Анализ и совершенствование организационной культуры организации на ООО "Первомайский"

ВЫВОД

Организация - это систематизированное сознательное объединение людей, представляющее достижение определенных целей. Основными составляющими любой организации являются задачи, люди и система управления.

Во внутриорганизационной жизни система управления призвана создавать и управлять функциональными процессами, протекающими в организации. Это создание структуры организации, осуществление управления внутриорганизационными процессами, формирование и управление использованием технологической подсистемы организации, управление кадровой работой, формирование и развитие организационной культуры, управление производством, маркетингом и финансами организации, а так же осуществление анализа и учета проведенной работы.

Система управления может рассматриваться как совокупность нескольких подсистем. Структурно-функциональная подсистема является основой, на которой держится организация и управление ею. Информационно-поведенческая подсистема отражает управленческую идеологию и систему ценностей, разделяемых в организации, интересы и поведенческие нормы управленцев, а также характер и глубину информирования и информационного обеспечения в системе управления.

Подсистема саморазвития системы управления осуществляет разработку, введение и постоянное поддержание на должном уровне стимуляторов, побуждающих систему управления к самосовершенствованию. Для этого данная подсистема призвана проводить на ресурсной основе этого анализа, а также анализа опыта других организаций, выявление тенденций в развитии управления и реализовать идеи и подходы в управлении.

Методы анализа эффективности системы управления организацией, позволят более точно и эффективно произвести анализ конкретной системы управления и выявить мероприятия по улучшению не только системы управления, но и финансовой, хозяйственной и экономической деятельности.

Организационная культура - это новая область знаний, входящая в серию управленческих наук. Она выделилась также из сравнительно новой области знаний - организационного поведения, которая изучает общие подходы, принципы, законы и закономерности в организации.

Основная цель организационного поведения - помочь людям более продуктивно осуществлять свои обязанности в организациях и получать от этого большее удовлетворение.

Для реализации данной цели требуется, кроме всего прочего, сформировать ценностные установки личности, организации, отношений и т.д. Речь идет о нормах, правилах, или стандартах, на организационном поведении. Любое поведение должно оцениваться или самооцениваться по наиболее общественно прогрессивным меркам. Это довольно большая область приложения сил и для теоретиков, и для практиков. Актуальность изучения и применения таких норм, правил и стандартов несомненна. В результате из организационного поведения начинает выделяться новое научное направление - организационная культура, которая всегда будет его составной частью.

Торговое предприятие Торговый дом (ТД) «Первомайский» зарегистрировано в качестве общества с ограниченной ответственностью производственно-коммерческой фирмы администрацией г. Красноярска от 20 августа 1998 года. Юридический и почтовый адрес общества: 660094, г. Красноярск, ул. Павлова, 41.

Предприятие осуществляет свою деятельность на основании Устава (приложение 1). Ознакомившись с уставом предприятия, приходим к выводам, что он состоит из 18 разделов, которые в свою очередь подразделяются на пункты.

Устав общества с ограниченной ответственностью ТД «Первомайский» является документом, регулирующим деятельность общества, наряду с такими документами, как Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими законодательными и нормативными актами.

Также можно выделить такие цели как:

Ведение в установленном порядке бухгалтерского, статистического учета и отчетности при полной их достоверности, составление годовых балансов и отчетов.

«Предприятие» является торгующей, осуществляющей розничную торговлю непродовольственными товарами.

Согласно Уставу, «Предприятие» занимается следующими видами деятельности:

«Предприятие» утверждает бизнес-план, разрабатывает цены и тарифы на все виды своей деятельности. Несет полную ответственность за соблюдением всех видов договоров, обязательств и расчетной дисциплины.

«Предприятие» отвечает по своим обязательствам имуществом предприятия и не отвечает по обязательствам собственника имущества. Собственник имущества не отвечает по обязательствам предприятия.

