Совершенстование системы оценки и аттестации руководителей среднего звена

На третьем этапе готовятся необходимые документы для работы аттестационной комиссии, и проводится непосредственная аттестация работников.

Характеристика является одним из основных документов, на основании которых проводится аттестация работников. Характеристика представляется непосредственным руководителем аттестуемого работника. В ней должны найти отражение мнение руководителя об основных деловых качествах работника, структура и состав которых приведены в профессионально-должностой модели. В характеристике дается также оценка трудовой деятельности аттестуемого в межаттестационный период.

В заключительной части характеристики руководитель должен сформулировать свое мнение об уровне соответствия работника занимаемой должности в один из трех вариантов:

1. соответствует занимаемой должности;

2. не соответствует занимаемой должности;

3. вопрос о соответствие занимаемой должности представляется на рассмотрении аттестационной комиссии.

Характеристика обсуждается и утверждается на общем собрании трудового коллектива подразделения. Аттестуемый работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен со своей характеристикой до момента проведения аттестации.

Характеристика заблаговременно передается через общий отдел в аттестационную комиссию.

В целях повышения объективности проведения аттестации всем аттестуемым работникам целесообразно подготовить отчет о своей деятельности в межаттестационный период. В отчете должны быть представлены сведения об основных результатах работы, отмечены положительные и отрицательные стороны своей деятельности, а также предложения по повышению эффективности и качества работы.

В процессе составления отчета целесообразно руководствоваться требованиями, изложенными в должностной инструкции работника.

Экспертная оценка деловых качеств руководителей и специалистов осуществляется в период подготовки к проведению аттестации и состоит из следующих этапов:

- формирование списка оцениваемых работников;

- формирование экспертных групп для оценки работников;

- подготовка экспертной оценки;

- проведение экспертной оценки;

- обработка результатов оценки и передача их в аттестационную комиссию.

Списки оцениваемых работников включаются лица, проработавшие в должности не менее одного года.

Таблица 13. Список оцениваемых работников

№ п/п	Ф.И.О.	Год рожд.	Образование	Повышение квалификации	Стаж работы
					По профилю	В должности

Список готовится за две недели до проведения экспертной оценки деловых качеств работников и количественной оценки анкетных данных.

Формирование экспертной группы заключается в подборе группы работников, способных оценить деловые и личностные качества какого-либо одного работника - работник, оценивающий качества другого, является экспертом .

При оценки различных работников состав и численность экспертных групп могут частично или полностью изменится. Формирование экспертных групп осуществляется исходя из следующих принципов:

- каждый эксперт должен знать оцениваемого работника по совместной работе не менее одного года;

- одного работника оценивают 6-8 экспертов;

- работник должен получить оценку «360 градусов», т.е. оценка «сверху» дается непосредственным руководителем оцениваемого работника, «снизу» - его подчиненными, «по горизонтали» - работниками одноименных должностей.

Формирование экспертных групп осуществляется работниками общего отдела совместно с руководителем структурного подразделения, где работает оцениваемый работник.

Сформированные экспертные группы можно оформить в виде списка.

Система оценочных показателей должна быть разработана с учетом следующих основных требований:

а) необходимость и достаточность при формировании состава оценочных показателей для работника каждой конкретной должности;

б) однозначность формировки каждого показателя, исключающая возможность разночтений;

в) динамичность системы оценочных показателей - обеспечение возможности изменения как приоритетности показателей, входящих в набор для конкретной должности, так и самого этого набора в зависимости от изменений тенденции развития экономики страны и региона.

При формировании перечня качеств, специфика должностей оказывает влияние в первую очередь на качества «компетентность». В целом же деловые и личностные качества руководителей и специалистов в три блока: «компетентность», «организаторские способности», «личностные качества».

Входящие в систему показатели являются качественными и не поддаются измерению. Для получения количественной оценки этих показателей разработана нормативная база.

Нормативная база для оценки деловых и личностных качеств работников включает:

а) коэффициент значимости деловых качеств для работников различных должностей;

б) оценочные шкалы блоков деловых качеств работников по каждой должности;

в) итоговые оценочные шкалы соответствия работника занимаемой должности.

Коэффициенты значимости каждого качества указывают значимость данного качества в каждом из блоков качеств: компетентность, организаторские способности, личностные качества.

Подготовка к проведению экспертной оценки.

Сопоставление коэффициентов важности правомерно только в пределах одной должностной группы и одного блока качества. Коэффициент важности используются в процессе обработки количественной оценки деловых и личностных качеств работника.

