1.1 Сутність і значення комунікації в державному управлінні

Проблема ефективних комунікацій - одна з ключових у діяльності органів державної влади, оскільки за їх допомогою здійснюється обмін повідомленнями, що виражені різними символами та мають певне смислове навантаження.

Комунікації - це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації.

Комунікаційна мережа - це сукупність індивідів, які постійно взаємодіють між собою на основі створених та функціонуючих інформаційних каналів.

Для ефективного функціонування будь-якої організації необхідно забезпечити належні комунікації. Однак управлінська практика дає можливість констатувати, що створення ефективної надійної системи обміну інформацією, яка б відповідала вимогам повноти, достатності, оперативності, гнучкості, - це одна з найбільших проблем в організаціях.

Комунікації - складний процес, який включає ряд взаємопов'язаних кроків, кожен із яких відіграє суттєву роль у забезпеченні розуміння і сприйняття інформації іншою особою. Найчастіше причиною низької ефективності комунікації є ігнорування факту, що комунікація - це обмін, у якому кожному належить активна роль. У процесі комунікацій відправник складає повідомлення і передає його адресатові (одержувачу).

Комунікація - це обмін інформацією, її змістом між двома або декількома людьми. Комунікація є процесом зв'язку працівників, підрозділів, організацій тощо.

Хоча загальновизнано, що комунікації мають велике значення для успіху організацій, дані опитування показали, що 73% американських, 63% англійських та 85% японських керівників вважають комунікації головною перепоною на шляху досягнення ефективності управління. Згідно зі ще одним опитуванням приблизно 250 тис. працівників 2000 різноманітних компаній вважають, що обмін інформацією є однією з найскладніших проблем їх організації. Ці опитування показують, що неефективні комунікації - одна з головних сфер виникнення проблем. Глибоко усвідомлюючи комунікації на рівні особистості й організації, ми повинні вчитися зменшувати частоту випадків неефективних комунікацій і ставати кращими, більш ефективними менеджерами. Ефективно працюючі керівники - це ті, які ефективні у комунікаціях.

Вони уявляють суть комунікаційного процесу, володіють добре розвинутим умінням усного та письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.

Комунікації можуть здійснюватись:

- від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху вниз». Наприклад, керівник повідомляє підлеглих про додаткові завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

- від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше таким чином надходить інформація про недоліки, покращення, страйкову ситуацію, тобто спрацьовує принцип «знизу вгору»;

- між різними підрозділами (відділами, цехами);

- між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом);

- через неформальні комунікації (здебільшого шляхом розповсюдження чуток).

Згідно з дослідними даними керівник затрачає від 50_ти до 90% усього часу на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоби реалізувати свою роль у міжособових відносинах, інформаційному обміні та у процесах прийняття рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією вмонтований у всі основні види управлінської діяльності, комунікації є зв'язуючим процесом.

Оскільки керівник виконує три свої ролі і здійснює чотири основні функції, щоби сформулювати цілі організації та досягнути їх, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.

Відомі й інші підходи до класифікації комунікацій. Так, Л. Жданова всі комунікації розділяє на три групи:

1. Комунікації між двома індивідами.

2. Комунікації між індивідом та групою.

3. Комунікації всередині групи.

На кожному етапі процесу комунікації продавця виникають перешкоди і перекручення, внаслідок чого інформація, що передається чи сприймається.

Для управлінця доступні два види комунікацій: формальні і неформальні.

Формальні комунікації - передбачені організаційною структурою, схема якої є ілюстрацією «проходження інформації каналами». Формальні комунікації поділяються на вертикальні, горизонтальні та діагональні.

До вертикальних належать комунікації «зверху вниз» і «знизу вгору». Перші вирішують 5 основних завдань:

1. Ознайомлення працівників із цілями організації для усвідомлення важливості виконуваної роботи.

2. Викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт.

3. Забезпечення розуміння роботи та її зв'язку з іншими завданнями.

4. Надання інформації про процедури і методи виконання роботи.

5. Забезпечення підлеглих інформацією зворотного зв'язку про результати діяльності організації.

Отже, комунікації «зверху вниз» допомагають пов'язувати різні рівні організації, координувати їх діяльність. Поряд із цим комунікації «зверху вниз» мають ряд недоліків:

1. Створення передумов для формування авторитарної системи.

2. Значне завантаження підлеглих.

3. Постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації.

