Подготовка документов к архивному хранению

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования белгородский государственный университет

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Курсовая работа

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

студентки заочного отделения

5 курса группы 070552

Крупко Галины Юрьевны

Научный руководитель:

кандидат исторический наук,

ассистент Рябцева М.Л.

БЕЛГОРОД 2009

СОДЕРЖАНИЕ

1.Общие принципы формирования дел

1.1 Группировка документов в дела

1.2 Особенности формирования в дела некоторых групп документов

1.3 Составление заголовков дел

2.Номенклатура дел организации

2.1 Типовые и примерные номенклатуры дел

2.2 Оформление и ведение номенклатуры дел

2.3 Порядок ведения и заверения номенклатуры дел

3.Оценка значимости документов и сроков их хранения

3.1 Экспертные комиссии организаций

3.2 Типовые и ведомственные Перечни документов

4. Оформление документов и дел к уничтожению, на длительное и постоянное хранение

4.1 Описи дел

4.2 Акты о выделении документов к уничтожению

4.3 Оформление дел

Заключение

Библиографический список

ВВЕДНИЕ

Актуальность темы. «Подготовка документов к архивному хранению» - во все времена не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия). Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов -- создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно.

Объектом исследования данной работы является документальный фонд организации, документы кратковременного хранения, документы по личному составу, документы постоянного хранения.

Целью данной работы является, исследовать основные этапы документооборота в организации, группировка документов в дела, работа с конфиденциальными документами, дать оценку значимости документов;

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи, определить комплектование архив документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.

Библиография. При написании данной курсовой работы использовались Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе. В целях настоящего Федерального закона применяются основные понятия, т.к. архивный документ, документы по личному составу, особо ценные документы и др., Типовое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2), Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000 г., 2006 г.), Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.), периодические издания, так и научная литература таких авторов как Галахова В.В., Корнеева И.К, Ксандопуло Г.Н. Пшенко А.В, Степанова Е.А. Янковой В.Ф. «Делопроизводство». В данном пособии особое внимание уделено оперативному хранению документов, оценки значимости документов, архивному хранению. Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Афанасьева Л.П., Козлов В.П. «Архивоведение».

Практическая значимость данной работы заключается в возможности дальнейшего использования её студентами специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление», как дополнительное пособие и для изучения.

Структура работы. Данная работа состоит из 4 глав: первая глава содержит три пункта, вторая глава содержит три пункта, третья глава содержит два пункта, четвёртая глава состоят из трёх пунктов, введения, заключения, библиографического списка.

1. Общие принципы формирования дел

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, группируются с целью такой организации их хранения, которая обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов -- дело, небумажных -- единица хранения, документов на компьютерных носителях данных является файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам;

расположения документов внутри дела;

оформление обложки дела.

В организациях формирование дел может осуществляться централизовано только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано -- несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизовано, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договора и др. документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Афанасьева Л.П., Козлов В.П. Архивоведении. - М., 2002. - 259 с..

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизовано по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

Таким образом, в организациях формирование дел может осуществляться централизовано только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано -- несколькими структурными подразделениями.

1.1 Группировка документов в дела

В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва и др.

Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при их незначительном количестве за ряд лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения Андреева В.И. Делопроизводство. - М. 2003. -112 с..

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №...».

Последовательность расположения документов в деле. Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов Андреева В.И. Делопроизводство. - М.,2003. - 115 с.. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения и др. располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

К переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

Из этого следует, что документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

1.2 Особенности формирования в дела некоторых групп документов

Распорядительные документы

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения Архивное дело/ под ред. Колыванов А.С. - М., 2003. - 493 с..

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помешаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Плановые документы

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2006 г.», составленный в 2007 г., должен включаться в дела 2006 года.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения Архивное дело/под ред. Колыванов А.С. - М., 2003. - 493 с.. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Статистические документы

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2006 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данной организации по основной деятельности.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и другие, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы по кадровому составу.

Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля. - М., 2008. - 167 с..

Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. У каждого работника кадровой службы должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки как правило хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

При любом по продолжительности отсутствии на рабочем месте работникам не разрешается оставлять какие-либо документы на рабочем столе и на экране монитора. В конце рабочего дня сотрудник должен убирать по возможности все массивы документов и журналы учета в шкафы, запирать их и опечатывать помещение.

Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабочее время картотеки и другие материалы. Следует также проверить и убедиться в отсутствии в корзинах для бумаг листов, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня должны уничтожаться в бумагорезальной машине (шреддере).

Система учета кадровых документов.( форма журнала для регистрации кадровых приказов) В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено длительным сроком их хранения и особой юридической значимостью кадровой документации. В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов как правило ведут две базы данных.

-- приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы -- 75лет;

-- приказов (распоряжений) по предоставлению сотрудникам отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и др. вопросам, имеющих срок хранения -- 5лет.

Возможно, более дробное разделение системы регистрации последней группы кадровых приказов и распоряжений. В самостоятельные группы в таком случае выделяют и соответственно ведут отдельную регистрацию документации по командировкам, выдаваемых сотрудникам справок, документов по поощрениям и взысканиям, по предоставлению отпусков.

В кадровой службе все приказы хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: прием на работу, поощрения и взыскания, повышение и т. д.

Формирование и хранение личных дел. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки храпения. На практике личные карточки как правило заводят на сотрудников и включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и др. документами в состав обязательных для всех Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля. - М., 2008. - 171 с..

Личные дела представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике, в соответствии с правилами архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):

-- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

-- заявление о приеме на работу, направление или представление;

-- анкета (личный листок по учету кадров);

-- резюме (автобиография);

-- копии документов об образовании;

-- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

-- справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;

-- лист-заверитель дела.

Исключение могут составлять справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров), и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы могут формироваться в отдельные дела временного хранения.

Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается.

Учет и хранение трудовых книжек. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и специальным) стаже работы. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию поличному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

По желанию работника, согласно действующему законодательству, в трудовую книжку могут вноситься сведения и о работе по совместительству, конечно по предъявлении документов, её подтверждающих, но технология их внесения (кем и когда) пока не определена.

Если для какого-либо вида записей кончились страницы, то сотруднику выписывается вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. Все трудовые книжки и вкладыши к ним обязательно регистрируются (рис. 7.3) и должны находиться в кадровой службе на сейфовом хранении вместе с чистыми бланками и учетными журналами и книгами.

Технология учета т хранения кадровой документации предполагают обязательную роспись сотрудников, подтверждающую получение на руки: пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек, трудовые договоров (контрактов), страховые свидетельства и т.д Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля. - М., 2008. - 173 с..

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

По вопросам, связанным с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с другой бухгалтерской документацией.

При организации хранения текущего и долговременного хранения личных дел и других кадровых документов необходимо учитывать, что содержащиеся в них персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

Документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан формируются в самостоятельные дела. При формировании в дело документы группируются по алфавиту фамилий их авторов. Все документы, относящиеся к одному заявителю, должны составлять самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Конфиденциальные документы

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Процесс формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие процедуры: оформления дела при его заведении, и при его формировании; дооформления дела (тома) при его закрытии.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

- оформление обложки с указанием грифа конфиденциальности дела;

- оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

- оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

- подшивка в дело чистых бланков для составления внутренней описи документов;

- внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Процедурами оформления дела с конфиденциальными документами по мере его формирования являются:

-- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

-- постепенное внесение (дополнение) данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

-- нумерация листов документов в деле по мере их подшивки;

-- при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;

-- подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;

-- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

-- проверка правильности подшивки документа;

-- возвращение учетной карточки документа в службу конфиденциальной документации, в картотеку по принадлежности.

Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:

-- подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

-- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

-- опечатывание концов шнурка на листе-заверителе;

-- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

-- проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

-- при необходимости -- внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

-- по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

-- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

-- при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Такая технология формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля. - М., 2008. - 179 с..

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа.

Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы КД или с носителя.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр машинного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Из выше сказанного следует, что Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока. Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и специальным) стаже работы. При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

1.3 Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению -- четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

-- название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

-- автор документа (название организации, структурного подразделения);

-- корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

-- вопрос или краткое содержание документов дела;

-- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

-- даты (период), к которым относятся документы дела;

-- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помешенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

«Журнал учета выдачи дипломов»,

«Протоколы собраний акционеров предприятия»,

«Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений».

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов».

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы» Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. - М., 2005. - 300 с.

Делопроизводство. / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2004. - 151 с.. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»

или

«Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, до/сшдные записки, справки, характеристики)».

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:

«Документы к протоколам научно-технической комиссии».

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»:

«Личные дела административно-управленческого персонала».

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

«Переписка с 000 «ЛАГ» о сроках возвращения кредитов».

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

«Протоколы заседания Совета учредителей».

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархивом».

«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

«Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с организациями г. Харькова о поставках продукции».

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за январь--апрель 2006 г.».

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал:

«Сводный баланс доходов и расходов за I - 2 кв. 2001 г.».

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии».

Таки образом заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок.

2. Номенклатура дел организации

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

«Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения» -- номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ состояние номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов сводный справочник всей текущей информационной системы организации не может быть бесполезен Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М., 2008. - 384 с..

Цели создания. В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

-- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

-- систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

-- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

-- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

-- учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Таким образом, наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы.

2.1 Типовые и примерные номенклатуры дел

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

имеет справочное значение при изучении структуры организации;

является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки. 3

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб., 2005. - 249 с..

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1);

Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

типовая номенклатура дел;

примерная номенклатура дел;

индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

уставом или положением об организации,

положениями о структурных подразделениях,

штатным расписанием,

номенклатурой дел организации за прошлый год,

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

регистрационными формами,

ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

типовыми и примерными номенклатурами дел.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;

формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения ("Приказы генерального директора по производственным вопросам", "Документы к протоколам заседания совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.);

дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:

в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. В этой графе могут быть проставлены и такие отметки, как "До замены новым", "До минования надобности", "ЭК", "ЭПК". Отметка "ЭК" может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение;

в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб., 2005. - 251 с..

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.

От сюда следует, что, после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях. 17 При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

2.2 Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры установлена Архивной службой, опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и принятии независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное -- определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для некоторых государственных организаций, состав которых определяется Архивной службой, и с экспертно-проверочной комиссией одного из её органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года.

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомств или общий бланк организации.

В качестве раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия -- 01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб -- 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений -- 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2,... и т.д.

Вo второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

- организационно-распорядительная документация;

- плановая документация;

- отчетная документация;

- документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

- документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб., 2005. - 249 с.: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному дел допускается формирование томов, частей.

В графе четвертой номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенной экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

отметки о заведении дел -- «заведено»;

о переходящих делах -- «переходящее с 2006г.» или «переходящее на 2007г.»;

о передаче дел в другую организацию -- «акт выдачи во временное пользование от________№______»;

о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»

о передаче дел в ведомственный архив -- «переданы в архив по описи 07.03.2006» и т.п

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

Таким образом, необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное -- определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов.

2.3 Порядок ведения и заверения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают её проект с Архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации, в зависимости от адреса сдачи документов непостоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (статья 67 Перечня типовых документов...).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

-- дела со сроками хранения до 10 лет;

-- дела со сроками хранения свыше 10 лет;

-- дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих дел» и дел, сроки хранения которых определены не окончательно -- «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Из выше сказанного следует, что итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и др. единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.