1.1 Характеристика предприятия и регламентация документационного обеспечения управления

МУП «ЕРКЦ г. Саратова» был образован в 2001 году Решением Саратовской городской Думы № 11-83 от 09 августа 2001 года в целях повышения эффективности осуществления текущих расчетов с населением и поставщиками за поставленные и потребленные жилищно-коммунальные услуги в городе Саратове.

МУП «ЕРКЦ г. Саратова» согласно Устава является коммерческой организацией и учрежден Комитетом по управлению имуществом города Саратова. МУП «ЕРКЦ г. Саратова» может создавать филиалы и представительства.

МУП «ЕРКЦ г. Саратова» является юридическим лицом, имеет круглую печать, штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный товарный знак и другие средства индивидуализации.

В Уставе МУП «ЕРКЦ г. Саратова» определены цели, предмет и виды деятельности предприятия. МУП «ЕРКЦ г. Саратова» создано с целью производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и извлечения прибыли.

В Уставе содержаться сведения, предусмотренные Федеральным законом «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», а именно: полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия; указание на место нахождения унитарного предприятия; цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия; сведения об органе, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия; наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор); порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора; перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов; сведения о размере его уставного фонда, о порядке и об источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли.

Устав утвержден председателем комитета по управлению имуществом города Саратова, согласован с Главой администрацией города Саратова и заместителем главы администрации города Саратова по экономике.

Предметом деятельности МУП «ЕРКЦ г. Саратова» является осуществление расчетов между населением, и управляющими организациями, поставщиками услуг за поставленные и потребленные услуги.

МУП «ЕРКЦ г. Саратова» осуществляет следующие основные виды деятельности:

- удовлетворение потребностей администрации города в информационно-вычислительных работах по расчетам с населением за жилищно-коммунальные услуги (далее - ЖКУ);

- проведение единой научно-технической политике в области расчетно-кассового обслуживания населения города;

- осуществление расчетов между населением и поставщиками ЖКУ.

Помимо основных видов деятельности МУП «ЕРКЦ г. Саратова» вправе осуществлять самостоятельную хозяйственную деятельность, разрешенную действующим законодательством.

Директор МУП «ЕРКЦ г. Саратова» является единоличным исполнительно-распорядительным лицом предприятия и назначается главой администрации МО «Город Саратов». Директор возглавляет МУП «ЕРКЦ г. Саратова», представляет интересы и действует от имени предприятия без доверенности, а также совершает сделки от имени предприятия по согласованию с Комитетом по экономике администрации МО «Город Саратов», осуществляет прием на работу работников МУП «ЕРКЦ г. Саратова», заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы.

В непосредственном подчинении у директора находится заместитель директора, заместитель директора по развитию, начальник абонентской службы, юридический отдел, бухгалтерия, финансово-экономический отдел.

Заместителю директора в свою очередь подчинен аппарат директора, отдел кадров, служба главного инженера, отдел автоматизированных систем управления; заместителю по развитию - отдел по работе с договорами, отдел по работе с населением; начальнику абонентской службы - отделения по Ленинскому, Центральному, Заводскому району, отдел расчета и учета платежей и статистики абонентской службы.

Из приведенной структуры можно выделить функциональные и обеспечивающие подразделения (рис.1).

Рисунок 1 - Группы подразделений

Функциональные подразделения непосредственно реализуют основные функции МУП «ЕРКЦ г. Саратова». В задачу обеспечивающих подразделений входит осуществление организационной, кадровой и финансовой работы, которые обеспечивают функционирование МУП «ЕРКЦ г. Саратова» в целом и, в пределах своей компетенции и благодаря деятельности, которых обеспечивается реализация основных задач и функций предприятия.

Эти подразделения отражают их функциональную специфику, которая обуславливает наличие специальных систем документации, необходимых для осуществления тех или иных процессов.

Также в МУП «ЕРКЦ г. Саратова», как и в любой другой организации, реализующей управленческие процессы функционирует и общие системы документации.

На основании приведенного выше деления на группы подразделений и с учетом специфики деятельности МУП «ЕРКЦ г. Саратова», можно сделать вывод о том, что создаваемы и обрабатываемые предприятием документы, которые в целом составляют документооборот, включают в себя и специальные системы документации, и общее делопроизводство.