Горизонтальні комунікації здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Такий обмін інформацією забезпечує координацію діяльності (наприклад, між віце-президентами з маркетингу, фінансів, виробництва). Як показують дослідження, ефективність горизонтальних комунікацій досягає 90% і пояснюється значним рівнем розуміння працівниками характеру роботи своїх колег і проблем, що виникають при функціонуванні суміжних підрозділів.

Діагональні комунікації здійснюються між особами, які перебувають на різних рівнях ієрархії. Наприклад, між лінійними та штабними підрозділами, коли штабні служби керують виконанням певних функцій. Такі комунікації характерні також для зв'язків між лінійними підрозділами, якщо один із них є головним з певної функції.

Неформальні комунікації - непередбачені організаційною структурою. Практика свідчить, що значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керівництвом способів.

У теорії та практиці менеджменту зарубіжних країн часто використовується термін «grape-vim» - система розповсюдження чуток, неофіційних даних. Неформальними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації, яка є корисною для керівника. Однак не можна допускати, щоби система розповсюдження чуток виступала замінником формальних каналів інформації.

Неформальні канали, як. і формальні, передають Інформацію в 4_х напрямках: вгору, вниз, горизонтально і по діагоналі. Особливістю

неформального каналу є швидкість виникнення та швидкість зникнення, а також змінюваність суб'єктів.

Неформальні канали комунікацій мають певну логічну структуру. Курт Девіс, автор багатьох робіт із біхевіористики, вказував на такі типи комунікаційних ланцюгів, що використовуються в неформальних комунікаціях:

Кластерний ланцюг використовується найчастіше. Він характеризує вибірковість комунікацій і забезпечує оперативність передання інформації.

Позитивні характеристики системи неформальних комунікацій:

1. Швидкість передавання інформації.

2. Потенційна можливість доповнювати формальні канали комунікацій.

3. Передбачливий характер комунікацій.

4. Оперування, як правило, останніми новинами тощо.

Американські автори М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі виділяють два великі класи комунікацій з подальшою їх деталізацією:

1. Комунікації між організацією та зовнішнім середовищем.

2. Комунікації між рівнями і підрозділами.

Зовнішні комунікації виходять за межі організації. Прикладами можуть служити: прес-реліз, який посилається організацією в засоби масової Інформації; виступ організаційного представника на прес-конференції; видання інформаційного бюлетня для широкого кола читачів, «для відкритих дверей».

Внутрішні комунікації здійснюються в рамках даної організації - і джерело й одержувач знаходяться всередині організації.

Корпоративна газета - інформаційний листок для зайнятих, збір співробітників підрозділів, корпоративне радіо і дошки оголошень відносяться до засобів здійснення внутрішніх комунікацій. Вибір і побудова оптимальних внутрішніх комунікацій визначається, характером й особливостями організації - організаційною місією, її суспільним статусом, масштабами, сферами діяльності.

Існує три найбільш поширені предмети релізу:

1. Оголошення.

2. Управління змінами в організаціях.

3. Виступ менеджера компанії.

Прес-реліз (press-release) - це повідомлення, яке містить важливу новину або інформацію для широкої аудиторії. Поширення організацією прес-релізу відбувається за схемою.

Прес-конференція - зустріч офіційних осіб із представниками засобів масової інформації з метою інформування щодо актуальних питань.

У будь-якому органі державної влади, щонайменше, використовуються два комунікативні засоби:

1. Письмові комунікації які виступають у формі планової та звітної документації, пам'ятних записок, доповідей, оголошень, довідників, фірмових газет тощо.

Переваги таких комунікацій:

- добре збереження Інформації;

- можливість вивчення, багаторазове перечитування інформації;

- ґрунтовність підготовки;

- можливість доведення до багатьох працівників.

Недоліки письмових комунікацій:

- складність поновлення;

- об'ємність інформації (особливо «знизу вгору»),

2. Усні комунікації - телефонні розмови, публічні виступи, наради, безпосереднє спілкування тощо. Позитивним аспектом таких комунікацій є економія часу, забезпечення глибокого взаєморозуміння.

Письмові та усні комунікації відносять до вербальних. Невербальні комунікації менш вивчені, ніж вербальні. За даними А. Піза, інформація в процесі комунікації передається за допомогою слів лише на 7%, характером звучання й інтонацією - на 37%, а інші 55% інформації передаються за допомогою міміки, жестами, зовнішнім виглядом і середовищем.

