Законодавче регулювання електронного документообігу в Україні

Размещено на http://www.allbest.ru/

Національний університет «Полтавська політехніка імені Юрія Кондратюка»

Законодавче регулювання електронного документообігу в Україні

Мізіна Ольга Іванівна кандидат філологічних наук, доцент, доцент кафедри українознавства, культури та документознавства

Вощенко Вікторія Юріївна кандидат філософських наук, доцент кафедри українознавства, культури та документознавства

Вдовіна Олена Олександрівна кандидат наук з соціальних комунікацій, доцент кафедри українознавства, культури та документознавства

Першотравневий проспект 24, м. Полтава

Анотація

В сучасних умовах розбудови України як демократичної, правової, соціальної держави та поставлених завдань впровадження електронного урядування, постає необхідність правового регулювання електронного документообігу як основного механізму організації взаємодії між органами державної влади та органами місцевого самоврядування, громадянами і суб'єктами господарювання, з урахуванням запровадження європейських норм і стандартів реалізації державної інформаційної політики, використання вітчизняного та зарубіжного досвіду. В цих умовах різноманітні форми управлінської діяльності знаходять відображення у відповідних документах, які виступають способом і засобом реалізації функцій, що покладені на апарат управління та включають в себе створення, зберігання, передачу і використання великих масивів документованої інформації. Найефективніший шлях скорочення витрат, пов'язаних з цими процесами - це підвищення рівня впровадження у практику діловодної діяльності інформаційних технологій і систем [1].

Світовий досвід свідчить про те, що впровадження інформаційних технологій дозволяє підвищити ефективність роботи органів судової влади за рахунок оптимізації процесу збору і обробки інформації, а також забезпечення доступу до інформаційних ресурсів. Особлива увага при цьому приділяється вирішенню проблем захисту інформації, а також забезпечення цілісності електронних документів [2]. У статті визначено поняття електронного документообігу, проаналізовано його переваги, окреслені міжнародні нормативно -правові акти з електронного документообігу, які заклали основи міжнародного регулювання сфери, вказані завдання, які вирішує електронний документообіг, проаналізована нормативно-правова база електронного документообігу в Україні.

Ключові слова: електронний документообіг, законодавче регулювання, закон, положення, нормативний акт, правове регулювання, законодавство.

Abstract

Mizina Olha Ivanivna PhD of Philological Sciences, Аssociate professor, Аssociate professor department of Ukrainian studies, culture and documentation, National University «Yuri Kondratyuk Poltava Polytechnic», Pershotravnevyi Av. 24, Poltava

Voshchenko Viktoriia Yuriivna PhD of Philosophical Sciences, Аssociate professor department of ukrainian studies, culture and documentation, National University «Yuri Kondratyuk Poltava Polytechnic», Pershotravnevyi Av. 24, Poltava

Vdovina Olena Oleksandrivna PhD of Social Communication, Аssociate professor department of ukrainian studies, culture and documentation, National University «Yuri Kondratyuk Poltava Polytechnic», Pershotravnevyi Av. 24, Poltava

LEGISLATIVE REGULATION OF ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION IN UKRAINE

In modern conditions of development of Ukraine as a democratic, legal, legal, social state and set tasks of introduction of electronic management, the need arises for legal regulation of electronic document circulation as the main mechanism of organization of interaction between state authorities and local self-government bodies, citizens and economic entities, taking into account the introduction of European norms and standards for the implementation of state information policy, the use of domestic and foreign experience. Under these circumstances, various forms of management are reflected in the relevant documents, which act as a way and means of implementing the functions assigned to the management apparatus and include the creation, storage, transfer and use of large amounts of documented information. The most effective way to reduce the costs associated with these processes is to increase the level of implementation of information technology and systems in business operations.

Worldwide experience has shown that the introduction of information technologies can improve the efficiency of the judiciary by optimizing the process of collecting and processing information, as well as providing access to information resources. Special attention is paid to solving problems of information protection, as well as ensuring the integrity of electronic documents. The article defines the concept of electronic document circulation, analyzes its advantages, outlines international regulatory legal acts on electronic document circulation, which laid the foundations for international regulation of the sphere, indicates the tasks that electronic document circulation solves, analyzes the regulatory framework of electronic document circulation in Ukraine.

