Информационные технологии управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по курсу: Государственное и муниципальное управление

на тему: «Информационные технологии управления»

г. Пятигорск

2007 год

1. Теоретические основы информатизации управленческой деятельности

Информационная система (ИС) - это совокупность взаимосвязанных элементов, представляющих собой информационные, кадровые и материальные ресурсы, процессы, которые обеспечивают сбор, обработку, преобразование, хранение и передачу информации в организации.

В организациях существует большое количество различных типов ИС от традиционных до сложных, работающих на базе локальных и глобальных компьютерных сетей.

Информационные технологии (ИТ) - это совокупность конкретных методов, технических и программных средств, реализующих процессы сбора, обработки, преобразования, хранения и передачи информации.

Использование ИС фирмами и организациями определяет степень современности подготовки их администрации к управлению организацией.

Информационная система управления (ИСУ) - это круг разнообразных ИС, обеспечивающих управленческому персоналу эффективное принятие решений по управляемому объекту.

Информационная система управления представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга для реализации функции управления. ИСУ должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского и управленческого учета и оперативного управления. Многие учетные задачи решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы организации (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, внести коррективы в оперативное управление.

Информационные системы управления позволяют:

ь повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

ь добиваться роста эффективности управления за счет своевременного предоставления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

ь согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

ь за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и так далее.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизированных ИС являются:

ь уровень в системе государственного управления;

ь область функционирования экономического объекта;

ь виды процессов управления;

ь степень автоматизации информационных процессов.

В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления АИС делятся на федеральные, региональные и муниципальные ИС, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.

ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Региональные ИС предназначены для решения информационного обеспечения управления административно-территориальными объектами, расположенными в конкретном регионе.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т.п.

Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа (отраслевые АИС).

По видам процессов управления ИС подразделяются:

ь на ИС управления технологическими процессами и производствами (задачи автоматизации производства);

ь на ИС организационного управления (задачи автоматизации функций управленческого персонала).

Интегрированные ИС используются для автоматизации всех функций управления и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта: от НИР, ОКР, изготовления, выпуска и сбыта продукции до эксплуатации изделия.

Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и так далее.

ИС научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, переподготовки и повышения квалификации.

По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на следующие:

1. Ручные ИС, которые характеризуются выполнением всех операций по обработке информации человеком по заранее разработанным методикам в условиях отсутствия технических средств.

2. Автоматизированные информационные системы (АИС) - человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческого решения.

3. Автоматические информационные системы, которые характеризуются автоматическим выполнением всех операций по обработке информации, но функции контроля обеспечиваются человеком.

Каждой ИС реализуется определенная ИТ, которая является одной из самых важных составляющих процесса использования информационных ресурсов в управлении. ИТ реализует процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, обрабатываемой в ИС, и зависит от множества факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

§ степень централизации технологического процесса;

§ тип предметной области;

§ степень охвата задач управления;

§ класс реализуемых технологических операций;

§ тип пользовательского интерфейса;

§ способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса ИТ подразделяются на централизованные (обработка информации и решение функциональных задач производятся в центре обработки ИТ), децентрализованные (основаны на локальном применении средств вычислительной техники на рабочем месте специалиста, но с использованием коммуникаций для обмена данными) и комбинированные технологии (процессы решения функциональных задач на местах интегрируются за счет совместных баз данных и концентрацией всей информации в автоматизированном банке данных).

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной ИТ (задачи бухучета, аудита, страховой и налоговой деятельности и т.д.).

По степени охвата автоматизированной ИТ задач управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, организацию электронного офиса, а также экспертную поддержку, основанную на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

По классам реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные ИТ подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, используемой автоматизированной ИТ. Пакетная ИТ исключает влияние пользователя на процесс обработки данных, а диалоговая позволяет оперативно получать нужную информацию для принятия управленческих решений в диалоговом режиме, взаимодействуя с вычислительными средствами.

Интерфейс сетевой автоматизированной ИТ предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам.

Способ построения сети зависит от требований управленческого персонала к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Изменение требований способствует организацию и развитие многоуровневых распределенных технологий в ИС организационного управления. Корпоративная вычислительная сеть - это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего несколько территориально распределенных объектов, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации. Основой современного подхода в построении ИТ корпоративных систем является технология «клиент-сервер», получившей широкое распространение благодаря развитию и внедрению концепции открытых систем. Основу концепции составляет упрощение процесса организации совместимости локальных сетей за счет международной и национальной стандартизации аппаратных и программных средств.

Информационные требования непосредственно зависят от конкретного уровня управления - стратегического, тактического, оперативного, в соответствии с функциями высшего, среднего и оперативного персонала.