На основе коэффициентов важности сформированы нормативные оценочные шкалы отдельных блоков деловых качеств работников.

Эти шкалы представляют собой предельные оценочные уровни трех зон соответствия работника занимаемой должности по данному блоку качеств:

1 зона - работник полностью соответствует занимаемой должности;

2 зона - работник недостаточно соответствует занимаемой должности;

3 зона - работник не соответствует занимаемой должности.

Оценочные шкалы позволяют определить уровень соответствия работника занимаемой должности по данному блоку качеств. Для этого следует найти на шкале точку, соответствующую сумме баллов. Вывод о соответствии определяется зоной, в которой окажется данная точка.

Работа по проведению оценки деловых качеств работников начинается с подготовки «Карточка оценки деловых и личностных качеств» на каждого работника. Это документ является основным и единственным, в котором эксперты формируют свое мнение о деловых и личностных качествах оцениваемого работника. В каждой «карточке» указывается фамилия и инициалы оцениваемого работника, его должность, наименование структурного подразделения, где он работает, табельный номер работника. Затем для каждого эксперта в отдельности подбирается «Карточка» на тех работников, которых он должен оценивать, и эти «Карточки» вкладываются в конверты. В этот же конверт вкладывается или прикладывается бирка с фамилией эксперта, который будет оценивать работников, фамилия которых указаны на «Карточках».

Экспертная оценка начинается с инструктажа экспертов, который проводят работники кадровой службы организации. В процессе инструктажа экспертам раскрываются цели и задачи проводимой экспертной оценки, ее место в аттестационной работе, разъясняются правила заполнения «Карточек», объясняется смысл и содержание различных шрифтов, занесенных в «Карточку». При инструктаже необходимо обратить внимание на следующие моменты: опрос экспертов проводится анонимно; эксперты должны быть объективными в своих оценках; эксперты должны выражать только личное мнение.

После проведения инструктажа экспертам раздаются конверты с приготовленными для них «Карточками оценки». Конверты вручаются экспертам строго индивидуально - из рук в руки, сообщается время и место сбора документов. Заполненные «Карточки» целесообразно отпускать в урну, которая следует установить в отделе кадров предприятия. Документы из урны изымает представитель отдела кадров и передает их на обработку. Результаты экспертной оценки могут обрабатываться на ЭВМ или вручную.

Ручная обработка состоит из нескольких операций:

1 операция - подсчитываются средние бальные оценки по каждому качеству;

2 операция - рассчитываются количественные оценки. Для этого коэффициент значимости того или иного качества работника умножаются на средний балл оценки, полученный в результате 1 операции.

3 операция - все качества распределяются по критериям «сильных» и «слабых» сторон работника. Отнесение какого-либо качества к категории «сильных» или «слабых» производится на основании следующего расчета:

Если полученное значение составляет 75 и более процентов, то это качество относится к категории «сильных», а если меньше, то к категории «слабых».

4 операция - определяется уровнем соответствия работника занимаемой должности по каждому блоку качеств. С этой целью все оценки, полученные по качествам, входящим в тот или иной блок, суммируются. Полученные фактические оценки сравниваются с нормативными шкалами соответствующих блоков качеств. В зависимости от того, в какую зону попадает фактические значение оценки, определяется уровень соответствия работников занимаемой должности по данному блоку качеств.

5 операция - определяется уровень соответствия работника занимаемой должности по всем блокам качеств. Для этого оценки по каждому блоку качеств складываются, и полученный результат отмечается на шкале соответствия занимаемой должности. В зависимости от того, в какую зону шкалы попала общая фактическая оценка, устанавливается уровень соответствия оцениваемого работника занимаемой должности.

После обработки результатов экспертной оценки все данные заносятся в сводный документ. В этом документе представлены фактические оценки, полученные работником как в целом по всем качествам, так и по отдельным блокам качеств: компетентность, организаторские способности, личностных качеств. Для сопоставления даны нормативные оценки по отдельным блокам и по совокупности всех качеств. На шкале соответствия занимаемой должности представлены количественные пределы зон соответствия по трем уровням.

Здесь же отмечается уровень соответствия работниками занимаемой должности. В документе показан также уровень развития каждого качества работника в процессном отношении к нормативу. Все качества разделены на категории «сильные» и «слабые».

Документ передается в аттестационную комиссию, и после проведения аттестации остается в личном деле работника.