Источниками формирования имущества «Предприятия» являются:

Рис. 5. Организационная структура ООО ТД «Первомайский»

Высшим органом управления является общее собрание участников общества, которое может быть очередным и внеочередным. Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений.

Каждый участник общества имеет на общем собрании участников число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале общества. В случае если директор общества не является участником общества, он может участвовать в общем, собрании с правом совещательного голоса. Руководство текущей деятельностью общества осуществляется исполнительным единоличным органом - директором общества.

При необходимости решения вопросов по текущему управлению фирмой в отсутствии директора его функции выполняются зам директора.

Данная схема аппарата управления основывается на положении Устава, который определяет, что основным органом управления ООО является общее собрание, которому подчиняются директор и коммерческий директора, осуществляющие управление торгово-оперативным и вспомогательным персоналом.

В соответствии с функциональным критерием разделения труда персонал предприятия ООО ТД «Первомайский» подразделяется на три категории: управленческий (ген. директор, зам. ген. директора, главный бухгалтер, зав. отделом, товаровед, бухгалтер - учетчик, бухгалтер - кассир юрист, секретарь, старший кассир), торгово-операционный (старший кассир ,продавцы) и вспомогательный (грузчики, уборщицы, водитель).

Директор предприятия без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы, в пределах предоставленных прав распоряжается имуществом, заключает договоры, в том числе трудовые, выдает доверенности, открывает счета в учреждениях Госбанка, утверждает структуру и штаты предприятия, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников.

Директор предприятия несет персональную ответственность за выполнение задач, предусмотренных действующим законодательством,

Директор организует подбор и расстановку специалистов и сотрудников, их прием и увольнение; обеспечивает создание условий труда.

Заместитель директора организует и обеспечивает деятельность предприятия, следит за состоянием охраны труда и техники безопасности на предприятии, обеспечивает практическую взаимосвязь с поставщиками.

Главный бухгалтер ведет всю финансовую отчетность на предприятии, составляет квартальные и годовые балансы, информирует о финансовом состоянии предприятия главных специалистов. Бухгалтерский аппарат принимает от материально-ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства и кредиты банков, выполняет другие бухгалтерские операции.

В отделе кадров происходит оформление документов, прием и увольнение работников, выдача необходимых справок.

Юрист контролирует с юридической стороны правовую деятельность предприятия, согласовывает все договорные обязательства.

Заведующий отделом организует работу на торговых точках и на базах, следит за поддержанием товарных запасов на определенном уровне, принимает товары по количеству и качеству, обеспечивает сохранность товарно-материальных ценностей, выполняет другие функции, связанные с работой на торговых точках.

Товаровед занимается заключением договоров с поставщиками и контролирует их выполнение, контролирует состояние товарных запасов, проверяет качество товаров и соблюдение условий их хранения.

Торгово-оперативный персонал занимается подготовкой товаров к продаже, обслуживанием покупателей, учитывает неудовлетворенный спрос.

Для того чтобы предприятие или организация могли функционировать достаточно длительное время, они должны приспосабливаться к изменениям, которые происходят вокруг них. Кроме того, предприятия должны развиваться (улучшать свою работу) для того чтобы достигать своих целей, быть конкурентоспособными. При определении стратегии развития предприятия на ближайшую перспективу возникает необходимость оценки его внешней и внутренней среды.

Для того чтобы был полный анализ влияния внешней и внутренней среды на деятельность предприятия необходимо рассмотреть выявление недостатков и достоинств структуры управления предприятия ООО ТД «Первомайский».

Таблица 2 - Недостатки и достоинства структуры управления ООО ТД «Первомайский»

Внутренняя среда организации представляет собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры. Анализ внутренней среды вскрывает внутренние возможности и тот потенциал, на который может рассчитывать предприятие в конкретной борьбе в процессе достижения своих целей.

Анализ внешней среды направлен на выявление угроз и возможностей работы предприятия, а также выработку стратегии для достижения поставленных целей.