Структурированные решения обычно принимаются на оперативном уровне, на тактическом - полуструктурированные, на стратегическом - неструктурированные. Чем выше уровень управления, тем больше неструктурированных решений, поэтому средства и методы формирования информации не одинаковы для всех уровней.

На стратегическом уровне требуются итоговые нерегламентированные отчеты, прогнозы и внешняя информация для разработки генеральной стратегии. На оперативном уровне требуются регулярные внутренние отчеты с детальным сравнением базисных и текущих показателей, помогающих отслеживать текущие операции. Таким образом, информационные системы должны отвечать требованиям соответствующих уровней и предоставлять им любую нужную информацию.

Менеджмент (управление) традиционно описывается как процесс руководства, включающий управленческие функции: планирование, организацию, управление персоналом, руководство (мотивацию) и контроль. ИС обеспечивают менеджера данными для выполнения всех функций управления.

Для планирования ИС предоставляют данные и модели планирования, информацию о внутреннем состоянии и внешнем окружении. Для поддержки функции планирования необходимо наличие телекоммуникаций, специальных проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ или универсальных модулей офисных систем с электронными таблицами и СУБД. Программные средства должны обеспечивать методы анализа “что, если”, корреляционный и регрессионный анализ, обработку статистических данных, средства анализа и прогнозирования на основе трендов, средства оптимизации.

В управлении персоналом наиболее эффективными являются информационные системы (модули ИС) на основе СУБД, которые должны иметь соответствующую информационно-логическую структуру и позволять мониторинг карьеры и профессионального роста отдельных сотрудников, позволяя обрабатывать результаты тестирования при периодической аттестации кадрового состава организации.

Для руководства организацией кроме электронной почты имеются различные пакеты для поддержки документооборота и самоменеджмента, а также мультимедийные средства коллективного общения.

При осуществлении контроля без ИС практически невозможно разработать адекватную реакцию на отклонение от прогнозируемых результатов и вносить коррективы в деятельность организации, поэтому при внедрении ИС организации обеспечение функций контроля производится в первую очередь.

Принципиальным моментом информационной системы управления является обеспечение принятия решения с ее помощью. Информационные системы управления создаются на основе изучения технологии принятия решений с использованием методологии системного подхода. В качестве концептуальной базы может быть успешно использована модель принятия решений Г. Саймона.

По Г. Саймону, процесс принятия решений имеет три стадии: информационную, проектную, а также стадию выбора. На информационной стадии исследуется среда, определяются события и условия, требующие принятия решений. На проектной стадии разрабатываются и оцениваются возможные направления деятельности (альтернативы). На стадии выбора обосновывают и отбирают определенную альтернативу, организуя мониторинг ее реализации. Отдельные стадии процесса могут многократно повторяться, если менеджер не будет удовлетворен собранной информацией или результатами ее обработки.

На информационной стадии обрабатываются и анализируются первичные данные, которые необходимо отыскать в базах данных и, после соответствующей обработки, проанализировать. Поэтому менеджерам необходимо владеть умениями по составлению незапланированных, ситуационных запросов, отыскивая нужную информацию. В программном обеспечении (ПО) имеются соответствующие мощные средства систем управления базами данных (СУБД), например MS Access, Oracle, SQL Server и др., а также необходимые пакеты прикладных программ для моделирования, математической обработки и анализа результатов (SPSS, Statistica, Matlab, Project Expert и др.).

На проектной стадии определяется возможность структурирования ситуации, требующей принятия решений.

Для структурируемых (программируемых) решений возможна предварительная детализация, позволяющая алгоритмизировать процесс решения. При вероятностном характере процесса решение определяется через вероятности возможных исходов.

Неструктурированные (непрограммируемые) решения возникают при невозможности предварительного описания большей части процедур принятия решения. Большинство реальных ситуаций зависит от случайных событий и неизвестных факторов. Информационные технологии управления должны обеспечивать диалоговый режим работы, т.е. интерактивные системы поддержки принятия решений и экспертные системы, которые менеджер может использовать в зависимости от ситуации.

На стадии выбора ИС облегчают выбор правильного направления деятельности и обеспечивают обратную связь для контроля за выполнением решения. При этом предполагается, что на первых этапах собрана необходимая информация, разработан на ее основе ряд альтернативных вариантов. Обратная связь используется для корректировки получаемых результатов, поскольку оптимальное решение практически не может быть выбрано на первом шаге из-за реальных ограничений по времени и ресурсам.

Для принятия решения в групповом режиме используется компьютерная поддержка, т.е. специальные информационные технологии типа ИС поддержки групповых решений, электронные совещания и т.д.

Системы поддержки принятия решений (СППР) - особые интерактивные информационные системы управления (менеджмента), использующие оборудование, программное обеспечение, данные, базу моделей и труд менеджеров с целью поддержки всех стадий принятия полуструктурируемых и неструктурируемых решений непосредственно пользователями - менеджерами в процессе аналитического моделирования на основе предоставленного набора технологий.

