Формування контрольно-реєстраційної документації

Головне управління освіти і науки Дніпропетровської облдержадміністрації

Вище професійне училище №55

м. Дніпропетровськ

Письмова екзаменаційна робота

на тему:

«ФОРМУВАННЯ КОНТРОЛЬНО-РЕЄСТРАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ»

Виконала:

учениця групи

О11/1,5-08

Осмоловська М.М.

Керівник роботи:

Міщенко К.І.



Зміст

Вступ

1. Формування контрольно-реєстраційної документації

2. Постановка задачі

1.2 Документ його функції та ознаки

1.3 Загальні основи документообігу на підприємстві

1.4 Реєстрація документів

1.5 Контроль виконання документів

1.6 Строки виконання документів

1.7 Технологія організації контролю виконання документів

1.8 Формування справ

2. Виготовлення документів за допомогою ПК

2.1 Використання програм MS Office у роботі секретаря

2.2 Використання Internet технологій в роботі секретаря

3. Організація робочого місця секретаря та етика ділового спілкування

4. Охорона праці

Висновки

Використана література



Вступ

Документаційне забезпечення управління - важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить від їх технічної оснащеності, від документаційного фактора.

Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу. Дуже важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав.

Порядок ведення діловодства на підприємствах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, де обумовлюється порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.

Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій. Зараз користується популярністю “ідеальний секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навик діловодства, володіє феноменальною пам'яттю на всі номери телефонів, прізвища та посади, знає іноземні мови. Якщо театр починається з вішалки, то будь який офіс - з секретаря. Секретар - візитна картка керівника.

Секретар по діловодству - це спеціаліст, який веде роботу з документами в установах (підприємствах, організаціях). Він повинен бути грамотним, мати достатній загальний політичний і культурний рівень. Людина цієї посади повинна знати, які технічні засоби є в нашій країні і за її межами для механізації. Він повинен вміти користуватися технікою так, щоб значну частину своєї роботи по діловодству перекладати на машини. Секретарі керуючих працівників виконують творчу функцію, є консультантами директорів, слідкують за якістю підготовки службових документів, допомагають керівництву в прийомі відвідувачів.

1. Формування контрольно - реєстраційної документації

1.1 Постановка задачі

При написанні дипломної роботи на тему: «Формування контрольно - реєстраційних документів», ставимо такі завдання

· сформулювати основні правила роботи секретар з контрольно - реєстраційною документацією;

· детально визначити систему роботи з контрольно - реєстраційними карточками, реєстраційними журналами;

· визначити основні форми контролю виконання документів;

оформити додатки до дипломної роботи, а саме:

· зразки контрольно - реєстраційних карточок, журналів реєстрації, окремі зразки внутрішніх, вхідних і вихідних документів.

1.2 Документ: його функції та ознаки

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність.

Документ (офіційне) -- це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Існує також інше визначення терміну:

Документ (за П. Отле) -- це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Юридична сила документа - здатність офіційного документа, яка надається нинішнім законодавством, компетентних органів, що його видають.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці. магнітній та перфострічці, дискеті, флеш карта.

Функції документа:

1. Інформаційна (обов'язкова потреба зафіксувати інформацію);

2. Соціальна (будь-який документ спричинений соціальною потребою);

3. Комунікативна (документ виступає засобами зв'язку між установами, фірмами);

4. Культурна (документ є засобом для передавання культурних традицій).

Специфічні функції:

1. Управлінська (документ є інструментом управління)

2. Правова (документи закріплюють правові норми і правові стосунки у суспільстві)

3. Історична (документ є історичним джерелом).

Види документів визначають за такими ознаками:

· За найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки;

· За погодженням - службові, особисті;

· За місцем виникнення - внутрішні та зовнішні;

· За призначенням - організаційні, розпорядчі, щодо особового складу;

· За напрямком - вхідні, вихідні;

· За формою - стандартні (типові й індивідуальні (нестандартні));

· За строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові;

· За ступенем гласності - загальні, таємні. Для службового користування (ДСК).

· За стадіями створення - оригінальні, копії й виписки, дублікати;

· За складністю - прості й складні;

· За строками зберігання - постійного, тривалого і тимчасового зберігання;

· За технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;

· За носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці.

Документи поділяються за призначенням:

· Організаційні (положення, статути. Інструкції, правила);

· Розпорядчі (постанови, ухвали, накази, витяги та вказівки);

· Довідково - інформаційні (акти, відгук, довідка, доповідь, запрошення, пропозиція);

· Документи з кадрових питань ( автобіографія, заяви різного виду, характеристика, доручення);

· Особисті офіційні документи (посвідчення, розписка);

· Документи з господарсько-договірної діяльності (договір оренди, договір на постачання);

· Документи банківської діяльності (договори лізингу, кредитні договори).

