Формування контрольно-реєстраційної документації

3. Організація робочого місця секретаря та етика ділового спілкування

3.1 Вимоги до обладнання та організації робочих місць користувачів ПК:

Обладнання та організація робочих місць користувачів ПК мають забезпечувати відповідність конструкцій всіх елементів робочого місця та їх взаємного розташування ергономічним вимогам з урахуванням характеру і особливостей трудової діяльності відповідно до Санпін 3.3.2.007-98.

При розташуванні елементів робочого місця користувача ПК слід враховувати: робочу позу користувача, простів для розміщення користувача, можливість огляду елементів робочого місця, можливість ведення записів, розміщення документації і матеріалів, які використовуються користувачем.

Конструкція робочого місця користувача ПК має забезпечити підтримання оптимальної робочої пози. Робочі місця з ПК слід так розташувати відносно вікон, щоб природне світло падало збоку переважно зліва. Робочі місця з ПК повинні бути розташовані від стіни з вікнами на відстані не менш ніж 1,5 м, від інших стін -на відстані не менше ніж 1 м. При розміщення робочого місця поряд з вікном кут між екраном монітора і площиною вікна повинен складати не менше 90⁰ (для виключення відблисків), частину вікна, що прилягає, бажано зашторити. Недопустиме розташування ПК, при якому працюючий повернений обличчям або спиною до вікон кімнати або до задньої частини ПК, в яку монтуються вентилятори.

При розміщенні робочих столів з ПК слід дотримуватись таких відстаней: між бічними поверхнями ПК - 1,2м, від тильної поверхні одного ПК до екрана іншого ПК - 2,5 м.

Монітора повинен бути встановлений таким чином, щоб верхній край екрана знаходився на рівні очей. Екран монітора ПК моє розташовуватися на оптимальній відстані від очей користувача, що становить 60-70 см, але не ближче ніж 60 см з урахуванням розміру літерно-цифрових знаків і символів.

Для забезпечення точного та швидкого зчитування інформації і зоні найкращого бачення площина екрана монітора повинна бути перпендикулярною нормальній лінії зору. Розташування екрана монітора ПК має забезпечувати зручність зорового спостереження у вертикальній площині під кутом 30⁰ до нормальної лінії погляду користувача.

Клавіатура повинна бути розташована так, щоб на ній було зручно працювати двома руками. Клавіатуру слід розміщати на поверхні столу на відстані 10-30 см від краю. Кут нахилу клавіатури до столу повинен бути в межах від 5⁰ до 15⁰, зап'ястя та долоні рук мають розташовуватися горизонтально до площини столу.

Принтер повинен бути розміщений у зручному для користувача положенні, так, щоб максимальна відстань від користувача до клавіш управління принтером не перевищувала довжину витягнутої руки.

Робоче місце має бути обладнання підставкою для ніг шириною не менш ніж 30 см., глибиною-не менш ніж 40 см., що регулюється за висотою в межах до 15 см і за кутом нахилу опорної поверхні підставки - до 20⁰. Підставка повинна мати рифлену поверхню і бортик по передньому краю висотою 10мм.

Робочий стілець має бути підйомно-поворотним, регульованим за висотою, з кутом нахилу сидіння та спинки, поверхня сидіння має бути плоскою, передній край - заокругленим. Регулювання за кожним із параметрів має здійснюватися незалежно, легко і надійно фіксуватися. Висота поверхні сидіння має регулюватися в межах 40-50 см., а ширина і

Глибина становити не менше ніж 40 см. Кут нахилу сидіння - до 15⁰ вперед і до 5⁰ - назад. Висота спинки стільця має становити 300±20 мм, ширина - не менше ніж 380 мм. Кут нахилу спинки має регулюватися в межах 1- 30⁰ від вертикального положення. Відстань від спинки до переднього краю сидіння має регулюватися в межах 260-400 мм..

Конструкція робочого стола повинна забезпечувати можливість оптимального розміщення на робочій поверхні обладнання, що використовується, з урахуванням його кількості та конструктивних особливостей (розмір монітора, клавіатури, принтера, ПК та ін.) І документів, а також враховувати характер роботи, що виконується.

Висота робочої поверхні столу з ПК має регулюватися в межах 68-80 см., а ширина і глибина - забезпечувати можливість виконання операцій у зоні досяжності моторного поля (рекомендовані розміри: 6-14 см, глибина - 80-10 см.). Робочий стіл повинен мати простів для ніг висотою не менше ніж 60 см, шириною - не менше ніж 50 см, глибиною (на рівні колін)- не менше ніж 45 см, на рівні простягнутої ноги - не менше ніж 65 см..

Організація робочого місця секретаря - це важливий фактор в роботі секретаря, бо від відчуття комфортності залежить його рівень роботи, а секретар, який добре працює, дуже в нагоді будь-якому керівнику.