Часто жести більш достовірно передають інформацію, тому що вони неопізнані і невипадкові. При неспівпадінні вербальних і невербальних сигналів джерела комунікації людина-акцептор покладається на останнє більшою мірою.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи.

1.Відправник, особа, що генерує ідеї або збирає інформація і передавальне неї.

2.Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів.

3. Канал, засіб передачі інформації.

4.Одержувач, особа, якій призначена інформація і яке інтерпретує неї.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їхня задача - скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили вихідну ідею. Це важко, тому що кожен етап є одночасно крапкою, у якій зміст може бути перекручений або цілком утрачений. Зазначені взаємозалежні етапи такі:

1.Зародження ідеї.

2.Кодування і вибір каналу.

3.Передача.

4.Декодування.

Ці етапи проілюстровані на малюнку 1 у виді простої моделі процесу комунікацій.

Хоча весь процес комунікацій часто завершується за кілька секунд, що утрудняє виділення його етапів, проаналізуємо ці етапи, щоб показати, які проблеми можуть виникнути в різних крапках.

Обмін інформацією починається з формування ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею або повідомлення варто зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не затрачає достатнього часу на обмірковування ідеї. Кіт Девіс підкреслює важливість даного етапу : "Невдале повідомлення не стане краще на глянсовому папері або від збільшення потужності гучномовця. Леймотив етапу - не починайте говорити не почавши думати".

Потрібно пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова або не придбала іншої такої форми, у якій вона послужить обмінові інформації. Відправник вирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити процес ефективно, він повинний узяти до уваги безліч факторів.

Керівники, що незадовільно обмінюються інформацією, можуть діяти невдало, оскільки стосовно них саме так діє вище керівництво. Справа в тім, що керівники вищої ланки часто служать рольовою моделлю для поводження підлеглих. Якщо наші керівники схильні до примуса або не відверті в обміні інформації з нами, ми цілком можемо повестися подібним чином, обмінюючи інформацією зі своїми підлеглими . однак ви знаходитеся в іншому положенні, чим ваше начальство. Тому зовсім необов'язково діяти в тім же стилі, навіть якщо цей стиль ефективний. Що в дійсності необхідно, так це усвідомити - які ідеї призначені до передачі до того, як ви відправляєте повідомлення, і впевненість в адекватності і доречності ваших ідей з урахуванням конкретної ситуації і мети.

Перш ніж передати ідею, відправник повинний за допомогою символів закодувати неї, використовувавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.

Відправник також повинний вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і відеоконференції.

Якщо канал не придатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Картина іноді гідна тисячі слів, але не при передачі повідомлення по телефоні. Подібним чином може бути нездійсненним одночасна розмова з усіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, що випереджають збори невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення і прилучення до проблеми.

Якщо канал не занадто відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективним. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенність допущених останнім серйозних порушень мір безпеки, і робить це під час легкої бесіди за чашкою кава або пославши йому записку з нагоди. Однак по цих каналах, імовірно, не удасться передати ідею серйозності порушення настільки ж ефективно, як офіційним листом або на нараді. Подібним чином, напрямок підлеглої записки про винятковість її досягнення не передасть ідею про те, наскільки важливий зроблений нею внесок у роботу, і не буде тією ж мірою ефективним, як прямій розмова з наступним офіційним листом з вираженням подяки, а також премією.

Вибір засобу повідомлення не повинний обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два або більше числа засоби комунікацій у сполученні. Процес ускладнюється, оскільки відправникові приходиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати тимчасові інтервали в послідовності передачі інформації. Проте, дослідження показують, що одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж, скажемо, тільки обмін письмовою інформацією. Обговорюючи результати цього дослідження, професор Терренс Мітчел указує:" Головний висновок цієї роботи в тім, що усне плюс письмове повідомлення швидше за все роблять обмін інформацією більш ефективним у більшій частині випадків". Орієнтація

на обидва канали змушує ретельніше готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації. Однак ніяким образом кожен інформаційний обмін не повинний бути письмовим. У цьому випадку потоки паперів стають некерованими.

Етап стане більш зрозумілим, якщо представити його собі як операцію упакування. Багато хто дійсно гарні продукти не знаходять збуту, поки не знайдуть такого упакування, що споживач рахує зрозумілої і привабливої одночасно. Подібним чином багато людей із прекрасними ідеями не в змозі упакувати них за допомогою символів і вкласти в канали, значимі і притягальні для одержувача. Коли таке відбувається, ідея, будь вона навіть найкращою, найчастіше не знаходить збуту.

