Министерство Образования Республики Беларусь

Белорусский Государственный Экономический Университет

Кафедра Информационные технологии в управлении

КУРСОВАЯ РАБОТА

НА ТЕМУ: Проектирование экономических информационных систем

Задание: Проектирование автоматизации управления ОАО «Минскмебель»

Подраздел Управление персоналом.

Выполнила:

Студентка 5 курса ФМ Иванцова Н.А

гр. ЭИ

Проверила: Петкевич М.А.

МИНСК

2003

Введение

Под проектированием автоматизированных экономических информационных систем понимается процесс разработки технической документации, связанный с организацией системы получения и преобразования исходной информации в результатную, т.е. с организацией автоматизированной информационной технологии.

Целью проектирования является подбор технического и формирование информационного, математического, программного и организационно-правового обеспечения.

Подбор технического обеспечения должен быть таким, чтобы обеспечить своевременный сбор, регистрацию, передачу, хранение, наполнение и обработку информации.

Информационное обеспечение должно предусматривать создание и функционирование единого информационного фонда системы, представленного множеством информационных массивов, набором данных или базой данных.

Формирование математического обеспечения систем включает комплектацию методов и алгоритмов решения функциональных задач. При формировании программного обеспечения систем особое внимание обращается на создание комплекса программ и инструкций пользователя и выбор эффективных программных продуктов.

Основными задачами проектирования являются:

* оказание влияния на улучшение организации учетной, плановой и аналитической работы;

* выбор оборудования и разработка рациональной технологии решения задач и получения результатной информации;

* составление графиков прохождения информации как внутри, так и между производственными и функциональными подразделениями;

* создание БД, обеспечивающей оптимальное использование информации, касающейся планирования, учета и анализа хозяйственной деятельности;

* создание нормативно-справочной информации.

Разработка и внедрение системы автоматизированной обработки информации осуществляются в очередности, установленной техническим заданием. Содержание первой очереди системы определяется составом задач учета, анализа, планирования и оперативного управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений в предприятии. В процессе разработки последующих очередей системы происходят наращивание исходного комплекса функциональных задач, расширение и интеграция информационного и математического обеспечения, модернизация комплекса технических средств. При создании первой очереди ЭИС техническое задание разрабатывается на всю систему, а технический и рабочий проекты - на задачи и подсистемы, входящие в состав первой очереди системы.

1.Проектирование процессов получения первичной информации

Первичная информация - это вновь полученные данные, которые фирма собирает сама или с помощью исследовательской фирмы в соответствии с собственными целями и задачами. Несмотря на высокую стоимость информации и вероятность получения неточных данных, она дает фирме много преимуществ: помогает принять более правильное решение, дает выигрыш в конкурентной борьбе и пр.

В состав операций, выполняемых при получении первичной информации, входят съем, регистрация, сбор и передача информации.

Преимущества и недостатки первичной информации

Преимущества	Недостатки
· Отвечает целям исследования; · Свежесть информации; · Определенность методологии; · Высокая надежность; · Конфиденциальность.	· Большая стоимость; · Необходимо много времени для сбора; · Может быть получена искаженная информация; · Может быть предубежденной.

Съем информации, или измерение, - это процесс получения количественного значения показателя, характеризующего объекты и процессы хозяйственной деятельности, и по степени автоматизации его можно подразделить на следующие виды:

ручной съем (подсчет);

полуавтоматический (например, с помощью весов-автоматов);

автоматический (например, с использованием счетчиков или
датчиков единичных сигналов).

К современным средствам измерения и счета относятся, например, электронные весы модели CAS LP-15, которые предназначены для использования в расфасовочных отделах продовольственных магазинов. С помощью весов можно выполнить операции: взвешивание упаковки с товаром; перемножение веса на цену, печать этикетки со стоимостью упакованного товара; передача сообщений компьютеру, который осуществляет учет движения товаров; прием от компьютера сведений об изменении номенклатуры товаров и цен; накопление данных о выполненных взвешиваниях. Такие весы могут использоваться как автономно, так и в составе системы учета движения товаров в магазине.

Счетчики применяют в тех случаях, когда производство имеет крупносерийный или массовый характер. Счетчиками оснащаются производственные автоматы, штамповочные прессы, маркировочные машины.

Другими устройствами являются измерители потоков (расходомеры), когда объектами измерения являются жидкость или газ. Примером может служить топливомер на автоматизированной АЗС, используемый для измерения отпуска количества горючего. К подобным устройствам относятся также машинка для счета банкнот, средства безналичного денежного обращения с использованием пластиковых карт и др.

Машинка для счета банкнот используется для пересчета различных купюр в пачках до 999 листов и вычисления суммы, установления числа листов, которое необходимо отсчитать, выбрасывания мятых и поврежденных купюр.

Средства организации безналичного денежного обращения на основе кредитных карт (КК) позволяют оплачивать, не пользуясь наличными деньгами, различные товары и услуги (телефонные разговоры, проезд в метрополитене и др.). В настоящее время наиболее употребительны три вида КК: с магнитными полосками; с памятью на микросхемах; содержащие микропроцессор, полупостоянную и оперативную память, схему защиты (так называемые интеллектуальные карты).