3.2 Етика ділового спілкування

Часто людині вистачає одного погляду для висновку про особистість партнера по спілкуванню, оскільки його манери, постава, хода, одяг, прикраси дають багато різноманітної інформації про характер, ставлення до себе, навіть про ділові якості. Всі ці елементи свідчать про зовнішню культуру особистості.

Спілкування людей підпорядковується не лише логіці проблеми, яку вони обговорюють, законам мови, вимогам щодо вияву культури почуттів. На нього також впливають різноманітні правила, які залежать від етнічних особливостей, ситуацій, а також від від віку, статі, професійної належності. Ці аспекти спілкування регулюються як формальними правилами, так і неписаними нормами, тобто етикетом.

Зовнішня культура - видимі, візуально сприйнятні елементи, що характеризують особистість При першій зустрічі з людиною передусім звертають увагу на її одяг. Якщо він свідчить про невибагливий смак, низьку культуру, неповагу до себе та оточення, то від такої людини мало хто сподіватиметься конструктивної співпраці.

Мистецтво вдягатися полягає у виборі одягу, відповідного до певної ситуації, та підборі його ансамблю. Першою вимогою є доречність. Кожний вид одягу має своє функціональне призначення. Так, джинсовий костюм зручний для туризму, відпочинку і недоречний у театрі чи на офіційному прийомі. У дорогому костюмі не варто їхати на риболовлю. Недоречне також поєднання різностильових елементів одягу, наприклад до вечірньої сукні не пасують кросівки, а джинси - до класичного піджака. Ансамбль одягу - це гармонійне поєднання його елементів за призначенням, кольоровою гамою, стилем, пропорціями, елегантністю та зручністю, характером та віком людини.

Кольорову гаму слід підбирати з урахуванням усіх деталей одягу. Її поділяють на основні(сукня, костюм, пальто, плащ) і додаткові ( взуття, капелюх, шарф, сумочка, рукавички, прикраси). У костюмі можна використати не більше двох-трьох кольорів, а колір основної деталі повинен контрастувати з додатковими. У жіночому одязі контрастують червоний і білий кольори, червоний, чорний і білий, зелений і жовтий, зелений з коричневим тощо. Поєднання кольорів у чоловічих костюмах консервативніші, однак і тут можливі варіанти. Менеджер добре виглядає в костюмі нейтральної кольорової гами в діапазоні від чорного до білого кольорів.

Існує кілька стилів одягу: спортивний, «мілітарі», діловий тощо. Спортивному стилю властивий вільний покрій. Як правило, це піджаки з накладними кишенями, широкі штани-бріджі, різноманітні футболки тощо. Для стилю «мілітарі» характерне використання захисної кольорової гами, простої грубої тканини, подібної на військову, аплікації й нашивки, багато накладних кишень тощо.

Покрій ділового одягу консервативніший: одно- або двобортний піджак, прямі штани. Обов'язкова для такого костюма краватка, відповідними мають бути Танина і кольорова гама деталей. Саме такого стилю має дотримуватись ділова людина.

Одяг повинен бути зручним. У процесі спілкування не варто, наприклад, постійно поправляти його деталі, слід триматися впевнено не відволікаючись від розмови. Зовнішній вигляд ділової людини залежить і від зачіски. Чоловікам слід дбати про те, щоб волосся було чисте й підстрижене. Нині ділові чоловіки віддають перевагу коротким зачіскам. Бажано мати виголене обличчя.

Ділова жінка має вкладати волосся у просту зачіску, адже надто вишукана зачіска потребуватиме постійного піклування, що відволікатиме від спілкування. Недоцільно перебувати на роботі з довгим розпушеним волоссям, яким би гарним воно не було.

Чоловікам і жінкам можна користуватися парфумами, які слід підбирати індивідуально, відповідно до власного стилю і смаку. Краще якщо вони дорогі, з приємним ароматом, ніж дешеві і різкі.

Важливими складовим іміджу людини є її постава і хода. При правильній поставі шия і голова повинні природно продовжувати тулуб, підборіддя підняте трохи догори, живіт підібраний, руки опущені вздовж тулуба, кисті рук і пальці розслаблені. Така постава символізує відмінний фізичний стан, діловитість і цілеспрямованість.

Хода має бути вільною, ритмічною, зібраною, символізувати рішучість і впевненість.

На ефективність ділового спілкування значною мірою впливає вміння його учасників використовувати лексичне багатство, виражальні можливості мови. Уміння правильно обрати інтонацію, слово, репліку є важливим аспектом культури мовлення особистості.

Культура мовлення - володіння учасниками усного і писемного літературного мовлення, уміння використовувати зображувальні засоби мовного коду в різних умовах і сферах спілкування відповідно до мети і змісту комунікації.

