Інформаційно-аналітична діяльність органів місцевого самоврядування – важлива складова процесу прийняття управлінських рішень

Размещено на http://www.allbest.ru/

Інформаційно-аналітична діяльність органів місцевого самоврядування - важлива складова процесу прийняття управлінських рішень

Бойко Н. В., аспірантка

Національної академії керівних кадрів культури і мистецтв

Анотація

Мета роботи. Дослідити роботу структурних підрозділів органів місцевого самоврядування, що провадять інформаційно-аналітичну діяльність для визначення основних функцій та можливостей для розвитку і вдосконалення комунікації з населенням регіону; визначити роль інформаційних підрозділів органів місцевого самоврядування у процесі впровадження електронного урядування.

Методологія дослідження базується на застосуванні загальнонаукових методів: аналізу, синтезу, узагальнення, логічного методу. Застосування названих методів дає змогу визначити роль інформаційно-аналітичної діяльності у процесі прийняття управлінського рішення. Наукова новизна роботи полягає у визначенні ролі та можливостей інформаційно-аналітичної діяльності структурних підрозділів органів місцевого самоврядування, визначення напрямків роботи інформаційно-аналітичних центрів; окреслення інформаційних потреб споживачів інформації, яку створює виконавчий апарат органів місцевого самоврядування.

Представлені у статті результати аналізу інформаційно-аналітичної діяльності структурних підрозділів органів місцевого самоврядування свідчать про широкий попит на розширення такого роду інформаційних послуг. Інформаційно-аналітичні підрозділи супроводжують населення регіону у здійсненні самоуправління, формують думку місцевої спільноти щодо територіальної влади і здійснюють постійний аналіз інформаційних потреб громадян для формування правильного інформаційного середовища. Інформаційні служби необхідні місцевій владі для встановлення зв'язків з територіальними громадами та впровадження принципів реформи децентралізації влади. За допомогою інформаційно-аналітичних центрів посилено впроваджується електронне урядування і автоматизуються процеси прийняття управлінських рішень.

Ключові слова: інформаційно-аналітична діяльність, інформаційний підрозділ, інформаційна служба, інформаційна потреба, інформаційно-аналітичний центр, електронне урядування.

Бойко Наталья Вячеславовна, аспирантка Национальной академии руководящих кадров культуры и искусств

Аннотация

Информационно-аналитическая деятельность органов местного самоуправления - важная составляющая процесса принятия управленческого решения

Цель работы. Исследовать работу структурных подразделений органов местного самоуправления, которые проводят информационно-аналитическую деятельность для определения основных функций и возможностей для развития и усовершенствования коммуникации с населением региона; определить роль информационных подразделений органов местного самоуправления в процессе электронного правления. Методология исследования базируется на использовании общенаучных методах: анализа, синтеза, обобщения, логического метода. Использование названых методов дают возможность определить роль информационно-аналитической деятельности в процессе принятия управленческого решения. Научная новизна работы состоит в определении роли и возможностей информационно-аналитической деятельности структурных подразделений органов местного самоуправления, определение направлений работы информационно-аналитический центров; определение информационных потребностей пользователей информации, которую создает исполнительный аппарат органов местного самоуправления. Висновки. Представленные в статье результаты анализа информационно-аналитической деятельности структурных подразделений органов местного самоуправления свидетельствуют про широкий спрос на расширение такого рода информационных услуг.

Информационно-аналитические подразделения сопровождают население региона в осуществлении самоуправления, формируют мнение местной общины по поводу территориальной власти и осуществляют постоянный анализ информационных потребностей граждан для формирования правильной информационной среды. Информационные службы необходимы местной власти для установления связей с территориальными общинами и внедрением принципов реформы децентрализации власти. С помощью информационно-аналитических центров усиленно внедряются электронное управление и автоматизируются процессы принятия управленческих решений.

Ключові слова: информационно-аналитическая деятельность, информационный отдел, информационная служба, информационная потребность, информационно-аналитический центр, электронное управление.