Следующей операцией, выполняемой при получении первичной информации, является операция регистрации первичной информации, т.е. нанесения всех реквизитов-оснований (количественных характеристик) и признаков на какой-либо носитель. Регистрация информации может выполняться следующими способами:

ручным - заполнение бланков первичных документов на бумажном носителе вручную;

механическим при вводе информации с клавиатуры в экранные формы ЭВМ или при использовании устройств регистрации информации типа пишущих машинок с занесением информации в первичные документы и одновременной записью ее на магнитные носители или машиночитаемые документы;

полуавтоматическим, когда часть информации автоматически заносится с магнитных носителей или из оперативной памяти устройства (например, при использовании кассовых аппаратов, регистраторов производства или бухгалтерских фактурных машин).

В процессе регистрации информации осуществляется идентификация всех компонентов, участвующих в хозяйственных операциях, указывается количественная характеристика процесса, выявленная при съеме информации, а также выполняется привязка всей записи ко времени.

Идентификация компонентов хозяйственной операции (станка, рабочего, детали и т.д.) - это определение кода конкретного компонента, который может быть числовым, алфавитным или смешанным и который может быть введен в документ вручную по классификатору, с помощью специального считывающего устройства, читающего штрих-код, нанесенный, например, на деталь или путем выборки из списка кодов и наименований компонентов. Этот код хранится в оперативной памяти регистрирующего устройства.

К этой категории относятся устройства регистрации производства, имеющие в своем составе пульты ввода информации с рабочих мест, счетчики единичных сигналов, устройства памяти на дисках, а также электронные кассовые аппараты. Например, кассовый аппарат типа IPC POS-IIS позволяет выполнять такие операции, как регистрация продаж с умножением количества на цену; прием данных с клавиатуры с электронных весов, от считывателя штрих-кодов, от считывателя магнитных карт; корректировка регистрации с возвратом денег; расчет промежуточных итогов, подсчет сдачи; прием платы наличными деньгами или кредитными картами; пересчет платы в другую валюту; расчет налогов, скидок; ведение денежных и операционных регистров; запись итоговых показаний регистров в фискальную память со сроком хранения до 10 лет; выдача отчетов; выдача данных в канал связи и на технический носитель. В памяти аппарата могут храниться данные по 10 000 товарам, один аппарат могут использовать до 99 кассиров. Первичные данные о продажах фиксируются на машинных носителях и могут быть использованы в системе управления магазином.

Для обеспечения достоверности информации при выполнении операции регистрации применяют несколько методов контроля, набор которых наиболее широко представлен при полуавтоматическом способе регистрации информации, где можно выделить следующие методы:

визуальный контроль на экране регистратора;

двойной ввод информации;

контроль идентификатора по списку;

контроль вводимой информации по формату;

контроль идентификаторов по модулю (11, 10);

контроль по сумме сообщений;

контрольные суммы по каждому сообщению;

общий аппаратный контроль по модулю 2,

Сбор первичной информации - это операция получения пакета сообщений, «пачки» первичных документов или файла на машинных носителях для последующей их передачи и обработки. Эта операция также может быть осуществлена ручным, полуавтоматическим и автоматическим способам с централизованной или децентрализованной организацией работ.

Полуавтоматический и автоматический способы сбора информации применяются для получения массовой информации в производственных цехах. Для централизованной организации работ характерны периодический опрос удаленных пунктов регистрации первичной информации, находящихся на рабочих местах, выполняемых автоматически, передача этой информации на центральную БД вычислительного комплекса для учета, контроля выработки продукции и выдачи нового задания. Децентрализованный метод сбора - это метод, при котором передача информации осуществляется с удаленных пунктов по мере накопления информации или по окончании некоторого периода времени, например смены. Поскольку первичная информация возникает на рабочих местах, удаленных от пунктов ее обработки, возникает проблема в организации системы передачи этой информации. Помимо первичной информации в процессе управления организацией или ее филиалами возникает необходимость в передаче документов, являющихся результатом обработки данных на ПК, а также в организации удаленного доступа к общим базам данных, к коммерческим базам данных глобальных вычислительных сетей или к данным, хранящимся на WEB-серверах.

Операция передачи информации на расстояние осуществляется двумя способами; неэлектрическим (например, с помощью экспедиторов, курьеров), для которого характерны высокая надежность и низкая скорость передачи, и электрическим, требующим системы защиты от искажений и несанкционированного доступа.

Передачу информации электрическим способом можно осуществлять с использованием следующих средств: факса, для которого характерны высокая скорость передачи информации и низкая достоверность передачи; электронной почты и специального программного обеспечения в компьютерных сетях.

Основным средством передачи данных в ЭИС в настоящее время служат компьютерные сети, подразделяемые на низкоскоростные, среднескоростные и высокоскоростные с использованием передачи данных по коммутируемым либо по специально выделенным каналам связи.

Компьютерной сетью называется совокупность взаимосвязанных через каналы передачи данных компьютеров, обеспечивающая пользователей средствами обмена информацией и коллективного использования аппаратных, программных и информационных ресурсов сети.

По степени территориальной удаленности компьютерные сети классифицируются на локальные, распределенные и глобальные. Локальные сети ЭВМ связывают абонентов одной организации, расположенных в одном или нескольких близлежащих зданиях и удаленных друг от друга на расстояние не больше 10 км. Локальные сети обслуживают, как правило, до 80 - 90% потребности в передаче информации и только 10 - 20% требуют своего обслуживания региональной или глобальной сетью. Локальные сети могут иметь любую структуру, но чаще всего компьютеры в локальной сети связаны единым высокоскоростным каналом передачи данных(100Мб/сек), который является собственностью организации.

