Комунікаційна система документаційного забезпечення правничої сфери і державна уніфікована система документації: особливості співвідношення

Размещено на http://www.allbest.ru/

Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського

Комунікаційна система документаційного забезпечення правничої сфери і державна уніфікована система документації: особливості співвідношення

Алла Гребенюк, кандидат філологічних наук, старший науковий співробітник

Працю присвячено визначенню особливостей співвідношення якісно нової комунікаційної системи документаційного забезпечення правничої сфери та більш усталеної державної уніфікованої системи документації.

Проміжною між ними запропоновано визначити державну уніфіковану систему документації у сфері юриспруденції. Це - сукупність службових документів, які мають єдину форму і виготовлені відповідно до єдиних нормативів, призначені для забезпечення та спрямування діяльності державних органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій, а також реалізації їх одновекторних та двовекторних зв'язків з фізичними і юридичними особами всіх форм власності в правничій сфері, обміну інформації з ними. Доведено, що комунікаційна система документаційного забезпечення правничої сфери є підпорядкованою частиною державної уніфікованої системи документації у сфері юриспруденції, яка, у свою чергу, перебуває у зв'язках підпорядкування державної уніфікованої системи документації в цілому. При цьому встановлено, що комунікаційний аспект, за умов поєднання з документаційним, виступає одним з визначальних під час характеристики всіх цих систем, які перебувають в умовах взаємної залежності.

Ключові слова: комунікаційна система документаційного забезпечення правничої сфери, державна уніфікована система документації, правова сфера, комунікативна функція документаційного забезпечення, організація діловодства, документ, документознавство.

Alla Hrebeniuk, PhD (Ukrainian Language), Senior Researcher, V I. Vernadsky National Library of Ukraine

Communication System of Documentary Support of the Legal Sphere and State Unified Documentation System: Features of the Relationship

The article focus is on determining the features of the relationship between a new communication system of documentary support of the legal sphere and a more established state unified system of documentation.

In the meantime, it is proposed to define a state unified system of documentation in the field of jurisprudence as a set of official documents that have a unified form and was produced in accordance with uniform standards, designed to ensure and to direct the activities of state executive bodies, enterprises, institutions and organizations, as well as to promote implementation of their one-vector and two-vector links with individuals and legal entities of all forms property in the legal sphere, exchange of information with them.

It is proved that the communication system of documentary support of the legal sphere is a subordinate part of the state unified system of documentation in the field of jurisprudence, which, in turn, is related to the subordination of the state unified documentation system as a whole.

It was found that the communication aspect, in combination with documentary aspect, is one of the determinants in the characterization of all these systems, which are in interdependence.

Against this background, determining the place of the state unified system of documentation in the field of jurisprudence among documentation systems in general could be considered as an important task for further scientific research.

Keywords: communication system of documentary support of the legal sphere, state unified system of documentation, legal sphere, communicative function of documentary support, organization of office work, document, document study.

Вступ

Постановка проблеми. Комунікаційна система документаційного забезпечення правничої сфери виступає якісно новим, але важливим явищем у документознавчій науці та системі соціальних комунікацій у цілому. Значущість цього елемента для забезпечення національної безпеки України визнається в Стратегії національної безпеки України, затвердженій Указом Президента України № 392/2020 від 14 вересня 2020 р. Цей нормативний документ функціонування розвинутих соціальних і стратегічних комунікацій розглядає як запоруку забезпечення національної безпеки України та ефективної протидії зовнішнім деструктивним впливам. На цьому тлі подальше з'ясування місця та ролі комунікаційної системи документаційного забезпечення правничої сфери постає актуальним питанням на загальнодержавному рівні. Одним з етапів цього процесу вважаємо визначення особливостей співвідношення цієї системи як феномена, що перебуває в стані становлення, та більш усталеної державної уніфікованої системи документації.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Документаційні системи широко досліджено в працях Г. Швецової-Водки, але поза предметом її вивчення була саме комунікаційна система документаційного забезпечення правничої сфери. Це унеможливило з'ясування її співвідношення з державною уніфікованою системою документації.

