Персональный менеджмент

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Понятие самоменеджмента и его основные функции

2. Управление карьерой

3. Управление своим временем

4. Организация личного труда

5. Управление стрессом

6. Имидж менеджера и способы его формирования

I. Понятие самоменеджмента и его основные функции

Чтобы эффективно управлять людьми, менеджер в первую очередь должен овладеть наукой и искусством управления самим собой. Самоменеджмент, т.е. персональный менеджмент, помогает руководителю: рационально организовывать свой труд и труд своих подчиненных; реализовывать профессиональные и жизненные цели; избегать стрессовых ситуаций; повышать работоспособность; получать удовлетворение от выполняемой работы.

Разумная самоорганизация дает менеджеру следующие преимущества:

· выполнение работы с меньшими затратами;

· лучшая организация личного труда;

· меньшая загруженность работой;

· меньше ошибок при выполнении своих функций;

· больше удовольствия от работы, большая мотивация труда;

· меньше стресса и спешки;

· рост квалификации;

· лучшие результаты труда;

· достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Существуют разные точки зрения на понятие самоменеджмента. Довольно распространена узкая трактовка самоменеджмента как индивидуальной технологии использования рабочего времени. Л. Зайверт, например, дает такое определение: «Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное использование испытанных практических методов работы в повседневной деятельности, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время».

В большинстве источников самоменеджмент определяют как самоуправление, процесс самодеятельности, возвышения личности.

Эффективное самоуправление объективно связано как с человеческой природой (биоритмы, генетическая программа), так и с организацией (вещей, людей, идей, отношений), социальным управлением.

Другой вариант этого понятия сформулировали профессоры Ю.В. Васильев, В.Н. Парахина, Л.И. Ушвицкий. Оно звучит так: «Самоменеджмент - это наука и искусство:

а) эффективного использования базовых ресурсов личности (таких как время, активность, платежеспособность, образованность);

б) управления процессами жизнедеятельности личности (труд менеджера, использование свободного времени, карьера);

в) управления результатами деятельности менеджера (уровень квалификации, личные качества, имидж).

Основная цель персонального менеджмента состоит в том, чтобы наилучшим образом использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (уметь самоопределяться), легче преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.

Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций:

1. Постановка цели. Анализ и формирование личных целей.

2. Планирование. Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

3. Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.

4. Реализация и организация. Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

5. Контроль. Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости - корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.

6. Информация и коммуникации.

Вокруг этой функции в известной мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.

Следует заметить, что эти функции не следуют строго одна за другой, а всячески переплетаются.

Определенные рабочие приемы и методы управления собой, своим временем, карьерой, имиджем составляют технику самоменеджмента. Техника самоменеджмента - это набор приемов и методов, характерных для каждой функции самоменеджмента, выполнение которых ведет к желаемому результату. Рассмотрим подробно.

1. Постановка целей. Рабочий прием этой функции заключается в определении целей, ситуационный анализ, разработка целевых стратегий и методов, формулирование цели. При правильном применении данных методов достигается формирование мотивации, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов.

2. Планирование. Заключается в постановке срочных целей (год, месяц, декада, планы на день и пр.). Метод «Альпы». Необходимость придерживаться принципов временного менеджмента. Менеджмент с помощью дневника времени. Все вышеперечисленное является подготовкой к реализации основной цели. С помощью этих методов рабочее время оптимально распределяется и по назначению используется, а также сокращаются сроки использования времени.

3. Принятие решений. На данном этапе идет установка приоритетов. Используется принцип Парето, АБВ-анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел. Как результат: приводящая к успеху организация труда; первоочередное решение жизненно важных проблем; упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат.

4. Реализация и организация. Опять же составление распорядка дня; составление графика продуктивности; самопроявление; дневной рабочий план; биоритм. В результате этого осуществляется самоменеджмент, идет концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, отслеживаются и учитываются периодические колебания, выработка индивидуального рабочего стиля.

5. Контроль, т.е. контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатом), контролирование итогов (достижения поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль). Все это гарантирует обеспечение запланированных результатов и, как следствие, позитивное воздействие на течение жизни.

Систему персонального менеджмента можно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Искусство управлять собой складывается из семи блоков личных качеств.

1. Личная организация (способность жить и работать по системе).

· приверженность к системному подходу;

· умение ценить и эффективно использовать время;

· умение сосредоточиться на главном;

· умение выполнять действия по порядку;

· умение не упускать из виду мелочи;

· умение анализировать затраты времени

2. Самодисциплина (умение держать себя в руках, управлять своим поведением).

· обязательность, способность держать слово;

· пунктуальность, точность исполнения;

· собранность, умение не разбрасываться;

· наличие чувства ответственности;

· умение отказываться от удовольствий ради главного.

3. Знание техники личной работы (знание правил и приемов личной работы и умение ими пользоваться).

