Сравнительный анализ квалификационных требований различных категорий секретарей
Категории в профессии секретаря, исследование каждой из них и определение отличия. Основные и специфические функции, обязанности секретаря на современном предприятии. Положение каждой категории секретаря по значимости в обеспечении управления фирмой.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 24.12.2010 |
| Размер файла | 58,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Для нормального функционирования и успешного развития любой организации необходим руководитель, осуществляющий организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющим поддерживать высокий авторитет руководителя.
За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «правой рукой руководителя», регулирующей различные производственные процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнёрами, отвечая по телефону, организуя приёмы, совещания презентации, обмениваясь деловыми бумагами.
Понятие «секретарь» сегодня достаточно сложное и имеет много градаций, хотя в Средние века в обязанности секретаря входили только работа с деловыми бумагами написание писем. Сейчас у секретаря функций прибавилось, в связи с этим появилось множество разновидностей этой старинной должности - от секретаря - помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception) до технического секретаря. Только в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) зафиксировано более двух десятков различных названий должности секретаря.
В данной работе будет рассмотрено четыре основные категории секретаря: ассистент или помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь-референт и секретарь на reception.
Цель работы - выявить специфику каждой из основных категорий секретаря.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
· изучить характеристику каждой из основных категорий секретаря;
· ознакомиться с основными и специфическими функциями, обязанностями и правами секретаря;
· проанализировать положение каждой из основный категорий секретаря по значимости в обеспечении управления фирмой.
Актуальность данной темы определяется тем, что профессия секретаря была востребована в Средние века и особенно является востребованной в наши дни. Так как ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без секретаря. С появлением новой техники и новых условий труда выделяются секретари, выполняющие разные функции. Теперь человек, окончивший школу и прошедший курсы секретаря не может претендовать на должность помощника руководителя в солидной фирме, так как у него не достаточно опыта, умений и знаний. Следовательно, необходимо понимать разницу, например, между секретарём на reception и офис-менеджером.
Данная тема не осталась без внимания учёных. Каждая категория расписывается достаточно чётко, невозможно на основе имеющийся литературы не заметить разницу между ними. Есть авторы, которые свои работы полностью посвящают определённой категории секретарей. Так, например, у Т.В. Рыбченковой ряд статей об офис-менеджере, или у И. Юрасова о секретаре референте. Так же есть попытки сравнения категорий секретарей. Так выше упомянутая Т.В. Рыбченкова сравнивает офис-менеджера и секретаря-референта. В целом тема изучена хорошо. Но есть и перспектива дальнейшего её изучения, так как мир постоянно меняется, появляется новая техника, а значит у секретаря - новые инструменты труда, новые функции, следователь, появляются новые категории.
1. Профессия секретаря в современности
1.1 Характеристика основных категорий секретарской профессии
Слово «секретарь» происходит от французского слова «secretaire» и первоначально
означало доверенное лицо (по-французски secret - тайна). Хороший секретарь по существу остаётся таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII в., сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: «статс-секретарь, доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сферы его деятельность и служебные обязанности. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку определённого лица или какого-нибудь учреждения». Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчёркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.
Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современном секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».
Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала нынче одной из самых престижных в России. На рынке труда она постоянный спрос, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности - учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Всё чаще встречаются среди секретарей и люди, имеющие среднее специальное образование. Выпускники школ сегодня охотно выбирают специальность секретаря. Появилось также большое количество курсов по подготовки секретарей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования.
Развитие в России новых социально - экономических отношений вызвало стремительный рост различного рода негосударственных предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет секретаря. Секретари работают и у представителей свободных профессий - адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.
В России секретарь - это, как правило, женская профессия, только в банках и крупных акционерных обществах изредка встречаются референты - мужчины. Среднестатистический секретарь в нашей стране - это женщина от 25 до 40 лет со средним специальным или высшим образованием, окончившая курсы секретарей.
Кто-то из успешных секретарей видит смысл профессии (свою «миссию») в служении людям, для кого-то должность секретаря только первая ступень в будущей головокружительной карьере руководителя. Важно, что и те, и другие стремятся к постоянному расширению и обновлению своего профессионального багажа, случайные люди в этой профессии задерживаться не могут.
Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно - правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Основные наименования: ассистент (или помощник) топ - менеджера (руководителя организации), секретарь референт, секретарь приёмной (или секретарь на reception), офис - менеджер или администратор офиса.
С одной стороны, название должности нередко выполняет психологическую функцию поднимает престиж выполняемой секретарём работ. Многие соглашаются на малооплачиваемую по сравнению со среднерыночной оплату труда, лишь бы должность имела звучное название. С другой стороны, за разными названиями часто всё таки стоят совершенно разные должностные обязанности.
Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception) - это первая ступенька карьеры. Существует несколько наименований секретаря на reception:
· секретарь - ресепшионист;
· секретарь офиса или секретарь приёмной;
· дежурный секретарь;
· администратор или администратор офиса;
· секретарь - администратор.
Обязанностей немного, но они чрезвычайно ответственны: это организация приёма посетителей (включая предложение чая или кофе), ответы на телефонные звонки и их распределение, отправка и получение корреспонденции, при необходимости - ведение документации и печатание документов. Степень самостоятельности невелика. В работнике, занимающем должность секретаря приёмной, ценится прежде всего умение точно следовать инструкциям и указанием руководителя. Знание иностранного языка, как правило, необязательно. Так как секретарь ресепшионист - это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создаёт благоприятный и достойный имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется так же коммуникабельность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.
Должность секретаря предполагает несколько большую самостоятельность.
Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь - административно) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов документ, редактировать проекты, не только рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями. Это новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря - референта.
Как известно, секретарь и референт - достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации - это помощник, который организует деятельность первого руководитель, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт - это специалист не только в области в области секретарского дела, но ив сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчёты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.
Секретарь - референт - это доверенное лицо руководитель, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточится на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря - референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.
Т.И. Овчинникова в своей статье «Секретарь - референт - работа творческая» называет секретаря - референта работник нового типа. И даёт ему следующую характеристику:
· способность эффективно оперировать информацией;
· высокая мобильность;
· потребность в самореализации и самовыражении.
Секретарь - референт в компании - это специалист, который проявляет интеллектуальные и креативные способности.
Офис - менеджер - сотрудник, без которого не обходится ни одна организация. У этого слова, как ни странно, нет женской формы. Это профессия, творящая вокруг себя мифы. Человеку непосвященному работа офис - менеджера может показаться элементарной: разговаривай по телефону, подноси шефу кофе да приветливо улыбайся посетителям. Но не всё так просто: не даром секретарь считается «лицом» компании, и от того, какое впечатление он произведет на клиента, как будет общаться, в немалой степени зависит успех будущего сотрудничества.
Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной техники деятельности и её координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:
· руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно - технического персонала и работников информационного и документационного обеспечения;
· секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;
· координаторы офисной деятельности.
В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно.
Для эффективной организации офисной работы требуется профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.
Практика последний лет реализовала эту необходимость в виде должности офис - менеджера.
Офис - менеджер (office-manager) - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения). Образно говоря, офис - менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно - хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения).
Офис - менеджер должен не столько помогать руководителю организации в выполнении его функций, сколько взять на себя ответственность за реализацию всей оперативной работы фирмы, активно участвовать и в разработке её стратегии, и в работе по управлению персоналом, а проектировании управленческих процессов, операций и процедур. Делегирование полномочий по решению задач с уровня высшего руководителя на более низкие уровни - воплощение этой тенденции и является деятельность офис - менеджера.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащий, утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря помощника руководителя к категории технических исполнителей.
Международная ассоциация секретарей даёт такое определение секретарю руководителя: " Это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Квалифицированный секретарь помощник руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвёртому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.
Занимающая должность, расположение рабочего места и доверие, которое обычно оказывает руководитель своему ближайшему (в прямом и переносном смысле) помощнику, обуславливают то, что личный секретарь оказывается информированным о различных аспектах личной жизни руководителя.
Одна из основных задач секретаря - никогда не забывать об оказанном ему доверии, надёжно хранить полученную информацию и ни при каких обстоятельствах не использовать её во вред организации и руководителю.
