Диференціація управлінських документів в установі

- Довідка про заробіток.

- Обчислення стажу роботи.

- Декларація про одержані доходи.

- Декадна звітність.

- Звіт про виконання бюджету Пенсійного фонду України (Додаток 11).

- Документація з призначення пенсій.

- Документація з призначення допомоги та інші.

Сучасний рівень виконання поставлених завдань в установі вимагає знання технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації. Правильна організація праці персоналу служби передбачає:

-оптимальну організаційну побудову служби;

-вибір раціональної системи діловодства;

-чіткий розподіл функцій між працівниками;

-нормування праці кожного працівника;

-правильне визначення кількісного складу працівників;

- впровадження прогресивних методів управління персоналом;

- застосування обчислювальної техніки;

- раціональна організація робочих місць;

- організаційне та методичне керівництво діловодством.

Основні завдання служби по роботі з кадровою документацією:

- встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі;

- документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки;

- автоматизовані технології роботи з документами ;

- скорочення кількості документів.

Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу.

До довідково-інформаційної документації відносять:

- протокол - це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

- акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою.

- довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяються на дві групи: що містять інформацію про факти та події службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт.

- звіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи. Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти.

Статистичний звіт- форма звітності (бланк) державного статистичного спостереження, за якою респонденти подають інформацію органам державної статистики під час збирання державної статистичної звітності у вигляді звіту затвердженого зразка та за підписом посадових осіб, які відповідають за достовірність наданої інформації.

Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові -- на звичайному папері.

- факс - це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.

- телеграма - це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

- телефонограма - це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Отже, функціонування підприємства неможливо без наявності інформаційної документації, що включає: міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування та реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани-графіки створення інформаційних систем).

До інформаційної документації можна віднести також інформаційно-аналітичні документи, описи, звіти, виробничі довідники, промислові каталоги тощо.

- Паспорти інформаційних об'єктів.

- Паспорт уніфікованої форми документа.

- Паспорт техніко-економічних та соціальних показників.

IV. Нормативно-правова та інші види документації в установі

Якісне управління установою взагалі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної.

Дана міжфункціональна група документації має два рівні:

перший -- закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих органів стосовно діяльності тих чи інших організацій;

другий -- стандарти, норми, нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Зазначена документація містить документи з систем менеджменту якості (І8О-9001), охорони довкілля (І8О-14001), керування документацією (ДСТУ-4423:2005), техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, стандартизації, сертифікації, метрології тощо.

Відповідно напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ у якості основної використовує передану йому проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани), щоб робити свої креслення та рисунки. Машинобудівна організація отримує й розробляє машинобудівну, транспортна -- транспортну, сільськогосподарська установа -- аграрну, відділ освіти -- навчальну, НДІ -- наукову документацію, нотаріальна контора -- одержує й розробляє нотаріальну документацію згідно Закону про нотаріат і т.п.

Кожен функціональний підрозділ установи, особливо у сфері матеріального виробництва, додатково створює свої види виробничо-прикладної, наукової, навчальної та іншої документації.

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етнографічну тощо.

Громадська організація - це об'єднання фізичних осіб, созданоє з метою задоволення і захисту своїх загальних інтересів. Законодавство передбачає, що громадські організації є неприбутковими організаціями, тобто без мети отримання прибутку. Мінімальна кількість засновників громадської організації - 3 людини.

Громадська організація ( Закон України Про громадські організації (проект) - Стаття 14) діє на основі статуту або положення.

У статутному документі можуть бути передбачені інші положення, що стосуються особливостей створення і діяльності громадської організації. Статутний документ громадської організації не повинен суперечити законодавству України. Принципових відмінностей у реєстрації громадської організації та благодійної організації не існує.

Аналіз документів - це збирання первинної соціологічної інформації з різних документальних джерел з допомогою оцінки й аналізу їх змісту.

Документи в соціології - це друковані, рукописні та інші матеріали, створені для зберігання і передавання інформації, яка накопичується в результаті життєдіяльності окремих людей, груп чи спільнот. Це - державні та урядові акти, промови політичних діячів, статистичні збірники і матеріали перепису, наукові публікації, періодична преса, листи представників усіх верств населення, художні твори, протоколи зборів і засідань, звіти адміністрацій та громадських організацій, матеріали соціологічних до-сліджень тощо. Вони несуть інформацію про соціальні факти, явища, процеси, що відбуваються в суспільстві, соціальних організаціях,групах.

Зважаючи на велику кількість соціологічних документів, вони систематизуються і класифікуються.

Систематизація являє собою операцію упорядкування певної сукупності документів за якоюсь одною ознакою: хронологічною, національною, проблемною, персональною тощо. Можлива систематизація за кількома ознаками одразу, але з додержанням послідовності в разі переходу від однієї до іншої. Добір ознак систематизації визначається завданнями соціологічного дослідження.