Keywords: electronic document management, legislative regulation, law, regulations, normative act, legal regulation, legislation.

Вступ

Постановка проблеми. Протягом останніх десятиріч в Україні спостерігається стрімкий розвиток інформаційної сфери як особливої системи суспільних відносин, в результаті одержання, використання, поширення та зберігання інформації [3]. Розвиток комп'ютерної техніки, інформаційних технологій та комунікаційно-інформаційних мереж призвів до виникнення можливості обміну документованою інформацією без використання паперу, тобто, в електронно-цифровій формі. Поява елекронних документів (і відповідно електронного документообігу як сукупності електронних документів) та їх використання на рівні з паперовими потребує нележного законодавчого регулювання, яке на нинішньому етапі розвитку української держави все ще перебуває на стадії реформування та вдосконалення.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питання законодавчого регулювання електронного документообігу досліджувались у працях багатьох вітчизняних науковців, зокрема: Н. Голубєва, Ю. Павлова, О. Шевчука, Онопрієнка, Ю. Горбенко, В. Петренко, О. Лазько. Г. Асєєва, М. Вемічкевича, І. Золотарьової, О. Матвієнко, М. Цивіна С. Асєєва, А. Маньковського, Сельченкової, Г. Перехреста, С. Злобіна, П. Марченка, В. Арістової , К. Бєлякова, В. Брижка, М. Вітера , В. Гавловського, К. Лютенка.

Мета статті аналіз законодавчого регулювання систем електронного документообігу в Україні.

Виклад основного матеріалу

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає основні організаційно -правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно із законодавством. Одиницею електронного документообігу є електронний документ [4].

Електронний документообіг ( далі - ЕД) - сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [4].

Основою електронного документообігу є електронний документ, під яким розуміють «документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа» [5].

Використання електронного документообігу у найрізноманітніших сферах людської діяльності є цілком виправданим, адже він має низку беззаперених переваг, як-от:

1. Оперативний доступ до документів, швидкість у виправленні паперів.

2. Ефективне управління рухом документів.

3. Всі структури компанії можуть працювати в єдиному інформаційному просторі - це дозволяє прискорити узгодження документів і прийняття рішень.

4. Підвищення виконавської дисципліни (так як ЕД дозволяє визначати відповідального за виконання документа в кожен момент часу), підвищення продуктивності співробітників.

5. Безпека і збереження документів - шифрування даних дозволяє запобігти спробам несанкціонованого використання інформації.

6. Виняток дубляжу документації.

7. Зниження фінансових витрат на документообіг і діловодство.

8. Удосконалення процедури підготовки, подачі / доставки, обліку та зберігання документів, їх аутентифікація, цілісність, конфіденційність і неспростовність.

9. Швидкий і надійний обмін електронними документами з партнерами, контрагентами незалежно від віддаленості адресата.

З вищевикладеного ми розуміємо, що електронний документообіг є більш оптимальним з точки зору витрат часу, фінансових витрат, а також на рівні прийняття тих чи інших рішень [6]. Окрім того, запровадження електронного документообігу покликане вирішувати низку завдань. Окреслимо найголовніші з них:

1. автоматизація роботи з документами, пошук та відбір необхідної інформації, розсилання опрацьованих документів для їх подальшого опрацювання;

2. обмін документами вузлами системи (уніфікація технологічних процедур проходження, передачі та опрацювання документів, зокрема збирання, реєстрація, накопичення, опрацювання та комплексний аналіз інформації, що надходить до кожного з вузлів, зокрема забезпечення постійного зв'язку та обміну інформацією між вузлами);

3. автоматизація функцій управління процесами на основі повідомлень спеціалістів про надходження документів для опрацювання, про закінчення нормативних термінів опрацювання, синхронізація робіт спеціалістів; розсилання, зберігання та використання вхідних, вихідних і внутрішніх документів за єдиною нумерацією з початку року;

4. відправлення, приймання та опрацювання електронної пошти;

5. автоматизація процесів реєстрації документів, заповнення кодованих реквізитів реєстраційних та контрольних карток з використанням класифікаторів і довідників, забезпечення механізмів анотованого опису документів та збору резолюцій, доставка звітів про виконання доручень;

