенты пользуются переносными компьютерами с модемами связи для получения и передачи информации. Этим обеспечивается оперативная связь с предприятием в лице коммерческого директора, который имеет стационарный компьютер с модемом. Письменные сообщения поступают от агентов по электронной почте ежедневно или по мере необходимости. Право на торговлю своим товаром предприятие по договору передало ряду своих торговых посредников на торговых биржах и рынках. В случае нарушения условий договора торговыми посредниками, договор с ними аннулируется, и они несут ощутимый штраф за невыполнение определенных условий.

Важной целевой группой коммуникационных воздействий предприятия являются банки. ООО «Сиб-Эст» имеет собственный счет в «Сибакадембанке», «Внешторгбанке».

Достоверная информация из ежеквартальных отчетах об устойчивом финансовом положении предприятия сыграла большую роль при заключении кредитных соглашений. Банк со своей стороны предложил наиболее благоприятное условие кредитной сделки при условии строгого соблюдения договорных обязательств. Осуществление кредитных операций на льготных условиях для ООО «Сиб-Эст» не в последнюю очередь обусловлено репутацией предприятия, и является, следствием успешного осуществления мероприятий по неукоснительному соблюдению договорных обязательств, связанных с условиями платежей

Задачей целевого коммуникационного воздействия ООО «Сиб-Эст» на поставщиков сырья является установление политики гибких цен в зависимости от сортности для того чтобы приобрести сырец на наиболее выгодных для себя условиях, были изучены предприятия многих поставщиков, что потребовало создания информационной базы. На основе этой информации был сделан выбор в пользу тех поставщиков, чьи предложения оказались наиболее привлекательными. В процессе работы с поставщиками постоянно поддерживается обратная связь, позволяя гибко реагировать на изменение цен, качество продукции, объема и ее ассортимента Предприятие заключило договоры на поставку сырья со многими деревообрабатывающими предприятиями, в условиях которых четко определена политика цен на определенный период.

На основе уже имеющегося опыта было выяснено, что поставщику выгодно сдавать ритмично на ООО «Сиб-Эст» продукцию по более низкой цене, чем продавать разовыми партиями по более высокой. ООО «Сиб-Эст» имея возможность разовых закупок сырья по низкой цене предпочитает брать у стабильных поставщиков, которые условиями договора завязаны на сортность продукции. Предприятие приобретает только сырье 1 и высшего сорта.

Контроль за качеством осуществляется комиссией в составе главных технологов предприятия и закрепляется двухсторонним актом.

Одной из важных целевых групп коммуникационных воздействий предприятия является конкуренты. Конкуренция на рынке аналогичной продукции достигла высокой степени. В условиях свободной конкуренции торговых соглашений между предприятиями не существует и поэтому ООО «Сиб-Эст» активно защищает свои позиции на рынке с помощью постоянного совершенствования своего товара, учитывая пожелания своих потребителей через регулярно проводимые опросы. Важной функцией оценки конкурентоспособности продукции является ее цена. Информация о ценах на товары конкурентов собирается в банк данных в компьютер коммерческого директора и является конфидициальной информацией. Целью этой коммуникационной деятельности является обеспечение своему предприятию возможности оперативно отвечать на изменение ценовой политики, ассортиментной политики. Гарантировать качество продукции и проводить эффективную рекламную компанию.

Коммуникационному обеспечению работы со средствами массовой информации отводиться большое значение. Постоянные контакты с целью получения информации из внешней среды осуществляются через сеть ИНТЕРНЕТ. В свою очередь ООО «Сиб-Эст», имея свой САЙТ в сетях ИНТЕРНЕТ, довольно широко освещает информацию о своих будущих поставках, о ценах, скидках, о производстве новых видов продукции.

Также большое значение отводится коммуникационному обеспечению работы с правительственным учреждениями. Предприятие внимательно следит за правительственными постановлениями в области законодательства имея в своих компьютерах программу «Консультант Плюс», которая своевременно обновляется с периодичностью один раз в неделю.

Коммуникационному взаимодействию с общественными организациями, движениями, партиями со стороны предприятия уделяется незначительное внимание, тем самым упускается возможность повышение имиджа организации.

ООО «Сиб-Эст» ведет довольно обширную коммуникационную работу с региональной службой занятости. Отдел кадров, анализируя информацию о вакантных местах, довольно гласно и широко информирует трудоспособное население, состоящие на учете в службе занятости, о возможности трудоустройства. Также и ведущие специалисты предприятия проводят собеседования с претендентами на должность для выявления их профессиональной подготовки и соответствия предъявляемым требованиям.