МУП «ЕРКЦ г. Саратова» в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, федеральными законами, нормативными правовыми актами Саратовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Саратовской области, решениями Саратовской городской Думы, постановлениями и распоряжениями главы администрации МО «Город Саратов», распоряжениями Комитета по управлению имуществом администрации МО «Город Саратов», а также Уставом МУП «ЕРКЦ г. Саратова».

Таким образом, правовую основу деятельности МУП «ЕРКЦ г. Саратова» составляет федеральное законодательство, нормативные акты органов местного самоуправления, локальными актами муниципального унитарного предприятия.

Правовое регулирование вопросов, связанных с организацией и регламентацией деятельности службы ДОУ нашло отражение в Государственной системе документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ). Государственная система документационного обеспечения управления является методическим документом, устанавливающим единые требования по организации деятельности службы ДОУ.

Основные положения ГСДОУ охватывает вопросы организации службы ДОУ. Требования ГСДОУ распространяются на все службы ДОУ.

ГСДОУ упорядочивает организационную структуру службы ДОУ в организациях путем построения типовых служб ДОУ.

ГСДОУ содержит рекомендации, позволяющие выбрать наименование службы ДОУ и ее структуру.

В свое время ГСДОУ не была официально утверждена Главархивом, однако в современных условиях в отсутствии более совершенных разработок применение положений этого документа возможно, так как ГСДОУ более широко и комплексно освещает вопросы организации делопроизводства, предлагает типовое содержание положения о службе ДОУ, и прежде всего ее функционирование в качестве единого самостоятельного подразделения.

ГСДОУ является методическим документом и содержит рекомендации по организации службы ДОУ и ее деятельности, которые носят рекомендательный характер.

Однако в настоящее время действуют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые определяют принципы и правила делопроизводства, которые являются общими для всех федеральных органов исполнительной власти, которые должны соблюдаться во всех федеральных органах исполнительной власти, независимо от типа, характера деятельности и структуры.

В отличие от ГСДОУ Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти не охватывают вопросы организации и регламентации деятельности службы ДОУ, а лишь не полностью описывают традиционное бумажное делопроизводство и очень ограниченно отражают применение современных технологий в управлении государственными документами.

Положения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти являются обязательными, а, следовательно, новые Правила укрепляют статус служб ДОУ в органах власти.

Самым значительным актом в области документационного обеспечения управления является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получения, передачи, производства и распространения информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении и защиты информации.

Еще один Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» закрепил право гражданам обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам.

Одновременно с этим в МУП «ЕРКЦ г. Саратова» при оформлении документации применяются правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», закрепляющий состав реквизитов документов, рекомендуемых для использования на практике.

Однако центральное место в деятельности МУП «ЕРКЦ г. Саратова» занимает стандарт предприятия «Система менеджмента качества.

Ведение общего делопроизводства», который является локальным нормативным актом, закрепляющим организацию и технологию документационного обеспечения управления.

Итак, можно сделать выводы, сто предприятие осуществляет свою деятельность на основании ряда нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок работы с документами.

Однако, нормативно-правовая база, регулирующая организацию работы с документами в МУП «ЕРКЦ г. Саратова», содержит лишь общие положения и является недостаточной для эффективной постановки делопроизводства.

1.2 Правовой статус службы ДОУ в организационной структуре предприятия

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение или на ответственное должностное лицо.

В пятом разделе ГСДОУ, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

В любой организации должна существовать служба документационного обеспечения управления, которая будет отвечать за организацию работы с документами.

Из графического отображения структуры МУП «ЕРКЦ г. Саратова» видно, что самостоятельное структурное подразделения, осуществляющее организацию работы с документами отсутствует, а его функции возложены на аппарат директора. Аппарат директора является самостоятельным структурным подразделением с маленькой численностью и осуществляет обеспечение деятельности директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова» и его заместителей, координацию и организационно-методическое, документационное, информационное обеспечение деятельности структурных подразделений МУП «ЕРКЦ г. Саратова».

Аппарат директора подчиняется директору МУП «ЕРКЦ г. Саратова» и заместителю директора. Это принципиально важно потому, что аппарат директора непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение и ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Среди функций аппарата директора выделяются следующие группы:

- технологические функции (первоначальная обработка входящих документов, регистрация документов, ведение информационно-справочной работы по документам и т.д.);

- организационные функций (организация своевременного рассмотрения документов, регулирование прохождения и исполнения документов, организация хранения документов и т.д.);

- контрольные функции (контроль за правильностью оформления документов, контроль за сроками исполнения документов и др.);

- методические функции (разработка локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации и т.д.).