Личный секретарь руководителя не должен поддерживать чьи-либо интересы, за исключением интересов руководителя. Он - связующее звено между руководителем и внешним миром, между руководителем и коллективом. Секретарь руководителя учувствует в каждом этапе управления, начиная то подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно - управленческий процесс в организации.
Таким образом, каждая из представленных категорий является важным звеном в структуре управления. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих практических, тактических и операционных функций своим подчинённым.
1.2 Функции, обязанности и требования, предъявляемые к секретарям
Персонал, выполняющий функции организации, координации, контроля:
· руководители структурных подразделений офиса. В их подчинении может находится инженерно - технический персонал и работники информационного и документационного обеспечения;
· секретари, помощники и референты руководителей;
· офис - менеджеры (управляющие делами, координирующие всю офисную деятельность).
Профессиональные функции секретаря в значительной степени определяются его компетенцией, направлением и спецификой деятельности организации, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.
Так у секретарь на reception следующие обязанности: приём звонков на русском и / или иностранном языке, переадресация входящих звонков; приём, передача и регистрация телефонограмм; приём и отправка факсимильных сообщений; делопроизводство в том или ином объёме:
1. Регистрация входящей корреспонденции, передача её по назначению;
2. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции;
3. Компьютерный набор и распечатка небольших по объёму документов (писем, телеграмм и др.).
Приём и передача писем по электронной почте; поиск необходимой для работы офиса информации в Интернете, печатных изданиях, по телефону; организация подписки на периодические издания и контроль за своевременной доставкой подписанных изданий в офис; хозяйственное обеспечение офиса:
1. Закупка канцелярских принадлежностей;
2. обеспечение офиса расходными материалами;
3. Закупка хозтоваров.
Заказ визиток; координация работы офисных водителей и курьеров; заказ авиа- и железнодорожных билетов; бронирование гостиниц; работа с почтовыми и курьерскими службами; организация пропуска посетителей (автомобилей) на территорию организации; встреча и регистрация посетителей, создание условий для комфортного ожидания; взаимодействие с арендаторами; выполнение отдельных поручений руководства и многое другое, вплоть до проведения первичного собеседования по телефону с соискателями.
К секретарям первой ступени - секретарь на ресепшин, как к любому специалисту предъявляют требования. Основные - образование, опыт работы, знание компьютера, знание иностранного языка.
Требования:
1. Образование: могут принять и студентку института, но гораздо чаще требуется либо среднее специальное образование, либо законченное высшее;
2. Опыт работы: как правило, требуется опыт работы в аналогичной должности не менее одного года. Однако, чем выше уровень образования, тем ниже требования к стажу работы. От специалиста с высшим образованием могут на потребовать опыт работы;
3. Знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне - одно из основных требований к кандидату на эту должность;
4. Знание основ делопроизводства;
5. Компьютер. Уверенный пользователь: Word, Exel, Outlook, Интернет;
6. Офисная техника. Умение пользоваться мини - АТС, факсимильным аппаратом, ксероксом;
7. Хорошие коммуникативные навыки;
8. Знание делового этикета
9. Знание основных правил ведения телефонных переговоров;
10. Грамотная устная и письменная речь;
11. Приветствуется знание основ конфликтологии.
Хоть секретарь на reception и считается первой ступенью в карьере секретаря, функции, которые он выполняет чрезвычайно важны для всей организации. Следовательно, если эту должность будет занимать не квалифицированный человек, то это печально может обернуться для организации.
Секретарь - референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря - референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
· функции по документационному обеспечению управления;
· функции по бездокументационному обслуживанию руководителя.
Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь - референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где работают секретари - референты выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создаётся, функции по делопроизводственному обеспечению сосредотачиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря - референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.
К функциям секретаря - референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приёма посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение рабочего покоя руководителя; контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы; организация встреч и переговоров руководителя; подготовка командировок руководителя; организация и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организация рабочего дня руководства, резервирование времени; организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатации оргтехники.
Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь - референт является надёжным помощником руководителя. Вместе с тем на нём замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, и деловыми партнёрами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря - референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря - референта руководителя не только часто называют «правой рукой» руководителя, но и сравнивают с «центральной нервной системой» фирмы, что лишний раз подчёркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.
