Рассматривая само понятие «официально-деловой стиль», необходимо отметить, что, прежде всего это язык делового общения, который используется главным образом при составлении управленческих документов. К нему в полной мере применимы нормы литературного языка, однако он обладает и своими ярко выраженными особенностями.

Основные особенности официально-делового стиля - это точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; сужение диапазона используемых речевых средств; языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, применение для этого готовых языковых формул-клише; высокая степень повторимости (частотность) отдельных участков текстов документов.

В документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). «Специальная лексика», наоборот, используется очень широко. Это понятие связано с теми группами слов, которые относятся к какой-либо профессии или роду деятельности. В специальную лексику включают термины, профессионализмы и профессионально жаргонные слова.

Термины - это слова или сочетания слов, значение которых строго обусловлено в пределах данной специальности.

Обычно термины закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд «книжных» слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом письменной речи.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны.

В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, по получении таковых, сего года. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью «узаконенных» терминов.

Профессионально-жаргонная лексика может рассматриваться как форма профессионального просторечия. Употребление таких слов допустимо лишь в особых условиях - для достижения стилистических, изобразительных целей. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988. С. 55.

Рассматривая синонимы, необходимо помнить, что ошибки при их употреблении нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование (обязательно в форме множественного числа): запросы/требования покупателей. В то же время оно не имеет присущего слову требования значения «норма, порядок, которым кто - что-либо должно соответствовать». Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988. С. 26.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо - составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается, контроль - возлагается, благодарность - выражается, информация - предоставляется и т.д.

Современная деловая речь немыслима без употребления заимствованных слов. Данный факт обусловлен активизацией торгового, научно-технического, делового, культурного общения народов, в результате которого в нашу жизнь входят новые понятия. Главным источником заимствования в наши дни является английский язык.

Однако применение иностранных слов должно вызываться необходимостью. Выбирая между синонимами, один из которых - русский, а другой - заимствованный, надо прежде всего определить, существенная ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан.

Еще одним аргументом в пользу ограничения употребления заимствованных слов является то, что допускается много ошибок - орфографических, грамматических, лексических. Это объясняется особым положением этих слов: они не освоены до конца русским языком, поэтому «корень их для большинства носителей языка смутен, значение неясно, оценочность неуловима, но зато все ощущают их модность, современность по сравнению с привычными русскими или давно освоенными заимствованными словами. Отсюда велико искушение употреблять нерусские слова».

Правильное использование заимствованных слов в некоторых случаях представляет определенные трудности. Основная из них - употребление заимствованных слов в том или ином контексте, стиле языка. Слова иноязычного происхождения, имеющие русский синоним, как правило, выше по стилю, официальнее, именно поэтому они более приспособлены для передачи различной информации, в том числе научного и делового характера. В официально-деловом стиле недопустимо необоснованное употребление иностранных слов, не вносящих ничего нового по сравнению с их русскими синонимами.

Таким образом, заимствованные слова занимают особое место в лексической системе русского языка и требуют предельно осторожного обращения с ними. Леонова Г.В. О некоторых особенностях употребления заимствованных слов в деловой речи // Секретарское дело. - 1997, № 4; Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, № 1

Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. - М.: Флинта, Наука, 1997. С. 100. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане. В официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, пришедший в негодное состояние (11), снимать с себя ответственность (текст № 1), приносить извинения (текст № 14) и т.п.).

Одним из распространенных недостатков официального стиля является плеоназм - использование избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное «нюанс» образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть - «суть» - это и есть главное.

Другой болезнью является тавтология. Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь тяжелой и затрудняет понимание текста.

Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы; адресовать в адрес и др. Эти словосочетания надо заменить другими: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес». Басовская Е.Н Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, №1 С. 31.

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля.

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) - определенно-личные. В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа …выполнили план, что позволяет. Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (в связи с отказом, по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны

2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:

1) распространенностью предложений, очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа). Назначение менеджера господина Головина на должность главного финансиста экономического отдела поддержано всей администрацией банка,

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более), крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа постановляет 1.Определить… а)… б)… в)… 2. Организовать… а)… б)… в)… 3. Назначить… причем каждая рубрика может быть любой сложности

3. Страдательный залог используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (предложение одобрено, документация возвращена, акт составлен (текст №9), товар поставлен (текст №13) и т.п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как закончить строительством, принять с хорошим качеством и т.п. Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления. Рахманин Л В Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов Учеб.пособие для сред спец учеб заведений 3-е изд., испр. -М Высш. шк., 1988. С. 16.

В служебных документах часто применяются сокращенные слова и аббревиации (р/с - расчетный счет). Основной принцип сокращения - сокращенные слова и аббревиации не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации Общие требования к построению изложению, оформлению и содержанию стандартов П. 4.12. Сокращения.