Анализ внешней среды ООО ТД «Первомайский» подразумевает изучение факторов прямого и косвенного воздействия на его деятельность: анализ потребителей предприятия, поставщиков товаров, основных конкурентов, влияние правительственных и местных органов власти.

Основными факторами внешней среды, оказывающими влияние на деятельность организации являются СТЭП - факторы. Влияние СТЭП- факторов - это среда косвенного воздействия, т.е. все эти факторы не оказывают прямого воздействия на функционирование организации. Они действуют в целом на отрасль общественного питания, а уже изменения в отрасли приводят к изменению деятельности фирмы. Перечень СТЭП- факторов, их влияние и экспертная оценка представлены в таблице 3.

Таблица 3 - СТЭП - факторы, влияющие на деятельность ООО ТД «Первомайский»

Анализ СТЭП-факторов, влияющих на деятельность ООО ТД «Первомайский», показал, что наибольшее влияние оказывают экономические факторы. Самым значительным из них оказался фактор повышения цен на реализуемые непродовольственные товары. Это значительно повысит затраты предприятия, выделенные на закупку продукции.

Также немаленькую роль играет рост уровня доходов населения. Это позволит потребителям приобретать большее количество товаров и по более высокой цене, в связи с чем возрастет объем товарооборота предприятия и повысится его прибыль.

Из политических факторов самым значимым оказался факт высоких налоговых ставок, установленных государством. Если ставки налогов будут сильно высокими, то практически вся прибыль предприятия будет уходить в доход государству.

Внешняя среда прямого воздействия предприятия представляет собой непосредственное влияние факторов на организацию. При этом важно отметить, что организация может оказывать существенное влияние на характер и содержание этого непосредственного взаимодействия, она может активно участвовать в формировании дополнительных возможностей и в предотвращении появления угроз ее дальнейшему существованию.

Рис. 6 Непосредственное окружение предприятия ООО ТД «Первомайский»

Источники поступления товаров:

Для организации бесперебойной торговли и обеспечения населения товарами широкого ассортимента отличного качества нужно постоянно заботится о пополнении запасов, ведется непрерывная работа по изучению и поиску поставщиков. Чтобы угодить покупателю, необходимо знать его вкусы, привычки, пожелания, требования к качеству, которые следует брать на вооружение для обоснования заказов на товар, заключению договоров с поставщиками.

Предприятие ООО ТД «Первомайский» работает с различными поставщиками для поставки товара, оформляет заявки, заказы, договора с поставщиками.

Фирма применяет два подхода при осуществлении своей деятельности: либо сначала получает информацию от производителя, что имеется определённое количество товара, для которого нужен покупатель и занимается поиском такового, либо, что случается гораздо чаще, получает заявку от покупателя, который готов приобрести определённое количество товара в определённый срок и занимается поиском производителя, способного удовлетворить данный заказ за нужное время.

Поиск поставщиков осуществляется коммерческим отделом предприятия. Основные поставщики сотрудничают с предприятием ООО ТД «Первомайский» уже несколько лет. Уже сформировались доверительные отношения с поставщиками, возникает меньше проблем со сроками поставки и качеством продукции.

Внутренняя среда организации является по существу её реакцией на внешнюю среду. Информация о внутренней среде фирмы необходима для того, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ среды позволяет определить сильные и слабые стороны организации, а также своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств и разработать стратегию развития организации.

Также анализ среды предприятия можно провести на основе метода SWOT.

Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, и после этого установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации. Определить основные компоненты матрицы SWOT можно с помощью экспертного метода. Для проведения данного анализа в качестве экспертов были приглашены 10 работников ООО ТД «Первомайский».

Это:

Таблица 4 - Экспертная оценка возможностей предприятия «Первомайский»

Таблица 5 - Экспертная оценка сильных сторон ООО ТД «Первомайский»

Таблица 6 - Экспертная оценка угроз предприятия «Первомайский»

Таблица 7 - Экспертная оценка слабых сторон ООО ТД «Первомайский»

Проанализировав матрицу экспертных оценок возможностей предприятия, отметим, что: наивысшие баллы получили такие возможности как - выход на новые рынки или сегменты рынка, расширение ассортимента товаров и положение лидера на рынке. Эти три возможности предприятия, по мнению экспертов, имеют наибольшую вероятность осуществления.