Особую группу функций секретаря - референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:
· просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы;
· поиск и обработка необходимой руководителю информации;
· знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.
Секретарь - референт отвечает (письменно или по телефону) на все приглашения (руководитель отвечает лично только в том случае, если не может присутствовать на мероприятии или церемонии). Секретарь - референт заботится о цветах, подарках, поздравлениях сотрудникам фирмы. А в трагических ситуациях (болезни, автомобильные аварии и т.п.) организует и необходимую помощь (по поручению руководителя, а в его отсутствие - по собственной инициативе).
Кроме традиционных обязанностей, сегодня секретарю - референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.
Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря - референта входит приём клиентов и гостей фирмы, Деятельность в ранках связей с общественностью, формирование архивов и т.д. Секретарь - референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневно фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.
В небольших коммерческих организациях секретарь - референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами.
Часто в подчинении у секретаря - референта находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.
В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря - референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря - референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств.
Требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word, системы электронных таблиц MS Exel и общее знакомство с операционной системой Widows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.
Профессиональный секретарь - референт должен иметь определённые знания и навыки, обладать определёнными личными и деловыми качествами. Профессия секретаря - референта предполагает высокий уровень образования.
Требуется знать: нормативно - методические документы по документационному обеспечению управления; основные принципы организации документооборота; основы архивного дела; основные прикладные программы; русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы); правила ведения деловой беседы; принципы организации приёма посетителей, совещаний, деловых поездок; современные средства связи; основы профессиональной этики; принципы организации управленческого труда, правовые основы управления; основы административного, трудового и хозяйственного права; правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и её сотрудников.
Требуется уметь: составлять и оформлять основное виды и разновидности управленческих документов; рационально организовывать работу с управленческими документами, вести архив; находить, систематизировать и хранить информацию; пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов; вести деловые беседы и телефонные переговоры; организовывать совещания, презентации, служебные поездки; пользоваться современными средствами связи; организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание; планировать свою работу, планировать и обеспечивать время руководителя; обеспечивать эффективную работу руководителя.
Основные деловые качества, необходимые секретарю - референту: организаторские способности: умение организовывать свою работу, работу своего руководителя и работу офиса, умение организовывать совещания, презентации, бизнес - поездки, приёмы делегаций и другие мероприятия; ответственность, надёжность: умение брать на себя ответственность, всегда использовать только тщательно проверенную информацию; пунктуальность и исполнительность: своевременное и точно исполнение поручений, умение никогда ни о чём не забывать и никуда никогда не опаздывать; инициативность и самостоятельность: умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаться указаний руководителя по каждому поводу; преданность фирме, лояльность: чувство сопричастности делам фирмы, умение проявлять такт и осторожность, умение хранить конфиденциальные сведения; умение хранить служебную тайну конфиденциальную информацию; предвидение: уметь предупредить поручения руководителя.
Личные качества, необходимые секретарю - референту: коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой; доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге - умение создать в офисе психологический комфорт; интеллигентность: культура речи, внешний вид; тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника; трудолюбе, добросовестность; скромность, аккуратность; любознательность: стремление постоянно повышать свой уровень знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.
В различных организациях обязанности секретаря - референта существенно различаются. Сегодня сфера деятельности секретарей - референтов постоянно расширяется, а его роль в структуре управления современной организации неуклонно повышается. Вместе с тем повышаются и требования, которые предъявляются к соискателям этой должности.
С учётом специфики содержания деятельности офис - менеджера можно выделить следующий ряд функций:
· административная (организационно - управленческая и координационная);
· регулятивная (планово - отчётная);
· контрольная (оценочно - учётная);
· информационная (коммуникационно-документационная);
· маркетинговая;
· хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).
Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис - менеджера следует выделить руководство персоналом (подчинёнными). Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий.
Должностные обязанности офис - менеджера: участвует в определении мисси организации, в разработке и планировании вопросов стратегического развития, в связи с деятельностью организации во внешней среде: установление рынков сбыта и потенциальных клиентов, совершенствование качества оказываемых услуг, координации и контроле за договорной деятельностью; в определении возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет представительские функции.
Организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации: участвует в подготовке, оформлении и издании ОРД; разрабатывает организационную структуру, программы развития персонала, перспективные и текущие планы внедрение информационных технологий; участвует в разработке бизнес - планов; организует и проводит совещания, переговоры, презентации, рекламные компании; осуществляет функции планирования, подбора, оценки, учёта, стимулирования, повышения квалификации персонала, проводит работы по нормированию труда и определению численности персонала.
Руководит работой служб документации и обеспечивает эффективное выполнение функций документационного и информационного обеспечения деятельности организации (учёт, контроль исполнения, поиск, справочная работа, экспертиза ценности документов, их оперативное и архивное хранение; аналитическая работа с информацией для принятия решений); организует внедрение автоматизированных информационных систем, принимает участие в проектировании и актуализации баз и банков данных; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизация документопотоков; изучает, обобщает и реализует в деятельности организации передовой отечественный и зарубежный опыт по вопросам организации процессов управления, ДО и управления персоналом; разрабатывает нормативно - методические документы по вопросам информационного и документационного обеспечения; организует и контролирует работу по защите информации; обеспечивает совместно с другими руководителями подразделений приобретения, ввод в эксплуатацию, эффективное функционирование и сохранность оргтехники и средств вычислительной техники.
Основные составляющие работы офис менеджера: организация обеспечения (снабжения) офиса: анализ рынка предоставляемый товаров и услуг, выбор выгодных условий; формирование товарного ассортимента (необходимый и достаточный ассортимент, создание запасов расходных материалов); создание системы учёта, хранение и выдачи товарно - материальных ценностей (ТМЦ).
Офис - менеджеру компании кроме вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса приходится решать и организационные задачи, связанные с арендой помещений, контролем инженерно - технических сетей, оплатой коммунальных расходов и т.д., и взаимодействовать с коммунальными службами.
Если компания арендует помещение или здание, то офис - менеджер обязательно должен иметь копии договора с арендодателем с указанием суммы арендной платы и периода (год, квартал, месяц), а также копию технической документации на служебные помещения. На случай возникновения аварий на инженерных сетях по рукой должны быть телефоны аварийных служб.
Кроме того, в обязанности офис - менеджера, как правило, входит: контроль работы специалистов по установке дополнительных систем и оборудования; организация своевременной уборки контейнерных площадок; организация плановых уборок служебных помещений, мелкого ремонта оборудования и мебели; контроль за своевременностью оплаты аренды через бухгалтерию.
Оперативное обслуживание руководителей и сотрудников компании: организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление документов, представительские расходы); организация корпоративных мероприятий (КМ): календарь КМ, бюджет, смета, приобретение сувенирной продукции.
Организация работы служб транспорта: мониторинг компаний по вопросам приобретения, лизинга, страхования; планирование поездок, выдача путевых листов, контроль расхода горюче - смазочных материалов, т.е. бензина.
Обеспечение функционирования производственных площадей / зданий: соблюдение санитарных норм охраны труда, правил техники безопасности и пожарной безопасности; контроль систем кондиционирования и вентиляции; ремонтные работы: выбор компаний, контроль их работы.
Круг обязанностей офис - менеджера может быть и шире, в зависимости от величины компании, наличия отдельных подразделений, занимающихся вопросами обеспечения жизнедеятельности компании и её отдельных структур.
Должен знать: законодательные и нормативные акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность, информационную и документационную деятельности организации; работу с персоналом; рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; основы маркетинга; теорию менеджмента, микро - и макроэкономики; теорию и практику работы с персоналом, формы и методы ведения рекламных компаний и работы с общественностью; порядок разработки коммерческих условий, согласований, договоров, контрактов; основы бухгалтерского учёта; основы социологии, психологии и мотивации труда; этику делового общения; основы делопроизводства; порядок планирования, проектирования и технологии работы на базе организационной и вычислительной техники служб ДОУ: методы исследования, анализа, проектирования развития документных систем, нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы научной организации управленческого труда и организационного проектирования, основы охраны труда и эргономики.