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях - лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) - вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

1.2 Классификация деловых писем

Пример: Благодаря пожару, вспыхнувшему от костра, сгорел большой участок леса.

В современном русском языке предлог благодаря сохраняет известную смысловую связь с глаголом благодарить и употребляется обычно лишь в тех случаях, когда говорится о причинах, вызывающих желательный результат: благодаря чьей-нибудь помощи, поддержке. Ошибка возникает в связи со смысловым отвлечением предлога от исходного глагола благодарить. В этом предложении предлог благодаря следует заменить на один из следующих: из-за, в результате, вследствие.

3. Выбор слов-понятий с различным основанием деления (конкретная и отвлеченная лексика).

Если речь идет о заболеваниях, то слово алкоголики следовало бы заменить на алкоголизм. Алкоголик- тот, кто страдает алкоголизмом. Алкоголизм - болезненное пристрастие к употреблению спиртных напитков.

4. Неправильное употребление паронимов.

Пример: Человек ведет праздничную жизнь. У меня сегодня праздное настроение.

Праздный и праздничный - очень похожие слова, однокоренные. Но значение имеют разное: праздничный - прилагательное к праздник (праздничный ужин, праздничное настроение); праздный - не заполненный, не занятый делом, работой (праздная жизнь). Чтобы восстановить смысл высказываний в примере, нужно поменять слова местами.

Лексическая сочетаемость

При выборе слова следует учитывать не только значение, которое ему присуще в литературном языке, но и лексическую сочетаемость. Далеко не все слова могут сочетаться друг с другом. Границы лексической сочетаемости определяются семантикой слов, их стилистической принадлежностью, эмоциональной окраской, грамматическими свойствами и т. д.

Пример: Хороший руководитель должен во всем показывать образец своим подчиненным.

Показывать можно пример, но не образец. А образцом можно быть, например, для подражания.

Пример: Их сильная, закаленная в жизненных испытаниях дружба многими была замечена.

Слово дружба сочетается с прилагательным крепкая - крепкая дружба. Отличать от речевой ошибки следует умышленное объединение, казалось бы, несочетаемых между собой слов: живой труп, обыкновенное чудо... В этом случае перед нами один из видов тропов - оксюморон.

В сложных случаях, когда трудно определить, можно ли употребить вместе те или иные слова, необходимо пользоваться словарем сочетаемости.

Употребление синонимов

Синонимы обогащают язык, делают образной нашу речь. У синонимов может быть разная функционально-стилистическая окраска. Так, слова ошибка, просчет, оплошность, погрешность - стилистически нейтральны, общеупотребительны; проруха, накладка - просторечные; оплошка - разговорное; ляп - профессионально-жаргонное. Употребление одного из синонимов без учета его стилистической окраски может привести к речевой ошибке.

Пример: Совершив оплошку, директор завода сразу же стал ее исправлять.

При использовании синонимов часто не учитывается способность каждого из них в большей или меньшей степени избирательно сочетаться с другими словами.

Употребление омонимов

Благодаря контексту омонимы, как правило, понимаются верно. Но все же в определенных речевых ситуациях омонимы не могут быть поняты однозначно. 

Пример: Экипаж находится в отличном состоянии.

Экипаж - это повозка или команда? Само слово экипаж употреблено правильно. Но для раскрытия смысла этого слова необходимо расширить контекст.

Очень часто к двусмысленности приводит употребление в речи (особенно устной) омофонов (одинаково звучащих, но по-разному пишущихся) и омоформ (слов, совпадающих по звучанию и написанию в отдельных формах). Так что, выбирая слова для какой-либо фразы, мы должны обращать внимание и на контекст, который в некоторых речевых ситуациях призван раскрывать смысл слов.

Употребление многозначных слов

При употреблении многозначных слов (как и при употреблении омонимов) очень важен контекст. Именно благодаря контексту ясно то или иное значение слова. И если контекст отвечает своим требованиям (законченный в смысловом отношении отрезок речи, позволяющий установить значения входящих в него слов или фраз), то каждое слово в предложении понятно. Но бывает и иначе. 

Пример: Он уже распелся.

Непонятно: или он начал петь, увлекся; или, пропев некоторое время, начал петь свободно, легко.

Многословие

Встречаются следующие виды многословия:

1. Плеоназм (от греч. pleonasmos - избыток, чрезмерность) - употребление в речи близких по смыслу и потому логически излишних слов.

Пример: Все гости получили памятные сувениры.

