Информационное обеспечение управления предприятием
Понятие и типы информации, порядок и направления ее практического использования в деятельности современного предприятия, в частности, в процессе управления. Признаки и классификация управленческой информации. Принципы построения информационных систем.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 22.12.2010 |
| Размер файла | 123,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Цель моей курсовой работы становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.
Исходя из поставленной цели работы в исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющие построить информационную систему, построенную на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.
Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «УАЗ-Автотранс». В организации необходимо оценить уже достигнутые результаты, определить круг нерешённых задач и произвести расчёты экономической эффективности от предпринимаемых мероприятий.
Также задачей данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней и внешней среды организации, находящихся в постоянном взаимодействии. А также оценка и анализ этих факторов с помощью различных методов.
Данная тема является актуальной, как и вся теория менеджмента. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.
1. Понятие и типы информации
Условия современной рыночной экономики в России требуют новых подходов к управлению: на первый план вышли экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.
Информация (от лат. informatio - осведомление, разъяснение, изложение) - в широком смысле абстрактное понятие, имеющее множество значений, в зависимости от контекста. В узком смысле этого слова - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В настоящее время не существует единого определения термина информация. С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков. Информация - совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе, сохранённых и распространённых во времени и пространстве.
Понятие информации, классификация и свойства
В литературе можно найти достаточно много определений термина «информация», отражающих различные подходы к толкованию этого понятия. В «Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дается следующее определение этого термина: «информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Толковый словарь русского языка Ожегова приводит 2 определения слова «информация»:
Сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.
Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь. (Научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации - печать, радио, телевидение, кино).
Информация может существовать в пассивной (не актуализированной) и активной (актуализированной) форме.
Информация по отношению к окружающей среде (или к использующей ее среде) бывает трех типов: входная, выходная и внутренняя.
Входная информация (по отношению к окружающей среде) - информация, которую система воспринимает от окружающей среды.
Выходная информация (по отношению к окружающей среде) - информация, которую система выдает в окружающую среду.
Внутренняя, внутрисистемная информация (по отношению к системе) - информация, которая хранится, перерабатывается, используется только внутри системы т.е. актуализируемая лишь только подсистемами системы. Это несколько идеализированное (особенно с точки зрения физики открытых систем) понятие.
Информация по отношению к конечному результату проблемы бывает:
исходная (на начало актуализации этой информации);
промежуточная (от начала до завершения актуализации информации);
результирующая (после завершения её актуализации).
Информация по изменчивости при её актуализации бывает:
постоянная (не изменяемая никогда при её актуализации);
переменная (изменяемая при актуализации);
смешанная - условно - постоянная (или условно-переменная).
Возможна также классификация информации и по другим признакам:
по стадии использования (первичная, вторичная);
по полноте (избыточная, достаточная, недостаточная);
по отношению к цели системы (синтаксическая, семантическая, прагматическая);
по отношению к элементам системы (статическая, динамическая);
по отношению к структуре системы (структурная, относительная);
по отношению к управлению системой (управляющая, советующая, преобразующая, смешанная);
по отношению к территории, территориально (федеральная, региональная, местная, относящая к юридическому лицу, относящаяся к физическому лицу, смешанная);
по доступу (открытая или общедоступная, закрытая или конфиденциальная, смешанная);
по предметной области, по характеру использования (статистическая, коммерческая, нормативная, справочная, научная, учебная, методическая и т.д., смешанная) и другие.
Информация в философском аспекте бывает, в основном: мировоззренческая; эстетическая; религиозная; научная; бытовая; техническая; экономическая; технологическая.
Основные свойства информации (и сообщений):
полнота (содержание всего необходимого для понимания информации);
актуальность (необходимость) и значимость (сведений, знаний);
ясность (выразительность сообщений на языке интерпретатора);
адекватность, точность, корректность (актуализации знаний);
интерпретируемость и понятность (интерпретатору информации);
достоверность (отображаемых сообщениями информации);
информативность, значимость (сообщений, отображающих информацию);
массовость (применимость ко всем проявлениям);
кодируемость и экономичность (кодирования, актуализации сообщений);
сжимаемость и компактность (сообщений);
защищённость и помехоустойчивость (актуализации информации);
доступность (интерпретатору);
ценность (значимость при достаточном уровне потребителя).
