Информационное обеспечение управления предприятием

Структура управления ООО «УАЗ-Автотранс» является линейно-функциональной. Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Задачи

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства ООО «УАЗ-Автотранс» о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Руководство ООО «УАЗ-Автотранс» достигает решение задач через других людей, поэтому люди являются центральным фактором в организации.

Технология

Это системное сочетание знаний, навыков, оборудования и инфраструктуры, которые необходимы для выполнения образовательных услуг.

Задачи и технологии ООО «УАЗ-Автотранс» тесно связаны между собой. Для выполнения задач используются конкретные технологии как средство преобразования информации и «материала», поступающих на «вход» и исходящих на «выходе».

Люди

Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один».

Менеджер ООО «УАЗ-Автотранс» формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в ООО «УАЗ-Автотранс», очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия оказывают серьезное влияние как на характеристику работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент ООО «УАЗ-Автотранс» строит свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и старается устранять отрицательные последствия его действий.

Но следует помнить, что в управлении эти переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга (рис. 2).

Рис. 2. Взаимосвязь внутренних переменных

Этот рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно не забывать, что ООО «УАЗ-Автотранс» - открытая система. И поэтому эта схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому, что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Миссия организации - это главная цель организации, ради которой она создана и которая характеризует определённый вид её деятельности. Миссия детализирует статус организации и направление деятельности для определения главной цели и стратегии организации. Формулировка миссии обычно включает: цель организации по товарам и услугам, рынкам, технологиям; характеристику культуры организации; тип привлекаемых работников.

Миссия ООО «УАЗ-Автотранс» заключается в том, чтобы оказывать услуги наивысшего качества для максимального удовлетворения запросов потребителей.

Достижение этой цели требует создания организации и условий работы, привлекающих самых достойных людей, обеспечивающих наиболее полное развитие их талантов, свободный и вдохновенный труд на благо процветания дела, сохранение и развитие исторических принципов честного отношения к труду и правильных действий.

Путём успешного применения этих принципов ООО «УАЗ-Автотранс» сможет добиться лидирующего положения своих услуг на рынке по доле и прибыли, что приведёт к процветанию дела, рабочих и служащих.

Цель - фундаментальное понятие теории управления. Цели разделяются на общие и специфические. Общие цели отражают концепцию организации, её миссию и разрабатываются на длительную перспективу. Специфические цели разрабатываются в контурах общих целей по основным направлениям деятельности организации и по её подразделениям или дочерним организациям.

Поскольку цели определяют стремление работать эффективно в заданном ими направлении, постольку для этого необходим период времени для достижения цели разделяется на этапы. На каждом таком этапе цель подразделяется на подцели с тем, чтобы чётко определить на каждом этапе количественно измеряемые рубежи. Чтобы сама цель и подцели были выполнены в полном объёме и в установленные сроки, необходима полная увязка подцелей и цели с ресурсным обеспечением для их достижения.

После составления «дерева целей» необходимо произвести расчёт необходимых факторов производства. Для этого определим, что прибыль от оказываемых услуг может увеличиться за счёт:

снижения расходов по оказываемым услугам;

увеличения объёма услуг оказываемых населению, с помощью нахождения новых потребителей предлагаемых услуг;

снижения транспортных расходов за счёт:

- закупки более дешёвого топлива;

- уменьшения количества поставок материала, за счёт поставки его более большими партиями;

4. снижения расходов на рекламу;

5. за счёт экономии электроэнергии и экономии горячего и холодного водоснабжения, для этого надо установить счётчики и назначить ответственное лицо, которое будет следить за экономией света и воды в помещениях;

Объём оказываемых услуг в 2009 году планируется увеличить на 7% (таб. 4), для расчёта этого показателя использовалась следующая формула:

объём услуг 2008 года Ч (100 +% повышения)

100

В первом квартале объём оказываемых услуг планируется увеличить на 26%:

3568 Ч (100 + 26) = 4500 ед.

