Технология документационного обеспечения на базе Муниципального образовательного учреждения"Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов"

Федеральное агентство по образованию

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского

Кафедра дореволюционной отечественной истории и документоведения

ОТЧЕТ

ОБ ИТОГАХ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ ПО ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

на базе Муниципального образовательного учреждения"Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов"

Студентки 3 курса гр. ИД 471 з/у

Тупицыной Анастасии Николаевны

Руководители:

от учреждения: Ходзицкая Ирина Юрьевна

от университета: Толочко Нина Борисовна

Омск 2009

Содержание

Введение

1. История, современные задачи, функции и структура учреждения

2. Организация технологии документационного обеспечения управления МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов"

3. Механизация и автоматизация работу с документами МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов"

4. Формирование и оформление дел в делопроизводстве, подготовка для передачи их на архивное хранение

Заключение

Список использованных источников

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе прохождения производственной практики были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Муниципального образовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов".

Целью прохождения производственной практики является анализ технологии документационного обеспечения управления МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов", а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой учреждения;

- изучение функций, задач, основных видов деятельности;

- изучение организации технологии документационного обеспечения управления МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов", ее структуры и объемов работы;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

При написании настоящего отчета об итогах производственной практики был использован широкий круг источников, таких как Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", Федеральный закон № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", методические рекомендации по вопросам обеспечения сохранности и использования архивных документов в образовательном учреждении. А.М. Аристова, Омск 2005, Устав учреждения, инструкция по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" и др.

1. История, современные задачи, функции и структура учреждения

МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" г. Омска находится по адресу: 644001, г. Омск, ул. Масленникова, 171. Структурное подразделение - филиал школы находится по адресу: 644001 г. Омск, ул. Масленникова, 223. Открыта школа была на основании решения исполнительного комитета Омского городского Совета депутатов трудящихся от 16.08.1950 года как семилетняя школа № 56 завода им. Баранова Молотовского района Отдела народного образования исполнительного Комитета Омского городского Совета депутатов трудящихся.

Здание школы введено в эксплуатацию 01 сентября 1950 года.

В 1953 году школа именуется "Средней общеобразовательной школой № 56" и является подведомственным учреждением отдела народного образования исполнительного Комитета Омского городского Совета депутатов трудящихся.

С 10 марта 1995 года по 30 июня 1995 года школа именуется: Муниципальное образовательное учреждение "Средняя общеобразовательная школа №56 с углубленным изучением предметов" Октябрьского района и является подведомственным учреждением Управление образования Администрации г. Омска.

С 01 июля 1995 года по 21 декабря 1997 года школа именуется Муниципальное образовательное учреждение "Средняя общеобразовательная школа №56 с углубленным изучением предметов" Октябрьского района и является подведомственным учреждением департамента образования Администрации г. Омска.

В 1999 году школа именуется Муниципальное образовательное учреждение "Средняя общеобразовательная школа №56 с углубленным изучением предметов" г. Омска и является подведомственным учреждением Управление образования Администрации г. Омска.

Учредителем учреждения является Министерство образования Омской области.

Деятельность школы регулируется Уставом Муниципального образовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа №56 с углубленным изучением отдельных предметов" г. Омска. Устав зарегистрирован Администрацией г. Омска.

Школа работает как образовательное учреждение с 1950 года. Имеет определенную материальную базу: учебные классы, 1 компьютерный класс, оборудованные кабинеты физики и химии, 2 мастерские (столярная и слесарная), 1 кабинет обслуживающего труда, спортивный зал, актовый зал, библиотека, столовая, медицинский кабинет.

В школе с 1995 года функционируют классы с углубленным изучением математики. Для детей, имеющих затруднения в освоении общеобразовательных программ, создан один ЗПР (задержка психического развития) класс.

