2

Введение

Предприятие для того, чтобы сохранить или повысить эффективность деятельности, должно непрерывно воспроизводить человеческие ресурсы, то есть улучшать количественный и качественный состав персонала, его структуру. По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

Сам сложный механизм управления регламентируется комплексом организационно-распорядительной документации.

Процесс управления включает следующие основные типовые документирующие операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Не документируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют, поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат. Все это свидетельствует об актуальности данной темы и ее недостаточной разработанности.

Предметом настоящего исследования является процесс документирования (документационного обеспечения) управления персоналом современного российского предприятия.

Цель данной работы: раскрыть роль и значение документационного обеспечения управления в системе управления предприятием, а также выявить пути оптимизации этого процесса в современных условиях российских предприятий.

Для достижения цели в работе решаются следующие задачи:

Раскрывается сущность, значение и структура документационного обеспечения предприятия.

Обосновывается роль и значение службы документационного обеспечения управления в механизме управления.

Раскрываются критерии организационно-распорядительной деятельности.

Выявляются основные этапы и технологии документирования.

Анализируется современное состояние документационного обеспечения управления отечественных организаций.

В курсовом проекте я укажу состав и содержание организационного проекта подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации, установлю технико - экономическое обоснование необходимости проекта, разработаю задание на оргпроектирование, разработаю непосредственно сам оргпроект, обосную его социально - экономическую эффективность. Составлю план внедрения проектных мероприятий.

1. Состав и содержание организационного проекта делопроизводственного обеспечения системы управления организации

Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

· техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

· деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ[6].

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Так, создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов (устав, положение, учредительный договор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять бездокументному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т.п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т.е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:

информационную - являются источником и носителем информации;

управленческую - позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;

правовую - служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;

коммуникативную - помогают организовать обмен информацией и общение;

учетную - накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

социальную - характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

культурную - являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;

историческую - являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними. Перечень и взаимосвязь цели, задач и принципов управленческих документов можно увидеть на рисунке Приложения 1.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу. [5]

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

? своевременная обработка поступающей кадровой документации;

? регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

? разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

? доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

? контроль за исполнением требований документов;

? размножение документов по кадровым вопросам и др.

Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

- сбор и обработку документной информации;

- подготовка решения;

- принятие и документирование решения;

- доведение решения до исполнителей;

- исполнение решения;

- контроль исполнения;

- сбор информации об исполнении;

- передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;

- хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает:

- распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;

- создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Автоматизированная управленческая информационная система призвана на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Внутриорганизационная система информации выполняет следующие функции:

- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;

- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

- разработка программных средств, прикладных программ.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

2. Предпроектная подготовка разработки оргпроекта подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации

2.1 Технико-экономическое обоснование необходимости проекта

ОАО «Прогресс», расположенное в Москве, является крупной промышленной организацией. Состав организации включает: 7 цехов основного производства, специализирующихся на разработке и производстве генераторов и оборудования для строительного комплекса - башенных кранов, мобильных грузовых подъемников, то есть основной продукции завода, предназначенной для реализации. Кроме этого, в настоящее время освоены и серийно выпускаются товары народного потребления.

В структуру вспомогательного производства входя 3 цеха, мастерские и производственные участки, главная задача которых:

изготовление, ремонт, заточка и настойка инструментов, приспособлений, приборов, хозяйственного инвентаря;

надзор за работоспособностью и ремонтом оборудования, машин, механизмов, зданий и сооружений;

обеспечение электрической и тепловой энергией, надзор и ремонт электрооборудования и тепловых сетей;

внутрипроизводственная и внешняя транспортировка сырья, материалов, заготовок, готовой продукции;

складирование готовой продукции.

Конечный результат деятельности основных цехов - готовая товарная продукция, которая реализуется внешнему потребителю; конечный результат вспомогательных цехов потребляется внутри самой организации.

Обеспечивающее производство, включает информационное и административное обеспечение основного и вспомогательного производств и выполняет функции координации и контроля текущей деятельности персонала, а также наем, оформление и расстановку кадров.

Рассматриваемая организация является коммерческой. Она самостоятельно заключает договоры с потребителями продукции, в том числе получает государственные заказы, а также заключает договоры и ведет расчеты с поставщиками нужных производственных ресурсов. ОАО «Прогресс» несет полную ответственность перед финансовыми органами за своевременное перечисление налогов и других платежей, покрывает из собственного дохода все убытки и потери. За счет выручки от реализации продукции производит оплату расходов на производство и его развитие, а также на закупку сырья, материалов и оплату рабочей силы.