Стандарти і загальні правила оформлення документа визначають реквізити.

Реквізити - обов'язкові елементи документа.

Існує 31 реквізит, але для кожного документу число реквізитів може бути меншим.

· Державний герб;

· Емблема організації;

· Зображення нагород;

· Код підприємства;

· Код форми документа;

· Найменування Міністерства;

· Найменування установи, організації, підприємства;

· Найменування структурного підрозділу;

· Індекс підприємства зв'язку;

· Назва документа;

· Дата;

· Індекс документа;

· Посилання на індекс і дату вхідного документа;

· Місце складання чи видання документа;

· Гриф обмеження доступу до документа;

· Адресат;

· Гриф затвердження;

· Резолюція;

· Заголовок до тексту;

· Відмітка про контроль;

· Текст;

· Відмітка про наявність додатка;

· Підпис;

· Гриф погодження;

· Візи;

· Печатка;

· Відмінка про завірення копій;

· Прізвище виконавця і номер його телефону;

· Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

· Відмітка про перенесення даних на електронний носій;

· Відмітка про надходження.

1.3 загальні основи документообігу на підприємстві

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), періоду обробки і до передачі в архів.

Основні етапи документообігу:

1. Приймання документів та їх розгляд, сортування;

2. Рух документа по відділах і робочих місцях, його обробка і використання для облікових записів;

3. Реєстрація та індексація документів;

4. Контроль виконання документів;

5. Формування справ та номенклатури;

6. Передача документа на засоби обчислювальної техніки (іншої оргтехніки);

7. Передача документа до архіву.

Документообіг на кожному підприємстві здійснюється секретарською службою або секретарем і є обов'язковим для всіх працівників підприємства. Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату.

Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який встановлюється наказом керівника підприємства, установи, зазначається дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт.Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У витягу наводиться перелік документів, що належать до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких подаються ці документи. Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Служба діловодства має забезпечити передання документів виконавцям та виконання документів, а також їх відправлення адресатам. Кожна зі складових цього етапу документообігу має виконуватися із дотриманням певних норм і правил. Отже, до вашої уваги рекомендації щодо організації проходження документів в установах.

Перебування документа повинне бути разовим. Документи повинні оброблятися паралельно. Кількість копій відповідає кількості виконавців, оригінал передається основному виконавцеві.

Передаючи документи на виконання, необхідно пам'ятати, що виконавці одержують документи не лише відповідно до резолюції керівництва установи, а й відповідно до вказівок керівників структурних підрозділів з урахуванням функціональних обов'язків, кваліфікації та завантаженості працівників. Тому не рекомендується передавати документи виконавцям, не повідомивши про це керівників структурних підрозділів.

Отримання документів супроводжується їх розглядом:

Сортують документи, індексація, передача документів керівництву, написання резолюції керівником, направлення документів в контрольну службу, сортування документів по структурним підрозділам, написання резолюції керівниками підрозділів.

Документи, особливо вхідні, після реєстрації мають погоджуватися і візуватися керівником. Секретар, отримавши кореспонденцію, повинен поставити підпис в книзі, як підтвердження отримання документа, якщо на конверті розміщено гриф «терміново» секретар робить помітку для найшвидшої передачі документа керівникові. Важливим етапом в роботі з документами є їх обробка. При обробці звертають увагу на правильність доставки. При неможливості визначення адресата документ відправляється адресантові.

При наявності грифу «особисто» конверт не відкривається.

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватись в день надходження документа до служби діловодства. Виконавець несе персональну відповідальність за використання при підготовці документа неповної та невірогідної інформації, за порушення встановлених строків виконання документів, якщо для цього не було об'єктивних причин.

Опрацювання і відправка документа здійснюється експедицією або службою діловодства відповідно до правил поштового зв'язку. Співробітник експедиції (або секретарю) перевіряє правильність оформлення документів:

· Наявність підпису;

· Наявність дати і номера;

· Наявність заголовка до документа;

· Наявність позначки про виконавця;

· Наявність на відпусках віз, у тому числі візи виконавця;

· Правильність розташування реквізитів відповідно до державних стандартів;

· Правильність адресування;

· Наявність адреси, якщо документ надсилається разовому кореспонденту;

· Список на розсилку;

· Наявність усіх сторін документа та всіх додатків, зазначених в основному документі;

· Відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Ці елементи оформлення є обов'язковими при відправленні документів, як поштою, так і факсом.

Після розгляду документів та їх сортування секретар або секретарська служба починає реєструвати документ.