Специфика СППР просматривается при сравнении целей различных типов ИС. Традиционные отчетные системы обобщают и регулярно представляют текущую регламентированную информацию об основных функциях деятельности. В схеме принятия решения по Г. Саймону традиционная система помогает только на первой стадии, а СППР поддерживает и обслуживает все стадии решения. Получение отчетов на рабочих местах обычно осуществляется по графику, в соответствии со списком рассылки компьютерной сети. Информация, полученная из отчетов, поддерживает в основном структурированные решения (требующие типовых воздействий), преобладающие на оперативном и тактическом уровнях.

При сравнении технологий формирования информации в традиционной отчетной ИС и СППР видна главная особенность СППР: технология формирования и организации информации определяется самим менеджером в соответствии со своей компетенцией, профессионализмом и видением пути решения проблемы. Только менеджер может сформировать в соответствии со своим пониманием проблемы дополнительную уникальную информацию. Поэтому важнейшей целью СППР является обеспечение технологией формирования информации, а также технологическая поддержка принятия решения в целом.

Таким образом, СППР имеют ориентацию не на процесс, а на набор возможностей, интерактивно выбираемых менеджером. СППР предоставляет конечному пользователю не поддержку однозначно описанного процесса обработки данных, а набор возможностей, не зависящих от процесса.

Специальное программное обеспечение СППР называется СППР-генераторами. Электронные таблицы относятся к ограниченным СППР-генераторам, а специализированные генераторы, включающие модули СУБД, модели и диалоги, - к развитым. База данных СППР создается для поддержки уникального решения и может содержать информацию из других БД (внутренних и внешних), данные из личных БД менеджера и итоговую информацию. Отличительной и важной чертой СППР является использование базы моделей для поддержки решений.

Часть моделей представляет и поддерживает рутинные вычисления, например однофакторные и двухфакторные «what-if» («что, если») модели (таблицы подстановки в MS Excel). Более сложные модели представляют связи между многими переменными. Например, к сложным моделям относят множественную регрессию, общую задачу линейного программирования, задачи математического программирования. Модели могут храниться в виде специальных программ, командных файлов, модулей и книг электронных таблиц (надстройки MS Excel «Пакет анализа», «Поиск решения», «Статистика»).

СППР можно подразделить по уровням, назначению, отраслевой или функциональной принадлежности.

Отдельные СППР регионального и муниципального уровней имеют в качестве базовой основы цифровой план или карту с нанесенной в виде тематических слоев информацией, совмещенной с конкретными географическими координатами. Такие СППР называются геоинформационными системами поддержки и принятия решений (ГИСППР).

Экспертные системы представляют собой интеллектуальные информационные системы (ИИС), характерными чертами которых являются: наличие базы знаний, реализация механизмов логического вывода и системы управления знаниями. При создании и использовании ИИС применяется такой термин, как «машинное обучение», представляющее собой механизм для автоматического приобретения знаний. Включение экспертных систем в ИС менеджмента и согласование их с существующими базами данных является актуальной задачей современного управления. В ИИС интегрируются знания, поступающие от экспертов, относительно закономерностей конкретной предметной области наряду с фундаментальными знаниями, составляющими суть научных теорий и моделей. Эти знания хранятся в репозитарии (хранилище) знаний, а конкретные факты - в базе данных под управлением СУБД. Для хранения данных в ИИС используются либо реляционные, либо - для интегрированного хранения данных и знаний - объектно-ориентированные базы данных. Концептуальная схема традиционных СУБД в очень малой степени затрагивает смысл данных. Поэтому непосредственно база данных может быть источником принятия решений лишь в ограниченном смысле.

Для хранения, обновления и использования знаний применяются системы управления базами знаний (БЗ). Представление знаний в ЭС, основанных на правилах, сводится к представлению фактов и правил вывода. Знания, хранящиеся в ИИС, интегрируются в результате объединения знаний, поступивших от многих индивидуальных экспертов. Базы знаний могут быть организованы с использованием фундаментальных знаний, проблемно-ориентированных знаний и знаний, необходимых для поддержания диалога.

Знания, характерные для диалога, должны иметь стандартизированную процедуру диалога, состоящую из анализа пользовательских требований и запросов, интерпретации этих запросов по отношению к прикладной системе, основанной на знаниях, и генерации ответа на основе диалога. Экспертным системам часто необходимо установить связь с другими средствами ИС (вычислительные процедуры, графика). Кроме того, ИИС включают средства коммуникации, средства манипулирования знаниями, механизмы пользовательского интерфейса, систему администрирования и систему обработки знаний.

