Документаційне забезпечення в менеджменті

При формуванні справ слід додержуватися послідовності розміщення в них документів. Так, у хронологічному порядку розміщують фінансові й планові документи та листи, відповідь іде після запиту. Протоколи розміщують за номерами, а особові рахунки працівників -- в алфавітному порядку.

Документи, що надходять на підшивку, повинні мати резолюцію «У справу». Щоб документ можна було легко знайти, товщина кожної одиниці зберігання не повинна перевищувата 3--4 см, а кількість сторінок -- 200--250. Якщо документів більше, їх треба розділити на кілька томів.

Зберігають справи у шафах, на внутрішньому боці яких прикріплюють перелік наявних у даній шафі справ. Бухгалтерські документи слід зберігати окремо від реєстрів синтетичного й аналітичного обліку, їх зберігають в окремих папках. У господарстві призначають працівника, відповідального за ведення справ в архіві.

Важливо правильно організувати у господарстві діловодство з особового складу. Воно включає оформлення на роботу, службові переміщення і просування працівників на підприємстві, заохочення, відрядження, відпустки, звільнення з роботи працівника.

В організації управління велику роль відіграє протокольне діловодство. Воно включає реєстрацію присутніх у реєстраційних листах перед початком зборів, написання секретарем президії зборів чорновика протоколу і оформлення протоколу не пізніше як через 2--3 дні після зборів. Протоколи записують у спеціальну книгу або передруковують і підшивають у правного листа. Відправлені документи реєструють у журналі вихідної кореспонденції.

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи (1995)»; державні органи, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи і організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, використання їх у службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

Архів являє собою організацію, чи структурний підрозділ, де здійснюють приймають та зберігають документи з метою використання ретроспективної документної інформації. Архіви бувають державні, приватні та відомчі.

В Україні створено Національний архівний фонд України, в якому зберігаються документи, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, які відображають історію духовного, матеріального життя народу, мають істори-ко-культурну цінність і які визнано такими відповідною експертизою та зареєстровано у заведеному порядку.

Залежно від місця зберігання розрізняють справи поточного діловодства і архівні. У справи поточного діловодства підшивають папери поточного листування календарного року. В постійному архіві (архіві закінчених справ) зберігають справи, книги, журнали та інші документи, що відображають діяльність підприємства за попередні роки. Кожну справу прийнято називати одиницею зберігання.

На початку кожного року у господарстві складають номенклатуру справ -- систематизований список назв справ, які ведуться на підприємстві. При складанні номенклатури слід керуватися положенням (статутом) даного підприємства, відомчим переліком документів, а також прийнятою системою їх групування. Справи, які ведуть протягом 2 років і більше (перехідні справи), вносять у номенклатуру кожного року під тим самим індексом (номер справи за номенклатурою). Номенклатуру справ погоджують з райдержархівом. її затверджує керівник підприємства.

Основні ознаки, за якими складають номенклатуру справ і формують документи у справи такі: предметно-питальна, коли в одну справу групують документи, що стосуються певного питання або предмета; номінальна передбачає групування документів з однаковою назвою (наприклад, протоколи, накази); авторська -- коли в справу групують документи, складені однією установою або особою (наприклад, виконавчі листи, відомості утримань); кореспондентська -- групування в одну справу листування з певним кореспондентом (організацією або особою), наприклад, листування з Агропромбанком з питань поточного фінансування і кредитування; географічна -коли в одну справу групують документи з відомостями, що стосуються певної території, або листування з кількома кореспондентами, що перебувають на одній території (наприклад, листування з лісозаготівельними організаціями Закарпатської області); хронологічна -- поєднує документи за певний період.

Документи, згруповані в справу, підшивають у папку, на обкладинці якої зазначають назву господарства, адресу, номер і назву справи, початок, закінчення, кількість листів у справі, строк зберігання, опис здачі до постійного архіву. У справу підшивають тільки виконані документи і закінчене листування. Для зберігання їх заводять спеціальну папку з написом «На підшивку». Документи, що чекають виконання, зберігають у папці з написом « Чекають виконання».

При формуванні справ слід додержуватися послідовності розміщення в них документів. Так, у хронологічному порядку розміщують фінансові й планові документи та листи, відповідь іде після запиту. Протоколи розміщують за номерами, а особові рахунки працівників -- в алфавітному порядку.

Документи, що надходять на підшивку, повинні мати резолюцію «У справу». Щоб документ можна було легко знайти, товщина кожної одиниці зберігання не повинна перевищувата 3--4 см, а кількість сторінок -- 200--250. Якщо документів більше, їх треба розділити на кілька томів.

Зберігають справи у шафах, на внутрішньому боці яких прикріплюють перелік наявних у даній шафі справ. Бухгалтерські документи слід зберігати окремо від реєстрів синтетичного й аналітичного обліку, їх зберігають в окремих папках. У господарстві призначають працівника, відповідального за ведення справ в архіві.

Важливо правильно організувати у господарстві діловодство з особового складу. Воно включає оформлення на роботу, службові переміщення і просування працівників на підприємстві, заохочення, відрядження, відпустки, звільнення з роботи працівника.

В організації управління велику роль відіграє протокольне діловодство. Воно включає реєстрацію присутніх у реєстраційних листах перед початком зборів, написання секретарем президії зборів чорновика протоколу і оформлення протоколу не пізніше як через 2--3 дні після зборів. Протоколи записують у спеціальну книгу або передруковують і підшивають у папку. У книгах протоколів роблять спеціальну відмітку про зроблені виписки.

Умовою чіткої організації управління є контроль за строками фактичного виконання. Обов'язковому контролю за виконанням підлягають директиви уряду, постанови, розпорядження, накази, запити і доручення вищестоящих організацій, листи організацій, установ і пропозиції. Відомче листування та інші документи беруть на контроль за вказівкою керівника або його заступника.

Загальний контроль за строками виконання службових документів, персональна відповідальність за своєчасне виконання завдань і доручень вищих органів покладаються на керівника підприємства. Крім керівника господарства, контроль за виконанням завдань здійснюють спеціалісти і керівники підрозділів. На кожному документі, виконання якого взято під контроль, ставлять штамп «Контроль». Контроль за строками виконання проводять, як правило, до закінчення визначеного строку, щоб можна було своєчасно вжити заходів щодо виконання завдань.Після закінчення календарного року, але не пізніше 1 квітня наступного року всі справи, папки з бухгалтерськими документами, книги, журнали передають у постійний архів господарства.

Документи мають неоднакову цінність. Наукову цінність і практичне значення кожного документа (одиниці зберігання), а також строки зберігання документів визначають за допомогою експертизи, яку здійснює постійно діюча комісія. До її складу входять 3--5 осіб.

За строками зберігання документи поділяють на матеріали постійного, довгострокового (більше 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання. Перш ніж здати документи в архів, їх підшивають у справу, нумерують, у верхньому куті на останній сторінці роблять засвідчувальний напис про кількість пронумерованих документів і ставлять печатку. На особливо секретні або секретні документи роблять внутрішній опис, в якому перелічують усі документи справи, їх номери, дати і номери листів.

На підготовлені справи і матеріали, що підлягають передачі до архіву, складають описи. Опису підлягають документи постійного зберігання, документи з особового складу, які зберігаються тривалий період, і документи тимчасового зберігання. Після закінчення строків зберігання архівні документи постійного строку зберігання, що мають наукове, довгострокове практичне або державне значення, передають за затвердженими описами до райдержархіву. Архівні документи, строк зберігання яких закінчився у попередньому році, знищують.