Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. История возникновения и становления управленческого документа

Глава 2. Общая характеристика управленческих документов

2.1 Классификация документов

2.2 Общие требования к составлению и оформлению документов

2.3 Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов

2.4 Требования к изготовлению бланков документов

Глава 3. Нормативно-правовая база управленческих документов

Глава 4. Основные положения по документированию управленческой деятельности

Заключение

Список источников и литературы

Приложения

Введение

Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

История управленческих документов началась еще ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов: указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями, переписка. Памяти и отписки заменены отношениями, рапортами, поношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы: сношения (или отношения), реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма, записки, выписки. На современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

Большую роль при написании данной работы оказала учебно-справочная литература. Учебник «Делопроизводство», написанный специалистами кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета Быковой Т.А., Санкиной Л.В. под общей редакцией профессора Кузнецовой Т.В. Учебное пособие «Документирование управленческой деятельности», написанное автором Панасенко Ю.А. в доступной, краткой форме содержит информацию об общегосударственных нормативно-методических документах. Это пособие было использовано в качестве справочного материала.

Нельзя обойтись и без источников, ГОСТ Р 51141-98: «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»,которые содержат много актуальной информации.

Кроме того, при написании данной работы рассматриваются такие нормативно-правовые и нормативно-методические документы, как « Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» « Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».Утверждены постановлением правительства от 15.06.2009.№477., «Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» «Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».Утверждены государственным приказом Архива федерального агентства в декабре 2009г., Всероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, ряд действующих государственных стандартов, использовалась Конституция Российской Федерации, ряд федеральных законов, затрагивающих процессы создания и оформления документов, устанавливающих виды или порядок их хранения.

Выбор темы «Возникновение и развитие управленческого документа» обусловил обязательное изучение и решение поставленных задач в структуре данной курсовой работы, которая состоит из введения, главы 1 «История возникновения и становление управленческого документа», главы 2 «Общая характеристика управленческих документов», заключения.

В главе 1 рассматривается история возникновения управленческого документа, его становление, в главе 2 рассматривается общая характеристика управленческих документов, их классификация, нормативно-правовая база и основные положения по документированию управленческой деятельности.

Цель данной курсовой работы - показать роль документов, необходимость их взаимодействия на организации. На организации существует управленческая документация, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности и играющая особую роль среди всех других систем.

Задачи этой курсовой работы показать, как возник управленческий документ, показать, отразить главные этапы его становления и конечно выделить значимость на современном этапе развития.

Глава 1. История возникновения и становления управленческого документа

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность, узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей. В крупных городах существовали хранилища документов. Часто хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации, и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения. Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы.

Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство.

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа назывались "поставами". Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): "От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..."

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатсконтор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (глава 2 Генерального регламента "О преимуществе коллегий"). В.К. Белов « История делопроизводства и секретарского дела» - М., 2005.- с.139-142

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.

Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная "Учреждением для управления губерний" "иерархия властей и мест", определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Этот порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

По "Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились "исполнительные" бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел.

Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства. Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. "Учреждение..." вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах. XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

Глава 2. Общая характеристика управленческих документов

2.1 Классификация документов

Объём документации, образующейся в деятельности органов государственного управления Российской Федерации, составляет ориентировочно 250 млрд. листов документов ежегодно. При этом выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объёмов документации на 8-15%. Ларин М.В. О современных проблемах документационного обеспечения управления//Справочник секретаря и офис-менеджера.2004.№10.-С.9.

Специалисты - документоведы классифицируют многообразие документов по разным основаниям. Распределение документов по видам позволяют вырабатывать определённые методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. Условно документы можно разделить на следующие группы, для удобства изложения представленные в таблице 1.