За змістом документи класифікують на правові, історичні, економічні, технічні тощо.

За характером інформації соціологічні документи можна поділити на:

- письмові;

- усні;

- лінгвістичні;

- фото- і кінематографічні;

- фонографічні;

- етнографічні;

- речові.

Уся службова документація установи формується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується.

Отже, нормативна база складається з чотирьох окремих розділів: будівництво, охорона праці, санепідемнагляд, пожежна безпека. Кожний розділ найбільш повно покриває потреби відповідної галузі в нормативній документації.

У нашій правовій системі нормативно-правовий акт є основним джерелом права. Закони поділяються на конституційні та звичайні.

Усі закони мають вищу юридичну силу. Нормативні акти діють у часі, просторі та щодо кола осіб.

У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес. Питання щодо висування претензій за поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень знаходять своє відображення в праводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

Висновок

Сучасне діловодство - система життєвою важливих дій організації, пов'язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним арҐументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Таким чином, знання основ діло ведення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

У ХХI столітті тема класифікації управлінських документів не вибуває з реєстру тем постійного інтересу, а його підвищення у 1920-30-ті та 1960-80-ті роки продукувало значний обсяг літератури різних наукових планів, методичного й теоретичного змісту. Не просто складалася ситуація навколо трактувань словосполучень «класифікація документів», «схема класифікації документів». Донині відкритим залишається питання наповнення змісту цих лексичних одиниць.

Як зауважує професор С.Г. Кулешов, проблеми розробки класифікації систем документації до кінця не вирішені.

Організація діловодства впливає на оперативність, економність, надійність функціонування апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. За умови раціонально організованого діловодного процесу фахівці і керівники звільняються від невластивих для них операцій. Внаслідок цього підвищується ефективність праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни.

Вдосконалення діловодства є важливою умовою організації і ефективності управлінської діяльності.

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

У наш час актуальною є проблема пристосування різноманітних документних класифікацій, що використовуються в Україні, до потреб установ нашої країни. Відповідні методичні центри налагоджують зв'язки з міжнародними організаціями, здійснюють видання національних варіантів систем класифікацій, намагаються організувати методичну допомогу низовим установам щодо їх впровадження. Певні кроки в цьому напрямі зробила Книжкова палата України, Національна парламентська бібліотека України та інші установи.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ:

1. Палеха Ю.І Леміш Н.О. Загальне документознавство

2. Блощинська В.А. Сучасне діловедення. Навч. посіб. - Ів.- Франкіськ. Інст. менедж. та економіки, 2000. - 270 с.

3. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Вища школа, 1998. - 157 с.

4. Кулешів С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 25-29 с.

5. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К. МАУП, 1997. - 344 с.

6. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності. Навчальний посібник. - Київ: УААУ, 1997.

7. Палеха Ю.В. Управлінське документування. Навчальний посібник у 2-х частинах - Київ: ВКУ, 2001.

8. Документи і діловодство: Довідковий посібник. - М.: Економіка, 1991. - 245 с.

9. Глущик С.В. Сучасні ділові папери: навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. зак-в К., А.С.К., 2000.- 69-169 с.

10. Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002 - 25-28 с.

11. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98.-К.: Держстандарт України, 1999.-50с.

12. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».

13. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів. - Рівне.: “БМ-ТУР”, 199.- 532 с.

14. Кірочок О.Г., Корбутяк В.І. Документування у менеджменті: Підручник. - Київ: Центр навч.л-ри, 2003. - 216 с.

15. Головач А.С. Оформлення документів. - К.; Донецьк: Вища школа, 1983. - 352.

16. Губенко Л.Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. - К.: ТОВ “УВПК “ЕксОб”, 2002. - 272 с.

17. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003.

18. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - 2-е вид., доп., випр. С. П. Бибик, І. Л. Міхно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта - К.: Довіра; УНВЦ “Рідна мова”, 1998. - 507 с.

19. Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів: Підручник. - К., Вікар, 2003. - 106-108 с.

20. Головач А.С. “Зразки оформлення документів”, Донецьк, Талкен, 1998р.

21. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". - Львів: Тріада плюс, 2006. - 217.

22. Коваль А.П. Ділове спілкування - Київ: Либідь, 1992.

23. Молдаванов М.І., Г.М.Сидорова «Сучасний діловий документ», К.,1992р.

24. Ларин М. В. Управление документацией в организациях М. : Научная книга, 2002. - 286 с.

25. Ларин М. В. Управление документацией: теория и практика Делопроизводитель. - 2001. - № 1. - С. 33 - 37.

26. Комова М. В. Документознавча термінологія. - Л. : видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003. - 167 с.