Диференціація управлінських документів в установі

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Інститут повітряного і космічного права та масових комунікацій

Кафедра українознавства

ДИФЕРЕНЦІАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ В УСТАНОВІ

Курсова робота

студента 2-го курсу, 207 групи ІПКП МК

Бровенка Артема Олександровича

Науковий керівник:

кандидат філологічних наук,

доцент кафедри українознавства

Кучинський Микола Вікторович

Київ 2010

План

Скорочення

Вступ

І. Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства

II. Науково-методичні засади класифікації управлінських документів.

III. Диференціація управлінських документів в установі

1.1 Організаційно-розпорядчі документи

1.2 Економічна та планово-облікова документація

1.3 Кадрова документація (в тому числі з пенсійних питань) та довідково- інформаційна документація

IV. Нормативно-правова документація та інші види документації в установі

Висновок

Cписок використаних джерел

Додатки

Скорочення

ДСТУ - Державний Стандарт України

ОРД - Організаційно-розпорядча документація

ДКУД - Державний класифікатор управлінських документів

ЄРОМ - Європейської федерації управління якістю

УАЯ - Української Асоціації якості.

УСД - Уніфікована система документів

Вступ

Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, підприємствами, установами, державами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми.

Актуальність теми - управлінське документознавство, яке пов'язане з діловою документацією в установі. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі.За цим принципом виділяються такі системи документації:

-галузеві- призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки,культури,освіти,торгівлі тощо.

-в функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз.

Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Об'єктом дослідження - управлінські документи та їх диференціація.

Предмет дослідження - диференціація управлінських документів, як основних носіїв інформації необхідних для стабільної діяльності організації.

Метою диференціації управлінських документів є зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності, типизація їх форм, зниження трудоємкості їх обробки, основи спільності або суміжності функцій управління, використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її системне уявлення про суть, структуру, функції та призначення різних документів в установі.

Завдання теми - подати документаційне забезпечення установи згідно нормативних документів та стандартів.

Розбудова незалежної України неможлива без духовного відродження нації, а духовний прогрес народу неможливий без глибокого пізнання та засвоєння культурних надбань, створених ним упродовж багатьох століть.

Сотні років неволі, протягом яких жорстоко нищилася наша культура, десятиліттями, коли вся державна машина була запрограмована на нівеляцію різних націй, деформували всі сфери життя одного з найчисленніших народів Європи. Тривале фізичне та духовне насильство над усім, що стосувалося українців як нації, призвело до відчуження їх від власної культури. Забувалася мова, традиції, руйнувалися віками сформовані норми.

Українську мову офіційно забороняли і управлінське документознавство в усіх галузях виробництва та суспільного життя велося, виключно, російською мовою.

Спроба подати документаційне забезпечення управління, його справочинство як узагальнене, системне явище, як культуру операційної управлінської технології, що становить частку загальної культури нації.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діло виробничого процесу.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

І. Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства

Документознавство ставиться до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалося як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ. Ця наука виникла не відразу, - пройшла у своєму розвитку кілька етапів.

Слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

За тлумаченням “Оксфордського словника” “документ” - це текст чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови “документ” - це доказ, підтвердження факту. Вперше в цьому значенні слово “документ” використали Цезар та Цицерон. У значенні письмового свідоцтва слово “документ” вживалося від середньовіччя до ХІХ століття. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміну бельгійським вченим, основоположником документації - науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності - Полем Отле (1864-1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається “Трактат про документацію”. Він пропонував назвати науку, що вивчає документну діяльність, бібліологією або документологією, що було пов'язане з ототожненням книги і документа.

Досить глибоке дослідження походження терміна «документ» й подальшого розвитку його значень провів польський вчений Анджей Сускі. На його думку, корені цього слова слід шукати в індоєвропейській прамові, яка існувала,приблизно за дві тисячі років до н.е. Слово «dek» у цій мові означало жест протягнутих рук, пов'язаний із передаванням, прийманням або одержанням чогось.

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):

-ДСТУ 2392-94: "Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності";

-ДСТУ 3017-95: "Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі";

-ДСТУ 2732:2004: "Документ - матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі".

У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».

Згодом у процесі диференціації в якості самостійних наукових дисциплін виділилися теорія класифікації документів, теорія документних потоків, теорія індексування й реферування.

Очевидно, що документ виник, майже, одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів.

В Стародавньому Єгипті інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату - фараонів усіх династій.