Данные функции на МУП «ЕРКЦ г. Саратова» реализуются не одним аппаратом директора.

Следует отметить, что в МУП «ЕРКЦ г. Саратова» реализуется смешанная форма делопроизводства, характеризующаяся тем, что часть операций сосредотачивается в аппарате директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова», и часть в структурных подразделениях. В связи со смешенной формой ведения делопроизводства в МУП «ЕРКЦ г. Саратова», в каждом структурном подразделении распоряжением руководителя соответствующего структурного подразделения назначается работник ответственный за ведение делопроизводство.

В таблице 1 приведено фактическое состояние распределения функций между аппаратом директора и ответственным сотрудник за ведение делопроизводства в структурном подразделении:

Таблица 1 - Распределение функций по делопроизводству в МУП «ЕРКЦ г. Саратова»

Как видно из таблицы организация приема и обработки входящих и исходящих документов, их регистрация, отправка на исполнение, контроль за сроками исполнения, архивное хранение входящих и исходящих документов отнесена к функциям аппарата директора. В структурных подразделениях выполняются операции по исполнению документов, поступившие и зарегистрированные в аппарате директора, осуществляется рассмотрение, изучение, анализ и подготовка ответов на документы, осуществляется создание документов, касающихся работы структурных подразделений, их систематизация, хранение дел, их предархивная обработка, а также разрабатывается номенклатура дел структурного подразделения.

Следует рассмотреть организационно-правовые документы, на основе которых происходит организация работы с документами в МУП «ЕРКЦ г. Саратова».

Основой деятельности аппарата директора является положение об аппарате директора, а также должностные инструкции его работников.

Аппарат директора в соответствии с его Положением обеспечивает организацию и координацию направлений деятельности предприятия и его структурных подразделений в части документооборота, осуществляет контроль за своевременным исполнением договорных обязательств, документов, а также обеспечивает деятельность директора в части планирования его рабочего дня и организации совещаний с его участием.

Положение об аппарате директора закрепляет организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями.

Положение об аппарате директора состоит из следующих разделов: общие положения, цели и задачи, функции, права и ответственность, взаимоотношения.

В общих положениях закреплено: наименование структурного подразделения; в чьем непосредственном подчинении находиться подразделение и кем возглавляется; порядок назначения и освобождения от должности сотрудников подразделения; основные нормативные документы, которыми структурное подразделение руководствуется в своей деятельности; порядок утверждения штатного расписания.

В разделе «Цели и задачи» перечисляются направления деятельности структурного подразделения, которые составляют предмет деятельности подразделения.

В разделе «Функции» содержится перечень работ и технологий, которые необходимы для реализации каждой из задач.

Раздел «Права и ответственность» перечисляет права, которые закрепляются за службой для выполнения возложенных на нее задач и функций, а также закрепляет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на аппарат директора задач и функций.

В разделе «Взаимодействие аппарата директора с другими подразделениями предприятия» содержится список внутренних подразделений и вопросов, по которым осуществляется сотрудничество аппарата директора с другими подразделениями МУП «ЕРКЦ г. Саратова».

Аппарат директора в соответствии с Положением осуществляет следующие функции по организации и координации направления деятельности предприятия и его структурных подразделений в части документооборота: прием, обработка, регистрация, учет и хранение текущей корреспонденции (входящей, исходящей), ведение справочной работы по ней; подготовка и передача дел аппарата директора на архивное хранение; контроль подаваемых на подпись директору предприятия документов на соответствие СТП ЕРКЦ-011-2009 Ведение общего делопроизводства; обеспечение своевременного прохождения документов, поступающих в МУП «ЕРКЦ г. Саратова».

Следующими нормативными документами, регулирующими деятельности сотрудников аппарата директора являются их должностные инструкции, где закреплено организационно-правовое положение сотрудников в структуре предприятия и подразделения, его основные функции, обязанности, права, ответственность. Должностные инструкции работников аппарата директора разработаны в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностные инструкции сотрудников аппарата директора включают в себя следующие разделы: общие положения, функции, обязанности, права работников.