Summary

Boiko Nataliia, candidate National Academy of Culture and Arts Management

Informative and analytical activity of local government' authorities - important part of the process of management decision

Purpose of the article is to examine the activity of structural units of local government' authorities that conduct an informative and analytical activity to define main functions and opportunities for development and improvement the communication with people of the region; to define the role of informative units of local governments' authorities in processes of e-government. The methodology of the research is based on the use of general scientific methods: analysis, synthesis, generalization, logical method. The application of named methods gives the opportunity to define the role of informative and analytical activity in process of management decisions.

The scientific novelty of the work consists in defining the role and opportunities informative and analytical activity ofstructural units of local government ' authorities, to determine the direction of informative and analytical centers; to define of informative needs of users of the information which creates the executive office of local government' authorities.

Analysis results of informative and analytical activity of structural units of local governments 'authorities reveal a strong demand supported by such informative service. Informative and analytical units accompany the region 's population in implementation of self-administration, to form the opinion of the local community about territorial authorities and are involved in an ongoing analysis of the informative needs of citizens for forming the correct information environment. Informative units are necessary to local government to networking with territorial communities and implementation of decentralization reform principals.

Using informative and analytical centers e-government is being implemented with strong power and processes of management decisions are being automated.

Key words: informative and analytical activity, informative unit, informative service, informative need, informative and analytical center, e-government.

Актуальність теми дослідження. Створення якісної інформації, швидке реагування на суспільні та державні зміни - невід'ємна складова інформаційно-аналітичних процесів, які відбуваються в органах місцевого самоврядування, що в сучасних умовах децентралізації влади формують громадську думку

і забезпечують участь населення у вирішенні питань місцевого значення. Саме тому структурні підрозділи органів місцевого самоврядування, які створюють якісні інформаційно-аналітичні документи, стають важливими адміністративними центрами, які надають інформаційно-консультативну допомогу населенню. Крім того, в сучасних реаліях, коли активно впроваджується електронне урядування, інформаційно-аналітичні підрозділи забезпечують його широке використання та усебічний розвиток.

Мета роботи. Дослідити завдання та функції структурних підрозділів органів місцевого самоврядування, які створюють інформаційно-аналітичні документи для визначення ролі інформаційно-аналітичної діяльності в місцевому самоуправлінні.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Дослідженню інформаційно-аналітичної діяльності приділялась увага багатьох науковців. Різні автори у своїх працях неодноразово зосереджували увагу на питаннях використання інформаціно-аналітичної діяльності в процесі прийняття управлінського рішення. Важливе місце посідають праці Л.Я. Філіпо- вої [3], В.В. Добровольської [1], І.В. Захарової [3], О.М. Кобєлєва [4], С.П. Кулицького [5], І.О. Петрової [6], Г.В. Сілкова [9, 10], Ю.В. Уманського [11].

Так, Л.Я. Філіпова та І.В. Захарова досліджували роботу інформаційно-аналітичних підрозділів та виділили напрями діяльності таких підрозділів в органах місцевого самоврядування; науковці приділяли увагу інформаційним системам в новому комунікаційному електронному середовищі [3].

Вагомий внесок у дослідження сучасних проблем функціонування інформаційно- аналітичних підрозділів та центрів перетворення інформаційно-аналітичної діяльності зробив О.М. Кобєлєв, який детально проаналізував діяльність інформаційно-аналітичних центрів та виокремив інформаціну аналітику як важливу складову прийняття управлінського рішення [4].

Виклад основного матеріалу. Інформаційні служби органів державної влади та органів місцевого самоврядування - структурні підрозділи цих органів, що виконують інформаційно-аналітичні функції та забезпечують зв'язки із засобами масової інформації, громадськістю.

