Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Размещено на http://www.allbest.ru/

32

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Свои особенности имеет работа с кадровыми документами, которые имеют первостепенное значение для каждого работника организации, так как они подтверждают стаж и место работы.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Вступление в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

- отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;

- нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;

- неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;

- неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;

- организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Среди многочисленных функций отдела кадров одна из основных - работа с трудовыми книжками сотрудников.

Трудовая книжка по-прежнему является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. От того, насколько грамотно и аккуратно она заполнена, зависит, возникнут ли у человека проблемы на новом месте работы или с оформлением пенсии.

Актуальность темы данного исследования проявляется в том, что трудовая книжка является основным, документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек регулируется ст. 66 ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 №225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 №69. В данной Инструкции во многом сохранились положения, предусмотренные ранее действовавшей.

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соответствии со ст, 65 ТК РФ является обязательным, за исключением тех случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей - физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:

- у работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;

- у работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить.

Степень научной разработанности проблемы. При написании данной работы, мной были изучены и проанализированы работы таких авторов, как Бобылева М.П. Васильева И.Н. Богатая И.Н., Карпов А.М., Кузнецова Л.Н. Демин Ю.М. Кислов Д.В. Куприянова Г.И., Санкина Л.В., Стенюков М.В. Труханович Л.В. Чуковенков А.Ю. и других авторов.

Объект исследования - Документирование процессов управления персоналом, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой.

Предмет исследования - оформление трудовой книжки, как основного документа о трудовой деятельности и стаже работника.

Цель исследования. Изучить порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Исходя из данной цели решаются следующие задачи:

- проанализировать оформление и ведение трудовых книжек;

- исследовать правовое регулирование оформления трудовой книжки;

- определить внесение изменений в трудовую книжку;

- рассмотреть оформление дубликата трудовой книжки

Методологическая основа. Методологической основой работы является сочетание общенаучных методов анализа и моделирования, а также, таких как наблюдение, анализ документов.

Практическая значимость. Результаты исследования могут быть применены в работе специалистами служб персонала.

Структура работы. Предмет, цели и задачи исследования определили структуру работы. Она состоит из введения, четырех глав, заключения, и библиографического списка.

1. Оформление и ведение трудовых книжек

оформление книжка трудовой дубликат

Трудовая книжка по-прежнему является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. От того, насколько грамотно и аккуратно она заполнена, зависит, возникнут ли у человека проблемы на новом месте работы или с оформлением пенсии.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек регулируется ст. 66 ТК РФ Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. от 30.07.2006 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2002. - 7 января. - № 1 (ч. 1). - Ст. 3., Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 №225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 №69. В данной Инструкции во многом сохранились положения, предусмотренные ранее действовавшей. Вместе с тем имеются и новшества, одно из которых состоит в том, что теперь не допускаются никакие сокращения. Так, например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение, «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Согласно указанным нормативным правовым актам работодатель (за исключением работодателей физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // "Справочник кадровика", 2004, № 6..

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Запись о приеме на работу - это начало заполнения содержательной часта трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику трудовой деятельности работника и происходящие в организации изменения. Внесение всех необходимых записей, т.е. ведение трудовой книжки, регламентировано Инструкцией, однако нередко вызывает трудности у практиков и сопровождается многочисленными ошибками.

Одной из наиболее распространенных ошибок является отсутствие в трудовых книжках следующих сведений: - о присвоении рабочему нового разряда или об установлении второй и последующих профессий; - о выполнении работ по вновь установленной профессии; - о работе в составе специализированной или комплексной бригады с одновременным указанием совмещения нескольких профессий; - о переводе работника на другую постоянную работу.

Эта информация должна быть внесена в трудовую книжку в том же порядке, что и сведения о приеме на работу.

Другой серьезной ошибкой является отсутствие информации об изменении наименования организации, структурного подразделения или должности. Записи об этих изменениях вносятся отдельной строкой в графе 3 на основании свидетельств о регистрации, приказов вышестоящих организаций или приказов руководителя данной организации.

По желанию работника в трудовую книжку может быть внесена запись о его работе по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Запись о работе по совместительству вносится по основному месту работы на основании соответствующей справки.

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов. Период прохождения указанными лицами производственной практики и выполнение научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается соответствующими справками с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок, являющихся документами строгой отчетности и подлежащих хранению в личных делах, в трудовую книжку вносятся сведения о работе в период практики или о выполнении научно-исследовательских работ (п. 2.15 Инструкции) Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // "Справочник кадровика", 2004, № 6..

