Организационно-правовая документация в структуре ДОУ

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1.Понятие «организационно-правовая документация»

1.1 Роль и функции организационных документов в управлении

1.2 Состав и назначение организационно-правовых документов

Глава 2. Составление и оформление организационно-правовой документации

2.1 Общие требования к составлению и оформлению документов

2.2 Учредительный договор

2.3 Устав

2.4 Положение об организации и структурном подразделении

2.5 Инструкция. Должностная инструкция

2.6 Регламент работы

2.7 Структура и штатная численность. Штатное расписание

2.8 Правила внутреннего трудового распорядка

2.9 Инструкция по делопроизводству

2.10 Номенклатура дел

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Сейчас невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно - исследовательский институт или воинская часть, неприметный частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких фундаментальных вещей как собственный Устав, без положений, без штатного расписания, без распорядка работы и без должностных инструкций.

Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно - правовой деятельности любого акционерного общества.

Именно через организационно - правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписываются, в частности, юридическое оформление создания акционерного общества в целом, а так же его структурных подразделений (при наличии таковых), включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов акционерного общества, установление режима работы персонала, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например: лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и так далее).

Управление организацией неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Темой данной работы является освещение организационно - правовой документации в структуре документационного обеспечения управления.

Предметом исследования данной работы являются документы.

Объектом исследования являются организационно-правовые документы, их структура, объем текста, способы создания, хранения и передачи.

Основная цель написания данной работы - формирование знаний и умений, необходимых для составления и управления ведения организационно - правовой документации в системе документационного обеспечения управления.

Основная задача данной работы - дать системное представление о сущности, структуре и функциях организационно-справочной документации.

1. ПОНЯТИЕ «ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТ»

1.1 Функции организационных документов, их роль в управлении

Организационные документы играют важную роль в жизни любого предприятия, учреждения, организации. Для каждой организации, в том числе и общественной, они устанавливают порядок ее создания, работы, структуру и штатную численность. Процесс создания организации всегда начинается с разработки организационных документов. Без них невозможно законное и рациональное функционирование организаций. Поэтому современным законодательством России закреплены требования к составлению и оформлению различных видов организационных документов.

Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции они выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности, а также нормальное функционирование каждого члена данного социального института, общества, предприятия, организации в его конкретной социальной роли. Правовой функцией называется функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

Рассмотрим более подробно понятие «организационного документа».

По государственному стандарту на делопроизводственные и архивные термины, документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: «Госстандарт России», 1998, С. 1..

Стандарт содержит также определение организационно-распорядительного документа - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Однако стандарт не содержит отдельного определения организационного документа. Очевидно, это связано с тем, что функции организационных и распорядительных документов во многом пересекаются, поэтому их принято объединять в одну систему документации.

Для более полного понимания названия «организационный документ» рассмотрим значение слов «организация», «организационный», «организовывать», «организованный».

Согласно новому словарю русского языка:

«Организация - ...2) Объединение, союз людей, общественных групп, государств, соединенных общей программой действий // Государственное, партийное или общественное учреждение. 3) Устройство, построение, склад чего-либо».

«Организационный - соотносящийся по значению с существительным «организация», связанный с ним»".

«Организовывать - ...2) Объединять, сплачивать кого-либо для какой-либо цели. 3) Упорядочивать, придавать чему-либо планомерный, согласованный характер, устраивать по плану».

«Организованный - 1) Планомерный, согласованный, упорядоченный // Действующий четко и планомерно. 2) Обладающий организацией, осуществляемый через посредство организации».

Исходя из этих определений можно сделать вывод, что организационные документы - это большая группа документов, позволяющих организовать, упорядочить, согласовать какую-либо деятельность. Они позволяют создать согласованную программу действий, объединить людей, подразделения, организации, государства для достижения единой цели, придавая при этом их деятельности планомерный и согласованный характер.

Таким образом, с разработки организационных документов начинается не только существование организации, но и возникает управленческая деятельность, которая регулируется с помощью права. Это касается определения статуса субъектов и объектов, правового положения каждого звена управления, связано с точностью определения цели и задачи его деятельности и способов оценки этой деятельности, регулированием отношений, в которые оно вступает с другими звеньями управления, с ресурсным обеспечением.

На любом уровне управления необходимо зафиксировать следующие условия управленческой деятельности:

цели и задачи;

структуру и правовой статус конкретного звена управления;

разделение труда и установление порядка функционирования этого звена;

дифференциацию и фиксирование функций, децентрализацию полномочий, персонализацию ответственности;

- осуществление деятельности органа управления и должностных лиц на основе действующего законодательства.

Наряду с определением статуса, функций, структуры и штатов необходимо регулировать выполняемые работы, подчинять их заранее установленным правилам. Должны быть определены виды работ, действий и операций, на которые распадаются управленческие функции, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в конкретном случае, виды потребляемой информации, периодичность и сроки выполнения работ, состав исполнителей.

Условия четкого и рационального функционирования организации обеспечивают существующая законодательная и нормативная база и организационные документы. Они определяют статус органа управления, его функции, закрепляют его компетенцию, регламентируют труд работников как исполнителей предписанных функций.

Классическим методом распределения и закрепления задач, функций, обязанностей, прав и ответственности, установления взаимосвязей на любом уровне управления является регламентация.

Процесс возникновения государства невозможен без появления управленческой деятельности. Появление управленческой деятельности всегда сопровождается появлением права, которое упорядочивает управленческие отношения и организует их. Поэтому можно предположить, что первые документы, возникающие с образованием государства, будут носить не только правовой, но и организационный характер.

1.2 Назначение и состав организационно - правовых документов

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает:

- создание организации, включая выбор ее организационно - правовой формы;

- установление ее структуры;

- определение штатной численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентацию деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

- установление режима работы и системы органов;

- организацию труда работников и оценку их труда;

- реорганизацию;

- ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.

Организация деятельности выражается в разработке и утверждении комплекса организационно - правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.

К организационно - правовым документам относятся:

учредительный договор;

устав организации;

положение об организации;

положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;

регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности;

должностные инструкции работников;

памятки.

Организационно - правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом и руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно - правового документа.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно - правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно - правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно - правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. При реорганизации учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно - правовые документы Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - С. 66. .

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

Организационно - правовые документы разрабатываются руководством организации или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу управления, как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно - правовые документы оформляются на общем бланке с указанием конкретного вида или на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

- название учреждения или подразделения;

- вид документа;

- дата;

- номер документа;

- заголовок к тексту;

- подпись;

- гриф утверждения.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

устав (чей?) Московского политехникума;

инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;

положение (о чем?) о Совете директоров;

положение (о чем?) о Министерстве труда и социального развития РФ;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

должностная инструкция (кого?) бухгалтера;

штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;

структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ....... год.

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно - распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - С. 62..

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО - ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Общие требования к составлению и оформлению документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках норм и требований.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить ''полезную '' площадь - место для размещения текста, основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов - легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

- состав применяемых в управленческой системе документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- виды применяемых бланков и порядок их использования;

- порядок движения основных видов документов;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливают на пишущих машинах или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придают документам официальный характер, обеспечивают их качество.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14,15, Times DL размером 12, 13, 14, через 1 - 2 интервала Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. С.6..

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) -28 знаков.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита “Заголовок к тексту ”, на бланках А4 - через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова “страница” (стр.).

Отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака - реквизит “Адресат”.

Отступив 40 печатных знаков реквизиты “Гриф ограничения доступа к документу” и “Гриф утверждения”.

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите “Подпись”.

2.2 Учредительный договор

Учредительный договор - это правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации.

Учредительный договор юридического лица заключается только его учредителями (участниками), от которых зависит многосторонность учредительного договора. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участие в его деятельности.

Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управление деятельностью юридического лица, а также выход учредителей из его состава.

Учредительный договор приобретает силу для 3-х лиц с момента государственной регистрации. Изменения, внесенные в учредительный договор, приобретают силу с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию о таких изменениях. Однако, юридические лица и их представители не вправе ссылаться на отсутствие регистраций таких изменений в отношениях с 3-ми лицами, действовавшими с учетом этих изменений.

Обычно учредительный договор заключают общества с ограниченной ответственностью на основании закона РФ “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 8 февраля 1998г. №14-ФЗ и акционерные общества на основании федерального закона “Об акционерных обществах ” от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ

Учредительный договор всегда составляется при учреждении общества несколькими лицами. Учредители общества при этом избирают исполнительные органы и утверждают денежную оценку не денежных вкладов.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным документом, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами.

В учредительный договоре учредители обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, состав учредителей, размер и состав вклада в уставной капитал общества, размер доли каждого участника, ответственность учредителей за нарушение обязанностей по внесению вклада, условия и порядок распределения между учредителями прибыли, состав органов общества и порядок выхода учредителей из общества.

Порядок заключения, составления и оформления, а также такие юридические аспекты учредительного договора, как вступление его в силу, внесение изменений, прекращения действия, регламентируются законодательством РФ.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговаривается другой срок. В качестве учредителей новой организации могут выступать как физические, так и юридические лица. Если учредителем является юридическое лицо, то договор от его имени подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью. Если учредителем является физическое лицо, договор подписывается непосредственно им. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица с момента представления учредительного договора в соответствующие государственные органы, где осуществляется его государственная регистрация.

Разделы учредительного договора

1) вводная часть (общие положения) - обязательно указываются юридические лица;

2) цель заключения;

3) наименование и правовая форма создаваемой организации;

4) предмет деятельности организации;

5) место нахождения организации;

6) обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица;

порядок образования имущества;

7) условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица;

8) порядок распределения прибыли и погашения убытков;

9) порядок управления делами юридического лица;

10) права и обязанности участников (учредителей);

11) ответственность за нарушения договора;

12) условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов;

13) порядок рассмотрения споров;

14) порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Эти разделы могут быть изменены в каждом конкретном случае.

Учредительный договор подписывается всеми учредителями и закрепляется их печатями. Если учредителей 2, то их подписи оформляются справа и слева, если 3, то справа, слева и внизу.

2.3 Устав

Устав - это правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных либо государством, либо организацией и регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм собственности.

Организации действуют на основании устава либо учредительного договора и устава. Требования к содержанию уставов тех или иных организаций, а также их некоторые реквизиты, предписываются соответствующими законами (например, требования к содержанию устава образовательного учреждения - Законом РФ «Об образовании»).

Устав утверждается учредителями юридического лица. В уставе организации определяются все требования, обязательные для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

Устав разрабатывается для обществ с ограниченной ответственностью, для акционерных обществ, некоторых некоммерческих организаций, например, муниципальных образовательных учреждений.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

1) полное и сокращенное фирменные наименования общества;

2) место нахождения общества;

3) тип общества (открытое или закрытое) - для акционерных обществ;

4) количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные или привилегированные) акций, размещаемых обществом - для акционерных обществ;

5) права акционера - для акционерных обществ;

6) размер уставного капитала общества;

7) сведения о составе, структуре и компетенции органов общества и порядок принятия или решений;

8) порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решения по которым принимаются органами управления общества большинством голосов или единогласно - для акционерных обществ;

9) сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества - для акционерных обществ;

10) права и обязанности участника общества - для обществ с ограниченной ответственностью;

11) сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества - для обществ с ограниченной ответственностью;

12) сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале;

сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления общества в информации, как участникам общества, так и третьим лицам;

13) сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале;

14) сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления общества в информации, как участникам общества, так и третьим лицам;

15) сведения о филиалах и представительствах общества;

16) иные положения, предусмотренные действующим законодательством.

В соответствии с законом «Об акционерных обществах» по требованию заинтересованных лиц общество обязано предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества.

Внесение изменений и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров или по решению совета директоров. Внесение изменений, связанных с уменьшением уставного капитала, принимается общим собранием акционеров, а внесение изменений, связанных с увеличением уставного капитала, осуществляется решением общего собрания акционеров и совета директоров.

Устав содержит набор обязательных реквизитов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа (Устав), место издания, гриф (УТВЕРЖДЕНО), текст документа. Структура Устава состоит из следующих разделов:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

3. ФУНКЦИИ

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

5. РУКОВОДСТВО

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

7. ПРОИЗВОДСТВЕННО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

8. ИМУЩЕСТВО И СРЕДА

9. КОНТРОЛЬ, ПРОВЕРКА И РЕВИЗИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Устав оформляется на листах формата А4, аналогично учредительному договору (приложение А). Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава на титульном листе Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - С. 64..

2.4 Положение об организации и структурном подразделении

Положение об организации - это правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета (органы власти и управления), а также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения и представительства. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений обязательно указывается наименование вышестоящей организации, вид документа, дата, номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ.

Виды положений об организации

1. типовые;

2. примерные;

3. индивидуальные.

Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией.

Обычно положения утверждаются распорядительным документом, но может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методологические материалы по их применению. М., 1982. С. 12 - 21.. Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст положения включает следующие разделы:

- Общие положения;

- Основные задачи;

- Функции;

- Права и обязанности;

- Руководство;

- Взаимоотношение (служебные связи);

- Контроль, проверка и ревизия деятельности;

- Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» должны быть приведены официальные полное и сокращенное наименования организации, которые будут использоваться во всех официальных документах, в том числе и на бланках организации. Далее указываются цели и основания создания организации, т.е. указывается правовой акт, на основании которого была создана организация. В том же разделе указываются, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных задач (проблем), которые определяют характер и направления деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются функции и виды работ, реализация которых обеспечивает выполнение основных задач организации.

В разделе «Права и обязанности» указываются:

права, которыми наделена организация в лице ее руководителя;

обязанности, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

Права устанавливают в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций.

Право в данном случае - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать представления определенной информации.

В этом разделе указывается право на издание определенных видов распорядительных документов, право представительствовать в соответствующих органах и др.

В разделе «Руководство» указывается, кто возглавляет организацию, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.

В разделе «Взаимоотношения» указывается - какую информацию получает и представляет организация, основные виды документов, в которых эта информация содержится, а также периодичность и сроки их представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

В разделе «Контроль, проверка и ревизия деятельности» оговаривается, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проводится проверка и ревизия финансово-хозяйственной деятельности и каков порядок их проведения.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» указывается, кто в соответствии с действующим законодательством имеет право принять решение о реорганизации и ликвидации организации и в каком порядке это осуществляется Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - С. 157..

Положение о структурном подразделении в коллегиальном и совещательном органе - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

положение о структурных подразделениях;

положение о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

положение о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Отличия положения о структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и положения об организации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия деятельности» и «Реорганизация и ликвидация». В структуру текста положения о структурном подразделении также включаются дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

На практике выработана следующая структура:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются:

- полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;

- дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение;

- какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности;

- кем оно возглавляется и кому подчиняется;

- порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;

- кем утверждается структура и штаты подразделения;

- наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.

В разделе «Функции» указывается, какие действия или виды работ должно выполнять подразделение для осуществления поставленных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

Раздел «Права и обязанности» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель в целях выполнения возложенных на подразделение функций.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникшие разногласия.

Положение о структурном подразделении оформляется на листе формата А4 или на общем бланке организации (приложение Б) с указанием вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

2.5 Инструкция. Должностная инструкция

Инструкция - это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений. организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.

Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер.

Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержания инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее ведения в действие и называются ответственные исполнители.

Текст инструкции состоит из разделов, наименование которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел «Общие положения». В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера. Разделы могут разбиваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Как в любом правовом акте, в инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, например: «Все вновь принимаемые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией».

Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т.е. инструкция «на должность»Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - С. 70..

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задачей. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируется в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».

Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.

Должностная инструкция, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3 - 5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при отсутствии - тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа или на листе формата А4 (приложение В).

Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.

При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?»: например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т.п.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов Унифицированная система организационно- распорядительной документации. - М., 1981. - С. 33.:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

В разделе «Общие положения» по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:

полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения;

кому подчиняется работник;

порядок назначения на должность и освобождение от нее (приема и увольнения - для рядовых работников);

порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в том числе и порядок приема - передачи дел);

особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, то данный пункт может отсутствовать;

перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности;

квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).

Раздел «Функции» содержит перечень основных направлений деятельности структурного подразделения.

В разделе «Должностные обязанности» подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных выше функций. В этом разделе описывается также характер выполняемых действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает», «рассматривает», «руководит» и т.д.).

В разделе «Права» перечисляют полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей:

право на получение информации, в том числе имеющей грифы ограничения доступа к ней, необходимой для выполнения им должностных обязанностей;

право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам;

право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий;

право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства;

право вносить предложения руководству об улучшении организации работы;

право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся к его компетенции.

В разделе «Ответственность» обычно приводятся обобщенные формулировки типа «работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей и не использование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в соответствии с действующим законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной - перечислить в должностной инструкции все случаи возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.

2.6 Регламент работы

документ управление делопроизводство

При разработке регламента работы различных организаций следует руководствоваться действующими общегосударственными нормативно-методическими документами по делопроизводству:

1) Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам государственного обеспечения;

2) Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

3) ГОСТ Р 6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

4) Основными правилами работы ведомственных архивов;

5) Типовыми положениями о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

На основании этих документов в организациях составляется регламент работы. В этот документ должны быть включены следующие разделы:

- общие положения (в этом разделе необходимо указать нормативный документ, который определяет статус, полномочия, порядок формирования органов управления (устав), на кого возлагается ответственность за организацию делопроизводства, какая система делопроизводства (централизованная, смешанная, децентрализованная); сослаться на инструкцию по делопроизводству, которая определяет порядок работы с документами и обращениями граждан);

- организация работы (например, администрации города) (в подп. 1 необходимо раскрыть планирование работы, план работы на квартал формируется на основе перспективного плана организации и включает разделы: вопросы, рассматриваемые на коллегии организации (управления, комитета) руководителем; вопросы, рассматриваемые на совещаниях, проводимых руководителем; вопросы, вносимые в вышестоящие организации; общие мероприятия; службами делопроизводства на основе предложений отделов составляется еженедельный план основных мероприятий);

- порядок работы коллегии, совещания, заседания (рекомендуется разработать работу совещательного органа: кем она организуется, кто входит в ее состав, какие вопросы сможет коллегия рассматривать, периодичность проведения заседаний коллегий, порядок подготовки материалов, приглашение, регламент проведения заседаний, материально-техническое обеспечение заседаний, ответственные за ведение протоколов и других документов);

- порядок подготовки и издания правовых актов (в этом разделе необходимо подробно описать, кому дано право подписывать правовые акты, порядок их согласования, формирования разногласий, доработки и направления на подпись, контроль исполнения правовых актов, регистрация, рассылка и формирование дел, их систематизация. Отдельными разделами должны быть рассмотрение обращений депутатов, граждан, организация приема граждан).

Так, в регламенте территориальной администрации необходимо определить порядок согласования проектов решений, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, порядок работы с договорами и соглашениями, порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний и организацию контроля исполнения документов.

Если составляется регламент коллегиального органа, то необходимо разработать работу аппарата, депутатов, депутатских объединений, комитетов и комиссий, порядок избрания председателя коллегиального органа и заместителей, срок их полномочий, обязанности, порядок принятия проектов законов, составление планов работы коллегиального органа; порядок созыва, организации и проведения сессии коллегиального органа; правила согласования; виды особенности принимаемых документов; осуществление контрольных полномочий; аппарат коллегиального органа и ответственность за его нарушение, организация делопроизводстваКирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - С. 74..