Заключение

Деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

Это связано также и с тем, что область функционирования деловой корреспонденции, как одного из многочисленных проявлений официально-делового стиля - это правовая сфера. Именно этот фактор определяет структуру и тип содержания деловой речи. Деловое письмо является пограничным явлением между юридическим документом и частной перепиской. Характерной чертой, отличающей его от собственно документа, является отсутствие единой модальности. В письме может говориться о самых разных вещах. Вместе с тем правовая сущность официально-деловой переписки, где корреспонденты выступают как субъекты правоотношений, предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык, то есть способы языкового выражения напрямую соотносятся с внеязыковой действительностью. Именно право отражает и фиксирует общественную жизнь в виде устойчивых формул и аргументаций, что налагает свой отпечаток на структурные особенности всего официально-делового стиля в целом.

Сегодня все более и более очевидным становится тот факт, что понятие «конкурентоспособность» в рыночной экономике неразрывно связано с понятиями «компетентность» и «профессионализм». Профессионализм же менеджера, руководителя любого уровня предполагает языковую компетентность. Навыки владения популярными жанрами как устной, так и письменной деловой речи входят в число важнейших профессиональных навыков. В жанре делового письма реализуются внешние связи организаций. Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и культуру. Письмо, запрос, коммерческое предложение, обнаруживающее речевую беспомощность составителя и составленное без знания стилевых норм, может быть расценено, помимо функционального несоответствия целевым установкам, как антиреклама, что влечет за собой снижение серьезности отношения к воспринимаемой информации. Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, переговоры, содержат служебную информацию, претензии, предложения, то есть при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций.

На сегодняшний день есть целый ряд факторов, которые нельзя не учитывать составителям писем. В деловой переписке меняются названия адресатов и другие элементы системы речевого этикета. Существенно расширяется жанрово-тематический диапазон деловой корреспонденции. Наряду с регламентированными письмами все большее место в ней занимают нерегламентированные. Более свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов. Только лишь справочного материала становится явно недостаточно.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.

В деловых бумагах должно быть как можно меньше эмоций и образов и больше - фактов, предложений. Необходимо учитывать, что служебная записка - это юридический документ, вернее, несущий юридическую нагрузку. Он должен вызывать одинаковое толкование и трактовку. Размытость формулировок, эмоциональность, недосказанность, ошибки в изложении фактов может свести к нулю ценность деловой бумаги.

Также следует обращать внимание на понятность и «доступность» изложения деловой бумаги. В ней не должно быть непонятных и малопонятных терминов. Вообще лучше составлять служебные записки в стиле, понятным даже малообразованным читателям. Однако при этом не следует оказывать потенциальному читателю свое неуважение, невнимание, невежливость или любую другую форму выражения своего пренебрежения к нему! Целесообразно при написании служебных записок ввести читателя в курс дела, при этом не упустив возможность показать внимание к читателю и заинтересованность в решении его проблем. В конце следует высказать свои предложения в форме, наиболее приемлемой для него.

Анализ писем показал, что стандартные синтаксические обороты, клишированные выражения, структурно-композиционные особенности являются результатом внутриязыкового отбора, использования тех структурно-синтаксических возможностей языка, которые наилучшим образом отвечают задачам, стоящим перед деловым письмом. И именно эти черты, возникшие под влиянием экстралингвистических факторов и вследствие внутренних закономерностей языкового развития, определяют лицо жанра деловой переписки, отграничивая его от других жанров официально-делового стиля и сохраняя свою тематическую и жанровую прикрепленность на протяжении десятилетий.

Список литературы

1. Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, № 1

2. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с.

4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с.

5. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. - 4-е изд. - М.: Дело, 2000 - 112 с.

6. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

7. Кузнецова Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе//Делопроизводитель - 2001 - №1.

8. Культура русской речи. Учебник для вузов под ред. Граудиной Л.К., Ширяева Е.Н.

9. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. - М.: Флинта, Наука, 1997. С. 100

10. Кушнаренко Н.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 368 с.

