Повышение эффективности служебной деятельности посредством использования расширенных возможностей сервиса электронной почты ИСОД МВД России

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Повышение эффективности служебной деятельности посредством использования расширенных возможностей сервиса электронной почты ИСОД МВД России

Евгений Юрьевич Семенов,

Евгений Сергеевич Лысенко

Аннотация

В данной статье рассматриваются актуальные вопросы, связанные с использованием сервиса электронной почты Единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России. Подробно раскрываются все функции сервиса. Основной акцент сделан на возможности использования сервиса не только для обмена почтовыми сообщениями, но и в качестве системы электронного планирования.

Ключевые слова: информационные технологии; электронная почта; ИСОД МВД России.

Evgeny Yu. Semenov Evgeniy S. Lysenko

IMPROVING THE EFFICIENCY OF OFFICIAL ACTIVITIES THROUGH THE USE OF THE EXPANDED CAPABILITIES OF THE E-MAIL SERVICE UNIFIED SYSTEM OF INFORMATION AND ANALYTICAL SUPPORT FOR ACTIVITIES OF THE MINISTRY OF INTERNAL AFFAIRS OF RUSSIA

Abstract

This article discusses topical issues related to the use of the e-mail service of the Unified system of information and analytical support for the activities of the Ministry of Internal Affairs of Russia. All functions of the service are discussed in detail. The main emphasis is placed on the possibility of using the service not only for the exchange of mail messages, but also as an electronic planning system.

Keywords: information technologies; E-mail; Unified system of information and analytical support for activities Ministry of Internal Affairs of Russia.

В Российской Федерации в настоящее время активно идет процесс становления и развития информационного общества, в связи с чем в МВД России происходит глобальное реформирование системы информационного обеспечения на основе облачной инфраструктуры и современных технологий. Продолжается создание абсолютно новой информационной среды, интегрирующей весь накопленный ранее опыт и обеспечивающей современный подход к представлению и обмену информацией. Ведомственной инфокоммуникационной платформой является Единая система информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России (далее - ИСОД МВД России), включающая новые инструменты обеспечения деятельности сотрудников органов внутренних дел, которые позволяют повысить эффективность работы.

Функционирование основных информационных систем МВД России осуществляется на единой технологической платформе, основное назначение которой - создание информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, продуктивной среды для консолидации основных информационных систем МВД России, предоставление доступа к этим системам и защита систем от отказов [1].

Одним из базовых сервисов обеспечения повседневной деятельности наряду с сервисом электронного документооборота (далее - СЭД) является сервис электронной почты (далее - СЭП), который представляет собой одну из основных систем, предназначенных для обмена информацией и организации деятельности сотрудников МВД России.

СЭП МВД России выполняет следующие функции:

1) функции доступа пользователей к почтовому ящику: авторизация с использованием сервиса управления доступом к информационным системам (СУДИС); интерфейс пользователя при работе с корреспонденцией; глобальная и пользовательская адресные книги;

2) функции автоматической обработки сообщений: выявление и блокирование нежелательных сообщений; выявление и блокирование вредоносных программ; правила автоматического управления корреспонденцией.

3) функции совместной работы: календари; списки рассылки; задачи.

СЭП функционирует таким образом, что обмен электронными сообщениями может осуществляться не только внутри ИСОД МВД России, но и доставляться пользователям сети Интернет. Это позволяет полноценно использовать сервис для получения и обработки деловой и служебной корреспонденции, работать с обращениями граждан и отправлять запросы в любые организации.

Обмен сообщениями осуществляется с использованием стандартных протоколов сети Интернет: SMTP, LMTP. Доступ пользователей к почтовым сообщениям осуществляется с использованием протоколов: POP3, IMAP. Сервис построен таким образом, что доступ к функциям получения и отправки сообщений может осуществляться как при помощи специализированных почтовых программ, так и при помощи веб-интерфейса через стандартный веб-браузер.

Кроме отправки почты веб-интерфейс, СЭД позволяет работать с календарем (организовывать встречи, совещания и т д.), задачами (назначение, контроль, выполнение), файлами (загружать файлы, открывать и закрывать доступ к ним).