Классификационные группы	Пояснения
По видам деятельности	Научно-технические документы, проектно-смектные, нормативные, отчётно-статистические, финансово-расчётные, учебно-методические, производственные(технологические) и т.д.
По наименованию	Чертежи, графики, схемы, акты, инструкции, планы, отчёты и др.
По способу документирования	Рукописные, электронные, графические, изобразительные, кино-, фото - , фонодокументы, цифровые.
По месту составления	Документы подразделяются на внешние (входящие и исходящие) и внутренние. Входящие - это документы, поступившие в организацию. Исходящие - это документы, отправляемые из организации. Внутренние - составленные и используемые в самой организации.
По степени сложности	Простые и сложные. Простые документы - это документы, в которых рассматривается один вопрос. Сложные документы - это документы, в которых рассматривается несколько вопросов.
По форме изложения (по степени унификации)	Документы подразделяются на : Индивидуальные - документы, содержание которых излагается в свободной форме; Трафаретные - документы, в которых структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении; Типовые - документы, созданные для документирования стандартных ситуаций и используемые во всех организациях.
По происхождению	Документы могут быть: Официальные (служебные) - документы, затрагивающие интересы организации, составленные юридическими или физическими лицами, оформленные в установленном порядке; Личные - документы, касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.
По грифу ограничения доступа	Документы подразделяются на открытые и документы с ограниченным доступом. Документы могут иметь след. грифы: «Для служебного пользования»- служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли; «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»- информация, содержащую государственную тайну; «Конфиденциально» - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ; «Коммерческая тайна» - информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации.
По степени подлинности	Документы делятся на : - подлинники (оригиналы) - первичные или единичные экземпляры официальных документов, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания); - копии - документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы; - заверенные копии - это копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу; - дубликаты - это повторные экземпляры подлинника, имеющие юридическую силу. Подлинные документы бывают действительными и недействительными. Недействительными документы становятся в результате истечения срока или отмены его другими документами.
По срокам исполнения	Срочные и несрочные документы. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также с пометкой «срочно».
По срокам хранения	Документы постоянного хранения; Долговременного хранения (свыше 10 лет); Временного хранения (до 10 лет).

ГОСТ Р 51141-98 определяет термин «вид документа» как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения». ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В соответствии с определённым видом (наименованием) документа складывается формуляр документа, его правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство : Учебник/Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М., 2006. - С. 99.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется 80 наименований видов документов. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика)//Делопроизводство. 2002.№3. - С. 7-12. Названия видов непроизвольно формулируются их составителями, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой.

Необходимо иметь чёткое представление о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного действия, и осуществлять контроль над правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры.

2.2 Общие требования к составлению и оформлению документов

Под оформление документов специалисты - документоведы подразумевают соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках, норм и требований. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство : Учебник/Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М., 2006. - С.111.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах, государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, уточнения документов с учётом специфики организационной деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе :

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие требования :

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в неё документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. Андреева В.И. Делопроизводство. - М., 2000., - С. 57.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

· Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации;

· Реквизит 02 - герб субъекта Российской Федерации;

· Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· Реквизит 04 - код организации;

· Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

· Реквизит 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· Реквизит 07 - код формы документа;

· Реквизит 08 - наименование организации;

· Реквизит 09 - справочные данные об организации;

· Реквизит 10 - наименование вида документа;

· Реквизит 11 - дата документа;

· Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

· Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· Реквизит 14 - место составления или издания документа;

· Реквизит 15 - адресат;

· Реквизит 16 - гриф утверждения документа;

· Реквизит 17 - резолюция;

· Реквизит 18 - заголовок к тексту;

· Реквизит 19 - отметка о контроле;

· Реквизит 20 - текст документа;

· Реквизит 21 - отметка о наличии приложения;

· Реквизит 22 - подпись;

· Реквизит 23 - гриф согласования документа;

· Реквизит 24 - визы согласования документа;

· Реквизит 25 - оттиск печати;

· Реквизит 26 - отметка о заверении копии;

· Реквизит 27 - отметка об исполнителе;

· Реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· Реквизит 29 - отметка о поступлении документа в организацию;

· Реквизит 30 - идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов документов, составляющих эту систему. Все 30 реквизитов, включённых в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации.

