Документаційне забезпечення в менеджменті

Документація в системі управління

За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94), документ -- це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має згідно з чинним законодавством юридичну силу. Тобто, документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються різні господарські операції, правові відносини, дії юридичних осіб і окремих громадян. Документ є поширеним носієм інформації, за допомогою якого реалізуються управлінські функції. Він універсальний: у ньому можуть бути зафіксовані будь-які повідомлення (буквені, цифрові, графічні), що легко сприймаються людиною: має високу юридичну значимість, велику інформаційну ємність; його можна трансформувати і т. ін.

Документальну інформацію, що циркулює на підприємстві, групують за окремими ознаками однорідності. Так, за формою документи бувають текстові (рукописи, бланки, журнали, книги і т. п.), графічні (креслення, схеми, графіки, карти), аудіовізуальні (звукозаписи, діапозитиви тощо), фотодокументи, кінодокументи та ін. У свою чергу, текстові документи поділяють на загальні, стандартні і типові. Загальними є документи, якими оформляють різні дії відносини (накази, прохання, вимоги). Документи, оформлення яких передбачено в певній послідовності і за суворо обов'язковими правилами, називаються стандартними (доручення, свідоцтво про народження, бланки планових документів тощо). Якщо для документа суворо визначені не тільки форма, а й зміст, такий документ називається типовим (наприклад, типовий договір).

Документи бувають терміновими і нетерміновими. Термінові документи визначають дату виконання або дій. До них належать посвідчення про відрядження, доручення, документи з відміткою «терміново», «дуже терміново», а також телеграми і телефонограми.

За видами виділяють 7 груп документів:

1) інформаційні документи і документи колегіальних органів управління:

а) службові листи, службові телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні та службові записки;

б) протоколи, стенограми;

2) організаційно-розпорядчі (адміністративні або ділові) -- застосовуються в процесі здійснення організаційно-розпорядчих функцій управління;

а) організаційні -- статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку, загальний алгоритм управління та ін.;

б) розпорядчі -- рішення, розпорядження, накази, постанови, ухвали;

обліково-фінансові документи -- оформлення відкриття розрахунків у банку, заяви, зобов'язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення;

документи з особового складу кадрів -- документи про прийняття на роботу, підготовку і перепідготовку персоналу у зв'язку з розвитком виробництва:

заяви про прийом на роботу, характеристики, накази по особовому складу, документи-контракти;

документи з господарсько-договірної діяльності -- договори на поставки, підряди, про майнову відповідальність матеріально-відповідальних осіб, господарські договори в науковій діяльності, у взаємовідносинах підприємств і банку, в попередній діяльності по створенню нових форм господарювання;

документи з господарсько-протекційної діяльності -- протоколи розбіжностей до угод, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви;

документи із зовнішньоекономічної діяльності -- документи з організації зовнішньоекономічних зв'язків, документи щодо створення спільних зв'язків, документи по створенню спеціальних підприємств.

Розрізняють також документи за походженням -- офіційні, особисті; за місцем виконання -- внутрішні, зовнішні; за змістом -- прості, складні; за видом діяльності -- адміністративні, трудові; розрахункові -- фінансові, постачальницькі.

Управлінська документація включає такі підсистеми: планову, бухгалтерську, матеріально-технічного постачання, організаційно-розпорядчу, службову, інформаційну, з особистого складу. Кожна підсистема включає певні види документів:

а) із загальних і адміністративних питань: накази і рішення вищестоящого органу про утворення підприємства, листи, запити, телеграми, накази з особистого складу та ін.;

б) з оформлення майна і засобів підприємства -- листи -- подання вищому органу про встановлення розміру (нормативу) власних оборотних засобів підприємства, листи-рішення вищої організації про вилучення у підприємства зайвих оборотних коштів тощо;

в) з питань виробничо-фінансової діяльності підприємства -- наказ про організацію роботи відділу (служби), про використання засобів транспорту, документів, якими оформляють роботу винахідників і раціоналізаторів підприємства і т. ін.;

г) з оформлення прав підприємства в галузі планування, капітального будівництва і капітального ремонту, зовнішньоекономічної діяльності, постачання, збуту і т. ін.;

д) з питань управління, організації і ліквідації підприємства -- накази про призначення і зміну керівництва підприємства, положення про структурні підрозділи.

Документи одного виду мають загальне призначення і єдиний (після стандартизації) формуляр.

Під формуляром розуміють сукупність розміщених у певному порядку реквізитів, властивих усім видам документів. Реквізит -- складова частина (елемент) документу. У реквізиті зазначають сукупність обов'язкових даних в документі, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів: державний герб України; емблема підприємства, установи, організації; зображення нагород; код підприємства, установи, організації та форми документа за Українським класифікатором; найменування міністерства, центрального органу виконавчої влади; індекс підприємства зв'язку, поштова, телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку та інші реквізити (всього близько 30).

За призначенням ділові документи мають вид оригіналу, копії, дубліката, виписки і відпуску. Оригінал -- основний вид документа, його перший або єдиний примірник. Оригінал має підпис уповноваженої особи і у разі потреби оформляється штампом і печаткою.

Точне відображення оригіналу називається копією. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті -- позначка «Копія», її засвідчують поставленням нижче реквізиту «Підпис» засвідчувального надпису «Вірно». При цьому пишуть назву посади працівника, який засвідчив копію, його особисті підписи і дату.