Численность персонала 4810 чел., в т.ч. рабочих - 2542 чел.

Организация основана в 1960 году и на протяжении всего этого времени обеспечивает строительный и энергетический комплекс города и регионов средствами механизации, технологическим оборудованием, что отразилось и на организационной структуре (в состав организации входят три КБ, ориентированные на три вида выпускаемой продукции: КБ мелкосерийного производства оборудования для строительного комплекса, проектно-конструкторское отделение для разработки генераторов и КБ товаров народного потребления).

Научно-техническая деятельность представляет собой весьма специфический вид человеческой деятельности, связанный с получением и преобразованием новых знаний, технических и технологических решений в конкретных областях народного хозяйства. Важнейшая особенность состоит в специфическом характере труда конструкторов и инженерно-технических работников.

Исследуемая организация действует в рамках стратегии организационного развития, и, в частности, стратегии умеренного роста, использование которой предполагает: маневренность, использование внешних ресурсов; диверсификацию бизнеса; расширение фундаментальных исследований; концентрацию усилий на реализации нововведений, в которой механизмы размещения рабочей силы ориентированы, как на внешние конкурентные условия, так и на создание внутренних систем развития, компенсирующих влияние внешней среды

Организация оснащена необходимым станочным парком, сборочным и испытательным оборудованием, которое в настоящее время используется в среднем на 90%, и способна выдерживать конкуренцию на внутреннем рынке.

Основной рынок сбыта продукции - Москва - это около 70% от общего объема выпускаемой продукции, 10% - Московская область, остальные 20% - регионы России.

В отчетном периоде было создано новое структурное подразделение - отдел маркетинга. Уже есть первые положительные результаты. Основная задача сегодняшнего дня - создание сети региональных дилеров. Однако, несмотря на рост объемов выпускаемой продукции, завод еще не достиг того необходимого уровня реализации, позволяющего коллективу стабильно и целенаправленно решать стоящие перед ним задачи экономического и технического развития. Возросли производственные потери рабочего времени, несколько снизился уровень использования производственных мощностей, вырос удельный вес брака и др. Все это негативно сказывается на финансово-экономическом положении организации.

В организации действует линейно-функциональная структура управления, ориентированная на выполнение плана по объемным показателям, с учетом возможностей сбыта и реализации продукции. Кроме этого для ОАО «Прогресс» характерна развитая внутриорганизационная кооперация.

Все структурные звенья организации связаны между собой с помощью системы управления, которая является ее головным органом. Система управления выполняет как общие функции управления, свойственные практически всем звеньям организации: определение направленности деятельности, планирование деятельности, организация и регулирование деятельности, ее финансовое обеспечение, учет и контроль результатов, так и специфические, или конкретные функции управления, свойственные каждой службе в зависимости от ее функционального предназначения. Общее руководство организацией осуществляет правление, которое сообща выбирает исполнительные органы: директора, его заместителей, главного бухгалтера и т.д.

Правление (совет директоров) осуществляет руководство текущей деятельностью организации и его представительство во внешних организациях.

Дальнейшее развитие деятельности организации связано с выявлением и ликвидацией недостатков и «узких мест» в организации производства и управления, что может, в конечном счете, обеспечить:

увеличение конкурентоспособности продукции и всей организации, как на внутреннем, так и на внешнем рынке;

повышение производительности труда как в сфере производства, так и в сфере управления;

снижение расходов на управление и снижение себестоимости продукции;

выполнение договорных обязательств точно в срок и в определенном объеме, снижение, а затем и полное отсутствие санкций за срыв поставок продукции;

повышение общей культуры труда и качества управления.

Наличие огромной базы для ведения документального отчета обосновывает необходимость совершенствование подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации.