Информация может оказаться и вредной, влияющей негативно на сознание, например, воспитывающей восприятие мира от безразличного или же некритического - до негативного, «обозлённого», неадекватного. Информационный поток - достаточно сильный раздражитель.
Информация не существует без других типов ресурсов - энергии, вещества, организации, как и они не могут существовать без информации. Любые взаимодействия систем (подсистем) - взаимодействия всегда материально-энерго-информационные. Выявление (структурирование, упорядочивание, установление отношений), формализация (описание формальными средствами, языками), изучение (разработка моделей, методов, алгоритмов), применение (разработка и актуализация технологий) этих взаимодействий и составляет основную задачу информатики - как науки, как человеческой деятельности.
Управленческая информация и её типы
Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.
Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и вовне организации.
Управленческую информацию классифицируют по следующим признакам:
по содержанию - кадровая, техническая, финансово-экономическая, правовая, общественно-политическая, природоохранная и др.;
по назначению - для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования;
по степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;
по степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;
по степени готовности для пользования ею - первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, и конечная, готовая для анализа и принятия решения по ней;
по объему, источникам, срокам сбора и доставки, способам получения и распространения и другим признакам.
Источниками управленческой информации могут быть вышестоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес - документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.
Значительную часть времени менеджеры уделяют работе с такими источниками информации, как: бухгалтерские отчеты, акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, финансовые документы, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.
Менеджеры организаций используют информацию при решении проблем и потому все менеджеры на любом уровне зависят от информации. В то же время часто не делают различия между информацией и данными. Данные - это совокупность фактов, через которые фиксируется восприятие ситуации человеком или устройством вне зависимости от понимания их человеком и его возможностью их использования. Таким образом, данные - характеристики фактов и событий и сами по себе данные ничего не значат. Социальную информацию разделим на базовую и текущую. Базовая информация формируется из 3-х источников:
? система образования, средства массовой информации, правовые нормы и другие общественные источники;
? семья, трудовой коллектив и неформальные группы;
? наследственная информация и психофизиологические особенности индивида, такие как темперамент, структура эмоций.
В сфере управления полученная индивидом социальная информация проецируется на его «экран знаний» - стержень интеллектуальной культуры, который формирует определенный стереотип мышления и поведения человека. В структуре текущей информации выделим субъектную и объектную информацию. Субъектная - направлена на изменение мотивов, установок, в конечном счете, действий человека путем выдачи плановых заданий, правовых норм и т.д. Она поступает и по линии неформальных связей, от mass-media и возникает в результате актуализации базовой информации, т.е. мотивов и установок индивида. Объектная информация отображает характеристики объекта управления. Рассмотрим несколько типов информации.
Общая информация. Это информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Это ответы на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда стратегические менеджеры исследуют окружающую среду, то они делают это для получения общей информации. Поскольку определение общей информация является столь широким, ее трудно определить заранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Общая информация больше используется на стратегическом уровне, чем на операционном. В силу ее определения, общая информация не используется на уровне совершения сделок.
Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, т.е. информации, которая удовлетворяет особым требованиям. Специфическая информация может быть запрошена, когда вы проверяете, какой баланс на вашем контрольном счете. Специфическая информация может быть и не запрошенной, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.
Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто осведомляет чем-либо, то стимулирующая - требует действия. Требуемое действие является почти автоматическим и заранее программируется. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.
Исключительная информация является подобной стимулирующей в том смысле, что она стимулирует действие. Однако возникают сложности из-за того, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, когда исключение происходит. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного принятия решения.
Описанные выше четыре типа информации предполагают простой ответ от лиц, которых информируют. Общая и специфическая информация сообщает лицу то, что не было известно прежде. Например, менеджер видит, что первоначальный тариф не изменился. И в ответ на стимулирующую или исключительную информацию, он предпринимает действия, которые были намечены предварительно; он не должен принимать каких-либо новых комплексных решений. Хотя большинство из того, что менеджеры делают, требует лишь простого информирования и выполнения предопределенных действий, не это определяет важность управленческой работы. Менеджеры должны часто принимать сложные решения по исправлению ошибок и решению неожиданных проблем, распределению ресурсов или выбору будущих целей и направлений деятельности.