Витяг (із офіційного документа) відображає тільки частину певного документа (наприклад, виписка із постанови зборів акціонерів, з наказу директора підприємства та ін.). На відміну від оригіналу і копії, виписки не підписують відповідальні особи, їх тільки засвідчують.

Дублікат - повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Він видається у разі втрати оригіналу і має однакову юридичну силу. Відпусками називають копії листів, що відправляються різним підприємствам, організаціям і установам. Від копії відпуск відрізняється порядком оформлення. Там, де повинен бути штамп підприємства, у відпуску від руки проставляють дату і вихідний номер документа, а перед назвою службових осіб, котрі його надписали, від руки пишуть: «Оригінал підписали» або «ОП», далі їх посади і прізвища. Відпуск засвідчує працівник, що веде діловодство.

Формуляр -- зразок документа -- це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри полів, вимоги до побудови, конкретні сітки та основні реквізити.

Тепер, коли перед менеджментом постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими й вимоги до документування управлінської діяльності, якості документів, термінів доведення їх до виконавців та реалізації рішень.

Документування управлінської діяльності

Управлінську діяльність можна простежити через систему документування. Суть документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій.

При здійсненні управлінських процесів використовують різні розпорядчі документи (рішення, наказ, розпорядження, протокол, план-графік тощо) та довідково-інформаційні документи (службові записки, акти, листи та ін.), які набувають сили розпорядчих документів за наявності на них резолюції керівника, яка зобов'язує розпочати певні дії.

Ділові документи слід готувати і оформляти так, щоб вони точно відповідали своєму призначенню, мали юридичну силу, чітку структуру і були зручні в роботі. Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів і документів, виготовлених друкарським способом, викладено в Державному стандарті України ДСТУ 2732-94 «Діловодство та архівна справа». Для надання організаційно-розпорядчим документам юридичної сили вони повинні містити обов'язкові елементи (реквізити), передбачені стандартом. Розглянемо загальні вимоги до змісту і оформлення основних видів ділових документів.

Службові листи господарство надсилає іншим підприємствам, організаціям і установам та окремим особам з метою одержання різних вказівок, пояснень або відомостей. Кожний службовий лист повинен мати реквізити, тобто назву і адресу підприємства-відправника листа, номер листа і дату його підправлення, посаду особи, що підписала документ, найменування і адресу організації чи службової особи -- одержувача листа.

Якщо лист пишуть не на офіційному (друкарському) бланку підприємства, а на чистому аркуші паперу, то в лівому верхньому куті листа ставлять штамп підприємства, під яким звичайно пишуть заголовок листа. Зверху справа від штампа зазначають найменування одержувача і його адресу. Якщо надсилають лист-відповідь, то в ньому зазначають номер і дату листа, що є основою для складання відповіді. Документи, які виготовляють друкарським (комп'ютерним) способом, слід друкувати через 1,5 інтервали, проте допускається друкування тексту документа через 1 інтервал. Перший рядок кожного абзацу тексту друкують, відступивши 5 знаків від краю лівого поля.

У документах, оформлених машинним способом, реквізити слід розміщувати відповідно формуляра-зразка: ліве поле -- 20 мм, праве -- не менше ніж 8, верхні -- 20, нижні (для формату А4 --297 х 210 мм) -- не менше 19 мм, для формату А5 (146 х 210) -- не менше 16 мм.

Існують певні принципи, яких слід дотримуватися: достовірність і об'єктивність змісту документа, повнота інформації, стислість викладу, відсутність розмірковувань і оповідань, нейтральність тону викладення, використання засобів логічних, а не емоційно-експресивної оцінки ситуацій і фактів. Додержання цих вимог передбачає заміну складних речень простими, виключення зайвих слів, прислівникових і дієприслівникових зворотів, вживання загальноприйнятих скорочень.

У ділових листах потрібно, як правило, зберігати прямий порядок слів, підмет розміщувати на початку речення, присудок -- за ним або ближче до нього, додатки -- безпосередньо після керуючого слова, а означення -- перед означуваним словом, або поряд з ним.

Ділова мова -- один із видів літературної мови, тому службові листи не слід викладати канцелярським стилем з використанням застарілих слів і виразів, діалектизмів. Як правило, діловій мові властивий розповідний характер, питання у службових листах бувають рідко.

Сьогодні не лише в нашій країні, а й у багатьох зарубіжних країнах ділова мова звільнена від орнаменту традиційних висловлювань, різного роду запевнень у вдячності, глибокій пошані, відданості тощо.

Мова офіційних документів досить регламентована і являє собою набір кліше, штампів, стандартів. Стандартизація і уніфікація документів виправдані з багатьох точок зору: економічної (скорочуються затрати праці на складання документів), правової (мова і стиль наближені до юридичних норм), соціальної (адресат і адресант листа -- особи колективні), психологічної (полегшується сприйняття документа) і технічної (полегшується машинна обробка документів).

Композиція (структура) тексту службового листа являє собою послідовне розташування його складових частин (аспектів) і великою мірою залежить від характеру і об'єму інформації, яку містить лист. У вступній частині зазначають причину складання службового листа. В основній частині доводиться суть того, про що йдеться у листі. У висновку роблять підсумки і називають мету написання листа.