100

Во втором квартале на 3%:

4950 Ч (100 + 3) = 5100 ед.

100

В третьем квартале на 3,4%:

5800 Ч (100 + 3,4) = 6000 ед.

100

В четвёртом квартале на 2,5%:

6182 Ч (100 + 2,5) = 6335 ед.

100

В целом объём услуг в 2009 году планируется увеличить на 7%:

20500 Ч (100 + 7) = 21935 ед.

100

Таблица 5. Планирование объёма услуг на 2009 год по кварталам

Наименование квартала	отчётный 2008 год, ед.	план на 2009 год, ед.	изменение +/-
А	2	3	4
1 квартал	3568	4500	932
2 квартал	4950	5100	150
3 квартал	5800	6000	200
4 квартал	6182	6335	153
Итого	20500	21935	1435

Объём услуг на 2009 год по сравнению с 2008 годом увеличился на 1435 ед. и составил 21935 ед. Это приводит к увеличению оборота.

Также планируется снизить расходы на оказания услуг за счёт закупки более дешёвого топлива для машин, сокращения штатных единиц. Ещё можно снизить расходы за счёт экономии электроэнергии, водоснабжения и отопления. Для этого устанавливаются счётчики на электричество, водоотведение и отопления и назначается ответственное лицо, которое будет контролировать использование воды и света.

Также планируется снизить постоянные издержки на 3%, а переменные на 2%. Рассчитаем плановые показатели на 2009 год (таблица 5).

Плановые постоянные расходы рассчитываются по формуле:

постоянные расходы 2008 года Ч (100 -% понижения)

100

483,2 Ч (100 - 3) = 468,7 тыс. руб.

100

Плановые переменные расходы рассчитываются по формуле:

переменные расходы 2008 года Ч (100 -% понижения)

100

323,19 Ч (100 - 2) = 316,73 тыс. руб.

100

Таблица 5. Плановые показатели переменных и постоянных расходов ООО «УАЗ-Автотранс» на 2009 год

показатели	отчётный 2008 год	плановые показатели на 2009 год	Изменения, +/ -
1	2	3	4
постоянные расходы, тыс. руб., в том числе: - отопление; - освещение; - водоснабжение; - з/п обслуживающего персонала; - аренда имущества.	483,2 10 8,35 8,95 424,3 31,6	468,7 9,7 8,1 8,68 411,57 30,65	-14,5 -0,3 -0,25 -0,27 -12,73 -0,95
переменные расходы, тыс. руб., в том числе: - транспортные расходы; - расходы на з/п, выплачиваемую сдельно в% к товарообороту в сумме	323, 19 18,05 305,14	316,73 17,69 299,04	-6,46 -0,36 -6,1
оборот, тыс. руб.	1179,23	1709,88	530,65
уровень постоянных расходов, %	40,98	27,41	-13,57
уровень переменных расходов, %	27,41	18,52	-8,89

Если постоянные расходы уменьшатся на 3%, то в 2009 году они составят 468,7 тыс. руб., то есть на 14,5 тыс. руб. меньше чем в 2008 году. Переменные расходы планируется уменьшить на 2%. Значит, в 2009 году они составят 316,73 тыс. руб. это на 6,46 тыс. руб. меньше чем в 2008 году.

К переменным расходом относятся транспортные расходы и расходы на заработную плату, выплачиваемую сдельно в % к обороту. Планируемые транспортные расходы должны уменьшатся на 0,36 тыс. руб. и составят 17,69 тыс. руб. Транспортные расходы могут уменьшаться за счёт экономии топлива. Для этого топливо закупается более дешёвое. Также можно уменьшить количество поставок материала, но тогда надо увеличить объём поставляемых материалов за один раз, чтобы не было их недостачи, когда спрос на них велик. Также планируется снизить расходы на заработную плату, выплачиваемую сдельно в % к обороту, она составит 299,04 тыс. руб., это на 6,1 тыс. руб. меньше чем в 2008 году. Это снижение можно сделать за счёт сокращения штатных единиц.

