Основные направления рационализации системы ДОУ в ООО "Эйфория"

передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

контроль исполнения документа;

исполнение документа;

проставление отметки об исполнении;

подшивка исполненного документа в дело [3].

Рассмотрим движение внутреннего документа на примере отчета о количестве произведенной продукции в соответствии с рисунком 5.

Рисунок 5 - Схема движения внутреннего документа

Одним из главных недостатков организации системы ДОУ в ООО «Эйфория» является отсутствие централизованного архива для долгосрочного хранения документов. Все документы, подшитые в дело, хранятся непосредственно в структурных подразделениях и в кабинетах секретарей. Это значительно затрудняет поиск необходимой документации и соответственно оказывает неблагоприятное влияние на деятельность всего предприятия.

Документы складываются в шкафы и занимают много места на рабочем месте сотрудников, что приводит к их частой потере и порче.

Также недостатком является отсутствие некоторых унифицированных форм документов в электронной форме, которые необходимы при организации рациональной системы ДОУ на предприятии.

2.3.2 Анализ объема документооборота

Количество входящих, исходящих и внутренних документов предприятия постоянно меняется. Это приводит к ежегодным изменениям объема документооборота в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1 - Объем документооборота ООО «Эйфория» за 2006-2008 гг.

Документопотоки	Объем документооборота, шт.
	2006 год	2007 год	2008 год
Входящие	2856	2934	3298
Исходящие	2543	2678	3023
Внутренние	2176	2017	2345

В таблице 1 представлены основные документопотоки организации и количество документов в каждом потоке за последние три года.

Более наглядно объем документооборота представлен в виде диаграммы в соответствии с рисунком 6.



Рисунок 6 - Объем документооборота ООО «Эйфория» за 2006-2008 гг.

На данном рисунке показано, что количество входящих и исходящих документов ежегодно увеличивается. Это связано с ростом товарооборота предприятия и соответственно с увеличением числа партнеров, поставщиков и заказчиков организации. Расширение деятельности предприятия в свою очередь приводит к более активной деловой переписке с другими организациями, что и отразилось на объеме документооборота.

Количество внутренних документов уменьшилось в 2007 году в связи с использованием внутренней локальной сети организации, которое способствовало предотвращению дублирования некоторых внутренних документов (например, отчетов о проделанной работе). В 2008 году вновь наблюдается увеличение данного документопотока, что связано с расширением деятельности и ростом штата сотрудников организации.

Таким образом, объем документооборота в ООО «Эйфория» не является постоянной величиной, что связано с социально-экономическими процессами, происходящими не только внутри организации, но и во внешней среде.

2.4 Анализ технического и программного обеспечения

В ООО «Эйфория» автоматизированными являются все отделы, кроме кондитерского цеха.

Рассмотрим инфраструктуру ООО «Эйфория» на примере отдела канцелярии. В данном отделе имеется семь автоматизированных рабочих мест, которые соединены Ethernet-кабелем с сетевым коммутатором, сервером, МФУ и между собой в соответствии с рисунком 7. Также в отделе имеется факс, подключенный к телефонной сети, и модем для организации выхода в Интернет. На схеме также изображен брандмауэр - программная надстройка операционной системы, помогающая повысить безопасность компьютера.

Рисунок 7 - Схема локальной сети отдела канцелярии

Топология данной локальной сети называется «звезда» (все компьютеры с помощью сегментов кабеля подключаются к центральному компоненту - коммутатору), при которой разрыв соединения с одним из компьютеров вообще не влияет на соединение в сети других компьютеров. В сетях с топологией «звезда» подключение кабеля и управление конфигурацией сети централизованны.

Программное обеспечение отдела канцелярии представлено следующими программными продуктами. На сервере установлена сетевая операционная система Windows 2003 Server, а также антивирусная программа Dr.Web и СУБД Microsoft SQL Server 2000. На рабочих станциях установлена операционная система MS Windows Vista, интегрированный пакет программ Microsoft Office 2007, антивирусная программа Dr.Web, программа «1С:Предприятие 8.0 Управление персоналом» и программа для сканирования и распознавания документов Adobe FineReader.

Таким образом, система организации ДОУ в ООО «Эйфория» не вполне отвечает современным требованиям, так как в организации отсутствует централизованный архив, что приводит к долгому поиску и не долгосрочному хранению документов. К тому же при работе с документами не используются электронные шаблоны унифицированных форм, что отрицательно отражается на системе документационного обеспечения управления.

3 Предложения по рационализации системы ДОУ ООО «Эйфория»

Для рационализации системы ДОУ в ООО «Эйфория» необходимо произвести организацию централизованного архива, где будут храниться документы, которые уже не используются в текущей деятельности организации, но срок хранения которых еще не истек. Такие документы могут понадобиться через некоторое время, так как они отражают деятельность организации за все годы ее существования.