Согласно оценке экспертов, наиболее сильными сторонами предприятия действительно являются: постоянное увеличение прибыли, высокое качество продукции, преимущества в области конкуренции. Эти три стороны получили наибольшую оценку экспертов. Наиболее реальными угрозами были признаны демпинг цен со стороны конкурентов, появление новых конкурентов и увеличение курса валют. А слабыми сторонами организации являются: маленький ассортимент товаров, то, что работа преимущественно сезонная, и то, что у предприятия отсутствуют ясные стратегические цели.

Выделив по три главных показателя, заносим их в матрицу, которая представлена на рисунке 7.

Рис. 7. Матрица - SWOТ для ООО ТД «Первомайский»

Таким образом, приоритетными для дальнейшего развития бизнеса ООО ТД «Первомайский» получились семь стратегий. Их характеристика приведена в таблице 8.

Таблица 8 - Стратегии развития бизнеса ООО ТД «Первомайский»

Проведя анализ можно сделать вывод, что наиболее сильными сторонами деятельности являются увеличение прибыли и услуг, высокая квалификация персонала, низкая текучесть кадров обеспечены относительно высокой заработной платой по сравнению с оплатой труда на других предприятиях в г.Красноярске, и тем, что данный состав работников практически не изменился со времени открытия магазина.

К слабым сторонам деятельности можно отнести отсутствие стратегических направлений, недостаточно широкий ассортимент реализуемых товаров, которые не позволяют предприятию расширить ассортимент и занять прочную конкурентную позицию в г.Красноярске.

К угрозам можно отнести факторы: рост инфляции, чувствительность покупателей к изменению цен, уменьшение числа постоянных клиентов за счета входа на рынок конкурирующих цен, возможность появления новых конкурентов, неблагоприятная политика государства, изменение в потребностях и вкусах потребителей.

Возможности предприятия следующие: прочные связи с поставщиками, выход на новые рынки и расширение ассортимента за счет введения новых товаров.

Таким образом, наиболее целесообразно было бы внедрить стратегию концентрированного роста, которая бы заключалась в расширении ассортимента выпускаемой продукции, тем самым можно было охватить и завоевать новые категории потребителей и составить конкуренцию на рынке, а также выход со своей продукцией на новые рынки или сегменты рынка. Следующим шагом будет выбор стратегии (табл. 9), которая позволила бы выйти предприятию из сложившегося кризиса.

Таблица 9 -Матрица оценки стратегий для ООО ТД «Первомайский»

Дробью показано:

Аналитическая работа на предприятии необходима для того, чтобы проследить тенденции в работе предприятия за несколько лет и объяснить причины, вытекающие из такой работы (приложение 2).

Таблица 10 - Анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности ООО ТД «Первомайский» за 2001-2003гг.

Данные расчета свидетельствуют о положительном изменении основных показателей финансово-хозяйственной деятельности ООО ТД «Первомайский». Товарооборот предприятия вырос на 75741,25 тыс. руб., что составляет 73,96%. Себестоимость увеличилась на 72668,35 тыс. руб, поэтому темпы роста валового дохода оказались не очень высокими - 25,62%. Это повлекло за собой в целом снижение рентабельности фирмы.

Темп роста издержек обращения (возрос на 2363,4 т.р.) в отчетном году меньше, чем темп роста товарооборота, поэтому, естественно, что уровень издержек обращения в товарообороте уменьшился.

Рост валового дохода при одновременном снижении издержек обращения привел к увеличению прибыли от реализации, что составляет 21,48%.