· организация рабочего места;

· умение работать с информацией;

· умение составлять документы;

· умение говорить по телефону;

· умение слушать;

· умение планировать свои дела;

· знание методов рационализации личного труда;

· умение пользоваться современной организационной и вычислительной техникой;

· умение менять занятия;

· знание технологии коммуникаций;

· умение делегировать полномочия;

· умение подготовиться к служебной командировке.

4. Эмоционально-волевой потенциал (способность управлять своей волей).

· волевые качества;

· трудолюбие;

· упорство в работе;

· целеустремленность;

· напористость;

· умение заинтересовать, мотивировать себя;

· оптимизм и жизнерадостность;

· увлеченность работой;

· преданность работе и коллективу;

· семейное благополучие;

· уверенность в самом себе;

· психологическая подготовка к работе.

5. Способность делать себя здоровым (хорошее состояние здоровья, гигиена умственного труда): физические нагрузки, питание, сон, дыхание, водные процедуры, закаливание, борьба с шумом, тренированность нервной системы, умение расслабиться, отказ от вредных привычек, режимы труда и отдыха.

6. Способность формулировать и реализовывать жизненные цели.

· способность познать самого себя;

· умение формулировать свои жизненные цели;

· умение принимать решения;

· умение планировать карьеру;

· умение найти и получить хорошую работу;

· умение адаптироваться в коллективе.

7. Личный самоконтроль (способность контролировать процессы и результаты своей деятельности).

· контроль процессов;

· контроль результатов;

· контроль дня;

· умение формировать и контролировать свой имидж.

II. Управление карьерой

Карьера - это субъективно осознанные суждения работника о своем трудовом будущем, ожидаемые пути самовыражения и удовлетворения трудом, это поступательное движение по служебной лестнице, улучшение навыков, способностей, квалификационных возможностей и размеров вознаграждения, связанных с деятельностью работника. Жизнь человека вне работы также имеет значительное влияние на карьеру.

Сделать карьеру - значит добиться престижного положения в обществе, больших полномочий, более высокого статуса, власти, денег. При этом имеется в виду престижность с точки зрения общественного мнения.

Успешная карьера не делает сама по себе человека счастливым. Но еще меньше шансов у неудачника почувствовать себя счастливым, поэтому успех всегда желателен, особенно в тех сферах, которые для вас являются ключевыми. Однако очень важно, какой ценой это достигается. Чья-то сломанная жизнь - это слишком высокая цена успеха.

Следует разобраться, какие люди успешны в достижении карьерных целей. Конечно, те, кто их ставит.

Значение постановки целей определяется тем, что люди, точно знающие, что делать, самоопределяются и самоутверждаются быстрее и являются наиболее преуспевающие.

Люди, у которых нет четких личных целей, обычно подвержены требованиям момента.

Менеджер Ли Якокка отмечал: «Чтобы преуспеть в бизнесе, как, впрочем, и почти во всем другом, самое главное - сосредоточиться и рационально пользоваться своим временем. А чтобы целесообразно использовать свое время, необходимо твердо осознать, что именно главное в вашей работе, а затем отдать себя целиком осуществлению этого главного».

Если вы хотите сделать карьеру, следует осознать, что реализация ваших намерений потребует от вас полной отдачи, отказа от чего-либо привычного для вас и напряжения всех духовных и физических сил, возможно, в течение продолжительно времени.

Однако одного желания для работы с полной самоотдачей мало, необходимо дать четкие ответы на такие вопросы, как:

· Каких целей вы хотите достичь?

· Согласуются ли они между собой?

· Существует ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?

· Знаете ли вы, что вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем вам нужно еще работать (слабые стороны)?

Специалисты советуют письменно излагать свои цели. Изложение своих мыслей на бумаге побуждает вас вникнуть в конкретные детали. При этом гораздо труднее ввести в заблуждение самого себя или кого-либо другого.

Определять свои цели рекомендуется в следующей последовательности:

1. прояснение потребностей;

2. прояснение возможностей;

3. принятие решения о том, что вам нужно;

4. выбор;

5. уточнение цели;

6. установление временных границ;

7. контроль своих достижений.

Известный немецкий ученый Л. Зайверт представляет процесс постановки целей через реализацию следующих этапов:

1. Разработка общих представлений о жизненных устремлениях.

2. Дифференциация во времени жизненных целей.

3. Разработка путеводных представлений в профессиональной сфере.

4. Инвентаризация целей.

Как только вы определили для себя личные и профессиональные цели, займитесь вашими личными ресурсами, т.е. средствами для достижения целей. Л. Зайверт называет этот процесс ситуационным анализом.

Способности человека определяются разнообразными факторами: наследственностью, воспитание, состоянием здоровья, средой обитания. Более того, способности не остаются неизменными, их можно развивать, но можно и утратить.

Вам следует определить, где вы находитесь в настоящее время на своей «кривой жизни», отметив свои крупнейшие успехи и поражения, указав при этом, какие качества для этого требовались и каких недоставало. Определяя свое настоящее местонахождение, ответьте на вопросы, по состоянию личной и профессиональной сфер.

