Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместный управленческие документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления, и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведения до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Управленческий документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка по сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (записей докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируются, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инструктирование и т.п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов, министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Заключение

управленческий документ власть административный

При написании курсовой работы целью было показать, главные этапы развития управленческого документа. В его истории хорошо просматривается, как он развивался, какие изменения с ним происходили как в оформление, так и в способе его написания.

Управленческий документ прошел несколько этапов: первые управленческие документы - это, договора (911 и 945 гг. договор с Византией), соглашения. Писались они на пергаменте, сплошным текстом, имели большой размер. Во времена министерства были такие документы как: указы, повеления, донесения, переписка, протокол. Писались на бумаге, в столбцовой, а затем в тетрадной форме.

Выделяются уже некоторые реквизиты, имеются знаки препинания. К современным управленческим документам относятся: приказ, распоряжение, указание, решение, протокол, акт, докладная записка, служебные письма, договора, соглашения.

То есть управленческий документ - это документ, возникающий в процессе управления, а также его становление и взаимодействие на предприятии.

То есть, каким стал современный управленческий документ. Для этого необходимо коснуться некоторых общих характеристик этого документа. Особенно нужно остановиться на управленческой функции. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях.
Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.

Работа с управленческим документом имеет свои плюсы и минусы. Конечно же, больше положительных моментов, распространенный характер, так как это такие документы как приказ, распоряжение, постановление, указание, протоколы, и др. Но, к сожалению, есть и некоторые недоработки: прозрачность деятельности любой организации почти полностью зависит от соблюдения четкости оформления документов, от разработки в организации правовой базы ДОУ и особенно правил оформления документов и строгого контроля за ее соблюдением. И использование компьютерной технологии, вызывает необходимость задуматься о сохранности того или иного документа, т.к. документы, изготовленные на бумаге при помощи электронной принтерной печати или на электронных носителях практикам известна своей недолговечностью.

Кроме того, существующие требования к составу управленческой документации, к правилам их подготовки и оформления закреплены в разработках Госстандарта России, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой документации. Унификация и стандартизация является основным методом совершенствования содержания и формы документа.

Список использованных источников и литературы

Опубликованные источники

1. Конституция Российской Федерации. - М., 1999.

2. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

3. Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 №52-ФЗ)// СЗ РФ. 1994. №32.Ст.3301; РГ. 2005.06 июля.

4. Закон РФ от 25.10.1991 №1807-1 «О языках народов РФ» (в ред. от 11.12.2002)//Ведомости СНД и ВС РСФСР.1991.№50.Ст.1740; СЗ РФ.2002.№50.Ст.4926.

5. Федеральный закон от 01.06.2005 №53-ФЗ «О государственном языке РФ»//СЗ РФ.2005.№23.Ст.2199.

6. Федеральный закон от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред. от 09.05.2005)//СЗ РФ.2002.№52 (ч.1).Ст.5140;2005.№19.Ст.1752.

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. М.,1998.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утверждены постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.

9. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.ИПК Издательство стандартов.1995.

10. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением правительства РФ от 15.06.2009 №477

11. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены госприказом Архива федерального агентства в декабре 2009г.

12. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц".

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М., 2000.

2. В.К. Белов « История делопроизводства и секретарского дела» - М., 2005.

3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М., 2006.

4. Ларин М.В. О современных проблемах документационного обеспечения управления//Справочник секретаря и офис-менеджера.2004.№10.

5. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика)//Делопроизводство.2002.№3.

6. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 .

7. Сокова А.Н. - Секретарское дело №6/2003г.

Размещено на Allbest.ru