1.4 Реєстрація документів

Реєстрація документів - це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них. Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

Реєстрація документів є складовою частиною діловодства. Вона забезпечує надійність і швидкість знаходження документів, їх збереження, їх можливість ефективного контролю їх виконання.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні - в день підписання.

Обов'язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома; документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки.

У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.

Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6..

Подаємо зразок контрольно-реєстраційної карточки:

Дата надходження та індекс документа № 01-02 «19» січня 2009 р.	Назва підприємства реєстраційно-контрольної картки	Виконавець Тел.
Кореспондент	Назва, дата та індекс документа	Термін виконання
Зміст документа	Проходження документа
	Дата передачі	Кому передано	Розписка про отримання	Дата повернення

Існує парна реєстрація. Тобто на одній карточці фіксують дані про два документа, якщо переписка продовжується, то всі наступні листи фіксуються на інших картках

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання; треба вести кілька журналів - вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. Ін.; пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього - в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа - в журналі реєстрації наказів.

Подаємо зразок журналу реєстрації вхідних і внутрішніх документів:

Дата і індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Відмітка про виконання
1	2	3	4
Заповнити

Бланки реєстраційних карток виготовляться типографськими способами.

Допускається виготовлення кольорових бланків карток, що полегшує роботу з ними. Кількість примірників РКК визначається числом карточок, які ведуться на даному підприємстві. На підприємствах де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах турного підрозділу . До якого передають разом із документом).

Будь - який документ, який створюється або надходить в організацію, повинен виконатися.

Індексація

1.5. Контроль виконання документів

Контроль як одна із функцій управління включає в себе:

- контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;

- контроль за термінами виконання документів;

- контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.

Контролю підлягають документи, в яких встановлені завдання.

Нормативними документами ОДПС передбачено обов'язковий контроль з виконанням таких документів:

– Закони України;

– Постанови Верховної Ради України;

– Доручення Комітетів Верховної Ради України;

– Укази Президента України;

– Розпорядження Президента України;

– Доручення Президента України;

– Доручення Адміністрації Президента України;

– Постанови Кабінету Міністрів України;

– Розпорядження Кабінету Міністрів України;

- Доручення Кабінету Міністрів України;

- звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

- рішення і доручення органів ДПС вищого рівня;

- звернення органів ДПС України;

- звернення міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій;

- звернення громадян;

- власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.);

- вихідні документи, на які очікуються відповіді.

В органах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням документів.

До першого рівня контролю належать такі документи:

- закони України;

- постанови Верховної Ради України;

- укази Президента України;

- розпорядження Президента України;

- доручення Президента України;

- постанови Кабінету Міністрів України;

- запити та звернення народних депутатів України.

Контроль за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання. До другого рівня контролю належать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання.

Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів.

Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації.

Контроль за виконання документів включає такі види роботи:

- постановку документів на контроль;

- формування картотеки контрольних документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; - перевірку ходу виконання документів (для документів першого рівня контролю);

- облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів; - інформування про хід та підсумки виконання документів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

Початок контролю - з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться на контроль, проставляється штамп “Контроль” або позначка “К”. Одночасно діловодною службою оформляють два примірники контрольних карток, один із яких передається разом з документом виконавцеві; другий примірник передається до контрольної служби та поміщається у контрольну картотеку.

При оформленні контрольної картотеки в “ручному режимі” незалежно від обсягу карток, слід дотримуватися єдиних принципів. Картотека складається, як правило, з 33 секторів, 31 з яких відповідає максимальній кількості днів у місяці, один - для карток до прострочених документів і ще один - для карток до документів, терміни виконання яких визначені на наступні місяці (періоди). Усередині секторів контрольні картки можуть розміщуватися за індексами структурних підрозділів, прізвищами виконавців тощо. При великому обсязі контрольних документів і значній кількості структурних підрозділів контрольна картотека може будуватися за підрозділами, групами постійних кореспондентів чи за іншими ознаками. 

В органах державної податкової служби України документи ставляться на автоматизований контроль. Контрольна служба здійснює автоматизоване формування картотеки контрольних документів.

Порядок здійснення контролю за документами, які належать до першого рівня контролю, визначає керівник органу державної податкової служби в процесі розгляду вхідної кореспонденції та підписанні внутрішніх і вихідних документів. При цьому на контрольну службу (або посадову особу) покладаються обов'язки по підготовки плану (порядку) контролю взятого на контроль документа. Відповідно до цього плану здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання документів, які належать до першого рівня контролю.

Після вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець оформляє на документі відмітку про його виконання. Одночасно наслідки розгляду документа переносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольної картки, де засвідчуються підписом, як правило, керівника структурного підрозділу. Картка передається до контрольної служби у день виконання документа.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату.