Из вышеизложенного видно, что ООО «Сиб-Эст» стремится эффективно воздействовать в основном на все целевые группы коммуникационной системы предприятия. Но так как деятельность предприятия многогранна, а проблемы, обусловленные изменением рыночных условий, возникают постоянно, зачастую работа с отдельными категориями целевых групп руководством данного предприятия упускается.

Коммуникации между высшим и средним звеном управления используют все традиционные каналы: совещания, планерки, беседы, докладные записки. А в последнее время все больший объем информативной базы строятся на основе вычислительной техники по принципу локальной сети.

Данное соединение применено в ООО «Сиб-Экс». Компьютер Генерального директора соединен сетью с высшим звеном управления: Главный бухгалтер. Начальник ПТО, Главный инженер. Коммерческий директор. В ООО «Сиб-Экс» используются компьютеры марки «Пентиум 4».

В комплексе компьютеров «Бухгалтерия» применяется программное обеспечение «1С-Бухгалтерия», которая позволяет учитывать материальные средства, прохождение товаров и материальных ценностей по складу, рассчитывать амортизацию основных средств, начисление зарплаты, анализ движения денежных и прочих оборотных средств предприятия.

Система доступа к информации предполагает разную полноту права на использование банка данных. Так Генеральный директор имеет доступ ко всей информации, Гл. бухгалтер к ПТО и бухгалтерии. Начальник ПТО к компьютерам своего отдела, Главный инженер к мех. мастерским и ремонтной службе. Коммерческий директор к цехам по выпуску продукции, отделу сбыта.

Используя компьютерную технику Ген. Директор ежедневно имеет информацию при проведении планерки:

- от главного инженера - состояние всей техники, ремонтные работы;

- от планово - экономического отдела - информацию по экономическим вопросам планирования;

- от главного бухгалтера - наличие денежных средств на счету, перечисления средств организациям, получение денег от проданной продукции;

- от коммерческого директора - выпуск продукции по цехам, реализация продукции, наличие сырья и пр.

Коммерческий директор может сообщать ген. директору о предстоящих изменениях в производстве, в свою очередь, директор должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, бухгалтер может заметить, что ПЭВМ занимает сеть надолго при передаче расчетных данных. Гл. бухгалтер информирует ген. директора о необходимости замены ПЭВМ на более современные, с большей скоростью передачи данных. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Коммуникации по принципу, снизу вверх, выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях.

В отделах служащие свои предложения высказывают начальнику отдела, который докладывает о дельных предложениях вышестоящему начальнику.

В конце коммуникационной цепи находится генеральный директор, который в случае подачи интересного предложения выносит обсуждение на ежедневную планерку по производственным вопросам.

Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание группы из рабочих цеха по производству мебели, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве. В результате выпуск продукции в цехе повысился за квартал на 11 %

Обмен информации по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, о чем говорилось выше, можно рассматривать этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Отделы предприятия обмениваются информацией. На основе базовой технологии ООО «Сиб-Эст» может выпускать разнообразную продукцию, поэтому чрезвычайно важно получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специально созданные группы.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Коммуникации между отделами одного подразделения строятся по принципу локальной сети типа «звезда». Начальник отдела имеет доступ к информации каждого своего подчиненного.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4 - Локальная сеть типа «звезда»

На рис. 4 показаны компьютеры, соединенные звездой. В этом случае каждый компьютер через специальный сетевой адаптер подключается отдельным кабелем к объединяющему устройству.

Данное соединение сделано в ООО «Сиб-Эст», компьютеры соединены в сеть. В схеме сделана система доступа к информации. При необходимости можно объединять вместе несколько сетей с топологией "звезда", при этом получаются разветвленные конфигурации сети. С точки зрения надежности эта топология не является наилучшим решением, так как выход из строя центрального узла приведет к остановке всей сети. Однако при использовании топологии "звезда" легче найти неисправность в кабельной сети.

Помимо сообщений по компьютеру ген. директор и все отделы осуществляют документооборот через секретаря директора, который фиксирует документооборот в журналах исходящей и входящей информации.

От директора исходят распоряжения, приказы, доводимые до всех начальников служб и отделов и работников предприятия.

От начальников отделов директору идут заявления, докладные записки, объяснительные, документы на подпись.