Когда план принят, менеджеры осуществляют контроль, чтобы убедиться в его выполнении. Потому пятый тип информации - контрольная информация, которая необходима для нахождения отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.
Шестым типом информации является информация для решения о распределении. Распределительная (или распределяющая) информация полезна для решений о том, как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами. Когда у менеджера имеются данные о двух предполагаемых проектах, он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается, например, в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходах по этим двум проектам.
Наконец, когда главные менеджеры взвешивают плюсы и минусы вхождения в новый сектор рынка, они обдумывают направляющую информацию для того, чтобы принять решение о глубине проникновения фирмы на рынок. В порядке распространения направляющая информация употребляется перед распределительной (используемой в передаче ресурсов), которая применяется до контрольной информации (используемой для корректировки отклонений от плана).
2. Использование информации в основных функциях менеджмента
Как уже отмечено, менеджеры, ответственны за планирование, организацию и контроль деятельности организации. Специфическая информация также используется для планирования, но характер ее использования противоположен характеру использования общей информации. На операционном уровне бригадиры и контролеры получают массу отчетов и статистики об их операциях. Бригадиры ставят специфические цели для каждой смены, используя специфическую информацию о работе предыдущих смен. Например, когда заводские менеджеры видят что-то интересное о новом производстве или оборудовании в литературе, они часто вызывают торгового представителя, чтобы получить более специфические данные.
Распределительная информация также используется для планирования. На операционном уровне, как правило, большинство распределительных решений уже было сделано ранее. Стратегические менеджеры, которые фокусируют свое внимание на направляющих решениях, также принимают распределительные решения на своем уровне, в большей степени, чем это делается на операционном уровне, и в меньшей - чем на уровне подразделений.
Направляющая информация используется в наименьшей степени для планирования на операционном уровне. Хотя возможности для принятия направляющих решений на операционном уровне ограничены, они все же существуют. Например, руководитель бригады может решить, должны ли члены бригады специализироваться на единственном виде работы или должны освоить несколько видов работ. Менеджеры подразделений / единиц принимают больше направляющих решений. Например, именно заводские менеджеры SААВ в Швеции решили провести эксперимент по внедрению радикально новых методов в производстве автомобилей, которые устраняли традиционную сборочную линию. Однако наиболее широко направляющая информация используется на стратегическом уровне. Если планы составляются, они должны выполняться, и осуществление планов зависит больше всего от стимулирующей информации. Совершение сделок и операций и есть стимулирующая информация, которая генерирует новую стимулирующую информацию, инициирует дальнейшее совершение сделок и другую деятельность. Цель совершения сделок и операций в том, чтобы управлять специфическими данными, которые могут поддержать специфическую информацию. Когда клиент приходит к банкомату и вставляет карту, передается стимулирующая информация. Конечное устройство и компьютер в нем используют специфические данные, такие как расчетный номер потребителя и сумму наличных, требуемых в процессе операции. Компьютер затем посылает стимулирующую информацию клиенту в форме сообщения и указания вынуть из машины запрошенные наличные деньги.
На операционном уровне стимулирующая информация порождается в огромных размерах. Одно исследование показало, что мастер на производстве сталкивается с более чем 500 отдельными задачами в день. На уровне подразделений интенсивность поступления стимулирующей информации снижается. В то время как стимулирующая информация для мастера поступает минута за минутой, для заводского менеджера она поступает лишь каждый час. А до менеджеров стратегического уровня стимулирующая информация доходит еще реже.
Поскольку планы выполняются, то процессы должны наблюдаться и, когда это необходимо, корректироваться. Цель исключительной информации состоит в том, чтобы дать импульс корректирующему действию. Совершающиеся операции или сделки обычно являются источником данных, которые позволяют извлечь исключительную информацию, и они генерируют такие данные довольно часто.