1.6 Строки виконання документів

Строки виконання документів внутрішніх обчислюються з дня їхнього підписання.

Для вхідних з дати надходження документа.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на не робочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує не робочий.

Строки виконання документів можуть зазначатися в самому документі, або встановлені законодавчими актами.

Типові виконання визначаються законодавством. (Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах…» від 17 жовтня 1997 року, за номером 1153).

Терміни виконання документів:

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть вказуватися як в самому документі, так і встановлюватися актами законодавства.

Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” - протягом 7 робочих днів з дати підписання документа.

Депутатські запити розглядаються у 15-денний термін з дня їх одержання або в інший термін, встановлений Верховною Радою України. Звернення народних депутатів України та депутатів місцевих Рад народних депутатів повинні бути розглянуті протягом не більше як 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня розглядаються у зазначений у них термін або протягом 30 днів від дати підписання документа. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від їх одержання, а ті, що не потребують додаткового вивчення - невідкладно, але не пізніше ніж через 15 днів від дати їх отримання. В окремих випадках з об'єктивних причин термін розгляду звернень громадян може бути продовжений, але загальний термін вирішення питань, порушених у зверненнях, не повинен перевищувати 45 днів.

Скарги платників податків повинні розглядатися у місячний термін.

Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, виконуються протягом не більше 2 днів, решта - до 10 днів. Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка її заміщає. Термін розгляду документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені або розглянуті і кореспондентові дано вичерпні відповіді.

1.7. Технологія організації контролю документа

Контроль виконання документів має таку послідовність:

1. Узяття документа на контроль і формування картотеки; створення автоматизованої бази даних;

2. Перевірка, чи своєчасно доведені документи до виконання;

3. Облік і узагальнення результатів контролю виконання документа;

4. Повідомлення про роботу і підсумки виконання документів на оперативних нарадах чи на засідання колегіальних органів.

Якщо документ має конкретну дату виконання, зазначену в тексті або входить до переліку документів, що підлягають обов'язковому контролю, ці документи ставлять на контроль служба діловодства або секретар під час реєстрації.

Вхідні документи ставлять на контроль після того, як їх розглянув керівник і зазначив конкретні дати виконання цих документів резолюцією.

Постановка документів на контроль розпочинається на лівому березі першого аркуша документа (на рівні заголовка тексту) літерою К або написом «контроль». Таку ж відмітку ставлять у реєстраційній формі. Форму контролю вибирають виходячи з можливостей установи.

Контроль виконання будується на базі реєстраційних даних.

Строкова картотека ведеться для здійснення контролю в ручному режимі.

Картки розміщуються в картотечному ящику на 33 роздільники:

31 - календарний день;

2 - додаткові.

Карточки розміщуються за строками виконання. Секретар або група контролю переглядає їх і групує відповідно до програми здійснення контролю. Якщо виконання документа доручено декільком особам то виконання його покладається на перше прізвище списку.

Протягом строку виконання документів група контролю або секретар здійснює поточну перевірку документів.

Строк виконання документа можна змінити лише за вказівкою керівника.

У разі його відсутності інша посадова особа, яка його заміщає.

Термін подовження виконання документів може встановити керівник, якщо виконавець в письмовій формі дасть пояснення (пояснення потрібно написати за 3 дні раніше від терміну виконання документа).

Крім поточного контролю, є попереджувальний контролю. Групи контролю або секретар нагадує виконавцям у письмовому вигляді за 3 дні раніше до строку виконання документа.

Дані про перебіг виконання контролю документів періодично аналізуються. Дані подаються у таблицях зведеннях за спеціальними графами. Зведення можуть бути:

· Щомісячні;

· Щотижневі;

· Щоденні.

Після реєстрації і здійснення контролю за їх виконанням документів секретарська служба переходить до наступного етапу в роботі з документами - формування справи.

1.8. Формування і оформлення справ

СПРАВА - це документ, або сукупність документів, які стосуються одного питання чи напряму діяльності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці) (ДСТУ 2732 - 94).

Формування справи - це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи (ДСТУ 2732 - 94).

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документів, у канцелярії підприємства.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів підприємства, схоронності їх, упорядкуванню діловодства.

Справи, як правило, формує секретар-референт, технічний секретар або інший відповідальний працівник під контролем керівника.

У фірмах справи формують переважно за назвами видів документів (накази, контракти, акти й т. Д.). Якщо обсяг документообігу великий, то для оперативного пошуку можуть уводитися інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти можна групувати в кілька справ: контракти про постачання мінеральних добрив, контракти про постачання вугілля, контракти про постачання бензину й т. Ін.