Архив создается в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов [8].

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

3.1 Организация помещения архива

Помещение архива должно иметь оптимальные условия хранения документов.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;

оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т. д.);

созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий [8].

В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное помещение, специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматриваю предоставление следующих помещений для архива:

хранилище для хранения документов;

помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов [9].

Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом, и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте [8].

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

Важное требование к технологии хранения -- оборудование помещений. В хранилище устанавливаются стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнезащитным составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов -- сейфы или металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см; проходы между стеллажами - 75-80 см; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажей - 45; расстояние от пола до нижней полки - 20, а в цокольных этажах - 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

Стеллажи могут изготавливаться промышленным способом и по заказу учреждения. Размеры стеллажа: высота - 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок - 35-40, расстояние между полками по высоте - 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа - 25-30 см; расстояние между полками - 35 см. В последнем случае могут быть использованы библиотечные стеллажи, изготавливаемые промышленностью [8].

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ.

Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи. Кальки могут храниться в специальных шкафах, изготавливаемых промышленностью. Для хранения карт в развернутом виде можно устраивать специальные стеллажи - «вешалки», где карты хранятся в подвешенном состоянии.

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах.

Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. В рабочей комнате устанавливается канцелярская мебель, в том числе картотечный и канцелярский шкафы, а также телефон [9].

Таким образом, помещение архива должно быть организовано и оборудовано так, чтобы обеспечить оптимальные условия хранения документов.

3.2 Введение Положения об архиве

Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Положение об архиве ООО «Эйфория» состоит из следующих разделов:

Общие положения;

Состав документов архива;

Задачи и функции архива;

Права архива;

Ответственность;

Взаимоотношения (служебные связи).

В Общих положениях архив определяется как структурное подразделение общего отдела и подчиняется непосредственно начальнику общего отдела. В своей деятельности архив руководствуется следующими документами:

ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007);

уставом организации;

Положением об архиве;

должностными инструкциями сотрудниками архива.

Во втором разделе Положения перечисляются документы, которые будут храниться в архиве.

В третьем разделе определяются задачи и функции архива.

Основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

В четвертом разделе определены права архива.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

В пятом разделе определена ответственность архива.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

В шестом разделе определено, с какими структурными подразделениями взаимодействует архив и по каким вопросам.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует:

с канцелярией по вопросам:

- ведения делопроизводства;

- подготовки и представления документов на хранение в архив;

- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению и т.д.

со всеми структурными подразделениями по вопросам:

- передачи документов и их копий, справок для использования в работе подразделений;

- поиска необходимой информации и т.д.

с хозяйственным отделом по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования и пр.

Таким образом, Положение об архиве не только определит права и обязанности данного структурного подразделения, но и будет являться основным нормативным документом, регулирующим его деятельность.

3.3 Введение должности

Для обеспечения работы архива необходимо ввести в штат предприятия должность заведующего архивом, который будет подчиняться непосредственно руководителю организации.

Для регламентации деятельности заведующего архивом необходима разработка его должностной инструкции.

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:

при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;

с целью разделения труда между персоналом;

для повышения ответственности за порученный участок работы.

Должностная инструкция заведующего архивом (Приложение А) включает в себя следующие разделы:

Общие положения;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность.

В разделе «Общие положения» должностной инструкции заведующего архивом указывается, к какому структурному подразделению относится заведующий архивом, основное назначение должности заведующего архивом; подчиненность заведующего архивом; порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности (перемещения на другие должности), а также перечень видов документов, которыми он руководствуется в своей деятельности (законодательных, нормативных, организационно-распорядительных и т.п.).

Раздел «Должностные обязанности» должностной инструкции заведующего архивом включает в себя квалификационные требования и функциональные обязанности заведующего архивом. В квалификационных требованиях заведующего архивом указываются требуемый уровень профессиональных знаний: что должен знать заведующий архивом (перечень основных дисциплин, отдельных вопросов, основных технических, правовых, организационных, экономических и т.п. документов). Уровень профессиональной подготовки заведующего архивом - что должен уметь работник делать сам непосредственно в процессе работы на данной должности. Основные задачи заведующего архивом, которые должны решаться на данной должности. В функциональных обязанностях заведующего архивом указываются все основные функциональные обязанности. Функциональные обязанности определяются на основе задач и функций соответствующего подразделения, должны содержать совокупность всех выполняемых работником функций (в том числе отражать дополнительные обязанности работника) и быть максимально конкретными.

