Основные направления рационализации системы ДОУ в ООО "Эйфория"

Введение

Повышение эффективности производственно-сбытовой деятельности предприятий в современных условиях предполагает организационное совершенствование производства, создание и развитие эффективной системы организации производства, труда и управления. Важнейшей составляющей проектирования производственных систем и их реорганизации является разработка соответствующего организационного проекта. Организационное развитие производственных систем зависит от своевременности и обоснованности внесения организационных изменений, полноты и последовательности проведения изменений, используемых методов при анализе, разработке и внедрении организационных решений, системы управления организационным проектом [6].

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. В связи с этим тема данного курсового проектирования является актуальной, так как рационализация системы документационного обеспечения управления (ДОУ) позволит повысить эффективность деятельности не только отдельных структурных подразделений, но и всего предприятия в целом.

Целью данного курсового проектирования является построение рациональной системы ДОУ на конкретном предприятии.

В соответствии с поставленной целью необходимо выполнить следующие задачи:

анализ теоретических основ организации системы ДОУ на предприятии (сущность и задачи организационного проектирования, понятие ДОУ и методы его совершенствования);

анализ системы ДОУ конкретного предприятия (общая характеристика, анализ организационной структуры, организации системы ДОУ, движения документов, объема документооборота, технического и программного обеспечения);

предложения по рационализации системы ДОУ на конкретном предприятии с целью устранения выявленных в ходе анализа недостатков.

Объектом исследования данного курсового проектирования является предприятие по производству кондитерских изделий ООО «Эйфория».

Предметом исследования данного курсового проектирования является рациональная система ДОУ в ООО «Эйфория».

Для достижения поставленной цели курсового проектирования были использованы следующие методы исследования:

изучение теоретических материалов по организации системы ДОУ на предприятии;

наблюдение за документооборотом и делопроизводством в организации;

сравнительный анализ объема документопотоков в организации;

исследование и анализ организационной структуры предприятия и т.д.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение [10].

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Таким образом, решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

1 Теоретические основы организации системы ДОУ на предприятии

1.1 Организационное проектирование: сущность и задачи

Под проектированием вообще понимается прикладная деятельность по созданию моделей определенного объекта или процесса. Вновь создаваемые или усовершенствованные различные объекты и процессы являются продуктом проектирования.

В результате проектирования разрабатываются проекты по созданию новой, либо целенаправленному изменению существующей технологической или социально-экономической системы, либо создание или развитие различных видов процессов (технологических, информационных и т.п.).

Понятие «проект» используется как в «узком», так и «широком» смыслах. В «узком» смысле проект представляет собой документально оформленный план (модель) сооружения, конструкции, технологии, системы управления и т.п. В «широком» смысле проект рассматривается как единое целое, включающее основные фазы его жизненного цикла: формирование замысла и постановка целей; подготовка и разработка проекта; реализация проекта; завершение проекта [4].

Наиболее сложным является проектирование производственных систем, предприятий в целом, либо отдельных производств и подразделений. Проектирование производственной системы предполагает разработку и взаимную увязку проектов технической, организационной, информационной, социальной и др. систем, обеспечивающих функционирование предприятия по производству и реализации продукции и услуг.

Организацию (от латинского слова «organizo» - «сообщаю стройный вид», «упорядочиваю») можно рассматривать в двух аспектах: как процесс и как характеристику, определяющую состояние системы.

Организация как процесс - это формирование структуры, упорядочение взаимодействия элементов системы (предприятия) или преобразование (реорганизация) системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное.

Организация как характеристика отражает состояние системы (предприятия) [5].

Для предприятий «организация» означает:

определенный процесс упорядочения, повышения степени упорядоченности структурных компонентов предприятия;

процесс прогрессивного развития предприятия, его восходящую стадию;

такую связь, взаимодействие между элементами предприятия, которая подчиняет их движение определенным закономерностям;

процесс преобразования предприятий от низших форм и порядка к его высшим формам;

характеристику состояния предприятия, его функционально-структурное описание.

Важнейшим средством повышения эффективности производственно-сбытовой деятельности предприятий на рынке, сохранения его конкурентоспособности в долгосрочном периоде времени является уровень его «организационного развития», способности приспособления организационной системы к изменениям во внешней и внутренней среде [6].

Организационное развитие рассматривается и как философская концепция и методология внутрифирменных изменений при рассмотрении предприятия как «открытой системы», и как всеобъемлющая, последовательная и многоуровневая стратегия, нацеленная на средне- и долгосрочные перспективы, и как подход к управлению сложными изменениями на корпоративном уровне и т.п.