Сложность использования экспертных систем в государственном и муниципальном управлении связана прежде всего с возможностью получения качественной экспертной информации для наполнения БЗ, а также с формализацией механизмов вывода для принятия решений.

Следовательно:

1. Уровень используемых информационных технологий и информационных систем управления обеспечивает соответствующий результат управленческого решения.

2. Слабоструктурированные и неструктурированные решения могут поддерживаться специальными системами СППР (в том числе и экспертными системами), генерирующими альтернативы и использующими информацию экспертов.

3. Повышение эффективности управления требует внедрения современных систем управления с развитыми возможностями и использования персонала соответствующей квалификации.

2. Основы разработки информационных систем управления

Структурный и процессный подходы в моделировании как основа проектирования информационных систем управления. Компоненты информационной системы. Информационные основы регионального управления. Геоинформационные системы как база регионального управления.

Целью изучения темы является создание представления об основных методах и подходах к разработке информационных систем, обеспечивающих эффективное управление предприятием, организацией или территорией.

Создание ИТ и ИС включает пересмотр деятельности аппарата управления в условиях создаваемой информационно-технологической среды.

В процессе проектирования выявляются наиболее существенные характеристики экономического объекта, изучаются его внешние и внутренние информационные потоки, создаются математические модели исследуемой системы и ее элементов, устанавливаются условия взаимодействия человека и технических средств управления.

Основу архитектуры ИС будут составлять управленческий аппарат, информационная технология, информационная система решения функциональных задач и система поддержки принятия решений. Объектами проектирования ИТ являются обеспечивающие подсистемы, реализующие процедуры сбора, передачи, накопления и хранения информации в нужном для пользователя виде. Объектами проектирования информационной системы решения функциональных задач являются процессы автоматизации решения функциональных задач. Так, для промышленного предприятия это будет процесс автоматизации решения задач технологической подготовки производства, оперативного управления основным производством, составления бизнес-планов, управления логистическими процессами, финансового менеджмента и др. Эти процессы соответствуют важнейшим функциям управления и функциональным подсистемам ИС организации. Каждая из функциональных подсистем представляет собой набор комплексов задач, состоящих из отдельных задач с конкретным алгоритмом преобразования исходной информации в требуемую. Качественно спроектированное обеспечение ИТ позволяет в рамках СППР управленческому персоналу проводить в интерактивном режиме анализ и прогнозирование для последующего принятия решения.

Рис. 1 - Компоненты информационной системы

Под функциональными компонентами понимается система функций управления, комплекс взаимоувязанных в пространстве и во времени операций по управлению, необходимых для достижения поставленных перед организацией целей. Любая сложная управленческая функция расчленяется на ряд более мелких задач (операция декомпозиции) и доводится до конкретного исполнителя (рис. 1).

Выбор состава функциональных задач функциональных подсистем управления осуществляется обычно с учетом основных фаз управления: планирования, реализации, контроля и анализа, регулирования (исполнения).

Компоненты системы обработки данных включают информационное, техническое, программное, правовое и лингвистическое обеспечение.

Информационное обеспечение - это совокупность методов и средств по размещению и организации информации, включающих в себя системы классификации и кодирования, унифицированные системы документации, рационализации документооборота и форм документов, методов создания внутри машинной информационной базы ИС.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, обеспечивающих работу ИТ. Структурными элементами технического обеспечения наряду с техническими средствами являются также методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживающий их персонал.

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, руководства пользователя и эксплуатации, а также персонал, занимающийся разработкой и сопровождением ПО.

Математическое обеспечение - совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе автоматизации работ. Персонал представлен специалистами в области организации управления объектом, постановщиками функциональных задач, математиками - специалистами по моделированию процессов управления и вычислительным методам.

Правовое обеспечение включает правовые нормы, регламентирующие правоотношения при создании и внедрении ИТ и ИС.

Лингвистическое обеспечение объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения пользователей со средствами вычислительной техники. С помощью лингвистического обеспечения осуществляется общение человека и ЭВМ.

Организационное обеспечение требует соответствующего персонала, создания новой структуры с учетом использования возможностей ИС, а также разработки соответствующих должностных инструкций и новых штатных единиц.

К обработке информации предъявляются следующие требования:

1. Полнота и достаточность информации для реализации функций управления.

2. Своевременность предоставления информации.

3. Обеспечение необходимой степени достоверности информации в зависимости от уровня управления.

4. Экономичность обработки информации: затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект.

5. Адаптивность к изменяющимся информационным потребностям пользователей.

ИТ и ИС для регионального управления выполняют обеспечивающую функцию для органов власти и неразрывно связаны с концепцией улучшения бизнес-процессов.

Под бизнес-процессом понимается целостное описание основных видов деятельности организации и их проекция на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени.