Правила формування справ такі:

1. У справу компонують тільки виконані документи;

2. У справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;

3. Документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

4. Документи з одного питання підшивають в одну справу (в кожній справі або томі має бути не більше 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);

5. До справи вносять лише один примірник документа;

6. В кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);

7. Як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виробничого періоду);

8. У справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;

9. Усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності).

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки й доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи й зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу - трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Накази по особовому складу групують окремо від наказів із питань загальної діяльності.

Документи по особовому складу підприємства (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ працівників.

Із документів, що мають реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа), формують окремі справи.

Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо обсяг листування невеликий, то заводять одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Прогнозуючи збільшення обсягу листування з діловими партнерами, доцільно сформувати окремі справи для вхідних листів (факсів). Якщо обсяг документообігу великий. Можна завести справи на вхідні листи, вихідні листи, вхідні факси, вихідні факси. Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити.

Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна застосовувати об'єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати документи різних видів (контракти, факси, телефонограми й т.п.), які стосуються однієї організації.

Плани та звіти зберігають у справах того року, за яких їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження. Бізнес-плани на кілька років підшивають у справи першого року (наприклад, бізнес-план на 1999-2000 рр. Слід зберігати у справі за 2000 рік)

Сформовані справи зберігають у спеціальних теках вітчизняного або імпортного виробництва. Теки імпортного виробництва можна використовувати протягом кількох років, тому для оперативного пошуку документів усередині справи доцільно робити закладки із зазначенням року.

На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані:

· Назва організації;

· Назва структурного підрозділу;

· Номер справи;

· Заголовок справи;

· За який рік (роки);

· Кількість аркушів та термін зберігання (Згідно с переліком).



2. Виготовлення документів за допомогою ПК

2.1. Використання програм MS Office у роботі секретаря

Створення документів за допомогою Word

Текстові процесори, яскравим представником яких є текстовий редактор Word, - це універсальне програмне середовище для роботи з текстовими документами, що є частиною роботи секретаря.

Створений широкий спектр програм на прагненні спростити роботу з різними видами документів (друкарськими виданнями, документами, доповідями). Одні призначені для оформлення невеликих документів простої структури, інші - для набору і підготовки до друкарського видання книг і журналів.

Текстовий редактор Word надає секретареві різноманітні можливості, як при підготовці текстів, так і при маніпулюванні з готовими текстовими документами, збереженими на різних носіях. З фрагментів готових текстів можна формувати нові тексти; текстові документи можна передавати по лініях зв'язку локальних і глобальних комп'ютерних мереж.

Для редактора Word можна відзначити наступні можливості, як правило, властиві і іншим текстовим процесорам:

1. Використання різноманітних шрифтів і їх зображень (напівжирне, курсивне, контурне, з тінню, надрядкове, підрядкове, з розрядкою або ущільненням, в різному кольорі);

2. Використання в одному документі символів алфавітів різних мов (кирилиці, латиниці, грецького, арабського, єврейського);

3. Редагування тексту і перевірка правопису (орфографія і граматики);

4. Автоматичне розбиття документа на сторінки, введення заголовків сторінок (верхніх і нижніх колонтитулів), виносок;

5. Вбудований інструменти форматування готового тексту (вирівнювання, колонки, нумерація);

6. Ведення ступінчастого багаторівневого змісту;

7. Пошук і заміна фрагмента тексту;

8. Робота з декількома документами одночасно, зокрема з документами різних середовищ (текстом, електронними таблицями, графікою, базами даних).

Крім того, в редакторові Word є широкий вибір засобів автоматизації, що спрощують виконання типових завдань, з якими має справу секретар:

· Робота з макро послідовностями символів;

· Авто заміна друкарських помилок при введенні;

· Автоматичне форматування тексту при введенні (автоформат);

· Автоматична пропозиція повного варіанту дати, а також слова або фрази із списку авто тексту після декількох перших букв (авто завершення);

· Автоматичний аналіз документа з метою виділення його ключових положень, на підстав якого сскладається автореферат;

· Можливість створення стилів;

· Автоматичне надання рад і довідкових відомостей, які можуть знадобитися по ходу виконання завдання (помічник);

· Наявність майстра листів, календарів, повісток, резюме, конвертів, факсів, що полегшують роботу із створення документів.

Створення документів за допомогою Excel

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, непов'язаних з обслуговуванням громадян.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і, в значній мірі, роботу секретаря.

Excel. З табличним представленням даних ми стикаємося в багатьох сферах діяльності, починаючи з побутових потреб і кінчаючи бухгалтерськими або секретарськими оформленнями.