В общих положениях устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.), основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

В разделе «Обязанности работника» указываются особенности связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, порядком исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

Следует так же отметить, что в должностных инструкциях не прописан пункт, связанный с порядком взаимодействия (связям по должности) сотрудников аппарата директора с другими подразделениями МУП «ЕРКЦ г. Саратова».

Так как в данной организации функции сотрудников службы ДОУ выполняет руководитель аппарата директора, делопроизводитель и секретарь, то основными документами регламентирующими постановку работы с документами являются Должностные инструкции руководителя аппарата директора, делопроизводителя и секретаря.

Согласно должностной инструкции руководитель аппарата директора осуществляет еженедельное доведение до исполнителей справочной информации о невыполненных контрольных поручениях, ежемесячное предоставление директору МУП «ЕРКЦ г. Саратова» информации об исполнении договорных обязательств и о состоянии исполнительской дисциплины, ежедневное планирование рабочего дня директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова», организация совещаний с участием директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова», ведение протоколов совещаний с участием директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова», взаимодействие с организаторами конференций и семинаров по вопросу участия в них директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова», осуществление необходимых мероприятий, связанных с направлением директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова» в командировки.

Делопроизводитель аппарата директора, согласно своей должностной инструкции, осуществляет прием, обработку, регистрацию, учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции; принимает поступающую корреспонденцию на рассмотрение директора, передает ее в соответствии с резолюцией в структурные подразделения или конкретным исполнителям; отправляет исполненную документацию по адресатам, готовит документы, необходимые для работы директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова», его заместителей, руководителя аппарата директора; по поручению руководителя аппарата директора составляет письма, запросы, готовит ответы на письма; формирует дела, обеспечивает сохранность документации.

Секретарь аппарата директора, согласно своей должностной инструкции, принимает документы и личные заявления на подпись директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова»; проверяет правильность оформления и содержание проектов документов, передаваемых директору МУП «ЕРКЦ г. Саратова», его заместителям на подпись; подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора МУП «ЕРКЦ г. Саратова», его заместителей, руководителя аппарата директора; организовывает проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание; выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором МУП «ЕРКЦ г. Саратова» (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения); обеспечивает рабочее место директора необходимыми канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе; организовывает прием посетителей.

Проанализировав должностные инструкции можно сделать вывод, что функции сотрудника службы ДОУ разделены между делопроизводителем и секретарем.

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления архив МУП «ЕРКЦ г. Саратова» должен входить в состав службы документационного обеспечения управления (в данном случае это - аппарат директора). Однако на практике данное структурное подразделение входит в состав Службы главного инженера, которая отвечает за административно-хозяйственную деятельность МУП «ЕРКЦ г. Саратова», что является нарушением основных положений закрепленных в ГСДОУ.

Нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. В МУП «ЕРКЦ г. Саратова» для закрепления технологий и порядка работы с документами разработан стандарт предприятия СТП ЕРКЦ-011-2009 «Ведение общего делопроизводства».

СТП ЕРКЦ-011-2009 «Ведение общего делопроизводства» разработан в соответствии с рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения управления и государственных стандартов.

СТП ЕРКЦ-011-2009 «Ведение общего делопроизводства» включает в себя следующие разделы: В структуру СТП ЕРКЦ-011-2009 включены следующие разделы:

1. Область применения.

2. Определения и обозначения.

3. Общие положения.

4. Порядок приема и регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

4.1. Прием входящей корреспонденции.

4.2. Регистрация входящей корреспонденции.

4.3. Порядок передачи корреспонденции с резолюцией директора.

4.4. Регистрация исходящей корреспонденции.

4.5. Прием и отправка входящих и исходящих телефонограмм.

5. Общие требования к оформлению реквизитов документов.

6. Порядок составления и оформления приказов.

7. Порядок составления и оформления распорядительных и справочно-информационных документов.

7.1. Порядок составления и оформления распоряжений.

7.2. Порядок составления записок.

7.3. Порядок составления протоколов.

7.4. Порядок составления и оформления актов.

7.5. Порядок составления и оформления писем.

7.6. Порядок составления и оформления телеграмм.

7.7. Порядок составления и оформления телефонограмм.

8. Порядок контроля исполнения документов.

8.1. Организация контроля.