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, ранее не работавшим и не имеющим трудовые книжки, сведения о производственной практике и выполнении научно-исследовательских работ вносятся на основании представленных справок теми организациями и предприятиями, где они в дальнейшем будут работать (п. 2.16 Инструкции).

Трудовые книжки в ряде случаев должны содержать дополнительные записи, отражающие особенности работы в отдельных отраслях народного хозяйства, например, сезонные работы. Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после, межсезонного перерыва, в графе 3 раздела «Сведения о работе» записывается: «Непрерывный стаж работы сохраняется». При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку по последнему месту работы в графе 3 записывают: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца и года» (п. 2.18 Инструкции).

Раздел трудовой книжки «Сведения о работе» заканчивается записью об увольнении работника. Причина увольнения, указанная в трудовой книжке, должна точно соответствовать формулировкам статей ТК РФ и содержать ссылки на эти статьи и их пункты. При внесении записи об увольнении в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения (дата последнего дня работы), в графе 3 - причина увольнения, в графе 4 - основание внесения записи (дата и номер приказа).

После внесения сведений об увольнении все записи о работе в данной организации заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.

Отсутствие состава удостоверения (подписи, печати или того и другого) после записи об увольнении лишает юридической силы всю систему записей о работе гражданина в данной организации. Незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении вносятся администрацией организации после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи должны вноситься разборчиво, без помарок, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета Демин Ю.М. Делопроизводство: Подгот. служеб. док. - СПб.: Питер, 2003. - 19с. .

Работник имеет право своевременно получать информацию о записях, сделанных в его трудовой книжке, поэтому администрация организации обязана знакомить владельца книжки (вкладыша) с каждой записью о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении.

Факт ознакомления работника с записью в трудовой книжке должен быть подтвержден письменно. Однако это не предполагает получения визы ознакомления работника на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Расписка работника должна появиться в графе 6 разд. 3 личной карточки Т-2. В самой же трудовой книжке работник расписывается только один раз на титульном листе при заведении трудовой книжки ранее не имевшему ее работнику.

Если организация работает в условиях территориальной разобщенности ее структурных подразделений (участков), Инструкцией предусмотрено проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовые книжки, в заочном порядке путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке Т-2.

Записи в трудовую книжку вносятся от руки, и как всякий рукописный документ, книжка может иметь ошибки, которые невозможно «стереть», как при компьютерной подготовке документа. Распространенной ошибкой работников кадровых служб является исправление неверной информации путем ее зачеркивания и внесения рядом с зачеркнутым словом правильной записи с пометкой на полях «Исправленному верить», удостоверенной подписью и печатью. Однако зачеркивание неправильных или неточных записей в содержательной части трудовой книжки не допускается (п. 2.9 Инструкции). Еще более серьезной ошибкой следует считать исправление неправильной даты сведения о работе посредством её жирной обводки, зачастую без всяких пояснений Демин Ю.М. Делопроизводство: Подгот. служеб. док. - СПб.: Питер, 2003. - 19с..

Правильным вариантом исправления неверной записи является её переписывание заново, под следующим (очередным) порядковым номером, в правильном виде, со ссылкой на дату и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, запись из которого была неверно отражена в трудовой книжке. Более подробно исправления в трудовой книжке, мы рассмотрим в третьей главе работы.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Наряду со сведениями о работе в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Действующая Инструкция предполагает внесение сведений не только о награждениях, но и о поощрениях, однако ТК РФ это не предусмотрено. Очевидно, что принятие нового ТК РФ и введение его в действие с 01.02.02 требует внесения изменений в Инструкцию с целью ее приведения в соответствие с требованиями ТК РФ.

Раздел трудовой книжки «Сведения о награждениях» заполняется аналогично разделу «Сведения о работе»: в графе 3 в виде заголовка пишется наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, со ссылкой на дату, номер и наименование документа.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

После заполнения всех страниц соответствующего раздела трудовой книжки для продолжения ее ведения в книжку подшивается вкладыш. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Заполнение вкладыша производится в том же порядке, что и заполнение трудовой книжки. О каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки, работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). Следует отметить, что факт отказа работника (присутствующего на работе) от получения трудовой книжки в день увольнения должен быть подтвержден письменно посредством составления акта, с которым работника необходимо ознакомить под расписку.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке под очередным номером делается запись: «Работа прекращена в связи со смертью». Если работник длительное время отсутствует на работе по невыясненным причинам и место его нахождения неизвестно, требуется судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим. На основании этого решения трудовой договор с работником прекращается, а в трудовой книжке делается запись: «Работа прекращена с признанием судом безвестно отсутствующим». Указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании изданного руководителем организации приказа об исключении работника из списочного состава Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. - 2-е изд., доп. и перераб. - М., 2002. - 30 с..