Програмне забезпеченні, зване системою обробки електронних таблиць дозволяє автоматизувати операції виконання однорідних обчислень і перерахунку з початковими даними, що змінюються.

У елементи електронної таблиці можна вносити різну інформацію: текст, числа і формули.

Осередки можуть містити незалежні дані, які, як правило, заносяться уручну або завантажуються з деякого файлу даних. Ці дані можуть використовуватися для обчислення значень інших осередків. У осередки з обчислюваними значеннями заносяться формули для обчислень. Користувач зазвичай бачить на екрані результати обчислень по заданих формулах.

При кожній зміні осередків проводиться автоматичний перерахунок всіх осередках, пов'язаних із змінними правилами обчислень.

Сучасні табличні процесори, до яких можна зарахувати і Excel, надають користувачеві наступні можливості:

· Робота з «робочими книгами» (сукупність таблиць);

· Завдання в таблицях чисел і формул, перерахунок значень обчислюваних осередків при змінах початкових даних;

· Побудова діаграм за даними таблиць;

· Великий набір вбудованих функцій;

· Автоматичне заповнення осередків послідовностями (дні тижня, місяці і тому подібне);

· Можливість роботи із зовнішніми базами даних;

· Управління параметрами тексту;

· Виведення таблиць на друк;

· Можливість створення макросів (серії команд, згрупованих разом для спрощення роботи);

· Перевірка орфографії;

· Пошук, сортування і систематизація інформації, тобто використання електронної таблиці як проста база даних.

Слід ще раз підкреслити, що електронна таблиця дозволяє не тільки автоматично виконувати розрахунки, на і є дуже ефективним засобом для проведення чисельного моделювання. Міняючи у всіляких поєднаннях значення початкових параметрів, можна спостерігати за зміною вихідних даних і аналізувати отримані результати. Табличний процесор миттєво надає безліч варіантів рішень, на основі яких можна вибрати найбільш прийнятне.

Всі ці якості дозволяють вважати табличний процесор за обов'язковий елемент автоматизації установ і секретарської діяльності.

Особливості роботи з електронними документами:

У наш час удосконалювати будь-яку управлінську систему без впровадження комп'ютерних технологій неможливо. Важливе значення має створення системи автоматизації документообігу, що сприятиме значному скороченню терміну проходження документів в органах державної податкової служби, вдосконаленню контролю за виконанням документів, забезпечить більш якісну взаємодію структурних підрозділів у вирішенні спільних питань. Діючою Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової служби України визначений порядок роботи з документами, що формуються на магнітних носіях. Так, кореспонденція, що надійшла електронною поштою і адресована керівництву ОДПС, копіюється на принтер (тверду копію), реєструється у діловодній службі і передається за призначенням. Одночасно надходження такої кореспонденції обліковується у журналі, який ведеться електронною поштою. Підготовка документів на магнітних носіях здійснюється безпосередньо виконавцями. При цьому обов'язково необхідно зазначати такі реквізити: ім'я файлу; дату і реєстраційний індекс документа; номер і дату листа, на який дається відповідь; адресата; заголовок до тексту; текст; перелік додатків із зазначенням сторінок; підпис; прізвище і номер службового телефону виконавця. Ім'я файлу при підготовці вихідних документів для надсилання електронною поштою формується залежно від адресата. Наприклад, при відправці кореспонденції із ДПА України на адресу державної податкової адміністрації обласного рівня (ОДПА), до складу імені файлу повинні бути включені такі позначки: Е ОО ДД ММ І. УУ, де: Е - знак “Е” означає, що службова інформація призначена для відправлення із ДПА України до державної податкової адміністрації обласного рівня. У випадку відправлення інформації термінового призначення замість знака “Е” вводиться знак “А”; ОО - індекс державної податкової адміністрації обласного рівня (двозначний). Якщо документ надсилається всім ОДПА, то проставляються два нулі; ДД - число місяця надсилання інформації; ММ - місяць надсилання інформації (двома арабськими цифрами); І - літерний ідентифікатор (А - Z); УУ - перші два знаки індексу самостійного структурного підрозділу ДПА України, що відправляє документ. За аналогічним принципом формуються імена файлів при надсиланні кореспонденції електронною поштою за напрямами:

- ОДПА - ДПА України; - ОДПА - ОДПА;

- ОДПА - державні податкові інспекції (ДПІ);

- ДПІ - ОДПА;

– ДПІ - ДПА України;

– ДПА ВПП - ДПА України;

– ДПІ - ДПІ (внутрішньообласна);

– ДПА ВПП - ДПА України.