Региональные сети объединяют пользователей города, области, небольших стран и в качестве связи чаще всего используют телефонные линии. Расстояние между узлами сети составляет 10- 1000 км.

Глобальные сети объединяют пользователей, расположенных по всему миру, и часто используют спутниковые каналы связи, позволяющие соединить узлы сети связи и ПК, находящиеся на разных концах света.(Internet)

По способу установления соединений между абонентами сети делятся на несколько видов. Сети с коммутацией каналов характеризуются установлением прямой связи с абонентом на некоторое время в пределах общей очереди. Поэтому основным недостатком такой связи является ожидание соединения в общей очереди. Положительным качеством такой передачи является тот факт, что передача не может быть осуществлена вне очереди (произвольно), что повышает достоверность передачи информации в целом.

Ко второму виду относятся сети с коммутацией сообщений, которые характеризуются наличием узлов коммутации сообщений. Для таких узлов необходимо обеспечить наличие технических средств получения и хранения сообщений. Задача ПК, используемых для этих целей, - получить сообщение, запомнить его и в случае освобождения канала связи с абонентом по определенному адресу передать это сообщение. Положительной стороной такой передачи является минимальное время ожидания, отрицательной - то, что сеть получается более дорогой (необходимо разработать специальное программное обеспечение узла коммутации), а при передаче большого объема информации (1 млн. байт), канал может быть занят несколько часов.

Третьей разновидностью являются сети с коммутацией пакетов, позволяющие длинное сообщение на передающем пункте разбивать на пакеты сообщений. Информация передается пакетами. Положительная сторона такого способа передачи - сокращается время ожидания передачи, отрицательная - необходимость иметь программное обеспечение, позволяющее разбивать на передающем пункте сообщение на пакеты с заголовком, адресом и контрольным числом, а на принимающем пункте - сборку сообщения по идентификатору. Для обеспечения достоверности передач информации применяют две группы методов контроля: аппаратный, при котором контроль ведется на уровне символа с использованием помехозащитных кодов, и информационные, организованные по принципу дублирования (двойной передаче сообщений) или по принципу информационной избыточности.

Выделяют следующие варианты распознавания ошибок, организованные по принципу дублирования информации:

метод решающей обратной связи (передача ведется в одном направлении два раза, ответ получается в форме «ДА - НЕТ»);

метод информационной обратной связи (передача сообщения ведется в двух направлениях: «источник - потребитель», «потребитель - источник»; в «источнике» переданное и полученное сообщения сравниваются, что позволяет выявить ошибки передачи).

По принципу информационной избыточности используются

два метода:

контроль по модулю (контроль фрагмента сообщения);

метод контрольных сумм.

Содержание конкретных работ по проектированию технологических процессов получения первичной информации определяется составом и особенностями используемых методов и средств выполнения рабочих и контрольных операций, выполняемых с помощью определенных программно-технических средств.

2. Проектирование автоматизации Управления персоналом на ОАО «Минскмебель»

Для повышения эффективности использования имеющихся в распоряжении ресурсов и упорядочение деятельности сотрудников необходимо использовать системы управления проектами.

Так что такое проект? Очень многие рассматривают проект как набор чертежей, расчетов и технических текстов. Проект в смысле Design. И они правы. Мы же будем рассматривать проект в смысле Project, т.е. как временное предприятие, направленное на достижение определенной цели. Отсюда попытаемся сформулировать (формализовать) понятие «управление проектами» - это любые воздействия, помогающие оптимально (чуть не сказал «наиболее оптимально) достичь цели.

Если быть совсем дотошным, можно сказать, что управление проектами (project management) насчитывает столько же лет, сколько и человечество. И это действительно так. Просто методы и средства были разными. Точнее сказать, они эволюционировали.

В основе современных методов управления проектами лежат методики сетевого планирования, разработанные в конце 50-х годов в США. В 1956 г. М.Уолкер из фирмы "Дюпон", исследуя возможности более эффективного использования принадлежащей фирме вычислительной машины Univac, объединил свои усилия с Д.Келли из группы планирования капитального строительства фирмы "Ремингтон Рэнд". Они попытались использовать ЭВМ для составления планов-графиков крупных комплексов работ по модернизации заводов фирмы "Дюпон". В результате был создан рациональный и простой метод описания проекта с использованием ЭВМ. Первоначально он был назван методом Уолкера-Келли, а позже получил название Метода Критического Пути - МКП (или CPM - Critical Path Method).

Перечислим перечень основных задач, для решения которых используются системы управления проектами:

ь разработку расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов;

ь разработку расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов (leveling);

ь определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;

ь определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;

ь определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;

ь анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;

ь учет исполнения проекта;

ь  анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

Как правило, СУП делятся на системы начального уровня, к которым, учитывая их функционал, наиболее применим термин Системы календарного планирования и контроля (СКПК) и профессиональные системы управления проектами. Хотя в последние три года отмечается устойчивая тенденция «подрастания» систем начального уровня к профессиональным пакетам и еще более активное расширение функциональности последних, цены на системы из разных групп могут заметно различаться. Если СКПК попадают в диапазон $200-800, то профессиональные СУП могут стоить заметно больше $5000.

В настоящее время существует несколько сотен систем, так или иначе, реализующих функции СКПК. Однако разнообразная «заточенность» и «раскрученность» их делают свое ограничительное дело. Реально, на российском рынке стабильно присутствует не более 10 систем. Среди них есть и отечественные разработки. Рассмотрим несколько из них.