На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачеві. Мова йде про фізичну передачу повідомлення, що багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той же час, як ми бачили, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншої особи.

Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його.

Декодування - це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея.

Якщо реакції на ідею не потрібно, процес обміну інформації на цьому повинний завершитися.

На сучасному етапі відбувається черговий вибух технологічної і мирної соціальної революції -- становлення інформаційного суспільства. Сучасні інформаційні і телекомунікаційні технології (ІТТ) істотно змінюють не тільки те, як ми виробляємо продукти і послуги, але і те, як проводимо дозвілля, реалізуємо свої цивільні права, виховуємо дітей. Вони мають вирішальний вплив на зміни, які відбуваються в соціальній структурі суспільства, економіці, розвитку інститутів демократії тощо.

Проблема, яку пропонується розглянути, торкається процесу становлення інформаційного суспільства, його об'єктивних основ розвитку та взаємодії з сучасними інформаційними і телекомунікаційними технологіями. Каталізатором і координатором процесу становлення інформаційного суспільства є й державна політика, що послідовно проводиться, у зв'язку з чим необхідний аналіз ролі та функцій держави в цьому процесі.

Тематика інформаційного суспільства, розвитку світового ринку телекомунікаций, Інтернету не сходить зі сторінок провідних ділових вітчизняних і зарубіжних журналів. Колосальні обсяги інформації, присвячені цій тематиці, доступні зараз й Інтернету. Особливо це стосується висвітлення діяльності міжнародних і національних організацій з розробки і реалізації стратегій інформаційного розвитку. До найбільш цікавих джерел можна віднести Європейську Koміcію Ради Європи, Організацію економічної співпраці розвитку, Всесвітній союз зв'язку, адміністративні органи, відповідальні за побудову "інформаційної магістралі" в США, Канаді, Великобританії, Німеччині, Франції, Австралії, Японії та інших країнах. Актуальність входження України в інформаційне суспільство поступово усвідомлюється вітчизняним науковим і політичним співтовариством, про що свідчить велика кількість законодавчих актів у сфері інформації.

Створені державними органами документи покликані визначити напрями інформатизації суспільства: Концепція формування і розвитку єдиного інформаційного простору України і відповідних інформаційних ресурсів, Концепція розвитку зв'язку, Доктрина інформаційної безпеки, Концепція інформатизації України, ухвалені Закони про інформацію, про друковані ЗМІ, про телебачення і радіомовлення, про інформаційні агентства, про рекламу, про авторське право і суміжні права, про державну таємницю, про науково-технічну інформацію, про захист інформації в автоматизованих системах, про участь України в міжнародному інформаційному обміні. Однак цілісного розгляду процесу становлення інформаційного суспільства в поєднанні технологічних, економічних, соціальних, правових і політичних чинників у вітчизняній літературі ще не так багато. Це пояснюється новизною самого об'єкта дослідження, контури якого зримо визначилися лише в останні роки.

Сучасна ситуація, що склалася у світі, характеризується такими рисами. Становлення інформаційного суспільства в різних країнах є передумовою для еволюційного переходу до наступної стадії розвитку людства, технологічною основою якої є індустрія створення, обробки і передачі інформації.

Державі належить провідна роль у формуванні інформаційного суспільства, що координує діяльність різних суб'єктів суспільства в процесі його становлення, сприяє інтеграції людей в нове інформаційно-технологічне оточення, розвитку галузей інформаційної індустрії, забезпеченню прогресу демократії і дотримання прав особистості в умовах інформаційного суспільства.

Інформаційна взаємодія держави, суспільства і особистості найбільш оптимальна при використанні інформаційних і телекомунікаційних технологій з метою підвищення загальної ефективності діяльності державного механізму, створення інформаційно відкритого суспільства, розвитку інститутів демократії.

Вплив інформаційного суспільства на культуру виявляється в масштабних змінах культури виробництва, бізнесу, організації роботи, дозвілля, споживання. Ці зміни зумовлені швидким процесом об'єктивізації інформації і знань, можливостями їх передачі у вигляді технологій через телекомунікації широким верствам населення, а також виникненням нових видів діяльності, заснованих на використанні знань.

Діалектичний взаємозв'язок і взаємообумовленість економічних, правових, соціальних, культурних і технологічних чинників у становленні інформаційного суспільства виявляється в соціальній сфері, у лібералізації правил регулювання інформаційного і телекомунікаційного ринків, у технологічній і організаційній конвергенції, формуванні нових вимог до працівників і організації ділового процесу, у змінах в інформаційному законодавстві, підвищенні ролі державного регулювання і міжнародної співпраці.