При разработке и использовании региональных ИС применяются общие подходы проектирования с учетом территориальной специфики объектов и процессов. Основным системообразующим компонентом ИС региона, главным фактором решения поставленных перед ней задач является комплекс региональных информационных ресурсов (ИР).

ИР региона структурированы по различным аспектам: формам собственности, характеру использования информации, степени ее обобщения, способам организации баз данных, сферам использования, категории доступа.

По формам собственности региональные информационные ресурсы делятся на государственные и негосударственные.

К государственным информационным ресурсам относятся информационные ресурсы, создание, приобретение или накопление которых осуществляется за счет средств бюджета субъекта Российской Федерации, а также федеральные и иные информационные ресурсы, переданные ему в установленном порядке.

Государственные информационные ресурсы формируются на территории субъекта Российской Федерации в соответствии со сферами ведения и включают:

ь федеральные информационные ресурсы;

ь информационные ресурсы субъекта Российской Федерации;

ь информационные ресурсы совместного ведения Российской Федерации и субъекта Российской Федерации;

ь информационные ресурсы других субъектов Российской Федерации;

ь информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении нескольких субъектов Российской Федерации (межрегиональные информационные ресурсы).

Отношения, возникающие при формировании и использовании государственных информационных ресурсов, регулируются Законом “Об информации, информатизации и защите информации”.

К негосударственным информационным ресурсам относятся информационные ресурсы, создаваемые за счет юридических и физических лиц, приобретенные или на законных основаниях полученные ими в порядке дарения или наследования. К негосударственным информационным ресурсам относятся также муниципальные информационные ресурсы, т.е. информационные ресурсы, создаваемые или приобретаемые на средства органов местного самоуправления.

В настоящее время не разработана правовая база, регламентирующая отнесение тех или иных информационных ресурсов к разряду муниципальных, а также порядок формирования и использования таких ресурсов.

Муниципальные информационные ресурсы, предоставляемые органами местного самоуправления в органы государственной власти субъекта Российской Федерации, являются информационными ресурсами совместного ведения субъекта Российской Федерации и его муниципальных образований. Отношения, возникающие при формировании и использовании таких информационных ресурсов, должны регулироваться законодательством субъекта Российской Федерации.

По характеру использования информационные ресурсы делятся:

на информационные ресурсы индивидуального пользования, используемые только в тех организациях, где создаются;

на информационные ресурсы коллективного пользования, используемые регламентируемым составом пользователей;

на информационные ресурсы общего пользования, используемые неограниченным числом пользователей.

Таким образом, система информационных ресурсов региона является иерархической, многоуровневой и включает как объектно-ориентированные первичные информационные ресурсы территории, так и функциональные базы данных (БД).

По способам организации входящие в состав информационных ресурсов региона базы данных делятся:

ь на базы данных, создающиеся на основе функционального подхода, когда собирается информация, необходимая для решения конкретных функциональных задач; информационные массивы строятся в соответствии с технологическими требованиями процесса обработки данных этих задач; при этом возникает значительная избыточность информации, поскольку степень пересечения данных, хранящихся в различных БД, может быть весьма высокой;

ь на базы данных, строящиеся на основе объектно-ориентированного подхода, означающего представление информации в виде совокупности сведений о некотором наборе объектов; при этом информация в БД накапливается в виде признаков (свойств) объектов определенного класса (например, БД о продукции предприятий, населении, транспортных средствах и т.п.).

Объектно-ориентированный подход к построению БД обеспечивает:

ь независимость структуры баз от решаемых задач;

ь наращивание задач без реструктурирования массивов;

ь независимость процессов обработки и обновления данных;

ь возможность получать разнообразные сводные данные в виде списков и таблиц.

По степени обобщения информации выделяются:

ь информационные ресурсы, содержащие первичную информацию, собираемую от источников, осуществляющих непосредственную регистрацию и систематизацию информации о наблюдаемом классе объектов или событий;

ь информационные ресурсы, содержащие агрегированную (производную) информацию, формируемую в результате обобщения или иной обработки первичной информации.

К первичным информационным ресурсам относится информация о субъектах социально-экономических отношений ( о населении в целом и об отдельных категориях), об объектах недвижимости и природных ресурсах, о нормативно-правовых актах и показателях социально-экономического развития.

Агрегированные информационные ресурсы подразделяются:

ь на данные статистики;

ь на данные мониторинга социально-экономических и других процессов;

ь на прогнозные данные.

Наличие полного набора первичных данных о субъектах, объектах и процессах в социально-экономических и производственных системах региона дает возможность получить любые агрегированные, аналитические и прогнозные данные, требующиеся органам управления для оперативного мониторинга социально-экономической ситуации в регионе и отдельных его территориях и принятия необходимых управленческих решений.