Наряду с экспертной оценкой деловых и личностных качеств следует проводить количественную оценку анкетных данных, что связано с целесообразностью экспертного оценивания стажа, возраста, образования конкретного работника. В то же время интегрирование требований к образованию и опыту работы руководителя или специалиста обедняет аттестационную процедуру.

Количественная оценка анкетных данных производится по формуле:

где Оа - количественная оценка анкетных данных;

i - индекс параметра анкетных данных;

j - индекс работника;

аi - вес параметра анкетных данных;

xij - нормированное значение i-го параметра анкетных данных j-го работника.

При определении нормированных значений параметров анкетных данных должны учитываться их оптимальные величины для конкретной должности, т. е. максимальное число баллов по i-ому параметру получает специалист, чей стаж, образование или возраст и является оптимальным.

Веса параметров анкетных данных также зависит от занимаемых должностей. При этом необходимо учитывать, что чем выше занимаемая должность, тем жестче требования к стажу и образованию и несколько снижаются требования к возрасту.

На основе анкетирования выявляются очень важные, важные и желательные требования к образованию, направлениям повышения квалификации, профессиональному опыту работы, стажу. Таким образом, максимальное количество баллов, которое может набрать служащий - 30 баллов. В то же время при наихудших анкетных данных специалист теряет такую же сумму баллов.

Результат количественного анализа анкетных данных подсчитываются по каждому аттестуемому, и оформляется в виде таблице 14.

Таблица 14. Результаты анализа анкетных данных

Ф.И.О. аттестуемого	Оценка анкетных данных по параметрам	Итоговая оценка
	Стаж работы	Возраст	Образование

Работа аттестационной комиссии должна состоять из следующих этапов:

- анализ документов аттестуемого работника;

- собеседование с аттестуемым работником;

- принятие решения об уровне соответствия аттестуемого работника занимаемой должности;

- разработка рекомендаций комиссии в отношении аттестуемого работника.

В процессе работы члены аттестационной комиссии анализирует следующие документы:

а) результаты экспертной оценки деловых и личностных качеств работника;

б) результаты количественного анализа анкетных данных;

в) характеристика работника;

г) сведения о проведенной работе аттестуемым работником в межаттестационный период;

д) личное дело работника.

Таким образом, решение об уровне соответствия работника занимаемой должности аттестационная комиссия вырабатывает на основе коллективной оценки деловых качеств работника, оценки его руководителя.

Результаты экспертной оценки деловых качеств работника, показывают уровень соответствия работника занимаемой должности, определяют количественную меру этого соответствия в сравнении с эталонным значением. Приведенная в документе классификация качеств по группам «сильные», «достаточные» и «слабые» дает возможность членам аттестационной комиссии делать выводы о пробелах в деятельности работника, о его потенциале, его способности к руководящей или исполнительной деятельности.

Особое внимание должно уделено анализу качеств, входящих в группу «важнейших». В тех случаях, когда одно или несколько важнейших качеств отнесено к категории «слабых», работник не может быть рекомендован в резерв на выдвижение.

Общий результат, а то есть интегральная оценка по всем составляющим рассчитывается следующим образом:

Оц = Эк + Кв + Оа

где Оц - общая оценка по всем составляющим;

Эк - результаты экспертной оценки деловых качеств;

Кв - оценка важнейших качеств;

Оа - оценка анкетных данных.

Далее полученный результат сопоставляем с нормативом для получения вывода о деятельности работника.

Величина Эк находится в пределах от 10 до 50 баллов, в т.ч. величина от 10 до 22 баллов свидетельствует о несоответствии работника занимаемой должности; от 22,1 до 30,0 - о недостаточном соответствии; от 30,1 - 38,0 - о полном соответствии; от 38,1 - 50,0 - о возможности зачисления работника в резерв на выдвижение.

Величина Кв находится в пределах от 0 до 35 баллов. Вес каждого «важнейшего» качества определяется в 5 баллов. Если какое-либо из «важнейших» качеств отнесено к группе «сильных», оно оценивается в 5 баллов, если к группе «слабых» - 0 баллов.

В случае, когда все «важнейшие» качества оценены экспертами на низком уровне, то суммарная оценка за группу «важнейших» качеств равна нулю.

В том случае, когда все «важнейшие» качества выражены у работника сильно, оценка за эти качества равняется 35 баллом.

Величина Оа находится в пределах от минус 30 до плюс 30 баллов.

В результате полученных данных члены аттестационной комиссии в документе отмечают рекомендации и предложения.

Таблица 15. Рекомендации члена аттестационной комиссии

Изменение в должности	Отметка	Изменение в окладе	Отметка	Повышение квалификации	Отметка
Повысить в должности		Увеличить оклад		Экономика
Рекомендовать в резерв на выдвижение		Оставить оклад без изменений		Технология и организация производства
Оставить на прежней должности		Понизить оклад		Менеджмент
Перевести на другую работу		Установить или увеличить надбавку к окладу		Спец. знания по профилю деятельности
Освободить от занимаемой должности		Снизить резерв надбавки к окладу		Социальная психология
		Отменить надбавку к окладу		Государственное и трудовое право
				Антикризисное управление

По итогам аттестации генеральным директором и его заместителями должны разрабатываться необходимые мероприятия по выполнению рекомендаций аттестационной комиссии и предложений работников, высказанных в ходе аттестации, об улучшении деятельности аппарата и обеспечивается их осуществления.

3.2 Апробация методики оценки руководителей и специалистов в системе аттестации

Рассмотрим пример расчета интегральной оценки деловых и личностных качеств менеджера по персоналу.

Расчет экспертной оценки деловых и личностных качеств: На предприятии была сформирована группа экспертов. Каждому эксперту была выдан «Лист оценки деловых и личностных качеств». Но прежде был проведен инструктаж, который раскрыл экспертам цели и задачи проводимой экспертной оценкой. Разъяснялись правила заполнения «Листа оценки», объяснялись смысл и содержание различных шрифтов.

После обработки результатов экспертной оценки все данные заносятся в сводный документ. В этом документе представлены фактические оценки, полученные работником как в целом по всем качествам, так и по отдельным блокам качеств: компетентность, организаторские способности, личностных качеств. Для сопоставления даны нормативные оценки по отдельным блокам и по совокупности всех качеств.

Здесь же отмечается уровень соответствия работниками занимаемой должности. В документе показан также уровень развития каждого качества работника в процессном отношении к нормативу. Все качества разделены на категории «сильные» и «слабые».

Таблица 18. Оценка степени соответствия на основе результатов экспертного опроса

Оценка отдельных качеств Знание экономики и организации производства в условиях рынка. Знание технологии производства. Знание теории и практики управления персоналом. Знание основ хозяйственного и трудового права. Знание должностных функциональных обязанностей. Знание психологии делового общения. Владение искусством налаживания внешних связей. Умение предвидеть последствия принимаемых решений. Умение ставить цели и находить способы их достижения. Умение использовать современные инфомационно-технические средства коммуникаций. Установка на постоянное обновление свих знаний. Умение постоянно учитывать изменяющиеся условия. Знание нормативных и инструктивных материалов в соответствии с функциональными обязанностями. Аналитичность и вариабельность. Позитивное восприятие прогрессивных новшеств и умение организовать их внедрения. % от максимума) качествости ника	66,6 63,2 96x 76,6x 100x 73,2x 43,2 53,2 76,6 86,6 50 73,2 93,2x 56,6 36,6	- - + + + - - - + + - - + - -
Оценка организационных способностей Шкала: 2,4 - 6,0 7,0 - 8,4 9,4 - 12,0	9,98 баллов не соответствует недостаточно соответствует соответствует
Оценка отдельных качеств Умение подбирать и расставлять кадры. Умение ставить задачи и делегировать полномочия. Умение самостоятельно и оперативно принимать решения. Умение обосновывать и отстаивать свою точку зрения. Требовательность по отношению к подчиненным. Умение оценивать подчиненных по достоинству и вознаграждать их. Умение организовать процесс обучения и развития подчиненных. Умение защищать интересы коллектива. Умение четко излагать свои мысли и убеждать. Умение контактировать людьми.	76,6x 96,6x 80 66,6 96,6 56,6 50 73,2 60 93,2	+ + + - + - - - - +
Оценка личностных качеств Шкала: 2,4 - 6,0 7,0 - 8,4 9,4 - 12,0	11,24 баллов не соответствует недостаточно соответствует соответствует
Оценка отдельных качеств Высокая личностная ответственность. Чуткость и уважительное отношение к людям. Честность и порядочность. Высокая работоспособность, трудолюбие. Объективность. Терпимость к неопределенности и умение работать в стрессовых ситуациях. Уравновешенность, выдержанность. Обязательность. Решительность. Инициативность.	93,2x 83,2 90 93,2 70 83,2 96,6 70 60 70	+ + + + - + + - - -

«x» - важнейшие качества;

«+» - сильно развитое качество;

«-» - слабо развитое качество.