Исключительная информация требуется реже на уровне подразделений / единиц. Когда менеджер большого магазина получает ежемесячный бюджетный отчет, который уведомляет его о том, что он вышел за рамки бюджета, то он быстро прослеживает источник проблемы и предпринимает корректирующие действия. В силу того, что менеджеры на стратегическом уровне связаны с планами и действиями, требующими длительного времени для их завершения, исключения на этом уровне случаются менее часто. Когда инвестиционный банк одалживает деньги Бразилии, проходит много времени до того, как станет известно, намеревается ли Бразилия отсрочить платежи по процентам, как это она сделала в 1987 г. На стратегическом уровне труднее заранее планировать исключения. Однако, можно ожидать возникновение такой проблемы с Бразилией и запланировать соответствующие действия. Однако многие отклонения от плана не прогнозируются. Использование контрольной информации прежде всего вызвано необходимостью реагировать на неожиданные проблемы. Контрольная информация используется наиболее часто на уровне подразделений / единиц. На операционном уровне контрольная информация используется менее часто и преимущественно в ответ на проблемы.
Можно предложить следующие рекомендации менеджеру: информация, которая извлекается из данных, является неотъемлемой частью в его работе.
Работа с информацией менеджмент не может быть делегирована. Делегирование информационного менеджмента в отдел, обрабатывающий данные, является отходом от управленческих обязанностей. Это не говорит о том, что технические аспекты управленческой информационной технологии не могут быть перепоручены, но менеджеры должны быть очень активными в работе с информацией и исходными данными.
Компьютерные системы обрабатывают только данные, а не информацию. Менеджеру важно извлекать информацию из данных. Поэтому компьютеры могут рассматриваться лишь как инструменты (вроде молотка), которые расширяют возможности менеджеров. Они не заменяют менеджеров, но определенно могут заменить клерков, а также «менеджеров», которые на самом деле выполняют лишь функции клерка.
Менеджеры должны думать о том, как они используют информацию. Менеджеры низкого уровня наиболее часто используют специфическую, стимулирующую и исключительную информацию. Менеджеры высших уровней обычно используют контрольную, распределительную и направляющую информацию более часто, чем стимулирующую и исключительную информацию.
3. Построение информационных систем
управление информация система
3.1 Формирование комплексной информационной системы
Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:
- старые методы управления дают все больше сбоев;
- контроль требует большего количества персонала, дополнительных расходов и усложнению управления;
- согласование решений занимает все больше времени, а данные для принятия решений либо отсутствует, либо сильно запаздывает;
- количество финансовых операций и принимаемых решений превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие к тем или иным конечным результатам.
При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:
необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;
разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;
внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.
Российские разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.
При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:
быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;
надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;
удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;
возможность масштабирования и развития системы;
интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;
возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;
высокая надежность работы.
Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:
Технология построения системы по моделям «как надо», без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели «как есть» показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.
Технология построения систем с подходом «сверху вниз». Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении «сверху вниз» и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.
Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация - это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.
Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.
На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании - мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе интегрированной информационной системы управления бизнесом.
Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Хотя для отдельного предприятия число видов изделий и услуг весьма ограничено. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С другой стороны, более радикальным можно считать построение универсальной интегрированной системы, позволяющей уменьшить масштаб данной системы для конкретного заказчика путем исключения и перевода в пассивное состояние не задействованных модулей. При этом панели управления этими модулями также переводятся в «скрытое» состояние.
К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.
Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.
Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.
По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft: «нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство». Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему: «Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры». Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows 95, основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько операций одновременно.
Насколько важную роль играет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует представленная ниже таблица 1. В этой таблице представлена сводная информация объёма производства крупнейших отраслей мировой промышленности.
Таблица 1. Объем производства по отраслям мировой промышленности
|
Отрасль |
Объем производства, млн. долларов |
|
|
Туристическая |
2900 |
|
|
Информационная |
2850 |
|
|
Текстильная |
1620 |
|
|
Химическая |
1320 |
По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев.
3.2 Пути совершенствования информационной системы
Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.
К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.
Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.
Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.
Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.
Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.
Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.
Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.
И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.
Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.
4. Анализ системы управления организацией на примере ООО «УАЗ - Автотранс»
4.1 Характеристика ООО «УАЗ - Автотранс»
Общество с ограниченной ответственностью «УАЗ-Автотранс» создано 22 октября 2002 г. в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Общество имеет Устав, утвержденный Решением Учредителя №1 от 28.10. 2004.