Свою класифікацію систем документації запропонував С. Кулешов, виділивши серед них науково-технічну, економічну, навчальну, дипломатичну та ін. Проте не передбачив серед них юридичну, що не дало змоги визначити місце комунікаційної системи документаційного забезпечення правничої сфери. На тому ж поприщі працювали А. Сокова, Ю. Палеха, М. Щегал.

Юридичне документознавство досліджували В. Бесчастний, Т Дяків, О. Мердова, І. Тетарчук. Утім вони не заглиблювалися в проблематику розвитку систем документації, у зв'язку із чим свої дослідження реалізовували поза обраним нами предметом наукових пошуків.

З огляду на те що зазначений предмет відзначається новизною, метою цієї публікації є з'ясування особливостей співвідношення комунікаційної системи документаційного забезпечення правничої сфери та державної уніфікованої системи документації.

Виклад основного матеріалу

З положень Словника-довідника термінів і понять «Документознавство» дізнаємося, що державна уніфікована система документації - це система документації, призначена для організації процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, а також їх взаємодію з фізичними і юридичними особами всіх форм власності [1, с. 48].

На нашу думку, не зовсім вдалим є визначення системи уніфікованої документації через систему уніфікованої документації, яка призначена для створення і впровадження знову ж документації. Більше того, вважаємо неприпустимим звуження призначення системи документації до процесів її ж формування («процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації»). документація юриспруденція правничий

Натомість погоджуємося, що вона призначена саме для «забезпечення функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій, а також їх взаємодії з фізичними та юридичними особами усіх форм власності», що охоплює зазначений вище процес формування. Окремого уточнення та розкриття потребує слушно виділений Г Швецовою-Водкою управлінський елемент державної уніфікованої системи документації.

Враховуючи викладене, удосконалюючи зазначену дефініцію, з'ясовуємо, що система - це сукупність яких-небудь елементів, одиниць, частин, об'єднуваних за спільною ознакою, призначенням [2]. Відтак система документації - це сукупність певних елементів. Що віднесемо до цієї категорії?

Як зазначає С. Кулешов, такою першоосновою є службовий документ - офіційний документ, який юридична особа створила або отримала в процесі діяльності і який відповідним чином зареєстрований чи засвідчений нею [3, с. 43]. Тобто зазначену сукупність становить ряд документів.

У тому ж контексті звучить визначення документації, вміщене в ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять». Це - сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її структурного підрозділу [4].

З урахуванням викладеного, С. Кулешов запропонував авторське визначення документації - це сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі [3, с. 46-47].

Відповідно, говорячи про державну систему документації, треба розуміти сукупність службових документів, призначених для забезпечення функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, а також їх взаємодії з фізичними та юридичними особами всіх форм власності в певній сфері діяльності чи галузі.

Разом з тим треба уточнити, що означає термін «уніфікований», який у своєму визначенні системи документації виділила Г. Швецова-Водка. Так, це - той, який має єдину форму, систему, єдині нормативи [2; 5, с. 1508]. У свою чергу, «управлінський» - це прикметник до «управління» - те саме, що керування. Керувати - спрямовувати діяльність кого-, чого-небудь; бути на чолі когось, чогось; давати вказівки; розпоряджатися [2].

Отже, державна уніфікована система документації - це сукупність службових документів, які мають єдину форму і виготовлені відповідно до єдиних нормативів, призначені для забезпечення та спрямування діяльності державних органів виконавчої влади, підприємств, установ й організацій, а також їх взаємодії з фізичними і юридичними особами всіх форм власності в певній сфері діяльності чи галузі.

Говорячи про комунікаційну систему документаційного забезпечення правничої сфери та співвідносячи її з державною уніфікованою системою документації, яка врегульовує діяльність у певній сфері діяльності, можемо стверджувати про існування правничої державної уніфікованої системи документації - сукупність службових документів... у сфері юриспруденції.