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н.е.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході були тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір, як основний матеріал для виготовлення документів.

З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою - перфоратора.

У сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці - протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп'ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування - у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення і документи - голограми. Голограма - документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об'ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отже, документ - матеріальний об'єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

Розподіл праці в управлінні зумовлює наявність відособлених видів діяльності - функцій управління. У процесі виконання кожної з них створюють систему документації. Система документації - це взаємопов'язані і взаємозумовлені документи, які відображають результати документування, здійснюваного на основі правових норм (способів), форм в процесі реалізації функцій державних, суспільних систем управління.

Загальні функції управління: планування, організація, координація, контроль тощо - властиві всім органам управління.

Спеціальні функції: постачання, облік, фінансування - можуть бути реалізовані в органі управління повністю або частково.

Документування управлінської діяльності - це процеси створення управлінських документів.

Переважну частину управлінської інформації фіксують. Технічні засоби та новітні технології створення та опрацювння інформації, засоби телефонного й електронного зв'язку, копіювальна техніка, обладнання оперативного друку тощо виконують, по суті, значну частку робіт, пов'язаних з обробкою, передаванням, використанням і зберіганням інформаційних масивів. Документи, які забезпечують управлінські процеси, містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими,

Організаційно-розпорядча документація (ОРД) - це сукупність документів, які забезпечують організаційну функцію апарату управління.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами організаціями,підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду,установ вищого рівня і керівництва певного органу управління.

За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

Отже, галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної - для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюваність.

Кожний документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв'язок з іншими управлінськими документами.

Сучасне управлінське документування стало результатом розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи за певний історичний період: зростання обсягу інформації про навколишнє середовище, поширення знань через неформальні канали їх передачі, фіксація необхідної інформації, виникнення писемності, створення документів, введення обмежень їх руху, організація управлінських документних масивів, створення діловодних органів, систематизація та уніфікація документації, автоматизація діловодства.

Ділове документування на сучасному етапі розвитку суспільства орієнтується на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою найновітніших технічних засобів),автоматизацію контролю виконання управлінських рішень, заміну паперового документа машинним носієм інформації. Водночас управлінський документ, незалежно від виду матеріального носія інформації, вимагає певної культури роботи над ними.

Ускладнення політичних, економічних, соціокультурних умов існування сучасного суспільства актуалізувало питання удосконалення управління, якісного оновлення його змісту, організаційної моделі, розроблення теоретичних і методичних аспектів її функціонування з урахуванням модерних особливостей буття соціуму. Важливою умовою успішного управління є встановлення, підтримка та розвиток стійких зв'язків між суб'єктами управлінської сфери соціальної діяльності, що забезпечується своєчасною, достовірною інформацією, інституційними механізмами влади. У реальній практиці - це зводиться до оперативного передавання інформації, координування її руху, аналітико-синтетичної переробки з метою ефективної реалізації управлінських завдань. До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт, що саме узагальнююче поняття документа найбільше адекватно відображає предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книгарень і т.п. Цьому сприяло впровадження в професійну діяльність комп'ютерної техніки й машинописних носіїв інформації.

Подальший розвиток загальдокументальних підходів пов'язане з іменам Д.Ю. Теплова, А.В. Соколова, Ю.М. Столярова, ОЛ. Коршунова, у роботах яких поняття «документ» виступає як самостійна лексична одиниця.

Авторами найбільш фундаментальних робіт, присвячених аналізу поняття «документ», класифікації документів є: Ю.М. Столяров, Г.М. Швецова-Водка, З.М. Кулешов. З появою їхніх робіт у становленні й розвитку документознавства починається якісно новий етап. Проблеми документознавства здобувають міждисциплінарний характер.

На початку 1990-х років відчувається необхідність у створенні науки про документ або комплексу наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ починає використовуватися ряд назв: інформаційно-комунікаційна наука (А.В. Соколов), документаційно-інформаційна наука (Г.М. Шевцова-Водка). Ядро такого комплексу наук про документ становить бібліотеко-, бібліографо-, книго-, музеєзнавство й інформатика. Загальним для них є дослідження документа як об'єкта, створеного спеціально для передачі інформації.

Кожна із цих областей знаннь має свої спеціальні завдання, форми й методи роботи з документами, однак теорія й історія документа є загальними для них. До загальнотеоретичної проблематики ставиться насамперед функціональний аналіз документів, вивчення їхніх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованої в них інформації, питання класифікації й типологізації документів.