По категориям доступа информационные ресурсы делятся:

ь на открытые информационные ресурсы;

ь на информационные ресурсы с ограниченным доступом, причем последние делятся на ресурсы, отнесенные к государственной тайне и к конфиденциальным информационным ресурсам.

По сферам использования информационные ресурсы делятся на следующие:

§ для сферы управления:

§ оперативного планирования;

§ перспективного планирования;

§ информационные ресурсы для деловых кругов:

§ биржевая и финансовая информация;

§ информация коммерческих структур;

§ экономические и статистические данные организаций;

§ для населения:

§ сведения об имеющихся свободных рабочих местах;

§ информация о системе социальной защиты населения;

§ информация о рынке недвижимости;

§ всевозможная справочная информация по различным вопросам жизнедеятельности региона в новых условиях хозяйствования и самостоятельности.

Состав и структура информационных ресурсов, обеспечивающих решение задач управления социально-экономическим развитием региона, должны быть адекватны составу и структуре функциональных задач, решаемых подразделениями и службами органов власти и управления различного уровня.

Процесс управления социально-экономическим развитием региона состоит из двух основных, относительно самостоятельных, но взаимосвязанных направлений:

перспективное планирование и управление;

оперативное управление жизнедеятельностью региона.

В основе задач перспективного планирования развития субъекта Российской Федерации лежит обобщенная информация об объектах и процессах, интегрированная на достаточно длительном временном интервале планирования (год и более). Источниками этой информации в основном являются различные функциональные подразделения субъекта Российской Федерации и организации, подчиненные федеральным органам управления. Анализ и обработка информации проводится региональным комитетом по статистике, информационно-аналитическими службами структурных подразделений администрации и других органов управления регионом.

Задачи оперативного управления базируются в большей степени на информации о состоянии объектов и процессов, источником которой являются объектно-ориентированные системы сбора и обработки информации, входящие в информационные системы ведомственного характера.

Общей основой информационного обеспечения задач перспективного планирования и оперативного управления являются первичные информационные ресурсы, характеризующие субъект Российской Федерации как объект управления со всеми его природно-географическими, социально-демографическими, экономическими, инфраструктурными и иными характеристиками и особенностями.

Сектор деловой информации, являющийся быстро развивающейся частью информационного пространства региона, охватывает:

ь биржевую и финансовую информацию (информацию о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынке товаров и капиталов, инвестициях, ценах и т.п.), предоставляемую биржами, специальными службами биржевой и финансовой информации;

ь экономическую и статистическую информацию (числовую экономическую, демографическую, социальную информацию в виде динамических рядов, прогнозных моделей и оценок), предоставляемую государственными службами, а также компаниями, занятыми исследованиями и консалтингом;

ь коммерческую информацию (информацию по ассоциациям, частным и государственным предприятиям, направлениям их работы, продукции, ценам, финансовом состоянии, связям, сделкам, руководителям и т.п.), предоставляемую предприятиями и организациями;

ь деловые новости в области экономики и бизнеса, представляемые специальными информационными службами;

Фонды деловой информации формируются в виде баз данных, справочников, периодических изданий.

Наименее развитым, но достаточно перспективным в будущем сектором информационного пространства региона является сектор массовой информации, или информации для населения.

Геоинформационные системы как база регионального управления.

Мировой опыт территориального управления свидетельствует о необходимости использования для анализа социально-экономического развития регионов совокупности региональных информационных ресурсов.

Система информационных ресурсов для региональных и муниципальных органов управления должна строиться как иерархическая территориально-распределенная система, содержащая информацию, интегрированную по предметным областям, функциональным направлениям использования и уровням административно-территориального деления региона на основе общих методологических, технологических и организационных принципов, согласованных информационно-лингвистических и программно-технических средств обеспечения их совместимости и взаимодействия.

Геоинформационные системы (ГИС) являются основой решения данной задачи.

ГИС - автоматизированная информационная система предназначенная для обработки пространственно-временных данных, основой интеграции которых служит географическая информация.

Основой геоинформационной системы служит цифровая карта соответствующего решаемым задачам масштаба. К этой карте «привязаны» тематические слои, отображающие графически информацию по конкретному направлению или теме. Например, информацию о районировании сельскохозяйственных угодий, лесов, гидрографические сведения, автомобильных и железнодорожных магистралях, о промышленных объектах, объектах образования и здравоохранения, демографическую информацию. Базы данных, соответствующие тематическим слоям, включают количественную и качественную информацию, обеспечивая аналитическим материалом руководителей региона.

Объединение в ГИС ряда технологий и технологических процессов известных информационных систем позволяет говорить о них как об автоматизированных информационных системах.

С позиции геосисистем, ГИС включают технологии (прежде всего технологии сбора информации) таких систем, как географические информационные системы (справочные по географическим данным), системы картографической информации, автоматизированные системы картографирования, автоматизированные кадастровые системы.