Відтак комунікаційна система документаційного забезпечення правничої сфери є видовою до державної уніфікованої системи документації, її окремим сегментом. Водночас акцентуємо увагу на комунікаційному елементі, який відсутній у структурі родового поняття. Можливо, він дійсно зайвий для визначення державної уніфікованої системи документації?

Проте, відповідаючи на наведене питання, встановлюємо, що функціональна сутність документа полягає в тому, що він є особливою формою каналу передавання інформації в системі соціальних комунікацій: такою формою, у якій передане повідомлення фіксується на (в) матеріальному носії, що забезпечує передання повідомлення в часі й уможливлює передавання повідомлення (разом з документом) у просторі [1, с. 218]. Тобто комунікативне призначення невідривно закріплене за першоелементом системи документації - документом.

У цьому контексті також дізнаємося, що, на думку Г Швецової-Водки, головна (сутнісна) функція будь-якого документа - соціально-комуніка- ційно-інформаційна [1, с. 216]. Вона вважає, що інформаційна функція документа полягає в тому, що документ є засобом (каналом) передавання соціальної інформації та може виступати також як приймач, сховище, передавач або джерело інформації [1, с. 92].

На цьому тлі Г Швецова-Водка навіть фіксує визначення:

- документальної комунікації. Це - соціальна інформаційна комунікація, опосередкована документом, коли документ служить каналом комунікації, тобто передавання інформації від комуніканта реципієнту; процес і спосіб передавання інформації в суспільстві, що здійснюється за допомогою документів [1, с. 60];

- документальної інформації. Це - соціальна інформація, що передається за допомогою документа, коли документ служить каналом комунікації [1, с. 60];

- документології. Це - комплекс наукових дисциплін, які вивчають систему документальних комунікацій [1, с. 66]. Тобто комунікативний аспект виступає основним і визначальним при вивченні сутності та змісту систем документації, у документознавстві в цілому.

Г Швецова-Водка наголошує на соціальності систем загалом, з урахуванням чого виділяються властивості соціальної інформації та ознаки, що є відмітними рисами соціальної інформації. Цікаво, що однією з них виокремлено невідривність від матеріального носія [1, с. 39].

Водночас вважається, що будь-який матеріальний носій містить документовану інформацію, яка при цьому становить:

а) соціальну інформацію, зафіксовану в документі з метою її зберігання в часі та/або передавання в просторі;

б) соціальну інформацію, що підтверджується документом (-ами) [1, с. 64].

У свою чергу, встановлюємо, що «соціальний» - це той, що пов'язаний із життям і відносинами людей у суспільстві [5, с. 1360], спілкуванням, взаємодією та їх комунікацією.

Щодо наведених положень зазначимо, що, на думку Ю. Столярова, документаційний аспект тісно й нерозривно пов'язаний із соціальним. Більше того, у цьому контексті він виводить закон документаційного забезпечення будь-якого соціального явища чи процесу, який полягає в тому, що появі кожного компонента соціальної системи передує поява необхідного документа; документально фіксується виникнення елемента системи, документом його функціонування супроводжується та підтримується; після закінчення існування системи про неї залишається слід у вигляді документа.

Ю. Столяров на перше місце ставить документ, а потім соціальне явище. Фактично він вважає, що документ виступає первісним елементом, а соціальне явище - вторинним, але вони є частинами одного цілого.

Це основний закон документології, згідно з яким будь-який соціально значущий акт потребує документарного оформлення, документарного супроводу, документарної підтримки [6].

В. Бесчасний та О. Мердова взагалі наполягають на розмежуванні інформаційної та комунікативної функцій юридичних документів. На їхню думку, інформаційна функція полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань: закріплення (фіксації) інформації; зберігання інформації; трансляції інформації.

У свою чергу, комунікативна функція полягає в здатності юридичного документа бути інформативним засобом передавання, обміну комунікації, спілкування. Зазначені науковці розрізняють:

- одновекторну комунікацію, що проявляється в юридичних документах односторонньої дії (або зверху вниз, або знизу вверх);

- двовекторну комунікацію - проявляється в юридичних документах двосторонньої дії: угоди, договори, листування [7, с. 40].

На такому ж розмежуванні функції наполягають І. Тетарчук і Т. Дяків, які виділяють:

- інформаційну функцію, завдяки якій будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки потреба зафіксувати інформацію - причина укладання будь-якого документа;

- комунікативну функцію, за якої документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури [8].

Пересвідчуємося, що обидві функції тісно пов'язані між собою, адже інформаційна функція, для прикладу, задовольняє потреби суспільства в інформації, розкриваючись у її обміні (фактично комунікації). Комунікативна функція є передусім інформативним засобом передавання. Тобто питання розмежування чи поєднання комунікативної та інформаційної функцій можна віднести до категорії дискусійних.

Також нагадаймо, що комунікаційна система документаційного забезпечення правничої сфери - це форма організації, що складається із взає- мообумовлених комунікативних і документознавчих процесів, суб'єктів права, які взаємодіють шляхом обміну правовою інформацією, що забезпечується в процесі її документування (створення юридичних документів) та організації діловодства, що приводить до виникнення, зміни або припинення правовідносин. До такого висновку ми дійшли в попередніх наших дослідженнях, результати яких викладено в публікації “Communication system of documentation of the legal sphere: the concept and place among documentation systems” [9].

Як бачимо, у цьому випадку теж фіксується поєднання документа- ційного та комунікативного (чи комунікативно-інформаційного) аспектів. Відтак комунікативна складова не може ігноруватися при визначенні структури державної уніфікованої системи документації. Вважаємо за необхідне врахувати ці особливості також і на рівні визначення цієї системи. При цьому пропонується замінити термін «взаємодія» на термінологічну одиницю «комунікація», адже остання є більш широкою за своїм змістом та більш повно відображає сутність поняття, яке ми аналізуємо (державної уніфікованої системи документації).

Так, взаємодія - це взаємний зв'язок між предметами в дії, а також погоджена дія між ким-, чим-небудь [5, с. 125]. У свою чергу, комунікація - це те саме, що спілкування (а спілкування - це взаємні стосунки [5, с. 1368], відтак, те ж саме, що і взаємодія), а також це - не лише зв'язок (як двосторонній, так і, наприклад, односторонній), а й обмін інформацією [5, с. 562].

Отже, взаємодія відображає лише двосторонні зв'язки (тобто характеризує лише один елемент комунікацій), а комунікація в цілому охоплює весь спектр зв'язків і стосується також засобів взаємодії (інформації) та механізмів її реалізації (обміну інформацією).

З урахуванням викладеного, зазначене визначення повинно бути викладено в такій редакції: державна уніфікована система документації - це сукупність службових документів, які мають єдину форму і виготовлені відповідно до єдиних нормативів, призначені для забезпечення та спрямування діяльності державних органів виконавчої влади, підприємств, установ й організацій, а також реалізації їх одновекторних і двовекторних зв'язків з фізичними та юридичними особами всіх форм власності в певній сфері діяльності чи галузі, обміну інформацією з ними.

Висновки

Отже, комунікаційна система документаційного забезпечення правничої сфери є підпорядкованою частиною державної уніфікованої системи документації у сфері юриспруденції, яка, у свою чергу, перебуває у зв'язках підпорядкування державної уніфікованої системи документації в цілому.

При цьому комунікаційний аспект виступає одним з визначальних під час характеристики цих систем. Тобто зазначені системи перебувають в умовах взаємної залежності. Також варто наголосити на поєднанні зазначеного та документаційного аспектів.

За урахування зазначеного доходимо висновку, що державна уніфікована система документації у сфері юриспруденції - це сукупність службових документів, які мають єдину форму і виготовлені відповідно до єдиних нормативів, призначені для забезпечення та спрямування діяльності державних органів виконавчої влади, підприємств, установ й організацій, а також реалізації їх одновекторних і двовекторних зв'язків з фізичними та юридичними особами всіх форм власності в правничій сфері, обміну інформацією з ними. Саме вона виступає проміжною ланкою між комунікаційною системою документаційного забезпечення правничої сфери та державною уніфікованою системою документації. На цьому тлі важливим завдання для подальших наших наукових пошуків вважаємо визначення місця цієї системи серед систем документації загалом.