Всі дискети з електронними документами маркуються - вказується індекс структурного підрозділу, за яким закріплена дискета, й прізвище та ініціали виконавця. Підготовлений проект документа (тверда копія) подається на підпис в установленому порядку, після чого реєструється у діловодній службі і разом з дискетою передається до електронної пошти для надсилання. Після перенесення інформації з дискети на ПЕОМ електронної пошти дискета повертається виконавцеві, а підписана тверда копія документа підшивається до справи за номенклатурою. Службовою інформацією для внутрішнього користування структурні підрозділи обмінюються шляхом передачі її на дискетах. При наявності в установі локальної обчислювальної мережі текст документа передається від одного підрозділу до іншого безпосередньо мережею з обов'язковою, у відповідних випадках, реєстрацією у діловодній службі. Важливе значення в діяльності органів державної податкової служби всіх рівнів має створення реєстру нормативних актів і службових документів державної податкової служби України. Він являє собою автоматизовану систему збирання, систематизації, класифікації і використання документів з основних питань діяльності органів державної податкової служби України. До реєстру вносяться такі види документів: - закони України, постанови Верховної Ради України;

- укази і розпорядження Президента України;

- постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

- документи нормативного характеру міністерств, відомств та інших державних органів; - статистичні збірники, листи-роз'яснення та інші документи методичного та інформаційного характеру;

- документи нормативного характеру органів державної податкової служби;

- листи з питань роз'яснення податкового законодавства;

- накази і розпорядження органів державної податкової служби;

- протоколи виробничих нарад;

- положення про структурні підрозділи органів державної податкової служби. До зазначеного реєстру не вносяться документи, що містять несекретні відомості обмеженого характеру (конфіденційні) та документи з грифом “таємно”, “не для друку”. У 2000 році прийнята Концепція системи діловодства та автоматизації документообігу в органах державної податкової служби України. Нею передбачені основні програмно-технічні вимоги до створення системи електронного документообігу, схеми реєстрації, опрацювання та контролю документів, склад функціональних комплексів, вимоги щодо захисту інформації в системі документообігу, до програмного і технічного забезпечення тощо.

Концепцією передбачено створити таку систему електронного обігу документів, яка б змогла охопити всі діловодні процеси, починаючи з надходження або створення документів і закінчуючи передачею їх на архівне зберігання. Система повинна поширюватись вверх - до рівня керівництва і вниз - до рівня рядових виконавців, забезпечуючи при цьому контроль встановлених прав доступу до інформації. Система автоматизації документообігу повинна враховувати організаційну структуру ДПА України, отже, складатися з двох рівнів - центрального та локального. Формування інформації центрального рівня забезпечується діловодною службою. Тут повинні створюватися реєстраційні картки та картки контролю вхідних службових документів, запитів-звернень народних депутатів, пропозицій, заяв і скарг громадян, власних нормативно-розпорядчих документів і доручень керівництва, службових вихідних документів. На центральному рівні здійснюється контроль за виконанням документів. Складаються реєстри документів паперового архіву документів ДПА України за минулі роки та ефективний архів цих документів. Локальний рівень системи автоматизації документообігу передбачає відповідні функції структурних підрозділів у роботі з електронними документами. Вони пов'язуються з опрацюванням надісланих із центрального рівня засобами електронної пересилки реєстраційних карток, електронних копій вхідних і нормативно-розпорядчих документів, а також електронних копій документів, що надходять в підрозділ з інших структурних підрозділів та вхідних зовнішніх документів. На локальному рівні за умови повного забезпечення працівників комп'ютерною технікою є можливість запровадити підсистему колективної розробки електронних документів. При запровадженні системи автоматизації документообігу значно підвищується ефективність контролю за виконанням документів. Контроль може здійснюватися шляхом візуального перегляду переліків реєстрів документів та контрольних карток, розсилки виконавцям нагадувань про терміни виконання документів, формування довідок про документообіг та стан виконання документів. Зокрема, в автоматизованому режимі є можливість одержати довідки про стан виконавської дисципліни в цілому по установі (за відповідний період), про хід виконання завдань по управлінню, про аналіз кореспонденції, що надійшла до установи, про термін розгляду документів керівництвом, про своєчасно виконані документи, про виконані документи з порушенням термінів, про виконання депутатських запитів і доручень, про стан розгляду звернень громадян, про невиконані документи, термін виконання яких закінчився. Крім цього, система електронного документообігу забезпечує підготовку інформації (довідок) про опрацювання контрольних доручень керівництва, про відправлення кореспонденції структурними підрозділами, про підготовку документів підрозділами, про документи, на які очікується відповідь. Враховуючи велику кількість службових документів, які виникають у системі органів державної податкової служби, великої ваги набуває питання вдосконалення системи зберігання цих документів і їх наступного використання. Розв'язанню цієї проблеми може сприяти ведення централізованого архіву документів у електронному вигляді.  За допомогою програмного забезпечення електронного архіву є можливість оперативно віднайти текстові і графічні електронні зразки документів, визначити фізичне місцезнаходження оригіналу документа. Для кожного документа архіву мають місце три форми зберігання: оригінал (паперовий примірник, одночасно зв'язаний з електронним каталогом, де зафіксовано реальне місцезнаходження документа); електронне графічне зображення документа (сканований та переведений у графічну форму із збереженням зображень написів, підписів, печаток); символьний документ (файл, у якому відображено зміст документа у текстовій формі і який дозволяє експорт фрагментів та всього тексту до комп'ютерних програм користувача). Вирішення завдань щодо впровадження сучасних комп'ютерних інформаційних технологій із метою вдосконалення діловодних процесів в органах державної податкової служби дасть можливість підвищити оперативність роботи з документами, скоротити документообіг, посилити контроль за виконанням документів, запровадити безпаперову технологію роботи з документами, формувати архів електронних копій документів, що в свою чергу повинне позитивно позначитися на якості системи управління в податковій службі України.