Использование ГИС как системы моделирования расширяет класс используемых данных и увеличивает возможности анализа результатов моделирования.

ГИС используется для получения проектных решений в автоматизированном режиме, а также для решения специальных проектных задач, которые в типовом автоматизированном проектировании не встречаются.

С точки зрения систем представления информации, ГИС являются развитием автоматизированных систем документационного обеспечения с использованием современных технологий мультимедиа. Это определяет большую наглядность выходных данных ГИС по сравнению с обычными географическими данными.

Интегрированность и прикладной характер ГИС позволяет говорить о приоритетности данного направления в государственной политике информатизации.

Для создания ГИС используются разнообразные инструментальные пакеты, представляющие собой программно-технологические комплексы.

Основу процессов обработки составляет цифровое моделирование. Поддерживается набор моделей (цифровых представлений) пространственных данных для их ввода, анализа, представления и хранения.

Современные инструментальные ГИС характеризует ориентация на пользовательскую среду, учет предметной области, особенностей приложений, наличие тематически направленных модулей, дополняемых соответствующими приложениями для работы с пользовательскими моделями данных.

При создании муниципальной ГИС ключевым моментом является земельный участок города, который обслуживается коммунальными службами, участковыми врачами, милиционерами, школами, предприятиями торговли и др. Выделение территории в качестве основного объекта управления предполагает перестройку системы отчетности и изменение ответственности городских служб. ГИС, реализующая территориальный подход, не может использоваться городскими властями, пока этот подход не будет реализован сначала в системе бумажного документооборота, что решается введением текущего контроля за положением в районах на уровне заместителей администрации. С другой стороны, изменение отчетности является вторичным по сравнению с изменением системы ответственности, при которой контроль и исполнение должны быть распределены по разным службам. Организационные структуры различных городских организаций могут существенно отличаться друг от друга по объективным (экология, наличие градообразующих предприятий и др.) и субъективным (личность руководителя города и его окружение) причинам. Это следует учитывать при построении городской геоинформационной системы управления.

Укрупненная схема создания городской ГИС содержит следующие основные этапы:

§ определение целей городской администрации;

§ определение функций органов местной власти применительно к принятию решений при помощи ГИС.

К построению информационной модели управления городским хозяйством относится:

1. Выделение и классификация данных по основным методам их использования: исходные, промежуточные и вспомогательные, директивные или выходные данные.

2. Построение моделей данных для ГИС. Определение объектов и сущностей, атрибутов.

3. Определение эффективности функционирования ГИС и выбор технологических решений.

4. Получение организационной поддержки.

5. Создание пилотного проекта.

6. Окончательная доработка и реализация ГИС.

Целесообразность применения ГИС для решения вопросов управления территориями подтверждается образованием в ноябре 1997 года Правительственной комиссией по геоинформационным системам.

Данная комиссия является постоянно действующим координационным органом Правительства Российской Федерации по вопросам разработки и реализации комплекса мероприятий, обеспечивающих создание и использование геоинформационных систем.

Следовательно:

1. При создании ИСУ используются современные методы и технологии, базирующиеся на системном подходе к решению проблемы управления объектом.

2. Структура информационной системы имеет стандартное схематическое представление.

3. Региональные информационные ресурсы являются основным обеспечивающим компонентом регионального управления.

4. Развитие ГИС - перспективное направление для территориального управления.

3. Информационные технологии управления проектами

Основы проектного менеджмента. Методология планирования проекта и его реализация с использованием средств автоматизированных систем управления проектами.

Раздел содержит сведения о возможностях и перспективах применения ИТ и специального программного обеспечения для использования при управлении проектами.

Под проектом понимается система сформулированных в его рамках целей, создаваемых или реконструируемых для их реализации физических объектов, технологических процессов, программных и технических средств, технической и организационной документации, материальных, финансовых, временных и других ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

К основным характеристикам проекта относятся: уникальность, наличие конкретной цели, ограничения по времени, затратам, ресурсам, требования к качеству выполнения работы. Управление проектами основано на системном подходе, который является обязательным инструментом квалифицированного менеджера. Необходимость интегрирования проектов со стратегией организации может потребовать от организации преобразования всего процесса управления или установления связей между имеющимися разрозненными подсистемами для переноса внимания на систему в целом. Следует отметить, что практическое осуществление стратегии реализуется через проекты. В процессе управления проектом можно выделить два аспекта: первый - техническая сторона процесса управления, которая состоит из формальных, упорядоченных, чисто логических частей процесса. Техническая сторона зависит от наличия формальной информационной системы, с помощью которой осуществляются планирование, расписание работ и контроллинг. Определяются и документируются четкие границы и масштаб проектов, чтобы связать проект и заказчика и способствовать процессу планирования и контроля. Процессу планирования и наблюдения за ходом выполнения работ по проекту способствует создание отчетов о промежуточных результатах и структуре работ. Структура работ служит своеобразной базой данных, связывающей все уровни организации (основные, промежуточные результаты и все задачи) в единый пакет работ. Любое изменение какой-либо части можно проследить до его источника при помощи интегрированных связей в системе. Такой подход к интеграции информации может обеспечить всех менеджеров проектов и всех клиентов информацией соответственно их уровню и потребностям. Хороший управляющий проектом должен быть подготовлен в техническом аспекте управления проектами.

