Подготовка документов к архивному хранению

3. Оценка значимости документов и сроков их хранения

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, включая доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи её в пространстве и во времени.

Но значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от различных корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, сохраняют свое значение значительно дольше и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они, в конечном счете, утрачивают свою информационную ценность, т.к. имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, в силу массовости, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение. - М., 2007. - 148 с..

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания.

Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, или по архивной терминологии -- постоянно. Для постоянного хранения делается выборка и из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Таким образом, оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки. Начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установление системы регистрации, выбора места и способа хранения.

3.1 Экспертные комиссии организаций

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службой Российской Федерации (Росархивом) в 1995 году разработано и утверждено Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М., 2008. - 449 с..

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения -- состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

-- сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

-- сотрудника, ответственного за архив;

-- специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

-- специалиста по обеспечению защиты информации и других.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация проведения заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия -- это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего, являются:

-- пересоставляемая номенклатура дел;

-- описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

-- акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

-- комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

-- предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

-- предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечными и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и др. организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы Российской Федерации.

Критерии оценки информационного содержания документов

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества. Значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, то есть наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и другие.

Подводя итого, можно сказать, что экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службой Российской Федерации.

3.2 Типовые и ведомственные Перечни документов

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения, оценке информационной ценности и определении сроков их хранения различных функциональных групп документов:

-- изобретений и открытий;

-- документов с повторяющейся информацией;

-- научно-технической документации:

-- производственных автоматизированных систем управления;

-- редакционных документов и т.д.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М., 2008. - 451 с..

На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли, все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (2000 г., 2006 г.), а для документов, созданных ранее 1995 года, также «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения» (1988 г.).

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроков их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

-- организация системы управления;

-- планирование деятельности;

-- финансирование деятельности;

-- учет и отчетность;

--экономические, научные, культурные связи;

-- информационное обслуживание;

-- трудовые отношения;

-- кадровое обеспечение;

-- материально-техническое обеспечение деятельности;

-- административно-хозяйственные вопросы;

-- социально-бытовые вопросы;

-- деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, например статья 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «а)» до «п)»:

а) ценных бумаг - постоянно;

б) договоров, контрактов соглашений - 5 л. ЭПК;

в) основных средств -- 5 л.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне "5л. ЭПК" означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа.

В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлён, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» и другие.

Таким образом, при установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения.

4. Оформление документов и дел к уничтожению, на длительное и постоянное хранение

4.1 Описи дел

Для учета дел длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи.

Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и другие.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля. - М., 2008. - 170 с..

Описи дел составляются практически по единой унифицированной форме. Описи дел постоянного хранения отличаются от описей дел долговременного хранения отсутствием в них графы 6 (срок хранения). Правилами не предусмотрено проставление в графе срок хранения ссылок на статьи перечня, так как они уже были в номенклатурах дел. Но в настоящее время, когда номенклатуры дел в организации может и не быть, добавление ссылок на статью перечня для таких случаев не ухудшит качество описи.

Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составления описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. В том случае, если какие-либо дела включаются в опись с нарушением систематизации, они могут вноситься в описи последними под литерными номерами. Сами дела размещаются в описи в соответствии с рекомендованной Архивной службой систематизацией, так заголовки дел по личному составу систематизируются в следующем порядке:

-- приказы (распоряжения) по личному составу;

-- списки личного состава;

-- карточки по учету личного состава;

-- личные дела уволившихся сотрудников;

-- лицевые счета сотрудников;

-- невостребованные трудовые книжки;

-- акты о несчастных случаях.

В крупных организациях в качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе уже архивом организации готовится сводная опись. Описи всегда завершаются итоговой записью о количестве внесенных в них дел и подписываются составителями. При незначительном количестве документов опись можно составлять за ряд лет, деля её на годовые разделы с полным оформлением каждого раздела.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет -- по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией. Если организация сдает свои документы постоянного хранения в государственный архив, то описи по личному составу согласуются с экспертно - проверочной комиссией архивного органа (федерального архива), а постоянного хранения утверждаются ею до утверждения директором организации.

На всех описях и актах, рассмотренных экспертными комиссиями, проставляется гриф согласования с указанием даты заседания и номера протокола. Иногда в организациях, отдавая дань архивным традициям, в грифе согласования с архивным органом используют устаревший термин «одобрено». Если организация сдает свои документы на постоянное хранение в государственный архив или входит в состав более крупной управленческой структуры (холдинг), то описи дел следует согласовать с ними.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля. - М., 2008. - 167 с..

Из выше сказанного следует, что опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

4.2 Акты о выделении документов к уничтожению

Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:

- о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,

- об аннулировании машиночитаемого документа,

- о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны,

- о неисправимых повреждениях дел.

Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих (дальнейшему) хранению.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых - в предыдущем году, независимо от этих сроков.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5) Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля - М., 2008. - 167 с.. Для каждой группы дел должно быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения -- срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации -- сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка; с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

Так же составляются остальные из вышеперечисленных актов.

Подводя итог можно выделить следующее, для каждой группы дел должно быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения -- срок хранения и статья (статьи) по перечню.

4.3 Оформление дел

Оформление дел для оперативного хранения. Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение можно в свою очередь разделить на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «срочно», «на исполнении», «к заседанию», «на подпись» или т.п. Папки могут храниться в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы можно было быстро передать руководителю или другому сотруднику. Но законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но более приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней -- в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения более целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля. - М., 2008. - 167 с..

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в документальный фонд организации, подробно регламентировано в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. (М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003).

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

-- название организации;

-- название структурного подразделения, где сформировалось дело;

-- индекс дела;

-- количество листов в деле;

-- даты первого и последнего документов;

-- срок хранения дела;

-- шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка и подразделения выносится на обложку после завершения дела в процессе его обработки.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

Дополнительная подготовка дел для длительного хранения.

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет хранения, подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государственной архивной службы.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а листы-заверители (заверительные записи) не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ. Основные задачи, которые ставятся при этом:

-- максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или нескольких листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другими листами дела;

-- обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

-- создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями, документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую, установленную государственным стандартам обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах Варламова Я.Е., Кошелева Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля. - М., 2008. - 167 с..

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны -- бумажных (стандартного А5 - A3 формата) и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (платный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

Внутренние описи. В конце дела подшивается специальный бланк листа-заверителя дела или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела - перед собственно документами -- листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А так же для специфичной документации -- личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию, эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации.

Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Лист-заверитель дела. На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная надпись). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках -- на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

-- литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов:

-- номера листов с наклеенными документами:

-- номера листов с конвертами и вложений в них:

-- номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как-то: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов -- отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Оформление обложки дела. На обложке дел постоянного и долговременного хранения должно, в соответствии с государственным стандартом -- ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» быть указано:

-- наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

-- наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от структуры описи дел;

-- делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

-- номер дела по годовому разделу описи дел;

-- заголовок дела;

-- дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

-- количество листов в деле;

-- срок хранения дела или запись «хранить постоянно»;

-- архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описи - чернилами.

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

Подводя итог, можно выделить, внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А так же для специфичной документации -- личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении данной курсовой работы можно подвести итог, формирование дел может осуществляться централизовано только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано -- несколькими структурными подразделениями Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока. Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и специальным) стаже работы. При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок.

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. После утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях. http://www.termika.ru/dou/enc/razd32/oh2.php - 1#1При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное -- определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов.

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и др. единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.

Оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки. Начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установление системы регистрации, выбора места и способа хранения. Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службой Российской Федерации. При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения.

Опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией. Для каждой группы дел должно быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения -- срок хранения и статья (статьи) по перечню. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А так же для специфичной документации -- личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бурова, Е.М. Архивоведение/ Е.В, Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М, Бурова. - М.: Академия, 2005. - 271 с.

Алексеева, Е.В., Бурова, Е.М., Афанасьева, Л.П., Козлов, В.П. Архивоведение/Е.В. Алексеева [и др.]. - М.: Академия, 2002. - 485 с.

Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ В.И, Андреева. - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез». 2003. - 351 с.

Архивное дело: Сборник федеральных норм/ под ред. Колыванова А.С. - М.: ПРИОР, 2003. - 520 с.

Варламова, Я.Е., Кошелева, Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля/под ред. И.В. Журавлевой. - М.: Профессиональное издательство , 2008. - 224 с.

Гавриленко, В.Г. Делопроизводство. Сборник актов законодательства/ составитель Гавриленко В.Г. - М.: ООО «Право и экономика», 2005. - 352 с.

Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство/ Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. - М.: ТетраСистемс, 2005. - 300 с.

Делопроизводство/ под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2004. - 224 с.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов/В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.], под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во РОСПЕКТ, 2008. - 480 с.

Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство./М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - 459 с.

Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А. - М.: Омега-Л, 2005. - 491 с.

Михайлов, Ю.М. Делопроизводство для негосударственных компаний/ Ю.М, Михайлов. - М.: «Альфа - ПРЕСС», 2008. - 288 с.

Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (раздел 3.4)

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.)

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000 г., 2006 г.)

Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности/ В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2005. - 357 с.

Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство/ М.В. Стенюков. - М.: Приор, 1996. - 175 с.

Стяжкина, Т.А. Делопроизводство предприятия/ Т.А. Стяжкина. - М.: «Издательство «Экзамен», 2002. - 331 с.

Тельчаров, А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д, Тельчаров. - М.: ПРИОР, 2003. - 175 с.

Типовое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2)

Ульянина, Е.А., Якименко, А.С. Архивоведение: конспект лекций/ Е.А. Ульянина, А.С. Якименко. - М.: Высшее образование, 2007. - 148 с.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - Ст. 7, 8, 9, 13, 21.

Хорхордина, Т. И. История отечества и архивы. 1917-1980-е гг./ Т.И, Хорхордина. - М.: ПРИОР, 1994. - 651 с.

Шкатулла, В.И. Настольная книга менеджера по кадрам/ В.И. Шкатулла. - М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА М, 1998. - 459 с.