Залежно від наявності логічних елементів та їх розміщення, службові листи бувають трьох видів:

листи з прямим порядком розташування логічних елементів, тобто спочатку йде вступ, потім основна частина і, нарешті, висновок;

листи з прямим порядком розміщення логічних елементів, у яких містяться тільки два елементи -- вступ і висновок;

листи із зворотним порядком розміщення логічних елементів, в яких містяться два елементи --- висновок і доведення.

Нині існує тенденція до уніфікації мовних засобів на всіх рівнях мови: синтаксису, стилю, термінолексики, фразеології, морфології, словотворення.

У практиці документування управлінської діяльності слід дотримуватися загальних вимог щодо тексту документів, необхідною умовною яких є:

а) точність -- зміст документа повинен точно відтворювати об'єктивну дійсність, а всі факти, викладені в ньому, мусять відповідати реальному положенню справ;

б) повнота -- зміст тексту документа найповніше відбиває всі обставини, пов'язані з вирішенням питання;

в) якість -- текст документа має бути написаний простою і зрозумілою мовою, без зайвого багатослів'я і неточних виразів;

г) стислість -- виклад тексту документа мусить бути лаконічним, без повторів, зайвих слів і словосполучень;

д) переконливість -- текст службового документа має бути логічним і обґрунтованим вагомими доказами, точним і строгим.

Якщо до службового листа додається документ чи документи, то після тексту, внизу під ним, з нового рядка друкується слово «Додаток». Далі подається перелік документів, що додаються, із зазначенням їх номерів і дат, а також кількості сторінок.

Будь-який лист підписує керівник або його заступник. Підпис починається з нового рядка на відстані 3 рядків після закінчення тексту або перелічених додатків. Листи з фінансово-кредитних питань, різні довідки про розмір оплати праці повинні бути підписані також головним бухгалтером. Підпис головного бухгалтера друкують трьома рядками нижче.

У службових листах не допускається ставити прийменник «за» або косу риску перед назвою посади. Слід зазначити посаду особи, що підписала, затвердила чи узгодила документ, її ініціали і прізвище.

Викладені вище вимоги повною мірою стосуються усіх службово-інформаційних документів.

Ділові записки бувають службовими, пояснювальними і доповідними.

Службові записки використовують для оперативного зв'язку між службовими особами. У них звертається увага на окремі сторони діяльності підприємства, викладаються прохання, даються пояснення або вказівки. Службові записки мають такі реквізити: посаду особи, що складає службову записку, найменування адресата, дату відправлення, заголовок, текст, підпис службової особи.

Пояснювальна записка звичайно є доповненням до якого-небудь документа (до авансового звіту про відрядження, до річного звіту господарства і т. ін.) або пояснює певні дії і вчинки службових осіб (невиконання завдання, запізнення на роботу тощо).

Доповідна записка -- це письмове повідомлення керівникові або вищій інстанції про виконання завдання про відрядження, про результати обстеження окремих виробничих підрозділів, про хід виконання певних заходів тощо.

Доповідні записки найчастіше складаються тоді, коли при викладанні певного службового питання потрібно зробити більш докладні обґрунтування і пропозиції.

Акт -- це документ, що складається кількома особами на підтвердження певних фактів або подій, встановлених в результаті ревізії (перевірки, обстеження і т. ін.). У практиці роботи господарств і радгоспів найчастіше складають акти ревізії фінансово-виробничої діяльності підприємства, ревізій каси, про надходження неякісних товарів або некомплектних машин і обладнання, комерційні акти (у разі недостачі або псування вантажу, що надійшов залізничним або водним транспортом), оперативно-технічні акти про приймання машин або будинків після ремонту тощо. Акти складають також при передачі справ або товарно-матеріальних цінностей однією особою іншій. За допомогою актів документально оформляють відповідальність за збереження колективної власності, організують контроль за станом майна, забезпечують додержання державної дисципліни. Загальні реквізити для всіх актів такі: місце і дата складання акта, посада, прізвище, ім'я, по батькові осіб, що брали участь у складанні акта, текст акта, додаток та підписи осіб, які склали акт і ознайомилися з ним.

В управлінні велику роль відіграють постанови, рішення, розпорядження, накази, інструкції, циркуляри, протоколи. Постанови і рішення належать до виконавчо-розпорядчих актів.

Постанови приймають загальні збори акціонерів, збори членів кооперативу, а також громадські організації разом з правлінням або дирекцією.

Рішення є основним документом діяльності колегіального органу управління (ради директорів, правління кооперативу, акціонерного товариства).

Розпорядження дають службові особи в межах своїх повноважень питань організації оперативного керівництва і з метою реалізації певних вказівок вищих органів, керівника господарства, рішень загальних зборів (зборів уповноважених), правління тощо. Формуляр розпорядження має такі реквізити: назва документа, найменування підприємства, місце видання розпорядження, дата підписання, текст і підпис службової особи.

Основна виконавчо-розпорядча діяльність державних, акціонерних підприємств документується в наказах. Наказ -- це правовий акт одноособового управління, що видається керівником державної установи чи підприємства для розв'язання різних питань виробничо-фінансової, комерційної та маркетингової діяльності. Незважаючи на те що наказ є актом єдиноначального управління, в його підготовці, як правило, беруть участь компетентні службові особи. Проект наказу візують спеціалісти господарства та працівники, які повинні виконувати його.