Учредителем Общества является физическое лицо. Для обеспечения деятельности Общества создан уставный капитал в размере 10 000 рублей за счет вклада учредителя денежными средствами.
Филиалов и представительств Общество не имеет дочерних и зависимых обществ нет.
Форма собственности: частная.
Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «УАЗ-Автотранс».
Сокращенное наименование Общества: ООО «УАЗ-Автотранс».
Местонахождение Общества: 432049, г. Ульяновск, ул. Азовская, 99.
Целью деятельности Общества является получение прибыли.
Общество осуществляет любые виды деятельности, не запрещенные, законом, в том числе предметом деятельности общества являются:
перевозка грузов автомобильным транспортом;
перевозки пассажирские, багажа, грузобагажа и грузовые перевозки;
услуги строительно-дорожными машинами, автоуслуги;
транспортно-экспедиторские, погрузо-разгрузочные, такелажные, складские работы и услуги;
деятельность по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств, осуществляемая на коммерческой основе, в том числе: услуги по техническому обслуживанию и ремонту легковых и грузовых автомобилей, автобусов, кузовов, рабочих органов, оборудования и оснастки специальных и специализированных автотранспортных средств;
Главным критерием развития ООО «УАЗ-Автотранс» является:
- улучшение качества обслуживания клиентов компании;
- увеличение парка собственного подвижного состава и скорости доставки;
- снижение стоимости услуг.
Совместная деятельность отсутствует.
Основные рынки сбыта:
г. Ульяновск;
Ульяновская область;
Свердловская область;
Основные конкуренты предприятия:
ООО «СтройАвто» (г. Ульяновск, ул. Брестская, 80);
ООО «Симбирск-Автотранс» (г. Ульяновск, Московское шоссе, 24);
«Симбирский УТЭП» (г. Ульяновск, ул. Урицкого, 23);
ОАО «Автотранспортное предприятие №2» (г. Ульяновск, Московское шоссе, 8)
Среднесписочная численность работников - 34 чел.
Организационная структура ООО «УАЗ-Автотранс» представлена на рис. 1. Учредителем (участником) Общества является физическое лицо гражданин Российской Федерации.
Высшим органом управления общества является общее собрание участников общества.
Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом - директором Общества; избираемым (назначаемым) на общем собрании участников общества сроком на 5 лет.
Рис. 1. Организационная структура ООО «УАЗ - Автотранс»
Структура управления ООО «УАЗ-Автотранс» является линейно-функциональной. Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.
Звенья управления показаны в табл. 2.
Таблица 2. Звенья управления организационной структуры ООО «УАЗ-Автотранс»
|
Звено |
Подразделение / структурная единица |
|
|
Линейное |
Производственное подразделение во главе с главными механиками |
|
|
Функциональное |
Инженер по ТБ Диспетчер Кладовщик Бухгалтерия во главе с главным бухгалтером |
Руководители функциональных подразделений осуществляют влияние на автотранспортное хозяйство формально. Они не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения работникам автотранспортного хозяйства. Функциональные службы осуществляют подготовку реализации услуг; подготавливают варианты решений вопросов, связанных с руководством реализации услуг.
Уровни управления ООО «УАЗ-Автотранс»:
I. Высшее руководство организации (top management):
учредитель;
генеральный директор.
II. Средний уровень (middle management) отсутствует.
III. Менеджмент первого уровня (first-line management):
механик;
главный бухгалтер.
Достоинства структуры управления ООО «УАЗ-Автотранс»:
освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением и др.;
построение связей «руководитель - подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.
Недостатки структуры:
каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;
отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями;
чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;
- аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими, множества оперативных задач.
Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана контролируют внешние по отношению к предприятию факторы, чтобы определить возможности и угрозы для фирмы. Анализ внешней среды помогает получить важные результаты. Он дает организации время для прогнозирования возможностей, время для составления плана на случай возможных угроз и время на разработку стратегий, которые могут превратить прежние угрозы в любые выгодные возможности.