Процесс организационного развития включает семь этапов:

определение миссии организации;

оценка внешних и внутренних условий;

сбор данных;

обеспечение вовлеченности персонала в процесс перехода;

постановка целей изменения;

осуществление изменений и развивающие мероприятия;

оценка и закрепление изменений.

В зарубежной литературе в рамках организационного развития системы выделяют понятия «организационный инжиниринг» и «реинжиниринг бизнес-процессов» [7].

«Организационный инжиниринг» направлен на рациональные (инжиниринговые) решения широкого комплекса организационных задач. Задачей организационного инжиниринга является выделение и типизация ключевых компонентов производственной системы и их «настройка» (согласование) для достижения поставленных целей в процессе изменений. Ключевыми компонентами организации предприятия как открытой системы, подлежащих изменению (совершенствованию), являются:

структура - организационная, юридическая, финансовая и т.д.;

бизнес-процессы (как способ реализации функций системы);

системы менеджмента (механизмы, регулирующие бизнес-процессы в организации, и способы взаимодействия структурных элементов) - системы внутрифирменного планирования и контроля, мотивации, управления качеством, внутрифирменная нормативная база и т.д.

«Реинжиниринг бизнес-процессов» представляет радикальную перестройку деловых (бизнес)-процессов для значительного улучшения показателей работы действующих бизнес-организаций. Реинжиниринг бизнес-процессов является составной частью и инструментом организационного инжиниринга и направлен на создание совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов, часто без учета того, что было ранее на предприятии.

Важным являются рассмотрение организационного проектирования как неотъемлемой функции организации производственной системы, обеспечивающей ее постоянное развитие и совершенствование.

Организационное проектирование как функция организации состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности [4].

Объектом организационного проектирования является производственная организационная система, а предметом - комплексное моделирование организационной системы.

Пузыревский Л.С. определяет организационное проектирование предприятия как «моделирование организационной системы, осуществляемое либо перед строительством, либо накануне значительных организационных преобразований действующего объединения, предприятия». При этом им выделяются следующие основные задачи:

подобрать элементы системы в количественном и качественном отношениях;

разместить элементы в пространстве;

установить структуру системы как горизонтальную (технологическую), так и вертикальную (управляющую);

разработать регламент процессов, происходящих в системе;

установить характер информационных взаимосвязей элементов системы;

спроектировать технологию управленческих процессов.

Американский экономист Дж. Гелбрейт под проектированием организации понимает постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных [7].

Дж. Гелбрейт считает, что в процессе организационного проектирования осуществляется решение следующих задач:

разделение труда и специализация;

депертаментализация и кооперация;

связи между частями и координация;

масштаб управляемости и контроля;

иерархия организации и ее звенность;

распределение полномочий и ответственности;

централизация и децентрализация;

дифференциация и децентрализация;

дифференциация и интеграция.

Таким образом, можно сказать, что проектирование конкретной производственной системы или её подсистем включает в себя решение следующих основных задач:

определение состава элементов системы (подсистемы) в количественном и качественном отношении и их размещение в пространстве, т.е. формирования производственных структур;

разработка регламентов организационных процессов, происходящих в системе и создание комплекса организационно-плановых документов, содержащих основные положения этих регламентов;

определение характера информационных взаимосвязей элементов системы, формирование структуры документооборота и создание информационного обеспечения организации производства;

разработка нормативной базы организации производства для конкретных производственных систем (подсистем);

установление экономических отношений между участниками производственного процесса - подразделениями или отдельными исполнителями [4].

Необходимость совершенствования организационной системы вызывается целым рядом причин, в том числе:

когда не удается наладить выпуск новой продукции, диверсифицировать производство, затраты на выпуск продукции в установленной номенклатуре и объемах является высокими и не снижаются, не удается повысить производительность труда, ухудшаются показатели использования основных и оборотных фондов;

при ухудшении общих показателей работы предприятия на рынке - сокращение объема продаж продукции, снижение доли рынка и т.д.;

при выявлении неэффективной работы руководителей высшего и среднего звена управления из-за их перегрузки, дублирования функций, сплошной системы принятия решений, возникновения конфликтных ситуаций по организационным причинам;

при расширении видов деятельности предприятия и росте объема выпуска продукции, диверсификации производства, увеличении рынков сбыта продукции;

при необходимости частых изменений в ассортименте и объеме выпуска продукции вследствие высоких темпов обновления и сокращения «рыночного цикла» изделий;

из-за повышения требований потребителей к качеству товаров и услуг, к срокам поставки, к методам продаж, оказанию сервисных услуг и т.п.;

из-за ужесточения конкуренции производителей товаров и услуг, увеличения разнообразия методов «ценовой» и «неценовой» конкуренции;

при разработке и внедрении новых технологий, техники в процессы производства продукции, организации производства, труда и управления, компьютеризации производства;

при реорганизации предприятия, объединении с другими хозяйствующими субъектами, либо ликвидации отдельных производств и др.