Сувенир - подарок на память, поэтому памятные в этом предложении - лишнее слово. Разновидностью плеоназмов являются выражения типа очень огромный, очень малюсенький, очень прекрасный и т. п. Прилагательные, обозначающие признак в его предельно сильном или предельно слабом проявлении, не нуждаются в уточнении степени признака.

2. Использование лишних слов.

Лишних не потому, что свойственное им лексическое значение выражено другими словами, а потому, что они просто не нужны в данном тексте.

Пример: Тогда о том, чтобы вы могли улыбнуться, 11 апреля об этом позаботится книжный магазин «Дружба».

3. Тавтология (от греч. tauto- то же самое logos - слово) - повторение однокоренных слов или одинаковых морфем.

Тавтологическими ошибками «пестрят» не только сочинения учащихся, но и газеты и журналы.

Пример: Руководители предприятий настроены на деловой настрой.

4. Расщепление сказуемого.

Это замена глагольного сказуемого синонимичным глагольно-именным сочетанием: бороться - вести борьбу, убирать - производить уборку.

5. Слова-паразиты.

Такие слова засоряют речь, особенно устную. Это разнообразные частицы, которыми говорящий заполняет вынужденные паузы, не оправданные содержанием и структурой высказывания: вот, ну, это и т. п.; слова типа: знаете ли, так сказать, фактически, вообще, честно говоря, и т. п. Но эта речевая ошибка, встречающаяся сплошь и рядом в устной речи, иногда просачивается и на страницы печатных изданий.

Пример: В небольших дешевых кафе, ну, куда ходят люди из своего квартала, обычно нет свободных мест.

Лексическая неполнота высказывания

Эта ошибка по смыслу противоположна многословию. Неполнота высказывания заключается в пропуске необходимого в предложении слова.

Пример: Достоинство Куприна в том, что ничего лишнего.

У Куприна, может, и нет ничего лишнего, но в этом предложении не хватает (и даже не одного) слова. Или: «... не допускать на страницы печати и телевидения высказывания, способные разжечь межнациональную вражду». Так получается - «страница телевидения». При выборе слова необходимо учитывать не только его семантику, лексическую, стилистическую и логическую сочетаемость, но и сферу распространения. Употребление слов, имеющих ограниченную сферу распространения (лексические новообразования, устаревшие слова, слова иноязычного происхождения, профессионализмы, жаргонизмы, диалектизмы), всегда должно быть мотивировано условиями контекста.

Новые и устаревшие слова

Неудачно образованные неологизмы являются речевыми ошибками.

Пример: А в прошлом году на ямочный ремонт после весенней распутицы было потрачено 23 тысячи рублей.

И только контекст помогает разобраться: «ямочный ремонт» - это ремонт ям.

Архаизмы - слова, называющие существующие реалии, но вытесненные по каким-либо причинам из активного употребления синонимичными лексическими единицами, - должны соответствовать стилистике текста, иначе они совершенно неуместны. 

Пример: Ныне в университете был день открытых дверей.

Здесь устаревшее слово ныне (сегодня, теперь, в настоящее время) совершенно неуместно.

Среди слов, вышедших из активного употребления, выделяются еще и историзмы. Историзмы - слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением обозначавшихся ими понятий: армяк, камзол, бурса, опричник и т. п. Ошибки в употреблении историзмов часто связаны с незнанием их лексического значения.  

Пример: Крестьяне не выдерживают своей тяжелой жизни и идут к главному губернатору города.

Губернатор - начальник какой-нибудь области (например, губернии в царской России, штата в США). Следовательно, главный губернатор - нелепость, к тому же в губернии мог быть только один губернатор, а его помощник назывался вице-губернатором.

Слова иноязычного происхождения

Сейчас многие имеют пристрастие к иностранным словам, даже не зная иногда их точного значения. Иногда контекст не принимает иностранное слово. 

Пример: Работа конференции лимитируется из-за отсутствия ведущих специалистов. 

Лимитировать - установить лимит чего-нибудь, ограничить. Иностранное слово лимитировать в данном предложении следует заменить словами: идет медленнее, приостановилась и т. п.

Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

Диалектизмы

Диалектизмы - слова или устойчивые сочетания, которые не входят в лексическую систему литературного языка и являются принадлежностью одного или нескольких говоров русского общенационального языка. Диалектизмы оправданны в художественной или публицистической речи для создания речевых характеристик героев. Немотивированное же использование диалектизмов говорит о недостаточном владении нормами литературного языка.

Пример: Пришла ко мне шаберка и просидела целый вечер.

Шаберка - соседка. Употребление диалектизма в данном предложении не оправдано ни стилистикой текста, ни целью высказывания.

