Процесс документирования (документационного обеспечения) управления персоналом современного российского предприятия

§ Рекомендации по расчету численности работников службы документационного обеспечения управления. И др.

Методика оформления реквизитов организационно-распорядительной документации:

§ Определение состава реквизитов управленческих документов, в том числе состав обязательных реквизитов. Общие правила составления текстов организационно-распорядительных документов;

Документирование управленческой деятельности организации:

§ Составление табеля форм документов, требований ГОСТов к оформлению реквизитов документов.

§ Рекомендации по составлению текстов документов

§ Рекомендации по составлению отдельных групп документов - приказы, протоколы, письма, акты и др.

§ На семинаре подробно излагаются правила и порядок составления табеля форм, заполнения граф, особенности внесения информации в табель.

§ ГОСТ Р6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Раскрывает порядок написания основных реквизитов документа, начиная с герба РФ и кончая реквизитами об исполнении документа, проектирование бланков документов: приведены образцы бланков и т.д. Кроме общих положений и рекомендаций по составлению текстов документов рассматриваются правила подготовки отдельных видов и особенности их заполнения.

Организация работы с документами:

§ Организация документооборота в организациях, порядок подготовки, рассмотрения, исполнения групп входящих, исходящих, внутренних документов, технология предварительного рассмотрения документов и т.д.

§ Регистрация, учет и построение справочного аппарата по документам организации. Необходимость регистрации, принципы и формы регистрации, регистрационные реквизиты, создание картотек, поиск документа или информации о нем;

§ Контроль исполнения документов, система контроля, сроки исполнения, стадии контроля, объекты контроля и др;

§ Подготовка дел к сдаче в архив, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, Экспертиза ценности документов и дел, обеспечение сохранности дел, правила хранения дел и передачи дел в архив организации;

Организация работы с конкретными видами документов:

§ Моделирование типовых маршрутов прохождения и порядка обработки основных организационно-распорядительных документов организации.

3 семинар - Коммерческая тайна. Конфиденциальное делопроизводство

Тема 1. Комплекс мер по защите коммерческой тайны компании

Основные виды информации с ограниченным доступом, которые могут быть использованы в организации:

Информация, содержащая сведения, относимые к государственной тайне; служебная информация, коммерческая тайна, банковская тайна, информация персонального характера.

Коммерческая тайна компании. Федеральный закон «О коммерческой тайне»

Источники конфиденциальной информации. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну компании.

Дополнения, вносимые в нормативно-правовые документы компании при введении режима защиты коммерческой тайны.

Основные направления защиты конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

Комплекс мер по защите коммерческой тайны.

Договор между сотрудником и компанией о нераспространении сведений составляющих коммерческую тайну.

Ответственность за противоправные действия в области информационных отношений и защиты информации.

Виды ответственности за разглашение коммерческой тайны и незаконное получение информации.

Тема 2. Конфиденциальное делопроизводство в компании

Составные части системы конфиденциального делопроизводства.

Принципы ведения конфиденциального делопроизводства

Способы и средства защиты документов содержащих конфиденциальную информацию

Автоматизированные системы ведения делопроизводства в компании. Электронный документооборот с ограниченным доступом.

Тема 3. Организация документооборота и архива компании

Организация документооборота в организациях, порядок подготовки групп входящих, исходящих, внутренних документов, рассмотрение, исполнение групп входящих, исходящих внутренних документов.

Регистрация, учет, построение справочного аппарата по документам организации.

Номенклатура, формирование и оформление дел. Подготовка и передача дел на архивное хранение

Проведение экспертизы ценности документов и дел.

Обеспечение сохранности дел и передача дел в архив организации.

7. Внедрить новое программное обеспечение для автоматизации делопроизводства в организации. Исполнитель - наемный программист.

Предлагается следующее программное обеспечение - Программный продукт «ДЕЛО-Предприятие» «старший» в семействе «ДЕЛО», обеспечивающий полную многопользовательскую функциональность системы и работающий на базе СУБД MS SQL или Oracle. «ДЕЛО-Предприятие» поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от создания проекта или первичной регистрации документа до списания в дело и передачи на хранение. Функциональные возможности программного продукта «ДЕЛО-Предприятие» описаны в разделе сайта «Семейство программных продуктов «ДЕЛО».

Программный продукт «ДЕЛО-Предприятие» - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер. В качестве СУБД могут быть использованы Oracle (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.

ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРАМ

Требования к серверу в первую очередь определяются требованиями выбранной СУБД, предполагаемым количеством пользователей системы «ДЕЛО-Предприятие» и объемом документооборота организации.

Объем, занимаемый базой данных (БД) «ДЕЛО-Предприятие» на жестком диске, вычисляется из расчета - 50 Мб начальный размер БД, плюс от 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов).

Рекомендуемая конфигурация сервера:

· процессор Pentium IV и выше;

· оперативная память не менее 512 Мб.

В случае использования СУБД Oracle на платформе отличной от Windows, для обеспечения таких опциональных возможностей системы «ДЕЛО-Предприятие», как контекстный поиск по прикрепленным файлам и «ДЕЛО-Web», потребуется дополнительный Windows-сервер с установленными MS Internet Information Server, MS Index Server.

ТРЕБОВАНИЯ К РАБОЧИМ МЕСТАМ

Полнофункциональный клиент

Клиентская часть системы «ДЕЛО-Предприятие» работает под управлением Windows 2000 Professional/Server, Windows XP Professional.

На рабочей станции должна быть установлена клиентская часть соответствующей СУБД, а так же, для использования всех функциональных возможностей системы «ДЕЛО-Предприятие», MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздние версии).

Рекомендуемая конфигурация рабочего места:

· процессор Pentium и выше;

· оперативная память не менее 128 Мб;

· свободное место на жестком диске 200 Мб;

· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов;

· Windows 2000 Professional / Windows XP Professional.

Для использования опции сканирования и для работы подсистемы «Поточное сканирование» необходимо установить на рабочую станцию программу FineReader версии 6.0/7.0 Scripting Edition.

«Тонкий» клиент:

Для работы с системой «ДЕЛО-Предприятие» через WEB интерфейс («ДЕЛО-Web») необходим компьютер с установленным Internet Explorer 6.0 и выше.

8. Построение ЛВС. Исполнитель - информационный отдел.

Заместитель генерального директора по общим вопросам издает распоряжение об изменениях согласно оргпроекту и утверждает его у Генерального директора предприятия.

За выполнение оргпроекта ответственный заместитель генерального директора по общим вопросам. За выполнение поручений ответственный тот, кому поручили - если исполнитель отдел кадров-то это начальник отдела. При построении ЛВС ответственного назначает фирма подрядчик.

С целью совершенствования системы следует построить локальную вычислительную сеть, к функциям которой можно отнести:

- сбор информации;

- предварительная обработка информации;

- анализ информации;

- поддержка принятия решения;

- передача решения исполнителям;

- контроль за исполнением.

В рамках рассматриваемой информационной структуры основное назначение ЛВС стоит в снижение времени информационного обмена между отделами.

На основании данных об организации вычисляем необходимое оборудование для построения ЛВС. Учитывая тот факт, что за последний год произошло полное обновление компьютерной техники, затараты на приобретение технических средств управления будут учитываться лишь частично в определении общей стоимости внедрения и построения ЛВС.

Обоснование социально-экономической эффективности проекта

3.2 Обоснование социально-экономической эффективности проекта

Организационный проект по усовершенствованию делопроизводственному обеспечению системы управления организации отвечает следующим требованиям:

1. надежностью (вероятностью того, что система управления работает бесперебойно в течение заданного периода времени);

2. безопасностью (вероятностью того, что система управления в течение заданного отрезка времени не посылает ошибочных информационных или управляющих сигналов);

3. иерархичностью (соподчиненностью подсистем с обязательным приоритетом принятия решений вышестоящей из них, а также разделением функций управления и обработки информации между подсистемами, расположенным на различных уровнях управления - местном, блочном и общестанционном);

4. интеграцией (концентрацией в одном виде-комплекте технических средств всех технологических функций, предназначенных для решения самостоятельной задачи управления и устранением за ненадобностью технических средств, функции которых могут быть выполнены предварительной подготовкой сигналов).

За счет эффективности проектных предложений на предприятии улучшится рост производительности труда, прирост прибыли, снижение издержек, а так же факторы достижения социальной эффективности: улучшение условий труда, стабилизация трудового коллектива, улучшение социально-психологического климата в коллективе.

4. Внедрение организационного проекта

План внедрения проектных мероприятий

Заключение

В курсовом проекте были изучены состав и содержание организационного проекта подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации. Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Установлено технико-экономическое обоснование необходимости проекта, которое заключается в достижении эффективности работы отдела предприятий, что повысит квалификацию персонала. За счет быстрой разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов ускорит выполнения заданий от руководства.

Разработано задание на оргпроектирование:

Изменение организационной структуры подсистемы делопроизводственным обеспечением с целью улучшения эффективности работы персонала данной подсистемы.

Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела приема, контроля и выпуска документов.

Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро отдела обработки информации.

Разработать должностные инструкции секретаря, начальника бюро группы контроля исполнения документации.

Нанять персонал в бюро обработки информации в количестве 1 человек, для избежание перезагрузки персонала, что обеспечивает более эффективную деятельность отдела.

Провести обучающие семинары по делопроизводству.

Внедрить новое программное обеспечение для автоматизации делопроизводства в организации. Построение ЛВС

Разработан непосредственно сам оргпроект, обоснована его социально-экономическую эффективность. Составлен план внедрения проектных мероприятий.

Считаю, что за счет эффективности проектных предложений на предприятии улучшится рост производительности труда, прирост прибыли, снижение издержек, а так же факторы достижения социальной эффективности: улучшение условий труда, стабилизация трудового коллектива, улучшение социально-психологического климата в коллективе

Список использованной литературы

1. Волкова К.А., Казакова Ф.К. Предприятие: положения об отделах и службах, должностные инструкции: Справ. пособие. - 3-е изд., доп. - М: Экономика, 2002 г.

2. Волков О.И. Экономика предприятия - М.: ИНФРА-М, 1998

3. Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. Организация управленческого труда: Учебное пособие. - М.: ГАУ, 1993 г.

4. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом: Учеб. пособие; под ред. А.Я. Кибанова. - М.: «Издательство ПРИОР», 1998 г.

5. Ивановская Л.В., Свистунов В.М. Обеспечение системы управления персоналом Учебное пособие. - М., ГАУ, 1995.

6. Кибанов А.Я. Оценка экономической и социальной эффективности проктов совершенствования системы и технологии управления персоналом органзации: Учебное пособие / ГУУ.-М., 2006.

7. Теория организации: Учебник Под ред. В.Г. Алиева - М.: Луч, 1999, гл. 6.

8. Управление персоналом организации. УчебникПод ред. А.Я. Кибанова: 3-е изд. - М.: ИНФРА-М. 2005.

9. Управление персоналом организации. Практикум: Уч. пособиепод ред. А.Я. Кибанова - 2-е изд., М.: ИНФРА - М., 2004.

10. Управление персоналом: Учебно-практич. пособие, под ред. А.Я. Кибанова и Л.В. Ивановской. - М.: «Издательство ПРИОР», 1999.