Формуляр наказу включає такі реквізити: назву документа, найменування господарства і місце видання наказу, номер і дату підписання наказу, текст і підпис керівника. Під час підготовки наказів із загальних питань зазначають, з якого питання видають наказ (про призначення інвентаризаційної комісії, про підготовку тваринницьких приміщень до зимових умов утримання тварин тощо).

У наказах з особового складу (оформлення відряджень, відпусток, призначень, переміщень і т. ін.) міститься посилання на документи, які стали приводом до складання наказу. Накази записують у книгу наказів чи передруковують у кількох примірниках, оригінал підшивають у спеціальну папку, а копії передають усім зацікавленим службам господарства.

У розпорядчих документах організацій, що діють за принципом єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, форма викладення тексту повинна бути від першої особи в однині («наказую», «пропоную», «прошу»), у документах колегіальних органів -- від третьої особи в однині («постановив», «вирішив»), а в сумісних розпорядчих документах -- від першої особи в множині (« наказуємо», «вирішили»).

Інструкції -- це документи, що визначають організацію, порядок, методи і заходи роботи, обов'язки, права і відповідальність окремих управлінських працівників. Вони є обов'язковою настановою службовим особам щодо застосування постанов, рішень, розпоряджень і наказів. Крім керівника господарства, інструкції можуть видавати і підписувати у межах своєї компетенції головні спеціалісти та інші службові особи.

У процесі координації діяльності підприємств з боку об'єднань, трестів та інших організацій широко використовують циркуляри -- однакові за змістом листи, в яких містяться обов'язкові для виконання підвідомчими підприємствами розпорядження, приписи, пояснення або вказівки. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах.

Протокол --- це документ, який містить запис роботи і рішень колегіальних та колективних органів управління. Складають його під час зборів, засідань і нарад особи, які мають на це право.

У протоколі зазначають його номер, назву заходу, склад президії, порядок денний, короткий зміст процесу обговорення і прийняття рішень, підписи голови і секретаря президії колегіального органу.

Залежно від кількості присутніх на засіданні, зборах чи нараді, їх прізвища або записують безпосередньо у протокол або перелічують в окремому списку, який додається до протоколу. Причому прізвища членів колегіального органу перелічують окремо.

Роботу колегіального органу можна стенографувати. В такому разі після розшифрування стенограму підписують голова зборів, стенографіст і додають до протоколу. Якщо хід засідання (зборів) фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання (зборів) записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

У процесі здійснення функцій управління підприємствами використовують й інші види документів: планово-економічні, звітно-статистичні, фінансово-розрахункові, з постачальницько-побутових операцій тощо. Особливістю зазначених документів є сувора регламентація їх форм і порядку оформлення.

З розвитком кооперації і аграрно-промислової інтеграції підприємства частіше вступають у договірні відносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, а також з окремими громадянами. Більшість договорів (на продаж сільськогосподарської продукції, на технічне обслуговування машинно-тракторного парку та ін.) мають стандартну форму. Інші договори не мають типової форми і розробляються сторонами, що домовляються (договори з окремими громадянами, на оренду торгових або складських приміщень і т. ін.). Проте у всіх випадках договір за змістом повинен відповідати чинному законодавству, порушення якого робить договір недійсним, а особа, яка його підписала, несе відповідальність. У окремих випадках договір засвідчується нотаріусом (наприклад, на купівлю-продаж нерухомість).

Крім додержання єдиних вимог щодо складання і оформлення документів, раціоналізація документування має бути спрямована на встановлення мінімального обсягу видів і різновидностей документів, потрібних для здійснення управлінської діяльності, спрощення і уніфікації документів, правильної організації документообігу. Раціоналізацією мають бути охоплені різні групи документації: виробничо-технічна, адміністративно-ділова і кадрово-оформлювальна.

Організація документообігу і забезпечення управлінського процесу документованою інформацією

Документообіг -- це рух документів в організації від часу їх створення (одержання) до повного виконання, надсилання адресату або передачі в архів.

Таким чином, документообіг - це регламентована технічна схема руху документів за встановленими пунктами обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операцій з документами. Обсяг документообігу визначають за кількістю вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства за відповідні періоди.

Технологічна схема обробки вхідних документів включає: прийом і реєстрацію вхідної кореспонденції, первинну обробку вхідної кореспонденції, попередній розгляд документів,

перегляд документів керівником підприємства чи керівником структурного, підрозділу, роботу виконавця з документами.

Реєстрація документа -- це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому -- реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Не підлягають реєстрації діловодною службою листи, зведення та інформація, що надійшли як копії до відома; повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); норми витрат матеріалів; поздоровні листи і запрошення; місячні, квартальні, піврічні звіти та ін.

Частина документів вимагають зазначення строків їх виконання: депутатський запит (15-денний строк з дня його одержання); звернення народного депутата України та місцевої Ради народних депутатів (10-денний строк з дня одержання); листи-доручення і листи-запити, звіт бухгалтерський і баланс річний, телеграми та ін.

Технологія обробки вихідних документів передбачає: складання проекту документа, виготовлення проекту документа, погодження (візування), підписання (затвердження), реєстрації, експедиційна обробка кореспонденції, що відправляється, відправка.

Складні документи набувають чинності після їх підписання, якому передують дії щодо обробки документів: погодження, візування, засвідчення документа.