Таким образом, целью организационного проектирования является разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом - комплект технической, организационной и плановой экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

1.2 Понятие документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - организация работы с документами, обращающимися в системе управления предприятием. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками службы ДОУ (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [5].

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления предприятием являются:

своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

доведение документации до соответствующих работников для исполнения;

печатание документов по кадровым вопросам;

регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

контроль за исполнением документов;

передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников [6].

1.3 Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ею управленческих функций.

Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании [7].

Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. Эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота - разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

1.3.1 Законодательная основа корпоративного регулирования ДОУ

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста [7].

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

1.3.2 Состав корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников [10].

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:

классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);

табель и альбом форм документов;

номенклатура дел компании;

стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД);

положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) [2].

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях [5].

Инструкция состоит из нескольких основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в т.ч. документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

Инструкция должна содержать приложения, состоящие из как можно большего числа справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки [10].

При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России 08.11.2005 № 536), в той части, в которой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты.

Важно учитывать, что инструкция по делопроизводству - это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет как сами документы, так и процессы работы с ними [6].

Несмотря на то, что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам (участкам). Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в т.ч. на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Важно помнить, что технологические процессы работы с документами конкретного бизнес-процесса (участка) не должны противоречить общепринятой схеме организации работы с документами в компании [5].

Вместе с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть:

регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

инструкция пользователя АСДЭД и др.

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями [7].

На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

1.3.3 Исполнители по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников [4].

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела.

1.3.4 Этапы создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.

На этапе диагностики ДОУ:

изучаются действующие нормативно-методические документы компании, регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы документооборота; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;

проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая:

- подготовку и оформление служебных документов;

- обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

- учет и регистрацию документов;

- рассмотрение и согласование документов;

- ведение контроля сроков исполнения документов;

- обеспечение хранения и уничтожения документов;

анализируется состав документов и принципы их систематизации;

изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;

рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения [5].

На этапе проектирования ДОУ:

формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию, утверждению, визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;

формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;

разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);

проектируются системы учета, регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.

На этапе регламентации ДОУ:

происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;

осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

Реализация поставленной задачи по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:

создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;

повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;

обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;

повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов [6].

Таким образом, оптимизация работы с документами и рационализация системы документационного обеспечения управления позволит повысить эффективность деятельности, как отдельных структурных подразделений, так и всего предприятия в целом.

2 Анализ системы ДОУ ООО «Эйфория»

2.1 Общая характеристика

ООО «Эйфория» является предприятием по производству кондитерских изделий и осуществляет свою деятельность с 2002 г. на площадях бывшего Астраханского Горпищекомбината, выпускающего не более 30 тонн продукции в месяц. Созданное предприятие выпускает около 1000 тонн изделий в месяц.

Деятельность данной организации регулируется законодательством Российской Федерации, уставом организации и другими нормативными документами.

Для осуществления своей деятельности ООО «Эйфория» регулярно заключает коммерческие договоры с торговыми фирмами оптовой продажи, которые осуществляют поставку продуктов, необходимых для изготовления кондитерских изделий, а также с организациями общественного питания для реализации готовой продукции. Данная организация также выполняет индивидуальные заказы для различных праздничных мероприятий.

На фабрике действуют две линии по производству печенья, две линии по производству вафель, глазировочная и упаковочная линии.

Одна из вафельных линий, производства Индии, закуплена и установлена в 2005 году.

Ведется реконструкция третьего этажа для установки линии по производству сдобного печенья производительностью 4 тонны в сутки.

Основными видами выпускаемой продукции являются сахарное, сдобное и овсяное печенье, вафли с жировой начинкой, вафельные торты, арахис в шоколаде.

Ассортимент насчитывает до 80 наименований кондитерских изделий.