Виявляється культура мовлення в умінні говорити і писати так, щоб реципієнт правильно сприйняв інформацію і здійснив дії, яких очікує від нього автор висловлення чи тексту. Мова завжди співвідноситься з людиною, тобто є засобом передавання думок, ідей, почуттів і для відправника, і для одержувача інформації. Особа, яка говорить або пише, обирає, розміщує, комбінує, і трансформує слова та інші мовні одиниці, виходячи із сутності предмета спілкування та ситуації, в якій відбувається процес спілкування. Мова пов'язана з мисленням. Для того щоб усно чи письмово висловитись, необхідно зважати на такі якості мови, як точність (значення слів співвіднесені зі змістом та обсягом висловлюваних понять), логічність ( зв'язок значень, властивих словам, словосполученням і реченням у структурі мовлення, не повинен суперечити законам логіки і мислення). Мова виражає і передає не лише думки, а й почуття, волю, стани свідомості, естетичні потенції особистості, умови спілкування (місце, час, коло співрозмовників тощо).

4. Охорона праці

Секретар-референт має легку фізичну роботу з постійним робочим місцем, так як він знаходиться більшу частину робочого часу (більше 50% або більше двох годин) на одному робочому місці, не докладаючи при цьому важких фізичних зусиль.

В холодну пору року в приміщенні де працює секретар-референт температура повітря повинна бути 24°С, що становить допустимого значення, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 допустима температура повітря знаходиться в діапазоні від 21 до 28°С (оптимальна становить 21-23 °С). Це не має шкідливих наслідків для організму. Відносна вологість повітря повинна бути не більше 75% (оптимальна за ДСТУ становить 40-60%) у холодну пору року. Швидкість руху повітря не більша 0,1 м/с. Допустима становить не більше 0,2 м/с, в протилежному значенні це сприяє погіршенню умов праці.

В теплу пору року в приміщенні де працює секретар-референт температура повітря повинна бути не більша 27°С, що становить допустиму ступінь шкідливості, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 допустима температура повітря знаходиться в діапазоні від 21 до 28°С (оптимальна становить 22-24 °С). Відносна вологість повітря повинна бути не більше 60% (оптимальна за ДСТУ становить 40-60%). Швидкість руху повітря не більша 0,2 м/с. Допустима у теплу пору року становить 0,1-0,3 м/с.

Згідно з ДСТУ 12.1.005-88 гранично допустимі концентрації (ГДК) шкідливих речовин в повітрі робочої зони такі:

o ГДК формальдегіду = 0,5 мг/м³

o ГДК целюлози = 2 мг/м³

o Діоксіду кремнію = 4 мг/м³

o ГДК летючих продуктів: епоксидних смол = 0,5 мг/м³

На робочому місці на секретар-референта діє рівень шуму з силою 70 дба, що перевищує допустиму ступінь шкідливості згідно з ДСТУ 17187-81 (норма 65 дба).

Також шкідливо діє рівень інфразвуку 50 дб з частотою 4 Гц, а згідно з ГН 220-77-80 для частоти 4 Гц норма рівню інфразвуку становить 105 дба.

На робочому місці на секретар-референта діє електростатичне поле з силою 14 кв/м, що становить допустиму ступінь шкідливості, так як згідно СН 1757-77 норма дії електростатичного поля становить 21,4 кв/м.

На робочому місці на секретар-референта діє електромагнітне випромінювання з напругою 20 В/м, що згідно з ДСТУ 12.1.005-88 становить І ступінь шкідливості (перевищує у два рази), так як ГДК електромагнітного поля для частоти 40 мгц рівна 10 В/м. Це негативно впливає на роботу головного мозку, органів кишечного тракту та інші внутрішні органи.

На робочому місці у секретар-референта є штучне освітлення , фактичне значення якого рівне 200 Лк, що згідно з СНІП 11-4-79 становить 1 ступінь шкідливості, оскільки норма штучного освітлення становить 300 Лк. Це негативно впливає на органи зору та на роботу головного мозку.

Щільність сигналів (світлових, звукових та ін.) Та повідомлень в середньому за одну годину роботи секретар-референта знаходиться в діапазоні 175-300, що відносить цю роботу до 1 рівня шкідливості.

Майже завжди, під час роботи, секретар-референту доводиться мати справу з розрізненням об'єктів розмірами менших за 0,3 мм, більше 50% часу робочої зміни, що становить шкідливий клас умов праці 2 ступеня.

Робота секретар-референта не вимагає роботи з оптичними приладами, тому цей фактор є оптимальним рівнем умов праці.

Також секретар-референту доводиться спостерігати за екраном комп'ютера більше 5 годин за зміну, тому це є шкідливим рівнем умов праці 2 ступеню.