Погодження (внутрішнє або зовнішнє) -- це процес попереднього (до затвердження, як правило, першою посадовою особою) ознайомлення або отримання згоди на видання документа від органів, установ чи осіб, що вирішують питання, яких стосується підготовлений проект.

Доцільно чітко регламентувати порядок візування документів, що постійно використовуються в управлінському процесі.

Візування -- це процес підписання компетентною особою документа, складеного іншим структурним підрозділом чи установою, що потребує відповідного узгодження. Візування здійснюється на титульному аркуші оригіналу документа (нижче від основного підпису), якщо він залишається на підприємстві. Такі проекти документів візуються на останній сторінці або спеціальному бланку для візування.

Засвідчення документа -- це процес підписання документа та скріплення його печаткою. Перший його примірник засвідчується безпосередньо, а подальші -- особою, відповідальною за діловодство на підприємстві. На практиці спостерігається надмірна централізація відповідальності, а це призводить до того, що листа навіть із дріб'язковими питаннями підписує тільки перший керівник підприємства, організації, чи установи. Це нерідко займає корисний час, уповільнює документаційний процес. Тому при розподілі функціональних обов'язків доцільно в службових інструкціях визначити перелік тих документів, які можуть підписуватись заступниками керівника або керівниками структурних підрозділів.

Переважна частина складених документів підлягає затвердженню керівником. Це більшість складених актів (перевірок і ревізій, прийому закінчених об'єктів будівництва; списання матеріалів і майна; експертизи; передачі справ; ліквідації установ), різні завдання; звіти, кошториси (бюджети), нормативи, плани і програми, розцінки на здійснення робіт, статути державних підприємств (об'єднань), структура і штатна чисельність персоналу, форми уніфікованих документів.

Загальні правила організації документообігу, порядок проходження і організація передбачені єдиною державною системою діловодства.

В організації документообігу важливе значення має підвищення оперативності проходження документів по стадіях управлінського процесу і зменшення затрат праці і часу на роботу з документами.

Останнім часом у нашій країні проводиться велика робота, пов'язана із зменшенням документообігу, насамперед це за рахунок удосконалення і спрощення системи обліку звітності.

Документаційний процес дуже трудомісткий. Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20-25 разів -- за нормальну швидкість мови. Слід врахувати, що допоміжні операції в роботі з документами (процес фіксації думки на папері, запис різних річних даних у документ, арифметичні розрахунки, друкування документів, зчитування, збирання підписів, візування тощо) переважають над формуванням інформації, яку передбачається перетворити у форму документа. Це пояснюється недосконалістю документації, недоліком технічних засобів управління, недосконалістю форм організації процесу управління та ін. В результаті цього 10-40% робочого часу спеціалісти витрачають на виконання робіт, пов'язаних з документами. Тому складання документа повинно бути суворо підпорядковане принципу ділової необхідності.

Завданням правильної організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і обробки документованої інформації, досягнення точності, яка забезпечує швидке проходження документа від моменту одержання (складання) до виконання. Доцільно розробляти схеми проходження і обробки основних видів документів: проходження і виконання вхідних документів, проходження вихідних і внутрішніх документів у процесі підготовки їх.

Система проходження документів повинна ґрунтуватися на принципі однократної реєстрації документів і децентралізації відповідальності при виконанні управлінських функцій. У господарстві слід чітко розмежувати відповідальність різних керівників і спеціалістів за розв'язання певних питань, що дасть змогу передати документ безпосередньо виконавцеві і уникнути дублювання операції однакового цільового призначення з одним і тим же документом.

Щоб забезпечити якісне, швидке оформлення документів і раціоналізацію документообігу, на кожному підприємстві слід визначити практично необхідну документацію і обов'язки, пов'язані з її обробкою, для кожного управлінського працівника встановлювати реальні строки виконання певного виду документа. У розв'язанні цих завдань велику роль відіграє головний бухгалтер підприємства. Відповідно до положення про права і обов'язки головного бухгалтера він зобов'язаний сам вести книгу протоколів роботи колегіальних органів управління або доручити це працівникам бухгалтерії; оформляти виписки і копії протоколів; організовувати приймання, облік і обробку вхідної і вихідної кореспонденції; здійснювати контроль за використанням вихідної кореспонденції, оформляти і видавати різні довідки; організовувати поточний і постійний архів у господарстві; оформляти і подавати позов до суду.

Аби забезпечити порядок і правильний розподіл вхідних документів між окремими керівниками підприємства, кореспонденцію, що надходить, повинен спочатку розглядати працівник, який добре знає структуру, функції, права і можливості, а також сферу діяльності відділів і керівників. Найчастіше цю роботу здійснює секретар. Його обов'язки: приймання і первинна обробка документів, що надходять; облік, реєстрація і зберігання документації; інформування структурних підрозділів і службових осіб про зміст, строки виконання і місце зберігання службових документів, а також видача їх для тимчасового користування; ознайомлення колективу і окремих службових осіб з розпорядчими і директивними документами; контроль за використанням документів; друкування, зчитування надрукованих документів; оформлення документів на відправлення; реєстрація вхідної і вихідної документації; складання номенклатури справ; формування справ і підготовка їх до здачі в архів підприємства; виклик за дорученням керівництва працівників апарату управління; організація прийому відвідувачів керівником підприємства.

У правильній організації документообігу важливо дотримуватися принципу паралельності. На підприємствах використовують послідовну і паралельну організаційні форми обробки документів. Суть паралельної системи полягає в тому, що робиться кілька копій документа. Це дає змогу одночасно розпочати роботу з ним кільком відділам або виконавцям.