Новые виды продукции: печенье сахарное «Улыбка, глазированная шоколадной глазурью», «Любимый вкус», «Калейдоскоп», вафли «Мозаика», «Радуга», «Солнышко», «Восторг», «Антошка», «Наслаждение», «Мечта», «Бонжур».

В производстве применяется лучшее российское и импортное сырье, обеспечивающее продукции длительный срок хранения и великолепный вкус, неоднократно отмечавшийся дипломами и почетными грамотами.

Продукция поставляется практически во все регионы европейской территории России, а также в страны ближнего зарубежья: Узбекистан, Таджикистан, Казахстан, в том числе собственным автотранспортом.

Для расширения производственных мощностей предприятие ведет поиск помещения площадью не менее 5 тыс. кв. м с подъездными путями и коммуникациями.

На предприятии работают высококвалифицированные специалисты.

ООО «Эйфория» расположено по адресу: г. Астрахань, ул. Дж. Рида 56.

2.2 Анализ организационной структуры управления

Данное предприятие имеет разветвленную структуру управления, основанную на принципе децентрализации, в соответствии с рисунком 1. Структура управления представляет собой взаимосвязь и взаимодействие линейных уровней управления и функциональных подразделений. Структура управления базируется на делегировании полномочий, то есть передаче задач и полномочий от вышестоящего руководителя к подчиненному, который принимает на себя ответственность за их выполнение.



Рисунок 1 - Общая структура управления ООО «Эйфория»

Структура управления ООО «Эйфория» является линейно-функциональной, так как в основе ее построения лежит делегирование линейных и функциональных полномочий.

Достоинствами этой структуры являются:

группировка работников вокруг отдельного вида деятельности, позволяющая им координировать ее между собой;

узкая специализация и высокий профессионализм;

строгое соблюдение принципа единоначалия;

высокий уровень коммуникации внутри отдела;

вся деятельность регламентирована правилами, инструкциями, положениями.

Недостатками этой структуры являются:

замедленная реакция на изменения внешней среды;

отсутствие взаимосвязей между функциональными отделами и службами;

цели подразделения иногда достигаются в ущерб организации в целом;

в эту структуру тяжело внедрять все новое.

Во главе ООО «Эйфория» находится Генеральный директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия и т.д.

В непосредственном подчинении Генерального директора находятся отдел общего обеспечения, производственный отдел, а также заместитель по хозяйственным вопросам. Начальники этих отделов и заместитель по хозяйственным вопросам берут на себя часть полномочий директора по управлению предприятием.

Отдел общего обеспечения является важным и крайне необходимым подразделением, так как он обеспечивает функционирование предприятия в целом. В состав отдела общего обеспечения входят канцелярия, отдел кадров и бухгалтерия, которые непосредственно подчиняются начальнику отдела общего обеспечения.

Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, занимается начислением заработной платы сотрудникам предприятия, составляет отчеты по анализу доходов и расходов предприятия и т.д.

Канцелярия осуществляет деятельность по организации документооборота предприятия, ведет учет и регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, разрабатывает шаблоны организационно-распорядительных документов в соответствии с государственными стандартами и т.д.

Отдел кадров разрабатывает штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы, разрабатывает положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует в разработке вопросов научной организации труда, содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины, организует прием на работу сотрудников и т.д.

Производственный отдел обеспечивает непосредственную организацию производства кондитерских изделий. В состав производственного отдела входят кондитерский цех, технический отдел, отдел контроля за производством.

Кондитерский цех занимается изготовлением кондитерских изделий с помощью специального оборудования, обеспечивает выполнение всех необходимых операций для производства готовой продукции.

Технический отдел обеспечивает техническую поддержку производства. В его задачи входят вопросы совершенствования выпускаемой продукции, разработки новых видов продукции, внедрение в производство новейших достижений науки и техники, механизации и автоматизации производственных процессов, соблюдение установленной технологии и др.

Отдел контроля за производством осуществляет контроль за комплексностью и качеством готовой продукции, разрабатывает предложение по предупреждению и уменьшению недостатков выпускаемой продукции, организует контроль за качеством поступающего на предприятие сырья, материалов, полуфабрикатов и т.д.

Заместитель директора по хозяйственным вопросам руководит материально-техническим снабжением и сбытом продукции, обеспечивает эффективность хозяйственной деятельности предприятия. В непосредственном подчинении заместителя директора по хозяйственным вопросам находятся: отдел сбыта, отдел снабжения и хозяйственный отдел.