Коммуникации между различными службами сделаны по принципу «кольцо», т. е. начальник ПТО имеет информацию от Главного бухгалтера, но не имеет доступа к материальному и прочим отделам бухгалтерии. Гл. инженер может по сети связаться с коммерческим директором, но не имеет доступа по сети к конкретному цеху минуя ком. директора или его заместителя.

Это упорядочивает схему управления организацией, т. е. каждому определен свой уровень информативности.

Схема доступа к информации в каждом отделе построена по принципу «сверху вниз», например, гл. бухгалтер имеет информацию со всех подразделений своей службы, но, материальный отдел не может получить информацию с компьютера гл. бухгалтера, но может получить информацию со других служб, складов, кассы, и пр.

При необходимости беседы или личного участия, естественно, гл. инженер договаривается о встрече с коммерческим директором в его или своем кабинете, заодно привлекая к решению вопроса компетентных и заинтересованных лиц.

Под обратной связью понимается следующее: отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем сообщения, которое проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять информационный шум. Эффективная обратная связь помогает быстрее реагировать на изменение ситуаций, конъюнктуры рынка и т. п.

При решении вопроса о размещении новой линии в цехе к решению вопроса на совещание приглашаются начальник ПТО с чертежами цеха, технолог, начальник цеха, начальник мех. цеха.

Вариант системы обратной связи - опрос работников можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих по многим вопросам, например, четко ли до них доведены цели их деятельности, с какими проблемами они сталкиваются. Получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, информированы ли они о переменах, которые отразятся на их работе. Иногда полезно узнать мнение простых рабочих об условиях работы в цехе, зарплате и др.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Поскольку руководитель от 50 до 90 % своего времени тратит на разговоры, прямой межличностный обмен информацией встречает на своем пути преграды:

- преграды, обусловленные восприятием, люди, имеющие различный опыт могут одну и ту же информацию интерпретировать по разному, например, специалисты по реализации продукции могут считать, что активизация сбыта за счет расширения ассортимента и эффективной рекламы важнее снижения издержек производства. В то же время производственники исходят из противоположной точки зрения: снижение издержек производства они считают важной составляющей получения прибыли,

- семантические барьеры: при работе с корейскими покупателями возникло недоразумение по поводу слова «сортность» готовой продукции, потому что при переводе этого слова оно приобретает другой смысл;

- невербальные преграды, необходимо добиваться того, чтобы используемые для передачи невербальные символы соответствовали идее, которую мы хотим донести до собеседника. В противном случае невербальные символы создают такой шум, что получатель информации неправильно воспринимает сообщение;

- плохая обратная связь. Не всегда информация достигает в том объеме и смысле, который вкладывает в сообщение отправитель,

- неумение выслушать детально собеседника. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информации варьируют от языка до различий в восприятии из - за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

В ООО «Сиб-Эст» информация движется внутри организации вверх и вниз. В ходе такого движения смысл сообщения несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, в силу затруднений межличностных контактов. Сознательное искажение информации может иметь место, когда руководитель, занимающий определенное место в коммуникационной цепочке не согласен с сообщением. Например, бригадир при докладе гл. инженеру о причинах сбоя в выпуске продукции возложил всю вину на рабочего, обслуживающего станок. Гл. инженер наказал дежурного механика, т. к. сбои уже происходили на этом участке и дежурный механик, зная об изношенной детали должен был принять своевременные меры по ее замене. Бригадир сознательно исказил информацию, т. к. он находится с дежурным механиком в приятельских отношениях.

Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать по причине фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня на другой направлялись только те сообщения, которые его касаются. Например, генеральный директор издал приказ о наказании начальника цеха, главного технолога и рабочих второй смены. До рабочих был доведен приказ о их непосредственном наказании, без упоминания о том, что вышестоящие лица также наказаны. В результате произошла фильтрация сообщения генерального директора о наказании, т. к. начальнику цеха и главному технологу было не выгодно передавать сообщения о своем наказании, чтобы не подорвать собственного авторитета и возложить вину полностью на рабочих. Это вызвало недовольство рабочих, т. к. они посчитали это наказание несправедливым.

Сообщения, отправленные наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает желание снабжать их только положительной информацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о существующей проблеме. Поскольку подчиненные часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать.

Преградой на путях обмена информацией могут так же быть перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информацией и необходимостью поддерживать информационный обмен не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную, по его мнению, информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной.

Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Проблемы в коммуникациях может вызвать неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров, а также способ организации власти и распределения задач.