Организационная структура управления представляет собой сочетание отдельных звеньев в их взаимосвязи и соподчинённости, выполняющих различные функции управления организации, и характеризует собой один из базовых элементов системы управления.

Учредителем (участником) Общества является физическое лицо гражданин Российской Федерации.

Рис. 4. Организационная структура ООО «УАЗ - Автотранс»

Высшим органом управления общества является общее собрание участников общества.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом - директором Общества; избираемым (назначаемым) на общем собрании участников общества сроком на 5 лет.

Структура управления ООО «УАЗ-Автотранс» является линейно-функциональной. Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Руководители функциональных подразделений осуществляют влияние на автотранспортное хозяйство формально. Они не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения работникам автотранспортного хозяйства. Функциональные службы осуществляют подготовку реализации услуг; подготавливают варианты решений вопросов, связанных с руководством реализации услуг.

Достоинства структуры управления ООО «УАЗ-Автотранс»:

освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением и др.;

построение связей «руководитель - подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки структуры:

каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;

отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями;

чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;

аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими, множества оперативных задач.

Организационная структура управления, несмотря на то что является статичной частью системы управления, вследствие динамичности самой системы управления также должна развиваться. Этот процесс не должен быть стихийным, и его следует осуществлять целенаправленно. Можно получить всю необходимую информацию и повысить её эффективность путём заранее спланированного изменения в комбинациях отдельных элементов организации, во внутренних структурах, во взаимосвязи отдельных элементов технологии управления.

Организационная культура - это специфические для данной организации ценности, отношения, поведенческие нормы, сложившиеся в деловой практике и сознании работников. Она опирается на систему ценностей организации.

Каково же содержание организационной культуры ООО «УАЗ-Автотранс»? Ведущую роль в культуре организации играют организационные ценности. Организационные ценности - это предметы, явления и процессы, направленные на удовлетворение потребностей членов организации и признающиеся в качестве таковых большинством членов организации. Главные из них: оказание услуг; стабильные долговременные устойчивые отношения с заказчиком; максимальная экономическая эффективность, получение прибыли является важной организационной ценностью в условиях товарного производства; проведение определенной социальной политики, направленной на удовлетворение разнообразных потребностей работников предприятия.

ООО «УАЗ-Автотранс» ставит перед собой задачу оказывать услуги наивысшего качества и потребительской ценности для максимального удовлетворения запросов клиентов. Успех деятельности ООО «УАЗ-Автотранс» зависит от создания благоприятных отношений с потребителями, основанных на добросовестности, соблюдении этических норм и взаимном доверии.

В своих взаимоотношениях с поставщиками ООО «УАЗ-Автотранс» руководствуется принципами честности, справедливости, взаимного уважения. ООО «УАЗ-Автотранс» стремиться создать систему всесторонней поддержки поставщиков, способствующую общему процветанию, а также долгосрочному сотрудничеству на прочной основе.

Каждый сотрудник ООО «УАЗ-Автотранс» должен знать и соблюдать в своей повседневной работе правила безопасности труда и охраны окружающей среды.

Сотрудники, в обязанность которых входит оценка безопасности предлагаемых услуг, должны принимать все возможные меры для того, чтобы характеристики услуг соответствовали наивысшим профессиональным и научным стандартам.

ООО «УАЗ-Автотранс» стремиться создать на работе безопасные, здоровые и стимулирующие высокую производительность труда условия. Каждый сотрудник несёт личную ответственность перед коллегами и компанией за содействие в устранении причин и обстоятельств, подрывающих такие условия и отрицательно сказывающихся на обстановке в коллективе.

ООО «УАЗ-Автотранс» руководствуется правилом приёма на работу на основе оценки профессиональных качеств кандидатов и с учётом требований, предъявляемых к данной должности.