В личной сфере:

· Мой жизненный путь: какими были мои крупнейшие успехи и неудачи?

· Каково влияние семьи (детство, юность, родители, близкие)?

· Каковы дружеские связи? Неприязненные отношения?

· При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, побежденным, слабым?

· Какие меры я хочу предпринять для предотвращения опасностей, трудностей, проблем?

· В чем могут или не могут раскрыться мои возможности? Что я могу сделать?

· Что хочу конкретно сделать, чтобы принести пользу окружающим?

В профессиональной сфере:

· Знаю ли я задачи по на моей должности?

· Знаю ли я, чего от меня ждут?

· Знаю ли я рутинные, однообразные дела, относящиеся к сфере моей деятельности? Планирую ли я их?

· Устанавливаю ли я приоритеты?

· Выполняю ли я своевременно свои задачи?

· С какими неудачами я должен считаться?

· Каковы главные преимущества моей работы?

На основании анализа основных этапов своей жизни рекомендуется составления баланса личных успехов и неудач.

Следующим шагом будет группировка достоинств и недостатков индивида и выделение нескольких важнейших сильных и слабых сторон. Подобный анализ личных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению целей. На этом этапе важно правильно оценить себя. Для этого можно использовать специальные системы тестирования, которые дают возможность разобраться в своих достоинствах и недостатках.

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

В совокупности целей каждого человека обнаруживаются цели главные и промежуточные, подчиненные главным, но без которых нельзя достичь конечной цели. К одним целям человек проявляет чрезвычайный интерес и готов пожертвовать самым дорогим для их достижения; другие же цели его мало волнуют и не затрагивают его эмоциональные сфера. Такая система соподчиненных целей называют деревом целей.

Французский социолог Б. Гурней выделяет четыре типа личных целей человека, вступившего в управленческую организацию.

1. Стремление к безопасности, к исключению угроз риска для себя лично.

2. Стремление к повышению жизненного уровня. Для понимания этой цели следует иметь в виду, что удовлетворенность работников своей заработной платой зависит не только от абсолютной величины вознаграждения, но и от соотносительной величины заработной платы коллег.

3. Стремление к власти. Эта цель распадается на ряд взаимосвязанных подцелей: стремление к расширению круга своих полномочий, к достижению автономии, к продвижению вверх по служебной лестнице.

4. Стремление повысить и укрепить престиж. Эта цель разбивается на две подцели: укрепление личного престижа и престижа самой организации.

Важным условием достижения карьерных целей является их правильная постановка. Личные цели должны отвечать следующим требованиям:

А) Человек чувствует себя лично заинтересованным в их достижении.

Б) Возможно успешное продвижение к ним малыми шагами.

В) Установлены временные пределы.

Г) Четко установлен конкретный конечный результат.

Ошибки в выборе карьеры и ее планировании могут привести к серьезным отрицательным последствиям.

При постановке карьерных целей нельзя переоценивать свои возможности, нужно учитывать свои личные качества и природные данные.

Классификация индивидуальных признаков, имеющих значение при определении карьеры, такова:

1. Черты характера.

2. Профессиональные склонности (например, работа с техникой, с другими людьми, в сфере искусства, науки и пр.).

3. Способности и опыт.

4. Происхождение.

Делая карьеру в условиях рынка труда, человек поступает как создатель и продавец собственной рабочей силы. Поэтому нужно использовать методы и приемы маркетинга в поиске работы.

Все основные приемы и методы решений в области карьеры, актуальные на любом ее этапе, становятся все изощреннее и тоньше. Например, для преуспевающего банкира дорогой и элегантный, но в меру консервативный костюм - это уже не просто пожелание, а обязательная часть профессионального этикета. Вежливость и соблюдение этикета - долг каждого воспитанного человека, но для дипломатов и государственных деятелей высшего ранга - это еще и ответственность.

III. Управление своим временем

Исследования показывают, что большинство руководителей испытывают недостаток рабочего времени. Эксперт по рационализации труда А. Макензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам:

из ста менеджеров:

· лишь один имеет достаточно времени;

· десятерым требуется на 10% больше времени;

· сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

· остальным не хватает 50% времени.

Но фактор времени не подлежит увеличению и накоплению. Это значит, что личного успеха можно добиться лишь путем правильного использования времени.

Для стиля работы руководителя, испытывающего недостаток времени для стратегического управления и принятия решений, характерны следующие признаки: нервозность и сумбурность в действиях; нетерпеливость в решении вопросов в отношениях как с равными себе по рангу руководителями, так и с подчиненными; стремление даже при незначительных затруднениях во взаимоотношениях с коллегами выходить на вышестоящие уровни руководства. В таких условиях руководитель превращается в чисто оперативного работника, решающего постоянно возникающие вопросы текущего порядка.

«Расточителями» времени являются: стремление сделать все сразу; неумение оценить время; откладывание дел со дня на день; отсутствие организованности; неумение слушать, неспособность говорить «нет»; внезапные решения; неподчинение приказам; наши личные качества.