Наша школа с 2002 года функционирует как школа с углубленным изучением отдельных предметов, углубление начинается с параллели 8-х классов по направлениям: математика - физика, химия - биология. На основании Базисного учебного плана 2004 года в двух 9-х классах осуществляется предпрофильная подготовка, направленная на создание условий для осознанного выбора обучения в старших классах. В 10,11 классах внедряется профильное обучение. В школе имеется математико-физический, химико-биологический профили и класс с универсальным (непрофильным) обучением. Это является на наш взгляд благоприятной предпосылкой развития школы.

Структура штатов: по данным на 1 сентября 2009 года работает 1 директор, 4 заместителя директора по учебно-воспитательной работе, 1 заместитель директора по административно-хозяйственной части, 65 педагогов, 1 педагог-психолог, 1 социальный педагог, 1 заведующий библиотекой, 1 библиотекарь, 2 старших вожатых, 1 лаборант, 1 секретарь, 1 логопед, 28 технических работников.

Проектная мощность школы 950 (основное здание - 750, филиала - 200). В настоящее время в школе обучается 921 ребенок.

За 59 лет окончили школу и получили аттестаты о среднем (полном) общем образовании более 4000 учащихся, из них с золотой медалью 37 выпускников, с серебряной медалью 65 выпускников.

Более 9 лет школа плодотворно сотрудничает с Сибирским государственным университетом физической культуры и спорта по пропаганде здорового образа жизни, подготовке к НОУ, студенты университета ежегодно проходят практику в школе. С 2003 года началось сотрудничество с Медицинской академией по подготовке учащихся к НОУ. Результатом совместной деятельности являются победы учащихся в городских и областных НОУ, отмечается ежегодное поступление учащихся нашей школы в данный ВУЗ на бюджетную основу. В течение 3 лет осуществляется сотрудничество с Омским государственным педагогическим университетом по подготовке учащихся к единому государственному экзамену. С 2007 года организована совместная работа с городским экологическим центром на базе 6 классов, ведет работу кандидат педагогических наук. Для более объективного представления о сотрудничестве МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" мы представили схему (Приложение № 1).

В школе ведутся и хранятся следующие документы по личному составу:

- приказы по личному составу работников школы с 1950 года;

книга учета личного состава с 1970 года;

книга движения трудовых книжек с 1996 года;

личные дела сотрудников с 1961 года;

карточки формы Т-2 с 1960 года;

журналы регистрации трудовых договоров с 2003 года;

лицевые счета по начислению заработной платы с 1998 года;

протоколы заседаний аттестационной комиссии с 1970 года;

Проведена техническая обработка дел. Личные дела сохранились не полностью. Приказы по личному составу вились в рукописном варианте с приказами по основной деятельности в одной книге за несколько лет. С 2001 года - в печатном варианте, за календарный год.

На документы по личному составу составлена опись за 1973 - 2003 годы на 153 дела. Дела описаны впервые. К описи составлена историческая справка, титульный лист.

Архивные документы хранятся в школьном архиве и в МУ "Муниципальный архив города Омска".

Архивные документы используются работниками школы для выдачи справок социально - правового характера.

Программа развития школы призвана определить стратегию обновления учебного учреждения, создать организационную структуру и механизм ее реализации. Стратегия развития определяется решением следующих задач:

- обновление деятельности отдельных звеньев образовательного учреждения;

- введение изменений во всех степенях обучения. Для реализации программы необходим совместный труд сотрудников и учащихся, а также выполнение руководством комплекса условий, необходимых для создания позитивной мотивации участников этой программы.

2. Организация технологии документационного обеспечения управления МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов"

Прохождение практики в МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" позволила сделать наглядный и объективный анализ всех положительных и отрицательных сторон ведения делопроизводства в данном учреждении.

Для этого рассмотрим инструкцию по делопроизводству учреждения как нормативный документ локального действия, который включает в себя характеристику практически всех сторон ведения делопроизводства и организации документооборота в любом учреждении (Приложение № 2).

Отметим, что инструкция по делопроизводству регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты, факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов, ранее не включенные ни в один действующий нормативный документ.