2. Правовое регулирование оформления трудовой книжки

Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действовавшего Кодекса законов о труде РСФСР, содержит значительно большее количество норм прямого действия, что, безусловно, повышает его правовую роль в вопросах регулирования трудовых и иных, непосредственно связанных с ними, правоотношений.

Тем не менее, в целом ряде статей Трудового кодекса РФ содержатся отсылки к другим нормативным правовым актам: федеральным законам, постановлениям Правительства РФ, коллективным договорам, локальным нормативным актам и др.

Например, вопросы, связанные с установлением сокращенной продолжительности рабочего времени, рациональным использованием выходных и праздничных дней, перечнями производств, профессий и должностей, дающих право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда, и многие другие регулируются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Всего в Трудовом кодексе РФ содержится около 50 норм, которые требуют разработки и принятия нормативных правовых актов Правительства РФ.

Среди них и ч. 2 ст. 66 ТК РФ, устанавливающая, что форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей отнесены к компетенции Правительства РФ Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // "Трудовое право", 2006, № 10..

16 апреля 2003 г. было принято постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» №225 (далее - постановление №225), которым были утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку и новые Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

В соответствии с п. 2 постановления №225 трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

При этом следует обратить внимание, что Правила ведения и хранения трудовых книжек введены в действие с 22 апреля 2003 г., т.е. со дня официального опубликования постановления №225 в «Российской газете», поэтому их соблюдение работодателями и лицами, ответственными за ведение трудовых книжек, на настоящий момент является обязательным.

До принятия постановления №225 действовал порядок ведения и хранения трудовых книжек, установленный постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 №656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 №162 (в ред. от 02.08.85 №252, 31.03.87 №201, 19.10.90 №412). В соответствии со ст. 423 ТК РФ эти нормативные акты применялись в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

С введением в действие постановления №225 постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 №656 больше не применяется. Однако инструкция о порядке ведения трудовых книжек продолжает применяться в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и постановлению №225.

Постановлением №225 даны поручения соответствующим федеральным органам исполнительной власти, связанные с изготовлением трудовых книжек и порядком обеспечения ими работодателей (Министерство финансов РФ), а также с разработкой и утверждением инструкции по их заполнению и обеспечению надлежащего контроля за их своевременным и правильным ведением и хранением (Министерство труда и социального развития РФ).

Часть 1 ст. 66 ТК РФ и п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей устанавливают, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

По записям в трудовой книжке устанавливается общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым связаны возможности реализации определенных прав, а также льгот и преимуществ.

С момента вступления в силу Федерального закона от 01.04.96 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», введением страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования и индивидуального лицевого счета застрахованного лица одних записей в трудовой книжке недостаточно для подтверждения трудового стажа, необходимого для назначения трудовой пенсии.

В будущем предполагается введение персонифицированного учета и в системе Фонда социального страхования (ФСС), в соответствии с данными которого будет учитываться стаж, необходимый, например, для исчисления размеров пособий по временной нетрудоспособности. Правила ведения и хранения трудовых книжек не распространяются на работодателей физических лиц.

Основные положения по ведению и хранению трудовых книжек содержатся в Трудовом кодексе РФ, который устанавливает следующие требования:

· работодатель-физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, поступившим на работу впервые (ст. 309 ТК РФ);

· работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если эта работа является для него основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ);

· в трудовую книжку работника вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 66 ТК РФ);

· записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Трудового кодекса РФ или иного федерального закона (ч. 6 ст. 66 ТК РФ);

· в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе; сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением тех случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ч. 4 ст. 66 ТК РФ);

· при прекращении трудового до говора работодатель обязан вы дать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) - ч. 5 ст. 80 ТК РФ;

· в случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, со дня от правления которого работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 3 ст. 62 ТК РФ);

· работодатель обязан возместить работнику не полученный им за работок в случае незаконного лишения работника возможности трудиться в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, внесением в нее неправильной или несоответствующей законодательству формулировки причины увольнения (ст. 234 ТК РФ).