MS Project (разработчик - Microsoft) Этот пакет используют для планирования своих проектов около 3 миллионов людей. Его стандартный офисный интерфейс позволяет быстро научиться использовать продукт. Ранние версии этого продукта не особенно блистали своей функциональностью, однако версия MS Project 2002 радует своими обширными возможностями интеграции с другим ПО от Microsoft. Главное отличие версии MS Project 2002 от предыдущих версий - Microsoft Project Central. Это приложение для совместного управления проектами с помощью средств WEB, позволяет организовать двухсторонний обмен данными между всеми участниками проекта, а также предоставления информации лицам, у которых не установлен Microsoft Project 2002.

К примеру, поддерживается обмен информацией с Outlook. менеджер проекта имеет возможность передать исполнителям данные о задачах, которые необходимо выполнить, а те, в свою очередь, могут информировать его обо всех изменениях в рабочем календаре. Кроме того, пользователи MS Outlook имеют возможность просматривать всю проектную информацию из этого приложения. Явный, на взгляд автора, недостаток последней версии - прекращение поддержки формата mpx.

Time Line (разработчик - Time Line Solutions) Очень многие компании в России, в том числе и строительные, начинали свой путь к внедрению систем управления проектами именно с этого продукта. Этот пакет начал продаваться еще в начале девяностых. Были локализованы две версии - 5.0 для DOS и 1.0 для Windows. Отличная функциональность и при этом простота использования, сделали его весьма распространенным пакетом. Очень хорошей, по тем временам, была возможность создание вычисляемых пользовательских полей. В дистрибутив пакета входит генератор отчетов Crystal Report.

В 1995 году, уже под лейблом Symantec, была выпущена версия 6.5 для Windows. Недостатком этой версии можно считать не очень хорошо реализованный принцип WYSIWYG. На этом развитие пакета, к сожалению, остановилось. Локализированной версии выпущено не было. По сведениям компании, занимавшейся продвижением Time Line на российском рынке, продажи его прекращены около 2 лет назад.

SureTrak Project Manager (разработчик - Primavera inc. / представитель в России - ПМ СОФТ).

Являясь, младшим (и самым дешевым - стоимость в России за 5 лет осталась неизменной $700) продуктом в семействе Primavera, ST позиционируется как продукт начального уровня для управления несложными проектами в небольших компаниях. Умеет читать формат mpx и сохранять в нем проектные данные. Интерфейс - вполне стандартный. Очень хорошо реализован принцип WYSIWYG и масштабирование временной оси при отображении диаграммы Ганта. Совместим с MAPI-совместимыми системами электронной почты (умеет отправлять с помощью них данные проектов). Встроенный wizard «Быстрый старт» проектов помогает создать систему кодов для типовых проектов (правда до её четвертого шага доходить весьма нудно и незачем).

Весьма скромные минимальные системные требования: процессор 386 и выше, 4 МВ RAM, 15 МВ свободного дискового пространства, Windows 3.x, NT, 95, или OS/2. При установке под NT или Windows 2000, требуется дополнительно скачать и установить драйвер для hasp-ключа. Для активного продвижения на отечественном рынке этот пакет был полностью локализован. В российском варианте поставки русскоязычный интерфейс, система помощи и руководство пользователя. Из особенностей можно отметить удобную функцию «луч» (Progress Spotlight). При выделении на временной оси (диаграмме Ганта) временного промежутка, в таблице работ выделяются цветом операции, выполнение которых запланировано в этот временной интервал. SureTrak имеет как собственный формат данных, так и без каких либо дополнительных настроек «понимает» формат P3. В настоящее время представлен версией за № 2.0.

Spider Project (разработчик/представитель в России - компания «Технологии управления «Спайдер»

Без преувеличения можно сказать, что Spider Project лучшая отечественная система управления проектами. Версия под DOS появилась еще в 1992 году. От версии к версии заметно улучшается не только интерфейс системы, но и ее функциональность. Минимальные требования к системе: процессор i486 или выше; операционная система Windows (95, 98, 2000, NT); оперативная память не менее 32М; свободное место на диске для установки программы не менее 25М, свободное место на диске для хранения проектов около 1500К на каждые 1000 операций проекта.

Рабочее пространство главного окна разбито на три функциональные зоны. В левой её части - ярлыки к открытым проектам. В средней части - 16 ярлыков на шаблоны представления и данные проекта. В правой части располагаются ярлыки на открытые документы проекта. Документ проекта можно создать из текстовых файлов, html-файлов или файлов баз данных.

У этого продукта много отличий от западных собратьев, однако, основным из них является подход к определению длительности операций. В большинстве известных пакетов операции характеризуются длительностью их исполнения. В Spider Project наряду с длительностями можно задавать физические объемы работ на операциях. Длительность определяется пакетом в процессе составления расписания работ в зависимости от производительности назначенных ресурсов. В связи с этим, имеется отличие и в определении задержек на связях операций. Наряду с положительными и отрицательными временными задержками, реализованные во всех пакетах, можно использовать и объемные задержки. Дело в том, что с временными задержками может возникнуть ситуация, когда работа началась, но исполняется медленнее, чем было запланировано и временная задержка может исчерпаться раньше, чем будет выполнен запланированный объем работ.

Кроме отдельных ресурсов можно задавать мультиресурсы и пулы.

Мультиресурсы - это группы ресурсов, которые выполняют работы вместе (например, бригада). Мультиресурсы можно назначить на исполнение операций целиком, что означает назначение всех ресурсов, которые в них входят. Пулы - это группы взаимозаменяемых ресурсов.