Внешняя среда ООО «УАЗ-Автотранс» по своей структуре неоднородна и представлена средой прямого и средой косвенного воздействия. Анализ внешней среды ООО «УАЗ-Автотранс» представлен в таблице 3, де рассматриваются факторы прямого и факторы косвенного воздействия.
Таблица 3. Анализ внешней среды ООО «УАЗ-Автотранс»
|
Наименование фактора |
Степень значимости |
Характер воздействия |
|
|
Факторы прямого воздействия: |
|||
|
поставщики |
С позиции макроскопического представления организация - это система преобразования «входов» и «выходов». Основные разновидности входов - это рабочая сила, материалы, оборудование, энергия, капитал. |
Зависимость между ООО «УАЗ-Автотранс» и поставщиками, обеспечивающими ввод указанных ресурсов, - это прямое воздействие внешней среды на организацию. Изменчивость качества и цены ресурсов создаёт определённые проблемы. |
|
|
материалы |
Невозможность обеспечить поставки в нужных объёмах и в необходимые сроки может создать большие трудности для ООО «УАЗ-Автотранс». |
Такая система снабжения требует тесного взаимодействия ООО «УАЗ-Автотранс» с поставщиками. |
|
|
капитал |
Для роста и процветания ООО «УАЗ-Автотранс» нужны «поставщики» капитала. |
Существует много видов потенциальных инвесторов - это банки, инвестиционные и кредитные программы, акционеры, частные лица. |
|
|
трудовые ресурсы |
Для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, ООО «УАЗ-Автотранс» обеспечено персоналом нужных специальностей и квалификации. |
Люди, способные эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, представляют главный ресурс, использование которого обеспечивает эффективность и результативность организации. |
|
|
законы и государственная власть |
ООО «УАЗ-Автотранс» имеет определённый правовой статус, являясь частным предприятием. Это определяет, как организация может вести дела и какие налоги должна платить. |
Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и изменчивостью. В РФ принимается множество законов, непосредственно влияющих на предприятие, регулирующие деятельность ООО «УАЗ-Автотранс». |
|
|
государственные органы |
Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят свои собственные требования, имеющие силу закона. |
Министерства и ведомства Правительства, Центральный банк, департаменты, управления и отделы местных органов власти занимаются контролем, лицензирование деятельности по различным направлениям. |
|
|
законотворчество региональных и муниципальных органов власти |
Дополнительно усложняют деятельность ООО «УАЗ-Автотранс» регулирующие решения субъектов Федерации и местных органов власти. |
Каждый субъект Федерации, каждое муниципальное образование требуют от ООО «УАЗ-Автотранс» приобретение лицензий, ограничивают возможности выбора места для ведения дела, облагают налогами. |
|
|
потребители |
Эффективность ООО «УАЗ-Автотранс» зависит от её способности находить или создавать для себя потребителя результатов деятельности. |
||
|
конкуренты |
Если не удовлетворять нужды потребителей более эффективно, чем конкуренты, то организация просуществует недолго. |
Потребители - не единственный объект соперничества. Конкурентную борьбу ООО «УАЗ-Автотранс» ведёт за трудовые ресурсы, капитал и право использовать определённые технические нововведения. |
|
|
Факторы косвенного воздействия: |
|||
|
технология |
Скорость изменения технологий быстро растёт, и эта тенденция сохранится в дальнейшем. ООО «УАЗ-Автотранс» должно быстро реагировать на новые разработки. |
Технологические нововведения влияют на эффективность работы ООО «УАЗ-Автотранс», конкурентоспособность, на процесс обновления услуг |
|
|
состояние экономики |
Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения ООО «УАЗ-Автотранс» капитала для своих нужд. |
Состояние экономики влияет на стоимость всех ресурсов и способность потребителей покупать определённые товары и услуги ООО «УАЗ-Автотранс». |
|
|
социокультурные факторы |
Это установки, жизненные ценности и традиции. Изменение установок влияет на то, что работники считают положительным в деятельности ООО «УАЗ-Автотранс». |
Эти факторы влияют на услуги, являющиеся результатом деятельности ООО «УАЗ-Автотранс», поскольку они определяют вкусы потребителей. |
|
|
политические факторы |
Они имеют для руководителя ООО «УАЗ-Автотранс» особое значение. Один из них - отношение органов власти и управления, судебных органов к предпринимательству. Больше значение имеет фактор политической стабильности. |
Для экспорта продукции политические изменения могут привести к ограничению прав собственности, к установлению специальных пошлин. |
Таким образом, анализ внешней среды позволяет ООО «УАЗ-Автотранс» создать перечень опасностей и возможностей, с которыми организация сталкивается в этой среде. Для успешного формирования стратегии руководство должно иметь полное представление о существенных внешних проблемах.