Служби, які здійснюють інформаційно-аналітичну діяльність в органах місцевого самоврядування України, забезпечують збір, обробку, систематизацію та передачу інформаційно-аналітичних документів за такими напрямками:

- реалізація Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України;

- діяльність органів місцевого самоврядування;

- діяльність народних депутатів України;

- важливі події суспільно-політичного життя (діяльність осередків політичних партій та громадських об'єднань, проведення місцевих виборів);

- соціально-економічний розвиток (введення в дію нових промислових об'єктів, ситуація в агропромисловому комплексі, інвестиційна

- політика, пенсійне забезпечення тощо);

- громадсько-політичні акції (мітинги, демонстрації, пікетування, інші форми протесту тощо);

- публікації в місцевих засобах масової інформації (висвітлення у засобах масової інформації діяльності органів місцевого самоврядування) [3].

Діяльність таких інформаційно-аналітичних структурних підрозділів спрямовується на досягнення наступних цілей:

- залучення громади до здійснення самоуправління в регіоні;

- взаємодія місцевого населення та органів місцевого самоврядування;

- виробництво якісної інформації, швидке донесення її до місцевих громад;

- постійна комунікація місцевої влади та громади для швидкого реагування на зміни регіону;

- оптимізація та автоматизація роботи із зверненнями та запитами громадян, перехід на електронне урядування.

Великий попит на результати діяльності інформаційно-аналітичних служб спричинив їх значний розвиток і виникнення відповідних служб у багатьох структурах. Нині такі підрозділи організуються в державних адміністраціях, міністерствах, інформаційних агентствах, органах місцевого самоврядування тощо. Інформаційно-аналітичні служби забезпечують якісно новий рівень управлінської діяльності в державі, коли великого значення набувають питання вироблення стратегій роз- витку, прогнозні розрахунки, моделювання організаційних структур, міжгалузевих перехресних відносин, механізмів фінансування, а також інформаційна політика і широка громадська участь в обговоренні важливих проблем. Вони забезпечують значне розширення кількості джерел та обсягів інформації, що є важливою під час прийняття рішень [4].

На інформаційно-аналітичні служби виконавчого апарату органів місцевого самоврядування покладаються наступні завдання:

- інформаційно-аналітичне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування, їх президій, постійних комісій, виконавчого апарату, координаційних раз з питань місцевого самоврядування;

- забезпечення гласності в роботі органів місцевого самоврядування (публікація, інформаційних оголошень, конкурсів, результатів рішень, засідань комісії тощо);

- оприлюднення на офіційних веб-сайтах органів місцевого самоврядування проектів рішень, розпоряджень, інших документів і матеріалів, передбачених Законом України «Про доступ до публічної інформації»;

- підготовка і поширення інформаційних матеріалів про діяльність органів місцевого самоврядування на офіційних веб-сайтах (звітність, доклади, проекти, відповіді на запити та звернення тощо);

- взаємодія із засобами масової інформації; організація висвітлення діяльності органів місцевого самоврядування, постійних комісій, депутатів, президій, координаційних рад з питань місцевого самоврядування в друкованих та електронних засобах масової інформації;

- акредитація кореспондентів засобів масової інформації, організація і проведення прес-конференцій, зустрічей, інтерв'ю, інших заходів;

- інформаційно-технічне забезпечення роботи пленарних засідань;

- забезпечення зв'язку і обміну інформацією в режимі електронного документообігу з усіма структурними підрозділами підприємства;

- підготовка методичних рекомендацій, посібників з питань діяльності органів та посадових осіб місцевого самоврядування.

Структурними інформаційними підрозділами виконавчих органів є: департаменти, відділи, служби, комітети, інспекції, комунальні підприємства, асоціації, що утворені на засадах самоорганізації населення. Відділи, які провадять інформаційно-аналітичну діяльність, а відтак утворюють інформаційно-аналітичні документи, можуть бути Відділ із звернень громадян, Управління правового забезпечення, Відділ інформаційно-аналітичного забезпечення, Відділ організаційного забезпечення тощо.