Економічними основами інформаційного суспільства є галузі інформаційної індустрії (телекомунікаційна, комп'ютерна, електронна, аудіовізуальна), які переживають процес технологічної конвергенції і корпоративного злиття, розвиваються найбільш швидкими темпами, мають вплив на всі галузі економіки і конкурентноспроможність країн на світовій арені. Відбувається інтенсивний процес формування світової "інформаційної економіки", що укладається в умовах глобалізації інформаційних, інформаційно-технологічних і телекомунікаційних ринків, виникненні світових лідерів інформаційної індустрії, перетворенні "електронної торгівлі" по телекомунікаціях у засіб ведення бізнесу.

Правовими основами інформаційного суспільства є закони і нормативні акти, що регламентують права людини на доступ до інформаційних ресурсів, технологій, телекомунікацій, захист інтелектуальної власності, недоторканність особистого життя, свободу слова, інформаційну безпеку. Інформаційна безпека суспільства і особистості набуває нового статусу, із суто технологічної проблеми перетворюючись в соціальну, від вирішення якої залежить стійке функціонування сучасних товариств.

Технологічними основами інформаційного суспільства є телекомунікаційні й інформаційні технології, які стали лідерами технологічного поступу, невід'ємним елементом будь-яких сучасних технологій, сприяють економічному зростанню, створюють умови для вільного обігу в суспільстві великих масивів інформації і знань, спричиняють істотні соціально-економічні перетворення і, зрештою, становлення інформаційного суспільства.

Поняття "інформаційне суспільство" з'явилося у другій половині 60-х років у м. Нарівні, з ним використовувалися такі терміни, як "технотронне" суспільство", "суспільство знання", "постіндустріальне суспільство". Уявлення про інформаційне суспільство пов'язані також з концепцією "трьох хвиль" А. Тоффлера.

Термін "інформаційне суспільство" був використаний в Японії у 1966 році в доповіді групи з наукових, технічних і економічних досліджень, в якій стверджувалося, що інформаційне суспільство являє собою суспільство, в якому вдосталь високо-якісної інформації, а також є всі необхідні кошти для її розподілу. У той період на Заході вважалося, що основою формування інформаційного суспільства є розвиток обчислювальної та інформаційної техніки; інформація набуває глобального характеру; на рух інформаційних потоків вже істотно не впливають державні кордони і різні бар'єри, зрештою, спроби обмежити вільне поширення інформації шкодить тій стороні, яка прагне внести такого роду обмеження; значно виросли можливості збору, обробки, зберігання, передачі інформації, доступу до неї; зростає вплив інформації на розвиток різних сфер людської діяльності; заглиблюється процес децентралізації суспільства; відбувається перехід до нових форм зайнятості; йде процес формування нових трудових ресурсів за рахунок збільшення кількості зайнятих в інформаційній індустрії. Зважаючи на це, Т. Стоунер стверджував, що інформацію, так само як капітал, можна нагромаджувати і зберігати для майбутнього використання.

У постіндустріальному суспільстві національні інформаційні ресурси -- найбільш велике потенційне джерело багатства. У зв'язку з цим необхідно розвивати нову галузь економіки -- інформаційну економіку. Постіндустріальна економіка -- це економіка, в якій промисловість за показниками зайнятості і своєї частки в національному продукті поступається місцем сфері послуг, а сфера послуг є переважно обробкою інформації. Три аспекти постіндустріального суспільства особливо важливі для розуміння телекомунікаційної революції: перехід від індустріального до сервісного суспільства; вирішальне значення кодифікованого теоретичного знання для здійснення технологічних інновацій; перетворення нової "інтелектуальної технології" у ключовий інструмент системного аналізу і теорії прийняття рішень.

Комунікації та інформація, яка передається по каналах комунікацій, мають визначне місце в діяльності органів державної влади, оскільки будь-яке управлінське рішення приймається не тільки на основі та залежно від характеру відповідної інформації про керовану систему, його вибір визначається також природою інформації, яка міститься у нормах, що регламентують діяльність органів державної влади. Рішення про методи, засоби дії на керуючу систему приймаються на основі інформації про неї і згідно з управлінською інформацією нормативного характеру. У цій взаємозалежності закладені передумови та гарантії прийняття оптимальних рішень у рамках вимог законності.