Правила повторяют перечисленные положения Трудового кодекса РФ, касающиеся трудовых книжек, в некоторых случаях внося в них уточнения и дополнения, соответствующие его действующим положениям. В разделе I «Общие положения» Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // "Трудовое право", 2006, № 10.:

· в п. 7 Правил положения ст. 62 ТК РФ об обязанности работодателя в 3-дневный срок выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, конкретизированы. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном по рядке выписку из трудовой книжки. В разделе II «Ведение трудовых книжек»:

· содержится принципиально важное положение (п. 15-19 Правил) относительно внесения в трудовые книжки записей об основаниях прекращения трудового договора со ссылками на со ответствующие статьи Трудового кодекса РФ. Ранее единого мнения по этому вопросу не было, существовали различные толкования, вплоть до того, что при расторжении трудового договора по инициативе работника в трудовой книжке делались ссылки на ст. 80 ТК РФ или на п. 3 ст. 77 и ст. 80 ТК РФ одновременно. Теперь Правилами установлено, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Исключения составляют случаи прекращения трудового договора по основаниям, предусмотренным п. 4 ст. 77 ТК РФ - расторжение трудового договора по инициативе работодателя и п. 10 этой же статьи - прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Только в перечисленных случаях при внесении записей в трудовую книжку об основаниях прекращения трудового договора ссылки делаются на соответствующие пункты ст. 81 и 83 ТК РФ. Таким образом, при прекращении трудового договора по инициативе работника и внесении соответствующих записей в трудовую книжку в качестве основания прекращения трудового договора должна делаться ссылка только на п. 3 ст. 77 ТК РФ;

· в подп. «б» п. 9 Правил положения ст. 66 ТК РФ о внесении в трудовую книжку сведений о работнике конкретизированы указанием на то, что в трудовую книжку вносятся сведения о квалификации или наличии специальных знаний работника;

· в п. 11 Правил положения ст. 66 ТК РФ конкретизированы в части формы записей, вносимых в трудовую книжку - записи должны вноситься без каких-либо сокращений с порядковыми но мерами в пределах каждого раз дела;

· пункт 21 Правил предусматривает, что по основному месту работы в трудовую книжку, на основании соответствующих документов, вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах, а также о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. В разделе III «Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки»:

· в п. 27 и 28 Правил содержатся принципиально новые положения, касающиеся полномочий работодателей при внесении изменений в трудовую книжку. Теперь такие изменения могут быть внесены не только тем работодателем, который произвел запись в трудовой книжке, но и работодателем по новому месту работы, что особенно актуально в связи с достаточно часто встречающимися случаями ликвидации организаций; изменения вносятся на основании соответствующих документов;

· пункт 29 Правил исключает возможность внесения изменений в трудовую книжку на основании свидетельских показаний; свидетельские показания могут быть учтены в качестве доказательства лишь при принятии соответствующего решения судом, а также в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций;

· пункт 31 Правил регламентирует поведение работника при утрате трудовой книжки. В этом случае работнику необходимо безотлагательно обратиться с письменным заявлением к работодателю по последнему месту работы, который не позднее 15 дней с момента такого обращения обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки;

· пункт 34 Правил устанавливает порядок выдачи дубликатов трудовых книжек при массовой утрате их работодателем в результате чрезвычайных ситуаций. В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. По результатам работы комиссии составляется акт, в ко тором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В разделе IV «Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)»:

· в данном разделе существенным является то обстоятельство, что понятия «увольнение» и «прекращение трудового договора» употребляются как синонимы;

· принципиальным является положение, содержащееся в п. 35 Правил: при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но и подписью самого работника. Это положение обеспечивает большую правовую защищенность работника, позволяя ему своевременно обратиться в соответствующие органы за защитой нарушенного права.

Необходимо обратить внимание на возможные последствия несоблюдения работодателями Правил для самих работодателей и для работников.

Нарушение Правил может повлечь привлечение работодателя (а также лица, ответственного за ведение трудовых книжек) к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях (штраф от 5 до 50 МРОТ, налагаемый должностными лицами территориальных органов государственной инспекции труда, а при повторном нарушении - дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, решение о которой выносится судом).

Последствия нарушений работодателями Правил для работников трудно даже предсказать, поскольку внесение в трудовую книжку ошибочных или неправильных записей в определенных случаях могут лишить работника возможности трудиться, своевременного назначения пенсии, получения различных, предусмотренных законодательством льгот и преимуществ, связанных с особым характером работы, и др.