8.2. Снятие с контроля.

8.3. Сроки исполнения документов.

9. Порядок составления номенклатуры дел и формирования дел.

9.1. Порядок составления номенклатуры дел.

9.2. Порядок формирования дел.

10. Порядок хранения документов в текущем делопроизводстве и сдача в архив.

11. Ответственность.

Разделы «Область применения», «Определения и обозначения», «Общие положения», «Ответственность» устанавливают сферу распространения стандарта, ответственность за его несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно методическую базу, а также закрепляет термины и определения, используемые в самом стандарте.

В разделе «Порядок приема и регистрации входящей и исходящей корреспонденции» включает порядок приема, обработки, распределения входящих документов; организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, формы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

Раздел «Общие требования к оформлению реквизитов документов» закрепляет состав реквизитов и требования к оформлению данных реквизитов.

Разделы «Порядок составления и оформления приказов» и «Порядок составления и оформления распорядительных и справочно-информационных документов» устанавливает виды и разновидности документов, используемые для документирования деятельности Центра; правила подготовки и оформления документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; порядок работы исполнителей с документами.

Раздел «Порядок контроля исполнения документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Порядок составления номенклатуры дел и формирования дел» устанавливает ответственность должностных лиц за сохранность документов, содержит правила хранения документов в структурных подразделениях, правила формирования документов в дела, порядок разработки и использования номенклатуры дел.

Раздел «Порядок хранения документов в текущем делопроизводстве и сдача в архив» включает порядок отбора документов для хранения, правила подготовки дел к хранению, требования к описанию и оформлению дел, порядок передачи дел в архив. Отдельные положения СТП ЕРКЦ-011-2009 «Ведение общего делопроизводства» дополняются и конкретизируются в других стандартах предприятиях, таких как:

- СТП-017-2007 Порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, поступающих от граждан, определяет и регламентирует организацию работы с предложениями, заявлениями и жалобами, поступающими от граждан в Центр, правила регистрации, учета и контроля за их исполнением, порядок отчетности при работе с обращениями граждан;

- Инструкция по разработке номенклатуры дел структурных подразделений, является методическим пособием по разработке номенклатуры дел;

- Инструкция по составлению и оформлению архивных описей дел структурных подразделений, является методическим пособием для составления описей дел, по которым структурные подразделения передают документы в архив предприятия;

- Требования к оформлению дел принимаемых в архив, разработаны в качестве методического документа для использования руководителями структурных подразделений подготовке документов, завершенных делопроизводством, к передаче в архив предприятия.

Проанализировав стандарт предприятия, можно сделать вывод о том, что он соответствует требованиям действующего законодательства и разработан без серьезных нарушений.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

В МУП «ЕРКЦ г. Саратова» составляется номенклатура дел структурных подразделений, на основе которых создается сводная номенклатура дел. Ежегодно номенклатура дел уточняется, и вносятся соответствующие поправки.

При составлении номенклатуры дел учитываются требования Инструкции по разработке номенклатуры дел структурных подразделений МУП «ЕРКЦ г. Саратова», а также Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Таким образом, можно сделать вывод, что в МУП «ЕРКЦ г. Саратова», что самостоятельное структурное подразделения, осуществляющее организацию работы с документами отсутствует, а функции службы документационного обеспечения управления в МУП «ЕРКЦ г. Саратова» выполняет аппарат директора. Деятельность аппарата директора регламентирована рядом локальных нормативных документов - положение об аппарате директора, должностных инструкциях работников аппарата директора, СТП ЕРКЦ-011-2009 «Ведение общего делопроизводства», номенклатура дел.

2. Анализ процессов организации работы с документами

Эффективность управленческой деятельности на предприятиях и в учреждениях во многом зависит от того, как налажена работа с документами, то есть каким образом организован документооборот.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки управленческих решений.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышение эффективности работы аппарата управления Государственной системой документационного обеспечения управления установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами.

В работе предприятия используется большое количество служебных документов различных видов. При этом одни документы поступают на предприятие извне, другие создаются самим предприятием. Из создаваемых документов некоторые отсылаются соответствующим адресатам, другие используются и хранятся по месту создания. Таким образом, вся совокупность служебных документов подразделяется на документопотоки в зависимости от их назначения и особенностей движения.