Существенное значение для упорядочения работы руководителей всех рангов имеет выполнение изложенных ниже правил, способствующих рациональному использованию рабочего времени.

1. Периодический анализ использования рабочего времени. Его рекомендуется проводить не реже двух раз в год методом самофотографии или фотографии рабочего времени.

2. Ведение дневника руководителем, который представляет собой либо специально разработанный на предприятии дневник, сброшюрованный в книгу с расчетом на календарный год, либо выпускаемый промышленностью ежегодник.

3. Предварительное ежедневное планирование рабочего дня с указание перечня работ, которые необходимо выполнить, и приблизительных затрат времени на их выполнение. Дневник позволяет планировать распределение рабочего времени и на более далекую перспективу: неделю, месяц, а по крупным проблемам и в разрезе года.

4. Эластичность распределения рабочего времени. Под этим термином понимается обязательное выделение резерва времени для исполнения непредвиденных работ, а также работ, затраты времени на которые установить сложно. Рекомендуется иметь резерв времени не менее 30% от длительности рабочего дня.

5. Ранжирование в распределении рабочего времени. Оно предусматривает установление приоритетов, т.е. очередности работ в зависимости от их важности как с точки зрения текущего момента, так и с позиции перспективного развития объекта управления.

6. Делегирование функций в нижестоящие звенья, т.е. передача в них всех работ, которые могут быть исполнены там с неменьшим успехом. Около 30% вопросов, которые в настоящее время решаются начальниками цехов, могут быть переданы нижестоящим руководителям.

7. Выполнение сходных по характеру работ без перерыва, т.е. в заранее установленный период. Это позволяет сократить затраты времени за счет сокращения «периода врабатываемости».

8. Своевременная корректировка плана распределения рабочего времени, если возникли какие-либо непредвиденные ситуации. Корректировка должна сопровождаться извещением других должностных лиц, связанных с руководителем совместными работами.

9. Сведение к минимуму затрат времени на систематически повторяющиеся функции управления (проведение оперативных совещаний, выдача заданий и т.п.).

10. Тщательная подготовка собраний и совещаний с обязательным установлением сроков их начала и конца, контролем соблюдения этих сроков.

11. Тщательная подготовка вопросов, с которыми необходимо выходить на вышестоящие уровни управления. Здесь должно предусматриваться и представление вышестоящему руководителю возможных вариантов решений по существу рассматриваемой проблемы.

12. Отказ от практики откладывания без объективной необходимости принятия решений по назревшим проблемам. Эта «лазейка» нередко используется руководителями и ведет не только к необоснованной затяжке в рассмотрении вопросов, что не способствует повышению эффективности производства, но и вызывает чувство неудовлетворенности у самого руководителя и требует, в конечном итоге, больших затрат времени.

13. Ежедневный контроль исполнения намеченных работ. Он производится в конце рабочего дня параллельно с планирование на следующий рабочий день.

14. Правило «чистой страницы». Оно требует обязательного перенесения на другие дни всех дел, которые не удалось выполнить в течение истекшего дня.

Практика использования вышеуказанных правил многими руководителями на ряде предприятий показала, что они помогли поднять уровень плановости в распределении рабочего времени, четче определить круг своих функций и функций подчиненных, значительно сократить затраты рабочего времени на ряд работ, уменьшить напряженность работы руководителя и существенным образом изменить структуру рабочего времени.

В соответствии с законом Парето 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. Принцип Парето означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступить к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью: сначала - немногие «жизненно важные» проблемы, а потом - многочисленные «второстепенные».

Основной подход к управлению временем, предложенный С. Кови, можно уяснить по матрице, идея которой заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Матрица управления временем

Дела	Срочные	Не срочные
Важные	Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с «горящим сроком» исполнения	Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Не важные	Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела. Распространенные виды деятельности.	Мелочи, отнимающие время. Корреспонденция. Звонки. Пустая трата времени. Праздное времяпрепровождение.

Как видно из таблицы, виды деятельности определяются двумя факторами: важностью и срочностью.

Срочное - это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас».

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в миссию человека, в его ценности и наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас, принуждая действовать. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которые мы хотим достичь, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Итак, в зависимости от степени срочности и важности задачи различают четыре возможности их оценки и выполнения:

- срочные/важные дела;

За них следует приниматься немедленно и самому их выполнить.

- срочные менее важные дела.

Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи потому, что она срочная. Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств;

- менее срочные/важные дела.

Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Поэтому вам рекомендуется: перепроверить степень важности и попробовать задачи этого уровня полностью или частично поручать своим сотрудникам. Наряду с тем, что вы себя разгружаете, можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела;

- менее срочные/менее важные дела.

Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагой. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то потом не следует жаловаться на перегрузку работой. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться.

Разработано несколько приемов организации времени.

1. Правило 60 : 40. Смысл этого приема заключается в том, что при планировании рабочего дня необходимо оставлять 40% времени нераспланированным (20% на собственную спонтанность и 20% на непредсказуемые изменения внешних обстоятельств). Этот прием применяется при наличии большого числа дел, которые требуют особую точность во времени. В результате снижается риск опозданий, психологическая напряженность.