В разделе «Права» должностной инструкции заведующего архивом перечисляются права заведующего архивом, определенные для данной должности, необходимые для выполнения закрепленных обязанностей. В должностной инструкции руководителя в этом разделе устанавливается также перечень административных полномочий, которые делегирует ему непосредственный руководитель.

В разделе «Ответственность»должностной инструкции заведующего архивом определяется ответственность заведующего архивом за не выполнение установленных обязанностей. Основой для разработки должностных инструкций является «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих».

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах, первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

Введение должности подтверждается приказом директора ООО «Эйфория» о назначении на должность заведующего архивом (Приложение Б).

Таким образом, созданный централизованный архив позволит обеспечить хранение необходимых документов, их учет, поиск и оперативное использование.

3.4 Предложения по унификации документов

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация документов [4].

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Документы в ООО «Эйфория» оформляются в соответствии с унифицированными формами, однако шаблоны этих форм в электронном виде отсутствуют. Введение электронных форм документов позволит не только ускорить процесс составления многих документов, но и избежать ошибок в их оформлении. Для оперативной работы с документами необходимо ввести электронные унифицированные формы приказов по основной деятельности и по личному составу, платежных ведомостей, штатного расписания, номенклатуры дел и т.д.

Приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1) применяется для оформления и учета нанимаемых по трудовому договору работников. Форма № Т-1 заполняется - на группу работников и составляется лицом, ответственным за прием на работу, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию по трудовому договору. При этом содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Если трудовой договор с работником заключается на неопределенный срок, то в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется [1].

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а), а работнику присваивается личный табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы.

Унификация и стандартизация документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера).

Таким образом, предложенные мероприятия по рационализации системы ДОУ в ООО «Эйфория» позволят повысить уровень организации работы с документами, сделать ее более оперативной и быстрой, что заметно отразится на принятии управленческих решений и соответственно на всей организации в целом.

Заключение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

В результате данного курсового проектирования были выполнены следующие задачи:

проанализированы теоретические основы организации системы ДОУ на предприятии (определены сущность и задачи организационного проектирования, понятие ДОУ и методы его совершенствования);

проанализирована система ДОУ в ООО «Эйфория» (дана общая характеристика, анализ организационной структуры, организации системы ДОУ, движения документов, объема документооборота, технического и программного обеспечения);

были предложены мероприятия по рационализации системы ДОУ в ООО «Эйфория» с целью устранения выявленных в ходе анализа недостатков.

В ходе анализа было выявлено, что система организации ДОУ в ООО «Эйфория» не вполне отвечает современным требованиям, так как в организации отсутствует централизованный архив, что приводит к долгому поиску и не долгосрочному хранению документов. К тому же при работе с документами не используются некоторые унифицированные формы, что отрицательно отражается на системе документационного обеспечения управления.

Для устранения выявленных недостатков было предложено организовать архив на предприятии (организовать помещение для хранения документов, ввести Положение об архиве, ввести должность заведующего архивом, разработать для него должностную инструкцию), а также ввести в использование электронные шаблоны унифицированных форм документов.

Предложенные мероприятия по рационализации системы ДОУ в ООО «Эйфория» позволят повысить уровень организации работы с документами, сделать ее более оперативной и быстрой, что заметно отразится на принятии управленческих решений и соответственно на всей организации в целом.

Список использованных источников

1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Госстандарт России, 2003.

2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Стандартинформ, 2007.

3 Инструкция по делопроизводству ООО «Эйфория»

4 Березина Н.М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Е.П. Воронцова Л.М. Лысенко. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

5 Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов. - М.: Юнити - ДАНА, 2003. - 359 с.

6 Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: ВНИИДАД, 2002. - 87 с.

7 Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебное пособие для студентов среднего проф. образования. - М.: ИНФРА, 2003. - 456 с.

8 Сарсенова Ж.Ж. Архивоведение: Учебное пособие для студентов специальности «Документоведение и ДОУ». - Астрахань: Изд-во АГТУ, 2005 г. - 128 с.

9 Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. - 2000. - №3. - С. 35-38.

10 Кузнецова Т.В. Проектирование рациональной организации делопроизводства // Делопроизводство. - 2005. - №1. - С. 58-66.

Приложение

Должностная инструкция заведующего архивом

I. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

4. Заведующий архивом должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.

4.2. Единую государственную систему делопроизводства.

4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.

4.4. Структуру предприятия.

4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.

4.6. Основы организации производства, труда и управления.

4.7. Законодательство о труде.

4.8. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.9. Правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

5.1. Положением об архиве предприятия.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно (директору предприятия; иному должностному лицу).

II. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

9. Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

11. Составляет установленную отчетность.

12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела .

13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

15. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

III. Права

Заведующий архивом вправе:

1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.

3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:

5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.

5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.