6. автоматизація збирання даних про результати виконання технологічних процесів та формування на їх основі аналітичних та статистичних звітів та довідок щодо документообігу та контролю за виконанням документів, формування довільних аналітичних довідок;

7. системи класифікаторів та довідників;

8. оперативний пошук інформації про вхідні, вихідні та внутрішньорозпорядчі документи за комбінацією умов з будь-яких реквізитів реєстраційних карток або за контекстом документа;

9. забезпечення надійного зберігання усіх версій документів та інших інформаційних об'єктів, максимально зручна систематизація сховища документів;

10. наскрізний контроль (група контролю, керівник установи, безпосередній виконавець) за проходженням і виконанням документів;

11. організація служб копіювання та відновлення інформації, що зберігається, і забезпечення її захисту від несанкціонованого доступу;

12. визначення кола осіб, які за посадовими обов'язками здійснюють підготовку та опрацювання документів, призначення рівнів їх доступу до інформації, повноважень та прав [7].

Варто зауважити, що в Україні накопичено ще досить незначний досвід правового регулювання електронного документообігу та електронного підпису, на відміну від системи ООН і Європейського Союзу, де ці поняття вже набули певного розвитку [2]. 30 січня 1997 року Резолюцією Генеральної Асамблеї Організації Об'єднаних Націй було прийнято розроблений Комісією ООН Типовий закон “Про електронну торгівлю” (так званий Типовий закон ЮНСІТРАЛ “Про електронну торгівлю”). Це був перший крок у галузі розвитку міжнародного права, що регулює сферу електронної торгівлі. Зазначений документ має рамковий, рекомендаційний характер. Його призначення, в першу чергу, для використання державами як основи при розробці національного законодавства. Цим міжнародним документом було закладено правові основи діяльності у сфері електронної торгівлі, дано визначення основних понять, таких як електронний документ, електронний документообіг, електронний підпис, автор електронного документу, інформаційна система. Крім того було визнано юридичну та доказову силу за документами виконаними в електронній формі та визначено вимоги, що висуваються до електронного підпису, як засобу підтвердження цілісності та достовірності електронного документу [8].

Продовженням роботи ООН у сфері електронної торгівлі стало прийняття Конвенції “Про використання електронних повідомлень у міжнародних договорах”. Основним завданням Конвенції є прийняття єдиних та обов'язкових правил, що визначають порядок заключення електронних договорів та їх виконання. Прийняття цього документу дозволило перевести відносини у сфері міжнародної електронної торгівлі на значно вищий рівень розвитку, надало учасникам міжнародних відносин юридичні гарантії судового захисту їх прав [9].

Конвенція встановлює юридичне визнання електронних документів, їх доказову силу, визначає порядок складання та умови дійсності електронних договорів. електронний документообіг державний самоврядування

У 1998 році було прийнято Пропозиції до Директиви Європейського Парламенту та Ради Європейського Союзу “По деяким аспектам електронної торгівлі на внутрішньому ринку”. Основним завданням даної Директиви визначено забезпечення умов належного функціонування міжнародної електронної комерції між державами-членами ЄС [8]. Таким чином дані закони сприяли наданню юридичного статусу електронним документам.

Державне регулювання сфери електронного документообігу в Україні спрямовано на (див. рис.1):

Рис.1 Державне регулювання у сфері електронного документообігу

Законодавче регулювання електронного документообігу в Україні здійснюється через низку нормативно-правових актів, зокрема таких як: -Конституція України,

-Цивільний кодекс України,

-закон України “Про інформацію”,

-“Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, “Про Національну програму інформатизації”,

-“Про телекомунікації”,

-“Про обов'язковий примірник документів”,

-“Про адміністративні послуги”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”,

-“Про електронні документи та електронний документообіг”,

-“Про електронні довірчі послуги”.