При організації інформаційної системи в органів державної влади необхідно враховувати ряд вимог до інформації, реалізація яких забезпечує її ефективність. Інформація має бути мінімальною, достатньою й необхідною, вірогідною й надійною, сучасною й оперативною, яка може використовуватись для машинної обробки (максимальна уніфікація носіїв інформації).

Мінімальність передбачає обмеження збирання і опрацювання інформації лише тими повідомленнями, без яких неможна управляти об'єктом. Достатність означає, що інформація дає вичерпне, повне уявлення про функціонування об'єкта, а також оптимальних чи близьких до них рішень. При визначенні потреб в окремих видах інформації необхідно насамперед враховувати значимість для управління кожного виду, частоту створення, взаємозв'язок з іншими видами інформації. Сьогодні керівники часто відчувають брак інформації у зв'язку з тим, що не будь-яка інформація корисна, представлена в необхідному вигляді і відповідає поставленим цілям управління. Так, в ряді форм систематичної звітності містяться не стільки нові повідомлення, скільки довідкові та розрахункові показники. В результаті складається суперечлива ситуація. При наявності й перевантаженості органів управління інформацією рішення дуже часто приймаються в умовах невизначеності, що значно погіршує їх якість.

Однією з головних вимог, які ставляться до інформації, є забезпечення високої вірогідності. Без вірогідності інформації про об'єкт управління неможна організувати його роботу, використовуючи найбільш вдосконалені методи управління. Підвищення вірогідності інформації можна досягти лише за рахунок скорочення ланок опрацювання, підвищення відповідальності за вірогідність даних, більш широкого впровадження сучасних технічних засобів.

Недотримування вимог вірогідності може призвести до того, що нормально функціонуюча техніка перероблятиме неправильну вхідну інформацію, даючи на виході теж неправильну інформацію,

Важливим елементом системи є своєчасність надходження інформації. Від цього значною мірою залежить своєчасність та якість прийнятих управлінських рішень. Адже відомо, що затримування інформації часто призводить просто до її втрати і до вищих рівнів управління доходить лише частина тієї інформації, яка безперервно народжується у низових ланках. На підставі неповної інформації можуть прийматися лише вельми наближені, інтуїтивні рішення. Існує й інша небезпека. При затримуванні інформації повідомлення, які містяться у ній можуть застаріти. Прийняті на їх основі управлінські рішення справляють негативну дію на хід керованого процесу та призводять до негативних наслідків.

У зв'язку з широким впровадженням в правове регулювання й управління інформаційних технологій головною перешкодою є пристосування більшості документів, статистичних та інших матеріалів до машинної обробки.

Усі види інформації складають інформаційну систему управління (ІС) -- організаційно оформлену сукупність інформаційних потоків, документів, каналів зв'язку й технічних засобів, які забезпечують взаємозв'язок між елементами систем управління з метою її ефективного функціонування та розвитку. Це характерно для функціонування системи органів державної влади різних країн.

З наукової точки зору ІС характеризується такими параметрами: обсягом інформації в ланках її згрупування чи масивах інформації; обсягом надходження інформації, величиною її потоків; пропускною спроможністю каналів інформаційної системи, яка проявляється у безвідмовності її праці; своєчасністю знаходження та передачі інформації, оперативністю у інформаційній роботі

Залежно від рівня механізації й автоматизації процесу переробки інформації можна виділити такі класи ІС.

Прості ІС -- весь цикл збирання та опрацювання інформації проводиться вручну.

Змішані ІС -- збирання та опрацьовування інформації за допомогою механізованих й автоматизованих пристроїв.

Інформаційно-пошукові (чи довідково-інформаційні) системи. Такі системи базуються на ЕОМ. Вони здатні накопичувати інформацію в тій чи іншій галузі й видавати її на замовлення, які часто надходять з дистанційних пультів каналами зв'язку.

Інформаційно-довідкові системи дають можливість не тільки видавати інформацію про стан керованого об'єкта, але й розробляти певні рекомендації щодо формування управлінської дії.

Системи, що інформаційно розвиваються, самі настроюються, керують своїми інформаційними потоками й разом з тим створюють нову інформацію. Вони здатні при зміні зовнішніх умов в ситуаціях, які не відповідають раніше заданій програмі, автоматично змінювати алгоритм прийняття управлінських рішень.

Самонавчаючі системи здатні аналізувати здобуті результати з метою пристосування алгоритму розробки рішення до змінюючих умов.