Реквизиты, включённые в государственный стандарт, можно разделить на три группы Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство : Учебник/Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М., 2006. - С.113. :

· - реквизиты бланка и ограничительные отметки (реквизиты 01,02,03,04,05,06,07,08,09,10,11,12,13,14,15,18);

· - реквизиты, определяющие юридическую силу документа (реквизиты 08,12,11,16,10,20,22,23,25);

· Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки) (реквизиты 15,13,17,18,19,21,24,26,27,28,29,30).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Также государственным стандартом установлены требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении 1; образцы бланков документов - в приложении 2.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2.3 Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определённые требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определённые правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придаёт документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) - 28 знаков.

Текст документов на бланках А4 печатают через 1,5 межстрочных интервала, на бланках А5 - через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформление документа сводятся к следующему :

- от границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования»; заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

- отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

- отступив 32 печатных знака - реквизит «адресат».

- отступив 40 печатных знаков - реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

- отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства - текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 .- С. 35-38.

2.4 Требования к изготовлению бланков документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297) и А5 (148х210).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

· 20 мм - левое;

· 10 мм - правое;

· 20 мм - верхнее;

· 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать не белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в неё реквизитов. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 .- С.38-45.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (прил. 1) и продольный (прил. 2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12,13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым ( каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, её структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие бланки документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма, и, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),08,11,14.

Бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04,05,06,08,09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12.13,14,15,17,18,19,20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),08,10,14 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12.13,18,19.

Для организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне Закон РФ от 25.10.1991 №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002)//Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991.№50. Ст.1740; СЗ РФ. 2002.№50. Ст.4926..

При изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах, государственных стандартах, которые являются основой для работы с документами в каждой организации.

На основе законодательных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Существующие единые правила и требования регламентируют процессы создания и оформления документов. Технология создания, обработки документов регулируется законами, нормативно-правовыми, нормативно-методическими актами и носит в ряде случаев не только рекомендательный, но и обязательный характер.

Глава 3. Нормативно-правовая база управленческих документов

Постановлением Госстандарта России от 03.03. 2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 (с изменением N 1 2001 года), отмененного постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 N 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил. Фактическим основанием для отмены явилось требование юридической службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом.

Следует добавить, что на основе названного стандарта 1997 г. построен раздел "Оформление документов" в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, где основные правовые положения юридически закреплены и активно используются в практике документирования« Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».Утверждены постановлением правительства от 15.06.2009.№477.. Кроме того, необходимо было внести в стандарт некоторые изменения и уточнения, обусловленные развитием нормативно-правовой базы документирования и замечаниями и предложениями пользователей. Основное и главное изменение, внесенное в новый стандарт, заключается в последней фразе первого раздела "Область применения" - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный характер государственного стандарта появился впервые в истории отечественной стандартизации документов.

Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации "О стандартизации" и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании" Федеральный закон от 27 декабря 2002 года №184-ФЗ « О техническом регулировании» (в ред. от 09.05.2005)// СЗ РФ. 2002. «52 (ч.1). Ст.5140; 2005.№19.Ст.1752. Устанавливает такие определения, как «стандартизация», «стандарт», «национальный стандарт», «международный стандарт».. Статья данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения. Рекомендательный характер государственного стандарта обязывает его авторов подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение.

Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.

Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов, тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др.

Эффективным является проектирование форм в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть.

Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.

Возможны и иные направления, в частности, повсеместное обучение, реклама, контроль за соблюдением и др. Опыт такого рода был в нашей стране при внедрении Единой государственной системы делопроизводства, которая в результате ее одобрения правительственным органом имела рекомендательный характер.

Право издания нормативных правовых актов другими организациями определяется в положениях (уставах) о них. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов» Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов.1995.. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Исходя из необходимости, исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов.

Один из них - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц".. Установлено, что основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением, ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05.

Другой вновь введенный реквизит - идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП); порядковый номер реквизита - 06. ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах. В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Необходимо обратить внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры - в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2003 г.

Некоторые уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, и другие более мелкие изменения.

Таким образом, вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая наряду с вопросами оформления документов содержит основные положения по технологии делопроизводственных процессов. А.Н. Сокова - Секретарское дело №6/2003г.- с. 14-18

Глава 4. Основные положения по документированию управленческой деятельности

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческой действий на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

В соответствии с действующим законодательством Конституция Российской Федерации. - М.,1999. и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.