Субъектом управления в проекте являются (Таблица 1):

1. Заместитель генерального директора по общим вопросам

2. Начальник канцелярии

3. Бюро приема, контроля и выпуска документов

4. Бюро обработки информации

Таблица 1

Канцелярия
Начальник канцелярии	1
Бюро приема, контроля и выпуска документов
Начальник бюро	1
Секретарь	1
Бюро обработки информации
Начальник бюро	1
Секретарь	2
Группа изменения и учета технической документации
Начальник бюро	1
Секретарь	1
Итого	8
Архив документации
Начальник архива	1
Архивариус	1
Группа подготовки и предоставления регламентирующей документации для ОК, ОТИЗа, юридического отдела
Начальник группы	1
Секретарь	2
Итого	5

Объектом управления подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления в организации являются:

1. документация по производству, номенклатуре и ассортименту;

2. оперативные графики выпуска продукции;

3. бухгалтерская документация;

4. отчеты по итогам деятельности предприятия;

5. обобщающие материалы, справки о деятельности предприятия

Словом, абсолютно вся документация предприятия.

Системный анализ состояния делопроизводства.

Подсистема делопроизводственного обеспечения системы управления предприятия влияет на:

осуществление разработки и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов;

разработку оперативных графиков выпуска продукции и осуществление выдачи их цехам-исполнителям;

разработку оперативных заданий цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществление контроля за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов;

обеспечение оперативного контроля за ходом производства, выполнение работ по внутризаводской кооперации;

осуществление организация и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

составление совместно с бухгалтерией документации, отчеты по итогам деятельности предприятия обеспечение предоставления необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Для выявления трудностей и недостатков в обеспечении делопроизводства я проведу экономический анализ следующих показателей:

Показатели	Ед. изм.	План	Факт
Подсистема делопроизводственного обеспечение системы управления
Степень унификации документов	%	65	68
Удельный вес документов с ограниченным доступом	%	10	8,7
Затраты времени на подготовку служебной и деловой документации	Час.	220	256
Уровень централизации делопроизводства	В долях единицы	0,65	0,59
Уровень механизации и автоматизации делопроизводства	В долях единицы	0,85	0,82
Своевременность подготовки документов	%	100	91
Масштаб делопроизводственной работы	Документов в год	12000	12132
Степень охвата делопроизводственным обеспечением системы управления	В долях единицы	0,95	0,84
Степень соблюдения требований документации	%	100	94

Фактические показатели ниже показателей плана, соответственно можно сделать вывод о том, что отдел канцелярии работает неэффективно, либо не успевает, можно рассчитать какое количество человек должно работать в этом отделе, и выяснить в этом ли стоит проблема отклонения от плана.

В ходе анализа необходимо выявить причины образования сверхплановых потерь рабочего времени. Среди них могут быть: дополнительные отпуска с разрешения администрации, невыходы на работу по болезни, прогулы, простои из-за неисправности оборудования, отсутствие работы, сырья, материалов, топлива, энергии и т.д. Каждый вид потерь должен быть подробно оценен, особенно тот, который зависит от предприятия. Уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от трудового коллектива, является резервом увеличения производства продукции, который не требует дополнительных капитальных вложений и позволяет быстро получить отдачу.

Мы видим, что унифицировано документов на 3 процента больше, чем по факту, что означает отдел справляется с потоком документов.

Удельный вес документов с ограниченным доступом фактически меньше чем по плану, что может означать утечку информации или делегирование обработки документации одним отделом другому.

Затраты по времени на подготовку служебной и деловой документации больше чем по плану так же указывают на делегирование полномочий, например осуществление организации и руководства работой по комплексному, экономическому анализу производственно - хозяйственной деятельности предприятия можно поручить планово - экономическому отделу а не канцелярии[9].

Уровень централизации делопроизводства ниже, так как возможно менее автоматизирован, чем необходимо, о чем и говорит показатель уровня механизации и автоматизации делопроизводства.

Своевременность подготовки документов ниже, так как, скорее всего процесс не автоматизирован, степень соблюдения требований документов не стопроцентная, скорее из-за нехватки знаний и не квалифицированности специалистов отдела. Отсюда малая степень охвата делопроизводственным обеспечением системы управления.

Из сравнительного экономического анализа, можно сделать вывод о том, что:

1. повысить квалификацию кадров

2. строго регламентировать обязанности канцелярии

3. автоматизировать обработку документов

Системный анализ состояния отдела канцелярии.