Разговорные и просторечные слова

Разговорные слова входят в лексическую систему литературного языка, но употребляются преимущественно в устной речи, главным образом в сфере повседневного общения. Просторечие - слово, грамматическая форма или оборот преимущественно устной речи, употребляемые в литературном языке обычно в целях сниженной, грубоватой характеристики предмета речи, а также простая непринужденная речь, содержащая такие слова, формы и обороты. Разговорная и просторечная лексика, в отличие от диалектной (областной), употребляется в речи всего народа. 

Пример: У меня совсем худая куртка.

Худой (разг.) - дырявый, испорченный (худой сапог). Ошибки возникают в тех случаях, когда употребление разговорных и просторечных слов не мотивировано контекстом.

Профессиональные жаргонизмы

Профессионализмы выступают как принятые в определенной профессиональной группе просторечные эквиваленты терминов: опечатка - в речи журналистов ляп; руль - в речи шоферов баранка.

Но немотивированное перенесение профессионализмов в общелитературную речь нежелательно. Такие профессионализмы, как пошить, пошив, заслушать и другие, портят литературную речь.

По ограниченности употребления и характеру экспрессии (шутливая, сниженная и т. п.) профессионализмы сходны с жаргонизмами и являются составной частью жаргонов - своеобразных социальных диалектов, свойственных профессиональным или возрастным группам людей (жаргоны спортсменов, моряков, охотников, студентов, школьников). Жаргонизмы - это обиходно-бытовая лексика и фразеология, наделенная сниженной экспрессией и характеризующаяся социально ограниченным употреблением.

Пример: Хотел пригласить на праздник гостей, да хибара не позволяет.

Хибара - дом.

Фразеологизмы

Нужно помнить, что фразеологизмы всегда имеют переносное значение. Украшая нашу речь, делая ее более живой, образной, яркой, красивой, фразеологизмы доставляют нам и немало хлопот - при неверном их употреблении появляются речевые ошибки.

1. Ошибки в усвоении значения фразеологизмов.

1) Существует опасность буквального понимания фразеологизмов, которые могут восприниматься как свободные объединения слов.

2) Ошибки могут быть связаны с изменением значения фразеологизма.

Пример: Хлестаков все время мечет бисер перед свиньями, а ему все верят.

Здесь фразеологизм метать бисер перед свиньями, имеющий значение «напрасно говорить о чем-либо или доказывать что-либо тому, кто не способен понять этого», употреблен неверно - в значении «выдумывать, плести небылицы».

2. Ошибки в усвоении формы фразеологизма.

1) Грамматическое видоизменение фразеологизма. 

Пример: Я привык отдавать себе полные отчеты.

Здесь изменена форма числа.

Существует фразеологизм отдавать отчет.

Пример: Он постоянно сидит сложив руки.

Фразеологизмы типа сложа руки, сломя голову, очертя голову сохраняют в своем составе старую форму деепричастия совершенного вида с суффиксом -а (-я).

В некоторых фразеологизмах употребляются краткие формы прилагательных, замена их полными формами ошибочна.

2) Лексическое видоизменение фразеологизма.

Пример: Пора уже тебе взяться за свой ум.

Большая часть фразеологизмов является непроницаемой: в состав фразеологизма нельзя ввести дополнительную единицу. 

Пример: Ну хоть бейся об стенку!

Пропуск компонента фразеологизма также является речевой ошибкой.

Пример: Все возвращается на спирали своя!

Есть фразеологизм на круги своя. Замена слова недопустима.

3. Изменение лексической сочетаемости фразеологизма.

Пример: Эти и другие вопросы имеют большую роль в развитии этой, еще молодой науки.

Произошло смешение двух устойчивых оборотов: играет роль и имеет значение. Можно сказать так: вопросы имеют большое значение... или вопросы играют большую роль.

Речевые клише

Клише - речевые стереотипы, готовые обороты, используемые в качестве легко воспроизводимого в определенных условиях и контекстах стандарта, - являются конструктивными единицами речи и, несмотря на частое употребление, сохраняют свою семантику.

Примеры:

Представляем Вам на рассмотрение и утверждение ...

Направляем (высылаем, возвращаем) Вам ...

Сообщаем Вам, что в период с … по

Акт составлен комиссией…

Проверкой установлено, что...

Считаем целесообразным...

В соответствии с договоренностью, достигнутой....

Просим Вас рассмотреть вопрос о...

Просим Вас изыскать возможность...

Принимая во внимание..., просим...

Оплату гарантируем...

Претензии по гарантии следует предъявлять...

... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...

Направляем на рассмотрение и утверждение...

Выражаем глубокую признательность за...

Считаем целесообразным...

... в противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...

Контроль за выполнением... возлагается на ...

Глава 2. Организация ведения коммерческой переписки на предприятии

2.1 Краткая характеристика предприятия