Изучая инструкции по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов", мы попытаемся установить ее соответствие ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 для устранения неточностей и некорректных формулировок.

Инструкция по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" разработана в целях создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления на базе новейших технологий и повышения эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждении и его подразделениях.

В инструкции по делопроизводству учреждения предусмотрено, что деятельность МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" обеспечивается системой взаимосвязанных документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией, объемом и характером взаимосвязей между школой, департаментом образования Администрации города Омска, другими вышестоящими и сторонними организациями.

Инструкция по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" разработана в соответствии с общими требованиями составления инструкций по делопроизводству организаций, а также с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательно-правовыми актами г. Омска, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, ГОСТа Р 6.30-2003.

Положения инструкций распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

Делопроизводство осуществляется на основе единых правил оформления документов и их реквизитов. Директор МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" издает следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, иные акты в соответствии со своей компетенцией.

Необходимо обратить внимание на структуру Инструкции, которая состоит из восьми глав, каждая из которых подробно освещает отдельные вопросы документирования и организации документооборота.

Документирование деятельности МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" заключается в создании управленческих документов по установленным правилам. Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование организации - автора документа, указание вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, ф.и.о. исполнителя, отметку об исполнении документа и направлении его в дело (Приложение № 1 инструкции по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов").

В инструкции по делопроизводству предусмотрены следующие варианты наименования организации: 1) сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного; 2) наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке, если не предусмотрено иное; 3) наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

В главе "Правила подготовки и оформления документов" подробно рассматривается вопрос оформления бланков документов и их реквизитов, упомянуто и о праве подписи документов лицами, исполняющими обязанности директора во время его отсутствия. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Название вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем, название вида пишется после названия организации прописными буквами, что не противоречит ГОСТу Р 6.30-2003.

Согласно инструкции по делопроизводству школы, заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа, составляется исполнителем к любому документу формата А-4, независимо от его назначения. Заголовок печатается перед текстом документа слева строчными буквами, через один интервал между строками, точка в конце заголовка не ставится. В документах, содержащих несколько вопросов, заголовок формируется обобщенно.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и документах, текст которых печатается на бумаге формата А-5, если объем документов не превышает 8-10 строк.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

В инструкции также указано, что датой документа является дата его подписания, для утверждаемого - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документ вступает в силу с момента подписания (или утверждения) если в тексте не предусмотрена другая дата.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом - арабскими цифрами в одну строчку, в последовательности: число, месяц, год. (20.09.2008).

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 20 сентября 2003 года. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ, дата оформляется следующим образом: письмо от 20.09.2002.

Инструкцией по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" предусмотрено, что текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, быть точным, не допускающим различных толкований. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативно - правовым актам. Содержание должно быть связано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Ответственность за своевременную и правильную подготовку документов, в том числе за их содержание, согласование, четкость редакции, грамотность и соответствие установленным стандартам, возлагается на непосредственных исполнителей.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В распорядительных документах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("Предлагаю...", "Прошу..." и т. д.).

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа (Министерство считает...").

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа ("Прошу...", "Направляю...").

Текст письма, как правило, состоит из 2-х частей:

В 1-й - излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма;

Во 2 -й части, начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения и т.д.

При изготовлении документов на 2-х и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование документа может проводиться как внутри МОУ "СОШ № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование), что не противоречит действующему законодательству. Утверждение же документов производится проставлением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается директором школы или его заместителем. Гриф утверждения в обязательном порядке закрепляется гербовой печатью учреждения.

В инструкции рассматривается и присвоение индекса документу: индекс - регистрационный номер документа, который присваивается каждому отправляемому, внутреннему и поступающему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации проставляется в специальном штампе или от руки в нижнем правом углу документа. Например: 20-03-28

20 - номер структурного подразделения;

03 - номер дела (по номенклатуре дел);

28 - порядковый номер.