2.3 Анализ и оценка организационной культуры предприятия

Организационная культура, являясь все пронизывающей составляющей организации, оказывает сильное влияние, как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде. Организационная культура складывается из устойчивых норм, представлений, принципов и верований относительно того, как данная организация должна и может реагировать на внешние воздействия, как следует вести себя в организации, каков смысл функционирования организации и т.п. Носителями организационной культуры являются люди, но вырабатывается она и формируется в значительной мере менеджментом и, в частности, высшим руководством. Таким образом, культура организации представляет собой набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявляемых организацией ценностях, задающих людям ориентиры их поведения и действий. На культуру организации влияют следующие факторы: происхождение, вид собственности, технология, яркие события.

Что касается анализируемого предприятия можно отметить, что с целью выявления культуры данной организации было проведено анкетирование

Анализ существующей культуры организации «Первомайский» с точки зрения собственной характеристики (приложение 3).

По результатам анкетирования было выявлено, что на предприятии ТД «Первомайский» преобладает культура «задачи». Это проявляется в системе власти, основу которой составляет сила специалиста.

В то же время в организации присутствуют элементы культуры «роли» и культуры «власти» (работа совершается в основном из-за получения вознаграждения, сотрудниками управляют и на них влияют личным проявлением политической и экономической силы, важны правила и процедуры). Оценим культуру предприятия ТД «Первомайский», заполнив матрицу организационной культуры (таблица 11).

Как видно из таблицы 11 на анализируемом предприятии существуют некоторые проблемы, связанные с культурой. Это, во-первых, недостаток мотивации персонала к труду, что в дальнейшем может негативно отразиться на развитии предприятия. Также существует некоторые проблемы, связанные с выявлением вкусов и предпочтений потребителей, что объясняется отсутствием специалиста по маркетингу. В то же время можно отметить и положительные моменты:

ВЫВОД

Торговое предприятие Торговый дом (ТД) «Первомайский» зарегистрировано в качестве общества с ограниченной ответственностью производственно-коммерческой фирмы администрацией г. Красноярска от 20 августа 1998 года. Юридический и почтовый адрес общества: 660094, г. Красноярск, ул. Павлова, 41.

Высшим органом управления является общее собрание участников общества, которое может быть очередным и внеочередным. Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений.

Внутренняя среда организации представляет собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры. Анализ внутренней среды вскрывает внутренние возможности и тот потенциал, на который может рассчитывать предприятие в конкретной борьбе в процессе достижения своих целей.

Анализ СТЭП-факторов, влияющих на деятельность ООО ТД «Первомайский», показал, что наибольшее влияние оказывают экономические факторы. Самым значительным из них оказался фактор повышения цен на реализуемые непродовольственные товары. Это значительно повысит затраты предприятия, выделенные на закупку продукции.

Внутренняя среда организации является по существу её реакцией на внешнюю среду. Информация о внутренней среде фирмы необходима для того, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ среды позволяет определить сильные и слабые стороны организации, а также своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств и разработать стратегию развития организации.

Наиболее сильными сторонами предприятия действительно являются: постоянное увеличение прибыли, высокое качество продукции, преимущества в области конкуренции. Эти три стороны получили наибольшую оценку экспертов. Наиболее реальными угрозами были признаны демпинг цен со стороны конкурентов, появление новых конкурентов и увеличение курса валют. А слабыми сторонами организации являются: маленький ассортимент товаров, то, что работа преимущественно сезонная, и то, что у предприятия отсутствуют ясные стратегические цели.

На предприятии ТД «Первомайский» преобладает культура «задачи». Это проявляется в системе власти, основу которой составляет сила специалиста.

В то же время в организации присутствуют элементы культуры «роли» и культуры «власти» (работа совершается в основном из-за получения вознаграждения, сотрудниками управляют и на них влияют личным проявлением политической и экономической силы, важны правила и процедуры). Анализируя данные направления можно сказать, что наиболее оптимальными для ООО ТД «Первомайский» на данном этапе развития являются стратегия диверсифицированного роста.