Цими та іншими законодавчими актами визначено головну мету, принципи, основні завдання, шляхи розв'язання проблем, завдання та функції органів влади, механізми взаємодії їх між собою та суспільством, громадянами та бізнесом тощо. Вони створюють правові передумови для розвитку функціональних напрямів інформаційної діяльності [3]. Окрім цього варто зазначити й Закон України “Про Національну програму інформатизації”, який визначає стратегію розв'язання проблем забезпечення інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної, екологічної, науково-технічної, оборонної, національно- культурної та іншої діяльності у сферах загальнодержавного значення. Цей Закон розкриває загальні засади формування, виконання та коригування Національної програми інформатизації, де головною метою є створення необхідних умов для забезпечення громадян та суспільства своєчасною, достовірною та повною інформацією шляхом широкого використання інформаційних технологій, забезпечення інформаційної безпеки держави. Закон дає визначення таким поняттям, як “засоби інформатизації”, “інформаційний суверенітет держави”, “інформаційний продукт”, “інформаційний ресурс”, “інформаційна послуга”, “інформаційна технологія” тощо. Національна програма інформатизації спрямована на вирішення таких основних завдань:

- формування правових, організаційних, науково-технічних, економічних, фінансових, методичних та гуманітарних передумов розвитку інформатизації;

- застосування та розвиток сучасних інформаційних технологій у відповідних сферах суспільного життя України;

- формування системи національних інформаційних ресурсів;

- створення загальнодержавної мережі інформаційного забезпечення науки, освіти, культури, охорони здоров'я тощо;

- створення загальнодержавних систем інформаційно-аналітичної підтримки діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування;

- підвищення ефективності вітчизняного виробництва на основі широкого використання інформаційних технологій;

- формування та підтримка ринку інформаційних продуктів і послуг;

- інтеграція України у світовий інформаційний простір [10].

Закон України “Про Концепцію Національної програми інформатизації” - ще одним нормативно-правовий акт, який закріплює принципи державної політики у сфері інформатизації, визначає основні завдання, напрями, порядок формування та виконання основних етапів програми, очікувані результати [3]. Наступним документом, що регламентує сферу електронного документообігу є Постанова КМУ «Про затвердження Положення про Національний реєстр електронних інформаційних ресурсів» [11]. Постанова визначає порядок формування та користування Національним реєстром електронних інформаційних ресурсів. Національний реєстр електронних інформаційних ресурсів - це інформаційно- телекомунікаційна система, призначена для реєстрації, обліку, накопичення, оброблення і зберігання відомостей про склад, зміст, розміщення, умови доступу до електронних інформаційних ресурсів та задоволення потреб юридичних і фізичних осіб в інформаційних послугах. До Національного реєстру включаються веб-сайти, бази даних та реєстри в електронній формі.

Розпорядження КМУ «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні» - розкриває необхідність упровадження технологій електронного урядування у діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також задекларовано, що одним із пріоритетів розвитку нашої держави є розвиток високотехнологічного інформаційного суспільства, яке дасть змогу кожному громадянинові створювати і накопичувати інформацію та знання, мати до них вільний доступ, користуватися та обмінюватися ними. Таким чином, на підставі аналізу нормативно -правових документів можна зазначити, що в Україні створено відповідні правові [3] і законодавчі передумови щодо використання у діяльності органів державної влади електронного документообігу та інформаційно-комунікаційний технологій.

Висновок

Електронний документообіг є технологічною відповіддю на сучасним вимогам, які висуваються політично-економічною ситуацією. Розвиток систем електронного документообігу має великі перспективи на подальший розвиток в Україні та світі. Він спроможний змінити та вдосконалити суспільний процес комунікації, тим самим сприяти розвитку інформаційної культури суспільства, його інтелектуального потенціалу, та позитивно впливати та подальший розвиток електронного урядування. Окрім того, впровадження електронного документообігу потребує максимальної гармонізації вітчизняного законодавства з міжнародним, зокрема з європейським; законодавчого закріплення юридичної самостійності електронного документа. Законодавче регулювання електронного документообігу в Україні представлене низкою нормативно-правових документів, зокрема: Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України “Про інформацію”, “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, “Про Національну програму інформатизації”, “Про телекомунікації”, “Про обов'язковий примірник документів”, “Про адміністративні послуги”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги”, “Про Національну програму інформатизації”.