В.В. Добровольська виділяє два основні типи підрозділів закладів культури як суб'єктів інформаційної діяльності [2]:

спеціальні підрозділи, що відповідають за інформаційну діяльність (прес-центр, довідкова служба, супровід сайта тощо), разом з підрозділом, що керує інформаційною діяльністю

- (службою відповідального за зв'язки з громадськістю адміністратора установи);

- основні (базові) підрозділи, діяльність яких не орієнтована насамперед на інформаційну взаємодію із суспільством (практично усі підрозділи - центри, відділи, управлінські та господарські служби тощо) [2].

Ми можемо послуговуватися таким поділом, адже робота із громадськістю в органах державної влади і робота із територіальними громадами в органах місцевого самоврядування мають багато спільних рис і одну мету - ефективна взаємодія з населенням регіону.

Робота інформаційного підрозділу спрямована на різноманітні цільові групи. Цільові групи можна умовно поділити на внутрішні та зовнішні. Основні внутрішні цільові групи - це сегменти, на які розподілена громада за різними ознаками (підприємці, пенсіонери, студенти тощо), організації громадянського суспільства, а також ланки системи місцевого самоврядування територіальної громади (районні в містах ради, виконавчі структури тощо). До зовнішніх цільових груп належать інші органи місцевого самоврядування та державної влади, інвестори, гості громади, туристи, міжнародні організації, партнери, органи влади іноземних держав тощо. Окремою особливою цільовою аудиторією є ЗМІ, інтернет- видання та журналісти [8].

Створення інформаційно-аналітичних документів такими підрозділами залежить від їх інформаційних потреб. С.П. Кулицький виділяє інформаційні потреби громадян (фізичні особи, населення регіону) та органів державної влади, місцевого самоуправління та галузевого управління [5].

Суспільна функція громадян: продавці робочої сили, споживачі товарів і послуг, члени громадянського суспільства. На думку автора статті, можна також додати, що громадяни носії демократії в суспільстві, висловлю- вачі народної думки і результатів здійснення самоврядування.

Специфіка інформаційних потреб: інформація щодо умов праці, відпочинку, інших аспектів життєдіяльності, дані про споживчі та цінові характеристики споживчих товарів і послуг; інформаційна діяльність здійснюється на індивідуальному рівні із залученням інформаційних посередників і відповідних ресурсів (для індивіда - невеликих ресурсів). Ми

можемо розширити думку С.П. Кулицького і впевнено стверджувати, що зараз, інформаційні потреби громадян суттєво збільшились. Їх хвилюють державні процеси і процеси здійснення влади на місцях. Вони охоче беруть участь у референдумах, віче, форумах і електронних запитах. Тому не можна стверджувати однозначно, що їх інформаційні потреби залишаються індивідуальними.

Суспільна функція органів державної та місцевої влади, місцевого самоврядування та галузевого управління: формують умови життєдіяльності інших суб'єктів суспільства через формування та забезпечення механізмів функціонування правової системи в державі; управління та регулювання суспільних процесів у країні, регіоні чи галузі.

Специфіка інформаційних потреб: мають справу передусім з економічною, соціально-політичною та юридичною інформацією, використання природно-технологічної інформації має порівняно менше значення; регулярно вдаються до послуг експертів зі спеціальних сфер знань. Автор статті також може додати, що характерною рисою інформації в органах місцевого самоврядування є її публічність, висока формалізованість та локальність.

Саме для покриття інформаційних потреб за різними запитами створюють інформаційні підрозділи та служби в органах місцевого самоврядування. Інформаційні служби (інформаційні управління, інформаційно-аналітичні підрозділи, прес-служби, прес-центри, управління і центри громадських зв'язків, прес-бюро, прес-секретарі та прес-аташе з відповідним апаратом) органів державної влади та органів місцевого самоврядування збирають, аналізують, обробляють та оперативно надають інформацію про діяльність цих органів у повному обсязі засобам масової інформації, крім випадків, передбачених Законом України «Про державну таємницю».