2. «Маленькая книга». Этот прием применяется в дороге при поездках в переполненном транспорте. Можно читать книгу небольшого формата. В результате вырабатывается умение сосредотачивать внимание в неблагоприятных обстоятельствах и эффективно использовать транспортное время.

3. «Закладка для выписок». При чтении книги на закладку делаются выписки в формате: страница, вер/низ страницы, суть информации. Далее закладки могут обрабатываться: произведением полных выписок; единообразным складирование закладок; оставлением закладки в книге. Этот прием хорош тем, что создается набор ссылок на полезную информацию, причем маленькие по формату и удобные для постоянного наличия (в отличии от выписки с помощью, например, компьютера).

4. «Отстойники». Смысл в том, чтобы не разрабатывать рабочие процессы по ходу дела. Создать папку для документов, выписок и пр. (своеобразное хранилище информации) и определить день, когда содержание этой папки можно разобрать по темам и структурировать.

IV. Организация личного труда

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планировать и организовывать свой труд. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Чем бы конкретно не занимался руководитель, круг его обязанностей гораздо шире узких профессиональных рамок. Сотни дел мелких, важных, незначительных, сиюминутных, срочных постоянно находятся в поле его зрения. Существует четыре важнейших составляющих, превращающих поток хаотических операций и дел в более или менее стройную систему.

1. Планирование.

Это основа любой производственной деятельности. Оно включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей.

2. Реализация плана.

Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя. Вторая - задачи, выполнение которых связано с рядом операций и привлечением других людей. Их решение дает важный общий конечный результат с их нарастающей сложностью. В любом случае задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планирование.

3. Мониторинг и контроль.

Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. Проверка может быть самой простой или очень сложной, связанной со множеством дополнительных операций.

4. Взаимодействие с другими людьми.

На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, ведь руководителю необходимо реализовывать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля.

Общий практический опыт свидетельствует о том, увеличение затрат времени на планирование приводить на уменьшение времени на использование и к экономии времени в целом.

Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее время, составлять план личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности.

Планируя, мы отвечаем на вопросы:

- чего я достиг?

- чего я хочу достичь?

- как я этого добьюсь?

Первый вопрос требует оценки ситуации, второй - предполагает постановку целей, третий вопрос требует плана действий во времени.

Чтобы избежать лишних затрат времени, можно составить ежедневный временной план, который поможет отслеживать, на что вы тратите свое время. Проанализировав временной план, вы сможете определить те дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, вы начинаете пересматривать и по-новому планировать очередность дел.

Нерационально распланированный рабочий день имеет следующие признаки:

· неизвестно, на что тратиться время;

· неизвестно, сколько времени требуется на выполнение тех или иных дел;

· неизвестно, какие факторы мотивируют или ограничивают работоспособность;

Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности:

· анализ бюджета времени;

· определение содержания планируемых дел;

· определение времени, необходимого для выполнения этих дел;

· сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела, с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;

· составление списка основных дел на год;

· составление тематического списка дел на месяц;

· составление списка дел на неделю;

· запись текущих дел и составление рабочего плана на день.

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно заполняется текущими делами и не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реализацию духовных интересов и отдых.

Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы можем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных действий и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успехов и большую уверенность в себе. Чтобы успевать больше в меньшее время, требуется всего две вещи: организованность и самодисциплина.

Практический прием, который можно рекомендовать, - это деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее это будет сделано, тем легче себе представить затраты времени на ее выполнение.

После того, как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти данные. Прежде всего оценивается их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Если они не совпадают, нужно пересмотреть перечень планируемых дел. Если они соответствуют друг другу, то такое сопоставление для проверки можно продолжить и узнать, насколько реально выделено необходимое для работы время в те или иные конкретные периоды. В конечном итоге получаем уточненный перечень планируемых дел и ряд практических соображений по поводу последовательности их выполнения.

При составлении плана на день наряду с обычными моментами необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы, например, планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса», т.е. зоны, наименее всего подверженные помехам.

Руководитель должен самостоятельно ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, составлять новый план, подготавливаясь к наступающему рабочему дню.

Реальный рабочий план на день состоит из определенных временных блоков, заполненных А делами, исполнение которых не помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б и В дел. Тогда уже эти Б и прежде всего В дела руководитель может и не выполнять.

Нельзя никому позволять прервать А дело. Если руководитель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б и В дела.

Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Это зависит от плановой работы. Если распорядок дня в основном «свободен» от различных неожиданностей, руководитель спокойно может выделить 6 часов. Если неожиданности не только не исключены, но даже возможны, следует ограничиться 3 ил 4 часами.

Те, кто полагает, что его распорядок дня вообще не допускает такого планирования, может прибегнуть к планированию «клином». Начинать планирование следует с одного часа в день. Когда появиться опыт, можно перейти большему числу часов.