Так як секретар-референту доводиться спілкуватися безпосередньо за роботою і по телефону, то розбірливість слів і сигналів буде від 90 до 70%. Звідси, навантаження на слуховий аналізатор буде не дуже великим, тому його можна віднести до допустимого класу умов праці.

Для іонізуючих випромінювань на секретар-референта становить 0,7 бер., тому це відноситься до оптимального рівня іонізації, оскільки норма становить менше 1,0 бер.

Ступінь ризику для власного життя і безпеку інших осіб, при роботі секретар-референта виключений.

При роботі секретар-референтові доводиться для реалізації простого завдання або операції, які багаторазово повторюються, затрачати більше 10 операцій, тому це відноситься до оптимальних умов праці. Продовжуваність виконання (секунди) простих завдань або операцій які повторюються при роботі секретар-референта більше 100, ось чому це відноситься до оптимальних умов праці.

Працювати секретар-референтові приходиться в 2 зміни, тому це - допустимий рівень умов праці.

Секретарю-референту припадає працювати далеко не в оптимальних умовах. Деякі фактори приймають припустиме значення, але з цього не виходить, що це сприятливо впливає на здоров'я людини.

Для поліпшення безпеки праці секретаря-референта необхідно:

1. При підвищеній вологості в теплий або холодний період року в закритому помешканні, у якому працює секретар-референт, необхідно набути кондиціонера, що стабілізує відносну вологість, температуру і швидкість прямування повітря.

2. Для регулювання концентрації шкідливих речовин у повітрі необхідно частіше провітрювати помешкання, у якому працює секретар-референт.

3. Для того, щоб уникнути негативного впливу електромагнітного випромінювання, а також звукового тиску, необхідно знаходитися якомога далі від джерела цього впливу.

4. При недостатньому штучному освітленні бажано перемістити робоче місце поближче до джерела природного освітлення, щоб зменшити навантаження на очі.

5. Для того, щоб уникнути несприятливих факторів сенсорної напруги, необхідно робити потрібні фізичні вправи.

6. Так як секретар-референт найчастіше працює на комп'ютері, для того щоб уникнути негативного впливу монітора комп'ютера на очі необхідно поставити захисний екран на комп'ютер або набути спеціальних окулярів.

Якщо людина не буде дотримуватися хоч половини цих правил, то це може призвести до множини фахових захворювань. Як, наприклад, при роботі потребуючої високої координації прямувань, виконуваних у швидкому темпі (оператор ЕОМ), розвиваються такі захворювання як писальний спазм і інші види фахових дискитецій (коордінаторних неврозів).

Висновки

В даній роботі було розглянуто значення документів в управлінській діяльності, а також класифікація службових документів на підприємстві. Управлінські документи складають ядро управлінської документації. Саме вони забезпечують керованість об'єктів, як в рамках всієї держави, так і в окремій організації. Управлінські документи складають об'єкт діловодства.

Забезпечення документації управління - найважливіша задача діяльності будь-якої установи, організації, підприємства. Законодавство регламентує загальні принципи організації забезпечення документацією діяльності фізичних осіб (громадян) і юридичних осіб. Регулюючи цивільно-правові відносини, цивільний кодекс встановлює види і різновиди документів, створюваних з метою фіксації актів цивільних взаємостосунків, реєстрації фактів їх виникнення або припинення, підтвердження правовідносин та ін. Разом з цивільним кодексом окремі сторони роботи з документацією регулюються спеціальними законами. Обслуговування інформаційної документації виступає головною функцією, що забезпечує управління, виконання яких вимагає спеціальних професійних знань таким чином, для оформлення різноманітних господарських операцій, що здійснюються на підприємствах, використовують різні за своєю формою і змістом документи. Документ -- основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Правильному складанню і використанню документів в обліку допомагає їх класифікація -- поділ на групи за певними відмітними ознаками. Використання класифікації бухгалтерських документів.

Використана література

1. ГОСТ 16487--70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М., 1971.--С.3.

2. ГОСТ 16487--83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М., 1984. -- С. 3.

3. ДСТУ 2732--94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення -- К., 1994. --С.3. С.16.

4. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учеб. Для студентов вузов культуры. -- 7-е изд.,стер.--К.:Знання,2006.--С.38.

5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях / Федер. Архив, служба России, Всерос. Науч.-исслед. Ин-т документоведения и архив, дела. -- М., 2002. -- С. 80.

6. Нестерович Ю. К вопросу о дефиниции понятия документа в рамках документоведения // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: Міжвід. Зб. Наук. Пр. -- К., 2005. -- Вип. 7. Архівна наука та наука в архівах. -- С. 48--52.

7. Палеха Ю.І., Леміш Н.О. Загальне документознавство. Навч. Посібник: К., Ліра-К. -2008.--C.120.--М.,1995.--С.58.

8. Хміль Ф.І. Ділове спілкування. - К.: Академвидав,2004.