В любом случае, работник вправе обратиться за защитой и восстановлением своих нарушенных прав, как в территориальные органы государственной инспекции труда, так и в комиссию по трудовым спорам (если таковая имеется в организации), или в суд. В случае обращения в суд работник вправе потребовать кроме восстановления нарушенного права также и возмещения морального вреда Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // "Трудовое право", 2006, № 10..

3. Внесение изменений в трудовую книжку

Трудовая книжка должна быть заполнена безупречно. Ведь достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Но, к сожалению, не всегда удается избежать ошибок.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.

Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена (Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69.).

Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т.п.

Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. - 2-е изд., доп. и перераб. - М., 2002. - 34 с..

Рассмотрим непосредственно к внесению изменений и исправлений в трудовую книжку.

Изменение анкетно-биографические данных

Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а, кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника.

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

В Инструкции прописаны следующие документы, служащие основанием для внесения изменений: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Нужно обратить внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.

Дополнение сведений об образовании

Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки. Приведем пример.

Пример

В строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».

Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. На наш взгляд, если законодательство этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документ. обеспечению деятельности предприятия. - М., 1995. - 44 с. .

Исправление неверной записи

Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись, сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись, нужно как можно скорее исправить положение. В этом нам поможет пункт 1.2 Инструкции и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т.п.).

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Для этого нужно сделать следующее. В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Вот теперь можно воспроизвести эту запись в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.

По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией, КТС или самим работодателем незаконными. Следует также отметить, что, если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил).

Особенности исправления записей

Часто у кадровиков возникают вопросы, как поступить в той или иной неординарной ситуации, связанной с необходимостью внесения исправлений в трудовую книжку. Рассмотрим некоторые подобные случаи.

Неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени. Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другого работодателя, обязательно укажите, на чей именно приказ вы ссылаетесь

Неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение. Здесь вот какая трудность: увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке, сделанных в вашей организации, закрыт печатью и подписями. Если сейчас сделать запись без наименования организации, будет непонятно, кто ее автор. Поэтому для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок - вновь написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника, как при увольнении.

Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел к вам исправить неверную запись, сделанную в вашей организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации.

К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

При исправлении неверных записей обязательно следует учитывать, когда и где внесена неправильная запись.

Исправление записей в трудовой книжке производится той организацией, которая внесла запись. Если эта организация ликвидирована, исправление вносится правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой была подчинена ликвидированная организация. Если и вышестоящая организация больше не существует, то владелец трудовой книжки должен хранить собранные им архивные документы, подтверждающие трудовой стаж, до момента оформления пенсии. Никакие исправления в записях в этом случае не делаются Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. - М., 1995. - 98 с. .

4. Оформление дубликата трудовой книжки

Новый Трудовой кодекс Российской Федерации дал более полное и конкретное понятие трудовой книжки по сравнению с формулировкой, содержавшейся в КЗоТ РФ. Статья 66 Трудового кодекса гласит: трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Порядок ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, снабжения и учета регулируется постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от б сентября 1973 г. №656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. №162 (в ред. от 19 октября 1990 г.). Этими же документами предусмотрена и выдача дубликата трудовой книжки в случае ее потери или когда она пришла в негодность. Работник, потерявший трудовую книжку (вкладыш к ней), обязан немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает ему другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами (Положение о порядке подтверждения трудового стажа для назначения пенсии, утвержденное приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 4 октября 1991 г. №190).

В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов: Коммент. к ГОСТ Р 6.30-2003 / Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. - М.: Проспект: Велби, 2004. - 21 с. .

При отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии). Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены печатью. В тех случаях, когда в представленном документе о стаже указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указана дата месяца, то таковой считается 15 число соответствующего месяца.

При отсутствии документов о трудовом стаже периоды работы устанавливаются по свидетельским показаниям.

В случаях, когда документы о стаже работы не сохранились полностью или частично в результате стихийных бедствий, аварий, катастроф или других чрезвычайных ситуаций, подтверждение трудового стажа осуществляется специальными комиссиями по установлению стажа работы, создаваемыми Правительством РФ. Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет как время работы, подтвержденной документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное предприятие. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другое место работы, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

В обоих случаях в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу для представления ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов: Коммент. к ГОСТ Р 6.30-2003 / Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. - М.: Проспект: Велби, 2004. - 24 с. .