Договорная работа юридической службы и этапы ее ведения

Ключевые слова: договорная работа, контрагент, заключение договора, контроль.

Keywords: contractual work, counterparty, conclusion of a contract, control.

Договорная работа - это деятельность юридической службы организации, направленная на согласование условий договора (соглашения), фиксацию этих условий в договоре и контроль над их исполнением.

Основные цели проведения договорной работы - защита экономических интересов учреждений и органов, недопущение фактов заключения финансово невыгодных сделок (в том числе отношений с недобросовестными контрагентами), достижение юридической безупречности договоров, предотвращение возникновения дебиторской задолженности и конфликтов с контрагентами и для того, чтобы избежать негативных последствий после заключения договоров имеется необходимость правильной и тщательной организации договорной работы юридической службы. юридический договорной соглашение

Договорная работа состоит из трех основных аспектов:

1. Проведение преддоговорной работы;

2. Заключение договора;

3. Контроль над исполнением условий договора, а в случае необходимости - понуждение контрагента к его исполнению или, в крайнем случае, расторжение договора.

Преддоговорная работа - это процесс, который включает в себя следующие этапы:

- первый этап - поиск возможного контрагента. В данный этап входит анализ рынка с целью выяснения стандартных условий сотрудничества, подбор 2 - 3 наиболее приемлемых вариантов.

- второй этап - выбор контрагента. По результатам анализа рынка выявляем наиболее подходящие и выгодные варианты контрагентов для дальнейшего заключения договора.

- третий этап - проверка контрагента, направление проекта договора, обмен протоколами разногласий и согласование окончательных условий.

Заключение договора - достижение сторонами в надлежащей форме соглашения по всем существенным условиям договора в порядке, предусмотренном законодательством.

В соответствии со статьей 432 ГК РФ "Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение".

В большинстве случаев договоры между юридическими лицами заключаются в письменной форме. Понятие "письменная форма договора" раскрывает в себе три различных способа заключения договора:

¦ составление единого документа, подписанного сторонами;

¦ обмен документами, позволяющий достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору;

¦ в ответ на полученную оферту с соблюдением срока, установленного для ее принятия, сторона совершает действия по выполнению указанных в ней условий договора.

Первый способ является самым распространенным, но его нельзя назвать самым простым, так как, прежде всего это касается необходимости проверки полномочий лиц, его подписывающих. Основными задачами юридической службы при заключении договора путем подписания единого документа являются:

¦ проверка идентичности всех подписываемых экземпляров договора;

¦ проверка полномочий лица, подписывающего договор со стороны контрагента.

Обмен документами - наиболее сложный из всех трех способов. Законодатель дает перечень видов связи, которые можно при этом использовать - почтовая, телеграфная, телетайпная, телефонная, электронная. Однако при использовании большинства из них соблюдение главного условия

- наличия подтверждения, что документ исходит от стороны по договору оказывается непростым. Прежде всего, речь идет о факсимильной и электронной связи. При факсимильной связи практически невозможно доказать, с какого телефонного аппарата был отправлен документ, а при электронной единственным таким подтверждением может служить электронная цифровая подпись, использование которой строго регламентировано и на практике достаточно сложно.

Поэтому при заключении договора посредством обмена документами в задачи юридической службы входят:

¦ подтверждение достоверности документа, направленного контрагентом;

¦ обеспечение дополнительных доказательств заключения договора.

Третий из перечисленных способов заключения договора также встречается достаточно часто. В данном случае имеется необходимость четко согласовывать условия и позиции сторон перед началом выполнения договора во избежание недопониманий и ситуаций, ставящих юридическое лицо в невыгодное положение.

Одним из самых важных аспектов для регулирования эффективной договорной работы является отлаженный документооборот на предприятии, необходимость фиксировать путь каждого из документов, поступающих в организацию и исходящих из нее, четко отслеживать его перемещение между структурными подразделениями и контролировать, кто и как "выпускает" документы за пределы организации.

Последний из этапов договорной работы является контроль над соблюдением условий заключенного договора. Данный этап требует максимальной слаженности работы юридической службы и непосредственно лиц, осуществляющих действия по выполнению договора, так как при определенных условиях просрочка исполнения договора даже в несколько дней может оказаться крайне неблагоприятной для юридического лица.

В конкретном случае при просрочке либо же ненадлежащем исполнении договора контрагент имеет право на предъявление претензии. Первостепенными задачами юридической службы при получении претензии является проверка следующих данных:

- правильность адресации и оформление претензионного заявления;

- наличие права на заявление претензии (имелись ли с лицом, от которого поступила претензия, какие-либо договорные отношения, в чем заключается их нарушение с нашей стороны);

- документов, подтверждающих право на заявление претензии, и документы, подтверждающие обстоятельства, послужившие основанием к возникновению претензии, оцениваем размеры суммы претензии;

- соблюдение срока на заявление претензии.

Поступившие к рассмотрению претензии нужно зарегистрировать, определить срок, в течение которого на них необходимо ответить, и ответственных лиц для подготовки и направления ответа контрагенту.

В случае если возникшие разногласия не удается решить в претензионном порядке, предприятию не остается ничего другого, как обратиться за защитой своих интересов в суд.

Таким образом, рассмотрев три этапа договорной работы юридической службы: преддоговорная, заключение договора и контроль за исполнением условий договора, можно сделать вывод, что только грамотное и своевременное взаимодействие вышеперечисленных этапов поможет обезопасить от неоправданных рисков, вывести на высокий уровень конкурентоспособности, увеличить прибыль юридического лица.

Список использованных источников