Пакет позволяет использовать неограниченное количество составляющих стоимости, причем в разных валютах. Так же можно создать неограниченное количество различных иерархических структур работ и ресурсов.

Для анализа исполнения проекта, а также для анализа “что если” очень важно иметь возможность сохранять прежние версии проекта и иметь возможности для сравнения и анализа отклонений текущей версии проекта от предыдущих. В Spider Project есть возможность хранить неограниченное количество версий проекта и анализировать ход исполнения работ не только по сравнению с какой-то базовой версией, но и с любой другой.

Расчет расписания проекта методом критического пути производится без учета ограничения по ресурсам и имеет точное математическое решение. Если же при расчетах учитывается ограниченность ресурсов, то понятие резервов, в том числе и полного резерва (total float) теряет смысл. В Spider Project вычисляется ресурсный критический путь и резервы сроков исполнения операций с учетом ограниченности ресурсов.

Алгоритм анализа рисков так же отличается от реализованного в других системах. При моделировании рисков в качестве исходной информации используются не оценки длительности (оптимистические, пессимистические), а оценки производительности ресурсов.

В своей работе я рассмотрю возможности работы с Microsoft Project Standard 2002 - системой календарного планирования и управления проектами, предназначенная для бизнес-менеджеров и менеджеров небольших подразделений.

Microsoft Project Standard обеспечивает решение задач на всех стадиях жизненного цикла проекта:

Табл. 1. Решаемые задачи MS Project.

Планирование:	- развитая система описания свойств задач и их взаимосвязей позволяет построить модель, максимально приближенную к реальности; - гибкие средства ресурсного планирования и выравнивания перегрузок помогают наиболее оптимально распределить задачи между исполнителями; - по существующим методикам Вы можете не только рассчитать стоимость проекта, но и проанализировать возможные пути ее уменьшения; - использование общего пула ресурсов и консолидированный анализ группы проектов позволят осуществить оптимизацию плана проекта в рамках всей организации.
Контроль исполнения:	- автоматизированные средства подготовки отчетов, развитая система сбора информации от членов проекта дают возможность всегда иметь достоверные сведения о состоянии проекта; - возможно "запоминать" текущее состояние проекта для дальнейшего анализа (до 11 снимков).
Анализ:	- мощные, встроенные средства анализа текущего состояния проекта и тенденций его развития позволяют определить тот момент, когда необходимо оперативное вмешательство в ход исполнения проекта; - широкие возможности импорта / экспорта данных (MS Excel, MS Access, ODBC) обеспечивает возможность применения внешних программ для дополнительного анализа.
Управление изменениями:	- вы можете спрогнозировать последствия корректирующего воздействия на текущий проект и проекты организации, оценить его эффективность; - приняв решение, вы сможете быстро довести его до исполнителей и проконтролировать его выполнение.
Завершение:	- система позволит не только подготовить итоговые документы, проанализировать эффективность реализации проекта, но и сохранить проект в архиве. Вы можете использовать проект или его фрагменты в Вашей дальнейшей деятельности.

Элементарные действия в Microsoft Project Standard 2002 выполняются легко, чему способствует удобный интерфейс и интерактивная справочная система “Консультант” (Project Guide), помогающий менеджерам и планировщикам из сферы бизнеса динамически управлять календарными планами и ресурсами, а также легко отслеживать ход выполнения проектов. Характерная особенность Microsoft Project 2002 в том, что продукт изначально был задуман как средство не более сложное в управлении, чем другие компоненты Microsoft Office.

Это решение позволяет коллективно управлять проектами, ресурсами и информационными материалами, создавать отчетность в режиме реального времени и вести анализ возможных сценариев развития проекта. Благодаря этому руководители смогут лучше понимать, как используются ресурсы их организаций и на какой стадии выполнения находятся те или иные инициативы, что, в свою очередь, будет способствовать принятию более обоснованных управленческих решений.

Microsoft Project Professional 2002 имеет гибкие средства межпроектного управления загрузкой ресурсов, оптимизации загрузки, поиска свободных ресурсов, замены ресурсов на аналогичные.

С помощью данного пакета можно проектировать абсолютно любые мероприятия.

Руководство компаний, планируя и достигая определенные цели, постоянно сталкиваются с проблемами:

? Как спланировать работы во времени и успеть к определенному сроку.

? Какие потребуются ресурсы.

? Сколько ресурсов и когда именно.

? Сколько будет стоить реализация проекта.

В данной работе я покажу, как можно эффективно использовать пакет MS Project при проектировании автоматизации Управления персоналом на предприятии.

На рассматриваемом предприятии уже имеются все технические средства, на всех рабочих местах, в том числе и в Отделе кадров стоят персональные компьютеры, проведена локальная сеть 100 Мбит/сек. Характеристики компьютеров:

256 DDR, 1800hz Athlon, 40 Gb Hdisk. Эти ПК соответствуют всем требованиям современного ПО. В отделе не хватает лишь системы, которая бы помогла решать проблемы кадров, которая бы эффективно решала все информационные и аналитические задачи, генерировала бы отчеты о результатах работы подразделения.

Для этого сначала нужно определиться, какие этапы будет включать данная работа.

Итак, планируется произвести следующие этапы для достижения цели:

§ Этап анализа, на котором происходит сбор предложений, требований, пожеланий, аналогий, фактов, примеров, эскизов, сценариев и т.п. Эту работу будет проводить гл. экономист предприятия, т.к. он компетентен в этих вопросах. Консультироваться будет с начальником Отдела кадров.