Інформаційно-управлінські системи сприяють управлінським діям, спрямованим на оптимізацію керованого об'єкта, на основі розроблених управлінським персоналом алгоритмів.

ІС класифікуються й за іншими ознаками: за ступенем централізації -- на централізовані та децентралізовані; за ступенем охоплювання інформації -- на комплексні та локальні; за ступенем складності перероблюваної інформації-- на прості й складні інформаційні системи.

Усі ІС складаються з трьох частин. Перша -- це визначені нагромаджені знання (інформація), які дають уявлення про створювані управлінські операції й процеси. Всі об'єкти зберігають інформацію у певній визначеній формі. Вони мають піддаватися запису, зберіганню, пошуку та видачі за вимогою для прийняття управлінських рішень.

Друга частина -- технічні засоби зберігання, опрацювання, пошуку інформації (для реєстрації первинної інформації, запам'ятовування великого обсягу інформації, швидкодії обробки даних, зв'язку введення та отримання інформації}.

Третя частина -- система управління інформацією. Ефективність управління традиційними виробничими ресурсами на будь-якому рівні визначається тим, наскільки повно здійснюється управління інформацією, яка є каталізатором, «нервовим» центром об'єктів управління всіх рівнів. Якщо інформація розглядається як один з найважливіших ресурсів, то процесами нагромадження, зберігання, розповсюдження й використання, особливо в умовах централізованої обробки даних, слід управляти

Можна назвати ряд моментів, які складають поняття «управління інформацією». Серед них важливіший -- визначення необхідних умов для конкретного рівня управління забезпеченням інформаційних потреб.

Потреби вивчаються багатьма науками: філософією, економікою, психологією, соціологією, біологією. Кожна наука підходить до визначення потреб, виходячи з предмету свого дослідження. Звідси багато суперечливих спроб визначити це поняття.

Аналіз інформаційних потреб -- основа побудови раціональної системи інформаційного обслуговування. Найбільш рельєфно це можна показати на специфіці інформаційних потреб керівників структурних підрозділів органів державної влади. Сувора ієрархічність і субординація структурних підрозділів знаходить чітке відображення в пріоритетності принципів неухильної єдиноначальності, що обумовлено специфічністю виконуваних завдань, та умов їх діяльності. Практично це виражається передусім у тому, що управляюча інформація (команди управління, а більш широко -- управлінські рішення) надходить зверху до низу, суворо послідовно, по щаблях ієрархії управління. Система прямих зв'язків в органах державної влади -- достатньо жорстка система, при якій кожний випадок передачі команди управління, по системі має бути чіткий і послідовний.

Становище керівника відрізняється від становища виконавців, насамперед, широтою тематичних рамок професіональних інтересів. Але, окрім цієї кількісної характеристики різноманіття інтересів керівників, існує якісна різниця функціональної структури органів управління (прогнозування та планування, впровадження нової техніки, стандартизація й уніфікація, соціальний розвиток колективів, наукова організація праці, удосконалення техніко-економічних показників діяльності відповідних колективів). Важливою особливістю інформаційних потреб керівника є те, що в міру зростання його адміністративного рівня зростає потреба в інформації міжгалузевого характеру. З підвищенням рівня керівництва збільшується значення зовнішніх факторів, їх вплив на прийняття певних рішень.

Говорячи про особливості інформаційних потреб керівників, слід підкреслити, що вони мають менше часу на вивчення інформації ніж рядові співробітники. Це зайвий раз підкреслює необхідність суворого обліку конкретних інформаційних потреб керівників, опанування методів масиву інформації у відповідності із змістом та рівнем виконуваних керівником завдань.

Задоволення інформаційних потреб може бути забезпечено як за рахунок відносно невеликого збільшення обсягу масиву даних, так і за рахунок суттєвого підвищення комплексності обробки й використання даних, від підприємств та організацій, міністерств і відомств, органів регіонального управління, а також створення ефективних систем зберігання, пошуку та обробки даних на основі сучасних інформаційних технологій.

Багаторічний досвід і теоретичні розробки засвідчують, що на долю збирання та передачі інформації в сфері управління належить найбільша питома вага в управлінні. Так, збирання й опрацювання інформації про хід виробництва (реєстрація первинних даних та ін.) складає 30-40%: передача інформації (зв'язок, сигналізація) -- 10-15%; заповнення та розмноження документації -- 20-35%. Отже, найбільш складні й трудомісткі процеси -- збирання та передача інформації -- складають часто понад 50% загальної трудомісткості її опрацювання.