Хорошо зарекомендовал себя метод, при котором в каждом часе оставалось бы свободными 15 минут (для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, непредусмотренных работ и даже отдыха).

Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами.

Более удобны для записи формы в виде календаря-еженедельника, т.е. перекидного безотрывного календаря в виде удобного блокнота. Он дает возможность планирования рабочей недели и каждого дня, контроля над выполнением записанных мероприятий, анализа израсходованного времени. Каждое дело наноситься на сетку часов соответственно сроку его выполнения.

Помимо обычных записных книжек и блокнотов, где дела располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специальную форму, представляющую собой лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями работы. Записи на листе делаются карандашом, а после выполнения стираются или аккуратно зачеркиваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать выборку при составлении дневного плана.

Для составления ежедневного плана с использованием метода «Альпы» требуется в среднем не более 10 минут. Метод включает в себя пять стадий:

1. Составление заданий.

2. Оценка длительности акций.

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40).

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

5. Контроль (учет несделанного).

В пользу данного метода существуют весомые доводы:

1. Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

2. Четкое представление о задачах дня.

3. Преодоление забывчивости.

4. Концентрация на наиболее существенном.

5. Уменьшение объема «бумажной работы».

6. Достижение целей дня.

7. Выделение более важных и менее важных дел.

8. Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

9. Сокращение помех и нежелательных перерывов.

10. Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

11. Ощущение успеха в конце рабочего дня.

12. Повышение удовлетворенности и мотивации.

13. Рост личных результатов.

14. Выигрыш во времени за счет методической организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда руководитель может ежедневно экономить от 10 до 20% своего времени.

Можно еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени. При помощи бюрографии можно повысить эффективное использование дневника времени.

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря рациональному подразделению, должна быть удобна своей наглядностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, записной книжкой, личным дневником, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля. Кроме того, дневник времени представляет собой практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Существуют и другие формы планирования времени.

Руководителю нужно выбирать то средство планирования, которое ему наиболее подходит. Зачастую поступают так: берут что-то наиболее приемлемое и вносят в него дополнения с учетом своих проблем.

В настоящее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его из обихода руководителей. Компьютерные системы организации труда позволяют решать следующие задачи:

· «календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов;

· «документооборот» - автоматизированное изготовление, запись, поиск, печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (имя, дата, название, предприятие и т.д.);

· «справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска;

· «калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические действия во время работы.

При этом сохраняются изменения на диске, информация печатается на принтере и защищается паролем.

V. Управление стрессом

В процессе работы в организации часто возникают ситуации, которые провоцируют состояние психического напряжения, отрицательно воздействуя на людей, вызывая у них стресс.

Стресс - это перенапряжение системы психологической саморегуляции личности в условиях давления внешних факторов.

Стрессор - физико-химический или эмоционально-психологический фактор, который вызывает физиологическое или психологическое напряжение и может быть причиной стресса, болезни.

Стресс влияет не только на психические процессы, но и на физиологические. Заболевание, возникающее в результате стресса, может представлять реальную опасность для здоровья. Примерами могут служить стенокардия, гипертония, иммунодефицит, язвенная болезнь и т.д. Стресс может оказывать разрушительное воздействие на человека и результаты его труда, создает проблемы. Поэтому менеджер должен понимать механизмы этого социально-психологического явления для обеспечения эффективности управления.

Симптомы стресса:

· нервность и напряжение;

· хроническое переживание;

· неспособность к отдыху;

· чрезмерное употребление алкоголя или курение;

· проблемы со сном;

· чувство неспособности справиться с чем-либо;

· эмоциональная неустойчивость;

· проблемы здоровья;

· впечатлительность и легкая ранимость.

Подавляющее большинство стрессов вызывается психологическими причинами, каждая из которых содержит две составляющие. Одна из них - ситуация, которая вызывает стресс, вторая - отношение человека к этой ситуации. Стрессовую реакцию запускает не столько то, что происходит с человеком, сколько то, что он об этом думает, т.е. чаще всего причиной стресса являются мысли самого человека.

Существует ряд ошибок мышления, которые могут приводить к неоправданно сильному, чрезмерному стрессу. К наиболее частым ошибкам относятся:

«Черно-белое мышление». Мир видится в черно-белых тонах, без цвета и полутонов. Человек мыслит категориями «всё» или «ничего» и считает себя полным неудачником при малейшем несовпадении ожиданий с реальностью.

Чрезмерные обобщения. На основании единичных фактов формулируется глобальный (и ничем не подтвержденный) вывод. Часто используются слова «никогда, никто, ничего, всё, все, всегда».

Катастрофизация. Это своеобразное «раздувание из мухи слона». Происходит преувеличение негативных событий до тех пор, пока они не вырастают в сознании человека до размеров катастрофы. Могут использоваться слова «кошмарный, ужасный, страшный, трагический и т.д.».