При послідовній системі обробляється тільки один примірник документа і різні виконавці працюють з ним по черзі, що на практиці призводить до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки. Через недостатню забезпеченість розмножувальною технікою, саме ця система обробки документів -- досить поширена у господарствах.

У деяких господарствах немає чіткої регламентації документоутворення, що призводить до збільшення обсягу документообігу. Щоб справитися із швидко зростаючим обсягом управлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед технічну оснащеність управлінської праці.

Ефективним способом зменшення кількості документів на підприємстві є заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, введення накопичувальних відомостей замість накладних на здачу продукції. Значну економію дає застосування лімітно-забірних карток замість індивідуальних матеріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу.

Для того щоб упорядкувати документообіг і визначити оптимальні маршрути руху документів, у більшості господарств складають плани документообігу, в яких перелічуються номери і назви документів, особи, які складають і підписують документи, строки складання і передачі документів іншим виконавцям, відповідальні особи і строки обробки документів у бухгалтерії та інших відділах підприємства.

Доцільний порядок роботи з документами на підприємстві регламентують за допомогою схем руху і обробки основних груп і видів документів. Будь-який об'єкт управління діє одночасно в кількох функціональних системах, кожна з яких має потребу в інформації про стан на об'єкті і постачає його своєю інформацією (вказівки, розпорядження, інструкції, рекомендації і т. ін.). У схемі документообігу слід передбачити забезпечення кожного підрозділу необхідною і вірогідною інформацією в заданий строк, а також потрібну обробку даних.

Правильна організація документації забезпечує створення обґрунтованих схем інформаційно-документальних зв'язків і усуває стихійне формування структури й потоків інформації на підприємстві. Важливим резервом зменшення затрат праці на складання документа є застосування трафаретів і стандартизація службової переписки. Дослідження показують, що в ділових листах 80% повторюваних слів. На складання одного листа з 60--70 слів потрібно від 15 до 20 хв. і більше. Застосування стандартних бланків з трафаретними текстами, в яких залишаються місця для вставок, дає змогу зменшити час на підготовку одного документа до 2--3 хв.

Важливу роль в оформленні листа і раціоналізації праці технічного персоналу і спеціалістів відіграють різноманітні бланки, потрібний набір штампів, печаток і т. ін. В системі документації слід ширше застосовувати технічні способи документування: запис на диктофонах або магнітофонах, фотографування, ксерокопіювання, запис інформації на магнітних носіях і ін. З метою удосконалення документаційного обслуговування апарату управління можна залучати для виконання допоміжно-технічних операцій з обробки документальної інформації (ведення обліково-реєстраційних операцій, контроль за строками виконання документів, друкування, зчитування надрукованих матеріалів, передача документа тощо) кваліфікованих секретарів і діловодів. Секретарі повинні також здійснювати бездокументне обслуговування апарату управління (телефонні переговори, організація нарад, приймання відвідувачів, підготовка службових відряджень та ін.).

Останнім часом при значному збільшенні об'ємів інформації частина інформації в діловодстві на паперових носіях дещо скоротилась. Цього досягнуто за рахунок розвитку сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів (включаючи рукописні) в комп'ютер; текстового і навіть графічного видів обробки документів, що дозволяє просто і оперативно вносити в них зміни; систем електронного транспортування; доступ до довідкової інформації через бази даних та ін.

За рубежем і в нашій країні почали створюватись і впроваджуватись системи автоматизації документообігу і ділових операцій . У цих системах документ сканується в комп'ютер, автоматично проходить прийняту процедуру реєстрації і направляється відповідному працівникові. На великому екрані службовець може бачити увесь сценарій роботи з документом, якого слід дотримуватись: спочатку робить текстову обробку, запрошує із зовнішніх банків даних додаткову інформацію і т. д., до того ж все це може використовуватись паралельно.

Алгоритмом передбачено, що система пам'ятає, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ і при потребі нагадає про необхідність завершення роботи над ним. Крім того, менеджер через свій комп'ютер може контролювати стан робіт над документами, наскільки рівномірно завантажені підлеглі і при необхідності внести корективи в їхню діяльність.

Таким чином, ділове документування на сучасному етапі розвитку науково-технічного прогресу повинне орієнтуватися на нову інформаційну технологію, тобто на збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробку і передачу за допомогою найновіших технічних засобів. Нова інформаційна технологія ґрунтується на автоматизації контрольної праці, масовому створенні автоматизованих міні- і макроЕОМ, що дозволяє формувати локальні банки даних, скорочує тим самим кількість документів, що знаходиться в обігу. Хоча нова інформаційна технологія передбачає заміну паперового документа машинним носієм інформації, проте справу слід розглядати таким чином, що управлінський документ як такий не ліквідується, а замінюється непаперовою машинною формою. Крім того, паперовий документ зберігається у іншому ряді випадків в силу традицій; що склалися в діловій практиці.

Головним у переході до нової інформаційної технології є не стільки придбання сучасних комп'ютерів, скільки удосконалення організаційної структури управління, технології управлінської діяльності, впорядкування документаційного забезпечення управлінських процесів.