В МУП «ЕРКЦ г. Саратова» выделяется три вида документопотоков:

- входящие - документы, поступающие из других организаций;

- исходящие - документы, отправляемые в другие организаций;

- внутренние - документы, создаваемые на предприятии и используемые сотрудниками предприятия в управленческом процессе.

Входящие документы движутся от момента поступления в МУП «ЕРКЦ г. Саратова» до исполнения и направления его в дело.

Входящий документопоток представлен документами, поступающими в организацию извне. В него входят:

- документы от органов местного самоуправления, направленных в МУП «ЕРКЦ г. Саратова» для исполнения: решения Саратовской городской думы, постановления и распоряжения Администрации МО «Город Саратов» и районных администраций МО «Город Саратов», распоряжения Комитета по управлению имуществом Администрации МО «Город Саратов»;

- обращения органов местного самоуправления и должностных лиц;

- документы из судебных органов и прокуратуры;

- документы от управляющих компания, организаций разных форм собственности, направленных с целью согласования совместных действий, получения необходимой информации для реализации своей деятельности;

- обращения граждан.

Все входящие документы МУП «ЕРКЦ г. Саратова» можно условно классифицировать на инициативные и ответные (рис.2).

Рисунок 2 - Процентное соотношение входящих инициативных и ответных документов МУП «ЕРКЦ г. Саратова» за 2009 год

В процентном соотношении среди входящих документов преобладают инициативные документы, что связано со спецификой деятельности.

Ответные документы поступают в ответ на запросы получения необходимой информации для реализации своей деятельности.

Инициативные документы составляют:

- информационные письма от управляющих компания, организаций разных форм собственности для осуществления расчета платы за жилищно-коммунальные услуги, внесения изменений в базу данных по жилому фонду;

- запросы органов местного самоуправления, должностных лиц, судебных органов, управляющих компаний на предоставление информации;

- документы судебных органов Саратовской области;

- письма по финансово-денежным отношениям от управляющих компаний и организаций, а также банков города Саратова;

- сопроводительные письма к отчетной документации;

- обращения граждан.

Рисунок 3 - Процентное соотношение входящих инициативных документов в МУП «ЕРКЦ г. Саратова» за 2009 год

Исходящие документы движутся от момента их создания до отправки из предприятия. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Все исходящие документы можно условно классифицировать на ответные и инициативные (рис.4).

Рисунок 4 - Процентное соотношение исходящих инициативных и ответных документов МУП «ЕРКЦ г. Саратова» за 2009 год

В соответствии с рисунком 4, количество инициативных исходящих документов в МУП «ЕРКЦ г. Саратова» значительно превышает группу ответных.

Мотивом для их создания является осуществление предприятием коммерческой деятельности, которая выражается в предоставлении услуг по осуществлению расчетов между населением, и управляющими организациями, поставщиками за поставленные и потребленные услуги.

Инициативные письма составляют: информационные письма управляющим компаниям, организациям, банкам города Саратова по вопросу согласования совместной деятельности; переписка с судебными органами Саратовской области; сопроводительные письма к отчетной документации, договорной документации и т.д.

Ответные письма составляют: ответы на обращения граждан; ответы на запросы органов местного самоуправления, должностных лиц, судебных органов, управляющих компаний и организаций на предоставление информации. В процентном соотношении среди исходящих инициативных документов преобладают сопроводительные письма к отчетной документации для управляющих компаний и организаций (рис.5).

Рисунок 5 - Процентное соотношение исходящих инициативных документов в МУП «ЕРКЦ г. Саратова» за 2009 год

Внутренние документы движутся от момента их создания до исполнения и направления их в дело.

Внутренний документопоток представлен документами, которые составляются организацией, но не выходят за ее пределы. Они обеспечивают решение управленческих задач, а также оперативное рассмотрение важных вопросов, касающихся деятельности МУП «ЕРКЦ г. Саратова» (табл.3).

Таблица 3 - Внутренние документы

Таким важным показателем, необходимым для грамотного анализа документооборота, является определение его объема.

Под объемом документооборота МУП «ЕРКЦ г. Саратова» понимается количество документов, полученных и созданных МУП «ЕРКЦ г. Саратова» за определенный период времени. Подсчет количества документов осуществляется на основании данных регистрационных журналов.