Оформление приложения к документу в инструкции по делопроизводству рассматриваемого учреждения имеет следующее оформление: слово "Приложение", независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей схеме:

Приложение: на 10-ти л. в 2-х экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4-х л. в 1-м экз.;

2. Смета расходов ... на 3-х л. в 2-х экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты. К распорядительному документу в правом верхнем углу на приложении следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение к приказу Министерства образования РФ.

Правила составления резолюции по инструкции МОУ "СОШ № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" полностью соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, где рассматривается еще и возможность оформления резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя.

В инструкции по делопроизводству также рассматривается вопрос подготовки и оформления отдельных видов документов, таких как приказ, инструкция, протокол, служебная записка. Их оформление не противоречит требованиям законодательства (Приложения № 3 и № 4 инструкции по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов").

Каждый документ рассматриваемого нами учреждения регистрируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства (секретарем) только один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. Регистрации подлежат все поступающие и внутренние документы за исключением документов, перечисленных в Перечне документов, не подлежащих регистрации (Приложение № 7 Инструкции по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов").

Инструкцией предусмотрен порядок регистрации документов, который соответствует требованиям ГОСТа Р 6.30-2003. Состав обязательных реквизитов в журнале регистрации может содержать следующие реквизиты: расписка исполнителя в получении документа, наличие приложения, перенос сроков исполнения, отметка о прохождении документа и т. д. (Приложение № 5 Инструкции по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов").

Директор МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) директором, подготовку к отправке адресату.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, который обязан организовать его исполнение в установленный срок. Другие лица, которые являются исполнителями, получают копию документа и должны по требованию ответственного исполнителя предоставить все необходимые материалы.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Исполненные документы передаются для подшивки в дело тем работникам, которые производят формирование дел по существующим вопросам.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Ответственность за организацию и состояние исполнения служебных документов возлагается на директора, что не противоречит требованиям законодательства, а также предусмотрено и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.

Нами установлено, что требования ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 для устранения неточностей и некорректных формулировок не противоречат организации технологии документационного обеспечения управления МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов", хотя и имеются некоторые недочеты, которые можно устранить внесением соответствующих изменений в инструкцию по делопроизводству учреждения и непосредственно в работу ответственного за делопроизводства.

В результате, например, создания электронного документооборота в учреждении путем закрепления компьютеров сотрудников в локальную сеть, будет намного быстрее происходить постановка на исполнение документов, контроль за их исполнением, исполнение и снятие с контроля. И это только единственный пример, а таких может быть множество, все зависит от такого, как быстро сотрудники научатся пользоваться новым, не совсем привычным делом, отойдут от старых традиций на пути к перспективному будущему в ведении документации организации.

3. Механизация и автоматизация работы с документами МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов"

Автоматизация работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и других систем сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.

Средства механизации и автоматизации работы с документами должны быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в единую систему.

Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами, а именно: от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от количества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации; от степени централизации работ с документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и вывод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной экономической целесообразностью их внедрения, учитывать возможность приобретения технических средств в определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п.

Мы выделим основные предложения по механизация и автоматизации работы с документами в МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов":

1. Механизация и автоматизация документационного обеспечения управления должна быть направлена на повышение эффективности труда работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота.

2. Механизация и автоматизация работы с документами должны осуществляться на основе упорядоченной системы документирования управленческой деятельности, унификации и сокращения количества применяемых форм документов, рационализации документооборота.

3. Механизация и автоматизация должна быть на всех этапах документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

А как рационально применять средства механизации спросите Вы? Ответ прост, но требует материальных затрат - необходимо внедрение технических средств во все возможные области их применения.

Для изготовления, копирования и оперативного размножения документов включают средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографического копирования и др., а также средства оперативной полиграфии (гектографические, офсетные и др. машины).

К техническим средствам хранения документов относятся различного рода шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются: картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (при необходимости обзора). Для хранения до 1 тыс. дел применяются шкафы, в том числе с папками для подвесного хранения. Для хранения и оперативного поиска свыше 1 тыс. дел применяются шкафы стационарные и механизированные. При наличии микрокопировальной техники документы и информация могут храниться на микрофильмах или микрофишах. К техническим средствам экспедиционной обработки относятся конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг и др.