У нашій країні проводиться робота по розв'язанню проблем створення єдиних загальнодержавних правил організації діловодства на підприємствах і в установах, опрацьовані типові рекомендації, за якими повинні складатися і оформлятися службові документи, обліковуватися і контролюватися їх виконання. І все ж таки ще чимало керівників і спеціалістів, які на роботу з документами тратять 60--80% робочого часу. Спостерігаються і низька оперативність у проходженні документів, надмірно велике число документів і показників у них, недостатній рівень механізації та автоматизації підготовки і обробки документів.

Раціоналізація діловодства передбачає здійснення цілого комплексу організаційно-технічних засобів, що сприятимуть удосконаленню управління підприємств і спеціальних заходів у системі діловодства. Це насамперед уніфікація документів, яка дозволить упорядкувати, спростити, удосконалити створення документів, скоротити їх об'єм, підвищити якість самого документа як носія управлінської інформації.

Важливим кроком є також стандартизація документів, коли на уніфіковані документи після їх перевірки на практиці і доопрацювання, встановлюються державні стандарти, які передбачають створення загальної моделі побудови управлінських документів; комплексність уніфікації, погодженість із стандартними формами, характеристиками засобів розмноження документів, справами для зберігання та ін.; вибір єдиних правил складання і оформлення документів; максимальне застосування трафаретних текстів, спеціальних бланків тощо. Стандарт на формуляр-зразок визначає оптимальне розташування на бланкові кожного елемента документа, склад інформації, характер її викладу і логічну послідовність оформлення. Для поліпшення документаційного забезпечення управління на підприємствах і в об'єднаннях доцільно розробляти внутрівиробничі стандарти, що визначають технологію та організацію управлінських процесів, включаючи роботу з документованою інформацією. Уніфікація і стандартизація службових документів дозволяє опрацювати трафарети для документів, що містять ідентичну інформацію, яка повторюється.

Підвищення якості документів і скорочення обсягів текстів може досягатися за рахунок, наприклад, зменшення різних преамбул, що не несуть корисної інформації, вилучення персональних звернень і заключних фраз, у яких висловлюються пошанування та подяка адресату. Ефективна організація діловодства передбачає в більшості випадків пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд його відповідним працівником. Так немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж направляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керівника з листом і підготовленою відповіддю.

Правильний порядок проходження документів передбачає мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де документи затримуються, а також скорочення періоду розгляду і вирішення справи шляхом точного визначення обов'язків службових осіб і підвищення їх відповідальності.

Удосконалення діловодства і підвищення оперативності управління досягається шляхом правильної організації праці управлінців, розширення кола питань, що вирішуються без документаційного оформлення, архівної справи, застосування комп'ютерного способу обліку і пошуку документів та документної інформації тощо.

Вимоги щодо організації діловодства і архівної справи

Ефективне документальне обслуговування управлінської діяльності передбачає правильну організацію діловодства. За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94) діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі діяльності.

Кабінет Міністрів України своєю постановою затвердив «Примірку інструкцію з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (1997)». Цією ж постановою зобов'язано міністерства, центральні органи влади, Раду Міністрів, АР Крим, місцеві органи виконавчої влади розробити і затвердити інструкцію з діловодства у власних апаратах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери їх управління.

Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. Поряд із державною мовою у внутрішньому діловодстві допустиме вживання мови відповідної меншості у містах (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення складають громадяни, які належать до національних меншин. Мета діловодства чітко, грамотно і своєчасно оформляти ихідні та вихідні документи, зберігати справи, штампи і печатки у встановленому порядку, уважно обслуговувати відвідувачів. Діловодство слід організувати так, щоб можна було правильно і швидко відображати у документах діяльність підприємства і його окремих підрозділів: швидко і легко знаходити за даними Інтеграції у поточних справах і в архіві всі потрібні довідки; сипе матично контролювати виконання документів.

Операції, пов'язані із складанням, друкуванням, прийманням, зберіганням, відправленням документів, належать до загального діловодства.

Діловодство з особового складу і протокольне діловодство, що мають свої особливості у веденні і оформленні, належать до спеціального діловодства.

Чіткість і дієвість діловодства залежить від правильної організації проходження документів у господарстві або від документообігу.

Вхідний документ -- документ, що надійшов до організації проходить такі етапи: приймання, реєстрацію, виконання, перевірку виконання, реєстрацію виконаного документа, відправлення за призначенням. Приймання і первинну обробку вхідної кореспонденції звичайно доручають одному з працівників підприємства.

На кожному підприємстві має бути перелік документів, які підлягають реєстрації. Обов'язково слід реєструвати документи, що надходять від вищих органів, основні внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, заяви і скарги трудящих. Це допомагає встановити факт і строки одержання документа, його зміст, строки виконання, виконавця, місце зберігання.

На практиці найчастіше застосовують журнальну і карткову системи реєстрації документа. Одержує поширення система реєстрації з використанням комп'ютерів.

За журнальної системи, якщо документ не потребує попереднього особистого розгляду керівником, його слід передати виконавцю у день надходження. У цьому разі про документ доповідають керівникові разом із проектом резолюції. Це дає змогу уникнути розгляду керівником одного питання двічі: спочатку -- запит, а потім -- відповідь. При передачі документів на розгляд або виконання слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями і схе-мами-зразками руху документів.