Требования к квалификации: высшее профессиональное образование или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента и ДОУ, стаж работы по специальности не менее 2 лет.
В конечном счёте, эффективность офис - менеджера складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.
Планирование рабочего времени секретаря помощника зависит от стиля работы руководителя. Порядок и технология выполнения секретарём своих должностных обязанностей определяются особенностями работы руководителя и корпоративной культурой организации. Профессиональный секретарь в своей работе обязан учитывать личные привычки и предпочтения руководителя.
В профессиональные задачи секретаря входит организационно - техническое обеспечение административно - распорядительной деятельности руководителя.
Обязанности секретаря помощника руководителя: проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителя на рассмотрение и подпись; собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы; ведёт деловую переписку руководителя - составляет, оформляет проекты писем и вносит в них изменения; осуществляет контроль за правильностью составления, оформления и написания проектов документов, направленных на подпись руководителю; ведёт контроль за исполнение изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и распоряжений руководителя, взятых на контроль; организует командировки руководителя, подготавливает для них необходимую информацию; организует работу коллегиальных органов с участием руководителя (например, производственных совещаний), документирует их текущую работу, подготавливает и оформляет итоговые документы. В обязанности секретаря помощника входит организация приёма посетителей. Он создаёт комфортную обстановку в приёмной, настраивает посетителей на конструктивный и деловой подход к решению проблем, что позволяет сэкономить время и моральные затраты руководителя на психологическую адаптацию собеседника в начале деловой беседы.
Секретарь руководителя отвечает за организационно - техническое обеспечение административно - управленческой деятельности руководителя, что является частью управленческого процесса организации.
Секретарь помощник руководителя как ответственный исполнитель обеспечивает принятие руководителем качественных управленческих решений и их своевременное доведение до исполнителя, контролирует соблюдение установленных руководителем сроков исполнения, принимает участие в документировании результатов исполнения специалистами организации поручений руководителя.
Таким образом, для любой организации важен каждый сотрудник. Каждый занимает своё место и выполняет определённые функции, к ним предъявляются различные требования (в зависимости от специальности). Так же, каждый секретарь, от секретаря на ресепшн до секретаря помощника руководителя, нужен организации для качественного функционирования и успешного её развития. Сокращение должности секретаря в организации приводит не столько к экономии фонда заработной платы, сколько к нарушению контакта руководителя с другими членами коллектива, внешнем миром. Потеря взаимопонимания между начальником и подчинённым неизбежно приводит к ухудшению производственного микроклимата, комфорта в коллективе и в итоге, к массовому увольнению ведущих специалистов организации, отвечающие за различные аспекты её деятельности. Убытки. которые несёт фирмы при увольнении высокопрофессиональных специалистов, весьма значительны, а в некоторых случаях и невосполнимы.
2. Общее и частное для каждой категории секретарей
профессия секретарь категория обязанность
2.1 Должностной статус секретарей в России
Значение секретаря в структуре управления неуклонно повышается. Сегодня секретарь входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.
Секретарь (любой категории), избрав свою профессию, должен знать о возможностях продвижения по службе. А для этого недостаточно знакомства только со своей должностной инструкцией. Знание ступеней карьеры и требований к деловым и личным качествам секретаря, которые необходимы для соответствующей должностной ступени, являются стимулом для повышения своей квалификации.
Очевидно, что для эффективной работы фирмы недостаточно только секретаря руководителя и секретаря - стенографистки. Необходимо чётко дифференцировать уровни квалификации, объём и содержание обязанностей, должностные положения секретарей. В России до сих пор нет такого нормативного документа, который регламентировал бы секретарские должности от низший к высшей и содействовал бы профессиональному росту секретаря.
В практике управления сложились определённые должностные ступени секретаря. Это секретарь на reception, секретарь - референт, офис - менеджер, личный помощник руководителя, но нормативно они не закреплены. в позитивном решении этого противоречивого вопроса можно воспользоваться опытом Скандинавской группы Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS), которой был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышения квалификации секретаря» (табл. 1). В документе были даны четыре уровня: A - примерно соответствует уровню секретаря - машинистки в России; B - уровню секретаря; C - уровню секретаря - референта; D - уровню референта, руководителя секретариата, офис - менеджера.