§ Этап управления параметрами системы необходим, чтобы не утонуть в накапливаемом аналитическом материале. Требования разбиваются на группы по важности, срочности, трудоемкости и т.д. - в зависимости конкретной ситуации количество групп может меняться, и эти изменения так же управляются на этом этапе.

§ Этап оценка рынка, где маркетолог рассмотрит имеющиеся предложения на рынке программного обеспечения, чтобы подобрать оптимальный вариант для данной цели.

§ Этап покупки функционального пакета. Заказ пакета и беседу с разработчиком будет производить сам директор предприятия т.к. этот вопрос требует представительности и ясности.

§ Этап настройки. Самими работниками отдела заполняется нормативно-справочная информация, а также все необходимые справочники. Затем - настройка модулей пакета, работа системного администратора.

§ Этап тестирования и доработки программного обеспечения. Ее производят программист и тестировщик.

§ Этап презентаций и демонстраций пользователям системы предполагает первый показ работоспособности частей системы, а также оформление протоколов презентаций и демонстраций, оформление актов по замечаниям и предложениям пользователей. Этим занимается системный администратор, т.к. он продвинутый пользователь и он же должен обучить персонал работе с пакетом.

§ Этап обучения пользователей включает в себя подготовку планов обучения, материалов, необходимых для обучения, собственно обучение и проверку усвоения знаний и навыков владения системой пользователями.

§ И, наконец, этап эксплуатации и адаптации к внешним изменениям (это непрерывный процесс)

Теперь нужно спланировать те ресурсы, которые будут затрачены на реализацию проекта. Так как все технические ресурсы уже имеются, то в план проекта нужно включить трудовые ресурсы, т.е. тех сотрудников, которые будут им заниматься.

Табл. 2. Плановые этапы и ресурсы проекта.

Эта таблица - план. Во время работы с Project корректируются и ресурсы, и этапы, подбирается эффективный вариант.

Для этого мы в сетевом графике вводим все этапы, их длительности и назначаем ресурсы:

Диаграмма Ганта наглядно показывает этапы выполнения проекта, и их взаимосвязь во времени (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 1.) Красными обозначен критический путь. Это тот набор задач, которые требуется выполнить по календарному плану, чтоб не отклониться от него.

Отчет о затраченных финансовых ресурсах в Приложении 1а.

По первоначальному плану оказалось, что системный администратор и директор загружен работой.

Поэтому пришлось корректировать и назначать системному администратору помощника для обучения персонала. А директора разгрузить, назначив такие работы как беседа с разработчиком гл. экономисту.

Эта работа может быть с запаздыванием на 1 день, т.к. она зависит не только от нашего предприятия но и возможностей конртагента.

В результате ресурсы распределились оптимально и без загрузок. И вся стоимость проекта оказалась равной 12788000р, (Приложение 1а) что не превысило и даже снизило планируемую стоимость (см. табл. 2) за счет того, что ресурсы распределились оптимально для выполнения проекта вовремя.

С помощью этого пакета наглядно представляется распределение ресурсов по дням, что позволяет отслеживать и корректировать работу. (См. ПРИЛОЖЕНИЕ 3)

За счет четкого плана работ и распределения ресурсов компании проект был реализован в течение 33 дней.

Система позволила:

? Определить зоны ответственности и обязанности должностных лиц по реализации проекта.

? Оптимизировать загрузку ресурсов с минимальной длительностью работ.

? Определить стоимость проекта.

? Ежедневно контролировать выполнение проекта.

? Осуществлять коррекцию плана выполнения проекта

3. Автоматизация Управления персоналом на ОАО «Минск мебель»

В данной главе я рассмотрю, как с помощью такой корпоративной системы как Галактика можно автоматизировать такую важнейшую функцию управления предприятием как Управление персоналом.

Программное обеспечение по автоматизации управления персоналом может включать в себя средства, способные помочь в подборе кадров, в создании подразделения, способного осуществить конкретную задачу. При этом могут использоваться различные методы оценки возможных кандидатов по их деловым и личностным качествам, а также психологической совместимости друг с другом. Программные продукты могут осуществлять помощь не только в традиционном тестировании, но и при составлении различных гороскопов и астрологических прогнозов.

Но специалисты по работе с персоналом -- и современные менеджеры, работники традиционных отделов кадров и ОТиЗ (отдел труда и заработной платы), чаще всего сталкиваются с задачами по учету, составлению различных отчетов и справок для руководства, ведению личных карточек и т.д. В данной работе основной потребностью является наличие простых и эффективных “электронных картотек”, способных облегчить их повседневную работу. Такие средства чаще всего называют программами по автоматизации кадровой деятельности.

Основные задачи, решаемые программами учета и управления персоналом

Попробуем перечислить основные требования, предъявляемые к программному обеспечению по автоматизации учета персонала.

Программы по автоматизации учета персонала в первую очередь должны предусматривать ведение личных карточек сотрудников. С использованием личных карточек обычно ведется полный учет данных о сотрудниках, включая переводы и назначения, отпуска, командировки, больничные листы, поощрения, взыскания, льготы, данные об образовании, профессии, сведения о детях, дате и месте рождения, семейном положении и др. Программы должны предусматривать возможность фиксировать как можно больший набор различных данных (в том числе, например, возможность хранения и просмотра фотографий сотрудников). В конкретной организации сотрудник отдела кадров или менеджер может вводить и в дальнейшем использовать не всю совокупность признаков, а только те данные, которые необходимы в работе. Личные карточки уволенных сотрудников должны передаваться в архив с возможностью их дальнейшего поиска и просмотра.