11. Кушнаренко Н.В. Характеристика отдельных видов и типов документов//Делопроизводство. - 2002 - №3.

12. Леонова Г.В. О некоторых особенностях употребления заимствованных слов в деловой речи // Секретарское дело. - 1997, №4.

13. Малитиков А.С., Сольский Д.М. Руководство по делопроизводству. -- М., 1969, с.109.

14. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. Санкт - Петербург: «Альфа», 2002. - 187 с.

15. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988.

16. Федюрко С.Ю. Жанр делового письма // Труды молодых ученых ВГУ. Вып.2. - Воронеж, 2001, С. 256-258

17. Федюрко С.Ю. Некоторые структурно-семантические особенности языка делового общения // Материалы XXXV отчетной научной конференции ВГТА.- Воронеж, 1997, С. 135-136

18. Федюрко С.Ю. Основные требования к языку и стилю делового письма //Материалы XXXVI отчетной научной конференции ВГТА. - Воронеж   1998

19. Федюрко С.Ю.  Социальные  предпосылки  официально-делового стиля //Отраслевая терминология: лингвопрагматические аспекты. - Воронеж  1997

20. Черников Б.В. Документационное обеспечение обследования предприятия//Делопроизводитель 2001 - №1.

Приложения

Приложение 1

416304, Россия, Астраханская область,

Икрянинский район, п.Красные Баррикады,

ул. Молодежная 1-я, 23

ОАО «ССЗ Красные Баррикады»

Генеральному директору

А.В. Прокоповичу

Уважаемый Антон Владимирович!

Просим вас выслать в наш адрес предложение в 3 экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах. Просим также указать отдельно стоимость упаковки и транспортировки.

Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки вашего предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за Ваше сообщение об этом в минимальный срок обратной почтой.

При ответе просим ссылаться на наш номер. Заранее благодарим.

Генеральный директор

ОАО ССЗ «Лотос» _____________ А.А.Греков

Исполнитель

С.В.Литвинов

94-45-7

Приложение 2

416304, Россия, Астраханская область,

Икрянинский район, п.Красные Баррикады,

ул. Молодежная 1-я, 23

ОАО «ССЗ Красные Баррикады»

Генеральному директору

А.В. Прокоповичу

Уважаемый Антон Владимирович!

16 июня 20080 г. в 12 часов в конференц-зале состоится обсуждение проекта новой комплектации судна типа Волготанкер Т-34.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие в его обсуждении.

Генеральный директор

ОАО ССЗ «Лотос» _____________ А.А.Греков

Исполнитель

С.В.Литвинов

94-45-7

Приложение 3

416304, Россия, Астраханская область,

Икрянинский район, п.Красные Баррикады,

ул. Молодежная 1-я, 23

ОАО «ССЗ Красные Баррикады»

Генеральному директору

А.В. Прокоповичу

Уважаемый Антон Владимирович!

Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор в 3 экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

Мы прилагаем наш каталог с новейшим прейскурантом, который убелит Вас в разнообразии нашего ассортимента.

Как видно из нашего прейскуранта, наши цены, по крайней мере, на 3% ниже рыночных, и, кроме того, мы можем предоставить Вам 5% скидку, и при этом цена включает в себя упаковку и транспортные расходы.

Мы были бы очень рады получить от Вас заказ как можно скорее.

С нетерпением ждем ответа.

Генеральный директор

ОАО ССЗ «Лотос» _____________ А.А.Греков

Исполнитель

С.В.Литвинов

94-45-7

Приложение 4

416304, Россия, Астраханская область,

Икрянинский район, п.Красные Баррикады,

ул. Молодежная 1-я, 23

ОАО «ССЗ Красные Баррикады»

Генеральному директору

А.В. Прокоповичу

Уважаемый Антон Владимирович!

Мы обратили внимание на ваш последний каталог, в котором описаны новые модели оборудования. Мы хотели бы купить оборудование. Не могли бы Вы установить нам цены и условия поставки на оборудование.