Субъективизация. Другой вариант «раздувания из мухи слона», когда человек настроен на определенное объяснение событий и упорно пытается найти этому подтверждение. Если подходящих фактов не обнаруживается, «подтверждение» формируются из того, что находится под рукой, в том числе из собственных эмоций.

Чрезмерный пессимизм. Преуменьшаются хорошие новости и преувеличиваются плохие. Человек обращает внимание только на негативные стороны жизни, при этом упорно игнорируя позитивные моменты.

Мечтательность и отрицание реальности. Человек полон красочных, но абсолютно нереалистичных ожиданий насчет себя, других людей, работы, окружающего мира. При этом часто не видит реальной проблемы или убеждает себя, что ее не существует, хотя на самом деле она очень актуальна.

Чрезмерная требовательность. Человек предъявляет к себе и ко всему миру в целом завышенные требования и прикладывает неимоверные усилия к выполнению этих требований. Часто используются слова «должен, обязан».

Осуждение и ярлыка. Человек занимает позицию строгого судьи и выносит строгий приговор себе или другому.

Гедонистическое мышление. Мышление, нацеленное на максимальное удовольствие и полное устранение страданий и любых ограничений.

Вязкое мышление. Человек снова и снова возвращается к одной и той же мысли, пока она не заполняет все пространство сознания. При этом каждая последующая попытка решить проблему менее успешна.

Все эти ошибки мышления встречаются у каждого человека время от времени. Их выявление и коррекция является важной составляющей стресс-менеджмента. Этим можно заниматься как самостоятельно, так и под руководством специалиста когнитивно-поведенческого направления. Конечно, работая со специалистом, результат будет достигнут быстрее, но при самостоятельной работе можно заметно усовершенствовать свои навыки управления стрессом.

Причины стресса могут быть разные. Стресс может быть вызван как организационными факторами, так и событиями в личной жизни.

К организационным факторам относятся:

- повышенные требования к личности;

- лимит времени;

- расширение фронта работ;

- внедрение нововведений;

- неинтересная работа;

- противоречивость предъявляемых к работнику требований;

- плохие физические условия работы;

- неправильное соотношение полномочий и ответственности;

- плохие каналы обмена информацией и пр.

События личной жизни (как плохие, так и хорошие) так же могут служить потенциальной причиной стресса. Исследования проблемы стресса показывают, что наибольшее воздействие на людей оказывают:

- смерть близкого родственника;

- содержание в местах лишения свободы;

- болезнь;

- вступление в брак/развод;

- увольнение с работы, уход на пенсию, перевод на другую работу;

- трудности общения с противоположным полом;

- появление нового члена семьи.

Стресс проявляется в зависимости от того, насколько личность психофизиологически и морально оказывается устойчива к перегрузкам и как долго может выдерживать их. У каждого есть свой индивидуальный лимит времени давления стресса. Одни могут выдерживать большие перегрузки длительное время, адаптируясь к стрессу, другие не могу, потому что даже малая нагрузка может выбить их из колеи. А есть люди, которых стресс стимулирует, мобилизует, которые только и могут работать с полной отдачей сил именно в условиях стресса.

Но все-таки стресс - это процесс, нарастание которого снижает работоспособность личности. Процесс нарастания стресса можно разбить на три фазы, в каждой из которых наблюдаются различные психические реакции и поведение человека. В первой фазе протекания стресса происходит рост интенсивности реакций личности, познавательных процессов, ускорение их, готовность личности быстро вспомнить необходимую информацию, оригинальность мышления. Это фаза мобилизации, в которой и руководитель, и работник делают очень многое качественно и в срок, так как личность полностью использует свои ресурсы.

В последующей стадии дезадаптация продолжает усиливаться. В поведение появляется неорганизованность, теряется четкость передачи информации, она все труднее понимается или неверно истолковывается, качество выполнения работы снижается, ориентация в ситуации затрудняется. Руководитель и подчиненный совершают много ошибок.

Если и далее стресс нарастает, то в расстройство приходит внутренняя система саморегуляции поведения личности. Личность теряет контроль над ситуацией, уже не может справиться с предъявляемыми к ней требованиями. В поведении резко возрастает суетливость, растерянность. В мышлении стихийно появляются «точки» торможения, «изнутри» защищающие личность от запредельного психологического перенапряжения. Увеличение этих точек приводит в состояние вялости, апатии, пассивности, безнадежности. Это фаза дезорганизации.

Стресс однозначно оценить трудно. С одной стороны, руководителю важно научиться смягчать удары стрессовых факторов, а для этого нужно уметь их распознавать заранее, не допускать в своей управленческой деятельности, потому что стресс ведет к запредельным нагрузкам на психику со всеми вытекающими последствиями в фазе дезорганизации. С другой стороны стрессовые состояния необходимы руководителю, так как они не только стимулируют работы фирмы, но и сигнализируют об ухудшениях и упущениях.

Имеется немалый бесценный опыт борьбы со стрессом. Многие его вырабатывают спонтанно, хотя существуют исследования по изучению методов борьбы с возбудителями стресса и методов выхода из стрессовой ситуации. В этих исследованиях большую роль играют индивидуальные опросы руководителей по поводу того, как они борются со «стрессорами» и какими методами преодолевают стресс в разных ситуациях.