Социокультурный аспект процесса управления проектом сосредоточивает внимание на создании внутри организации временной социальной среды, объединяющий способности разных профессионалов, работающих над выполнением проекта.

Структуризация проектов необходима для того, чтобы проектом можно было управлять. Суть ее состоит в разбивке проекта на иерархические подсистемы и компоненты. В терминах управления проектами структура представляет собой дерево ориентированных на продукт компонентов, представленных оборудованием, работами, услугами, информацией, полученными в результате реализации проекта.

Структура проекта - это организация связей и отношений между ее элементами. Инвестиционные проекты, как правило, имеют иерархическую переменную структуру, которая формируется применительно к конкретным условиям функционирования.

К основным задачам структуризации проекта нужно отнести следующие:

§ разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;

§ распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации (ресурсами);

§ точная оценка затрат - средств, времени и материальных ресурсов;

§ создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;

§ увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании;

§ переход от общих, не всегда конкретно выражаемых целей к определенным заданиям, выполняемым подразделениями компании;

§ определение комплексных работ/подрядов.

Процесс структуризации проекта (ПСП) может быть представлен в виде следующей последовательности действий:

1. Определение проекта - должны быть четко определены характер, цели и содержание проекта, а также все конечные продукты проекта с их точными характеристиками. В данной ситуации полезно использовать иерархию целей, показывающую полную цепь конечных результатов и/или средств их достижения.

2. Уровень детализации - необходимо обдумать различные уровни детализации планов и количество уровней элементов в структуре разбивки проекта.

3. Структура процесса - должна быть подготовлена схема жизненного цикла проекта.

4. Организационная структура - организационная схема проекта должна охватывать все группы или отдельных лиц, которые будут работать на проект, включая и заинтересованных персон из внешнего окружения.

5. Структура проекта - это схема разбивки по подсистемам или компонентам, включая машины и оборудование, программное и информационное обеспечение, услуги, а также географическое распределение.

6. План бухгалтерских счетов организации - система кодов, применяемых при структурировании проекта должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов или на возможности его корректировки

7. Структура разбивки проекта - четыре вышеперечисленных пункта (3 - 6) объединяются в единую структуру проекта

8. Генеральный сводный план проекта - может быть в дальнейшем детализирован в процессе поиска критического пути. В ходе реализации проекта сводный план может использоваться для докладов высшему руководству.

9. Матрица распределения ответственности - результат анализа взаимоотношений между элементами структуры проекта и организацией, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы схемы организации компании столбцами (или наоборот). В ячейках матрицы уровни ответственности тех или иных действующих лиц обозначают при помощи специальных условных обозначений или кодов.

10. Рабочий план бухгалтерских счетов - при необходимости следует проработать систему субсчетов, стыкующихся с планом счетов.

11. Рабочий сетевой график - реализация первых десяти шагов позволяет разработать детализированный график, включающий по каждой из работ временные и ресурсные оценки.

12. Система наряд-заданий - вытекает из предварительной структуры (пункт 7) и матрицы. На этом этапе задания должны быть абсолютно конкретны во времени и ресурсах

13. Система отчетности и контроля.

На основе проделанных шагов строится т.н. матрица распределения ответственности, которая приписывает каждому пакету работ конкретных исполнителей.

Для структуризации проекта используют ряд специальных моделей: дерево целей, дерево решений, дерево работ, организационную структуру исполнителей, матрицу ответственности, сетевую модель, структуру потребляемых ресурсов, структуру затрат. При этом методы структуризации проекта принципиально сводятся к двум: «сверху вниз» - определяются общие задачи, на основе которых далее осуществляется детализация уровней проекта; «снизу вверх» - определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.

Дерево целей - это графы, схемы, показывающие, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующего уровня (дерево - это связанный граф, выражающий соподчинение и связи элементов).

Дерево решений - граф, отражающий структуру задачи оптимизации многошагового процесса. Ветви отображают различные события, которые могут иметь место, а узлы - точки, в которых возникает необходимость выбора. Причем узлы различны - в одних выбор осуществляет сам проект-менеджер, а в других выбор от него не зависит. В таких случаях менеджер может осуществлять оценку вероятности того или иного события.