Керівник не повинен затримувати документи більше ніж на добу. Якщо документ потрібний йому для тривалого користування, то для нього виготовляють копію, а документ з поміткою про виконання підшивають у справу. Своє рішення керівник викладає в резолюції, яку, як правило, пише на документі. Іноді для цього використовуються так звані фішки (невеликі аркушики паперу). В резолюції зазначають відповідальних виконавців документа (одного-двох, іноді трьох-чотирьох), прийняте рішення і строк виконання. Відповідальність за виконання однаковою мірою несуть усі виконавці, але право скликати і координувати їх дії, а також право доповіді резервується за особою, яка зазначена в резолюції першою.

Доцільною формою реєстрації вхідних документів є картки. Переваги їх полягають у тому, що документи можна реєструвати не тільки у хронологічному порядку в міру їх одержання, а й у систематичному -- за кореспондентами. У такому разі кожному кореспонденту присвоюють умовний номер (кодекс). Картки групують за однією-двома ознаками, наприклад, за строками виконання і виконавцями. До відділу документ повинен надходити разом з карткою, що дасть можливість запобігти витрати часу на повторну реєстрацію. У картках не слід дослівно переписувати резолюцію, досить заздалегідь вдрукувати у них вказівки загального характеру («Для відповіді», «Доповісти») і при реєстрації потрібне підкреслити. Крім того, зайвий детальний запис про зміст вхідного документа, треба тільки зазначити питання, що розглядається, або вид документа.

Пропозиції, заяви і скарги колгоспників, робітників і службовців радгоспів реєструють у спеціальному журналі одразу після їх надходження. Після реєстрації із змістом листа і заяв знайомиться керівник.

Рішення щодо заяв і скарг, які не потребують спеціальної перевірки і додаткового вивчення, слід приймати не пізніше, як через 15 діб після надходження. Якщо справу передають на розгляд колегіальних органів управління або виникає потреба у додатковій перевірці і вивченні, строк рішення обмежується одним місяцем. Відповідь заявнику повідомляють усно або письмово.

Для листів-запитів і листів-доручень вищих установ і організацій, а також листів установ, організацій і підприємств з резолюцією керівника господарства, встановлюється 10-ден-ний строк виконання.

Перед відправленням вихідної кореспонденції (листів, документів) в інші організації і установи перевіряють правильність оформлення, наявність реквізитів і реєструють у спеціальному журналі або картці. Записи у журналі роблять у хронологічному порядку. Номер запису в журналі переносять на штамп листа і на копію.

При використанні карток на кожний документ заповнюють окрему картку, зазначаючи в ній вихідний номер, дату, зміст, кому і куди він відправлений, хто виконавець, де зберігається копія документа, номер справи і сторінку.

Заповнені картки зберігають у спеціальних картотеках, нумерують у хронологічному або тематичному порядку. На кореспонденції, яку відправляють рекомендованим листом, ;Ініапоштою, внизу ліворуч під адресою зазначають номер відправного листа. Відправлені документи реєструють у журналі вихідної кореспонденції.

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи (1995)»; державні органи, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи і організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, використання їх у службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

Архів являє собою організацію, чи структурний підрозділ, де здійснюють приймають та зберігають документи з метою використання ретроспективної документної інформації. Архіви бувають державні, приватні та відомчі.

В Україні створено Національний архівний фонд України, в якому зберігаються документи, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, які відображають історію духовного, матеріального життя народу, мають істори-ко-культурну цінність і які визнано такими відповідною експертизою та зареєстровано у заведеному порядку.

Залежно від місця зберігання розрізняють справи поточного діловодства і архівні. У справи поточного діловодства підшивають папери поточного листування календарного року. В постійному архіві (архіві закінчених справ) зберігають справи, книги, журнали та інші документи, що відображають діяльність підприємства за попередні роки. Кожну справу прийнято називати одиницею зберігання.

На початку кожного року у господарстві складають номенклатуру справ -- систематизований список назв справ, які ведуться на підприємстві. При складанні номенклатури слід керуватися положенням (статутом) даного підприємства, відомчим переліком документів, а також прийнятою системою їх групування. Справи, які ведуть протягом 2 років і більше (перехідні справи), вносять у номенклатуру кожного року під тим самим індексом (номер справи за номенклатурою). Номенклатуру справ погоджують з райдержархівом. її затверджує керівник підприємства.

Основні ознаки, за якими складають номенклатуру справ і формують документи у справи такі: предметно-питальна, коли в одну справу групують документи, що стосуються певного питання або предмета; номінальна передбачає групування документів з однаковою назвою (наприклад, протоколи, накази); авторська -- коли в справу групують документи, складені однією установою або особою (наприклад, виконавчі листи, відомості утримань); кореспондентська -- групування в одну справу листування з певним кореспондентом (організацією або особою), наприклад, листування з Агропромбанком з питань поточного фінансування і кредитування; географічна -коли в одну справу групують документи з відомостями, що стосуються певної території, або листування з кількома кореспондентами, що перебувають на одній території (наприклад, листування з лісозаготівельними організаціями Закарпатської області); хронологічна -- поєднує документи за певний період.

Документи, згруповані в справу, підшивають у папку, на обкладинці якої зазначають назву господарства, адресу, номер і назву справи, початок, закінчення, кількість листів у справі, строк зберігання, опис здачі до постійного архіву. У справу підшивають тільки виконані документи і закінчене листування. Для зберігання їх заводять спеціальну папку з написом «На підшивку». Документи, що чекають виконання, зберігають у папці з написом « Чекають виконання».