Генеральный директор

ОАО ССЗ «Лотос» _____________ А.А.Греков

Исполнитель

С.В.Литвинов

94-45-7

Приложение 5

416304, Россия, Астраханская область,

Икрянинский район, п.Красные Баррикады,

ул. Молодежная 1-я, 23

ОАО «ССЗ Красные Баррикады»

Генеральному директору

А.В. Прокоповичу

Уважаемый Антон Владимирович!

Благодарим Вас за запрос от 27 сентября 2007 г. Мы рады, что Вы заинтересовались нашей новой линией товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию о комплексе оборудования.

Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат соответствия и гарантия 16 месяцев.

Приложение: прайс-лист 5 л. в 1 экз.

Генеральный директор

ОАО ССЗ «Лотос» _____________ А.А.Греков

Исполнитель

С.В.Литвинов

94-45-7

Приложение 6

Письмо-подтверждение

416304, Россия, Астраханская область,

Икрянинский район, п.Красные Баррикады,

ул. Молодежная 1-я, 23

ОАО «ССЗ Красные Баррикады»

Генеральному директору

А.В. Прокоповичу

Уважаемый Антон Владимирович!

В связи с публикацией вашей рекламы в журнале «Оборудование» от 12.11.2007 мы хотели бы попросить вас сообщить нам, сможете ли вы сообщать нам

- расценки на оборудование для производства,

- условия поставки оборудования,

- условия оплаты оборудования.

Если ваше оборудование будет удовлетворять нашим требованиям, мы будем регулярно заказывать вашу продукцию.

Будем признательны за быстрый ответ.

Генеральный директор

ОАО ССЗ «Лотос» _____________ А.А.Греков

Исполнитель

С.В.Литвинов

94-45-7

Приложение 7

416304, Россия, Астраханская область,

Икрянинский район, п.Красные Баррикады,

ул. Молодежная 1-я, 23

ОАО «ССЗ Красные Баррикады»

Генеральному директору

А.В. Прокоповичу

Уважаемый Антон Владимирович!

К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что партия принтеров, доставленных Вами 10 декабря 2007 года в счет контракта № 04/4-854, не соответствует качеству, оговоренному при заключении договора.

Согласно п.5. договора, мы имеем право отказаться от этой партии товара. Однако, принимая во внимание наше тесное сотрудничество и то обстоятельство, что предыдущие поставки в счет данного контракта были произведены с условиями договора, мы согласны принять эту партию товара, если Вы представите скидку в размере 5%.

Прилагаем акт приемки партии, удостоверяющий, что товар не соответствует качеству, оговоренному при заключении договора.

Генеральный директор

ОАО ССЗ «Лотос» _____________ А.А.Греков

Исполнитель

С.В.Литвинов

94-45-7

Приложение 8

416304, Россия, Астраханская область,

Икрянинский район, п.Красные Баррикады,

ул. Молодежная 1-я, 23

ОАО «ССЗ Красные Баррикады»

Генеральному директору

А.В. Прокоповичу

Уважаемый Антон Владимирович!

Просим Вас оказать техническую помощь в разработке программ компании по производству программного обеспечения. Оплату гарантируем со своего расчетного счета № 6546576451431 в банке «Альфа-Банк» РФ.

Генеральный директор

ОАО ССЗ «Лотос» _____________ А.А.Греков

Исполнитель

С.В.Литвинов

94-45-7

Приложение 9

416304, Россия, Астраханская область,

Икрянинский район, п.Красные Баррикады,

ул. Молодежная 1-я, 23

ОАО «ССЗ Красные Баррикады»

Генеральному директору

А.В. Прокоповичу

Уважаемый Антон Владимирович!

По контракту №2154 от 23.05.07 г. Ваше предприятие должно было сбыть товар не позднее 20.06.07 г. Однако товар был поставлен с опозданием на 12 дней.

На основании п. 5. контракта наша фирма начисляет Вам пени в размере 10000 руб.

Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет №54657412124 в Инкомбанке.

В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вынуждены обратиться в арбитраж.

Генеральный директор

ОАО ССЗ «Лотос» _____________ А.А.Греков

Исполнитель

С.В.Литвинов

94-45-7