Список бібліографічних посилань

1. Швецова-Водка Г. М. Документознавство: словник-довідник термінів і понять. Київ: Знання, 2011. 319 с.

2. Словник української мови. Академічний тлумачний словник (19701980). URL: http://sum.in.ua

3. Кулешов С. Г. Загальне документознавство: навч. посіб. / Укрдерж- архів ; УНДІАСД. Київ: Києво-Могилянська акад., 2012. 123 с.

4. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. URL: https://vn.court.gov.ua/userfiles/27_2732-2004(1).pdf (дата звернення: 07.02.2022).

5. Великий тлумачний словник сучасної української мови / уклад. і головний ред. В. Т Бусел. Київ ; Ірпінь: ВТФ «Перун», 2009. 1736 с.

6. Столяров Ю. М. Фундаментальність документології як науки. Вісн. Харк. держ. акад. культури. 2008. Вип. 23. С. 76.

7. Бесчасний В. М., Мердова О. М. Юридичне документознавство / за заг. ред. В. М. Бесчасного. Київ: Дакор, 2016. 238 с.

8. Тетарчук І. В., Дяків Т Є. Юридичне документознавство. Київ: Центр учб. літ., 2021. 161 с.

9. Liubov Dubrovina, Alla Hrebeniuk, Iiyna Manzhul. Communication system of documentation of the legal sphere: the concept and place among documentation systems. SPL2021: International Conference on Social Science, Psychology and Legal Regulation. 22-23 December, 2021, Kyiv, Ukraine.

References

1. Shvetsova-Vodka, H. M. (2011). Dokumentoznavstvo: slovnyk-dovidnyk terminiv i poniat [Document studies: a dictionary-reference book of terms and concepts]. Kyiv: Znannia [in Ukrainian].

2. Slovnyk ukrainskoi movy. Akademichnyi tlumachnyi slovnyk (19701980) [Dictionary of the Ukrainian language. Academic explanatory dictionary] [in Ukrainian]. Retrieved from http://sum.in.ua

3. Kuleshov, S. H. (2012). Zahalne dokumentoznavstvo: navchalnyi posibnyk [General document study: textbook]. Ukrderzharkhiv; UNDIASD. Kyiv: Kyievo-Mohylianska akademiia [in Ukrainian].

4. DSTU 2732:2004. Dilovodstvo y arkhivna sprava. Terminy ta vyznachennia poniat [Record keeping and archival business. Terms and definitions] [in Ukrainian]. Retrieved February 7, 2022, from dilo.kiev.ua/dstu-2732-2004

5. Busel, V. T. (Ed.). (2009). Velykyi tlumachnyi slovnyk suchasnoi ukrainskoi movy [Big explanatory dictionary of the modern Ukrainian language]. Kyiv; Irpin: VTF «Perun» [in Ukrainian].

6. Stoliarov, Yu. M. Fundamentalnist dokumentolohii yak nauky. Visnyk Kharkivskoi derzhavnoi akademii kultury - Bulletin of the Kharkiv State Academy of Culture [in Ukrainian].

7. Beschastnyi, V. M., Merdova O. M. (2016). Yurydychne dokumentoznavstvo [Legal document science]. V. M. Beschastnyi (Ed.). Kyiv: Dakor [in Ukrainian].

8. Tetarchuk, I. V., Diakiv, T. le. (2021). Yurydychne dokumentoznavstvo [Legal document science]. Kyiv: Tsentr uchbovoi literatury [in Ukrainian].

9. Dubrovina, L., Hrebeniuk, А., Manzhul, І. (2021). Communication system of documentation of the legal sphere: the concept and place among documentation systems. SPL2021: International Conference on Social Science, Psychology and Legal Regulation (22-23 December, 2021). Kyiv [in English].

Размещено на Allbest.ru