Не допускается нахождения на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, так как это может поставить под угрозу безопасность труда. Должны быть приняты надлежащие меры для недопущения того, чтобы употребления сотрудниками алкоголя или наркотических средств оказывало отрицательное воздействие на безопасность и успешное ведения бизнеса.

Ввиду того что в конечном счёте характер организации представляет собой лишь отражение деятельности её коллектива, каждый сотрудник несёт постоянную личную ответственность за то, чтобы в своих отношениях с заказчиками, поставщиками, коллегами, акционерами и общественностью организация, как и ранее, продолжала своё стремление «поступать наилучшим образом».

Для того чтобы мотивировать конкретного человека, руководитель ООО «УАЗ-Автотранс» должен дать ему возможность удовлетворить его важнейшие потребности посредством такого образа действий, который способствует достижению целей всей организации.

Для удовлетворения высших потребностей руководство ООО «УАЗ-Автотранс» использует рекомендации, которые показаны в таблице 6.

Таблица 7. Рекомендации по удовлетворению высших потребностей

Социальные потребности	Потребности в уважении	Потребности в самовыражении
Руководитель ООО «УАЗ-Автотранс» создаёт в коллективе чувство единой команды; Строит работу так, чтобы сотрудники могли общаться; Проводит с подчинёнными периодические совещания: Не старается разрушить неформальные группы, если они не наносят организации ущерба; Создаёт условия для социальной активности работников ООО «УАЗ-Автотранс» вне её рамок.	Руководитель ООО «УАЗ-Автотранс» предлагает подчинённым содержательную работу; Обеспечивает им положительную обратную связь с достигнутыми результатами; Высоко оценивает и поощряет достигнутые подчинёнными результаты; Привлекает подчинённых к формулировке целей и выработке решений; Делегирует подчинённым дополнительные права и полномочия; Продвигает подчинённых по служебной лестнице; Обеспечивает обучение и переподготовку, которая повышает уровень компетентности.	Руководитель ООО «УАЗ-Автотранс» обеспечивает подчинённым возможности для обучения и развития, которые позволили бы полностью использовать их потенциал; Даёт подчинённым сложную и важную работу, требующую у них полной отдачи; Поощряет и развивает у подчинённых творческие способности.

Одним из факторов успешного развития ООО «УАЗ-Автотранс» является эффективная система стимулирования труда. Она интегрирует хорошо продуманные и неукоснительно используемые формы и методы повышения трудовой активности персонала, которые по своему характеру подразделяются на две тесно связанные между собой группы экономических и психологических стимулов.

Главным экономическим стимулом повышения трудовой активности работников является заработная плата. Задержка ее выплаты исключена.

Эффективным стимулом является предоставление работникам ООО «УАЗ-Автотранс» материальной помощи в виде различных единовременных пособий - на жилье, некоторые виды коммунальных услуг, питание, одежду, транспорт, культурные и медицинские нужды. Эти пособия носят разовый характер и выплачиваются лишь в исключительных случаях, являясь, по сути, своеобразной благотворительной помощью.

Работникам ООО «УАЗ-Автотранс» осуществляется заранее оговоренная единовременная выплата в форме выходных пособий при уходе на пенсию по достижении пенсионного возраста. Это либо особая единовременная сумма, либо сумма, эквивалентная заработанной пенсии. Эти выплаты не требуют каких-либо предварительных взносов со стороны сотрудников, а осуществляются на безвозмездной основе за счет прибыли предприятия. Единственное условие, дающее право на получение таких выплат, - непрерывный стаж работы на данном предприятии не менее 20 лет.

Необходимо иметь в виду, что мотивация работника сопряжена с общей системой вознаграждения в организации, которая может обеспечить огромное разнообразие, стимулируя интенсификацию труда.

Заключение

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

В ходе анализа предприятия, было выявлено, что высшим органом управления ООО «УАЗ-Автотранс» является общее собрание участников общества.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом - директором Общества; избираемым (назначаемым) на общем собрании участников общества сроком на 5 лет.

Структура управления ООО «УАЗ-Автотранс» является линейно-функциональной. Внешняя среда ООО «УАЗ-Автотранс» по своей структуре неоднородна и представлена средой прямого и средой косвенного воздействия.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды ООО «УАЗ-Автотранс», которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы.

От внутренних переменных, от которых зависит внутреннее благополучие организации, и их взаимодействие способствует достижению общих целей организации. Внешняя среда имеет свойства сложности и неопределенности.

Таким образом, главное, что необходимо усвоить-то, что внешние факторы в совокупности с факторами внутренней среды оказывают решающее воздействие на функционирование организации. Все переменные тесно переплетаются и влияют друг на друга. Менеджер должен уметь анализировать все эти факторы в совокупности, не упуская ни одного из виду, и принимать верное решение.

Миссия ООО «УАЗ-Автотранс» заключается в том, чтобы оказывать услуги наивысшего качества для максимального удовлетворения запросов потребителей.

Построение «дерева целей» показало, что необходимо произвести расчёт необходимых факторов производства, из которых следует, что если постоянные расходы уменьшатся на 3%, то в 2009 году они составят 468,7 тыс. руб., то есть на 14,5 тыс. руб. меньше чем в 2008 году. Переменные расходы планируется уменьшить на 2%. Значит, в 2009 году они составят 316,73 тыс. руб. это на 6,46 тыс. руб. меньше чем в 2008 году.

К переменным расходом относятся транспортные расходы и расходы на заработную плату, выплачиваемую сдельно в% к обороту. Планируемые транспортные расходы должны уменьшатся на 0,36 тыс. руб. и составят 17,69 тыс. руб. Транспортные расходы могут уменьшаться за счёт экономии топлива. Для этого топливо закупается более дешёвое. Также можно уменьшить количество поставок материала, но тогда надо увеличить объём поставляемых материалов за один раз, чтобы не было их недостачи, когда спрос на них велик. Также планируется снизить расходы на заработную плату, выплачиваемую сдельно в % к обороту, она составит 299,04 тыс. руб., это на 6,1 тыс. руб. меньше чем в 2008 году. Это снижение можно сделать за счёт сокращения штатных единиц.

Список литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации: С учетом Федерального закона от 2 февраля 2006 года №19-ФЗ. По состоянию на 10 апреля 2006 года. М.: Гросс-медиа, 2006.

2. Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Российская газета. 1998. 17 февраля. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. - М., 2002

3. Васецкий А.А. Тарасов Н.А. Яновский В.В. Основы менеджмента: Элек-

тронное учебное пособие/ Под ред. Яновского ВВ. - СПБ, СЗАГС, 2007.

4. Ехлаков Ю.П. Методы и технологии документационного обеспечения управленческих решений / Ю.П. Ехлаков, В.Е. Кириенко, П.В. Сенченко; Том. гос. ун-т систем. упр. и радиоэлектроники. - Томск, 2005. - 178 с.: ил., табл. - Библиогр.:

5. Менеджмент: под общей редакцией проф. М.П. Переверзева, Москва ИНФРА-М 2007.

6. Белокоровин Э.А., Маслов Д.В. Малый бизнес: пути развития. - Архангельск: Март, 2003.

7. Шубенкова Е.В. Особенности корпоративной культуры в условиях тотального менеджмента качества // Управление персоналом. 2004. №3.

8. Савина О. А, Управление промышленными предприятиями с использованием систем поддержки решений. - М.: МАИ, 2006.

9. Ясин Е.Г. Российская экономика. Истоки и панорама рыночных реформ. - М.: ГУ ВШЭ, 2003.

10. Карпиков О.В., Смирнов В.Т. Коммерческая активность предприятия. - Орёл: ОрёлГТУ, 2003.

Размещено на Allbest.ru