Отже, поняття «документ» є центральним та фундаментальним у системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна, або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності -- бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

II. Науково - методичні засади класифікації управлінських документів

Система документації офіційного походження -- це сукупність службових документів, що необхідні для вирішення управлінських та інших питань функціонування установи.

Вони містять як первинні вихідні фактичні відомості та показники, так і вторинну інформацію, яка надходить за рахунок аналітико-синтетичної переробки первинної.

Первинні документи мають переважно нові технічні відомості, які є результатом практичної, науково-дослідної, та проектно-конструкторської діяльності, які дають нове розуміння відомих ідей і фактів. До цієї групи відносяться первинно-облікові та звітно-статистичні документи.

Н.М. Кушнаренко додає, що первинний документ - це документ, який створює автор і він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. Цей вид документа відображає результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності. У ньому викладаються результати вивчення, дослідження, розробок тощо. Він призначений не для відображення інших документів, а для забезпечення суспільства первинною інформацією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві, - первинні.

Вторинні документи -- це в більшості оглядово - аналітичні, реферативні та бібліографічні документи.

Оглядово-аналітичні документи (дають огляд кількох первинних документів) за ознакою глибини аналізу змісту першоджерел поділяють на бібліографічні, реферативні й аналітичні огляди, об'єднуючи в одну группу інформаційних оглядів.

Є класифікації, за якими огляди поділяють на огляд літератури, як джерело бібліографічної інформації та огляд стану розробки проблеми (теми, питання). Виділяють також орієнтаційні (бібліографічні) і пізнавальні огляди та ін. Тобто, нині немає єдиної класифікації огляду.

Реферативні документи - за належністю до певної галузі знання - реферати із суспільних, гуманітарних, природничих, точних, технічних і прикладних наук, з економіки, реферати-конспекти, в яких послідовно викладають в узагальненому вигляді зміст усього первинного документа, а також проблемно-орієнтовані реферати, що акцентують увагу споживача на окремих темах або проблемах первинного документа.

Бібліографічні документи дають відомості про документи у вигляді бібліографічного опису та анотації і класифікують їх за різними ознаками:

-за цільовим призначенням - державні, науково-допоміжні, рекомендаційні, професійно-виробничі;

-за об'єктом бібліографування - універсальні, багатогалузеві, галузеві, тематичні, персональні, бібліографічні, краєзнавчі;

-за часом виходу в світ - поточні, ретроспективні, перспективні;

-за ознакою приналежності - видавничі, книготорговельні, бібліотечні;

-за формою організації матеріалу - бібліографічний покажчик, бібліографічний список, бібліографічний огляд, бібліографічний бюлетень, бібліографічний журнал, допоміжний покажчик до видання.

Поділ документів на первинні і вторинні досить умовний.

Практично в усіх первинних документах містяться результати аналітико-синтетичної переробки раніше отриманих наукових чи практичних результатів.. У вторинних документах містяться, також, результати попередніх досліджень, аналіз і синтез їх.

С.Г. Кулешов пояснює відмінності між первинними і вторинними документами таким чином:

-первинні документи створюються в сфері науково інформаційної діяльності (це наукова, виробнича, учбова, довідкова та науково-популярна література);

-вторинні документи створюються в сфері науково-інформаційної дяльності (інформаційна література - характеристика одного чи певної сукупності (зведена характеристика) документів або (та) формулювання якихось суджень (оцінок, прогнозів) на основі аналізу їх тексту.

До первиних документів відносять: наукові монографії, наукові статті, описи винаходів тощо. Це означає, що до групи первинних документів відносять ті документи, які мають пізнавальну цінність самі по собі, а не відсилають до інших документів.

Також до системи документації офіційного походження належить великий блок інфраструктурних (функціональних) систем документації: управлінської, нормативної, інформаційної, які, як правило, протягом багатьох років, залишаючись незмінними, виконують відповідні функції. За оцінкою експертів, в управлінській сфері нині існує більше сорока функціональних систем документації.

Усі знання щодо документації офіційного походження існують у вигляді різнорідних моделей, найпростішою з яких є класифікація. На її основі будуються всі інші моделі -- розподіл документів на класи за їх найбільш істотними ознаками схожості та відмінності.

Проблеми класифікації документів уперше були висвітлені професором К.Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації була розглянута ним у тісному зв'язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів. Питаннями класифікації управлінських документів також займалися В.Д. Банасюкевич, О.М. Баркалова, М.М. Костомаров, Т.В.Кузнєцова, Н.М.Кушнаренко, М.Столяров, Л.Є.Шепєлев та інші дослідники.