Одной из важных задач является ведение штатного расписания организации. Программное обеспечение должно предусматривать гибкую настройку на структуру подразделений фирмы. Ограничением по выбору программного комплекса для крупных организаций может послужить отсутствие необходимого количества уровней иерархии (подчиненности) подразделений. Должны фиксироваться сведения о штатных должностях, окладах, надбавках и т.д. Нелишней возможностью является быстрый пересчет штатного расписания всего подразделения или организации, например, возможность умножить все оклады на какой-либо поправочный коэффициент.

Следующим вопросом является ведение приказов по кадрам, в том числе их формирование, учет, перенос приказов в штатное расписание. Должны быть учтены особенности всей совокупности разнообразных приказов, в том числе о приеме на работу, об отпусках, командировках, перемещениях, увольнениях, поощрениях, взысканиях и др.

Средства системы должны иметь возможность получения справочной информации в любых разрезах за любой период времени или на любой момент времени, в том числе статистических данных, справок по установленным формам, справок по произвольным формам.

Возможности по обмену данными с другими системами позволят экспортировать информацию, например в программу расчета заработной платы, или передать анкетные данные в Пенсионный фонд.

Если несколько специалистов одновременно должны работать с общей информацией по сотрудникам, средства программы должны предусматривать возможность такого режима эксплуатации с использованием сети персональных компьютеров.

В настоящее время к любой автоматизированной системе предъявляются требования, связанные с возможностью ее настройки при печати сформированных документов, в том числе приказов, штатного расписания, справок, личных карточек и т.д. Программы должны обладать достаточной гибкостью и возможностью адаптации к формам выходных документов, принятым в конкретной организации.

Существует много программных средств на Российском рынке для этих целей, в работе я подробней рассмотрю Галактику, но на ней не стоит останавливаться менеджеру, ведь имеется выбор, например российские разработчики компания Софт Аккорд, предлагают КИС «Лагуна», в которой, так же как и Галактике имеется модуль Управление персоналом

В КИС «Лагуна» деятельность, связанная с персоналом, обеспечивается блоком «Управление персоналом», включающем модули «Отдел кадров», «Штатное расписание», «Заработная плата», «Табель», «Пенсионный фонд», «Подоходный налог», «Наряды». Расширение возможностей блока достигается как настройкой существующих модулей, так и включением в его состав специальных решений (например, «Учет спецодежды»).

Комплекс модулей блока «Управление персоналом» полностью удовлетворяет потребности кадровой службы и планово-экономического отдела (в части управления персоналом) предприятия и его подразделений, ведущих табельный учет рабочего времени, расчет заработной платы и т.д. Фундаментальное достоинство этого блока КИС «Лагуна», обеспечивающее ему позиции лидера среди отечественных и зарубежных АСУП, заключается в обеспечении тесной связи процессов кадрового учета, учета труда и расчета заработной платы. Несмотря на то, что обычно они находятся в компетенции разных подразделений предприятия, их интеграция на базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) КИС «Лагуна» позволяет добиться высокой степени координации соответствующих бизнес-процессов. Работа пользователей в едином информационном пространстве с разделением функций по роду деятельности позволяет избежать дублирующего ввода информации в различных отделах, уменьшить документооборот, сократить количество ошибок.

Блок «Управление персоналом» дает возможность формировать различные отчетные документы.

Тиражный продукт нового поколения системы программ «1С:Предприятие», предназначенный для для реализации кадровой политики компании по следующим направлениям:

Ш планирование потребностей в персонале,

Ш обеспечение бизнеса кадрами,

Ш кадровый учет,

Ш ведение регламентированного документооборота.

В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по компании в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации (собственного юридического или физического лица). Ниже представлена структурная схема конфигурации:

И, на мой взгляд в 1С все намного удобнее и нагляднее чем в Галактике (см. ниже). Например, личная карточка сотрудника и отчет о качественном составе выглядят так:

"Корпорация Галактика" - один из крупнейших в СНГ разработчиков комплексных решений в области автоматизации управления производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия.

Важнейшие принципы, реализованные в системе "Галактика", это:

· направленность на решение задач управления предприятием (в отличие от традиционного подхода - регистрации и накопления информации);

· комплексный подход к автоматизации различных служб предприятия;

· последовательное прохождение документов по различным модулям

· возможность поэтапного внедрения, приобретения тех модулей, которые необходимы для работы сегодня.

Система "Галактика" ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов. Система имеет модульную структуру, модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры. Понятие "модуль" не следует отождествлять с привычным для сотрудников служб автоматизации термином АРМ. В каждом модуле присутствуют функции, предназначенные, с одной стороны, для использования как непосредственными исполнителями, так и управленцами различного уровня, а, с другой стороны, - для решения задач, относящихся к различным видам управленческой деятельности. Допустимо как изолированное использование отдельных модулей, так и их произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости, а также интеграция с существующими программными наработками.

Система "Галактика" непрерывно развивается: наращивается функциональность, улучшается эргономика, отслеживаются изменения законодательства, предоставляются дополнительные средства информационного обмена с другими системами.

Контур «Управления персоналом» позволяет автоматизировать задачи учета кадров на предприятии и выполнение вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала.