Технические средства используются централизованно и децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства, которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место. Именно так и используют технические средства в МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов".

Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.

Автоматизированная подготовка часто повторяющихся текстов документов осуществляется на базе банка текстовых заготовок, который ведется всеми структурным подразделениям учреждения. В банк включаются унифицированные формы и тексты документов, постоянные части текстов, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам правовой характер, формализованные описания структур и содержания документов и др. Индивидуальные документы подготавливаются традиционным машинописным способом.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется на автоматизированных рабочих местах.

Регистрация документов производится децентрализовано в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов, единой структуры регистрационного индекса, о которой говорилось ранее.

К сожалению, регистрация документов в МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" не автоматизирована, не ведется электронная база регистрации, что затрудняет поиск необходимой информации о документе, его местонахождении в данный момент и ведение учета документооборота учреждения.

4. Формирование и оформление дел в делопроизводстве, подготовка для передачи их на архивное хранение

Инструкцией по делопроизводству рассматриваемого учреждения предусмотрено несколько этапов передачи документов на хранение в архив: экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описи дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственный архив.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией организации, состоящей из 3-х человек, организующих свою работу в соответствии с Положением об ЭК и планом работы. Комиссия назначается приказом директора. Заседания ЭК протоколируются, ЭК руководствуется в работе действующими правилами, инструкциями, указаниями государственного архива по организации работы с документами.

Экспертиза ценности документов проводится:

При составлении номенклатуры дел;

При составлении описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу и временного хранения (свыше 10-ти лет);

При составлении акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

При подготовке дел и передаче в архив.

Отбор документов к уничтожению оформляется актом. Акты рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются директором (Приложение № 10 инструкции по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов").

Согласно инструкции по делопроизводству рассматриваемого учреждения, формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел производится лицом, ответственным за делопроизводство (секретарем). Контроль за правильным формированием дел ведет работник, ответственный за архив.

В инструкции указано, что при формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

Раздельно формировать в дела документы постоянного и временного хранения;

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

Помещать приложения вместе с основными документами. Приложения объемом свыше 250 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается пометка;

Документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации, в алфавитном порядке, в порядке разрешения вопросов;

Помещать в дела машинограммы на общих основаниях;

Соблюдать объем документов, которые должны помещаться в данное дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

Включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к данному вопросу, черновиков, размноженных копий, документов, подлежащих возврату;

Распорядительные документы группируются в дела по видам документов и хронологии;

Протоколы формируются по видам заседаний, совещаний, собраний, по каждому виду отдельно;

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

Годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

Расчетно-денежные документы формируются и хранятся в установленном порядке;

В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующее дело.

Дела постоянного и долговременного хранения оформляются в твердые обложки, на которые наносятся соответствующие реквизиты;

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, листы дела нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

В начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - лист заверитель. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной подписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Все эти разделы предусматривают правильное формирование и оформление дел, но не все они соблюдаются в учреждении. Нами обнаружено, что в одном деле были подшиты более 250 листов, что противоречит требованиям по учету и формированию дел. Мы устранили нарушение путем заведения новых папок с тем же индексом. Также не были пронумерованы листы дел долговременного хранения и не составлены их описи. О недостатках было доложено директору, в следствие чего они были устранены в ходе прохождения практики и отмечены похвалой руководства.

В соответствии с инструкцией по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел организации составляется и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, визируется ответственным за архив, рассматривается на заседании ЭК МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" и направляется на согласование ЭМК МУ "Муниципальный архив города Омска".

Нами было обнаружено, что в данном учреждении номенклатура дел утратила силу. Поэтому мы разработали новую номенклатуру согласно законодательству, используя перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. - М., 2000, перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения". - М., 1989, перечень документов со сроком хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, предприятий системы просвещения. - М., 1981 и штатное расписание школы. (Приложение № 3).