Досить ґрунтовною стала запропонована з цього питання проф. А.М.Соковою приблизна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів. Автором запропоновано поділ систем документації на функціональні і міжфункціональні, а також проаналізовано особливості їх існування в галузевих документальних системах.

Класифікуючи управлінські документи можна побудувати дворівневі класифікації, де є групи (класи документів), які поділяють на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів, у даному разі, є номінали (акт, протокол, наказ) чи, що найчастіше -- види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії, наказ про заохочення тощо). Так, існує простий поділ управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу). Вхідні документи в свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації.

Усі системи документації офіційного походження, як уважає проф. С.Г.Кулєшов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.

Базові системи -- це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування «базових» сфер соціальної діяльності (науки, економіки, освіти, виробництва тощо) спрямовані на забезпечення такого функціонування. Складові системи базової документації офіційного походження подані на (Додатку 1).

Безперечно, склад наведених систем документації не охоплює всієї різноманітності сфер соціальної діяльності, однак тут розглянуто сукупності документації з найбільш усталеними формами документів. Кожна з них має певні сукупності видів документів, а деякі містять ряд своїх систем документації. Такими є економічна система документації (Додаток 2), наукова (Додаток 3), навчальна система документації (Додаток4).

Інфраструктурі системи документації названі так через те, що функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо.

Цей блок включає управлінські (Додаток 5), нормативні (Додаток 6) та інформаційні системи документів (Додаток 7).

Дисциплінарні (галузеві) системи -- це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності й відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань.

Групування документів у межах блоку проф. С.Г.Кулєшов пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні (Додаток 8), гуманітарні (Додаток 9), природничі (Додаток10).

Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, у яких відображається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, у космічній чи екологічній документації можуть функціонувати документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.

Отже, класифікація документів здійснюється по різних підставах ділення Кожен аспект аналізу вказує певний фасет (фр. facette -- грануй) класифікації, тобто перелік видів документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути множина, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Класифікувати документи -- означає проводити багатоступінчате, ієрархічне і дихотомічне ділення їх на пологи, види, підвиди, різновиди. Рід (клас) -- це сукупність (множина) документів, що мають певну загальну ознаку, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. Класифікаційне ділення може прийняти різні ознаки, залежно від мети класифікації. Якщо хочемо розділити документи формою, це буде одна класифікація, якщо по їх змісту -- інша і т.д. В основу класу завжди кладуть найбільш важливу ознаку документа, що відповідає меті класифікації.

Основні ознаки класифікації по інформаційній складовій документа -

-зміст документа;

- ступінь узагальнення інформації;

-тип знаків, використаних для записи інформації;

-призначення для сприйняття інформації людиною;

-канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту;

-ступінь поширеності інформації;

-спосіб запису інформації та інше.

ІІІ. Диференціація управлінських документів в установі

Удосконалення організації руху й змісту документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність і забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами корпоративної документації.

Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, -- це організація (група) об'єднаних працівників, певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятися вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовуватимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до напрямів його діяльності.

Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками система документації певної галузі чи окремої функції управління,в свою чергу, поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення.

Таким чином, документ у сфері управління є складною інформаційною сукупністю, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфікації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту.

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об'єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація, щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного документування управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі конкретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

-відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;

-відповідність кожного документа своєму цільовому призначенню;

-роль певного виду документа в розв'язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці управлінської системи.

В цілому ж організаційне проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів, необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій.

Більшу частину корпоративної системи документації якраз і складає управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча і стосується роботи всіх підрозділів.

Зафіксована в системі управлінської документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, має бути основою для її оцінювання й показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі.

Прикладом урахування потреб практичної діяльності тієї чи іншої установи є нормативні документи, у яких пропонується:

поділ документів за сферами діяльності та їх окремими напрямами (згідно відповідного переліку);

поділ управлінської документації за класами (згідно

відповідного класифікатора ДКУД);

поділ документів за рівнями важливості при розробці

системи управління якістю (згідно вимог міжнародних

стандартів серії І8О-9000).

Нормативно-методичний посібник «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» розроблений Державним комітетом архівів України й затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.98 р., зареєстрований у Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.98 р. й має цілий ряд доповнень.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, з умовним поділом їх на:

документи,що утворюються в управлінській діяльності (частина 1);

документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).

Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.

Міжнародний стандарт І8О-9001. Зазначений нормативний документ за рівнем важливості виділяє чотири ієрархічні рівні документації, що можуть функціонувати в організаціях: основоположні, управлінські, робочі документи та документовані записи.

Може функціонувати також й інша документація: робочі інструкції, графіки, плани заходів щодо забезпечення якості тощо, що не є обов'язковою для розробки системи менеджменту якості, згідно чинних вимог Європейської федерації управління якістю (ЄРОМ) та Української Асоціації якості (УАЯ).

З 07.01.97р. введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи кваліфікації і кодування технічно-економічної та соціальної інформації. ДКУД- класифікатор, необхідний для обліку та систематизації документів, організації ведення відповідних класів документів, автоматизації пошуку уніфікованих форм документації.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД). ДКУД містить 15 класів.

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) документація з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21).

ДКУД офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів.

На сьогоднішній день застосовують такі основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно доповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 01.07.95р. Діловодство та архівна справа.

2. ДСТУ 3294-94 з 01.01.95р. Інформація та документація.

3. ГОСТ 3.1130-93 Загальні вимоги до форм і бланків документів.

4.УСД ГОСТ 6.38-90 Система організаційно-розпорядчої документації.

5. ДСТУ 3582-97 з 01.07.98р. Інформації та документація.

6. ГОСТ 7.1-84 Бібліографічний опис документа.

7. ДСТУ 3008-95 Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

Отже, можна зробити висновок, що для розв'язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому необхідно спиратись на системи управлінських документів, що перебувають у взаємному зв'язку. Незважаючи на відмінності між ними, обумовлені галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому.

За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління.

На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації і метою диференціації є підвищення ефективності роботи апарату управління, відповідальності виконавців. Відбір видів документів, необхідних і достатніх для роботи конкретної установи, проводиться на основі класифікаторів відділків та напрямків діяльності.

3.1 Організаційно-розпорядча документація (код 02)

Організаційно-розпорядча документація включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності.

До найбільш поширених документів цього виду належить:

- постанови - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми;

- рішення як розпорядчий документ, який ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами;

- розпорядження це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.

- вказівка включена до примірного переліку найбільш характерних для управлінської діяльності видів і різновидів документів, що містяться в ЄДСД, які видають міністри, керівники організацій і установ;

- інструкції і статути. Інструкція - правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання;

-статут - зведення правил, що регулюють: а) основи організацій та підприємств і установ певної галузі господарства; б) умови утворення, склад і структура діяльності конкретного підприємства, організації або установи з певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.

Статути покладені в основу керівних громадських, кооперативних організацій, добровільних спортивних організацій.

-наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

-правила - службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимог, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки. Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів та інше.

Довідково-інформаційні документи:

-анкета - документ, у якому міститься впорядкований перелік питань, що дають змогу отримати нову інформацію;

-заява - односторонній акт, яким сторони міжнародного договору висловлюють своє тлумачення або розуміння його положень і з якого для них не випливають міжнародно-правові наслідки;

-звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові - на звичайному папері;

-запрошення - це коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти в ній участь;

-доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції;

- пояснювальна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень;

-протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо;

-прес-реліз - коротке інформаційне повідомлення про значиму подію, підготовлене для ЗМІ тa Internet з метою зацікавленості та посиланням на інформаційний склад установи;

-скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб;

-службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності.

-графік відпусток- це розклад надання щорічних відпусток, що звичайно встановлюється адміністрацією за узгодженням із профспілковим органом. Графік складається на кожний календарний рік і затверджується на початку поточного року.

Отже, найбільшу групу становлять розпорядчі документи. ОРД видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Важливе місце відведено правилам оформлення документів:

-оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

-бути бездоганно відредагованими;

-складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

У документах системи організаційно-розпорядчих документів застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах. Принято розрізняти скорочення кількох типів:

Буквені (ініціальні) скорочення (абривіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

3.2 Економічна та планово-фінансова документація

Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (у тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації :

-програма діяльності,

-бізнес-план,

-контракт (договір)

-річний план,

-графіки виконання робіт,

- кошториси тощо.

Економічна система документації відображає конкретні, практичні питання ведення сучасного господарства, організації торгівлі, ведення фінансової та цінової політики, здійснення банківської діяльності.