Модуль «Календарь» представляет возможность осуществлять онлайн-планирование деятельности. События можно планировать как на весь день, так и на определенный интервал времени, тем самым эффективно распределять рабочее время в течение дня. Онлайн-режим календаря позволяет приглашать сотрудников к проведению того или иного мероприятия с помощью функции добавить участников. Организатор может просмотреть тех, кто принял или не принял приглашение (и соответственно получил сообщение о проведении мероприятия). После принятия приглашения событие автоматически размещается в календаре приглашенного.

С помощью функции подписки на календарь руководитель может производить мониторинг занятости подчиненных, гибко распределять новые задачи, поручения и время на выполнение, исходя из данных о загруженности. Использование системы электронных календарей как отдельного модуля позволяет более эффективно осуществлять планирование тех или иных мероприятий за счет одновременной рассылки информации нескольким сотрудникам.

Для представления информации используется стандарт iCalendar, что обеспечивает совместимость как с программами для коллективной работы, использующими открытые стандарты, так и с приложениями для коллективной работы.

Модуль задания позволяет автоматизировать процесс исполнения поручений и осуществления контроля за созданными задачами. Описание задачи может быть как текстовым, так и в виде прикрепленного файла. Руководитель при создании указывает сотрудников-исполнителей, которые получают уведомление о назначенной задаче и нажимают кнопку «Принять». Принятые к исполнению задачи появляются в соответствующем модуле СЭП сотрудника, где он может в процессе выполнения задачи выставлять процент готовности. После выполнения задачи сотрудник может прикрепить подтверждающие документы и отметить задание как выполненное. При этом руководителю автоматически отсылается письмо, сообщающее о выполнении задания. Выполненные задания можно просматривать в дальнейшем, что может быть полезным при составлении отчетов о проделанной работе. Данный модуль может быть полезен для мелких задач и поручений на уровне подразделения, которые не проходят через СЭД.

Модульные файлы представляют собой небольшое место в облачном хранилище, которое предоставляется каждому сотруднику, получившему учетную запись в ИСОД МВД России. Основное применение данной функции заключается в том, чтобы иметь возможность отправлять большие вложения, которые превышают допустимый размер, в письме. Кроме того, такие письма не заполняют почтовый ящик, который также имеет ограничения по максимальному объему.

Модуль настройки позволяет подстроить сервис под различные нужды пользователя. Отдельный интерес тут могут представлять такие функции, как автоответчик и перенаправление почты. Автоответчик позволяет написать сообщение, которое будет отправляться в ответ на каждое поступившее на электронный адрес сообщение. Это может быть полезно в случае, когда сотрудник временно отсутствует на работе, чтобы проинформировать отправителя о том, когда будет возможность прочитать сообщение, а также в случае смены адреса электронной почты, когда в ответ на поступившее письмо отправителю высылается информация о новом адресе. Перенаправление почты может использоваться, например, при уходе сотрудника в отпуск, когда нужно всю входящую корреспонденцию направить другому лицу, исполняющему обязанности в период отсутствия.

Таким образом, СЭП ИСОД МВД России может использоваться не только как почтовый клиент, но и как система планирования и электронный органайзер. Указанные функции в настоящее время используются недостаточно широко, но в перспективе электронный органайзер будет играть важную роль, т. к. системы электронного планирования необходимы для дальнейшего повышения эффективности деятельности сотрудников ОВД.

электронная почта информационный аналитический

Список источников

1. Семенов Е. Ю. Перспективы развития ИСОД МВД России // Научный вестник Орловского юридического института МВД России имени В. В. Лукьянова. 2017. № 3 (72). С. 135-137.

References

1. Semenov E. Yu. Prospects for the development of the ISOD of the Ministry of Internal Affairs of Russia // Scientific Bulletin of the Oryol Law Institute of the Ministry of Internal Affairs of Russia named after V. V. Lukyanov. 2017. No. 3 (72). P. 135-137. (In Russ.)

Размещено на Allbest.ru