Для висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування їх інформаційні служби мають право використовувати такі форми підготовки та оприлюднення інформації (створювати інформаційно-аналітичні документи та надавати інформаційно-аналітичні послуги):

випуск і поширення бюлетенів (спеціальних

- бюлетенів), прес-релізів, оглядів, інформаційних збірників, експрес-інформації тощо;

- проведення прес-конференцій, брифінгів, організація інтерв'ю з керівниками органів державної влади та органів місцевого самоврядування для працівників вітчизняних і зарубіжних засобів масової інформації;

- підготовка і проведення теле- і радіопередач;

- забезпечення публікацій (виступів) у засобах масової інформації керівників або інших відповідальних працівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування;

- створення архівів інформації про діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування;

- давати відповіді на запити, звернення; відповідати на пропозиції та скарги громадян;

- публікувати інформаційні оголошення про зміни і новини в регіоні;

- оприлюднювати відкриті дані виконавчих органів місцевого самоврядування та їх комунальних підприємств;

- публікувати документи органів місцевого самоврядування щодо громадського життя.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інформаційно-аналітичних документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, погодження проектів нормативно-правових актів відповідають відповідно секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів.

Про важливість переходу на електронне урядування інформаційно-аналітичних підрозділів державної влади та органів місцевого самоврядування наголошує В.В. Добровольська, і зазначає, що «... переваги електронного урядування щодо прискорення, якості та доступності державних послуг для громадян полягають у спрощенні процедур та скороченні адміністративних витрат; забезпеченні контролю за результативністю діяльності органів виконавчої влади; забезпеченні відкритості інформації про діяльність органів виконавчої влади, розширенні доступу до неї тощо» [1, 98]. Вона зауважує, що «... на принципово новому рівні може здійснюватися керування роботою державного апарату; координація діяльності регіональних управлінь і територіальних підрозділів; ведення внутрішнього діловодства. Забезпечується одноразова реєстрація документа, можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання, безперервність руху документа, розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів» [1, 99].

Для місцевої влади, яка здійснює інформаційно-аналітичну діяльність через електронне урядування та підтримує спілкування через офіційні веб-сайти, безперечною перевагою є надання наступних інформаційних послуг:

- подання запитів для отримання інформації;

- завантаження з веб-сайтів різноманітних форм документів (заяв, реєстраційних форм та інших документів);

- подання електронних документів (заяв, звернень, звітів тощо);

- відстеження руху поданих до міської влади документів (наприклад, звернення чи документів на отримання документу дозвільного характеру);

- здійснення різноманітних платежів (трансакцій) на сайті (комунальні послуги, штрафи, платежі за отримання адміністративних послуг тощо);

- запис на прийом до міського голови чи його заступників тощо [8].

Інформаційно-аналітичні відділи, які несуть відповідальність за наповнення веб-сайтів органів місцевого самоврядування та роботу з ними, відповідають за комунікацію з територіальною громадою і встановленням тісних зв'язків з нею. Крім того, місцева влада через інформаційно-аналітичні центри та їх сайти надає багато електронних послуг населенню, тим самим оптимізуючи свою роботу та спрощуючи процедуру запитів та звернень.

Висновки

Аналіз роботи інформаційно-аналітичних центрів органів місцевого самоврядування підтверджує їх важливість для покращення комунікації органів місцевого самоврядування та територіальних громад для підвищення участі населення у державних процесах. Діяльність інформаційно- аналітичних центрів впливає на розвиток інформаційного середовища в державі та збільшує повноцінне використання електронного урядування. Наразі в Україні розвиток інформаційно-аналітичних центрів в органах місцевого самоврядування як і електронне урядування тільки на початку свого становлення. Їх робота часто завершується на етапі надання відповідей на запити та звернення, публікацію оголошень та оновлення сторінок веб-сайтів. Практика демонструє, що можливості інформаційно-аналітичних підрозділів із впровадженням електронного урядування та сильною юридичною практикою значна збільшуються. Очевидним є те, що посилення роботи таких центрів сприятиме прозорості і гласності у спілкуванні з територіальними громадами зокрема і населенням країни у широкому розумінні, а це у свою чергу допоможе подолати шлях до співпраці населення регіону і місцевої влади.