Контур состоит из модулей «Управление персоналом» и «Заработная плата», которые могут использоваться как совместно с другими модулями системы «Галактика» с единой базой данных, так и самостоятельно.

При разработке контура реализованы два основных принципа:

· универсальность -- возможность использования в любых организациях (независимо от форм собственности), начиная от крупных, со штатом в несколько тысяч человек, до предприятий малого бизнеса; позволяет реализовать любой подход к решению задач учета кадров и оплаты труда персонала в таких странах как: Россия, Беларусь, Украина, Молдова, Казахстан, Узбекистан;

· адаптируемость -- обеспечение возможности кадровику и бухгалтеру самостоятельно проводить настройку с учетом специфики конкретного предприятия и законодательства.

ОАО «Минскмебель» занимается производством и реализацией мебели. Имеются такие службы как администрация, Коммерческий отдел, механический цех, производство и также транспортный отдел. Все первоначальные данные вносим в каталоги.

Чтоб начать работу непосредственно с модулем Управление персоналом необходимо заполнить все каталоги (это и банки, и поставщики, и сбытовые организации, все мат. Ценности, сырье и материалы и т.д.)

Работа с персоналом на предприятии, в учреждении, организации является составной частью управления хозяйственной деятельностью. Круг проблем, которые призваны решать в повседневной деятельности работники кадровых служб, весьма широк. Это, прежде всего, деятельность по подбору и расстановке персонала, своевременному и качественному комплектованию подразделений предприятия специалистами, по оценке персонала, его эффективному использованию, повышению квалификации. Работник кадровой службы для успешного выполнения возложенных на него функциональных обязанностей должен знать не только основы трудового законодательства, положения и нормативные материалы, касающиеся работы с персоналом, но и порядок назначения и выплаты государственных пособий, исчисления непрерывного стажа, приема, перевода и увольнения работников, ведения и хранения личных дел, правила учета движения персонала, владеть вопросами подготовки и повышения квалификации сотрудников, составления отчетности по кадрам с документальным отражением всех вышеперечисленных задач и хранением документов в отделе кадров. Большую и оперативную помощь в этом окажет модуль «Управление персоналом».

Трудовые доходы каждого работника независимо от вида предприятия определяются его личным трудовым вкладом с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются. В соответствии с этим на предприятиях, в организациях и учреждениях оперативный и бухгалтерский учет труда и его оплаты должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить контроль:

· численности персонала и использования рабочего времени;

· правильного документального оформления выработки рабочих-сдельщиков и других работников;

· своевременного и правильного начисления заработной платы, расчета отпускных, пособий и их выдачи;

· своевременного и правильного удержания налогов и платежей, перечисление их бюджету или по назначению;

· распределения заработной платы по объектам калькуляции;

· использования фонда заработной платы и выплаты премий;

· составления отчетности по труду и заработной плате и ее представление в соответствующие органы управления.

При наличии на предприятии системы «Галактика» решение этих задач может быть автоматизировано - модуль «Заработная плата» значительно ускоряет и упрощает процесс начисления зарплаты.

Модули «Управление персоналом» и «Заработная плата» имеют тесную взаимосвязь друг с другом. Учетные данные работников, введенные в одном из этих модулей, становятся доступными для другого. Таким образом, исключается необходимость повторного ввода идентичных данных о работниках предприятия.

Модуль «Управление персоналом» предназначен для кадровых служб предприятий любой организационной структуры (в том числе и с обособленными подразделениями или филиалами, а также с географически разветвленной сетью дилеров или агентов) независимо от форм собственности и количества сотрудников. В базе возможно хранение неограниченного по объему архива данных. Модуль позволяет осуществлять оперативный кадровый учет и планирование, решать управленческие задачи и получать любую отчетность по персоналу. Вся информация, необходимая для начисления заработной платы, передается автоматически.

С помощью модуля «Управление персоналом» осуществляется решение следующих задач:

· учет всех традиционных кадровых вопросов по трудоустройству: прием, перевод, увольнение;

· работа с кандидатами на должности при приеме на работу, ведение списков и осуществление отбора;

· создание и ведение корпоративной структуры предприятия любой сложности и формирование иерархии подчиненности подразделений;

· формирование штатных расписаний (как действующих, так и планируемых) для структурных подразделений предприятия;

· возможность ввода (снятия) произвольных доплат и надбавок, как по каждой позиции штатного расписания, так и по группе;

· отслеживание (в т.ч. просмотр истории) и внесение изменений в штатные расписания, как для предприятия в целом, так и для каждой структурной единицы;

· поддержка работы с окладами, часовыми ставками и тарифными сетками;

· формирование типовых унифицированных форм и произвольных отчетов по штатному расписанию и по фактической расстановке персонала;

· автоматическое формирование первичной документации, как на каждого сотрудника, так и по группе работников (все виды приказов по личному составу, контракты и трудовые договоры, формы Т-1, Т-5 и др.);

· ведение личной карточки по форме Т2 в полном объеме (адресные и паспортные данные, сведения о родственниках, предыдущие места работы и сведения о трудовых стажах, образование, ВУС и т.п.);

· планирование и проведение аттестации, повышение квалификации, присвоение званий и рангов;

· ввод данных о трудовом стаже для Пенсионного фонда и формирование документов персонифицированного учета;

· расширение учетной информации личной карточки с использованием дополнительных сведений («подшивка» должностных инструкций, всевозможных анкет, приложений и фотографических документов);