Управлением делопроизводственным обеспечением предприятия занимается канцелярия во главе с заместителем генерального директора по общим вопросам. Отдел выполняет следующий ряд функций:

1. осуществить разработку и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов;

2. разработать оперативные графики выпуска продукции и осуществить выдачу их цехам-исполнителям

3. разработать оперативные задания цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществить контроль за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов

4. обеспечить оперативный контроль за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации

5. осуществить организацию и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия

6. составить совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия

7. обеспечить предоставление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия

Трудоемкость каждой из этих функций представлены в Таблице 2

Функции	Трудоемкость каждой функции в % к полной трудоемкости функций подсистемы
1. Подсистема делопроизводственного обеспечения - всего осуществить разработку и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов разработать оперативные графики выпуска продукции и осуществить выдачу их цехам-исполнителям разработать оперативные задания цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществить контроль за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов обеспечить оперативный контроль за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации осуществить организацию и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия составить совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия обеспечить предоставление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия	100 39 28 13 8 5 4 3

Проанализировав данные таблицы 1 я сделала следующие выводы:

1. освободить отдел канцелярии от осуществления организации и руководства работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия, перепоручить планово экономическому отделу.

2. осуществить разработку и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов должны менеджеры или инженеры участков а не работники канцелярии

3. соответственно освободив работников канцелярии у них будет больше времени следить за унификацией документов, за ГОСТами организации делопроизводства на предприятии и показатели трудоемкости канцелярии будут выше.

В связи с неправильной организацией делопроизводственного обеспечения системы управления предприятия организация несет потери:

1. оплачивая сверхурочное время персонала, так как они не успевают с планом

2. временные потери из-за неправильного распределения полномочий

3. временные потери из-за недостаточной автоматизации делопроизводства.

4. не предполагают обучение персонала, повышение квалификации.

Для анализа состояния отдела я использовала плановую и отчетные виды информации, используя экономический сравнительный метод анализа.

На основе выводов из анализа состояния обеспечения делопроизводства я определила цели совершенствования подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации (Рисунок 1)



2

Рисунок 1 «Дерево целей»

Критериями усовершенствования подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления на предприятии являются:

1. Выполнения плана.

2. повышение эффективности работы предприятия

3. достижение конкурентоспособности продукции организации

4. своевременность и качество принятых управленческих решений, защита экономической информации от конкурентов.

2.2 Разработка задания на оргпроектирование

Цель разработки оргпроекта заключается в достижении эффективности работы отдела предприятий, что повысит квалификацию персонала. За счет быстрой разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов ускорит выполнения заданий от руководства[2].

Основанием для разработки проекта служит наличие следующих документов:

Приказ директора

Распоряжение

План организационного развития

Организационный проект по усовершенствованию делопроизводственному обеспечению системы управления организации отвечает следующим требованиям:

1. надежностью (вероятностью того, что система управления работает бесперебойно в течение заданного периода времени);

2. безопасностью (вероятностью того, что система управления в течение заданного отрезка времени не посылает ошибочных информационных или управляющих сигналов);

3. иерархичностью (соподчиненностью подсистем с обязательным приоритетом принятия решений вышестоящей из них, а также разделением функций управления и обработки информации между подсистемами, расположенным на различных уровнях управления - местном, блочном и общестанционном);

4. интеграцией (концентрацией в одном виде-комплекте технических средств всех технологических функций, предназначенных для решения самостоятельной задачи управления и устранением за ненадобностью технических средств, функции которых могут быть выполнены предварительной подготовкой сигналов).

Перечень проектных предложений:

Изменение организационной структуры подсистемы делопроизводственным обеспечением с целью улучшения эффективности работы персонала данной подсистемы.

Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела приема, контроля и выпуска документов.

Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела обработки информации.

Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро группы контроля исполнения документации.

Нанять персонал в бюро обработки информации в количестве 1 человек, для избежание перезагрузки персонала, что обеспечивает более эффективную деятельность отдела.

Провести обучающие семинары по делопроизводству.

Внедрить новое программное обеспечение для автоматизации делопроизводства в организации. Построение ЛВС

Сроки разработки и внедрения проекта 3 месяца.

Расходы:

1. нанять персонал 1 чел. вакансия помощник начальника бюро обработки информации - заработная плата 8 000 рублей в месяц

2. обучающие семинары - 3 семинара по 25000 рублей

3. программное обеспечение 200 000 рублей

4. работа программиста - 50000 рублей

5. санаторно-курортное лечение персонала 390 000

6. построение ЛВС

Итого: 723 000 рублей

Источники финансирования проекта фонд развития.

Система стимулирования за разработку и внедрение проекта заключается в санаторном курортном лечении персонала

Технико-экономическое обоснование проектных предложений:

Разработки оргпроекта заключается в достижении эффективности работы отдела предприятий, что повысит квалификацию персонала. За счет быстрой разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов ускорит выполнения заданий от руководства.

Организационный проект по усовершенствованию делопроизводственному обеспечению системы управления организации отвечает следующим требованиям:

5. надежностью (вероятностью того, что система управления работает бесперебойно в течение заданного периода времени);

6. безопасностью (вероятностью того, что система управления в течение заданного отрезка времени не посылает ошибочных информационных или управляющих сигналов);

7. иерархичностью (соподчиненностью подсистем с обязательным приоритетом принятия решений вышестоящей из них, а также разделением функций управления и обработки информации между подсистемами, расположенным на различных уровнях управления - местном, блочном и общестанционном);

8. интеграцией (концентрацией в одном виде-комплекте технических средств всех технологических функций, предназначенных для решения самостоятельной задачи управления и устранением за ненадобностью технических средств, функции которых могут быть выполнены предварительной подготовкой сигналов).

Сроки разработки и внедрения проекта 3 месяца.

1. Наем персонала испытательный срок 3 месяца

2. Проведение 3 семинаров 1 семинар в месяц

3. Установка программного обеспечение 0,5 месяца

4. Изучение нового программного обеспечения 3 месяца

5. Построение ЛВС

3. Организационное проектирование подсистемы делопроизводственного обеспечение системы управления организации

Разработка оргпроекта

Постановка и организация делопроизводственного обеспчеения включает в себя следующее:

1. Постановка службы документационного обеспечения управления на предприятии.

В процессе оказания услуги осуществляется разработка организационно-правового положения службы ДОУ, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики Вашей компании. Все разработанные механизмы будут отражены в документах, регламентирующих деятельность службы ДОУ (Положение о службе ДОУ, Инструкция по делопроизводству должностные инструкции, альбом типовых унифицированных форм документов и т.п.).

2. Анализ документооборота на предприятии. Разработка и проведение мероприятий по его оптимизации.

Осуществляется анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.

3. Экспертиза бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации.

Осуществляется анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов.

4. Экспертиза кадрового делопроизводства. Оптимизация кадрового делопроизводства.

В процессе оказания услуги проводится проверка соответствия кадровых документов действующему законодательству с учетом специфики внешней среды, в которой находится компания.

5. Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании.

Результатом деятельности отдела канцелярии ООО «Эверест» является:

1. самостоятельно работающая служба ДОУ, обеспечивающая эффективное управление документооборотом.

1. Формирование и осуществление программы мероприятий по оптимизации документооборота.

2. Разрабатывание новых бланков документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.

3. Составление заключения о состоянии системы кадрового делопроизводства компании, разрабатывание и реализация плана работ по корректировке системы кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.

4. Разработка документов и нормативных актов, регламентирующих архивное хранение документов компании:

· номенклатура дел;

· описи дел;

· порядок формирования и оформления дел;

порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.

Для усовершенствования подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления ООО «Эверест» предлагается:

Изменение организационной структуры подсистемы делопроизводственным обеспечением с целью улучшения эффективности работы персонала данной подсистемы.

Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела приема, контроля и выпуска документов.

Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела обработки информации.

Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро группы контроля исполнения документации.

Нанять персонал в бюро обработки информации в количестве 1 человек, для избежание перезагрузки персонала, что обеспечивает более эффективную деятельность отдела.

Провести обучающие семинары по делопроизводству.

Внедрить новое программное обеспечение для автоматизации делопроизводства в организации.

Построение ЛВС.

Тем самым достигается экономическая и социальная эффективность: ускорения процесса передачи информации, обработки информации, за счет этого скорое принятие решений, увеличение производства соответственно увеличение прибыли.

Цель разработки оргпроекта заключается в достижении эффективности работы отдела предприятий, что повысит квалификацию персонала. За счет быстрой разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов ускорит выполнения заданий от руководства. (рис 2)



2

Рис. 2 «Дерево целей»

Состав функций обеспечивающих достижение целей:

1. деятельность «Центра обучения» для повышения квалификации персонала. Обучающая функция.

2. функция распределения работы

3. автоматизация документооборота

Методом системный анализа - это методология решения крупных проблем, основанная на концепции систем. Системный анализ может также рассматриваться как методология построения организаций, поскольку организаций могут рассматриваться как то, что реализует методологию решения проблем. В центре методологии системного анализа находится операция количественного сравнения альтернатив, которая выполняется с целью выбора альтернативы, подлежащей реализации. Если требование равнокачественности альтернатив выполнено, могут быть получены количественные оценки. Но для того, чтобы количественные оценки позволяли вести сравнение альтернатив, они должны отражать участвующие в сравнении свойства альтернатив (выходной результат, эффективность, стоимость и другие). Достичь этого можно, если учтены все элементы альтернативы и даны правильные оценки каждому элементу. Так возникает идея выделения «всех элементов, связанных с данной альтернативой», т.е. идея, которая на обыденном языке выражается как «всесторонний учет всех обстоятельств». Выделяемая этим определением целостность и называется в системном анализе полной системой или просто системой. Система, таким образом, есть то, что решает проблему.

Источниками информации являются:

схемы организации и обслуживания рабочих мест

расчеты экономической эффективности предлагаемых мероприятий

Задачи проекта:

1. Изменение организационной структуры подсистемы делопроизводственным обеспечением с целью улучшения эффективности работы персонала данной подсистемы.

Предлагается выполнять делопроизводство по цехам главным инженерам - выполнять разработку и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов, разработка оперативных графиков.

2. Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела приема, контроля и выпуска документов. Исполнитель - отдел кадров.

Предлагается следующая должностная инструкция секретаря:

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется руководителю предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется: нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя); настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:

2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Организация приема посетителей.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь руководителя предприятия обязан:

3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.

4. ПРАВА

Секретарь имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.

3. Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела обработки информации. Исполнитель - отдел кадров.

4. Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро группы контроля исполнения документации. Исполнитель - отдел кадров.

5. Нанять персонал в бюро обработки информации в количестве 1 человек, для избегания перезагрузки персонала, что обеспечивает более эффективную деятельность отдела. Исполнитель - отдел кадров.

6. Провести обучающие семинары по делопроизводству. Исполнитель наемный тренер.

Предлагается:

1 семинар - Эффективная письменная коммуникация. Деловая переписка с клиентами и партнерами.

Программа семинара:

Международные правила оформления деловых писем

§ Понятие «деловая переписка», виды деловой переписки.

§ Специфика передачи информации в письменной коммуникации

§ Оформление деловых писем: бланк письма, реквизиты.

§ Международные правила оформления деловых писем

§ Правила компьютерного (машинописного) изготовления деловых писем

Стилистика письма. Критерии делового стиля

§ Язык и стиль деловых писем

§ Стилистические принципы оформления текста

§ Построение делового сообщения

§ Стандарты фраз, принятые в деловой переписке

Текст письма, композиция

§ Определение цели сообщения и формирование соответствующей структуры текста

§ Стандарты фраз, принятые в деловой переписке

§ Особенности составления разновидностей деловых писем

§ Оценка легкости восприятия текста

§ Методы аргументации и убеждения при составлении письменных сообщений

§ Пространственное расположение и зрительное восприятие информации

Основные виды деловых писем

§ Информационное письмо

§ Письма с положительными сообщениями.

§ Особенности писем негативного содержания. Претензии, Отказы. Ответы на письма жалобы.

§ Понятие «эмоциональной» подстройки под адресата

Основные ошибки при составлении писем

Тренинг по составлению и оформлению деловых писем

Тренинг по редактированию деловых писем.

2 семинар - Управление системой делопроизводства и документооборота в современной организации Программа:

Нормативная база делопроизводства:

§ Законодательные акты федеральных органов Российской Федерации: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» и др. В этих нормативных актах имеются определенные сведения по составу и содержанию управленческих документов и их обработке;

§ Ведомственные нормативные акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер: Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Основные правила работы архивов организаций. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и др.

§ Документы по делопроизводству организации: инструкция по документационному обеспечению управления, табель форм документов и другие, отражающие специфику работы с документами.

Организационное обеспечение делопроизводства в организации:

§ Положение о службе документационного обеспечения управления: состав разделов, содержание каждого раздела, особенности положения, нормативная основа и порядок составления положения;

§ Должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления, значение инструкций и их нормативная база, порядок составления, состав и содержание разделов;