Бізнес-план -- важливий обов'язковий документ, що підсумовує ділові можливості й відкриває перспективи їх реалізації колективом (командою спеціалістів та виконавців). Бізнес-план необхідний усім господарським структурам для успішної роботи. Він має окреслити основні напрями діяльності, найоптимальніший шлях розвитку, діяльності, методи та шляхи їх реалізації.

Зазначений вид господарської документації використовується також з метою подання для отримання кредиту в банку, позики, а також для внутрішніх потреб самої організації.

Основна увага під час складання бізнес-плану приділяється викладенню ідеї бізнесу та розробці шляхів її реалізації, тобто повинно бути визначено:

- предмет діяльності;

- майбутній продукт виробництва (послуга) і чим він чи вона будуть відрізнятися від інших;

- у яку можливу суму обійдеться реалізація цього плану (проекту);

- джерела, які будуть сприяти досягненню мети.

Бізнес-план, як правило, складається з таких основних розділів:

План виробництва.

Організація управління підприємством.

Фінанси та їх використання.

Програма інвестування (якщо необхідно).

Охорона навколишнього середовища.

Оцінка ризику та страхування.

Окупність капіталовкладень та ін.

Окремий розділ бізнес-плану слід присвятити розгляду мети, стратегії й тактики бізнесу на найближчі роки.

Контракт (договір) -- це комерційний документ, що являє собою угоду на постачання товару (надання послуг та ін.), погоджений і підписаний експортером та імпортером (постачальником і споживачем).

Найпоширенішим видом контрактів є контракт на закупівлю -- продаж (виконання послуг) певних товарів. Основна відмінність контракту від договору полягає в тому, що контракт укладається тільки між двома сторонами.

Складаються контракти (договори) в письмовому вигляді за усталеною формою, часто на спеціальних типових бланках із одноразовим включенням до них основної інформації.

Так, в економічній системі документації можна виділити виробничу, фінансову, цінову, банківську, торговельну та зовнішньо-торговельну документацію.

До фінансової документації зараховують

- фінансові плани (баланси прибутків та видатків),

- лімітні довідки,

- акти ревізій,

- інвентаризації,

- звіти про використання валютних планів,

-проведення платежів,

- надходження валюти і т. п.

Цінова та ресурсна документація:(код 13)

- індекси споживчих цін

- індекси оптових цін

- грошовий баланс

- дані про реєстрацію цін (прейскурант)

Бугалтерсько-облікова документація: (код18)

-головна книга,

- річні звіти,

-звіти про надходження коштів,

-звіти про фінансовий стан,

- баланс підприємства для квартальної та річної звітності

- бухгалтерський баланс,

- рахунки,

- касові книги,

-платіжні документи,

- відомості тощо.

Класифікування обліково-бухгалтерських документів будується за:

- інформаційною складовою документа;

- за матеріальною складовою документа;

- за способом документування;

- за обставинами існування в зовнішньому середовищі.

Відмінною рисою бухгалтерського обліку є відображення в бухгалтерській документації (первинних документах, облікових регістрах та фінансовій звітності) методом суцільного й безперервного документування господарських засобів і господарських процесів, що, в свою чергу, надає обліковим даним юридичної сили.

Записи в облікових реєстрах проводяться на підставі бухгалтерських документів, створених відповідно до вимог «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Отже, керування установою неможливе без здійснення фінансового обліку, ведення бухгалтерсько-облікової та цінової документації, яка дає узагальнене відображення всіх наявних на підприємстві господарських засобів і джерел їх утворення, а також здійснюваних господарських операцій. Облікова документація надає інформацію про господарські, соціальні процеси з метою їх аналізу і контролю. Основні види обліку-статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, плановій та звітній документації.

Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку й регулюються Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

За останні десятиліття прогресивного розвитку бухгалтерського обліку все нагальнішою стає необхідність створення класифікації, яка б реалізувала підхід до обліково-бухгалтерської документації як до складної інформаційної системи.

3.3 Кадрова документація ( в т.ч. з пенсійних питань) та довідково-інформаційна документація

До управлінської системи можна також певним чином віднести кадрову документацію та документацію з соціальних питань та соціального захисту, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, уключаючи питання прийняття на роботу, проведення атестації й установлення кваліфікацій, зарахування до резерву, нагородження, присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів: особисті та особові документи працівників;

До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

- Документація з організації руху кадрів.

- Типова форма контракту з працівником Т-12.

- Документація з обліку праці і заробітної плати.

- Платіжна відомість.

- Відомість про прийнятих працівників.