Менеджер ООО «УАЗ-Автотранс» формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.
Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством.
Основные переменные в ООО «УАЗ-Автотранс», которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.
Проанализируем внутреннею среду организации ООО «УАЗ-Автотранс» представим её в таблице 4.
Таблица 4. Анализ внутренней среды ООО «УАЗ-Автотранс»
|
Функциональная подсистема |
Роль в бизнес-процессе |
Характеристика функций |
|
|
Цели |
Цель представляет собой предвосхищение результатов какого-либо рода деятельности. Цель ООО «УАЗ-Автотранс» определяет концепцию развития и основные направления деловой активности. Для достижения поставленной цели ООО «УАЗ-Автотранс» выполняет программу действий, которая позволит разрешить проблему, отделяющую данную ситуацию от желаемой. |
Основной целью ООО «УАЗ-Автотранс» является получение прибыли. Прибыль это ключевой показатель организации. Её планируется увеличить с помощью ориентации на минимизацию прибыли. Это обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь. |
|
|
Структура |
Организационная структура представляет собой сочетание отдельных звеньев в их взаимосвязи и соподчиненности, выполняющих различные функции управления организации, и характеризует собой один из базовых элементов системы управления. |
Подобные документы
Теоретические аспекты информационного обеспечения управления деятельностью предприятия, понятие и сущность управленческой информации. Проведение анализа информационного обеспечения управления конкретным предприятием и предложения по его совершенствованию.
дипломная работа [3,0 M], добавлен 26.09.2010Информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов системы управления предприятия. Классификация и анализ информации по категориям. Особенности реализации маркетинговой стратегии деятельности фирмы на рынке информационных услуг и продуктов.
курсовая работа [94,4 K], добавлен 15.12.2012Понятие информации, источники управленческой информации и информационные службы на предприятиях. Процесс промышленной разведки конфиденциальных сведений и их защита. Виды управленческой информации и информационные системы управления предприятием.
реферат [29,9 K], добавлен 17.08.2009Понятие и классификация информационных технологий управления. Значение использования информационных систем для обеспечения эффективного управления предприятием. Использование информационных технологий в управлении "Росинтер ресторантс холдинг".
курсовая работа [29,6 K], добавлен 22.01.2015Понятие и сущность управленческой информации. Контроллинг как функция управления и его информационное обеспечение. Анализ контроллинга и его информационного обеспечения на ООО "Арт Стиль Март Мебел Руссланд" и предложения по его совершенствованию.
курсовая работа [645,3 K], добавлен 26.09.2010Информационное и документальное обеспечение управленческой деятельности предприятия. Контроль исполнения документов управленческой деятельности предприятия. Кадровое обеспечение системы управления персоналом организации. Документация по личному составу.
курсовая работа [47,2 K], добавлен 29.11.2011Проблемы информатизации процесса управления предприятием. Особенности информационных технологий на разных уровнях управления. Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием.
дипломная работа [448,1 K], добавлен 13.06.2017Понятие и значение информационного обеспечения в деятельности предприятия, особенности организации его механизма. Проведение оценки информационных потоков при управлении предприятием, расчет основных показателей его финансово-хозяйственной деятельности.
дипломная работа [866,6 K], добавлен 23.01.2012Информация как ресурс и продукт системы управления. Организационно-экономическая характеристика предприятия, принципы управления внутрифирменной системой информации. Анализ эффективности и направления совершенствования процесса ее передачи и обработки.
курсовая работа [112,3 K], добавлен 03.06.2015Определение места контроллинга в системе управления и информационного обеспечения деятельности предприятия. Понятие и сущность управленческой информации. Технология формирования управленческой информации и основные направления развития контроллинга.
курсовая работа [507,0 K], добавлен 27.11.2010