У цьому зв'язку щодо складу інформаційного забезпечення у дослідників ще немає єдиної думки. Зокрема, представники теорії інформації розуміють інформаційне забезпечення як сукупність методів і засобів, які забезпечують функціонування інформаційних процесів. Розробники в галузі проектування та експлуатації сучасних багатопроцесорних і багатомашинних обчислювальних систем поняття інформаційного забезпечення інтерпретують як сукупність єдиної системи класифікації й кодування техніко-економічної інформації, уніфікованої системи документації і визначеним засобом організованим і описаним за допомогою технічних засобів, які використовуються для обслуговування користувачів різної відомчої належності.

Говорячи про інформаційне забезпечення, необхідно з'ясувати, що має бути забезпечено. Якщо мова йде про забезпеченість системи управління як сукупності інформації, то воно вичерпується, завершується, стає реальним з появою такої. Якщо ж мається на увазі забезпечення організованості системи управління, упорядкованості взаємодії, функціонування її компонентів, то під забезпеченням слід розуміти діяльність.

У науковій літературі доволі повне визначення інформаційного забезпечення в управлінні органів державної влади полягає в тому, що це поняття відображає комплекс взаємопов'язаних методів, заходів і засобів (науково-методичного, соціально-політичного, техніко-економічного й організаційно-правового характеру), які реалізують створення й функціонування технології процесу збирання, передачі, переробки, зберігання та видачі (відображення), а також використання інформації з метою здійснення ефективної діяльності органів державної влади.

Поняття «інформаційне забезпечення» більше відповідає розумінню забезпечення, як створення підтримки відповідних організаційно-функціональних характеристик системи управління. Таким чином, існують об'єктивні причини для виділення двох значень поняття «інформаційне забезпечення»: як забезпечення системи управління сукупністю інформації; як діяльність, що пов'язана із засобами збирання, реєстрації, передачі, зберігання, опрацювання та представлення інформації. Обидва значення поняття інформаційного забезпечення нерозривні. Отже, можна визнати, що інформаційне забезпечення системи управління -- це поєднання всієї використовуваної у ній інформації, специфічних засобів і методів її обробки, а також діяльності фахівців з її ефективного удосконалення та використання.

Інформаційне забезпечення охоплює систему руху й перетворення інформації, включаючи класифікаційні переліки всіх даних, методи їх кодування, зберігання та передачі. Розробка інформаційного забезпечення спрямована на використання технічних засобів управління для постачання необхідної інформації відповідним органам управління з метою організації, по-перше, безперервного процесу збирання, опрацювання, зберігання й пошуку інформації, а також передачі її на різні рівні управління; по-друге, високої надійності та вірогідності інформації відповідно до встановлених вимог щодо збирання й опрацювання на кожному рівні управління.

Велику роль у формуванні інформаційного забезпечення відіграє право. Адже відносини, що виникають в управлінні у зв'язку з перетворенням інформації, носять суспільний характер. У цьому процесі беруть участь колективи працівників -- це відносини з приводу того, як виробляється й використовується інформація, яка її якість, за допомогою яких засобів, носіїв вона перероблюється та ін.

Сама діяльність, що пов'язана з інформацією, -- суть інформаційних відносин. І навпаки, інформаційні відносини -- це діяльність суб'єктів і об'єктів управління, яка пов'язана зі збиранням та використанням інформації.

В процесі виконавчо-розпорядчої діяльності органів управління виникають різного роду відносини, які опосередковують пошук, збирання, систематизацію, обробку, передачу інформації. Вони стають частиною, елементом відносин, які складаються в процесі прогнозування, прийняття рішень, а також при здійсненні інших управлінських функцій.

На практиці для регулювання інформаційних відносин застосовуються звичні громадсько-правові чи адміністративно-правові форми.

Інформаційні відносини за способом регулювання поділяються на: організаційно-майнові, коли мова йде про довідково-інформаційне обслуговування; організаційно-управлінські, коли маються на увазі інформаційні потоки в сфері управління й координації керівництва народним господарством. Однак у нинішній час відбувається пошук специфічних засобів впливу на інформаційні відносини, що особливо помітно у зв'язку з розробкою проблем юридичної відповідальності в умовах використання сучасних інформаційних технологій.

1.2 Види та методи дослідження сучасної комунікативної технології прийняття управлінських рішень