2.2 Internet- технології у роботі секретаря

Internet - не говорячи вже про те, що його поява ознаменувала нову епоху в розвитку комунікації - дозволяє секретарю розширити свої пізнання в будь-якій сфері діяльності або досліджень. А оскільки розвитку Internet, з одного боку, сприяли комерційні організації фірми, що використовують Мережу для обміну ділової інформації і публікації реклами, то тут багато корисного для себе знайдуть всі - від бізнесменів до любителів.

Електронна пошта

Один з видів інформаційних послуг, які надають комп'ютерні мережі, - електронна пошта (E-mail) . В цьому випадку обидва абоненти - відправник і одержувач - мають справу з посередниками (провайдерами), що виконують функції місцевих відділень поштового зв'язку.

Одночасно з реєстрацією в місцевому “поштовому відділенні” абонентові повідомляється унікальна (з погляду місцевого сервера) електронна адреса і видається спеціально настроєне програмне забезпечення, яке дозволяє автоматично встановити зв'язок з посередником, за декілька хвилин отримати кореспонденцію, що поступила у вашу адресу, і відправити заздалегідь підготовлені вами повідомлення. Слід звернути увагу на оперативність і дешевизну електронної пошти в порівнянні з традиційними засобами спілкування - телеграмами, міжміськими телефонними розмовами, звичайними листами. Електронна пошта доходить до абонента, розташованого в будь-якій точці земної кулі за лічені хвилини. На відміну від звичайних поштових відділень, E-mail не втрачає свої листи, а в ньому можна передавати різні зображення, навіть, відео ролики.

Телеконференції

Телеконференції по оформленню і способу роботи дуже схожі на електронну пошту з тим лише відмінністю, що ваш лист може прочитати величезна кількість людей, а у свою чергу зможете поцікавитися тим, що пишуть вам абсолютно незнайомі люди.

Конференції підрозділяються по темах назва конференції складається з декількох слів, розділених крапками, кожне подальше з яких звужує тему. Ось стандартне позначення деяких груп телеконференцій Usenet: comp - конференції, де обговорюється все, що пов'язано з комп'ютерами і програмуванням; news - обмін новинами, питання розвитку системи телеконференцій; rec - відпочинок, хобі, захоплення; sci - все, що пов'язано з наукою; soc - питання суспільного життя; talk - група для любителів посперечатися або просто поговорити на будь-яку тему. Сьогодні всякий комп'ютер, повноцінно підключений до Інтернет, має доступ до новин Usenet, але новини Usenet розповсюджуються і по інших мережах, застосовуючись так же широко, як і електронна пошта.

Internet Real Chat (реальне спілкування в Інтернеті)

Це можна перевести як "паралельні бесіди". У Internet. Десятки тисяч людей, які зібралися в Internet поговорити. З друзями і незнайомими людьми. Обговорити певні теми, і все це відбувається в реальному часі. Для того, щоб прийняти участь в бесіді, вам потрібно просто підключитися до вибраного каналу. Кожен канал має назву, яка більш менш відображає тему розмов.

Отже, інтернет-технології у використанні інформаційних ресурсів йдуть вперед семимильними кроками, і це значно полегшує пошук і збір інформації по необхідній темі. Все більше функцій у сфері інформації виконує він в житті людини. Електронна адреса зайняла міцне місце на візитках фірм. А поки Internet залишається найшвидшим і доступнішим постачальником інформації, надаючи швидкий зв'язок між людьми на відстані багатьох тисяч кілометрів