Данная содержательная таблица могла бы послужить серьёзным основанием для разработки собственно российской нормативно - правовой базы деятельности секретарей и офис - менеджеров.
Из данной таблицы видно, что секретарская профессия имеет категории. И различия между ними существенные. Если секретари уровня B выполняют скорее технические операции, то секретари уровней C и D берут на себя часть управленческих функций. Самая большая разница между уровнями B и D. Первые выполняют работу, которую им поручили и ответственность лишь за собственную работу. Вторые же поручают работу кому-либо и у них больше творческая работа, ответственность несут за весь контролируемый ими отдел. Соответственно и требования к образованию и стажу к ним предъявляются разные. Для уровня B достаточны основы и опыт работы в России. Для D уже не достаточно базового уровня образования, необходимо университетское и зарубежный опыт.
Зачастую учёные в области секретарского дела отделяют офис - менеджера от всех остальных категорий. Это происходит потому, что он существенно отличается. Этот факт хорошо продемонстрировала Рыбченкова Т.В., оформив это в таблице «Офис - менеджер и секретарь: есть отличия»
В данной таблице представлены основные функциональные обязанности как офис - менеджера, так и секретаря (кстати, понятие секретарь здесь представлено как общее понятие, оно не отражает определённую категорию). На основе имеющихся данных можно сделать вывод о том, что должность офис - менеджера по существу является высшей ступенью карьеры секретаря. Так же и «Квалификационный справочник должностей служащих» выделил менеджера в должности руководителей, а например секретаря руководителя - в должности других служащий (технических исполнителей). В то же время И.Ю. Байкова пишет, что «ассистент или помощник руководителя - это высшая ступень в карьере секретаря». Таким образом, этот вопрос остаётся дискуссионным, потому что разные специалисты придерживаются разного мнения.
Продолжая тему должностного статуса, следует выделит специфику работы каждой категории. Начнём с секретаря на reception. И.Ю. Байкова пишет, что «Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception) - это первая ступенька карьеры». Об это говорит и обязанности которые выполняет секретаря на reception и требования, которые ему предъявляются. Основное место работы отражено в названии (секретарь приёмной).
Работа секретаря - референта современной российской фирмы тоже имеет свою специфику:
· большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т.д.;
· весьма насыщенный рабочий день;
· необходимость выполнять параллельно несколько работ;
· постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;
· особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т.п.
Секретарь - референт - профессия обслуживания. В отечественной практике эту должность преимущественно занимают женщины, которым более свойственно реализовываться в качестве помощника.
Следующая категория, которая несомненно обладает специфическими чертами - это офис - менеджер. Офис - менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис - менеджмента являются:
· тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);
· непосредственное (личное) личное взаимодействие офис - менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;
· промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.
Последняя и наивысшая ступень карьеры секретаря, по мнению многих авторов, - это личный помощник руководителя. Эту должность многие сравнивают со «второй рукой руководителя», отсюда и высокий её статус. Спецификой данной работы является:
· обеспечения эффективного взаимодействия персонала с целью принятия оптимальных управленческих решений;
· реализация стратегических и оперативных целей деятельности организации;
· ведет делопроизводство;
· помогает руководителю во всех необходимых вопросах.
Таким образом, существование различных категорий секретарей вызвано динамикой современной жизни. Если расставить основные категории секретарской профессии по должностному статусу (от низшей к высшей), то получится, что на первом месте - секретарь на reception, на втором месте - секретарь - референт, на третьем месте - офис - менеджер, и на четвёртом - личный помощник руководителя.
Деятельность современных организаций протекает в условиях быстрых изменений внешней и внутренней среды: усиливается конкурентная борьба, разрабатываются и реализуются на рынке качественно новые товары, расширяется ассортимент оказываемых услуг. Эффективно действовать в сложных условиях рыночных отношений могут только те фирмы, которые обладают мощным кадровым потенциалом. Так, крупной фирме обойтись без секретаря на reception очень сложно. Мелкие поручения перейдут в компетенцию, например, секретаря - референта, а они, естественно, будут отвлекать от выполнения стратегически важных задач. Так же, маленькая фирма не нуждается в офис - менеджере, управлять там некем.