Література

1. Залєвська Г. Адміністративно-правове регулювання електронного Документообігу у сфері публічного управління в умовах європейської інтеграції України. URL: https://cutt.ly/yv9NXEG (дата зверенення 25.04.2021)

2. Дрогозюк К. Нормативно-правове регулювання електронного підпису в цивільному судочинстві України та Франції. URL: https://cutt.ly/7v9NTq8 (дата зверенення 25.04.2021)

3. Майстренко А. Нормативно-правове забезпечення електронного документообігу в Україні: інформаційно-аналітичний огляд. URL: https://archives.gov.ua/wp-content/uploads/04.pdf (дата зверенення 25.04.2021)

4. Волянська-Савчук Л., Сєргєєв А., Модіна Д. Сучасний стан, роль та тенденції розвитку електронного документообігу в діяльності підприємства. URL: http://global-national.in.ua/archive/22-2018/61.pdf ( дата звернення 25.04.2021)

5. Про електронні документи та електронний документообіг. URL: https://zakon.rada.gov.Ua/laws/show/851-15#Text ( дата звернення 25.04.2021)

6. Електронний документообіг: можливості та переваги. URL: https://intelserv.net.ua/news/material/id/529 ( дата звернення 25.04.2021)

7. Величкевич М., Мітрофан Н., Кунанець Н. Електронний документообіг, тенденції та перспективи. URL: https://cutt.ly/Tv3rH5m (дата зверенення 25.04.2021)

8. Новицька Н. Електронний документообіг та електронний цифровий підпис як елементи інформаційної культури. URL: http://ippi.org.ua/sites/default/files/06nneik.pdf (дата зверенення 25.04.2021)

9. Використання електронних повідомлень у міжнародних контрактах (договорах). URL: http://diplomukr.com.ua/news/2015/02/07/7481 (дата звернення 25.04.2021)

10. Закон України «Про Національну програму інформатизації». URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/74/98-%D0%B2%D1%80#Text ( дата звернення 25.04.2021)

11. Постанова КМУ «Про затвердження Положення про Національний реєстр електронних інформаційних ресурсів». URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/326-2004-%D0%BF#Text ( дата звернення 25.04.2021)

References

1. Zalievska H. Administratyvno-pravove rehuliuvannia elektronnoho Dokumentoobihu u sferi publichnoho upravlinnia v umovakh yevropeiskoi intehratsii Ukrainy. Retrieved from https://cutt.ly/yv9NXEG [in Ukrainian].

2. Drohoziuk K. Normatyvno-pravove rehuliuvannia elektronnoho pidpysu v tsyvilnomu sudochynstvi Ukrainy ta Frantsii. Retrieved from https://cutt.ly/7v9NTq8 [in Ukrainian].

3. Maistrenko A. Normatyvno-pravove zabezpechennia elektronnoho dokumentoobihu v Ukraini: informatsiino-analitychnyi ohliad. Retrieved from https://archives.gov.ua/wp-content/uploads/04.pdf [in Ukrainian].

4. Volianska-Savchuk L., Sierhieiev A., Modina D. Suchasnyi stan, rol ta tendentsii rozvytku elektronnoho dokumentoobihu v diialnosti pidpryiemstva. Retrieved from http://global- national.in.ua/archive/22-2018/61.pdf [in Ukrainian].

5. Pro elektronni dokumenty ta elektronnyi dokumentoobih. Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text [in Ukrainian].

6. Elektronnyi dokumentoobih: mozhlyvosti ta perevahy. Retrieved from https://intelserv.net.ua/news/material/id/529 [in Ukrainian].

7. Velychkevych M., Mitrofan N., Kunanets N. Elektronnyi dokumentoobih, tendentsii ta perspektyvy. Retrieved from https://cutt.ly/Tv3rH5m [in Ukrainian].

8. Novytska N. Elektronnyi dokumentoobih ta elektronnyi tsyfrovyi pidpys yak elementy informatsiinoi kultury. Retrieved from http://ippi.org.ua/sites/default/files/06nneik.pdf [in Ukrainian].

9. Vykorystannia elektronnykh povidomlen u mizhnarodnykh kontraktakh (dohovorakh). Retrieved from http://diplomukr.com.ua/news/2015/02/07/7481 [in Ukrainian].

10. Law of Ukraine «Pro Natsionalnu prohramu informatyzatsii». Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/74/98-%D0%B2%D1%80#Text [in Ukrainian].

11. Postanova KMU «Pro zatverdzhennia Polozhennia pro Natsionalnyi reiestr elektronnykh informatsiinykh resursiv». Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/326-2004- %D0%BF#Text [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru