Организационно-правовая документация в структуре ДОУ

2.7 Структура и штатная численность. Штатное расписание

Структура и штатная численность - это правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации (учреждения) и количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке (приложение Г) и имеет следующие реквизиты:

1) наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);

2) наименование вида документа;

3) дата;

4) место издания;

5) гриф утверждения;

6) текст;

7) визы;

8) подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы.

В разработке принимает участие служба кадров. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), заместителями руководителя организации, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается на календарный год, изменения вносятся приказом руководителя.

Штатное расписание - это правовой акт, закрепляющий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением), должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - указанием разряда по Единой тарифной сетке - ЕТС), устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Основное содержание документа оформляется в табличной форме, установленной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Еженедельное приложение к газете «Учет, налоги, право». 2004. № 12. С. 8., и включает наименование структурных подразделений, их коды, наименования должностей профессий, количество штатных единиц, размеры должностного оклада (тарифной ставки), надбавки, месячного фонда заработной платы. Унифицированная форма документа была разработана в 1980 г. и в части построения текста значительно устарела, так как не предусматривает изменения, обусловленные переходом к рыночным отношениям, внедрением ЕТС по оплате труда, поэтому часто при составлении штатного расписания в табличную форму вносят дополнительные графы (например, разряд по ЕТС).

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа (приложение Д), в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала).

Штатное расписание утверждается приказом по основной деятельности, оформленным в соответствии с ГОСТ Р 6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Издательство стандартов. 2003. с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться советом директоров.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

Документ имеет следующие реквизиты:

1) наименование государственного органа или иной организации (полное и (или) сокращенное);

2) наименование вида документа, который является заголовком к тексту;

3) место издания;

4) гриф утверждения;

5) текст (в виде таблицы) Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Изд. 4-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2006. - С. 98..

2.8 Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка - это правовой акт, носящий характер локального нормативного акта и регламентирующего в соответствии с трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Цель правил внутреннего трудового распорядка - укрепление трудовой дисциплины, рациональное использование рабочего времени, повышение качества работ и производительности труда.

Текст правила внутреннего трудового распорядка состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

В этом разделе указываются цели и задачи действующих правил; вопросы, решаемые с применением настоящих правил; компетенция административного и профсоюзного комитета. Правила внутреннего трудового распорядка никогда не могут быть утверждены работодателем без участия профсоюзного комитета.

2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.

3. Основные обязанности работников.

4. Основные обязанности администрации.

5. Рабочее время и его использование, время отдыха.

6. Поощрения за труд.

7. Дисциплинарные взыскания.

Правила внутреннего трудового распорядка оформляются на листах формата А4 (приложение Е), обязательно имеют титульный лист, на котором печатается наименование вида документа с указанием организации, гриф утверждения (утверждаются распорядительным документом руководителя).

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть согласованы с профсоюзным комитетом организации, следовательно, они имеют гриф согласования, который располагается после текста в левом нижнем углу Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - С. 69..

2.9 Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству - это правовой акт, устанавливающий единую систему производства организации и предусматривающий все вопросы работы с документами, а именно:

1) порядок подготовки, оформления и прохождения распорядительной документации;

2) организацию учета, регистрации, контроля, исполнения служебных документов;

3) порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, их систематизацию, подготовку для сдачи в архив, хранение и использование;

4) сосредоточение технической работы с документами в делопроизводственных подразделениях.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основании типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, утвержденной приказом министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. №536, а также в соответствии с примерной инструкцией по делопроизводству отраслевого характера.

Инструкция по делопроизводству оформляется на листах формата А4 (приложение Ж) и имеет следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Состав документов.

3. Правила подготовки и оформления документов.

4. Организация документооборота.

5. Контроль за исполнением документов.

6. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции.

7. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.

8. Регистрация и индексация документов.

9. Построение справочного аппарата (реестры, квитанции, журналы регистрации документов).

10. Работа исполнителей документами.

11. Изготовление, учет и хранение печатей, штампов, бланков.

12. Составление номенклатуры дел.

13. Формирование дел.

14. Экспертиза ценности документа.

15. Оформление дел.

16. Составление описи дел.

17. Оперативное хранение документов.

18. Порядок передачи дел в архив.

19. Примечание.

20. Приложения.

Инструкция по делопроизводству имеет титульный лист, где указывается наименование вышестоящей организации, наименование нашей организации, наименование вида документа.

Инструкция по делопроизводству утверждается либо приказом руководителя учреждения, либо непосредственно руководителем.

Гриф утверждения может печататься как на титульном листе, так и перед текстом.

Инструкция по делопроизводству готовится службой документационного обеспечения управления, визируется руководителями всех структурных подразделений и заместителями руководителя организации.

Разделы инструкции по делопроизводству в зависимости от документооборота и компетенции делопроизводственной службы могут меняться, но обязательными разделами должны быть:

1. Порядок оформления документов.

2. Перечень документов.

3. Организация документооборота.

4. Порядок составления номенклатуры дел.

5. Порядок хранения печатей, штампов, бланков.

2.10 Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием срока их хранения. Составляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура).

Все документы, имеющиеся в организации, учреждении, на предприятии, должны быть систематизированы. Они группируются по сходству и подшиваются (формируются) в папки (дела), которые имеют свои названия (заголовки), например: «Приказы по личному составу», «Договоры поставки» и т.д.

Оформляется на бланках А4 (приложение З) и утверждается руководителем.

Разделы номенклатуры дел:

1. Индекс дела.

2. Заголовок дела.

3. Количество дел (томов).

4. Срок хранения и статьи перечню.

5. Примечание.

Индекс дела может быть индексом структурного подразделения (если номенклатура дел строится по структурному принципу). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 01-12, где 01- это обозначение структурного подразделения, а 12- это порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией). Если структурное подразделение имеет в своем составе еще структурное подразделение, то индекс состоит из трех групп цифр - 01-05-12. Индексом дела может быть название функции, выполнение деятельности, выполняемой нашей организацией. Например, 05-10, где 05- это название деятельности, а 10- заголовок дела.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

1. наименование вида дела (переписка);

2. название организации или структурного подразделения;

3. название организации, адресата или корреспондента документа;

4. краткое содержание документов дела;

5. название территории, с которой связано содержание документов дела;

6. даты, к которым относятся документы дела;

7. указание на копийность.

Заголовки дел группируются по разделам, в качестве которых используются наименования структурных подразделений предприятия, учреждения или организации. Каждому разделу присваивается индекс (1, 2, 3 и т.д.) по степени значимости подразделения.

Заголовки дел внутри раздела должны быть расположены в зависимости от важности дел с учетом их взаимосвязей. Последовательность расположения по степени важности такова:

1) дела, содержащие документы директивного характера (приказы, постановления министерств);

2) дела, содержащие организационно-распорядительные документы (положение о предприятии, правила, инструкции и т.д.);

3) дела, относящиеся к решению вопросов основной деятельности предприятия;

4) дела, содержащие планы, отчеты, переписку.

Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности и с различными сроками их хранения.

В одно дело помещают не более 250 листов документа, толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров. Если число листов больше, то дело делят на тома. Количество томов может стать известно только в конце года, поэтому эта графа заполняется по окончанию этого года.

Сроки хранения зависят от научной и практической ценности документов, которая устанавливается экспертной комиссией организации. Документы могут храниться:

1) постоянно;

2) свыше 10 лет (75,15, 10);

3) до 10 лет (5, 3, 1 год).

Никогда в одно дело не помещают документы разного срока хранения. Сроки хранения устанавливают на основании перечней: типовых и ведомственных.

Номенклатуры дел подразделяются:

1) на типовые.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативны документом;

2) примерные.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Примерные номенклатуры дел разрабатываются в тех структурах, где состав документов подразделений сильно различается;

3) индивидуальные.

Индивидуальной называют номенклатуру дел конкретной организации, учреждения, предприятия.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой ил и примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом.

Нами в работе раскрыты и представлены некоторые виды документов организационно-правового характера.

Без знания сущности, признаков, свойств, функций и структуры документов невозможны их создание, сбор, обработка, хранение, пропаганда, распространение и использование.

В данной работе всесторонне раскрыты сущность, признаки, свойства и классификация организационно-правовых документов по общим и специфическим признакам и их функционирование в системе документационного обеспечения управления. Именно содержание документа определяет его сущность, назначение, функциональные способности, в то время как форма может изменяться в зависимости от различных внешних, меняющихся условий.

В мою работу включены формы и примеры оформления наиболее часто применяемых видов организационно-правовых документов. Представленные формы и примеры оформления документов приведены в соответствии с обновленным законодательством, с Российскими стандартами и статистическими образцами. Наличие приведенных образцов позволяет быстро и правильно оформить документ, необходимый в конкретной жизненной ситуации.

Следует заметить, что некоторые справочники и практические пособия по составлению и оформлению управленческой документации содержат типовые и примерные тексты организационных документов. Однако мало кто из авторов уделяет должное внимание правильному оформлению документов этого вида, приданию им юридической силы.

В результате специалисты-практики, работающие в кадровых службах или экономисты по труду, разрабатывающие должностные инструкции, создают организационные документы, не имеющие юридической силы, т.е., строго говоря, вообще не имеющие права называться документами, подтверждать факты и служить доказательством при трудовых спорах.

Ответственность за неверное оформление таких документов должна нести служба ДОУ, специализирующаяся на обработке ОРД.

Итогом нашей курсовой работы и является освещение некоторых проблемных форм и методов работы с документами и их функционирование в системе документационного обеспечения управления организации.

Список использованных источников и литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство / Изд.4-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 224 с.

2. Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Изд. 4-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2006. - 352 с.

3. Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: [учебно-практ. пособие] / В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова. - М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. - 197 с.: табл.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: «Госстандарт России», 1998.

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 359 с.

7. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

8. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - 239 с.: табл.

9. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. / Н.Н. Кушнаренко. - 6-е изд., стер. - К.: Знання, 2005. - 459 с.

10. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы док. с коммент. / Е.А. Лопатникова. - 3-е изд., стер. - Москва: Омега-Л, 2006. - 319 с.

11. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005. - 304 с.

12. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. / А.В. Басаков. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

13. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие. / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. - 776 с.

14. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. пособие. / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 384 с.

15. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 224 с.

16. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001.

Размещено на Allbest.ru