Для того чтобы проследить объемы документных потоков во времени, использованы данные 2007-2010 года. Данные результаты представлены в диаграмме (рис.8):

Рисунок 8 - Динамика документооборота за 2007-2010 года

Однако приведенные данные нельзя назвать объективными по нескольким причинам.

Во-первых, для точного подсчета объема документооборота, который бы позволил оценить действительные объемы информации необходимо знать также количество изготовляемых копий документов, что сделать не представляется возможным, так как тиражирование документов не учитывается.

Во-вторых, не ведется учет большинства внутренних документов предприятия, таких как докладные и служебные записки, справки информационного характера, не регистрируются заявления сотрудников, которые подаются директору МУП «ЕРКЦ г. Саратова» и его заместителям.

Анализируя документооборот МУП «ЕРКЦ г. Саратова» за последние два года, была выявлена тенденция к его уменьшению.

Как видно из приведенных в диаграмме данных, с 2009 года число входящих и исходящих документов уменьшилось, что связано исключительно со спецификой ее деятельности.

В 2009 году и на период по апрель месяц 2010 года включительно наметилась тенденция к снижению объема документооборота, что вызвано расторжением договоров с рядом управляющих компаний, повлиявшим на снижение объемов выполняемых работ, что, как следствие, отразилось на объемах получаемой и составляемой документации.

Для того чтобы выяснить, насколько равномерно распределяются документы по отделам, можно рассмотреть их направление в те или иные отделы.

В таблице 4 приведены результаты входящих документов за апрель 2010 года.

Таблица 4 - Распределение документов по отделам

Полученные количественные данные свидетельствуют о том, что наибольший объем входящей документации приходится на отдел расчета и учета платежей и статистики, а также на отделы (по степени убывания числа документов:

- Отделения по Заводскому району;

- Отделения по Ленинскому району;

- Юридический отдел;

- Бухгалтерия;

- Отдел по работе с договорами;

- Отделения по Центральному району;

- Финансово-экономический отдел;

- Служба главного инженера;

- Аппарат директора;

- Отдел АСУ;

- Отдел по работе с населением.

Проведенный анализ показывает, что информационные ресурсы, создаваемые и обрабатываемые в МУП «ЕРКЦ г. Саратова», отличаются большим объемом и разнообразием.

В такой ситуации качество документационного обеспечения управления и управленческой деятельности в целом будет зависеть от эффективной организации работы с документами на МУП «ЕРКЦ г. Саратова».

2.2 Анализ организации работы с документами

Организации работы с документами определяется как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Сам процесс работы с документами начинается с подготовки нормативных документов, которыми определяются основные положения работы с документами. К ним относится инструкция по работе с документами, номенклатура дел - схему классификации документов, перечни документов с указание сроков хранения.

Работа с документами является одним из главных направлений деятельности МУП «ЕРКЦ г. Саратова», поскольку существование невозможно без фиксирования управленческой информации в документальной форме.

Рассмотрим технологию работы с документами и маршруты их прохождения в организации.

Каждый документопоток проходит по своему маршруту и состоит из ряда типовых этапов обработки.

Входящие документы движутся от момента поступления в МУП «ЕРКЦ г. Саратова» до исполнения и направления его в дело.

Входящие документы, в зависимости от содержащихся в них вопросах, направляются на рассмотрение директору МУП «ЕРКЦ г. Саратова», начальнику абонентской службы или в структурные подразделения МУП «ЕРКЦ г. Саратова» непосредственно к исполнителям.

Прием входящих документов, поступивших в Центральный офис, осуществляется делопроизводителем аппарата директора, а также допускается производить прием входящих документов на пунктах приема населения МУП «ЕРКЦ г. Саратова» (ППН МУП «ЕРКЦ г. Саратова»).

Прежде всего, при приеме документов проверяется правильность доставки документа, осуществляется проверка приложений и проверка соответствия подписей и оттисков печатей с образцами, предоставленными в адрес МУП «ЕРКЦ г. Саратова» организациями. После чего проставляется штамп о получении документа.

Необходимо отметить, что большинство документов передаются исполнителям, минуя этап регистрации и проставления штампа о получении документа. Что, безусловно, является нарушением существующих требований к первичной обработке документов.

Так как именно отметка о поступлении позволяет учитывать поступившую в организацию документацию, важно проставлять ее на всех документах.

Регистрации документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов.

Регистрация рассматривается также как поисковая система по документам предприятия, т.к. в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за использованием документов.