2.3 Совершенствование и оптимизация коммуникационных связей ООО «Сиб-Эст»

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

Обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями.

Использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменная и устная речь).

Проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля).

Организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров).

Практиковать выпуск информационных бюллетеней.

Обеспечить повышение квалификации работников управления.

Использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

К примеру, на ООО «Сиб-Эст» высшее и среднее звено управление оснащены автоматизированной системой передачи информации. При данном виде коммуникаций искажение информации практически не происходит. Обмен информацией между средним и низшим звеном осуществляется с помощью устных (телефонных) сообщений, в форме письменных отчетов, докладных записок. В данном случае может происходить как непреднамеренное, так и сознательное искажение информации.

Обмен информации в организации можно улучшить, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя, достижения современных информационных технологий.

С целью борьбы с шумами на предприятии пользуются следующими методами:

- получающий приказ, должен официально расписаться в документе об ознакомлении с распоряжением или приказом;

- устанавливается день личных приемов у каждого руководящего работника;

- в приемной директора производится фиксация каждого заявления от работников, по каждому заявлению заявитель может выслушать лично или прочитать резюме директора на своем заявлении;

- проведение совещаний с четкой постановкой задач каждому подразделению

Борьба с шумами является важной задачей руководителей различного ранга, так как шумы снижают эффективность обмена управленческой информацией.

Точное выполнение распоряжений и приказов повышает эффективность управленческих решений, что отражается, в конечном счете, на выпуске продукции и на рентабельности предприятия в целом. Также эффективность принятия решений достигается путем:

· получения достоверной информации из отделов и служб;

· анализом конъюнктур рынков рыбной продукции, получаемой ежедневно по компьютерной сети, которую просматривает и отбирает для директора секретарь - референт;

· еженедельным анализом финансового состояния предприятия, дебиторской и кредиторской задолженности, получаемой от гл. бухгалтера;

На основе исследования функций коммуникационной системы ООО «Сиб-Эст» можно дать следующие рекомендации для повышения эффективности коммуникационных процессов организации.

Связать информационное обеспечение производственных участков и отделов в единую компьютерную сеть. Это позволит более интенсивно использовать возможности цехов, получать своевременную и точную информацию о состоянии дел.

Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, такие, как: перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов; создать группы руководителей и рядовых работников, которые бы встречались и обсуждали вопросы, представляющие взаимный интерес, в том создать комиссии по качеству продукции, в которые ввести бригадиров, технологов и наиболее опытных работников; проводить постоянный опрос работников с целью получения информации от руководителей и рабочих; руководителям подразделении необходимо научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации; на уровне межличностных коммуникаций предприятию необходимо преодолеть некоторые преграды, такие, как неумение эффективно решать производственные вопросы определенной категорией работников, некомпетентность ряда руководителей, нежелание и неумение принимать на себя ответственность за сбои в производственной программе.

Заключение

Таким образом, в работе на примере предприятия ООО «Сиб-Эст» рассмотрены следующие направления: коммуникации с внешней средой; управление целевыми группами; межуровневые коммуникации; обмен информацией между отделами и службами; значение обратной связи при обмене информации; преграды при межличностных коммуникациях и в организационных коммуникациях.

Анализ функционирования коммуникационной системы и управление целевыми группами показал следующее: для достижения, коммерческого успеха фирмы требуется своевременная и достоверная информация о состоянии внешнего окружения, так как на деятельность организации оказывают влияние разнообразные факторы внешней среды. ООО «Сиб-Эст» стремится активно воздействовать на основные целевые группу коммуникационной системы предприятия. Но так, как деятельность предприятия многогранна, а проблемы обусловленные изменением рыночных условий возникают постоянно, зачастую работа с отдельными категориями целевых групп руководством предприятия упускается. Более пристального внимания требуют такие объекты коммуникационного воздействия, как розничные покупатели, маркетинговые инфраструктуры рынка, общественные организации, движения и партии, общественные организации. Для улучшения коммуникационных процессов между уровнями, отделами и службами в ООО «Сиб-Эст» уже в течение 4 лет применяется компьютерная система. Применение компьютерной техники существенно повысило оперативность работы организации, заметно сократилось время доступа к информации, время реакции руководства на изменение составляющих рынка, повысилась скорость прохождения информации и принятия решении управленческим персоналом. Создание своего Сайта в сети ИНТЕРНЕТ позволяет находить большее число покупателей на свою продукцию.