Первое направление предполагает развитие системы мотивации персонала, а также увеличение объемов прибыли предприятия. Второе направление в первую очередь направлено на завоевание большей доли рынка и на повышение конкурентоспособности предприятия.

Таким образом, можно сделать вывод, что действия руководства предприятия будут направлены на поиск новых рынков сбыта для продажи продукта

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ

ПРЕДПРИЯТИЯ ООО ТД «ПЕРВОМАЙСКИЙ»

3.1 Достоинства и недостатки

В соответствии с целью курсовой работы, помимо проведения анализа внешней и внутренней среды стоит заострить внимание на анализе и оценке принятия тактических решений рассматриваемой организации.

Ведь главное для нормального функционирования организации - это умение принимать верное решение на любом управленческом уровне, но, в связи с целью курсовой работы, нас именно интересуют принятие тактических решений. От этого зависит достижение общей цели организации, поддержание и повышение эффективности работы предприятия в целом.

Поэтому основной задачей для изучения предприятия ООО ТД «Первомайский» является выявление недостатков и достоинств предприятия для дальнейшего анализа ситуации и принятии решения как справиться с существующей проблемой.

Тщательно изученный теоретический материал по теме и практическое исследование организации, проведение «SWOT», СТЭП - анализов, помогли выявить отрицательные и положительные моменты в деятельности ООО «Первомайский» (табл. 13).

Таблица 13 - Выявленные достоинства и недостатков существующей системы управления предприятием ООО ТД «Первомайский»

Выявленные недостатки свидетельствуют о том, что процесс осуществления деятельности предприятия ООО ТД «Первомайский» далеко не совершенен. То есть, процесс повышения уровня эффективности и разработка ряда мероприятий по его усовершенствованию, может являться целью предприятия на данный момент времени.

Тактическое решение в управлении предприятием ООО ТД «Первомайский» характеризуется принятием управленческих решений в реально складывающейся или сложившейся каждодневной производственно - сбытовой ситуации. Таким образом, тактическое управление производством осуществляется на основе непрерывного (повседневного) слежения за ходом поступления оборотных средств, производства и реализации готовой продукции, оказывая целенаправленное воздействие на рабочих, для обеспечения безусловного выполнения утвержденных производственных программ.

Достигается своевременным принятием решений и организацией работы по предупреждению нарушений в ходе производства или для быстрого его восстановления в случае отклонений.

Рассмотрим проблему содержательного характера на примере несвоевременного поступления оборотных средств на предприятие от поставщиков.

ООО ТД «Первомайский» осуществляя хозяйственную деятельность имеет оборотные средства. К оборотным средствам предприятия относятся (помимо денежных средств) сырье, основные материалы, и др., которые представляют органически единый комплекс предприятия.

Для ООО ТД «Первомайский» понятие оборотных средств определяется их экономической сущностью, необходимостью обеспечения воспроизводственного процесса, включающего как процесс производства, так и процесс обращения.

Иногда случается сбой в поступлении оборотных средств от поставщиков. Задача руководителя принять решение, чтобы производственный процесс происходил без максимальных потерь, в случае сбоя. Состояние, состав, структура и своевременное поступление производственных запасов являются важным индикатором коммерческой деятельности предприятия.

Руководство справляется с ситуацией таким образом: для того, чтобы поставщики не задерживали поставку реализуемого ассортимента необходимо искать других поставщиков, либо налагать штрафные санкции за несвоевременную доставку.

3.2 Предложения по устранению недостатков

Предложения по совершенствованию выявленных недостатков направлены на достижение ее большей адаптации к рынку. Необходимо изучать рынок и использовать все его возможности.

Одной из слабых сторон ООО ТД «Первомайский» является то, что не уделяется должного внимания получению маркетинговой информации, изучению спроса и предложения. Вследствие этого торговля не выполняет в должной мере одну из своих основных функций -- выявление предпочтений потребителей, изучение покупательского спроса и формирование на этой основе заказов товаропроизводителям.