Номенклатура дел была составлена по установленной форме и включила в себя такие реквизиты как: наименование учреждения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (Приложение № 8 инструкции по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов").

Содержательная часть номенклатуры дел представила собой таблицу из 5-ти граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел, № статей по перечню, примечание.

В 1-й графе таблицы номенклатуры дел мы указали делопроизводственный индекс дела, который включил:

Индекс структурного подразделения по классификатору подразделений;

Порядковый номер дела внутри подразделения или направления деятельности.

Во 2-й графе мы расположили в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел расположили по разделам номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел явились наименования структурных подразделений. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определили важностью документов, входящих в дело. В начале расположили заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию, далее - содержащие плановые отчеты и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. Установили такой факт, если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то будет составлен общий заголовок дела, а затем при необходимости составлены заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

3-ю графу "Количество томов" заполнили по окончании календарного года.

В 4-ой графе "Срок хранения" и номер статьи по перечню указали срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни.

В 5-ой графе "Примечание" составили отметки: о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению. Здесь же дали названия перечней, из которых взяли сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел оставили в каждом ее разделе резервные номера дел, которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в учреждении.

Готовую номенклатуру дел согласовали с ЭК МУ "Муниципальный архив г. Омска". В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования, в ином случае, не реже одного раза в пять лет.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получили выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В целях повышения оперативности поиска документы необходимо сгруппировывать в скоросшиватели (папки) в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Заголовки дел, указанные в номенклатуре, полностью, без какой-либо редакции, необходимо переносить на обложку скоросшивателей, в которых будут подшиваться документы в течение делопроизводственного года, на обложках дел указывать индексы по номенклатуре дел, сроки хранения.

В дальнейшем номенклатуру дел на предстоящий календарный год необходимо будет составлять в последнем квартале предшествующего года по установленным формам, печатать с соответствующими поправками в необходимом количестве экземпляров, утверждать и вводить в действие с 1 января последующего года.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел необходимо делать итоговую запись о количестве заведенных дел (томов), (Приложение № 9 к инструкции по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов").

Согласно инструкции по делопроизводству МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Надписи на обложках дел следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями, ежегодно составляются описи.

Описи на дела составляются через два года после завершения дел в делопроизводстве, отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. На дела временного срока (до 10 лет) хранения описи дел не составляются. Годовые разделы описи на дела по личному составу составляются в двух экземплярах, направляются на согласование в ЭК МУ "Муниципальный архив города Омска", затем утверждаются директором школы и один экземпляр описи в качестве контрольного передается куратору в МУ "Муниципальный архив города Омска", что не противоречит законодательству Российской Федерации.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства призваны обеспечить сохранность документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться, как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для этих целей помещениях. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких либо документов не разрешается. Только в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения директора школы с обязательным составлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложенного акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10-ти лет) хранения, через два года после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений, передают в архив МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов".

Дела временного хранения (до 10-ти лет) передаются в архив по усмотрению руководства.

Прием дел в архив осуществляется по графику, прием каждого дела производится по описи и номенклатуре дел;

документы по личному составу хранятся в архиве МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" 75 лет и передаются на хранение в МУ "Муниципальный архив города Омска". Передаются только в случае ликвидации МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов", что не противоречит законодательству Российской Федерации.

Заключение

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

На примере МОУ "Средняя общеобразовательная школа № 56 с углубленным изучением отдельных предметов" мы увидели, что принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций, которые в основном выполняются вручную и с помощью средств механизации, что не полностью автоматизировано и тормозит весь документооборот в целом. А ведь все этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому следует научиться не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей учреждения.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Необходимо создание базы данных автоматизированной регистрации документов, которая в свою очередь строится на индивидуальной поисковой службе (ИПС). Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск и использование информации должен производится децентрализовано на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.