Приведем оценочные шкалы, которые позволяют определить уровень соответствия работника занимаемой должности по данному блоку качеств. Для этого мы находим на шкале точку, соответствующую сумме баллов, полученной работником по совокупности качеств, входящий в данный блок. Вывод о соответствии определяется зоной, в которой окажется данная точка.

Для получения предварительного вывода о соответствии оцениваемого работника занимаемой должности сформировываем итоговую нормативную шкалу, также разделенную на три зоны соответствия. Предельные оценочные уровни этих зон на данной шкале представляют собой суммы предельных оценочных уровней соответствующих зон на оценочных шкалах отдельных блоков деловых и личностных качеств.

Из представленных выше шкал мы с уверенностью можем сделать вывод, что менеджер по персоналу соответствует занимаемой должности, т.к. его суммарная оценка деловых и личностных качеств находится в I зоне.

Далее мы производим оценку важнейших качеств менеджера по персоналу.

Таблица 20. Оценка деловых важнейших качеств менеджера по персоналу

Оценка качеств Знание экономики и организации производства в условиях рынка. Знание теории и практики управления персоналом. Знание основ хозяйственного и трудового права. Знание психологии делового общения. Знание должностных функциональных обязанностей. Знание нормативных и инструктивных материалов в соответствии с функциональными обязанностями. % от максимума) качественности работника Умение подбирать и расставлять кадры. Умение ставить задачи и делегировать полномочия. Умение самостоятельно и оперативно принимать решения. Обязательность.	66,6 100 76,6 73,2 100 93,2 76,6 96,6x 80 70	- + + - + + + + + -

«+» - сильно развитое качество;

«-» - слабо развитое качество.

Вес каждого «важнейшего» качества определяется в 5 баллов. Если какое-либо из «важнейших» качеств отнесено к группе «сильных», оно оценивается в 5 баллов, если к группе «слабых» - 0 баллов.

Исходя из расчетов, которые представлены в таблице 20 у менеджера по персоналу: 7 - сильных сторон и 3 - слабых, следовательно, оценка деловых важнейших качеств составляет 35 баллов.

Оценочная шкала деловых важнейших качеств представлена на рисунке 5.

Таблица 21. Значимость параметров анкетных данных

	Возраст	Стаж	Образование	Сумма	Весовой коэффициент
Возраст	1	0	0	1	0,11
Стаж	2	1	0	3	0,33
Образование	2	2	1	5	0,55
				9

Сопоставляем фактические и нормативные значения параметров анкетных данных:

Возраст: 37 лет - +3;

Стаж работы: 8 лет - +3;

Образование: высшее базовое - +2.

где Оа - количественная оценка анкетных данных;

i - индекс параметра анкетных данных;

j - индекс работника;

аi - вес параметра анкетных данных;

xij - нормированное значение i-го параметра анкетных данных j-го работника.

Таблица 22. Результаты анализа анкетных данных

Ф.И.О. аттестуемого	Оценка анкетных данных по параметрам	Итоговая оценка
	Стаж работы	Возраст	Образование
Менеджер по персоналу	+3 * 0,11 = 0,33	+3 * 0,33 = 0,99	+2 * 0,55 = 1,1	24,2*

* - с учетом корректировки весов параметров в 10 раз.

Нормативная шкала для количественной оценки анкетных данных представлена на рис. 6.

Оц = Эк + Кв + Оа

где Оц - общая оценка по всем составляющим;

Эк - результаты экспертной оценки деловых качеств;

Кв - оценка важнейших качеств;

Оа - оценка анкетных данных.

Оц = 40,22 + 35 + 24,2 = 99,42

Оц = 50 + 50 + 30 = 130

= 0,76

Полученную величину 0,76 мы сопоставляем с числовыми значениями шкалы Харрингтона.

Таблица 23. Шкала Харрингтона

№ п/п	Содержание описание градаций	Числовое значение
1	Очень высокая	0,8 - 1
2	Высокая	0,64 - 0,8
3	Средняя	0,37 - 0,64
4	Низкая	0,2 - 0,37
5	Очень низкая	0,0 - 0,2

Нормативная шкала интегральной оценки тоже делится на три зоны соответствия. Предельные оценочные уровни этих зон на данной шкале представляют собой суммы отдельных блоков нормативных шкал деловых и личностных качеств, нормативной шкалы деловых важнейших качества и нормативной шкалы количественной оценки анкетных данных.

Из нормативной шкалы интегральной оценки мы с уверенностью можем сделать вывод, что менеджер по персоналу полностью соответствует занимаемой должности.