2.2 Должностная инструкция секретаря
Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.
Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.
Должностная инструкция - главный организационно - правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы.
С административно - правовой позиции должностная инструкция - это нормативная основа применения к работнику мер воздействия.
При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнаёт, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявленными требованиями.
Если у работающего секретаря должностной инструкции ещё нет, её надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случает отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
При разработке должностных инструкций на всех сотрудников организации необходимо обеспечить единый подход к их структуре, последовательности изложения. Допускается внесение «оригинальных» элементов, если того требует специфика выполняемых работником функций.
Должностная инструкция секретаря разрабатывается на основе единой номенклатуры должностей служащих (ЕНДС), Тарифно - квалификационных характеристик по обще отраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. №37).
Структура должностной инструкции секретаря содержит следующие элементы:
1. Общие положения;
2. Функции;
3. Должностные обязанности;
4. Права;
5. Ответственность;
6. Взаимоотношения;
7. Оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождение от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчинённость секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно - методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закреплённый за секретарём, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции.
В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарём документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определённых форм и методов работы, могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе «Права» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретаря для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам.
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность за правильное и своевременное использование предоставляемых ему прав.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передаёт информацию, её структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарём своих функций и обязанностей, использование прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность её выполнения.
Приступим рассмотрению конкретных должностных инструкций.
Должностная инструкция СЕКРЕТАРЯ НА RECEPTION.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь на reception относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря на reception назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.).
1.3. Секретарь на reception должен знать:
Ё Структуру управления предприятием.
Ё Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.
Ё Основы делового этикета и протокола.
Ё Техническое оснащение офиса.
Подобные документы
Категории секретарей в организациях РФ. Требования к знаниям, умениям, квалификации современного секретаря. Нормативная регламентация деятельности секретаря. Виды и характеристика систем управления организации. Характеристика деятельности секретаря.
курсовая работа [48,8 K], добавлен 08.12.2014Деловые и личностные качества секретаря-референта. Обязанности секретаря по документному обслуживанию. Социальный портрет и направления деятельности секретаря "Идел-Пресс". Рационализация деятельности секретаря по документационному обеспечению управления.
дипломная работа [345,4 K], добавлен 03.03.2011Должностные обязанности секретаря, организация рабочего места. Анализ и исследование основных современных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса в офисе. Интернет-технологии в работе секретаря.
курсовая работа [55,5 K], добавлен 03.09.2012Механизм взаимодействия руководителя и секретаря предприятия, решение проблем, связанных с их взаимодействием. Функции секретаря руководителя предприятия в современных условиях хозяйствования. Взаимодействие руководителя и секретаря в судебной практике.
курсовая работа [32,1 K], добавлен 13.11.2010Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной.
курсовая работа [143,5 K], добавлен 15.09.2013Можливості, функції, обов'язки секретаря керівника. Психологія ділових стосунків, етикет спілкування. Етикет телефонної розмови. Вимоги до зовнішнього вигляду секретаря. Одяг та аксесуари ділової жінки. Планування робочого місця та робочого дня секретаря.
курсовая работа [59,7 K], добавлен 27.04.2015Роль и значение деятельности секретаря в современной организации. Современные категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям. Анализ прохождения и порядка исполнения входящих и исходящих документов на предприятии ООО "Набаз".
курсовая работа [72,2 K], добавлен 03.03.2016Анализ систем документационного и информационного обеспечения. Место результатов деятельности секретаря в системе ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД". Рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря.
дипломная работа [381,2 K], добавлен 15.10.2013Сертификация качества работы секретаря, основные функции, обязанности, права и ответственность секретаря-референта. Квалификационные требования к современному секретарю: обучаемость, возможность оперативного принятия решения, психологические особенности.
контрольная работа [18,4 K], добавлен 05.07.2010Роль секретаря в системе управления. Правовые основы секретарской деятельности, нормативно-методическая база делопроизводства. Организация работы, функции и условия труда секретаря, должностные обязанности, деловые и личные качества, этикет в работе.
курс лекций [147,7 K], добавлен 08.05.2014