Одно из исследований, проводимое американскими учеными, показало, что среди методов борьбы с причинами возникновения стресса высшее руководство фирмы и руководители среднего звена в наибольшей степени используют:

· делегирование полномочий;

· анализ стрессовых ситуаций;

· установку ежедневных целей и приоритетов выполнения заданий;

· выявление причин, приводящих к стрессу;

· общение с коллегами, другими работниками, посетителями;

· общение с друзьями и близкими (в свободное время);

· физические оздоровительные занятия (вне работы);

· переключение на активный отдых (вне работы);

· следование оптимально избранному распорядку дня;

· самоустранение от стрессовых ситуаций (временный отпуск, перерыв на работе).

Общими рекомендациями по снижению вероятности стресса являются соблюдение правил режима питания, физические упражнения, достижение общего равновесия в жизни.

Менеджер должен уметь преодолевать не только стрессовые, но и фрустративные состояния, вырабатывая к ним иммунитет.

Фрустрация - психологическое состояние дискомфорта, вызываемое непреодолимыми (или субъективно так понимаемыми) трудностями на пути к достижению цели. Это переживание срыва надежд, неудачи.

В состоянии фрустрации личность может вести себя или агрессивно (выказывать недовольство, раздражение, возмущение), или впасть в состояние депрессии (испытывать подавленность, обиду, чувство беспомощности, личной ущемленности, комплекса неполноценности). Причем фрустративные переживания тем интенсивнее, чем сильнее была потребность и ближе была возможность их удовлетворения.

Предрасполагают к фрустративным состояниям такие качества личности, как доверчивость, импульсивность, тревожность, рискованность и пр. Часто личность с такими качествами сама по себе создает трудности, чтобы потом их преодолевать. В то же время личность может имеет большую устойчивость к фрустрации. Все зависит от того, насколько личность способна преодолевать фрустрационные состояния. При этом используются разные способы психологической самозащиты, выбираемые индивидуально:

- позитивная трактовка худшего («что не случается - все к лучшему»);

- ориентация на лучшие времена («надо просто переждать»);

- самоутешение в сравнении двух зол («бывало и похуже!»);

- позитивный настрой на будущее («перевернется и на моей улице грузовик с пряниками»).

Все эти способы могут быть сведены к тезису: «Если не можешь изменить ситуацию, измени отношение к ней!».

Неверно было бы говорить, что целью стресс-менеджмента является полное устранение стресса. Стресс не может быть устранен полностью. Как говорил основатель учения о стрессе Ганс Селье, полностью свободной от стресса может быть только смерть. Напряжение - это честь жизни. Цель стресс-менеджмента - контроль уровня стресса и управление напряжением ч тем, чтобы вовремя дать организму возможность восстановиться и не позволить длительному стрессу вызвать серьезные проблемы.

Даже сильный стресс может быть и вредным, и полезным. Что касается умеренного уровня стресса, то он часто помогает нам справиться с новыми обстоятельствами, предотвратить неприятности, достичь максимального результата в работе или учебе, в срок выполнить работу. Иными словами, умеренный стресс чаще более полезен, чем вреден.

VI. Имидж менеджера и способы его формирования

самоменеджмент карьера имидж

Специфика работы менеджера заключается в постоянном общении. Это может быть общение с деловыми партнерами, подчиненными, руководителем, клиентами. Поэтому его жизненной задачей является научиться оставлять о себе благоприятное впечатление, т.е. научиться формировать хороший имидж.

Имидж менеджера - это комплекс его внешних и внутренних качеств, являющийся достоянием общественности.

Имидж - образ, живущий в представлении людей. Этот образ может меняться, корректироваться, чтобы «отвечать запросам общества».

У имиджа менеджера есть составляющие части. Это аккуратный и красивый внешний вид, умение вести себя в обществе, представить себя и свою работу путем организации презентаций, связей с прессой.

Имидж - это всегда единство внутреннего и внешнего. Имидж, не подкрепляющийся постоянно реальными крупными делами, тает.

В переводе с английского имидж - образ, престиж, репутация.

Благоприятный внешний облик и вкус в одежде - немаловажное условие успешной деятельности менеджера.

Современный деловой мир достаточно консервативен в вопросах моды. В рабочее время принято носить более светлые костюмы, чем на приемах, причем тона костюмов в летнее время должны быть светлее, чем в зимнее. Костюмы ярких тонов, как правило, в рабочее время не носят.

Об умении мужчины одеваться в первую очередь судят по галстуку. Галстук должен гармонично сочетаться с костюмом и сорочкой. К однотонной сорочке подходят галстуки с рисунком, к сорочке в полоску или клетку - однотонные, спокойных расцветок. С костюмами светлых тонов принято носить яркие галстуки. К костюму из тканей в полоску или клетку необходимо подбирать однотонные галстуки, чуть светлее костюма.