Сравнительный анализ квалификационных требований различных категорий секретарей

Ё 3.5. Маршрутизацию, принятую на предприятии.

Ё Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.

Ё Иностранный язык.

Ё Стандарты делопроизводства.

Ё Техническое оснащение офиса.

Ё Основные правила пользования оргтехникой.

Ё Правила внутреннего трудового распорядка.

Ё Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Ё Назначение на должность секретаря на reception и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

Ё Секретарь на reception подчиняется непосредственно ___________________________________.

1.4. На время отсутствия секретаря на reception (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь на reception:

2.1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).

2.2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.

2.3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия.

2.4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).

2.5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.

2.6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.

2.7. Организует эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.

2.8. Сообщает соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.

2.9. Выполняет смежные функции.

III. ПРАВА

Секретарь на reception имеет право:

3.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.2. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь на reception несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, Ч в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, Ч в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба предприятию Ч в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция СЕКРЕТАРЯ - РЕФЕРЕНТА

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие Ц Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

Ё Конституцией Российской Федерации;

Ё Гражданским кодексом Российской Федерации;

Ё Трудовым кодексом Российской Федерации;

Ё Федеральным законом Российской Федерации №24-ФЗ от 20.02.1995 Об информации, информатизации и защите информации;

Ё Постановлением Госкомстата Российской Федерации №26 от 06.04.2001 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его;

Ё Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

Ё ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

Ё ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

Ё Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Ё ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

Ё Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

Ё Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

Ё Единой государственной системой делопроизводства;

Ё Правилами и указаниями Росархива;

Ё Уставом Общества;

Ё Инструкцией по делопроизводству Общества;

Ё Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

Ё Приказами, распоряжениями руководства Общества;

Ё Настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

II. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

2.2. Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

2.3. Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

2.4. Контроль исполнения документов и поручений;

2.5. Организация работы приемной Генерального директора;

2.6. Документирование деятельности совещательных органов Общества;

2.7. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

2.8. Организация документов в делопроизводстве;

2.9. Организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

III. ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:

3.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2. Принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3. Следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4. Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5. Отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7. Получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8. Организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11. Выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12. Следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя

3.13. Принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14. Контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15. Контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17. Ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18. Ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19. Ведет график работы водителей;

3.20. Решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21. Принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23. В соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24. Систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25. Подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27. Выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28. Консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

IV. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6. Работать с документами, имеющими гриф для служебного пользования;

4.7. Осуществлять фильтрацию телефонных звонков;

4.8. Предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9. Организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12. Разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13. Принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14. Вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15. Требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17. Работать с документами, имеющими гриф Конфиденциально или Коммерческая тайна.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2. Своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3. Качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5. Несвоевременную передачу информации Генеральному директору

5.6. Сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8. Сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9. Нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10. Невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. С Генеральным директором Ц по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2. С Административно-хозяйственным отделом Ц по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3. Со всеми структурными подразделениями Общества Ц по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

Ё изменения структуры Общества;

Ё изменение технологии документационного обеспечения;

Ё изменения функций Секретаря-референта.

Должностная инструкция ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Офис-менеджер относится к категории руководителей.

1.2 На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее

_________________________________ (высшее; среднее)

профессиональное образование, специальную подготовку (курсы, классы, пр.) по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее _________________________________.

(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

1.3. Офис-менеджер должен знать:

Ё Устройство офиса и принципы его зонирования.

Ё Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса. Методы стратегического и тактического планирования.

Ё Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.

Ё Принципы построение организационной структуры офиса.

Ё Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.

Ё Этику взаимоотношений в рабочей группе.

Ё Мотивационные методы и мотивационные стратегии.

Ё Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.

Ё Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.

Ё Принципы организации снабжения офиса.

Ё Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

Ё Основы бухгалтерского учета.

Ё Деловой этикет.

Ё Иностранный язык.

Ё Техническое оснащение офиса.

Ё Правила пользования оргтехникой.

Ё Правила внутреннего трудового распорядка.

Ё Основы трудового законодательства.

Ё Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.2. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________________________________.

1.4. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Офис-менеджер:

2.1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

2.2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

2.3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).

2.4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

2.5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).

2.6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.

2.7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

2.9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

2.10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

2.11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

2.12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

2.13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

2.14. Организует:

Ё встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

Ё прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

Ё материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

2.15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).

2.16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.

2.17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.

2.18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

2.19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

2.20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

2.21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

2.22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

III. ПРАВА

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.

3.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.

Должностная инструкция ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность помощника директора по общим вопросам.

1.2. Помощник директора по общим вопросам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.3. Помощник директора по общим вопросам подчиняется непосредственно генеральному директору общества.

1.4. Помощник директора по общим вопросам должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания; структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития; средства связи, вычислительной и организационной техники; порядок и сроки составления отчетности; средства механизации ручного труда; порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги; основы экономики, организации труда, производства и управления; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия помощника директора по общим вопросам его обязанности возлагаются на офис-менеджера.

II. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Помощник директора по общим вопросам:

2.1. Осуществляет и контролирует выполнение мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации, а также:

Ё Организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам.

Ё Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки.

Ё Принимает меры по выполнению плана перевозок, сменного задания водителями автомобилей

Ё Заполняет, выдает и принимает путевые листы и товарно-транспортные накладные.

Ё Осуществляет регистрацию путевой документации и учет работы транспортных средств.

Ё Контролирует правильность записей показаний спидометра и получения горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Ё Выявляет в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения и докладывает о них руководству.

Ё Сопоставляет полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляет отклонения и причины их возникновения.

Ё Контролирует соблюдение водителями транспортных средств дорожно-транспортной дисциплины, ведет учет работы транспортных средств.

Ё Извещает грузополучателей о времени прибытия грузов в их адрес.

2.2. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания в котором расположены офисные помещения общества, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов и составлении смет хозяйственных расходов.

2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.

2.5. Решает вопросы по приобретению и хранению канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных товаров, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведет учет их расходования и составление установленной отчетности.

2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.

2.7. Руководит работами по благоустройству территории офиса, а так же следит за состоянием и своевременным ремонтом мебели.

2.8. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

III. ПРАВА

Помощник директора по общим вопросам имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненной ему службы и работников.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к деятельности помощника директора по общим вопросам.

3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию помощника директора по общим вопросам.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Помощник директора по общим вопросам несет ответственность за:

4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности.

4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также за результаты работы.

4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполняемой работы.

4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора общества.

4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам, создающим угрозу деятельности общества, его работникам.

4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела.

V. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы помощника директора по общим вопросам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в обществе.

5.2. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела помощник директора по общим вопросам распоряжается транспортом в общем порядке.

Таким образом, должностная инструкция как документ - многофункциональна. Она определяет организационно - правовые положения секретаря и помогает ему в разрешении трудовых споров, обеспечивает объективность в оценке его деятельности, повышает его ответственность за выполняемую работу. если секретарь входит в состав службы документационного обеспечения управления, должностные инструкции являются основой рационального разделения труда и укрепления служебной дисциплины, т.к. круг деятельности работника чётко очерчен.

Заключение

Сегодня понятие секретарь является общим, оно не даёт полного представления о предстоящей работе. Непонятен его должностной статус, кем управляет он или кто управляет им. В то же время оно достаточно сложное, потому что имеет много градаций (категорий): от секретаря - помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception) до технического секретаря. Отсюда большое разнообразие их деятельности, комплекса обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций у них также различно.

Сегодня на секретаре сходятся все внутренние внешние предприятия. Он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнёрами. Следовательно, к деловым, личностным качествам секретаря предъявляются особые требования. Современный секретарь должен обладать высоким уровнем культуры, интеллекта, образованности, быть коммуникабельным и инициативным и, конечно, иметь высокий профессиональный уровень. От этого зависит и имидж организации, так как секретарь это первый человек, которого видит посетитель, гость компании. Важно, чтобы секретарь дал представление о её серьёзности, обязательности, а не наоборот, легкомысленности, несолидности. Одним из важнейших условий успешной работы секретаря является знание им основ секретарского дела.

Секретарское дело, как говорилось раннее, складывается из двух направлений: бездокументного обслуживания аппарата управления предприятия и его документального обслуживания - делопроизводства. В деятельность по без документному обслуживанию входит работа секретаря по подготовке совещаний, заседаний, организация приёма посетителей, ведению телефонных переговоров и т.д. Работа с документами требует специфических знаний и навыков. Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы сними.

Таким образом, профессия секретаря является очень интересной и живой. Коммуникабельному человеку такая работа придётся по вкусу, так как, есть постоянное общение с людьми и, конечно, возможность продвижения по карьерной лестнице.

Список литературы

1. Анохина А.А. Секретарь на ресепшен: как оформить? // Секретарь - референт. - 2008. - №1. - С. 9 - 13.

2. Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря - референта / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2007. - 336 с.

3. Квалификационный справочник должностей служащих - М.: ИНФРА - М, 1999. - 336 с.

4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова; 4 - е изд. - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез», 2001. - 328 с.

5. Овчинникова Т.И. Секретарь - референт - работа творческая // Секретарское дело. - 2001. - №5. - С. 38 - 39.

6. Поспелова Е.Н. Развёрнутая должностная инструкция секретаря: опыт составления // Секретарское дело. - 2005. - №4. - С. 16 - 21.

7. Рыбченкова Т.В. Офис - менеджер и коммунальные службы // Секретарь - референт. - 2009. - №8. - С. 90 - 93.

8. Рыбченкова Т.В. Офис - менеджер и секретарь: есть отличия // Секретарь - референт. - 2009. - №8. - С. 7 - 8.

9. Рыбченкова Т.В. Офис - менеджер и обеспечение офиса // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2008. - №3. - С. 72 - 76.

10. Секретарское дело: учеб. - практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.]; под ред. И.К. Корнеева. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006. - 608 с.

11. Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2001. - 192 с.

Размещено на Allbest.ru