Отдел сбыта осуществляет реализацию готовой продукции, занимается обеспечением заказов, проводит маркетинговую деятельность, разрабатывает предложения по стимулированию сбыта, участвует в разработке ценовой политики предприятия и т.д.

Отдел снабжения организует поставку необходимых для производства кондитерских изделий продуктов, осуществляет поиск поставщиков, занимается запросами на поставку продуктов.

Хозяйственный отдел обеспечивает эффективное функционирование всех хозяйственных объектов предприятия.

Также в подчинении у генерального директора и начальников отделов, непосредственно ему подчиняющихся (отдел заместителя по хозяйственным вопросам, общий и производственный отделы), имеются секретари, которые занимаются организацией документооборота непосредственно в перечисленных отделах.

В своей деятельности ООО «Эйфория» руководствуется уставом, положениями об отделах, а также различными законами («Об общественных объединениях», «О коммерческих организациях» и т.д.).

Таким образом, делопроизводством в ООО «Эйфория» занимается отдел канцелярии.

2.3 Анализ организации системы ДОУ

В ООО «Эйфория» ведется смешанная форма делопроизводства. Функции по документационному обеспечению управления возлагаются на сотрудников канцелярии как централизованного отдела, ответственного за делопроизводство и документооборот всего предприятия, а также на секретарей генерального директора, заместителя по хозяйственным вопросам, общего и производственного отделов.

Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора организации.

Канцелярия согласно Положению об отделе осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

организация копирования и оперативного размножения документов;

разработка и проектирование бланков документов;

разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы ведомственного архива;

повышение квалификации работников канцелярии;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии;

организация рабочих мест работников канцелярии, совершенствование условий их труда.

Канцелярия в своей деятельности руководствуется действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами в области ДОУ, приказами и распоряжениями директора организации, Положением об отделе, а также инструкцией по делопроизводству ООО «Эйфория». Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями.

Таким образом, отдел канцелярии является связующим звеном между подразделениями предприятия в работе с документами.

2.3.1 Анализ движения документов

Документооборот предприятия представляет собой движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки, а также количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Поток входящих документов ООО «Эйфория» состоит в основном из деловых писем, коммерческих запросов и предложений, заявлений и рекламаций и т.д.

Поступающая на предприятие корреспонденция принимается работником секретариата канцелярии. Поступившая корреспонденция вскрывается (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность адресата документов, наличие перечисленных в них приложений, соответствие номеров документов номерам, указанным на пакете (конверте), наличие повреждений и т.д. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Передача документов на рассмотрение руководству предприятия производится, как правило, не позднее следующего дня после поступления. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник направляется ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, которому предоставляется право созыва других исполнителей для подготовки всех необходимых документов. Документ передается на исполнение после переноса текста резолюции на регистрационную (учетную) карточку и получения расписки в ней исполнителя. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль и ответственность за своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей подразделений предприятия. Документ считается исполненным лишь после решения поставленных в нем вопросов и направления соответствующего ответа. В случаях, когда вопрос был решен устно, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке. После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Затем поступивший документ подшивается в дело и отправляется в архив организации [3].

Рассмотрим движение входящего документа на примере коммерческого запроса на производство кондитерских изделий в соответствии с рисунком 2.



Рисунок 2 - Схема движения входящего документа

Для более полного описания процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций служат оперограммы.

Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций.

Построим оперограмму движения входящих документов в соответствии с рисунком 3.

Данная оперограмма показывает, что приемом корреспонденции в организации занимается канцелярия. Затем происходит вскрытие конверта, сортировка, регистрация в журнале и передача на рассмотрение руководителю организации. После рассмотрения документа руководитель ставит резолюцию и передает документ обратно в канцелярию, где его ставят на контроль и передают на исполнение. Исполненный документ снимается с контроля в канцелярии и подшивается в дело.



Рисунок 3 - Оперограмма движения входящей документации

Поток исходящих документов ООО «Эйфория» в основном состоит из ответов на деловые письма других организаций, коммерческих запросов и предложений и т.д.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем канцелярии. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передастся секретарю канцелярии для регистрации. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской [3].

Рассмотрим движение исходящего документа на примере письма-ответа на запрос в соответствии с рисунком 4.

Рисунок 4 - Схема движения исходящего документа

Поток внутренних документов ООО «Эйфория» состоит из приказов по основной деятельности предприятия, отчетов о проделанной работе, объяснительных и служебных записок, актов, протоколов и т.д.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа;

согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (утверждение - в необходимых случаях);

регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: