Главная
Коллекция "Otherreferats"
Менеджмент и трудовые отношения
Управление системой контроля исполнения документов на предприятии
Управление системой контроля исполнения документов на предприятии
Теоретические аспекты и анализ организации контроля исполнения документов на предприятии. Проблемы контроля исполнения документов. Функции и задачи службы контроллинга. Применение автоматизированных систем контроля исполнения документов на предприятии.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 26.02.2009 |
| Размер файла | 525,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
4
Управление системой контроля исполнения документов на предприятии
Содержание
- Введение
- Глава 1. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов
- 1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов
- 1.2 Формы контроля за исполнением документов
- 1.3 Виды контроля исполнения документов
- Глава 2. Анализ организации контроля исполнения документов на предприятии
- 2.1 Краткая характеристика предприятия
- 2.2 Анализ и проблемы организации контроля исполнения документов
- 2.3 Применение автоматизированных систем контроля исполнения документов на предприятии
- Заключение
- Список литературы
Введение
Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом компании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто. Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только к повышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причин руководитель получает на экране компьютера основание для принятия соответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанных с нарушениями в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также с колебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализа регулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятия соответствующих управленческих решений.
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать вдела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Глава 1. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов
1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1
В контроле исполнения документов можно выделить:
· контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
· контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
· отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
· обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
· выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. 3
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. 4
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
· постановку документов на контроль;
· проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
· снятие документов с контроля;
· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 7 Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. http://www.termika.ru/dou/enc/razd3/od10.html - 1#1
1.2 Формы контроля за исполнением документов
Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
· ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
· автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. 1
лицевая сторона
оборотная сторона
Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках. 2
В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.
Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящее в семейство программных продуктов "ДЕЛО", позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Кроме этого "ДЕЛО-Предприятие" позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на "рабочем столе" группируются в папки "Поступившие", "На исполнении", "На контроле" и др.
С полным описанием функциональных возможностей системы "ДЕЛО-Предприятие" можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта.
1.3 Виды контроля исполнения документов
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.
Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.
В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ. Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, являетсяинструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:
· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
· какие документы ставятся на контроль;
· этапы контроля исполнения документов;
· сроки исполнения документов;
· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
· информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.
Основные задачи контроля исполнения документов. Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.
На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:
? Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);
? Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);
? Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).
Однако этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях - типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не нашел отражения.
Задача данной статьи - рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:
? отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;
? обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;
? выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.
Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.
Сроки исполнения документов. На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
? внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
? поступивших из других организаций - с даты их поступления;
? обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», - с даты регистрации обращения.
В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.
В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1-2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.
В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
Сроки исполнения документов. Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дается следующее определение: "Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией".
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. 1
Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:
· поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;
· указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;
· если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
· запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней;
· обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Говоря о типовых сроках исполнения, необходимо отметить, что часть сроков исполнения зафиксировано в приложении 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:
· письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней;
· протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.
Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. 2
Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.3 То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. 4
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
· типовые сроки - принятием нового акта;
· индивидуальные - руководителями, которые их установили. 5
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора. 6
Этапы контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
* постановка документов на контроль;
* проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
* предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
* снятие документа с контроля;
* направление исполненного документа в дело;
* учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
* информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
¦ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.
На контроль ставятся только зарегистрированные документы.
Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) - задача очень трудоемкая и неэффективная.
Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1).
Пример 1
|
1. Автор (корреспондент) |
Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. |
|
|
2. Наименование вида документа |
Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа. |
|
|
3. Дата документа |
Записывается дата, присвоенная документу организацией - автором документа. |
|
|
4. Регистрационный номер документа |
Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа. |
|
|
5. Дата поступления |
Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
|
|
6. Регистрационный номер поступления |
Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
|
|
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа) |
Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. |
|
|
8. Резолюция |
Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. |
|
|
9. Срок исполнения |
Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. |
|
|
10. Отметка об исполнении документа |
Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. |
|
|
11. Номер дела |
Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. |
При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один - для службы ДОУ, второй - для структурного подразделения - исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении - контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).
Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.
Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.
Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.
Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.
¦ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
¦ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3-5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.
Пример 2
ООО «Прогресс»Служба ДОУ |
|
НапоминаниеОтветственному исполнителю Рябцеву Н.Н.Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запросаот 12.08.2007 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня.Срок исполнения документа - 26.11.2007.В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21). |
|
|
23.11.2007 |
|
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властиустанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):
· задания последующих лет - не реже одного раза в год;
· задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
· задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.
Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).
Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.
¦ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:
* краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);
* отметку "В дело";
* номер дела, в котором будет храниться документ;
* дату;
* подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.
Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.
¦ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.
¦ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.
Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель - руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.
Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3-4).
Пример 3
СВОДКА
об исполнении документов по состоянию на ____________________
Наименованиеподразделения |
Документы на контроле |
Из них |
|||||
|
Всего |
Поступилов предыдущеммесяце |
Исполненные в срок |
Исполняемые всрок |
С продленным сроком исполнения |
Не исполненные в срок |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Пример 4
СВОДКА
документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)
по состоянию на _____________________________
|
Вид, № и дата документа |
Кроткое содержание документа |
Срок исполнения |
Фамилия исполнителя |
Причины неисполнения в срок |
Состояние исполнения |
Когда будет исполнено |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.
Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.
¦ Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:
* общее количество документов на исполнении;
* количество исполненных документов в срок (%);
* количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
* причины задержек исполнения документов.
На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.
Глава 2. Анализ организации контроля исполнения документов на предприятии
2.1 Краткая характеристика предприятия
ОАО «Оранжерейнские Деликатесы», (Астраханская область, Икрянинский район, поселок Оранжереи, ул. Кирова 29, ИНН 3004005189), зарегистрирован на базе бывшего Оранжереинского комбината, который в свою очередь был создан на мощностях рыбных промыслов существовавших с XIX века.
За период с 2004 по 2006 год ОАО «Оранжереинские Деликатесы» занималось производством и реализацией следующих видов продукции: вяленые лещ и вобла, сельдь соленая, рыба мороженая, филе рыбы частиковых пород, икра частиковая, балычные изделия.
Фирменное наименование предприятия: Открытое акционерное общество «Оранжереинские Деликатесы».
Место нахождения предприятия и почтовый адрес: 416352, Астраханская область, Икрянинский район, поселок Оранжереи, ул. Кирова 29.
ОАО «Оранжереинские Деликатесы» имеет линейную структуру управления, которая образуется в результате построения аппарата управления только из взаимно подчиненных органов в виде иерархической лестницы. Каждый работник предприятия подчинен только одному руководителю и следовательно, связан с вышестоящим органом через него. В данной структуре разделения системы управления на составные части осуществляются по производственному признаку с учетом степени концентрации и специализации производства, а также технологических особенностей.
Во главе ОАО «Оранжереинские Деликатесы» стоит генеральный директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности компании, без особой на то доверенности действует от имени компании, представляет ее интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Он также распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия.
Организационная структура предприятия представлена на рис.1.
Рис.1. Организационная схема управления предприятием
Анализ основных технико-экономических показателей предприятия можно увидеть в таблице 1.
Таблица 1. Основные технико-экономические показатели предприятия ОАО «Оранжереинские Деликатесы» за 2004-2006 гг.
|
Показатели |
ед.изм. |
2004 |
2005 |
2006 |
Отклонение |
||||
2005 к 2004тыс. руб. % |
2006 к 2005тыс. руб. % |
||||||||
|
1. Объем реализации продукции |
тыс.руб |
29327 |
25230 |
250055 |
-4097 |
-13,97 |
-175 |
-0,69 |
|
|
2.Себестоимость продукции |
тыс.руб |
26732 |
23008 |
23699 |
-3724 |
-13,93 |
691 |
3 |
|
|
3. Прибыль от реализации |
тыс.руб |
2595 |
2222 |
1356 |
-373 |
-14,37 |
-866 |
- 38,97 |
|
|
4. Чистая прибыль |
тыс.руб |
1972,2 |
1688,72 |
1030,56 |
-283,48 |
-14,37 |
-658,16 |
-38,97 |
|
|
5. Среднегодовая стоимость О.П.Ф. |
тыс.руб |
5185 |
4708 |
4594 |
-477 |
-9,2 |
-114 |
-2,4 |
|
|
6. Среднегодовая стоимость оборота средств |
тыс.руб |
14537 |
15794 |
30221 |
1257 |
8,65 |
14427 |
91,34 |
|
|
7. Среднегодовая численность работников |
чел. |
511 |
461 |
372 |
-50 |
-9,78 |
-89 |
-19,3 |
|
|
8.Затраты на 1 руб. объема реализации продукции |
руб. |
0,91 |
0,91 |
0,95 |
- |
- |
0,04 |
4,4 |
|
|
9. Рентабельность продукции |
% |
8,8 |
8,8 |
5,4 |
- |
- |
-3,4 |
- |
|
|
10.Рентабельность производ. деятельности |
% |
9,7 |
9,6 |
5,7 |
-0,1 |
- |
-3,9 |
- |
|
|
11. Фондоотдача |
руб. |
5,6 |
5,3 |
5,4 |
-0,3 |
-5,35 |
0,1 |
1,9 |
|
|
12. Фондоемкость |
руб. |
0,17 |
0,18 |
0,18 |
0,01 |
5,9 |
- |
- |
|
|
13.Фондовооруженность |
тыс.руб. |
10,1 |
10,2 |
12,3 |
0,1 |
0,99 |
2,1 |
20,6 |
|
|
14. Коэффициент оборачиваемости |
кол.обор |
2 |
1,6 |
0,8 |
-0,4 |
-20 |
-0,8 |
-50 |
|
|
15. Коэффициент загрузки |
руб. |
0,49 |
0,62 |
1,2 |
0,13 |
26,5 |
0,58 |
93,5 |
|
|
16. Длительность оборо-та оборотных средств |
длин. |
182 |
228 |
456 |
+46 |
- |
+228 |
- |
По результатам анализа технико-экономических показателей можно сделать следующие выводы.
Анализ технико-экономических показателей за период с 2004-2006 годы показал, что объем реализованной продукции в 2005 году снизился по сравнению с 2004 годом на 4097 тыс. рублей (14%), а в 2006 году по сравнению с 2005 на 175 тыс. рублей (0,7%).
За анализируемый период также произошло снижение себестоимости реализуемой продукции: в 2005 году по сравнению с 2004 на 3724тыс. рублей (14%). Это связано с уменьшением объема реализуемой продукции. С каждым годом сокращается вылов рыбы. В 2006г. по сравнению с 2005г выявлено увеличение себестоимости на 3%. Это связано с ростом цен на сырье, материалы, топливо и электроэнергию.
В связи с этим прибыль от реализации продукции за анализируемый период сократилась: в 2005 году по сравнению с 2004 - на 4%, а в 2006 году по сравнению с 2005 - на 39%.
Показатель затрат на 1 рубль реализуемой продукции не изменился в 2005 году по сравнению с 2004 годом, а в 2006 году по сравнению с 2005 годом увеличился на 4 копейки. Данный показатель характеризует эффективность деятельности предприятия, так как показывает величину затрат, которая содержится в 1 рубле выручки, Так как прибыль и себестоимость находятся в обратной зависимости друг от друга, то чем меньше затраты в 1 рубле выручки, тем больше прибыль, полученная предприятием. В данном случае диагностику затрат определяют факторы, связанные с повышением стоимости на сырье, материалы, рост цен на топливо и электроэнергию.
Рентабельность отражает финансовые результаты деятельности предприятия. Рентабельность производства в 2005 году по сравнению с 2004 годом незначительно снизилась на 0,1%, а в 2006 году по сравнению с 2005 - снизилась на 3,9%.
Для анализа использования основных производственных фондов на предприятии применяются показатели фондоотдачи, фондоемкости.
Фондоотдача показывает, сколько рублей выручки предприятие получает с каждого рубля, вложенных в производство основных фондов. Чем выше уровень фондоотдачи, тем эффективнее используются основные фонды. В 2005 году она сократилась на 0,3 рубля по сравнению с 2004 годом, а в 2006 году по отношению к 2005 году выросла на 0,1 рубль. Снижение фондоотдачи зависит от простоев оборудования, а также в результате изменения стоимости оборудования.
Фондоемкость показывает, какая величина основных фондов потрачена на то, чтобы получить 1 рубль выручки. В 2005 году показатель увеличился на 1 копейку, а в 2006 остался неизменным.
Для характеристики использования оборотных средств на предприятии используют показатели: коэффициент оборачиваемости, коэффициент загрузки, длительность оборота.
Коэффициент оборачиваемости используется в основном для определения количества оборотов оборотных средств за определенный период времени (в данном случае за год). Уменьшение этого показателя в 2005 году по сравнению с 2004 годом говорит об уменьшении скорости оборота оборотных средств на 40 оборотов. В 2006 году по отношению к 2005 году количество оборотов уменьшилось на 80 оборотов.
Коэффициент загрузки показывает, сколько оборотных средств тратится на то, чтобы получить 1 рубль выручки. В 2005 году по сравнению с 2004 годом этот показатель увеличился на 0,13 рублей и продолжает увеличиваться в 2006 году.
Длительность одного оборота в 2005 году увеличилась на 46 дней, а в 2006 году - на 228 дней, что отрицательно характеризует уровень использования оборотных средств в эти годы.
При эффективном использовании оборотных средств коэффициент оборачиваемости должен увеличиваться, а коэффициент загрузки и длительность оборота оборотных средств уменьшатся.
Динамика приведенных показателей свидетельствует о том, что оборотные средства на данном предприятии в 2005-2006 годах использовались неэффективно.
2.2 Анализ и проблемы организации контроля исполнения документов
В наше время динамичных перемен в хозяйственной и социальной жизни общества актуален вопрос автоматизации документооборота в любых подразделениях. В программе информатизации каждого из них в качестве одной из основных целей указано создание информационной системы, обеспечивающей формирование и интеграцию ресурсов, необходимых для управления социально-экономическими процессами. В результате реализации программы должна быть создана эффективная информационная система, обеспечивающая возможность принятия оптимальных управленческих решений на всех уровнях, позволяющая повысить качество и оперативность реализации принимаемых решений.
Подобные документы
Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.
курсовая работа [40,4 K], добавлен 14.05.2011Значение и цели управления документооборотом. Инструкции по регламентации контроля исполнения документов, формы и виды. Сроки исполнения документов. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Пути повышения качества документированной информации.
курсовая работа [506,9 K], добавлен 26.02.2009Организация работы по контролю исполнения документов. Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Качество и сроки исполнения документов как объекты контроля. Автоматизация контроля документа.
реферат [919,1 K], добавлен 25.11.2016Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012Сущности, роль и значение контроля, его особенности осуществления в России и за рубежом. Основные черты и поведенческие аспекты контроля. Определение современных тенденций развития контроля исполнения, факторы эффективности и системы поиска информации.
курсовая работа [57,1 K], добавлен 18.11.2014Организация выполнения принятых решений. Значение, функции и виды контроля. Методы контроля и механизм его осуществления. Контроль за качеством управленческого решения. Социально-психологические аспекты контроля и оценки исполнения решений.
курсовая работа [26,8 K], добавлен 19.04.2004Условия применения информационной системы автоматизации учета и контроля прохождения и исполнения документов в подразделениях предприятия. Пример номенклатуры дел отдела телекоммуникаций и системотехнического обеспечения средств вычислительной техники.
контрольная работа [691,4 K], добавлен 19.10.2013Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.
курсовая работа [55,0 K], добавлен 08.11.2013Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.
курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011