Список використаних джерел

1.Добровольська В.В. Державна політика в галузі культури України: стан та розвиток системи управління документацією: монографія / М-во культури України, Нац. акад. керів. кадрів культури і мистецтв. Київ: НАКККіМ, 2017. 233 с.

2.Dobrovolska V. Cultural Institution Information Pattem Formation within Social Media Communities / Andriy Peleshchyshyn, Vitaliy Yakovyna, Viktoriya Dobrovolska // Proceedings of the 1st International Workshop on Control, Optimisation and Analytical Processing of Social Networks (COAPSN-2019), Lviv, Ukraine, May 16-17, 2019, Pp. 42-53. URL: http://ceur-ws.org/Vol-2392/ URL: http://ceur-ws.org/Vol-2392/ paper4.pdf

3.Захарова І.В., Філіпова Л.Я. Основи інформаційно-аналітичної діяльності: нав. посіб. К.: «Центр учбової літератури», 2013. 336 с.

4.Кобєлєв О. М. Інформаційно-аналітична діяльність бібліотек України: теоретико-методологічні засади розвитку: 27.00.03 - соціальні комунікації: дис ... д-ра наук із соціальних комунікацій / Харківська державна академія культури. Харків, 2013. 192 с.

5.Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: нав. посіб. Київ: МАУП, 2002. 224 с.

6.Петрова І.О. Документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні: сучасний стан та перспективи розвитку: дис. ... канд. іст. наук. Київ, 2007. 192 с. (5)

7.Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації: Закон України від 23.09.1997 № 539/97-ВР. Київ, 1997. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/539/97-%D0%B2%D1%80^_

8.Рубановський К., Федорович О., Дуда А. Інформаційна відкритість органів місцевого самоврядування: посіб. для мун. Посадовців. Івано-Франківськ: ГО «Агентство з розвитку приватної ініціативи», 2009. 96 с.

9.Сілкова Г.В. Інформаційно-аналітична діяльність як напрям інформаційної діяльності // Вісник книжкової палати. 1999. 33. С. 15-16.

10.Сілкова Г.В. Інформаційно-аналітичні дослідження в структурі інформаційних ресурсів // Вісник книжкової палати. 2001. №2. С. 14-15.

11.Уманський Ю.В. Інформаційне забезпечення системи державного управління: дис. на здоб. наук. ступеня канд. наук з держ. упр.: [спец.] 25.00.02 «Механізми державного управління» / Класичний приватний університет. Запоріжжя, 2008. 187 с.

References

державний інформаційний самоврядування

1.Dobrovolska V. (2017). Public policies on culture of Ukraine: status and development ofthe management system. Kyiv: NAKKKiM [in Ukrainian].

2.Dobrovolska V. (2019). Cultural Institution Information Pattern Formation within Social Media Communities. Proceedings of the 1st International Workshop on Control, Optimisation and Analytical Processing of Social Networks (COAPSN-2019). Lviv, May 16-17, 42 53. URL: http://ceur-ws.org/Vol- 2392/ URL: http://ceur-ws.org/Vol-2392/paper4.pdf [in Ukrainian].

3.Zakharova I., Filipova Ya. (2013). The framework of informational and analytical activity. Kyiv: Tsentr uchbovoi literatury [in Ukrainian].

4.Kobieliev O.M. (2013). The informational and analytical activity of libraries in Ukraine: the theoretical- methodological fundamentals of development: Extended abstract of candidate's thesis. Kyiv [in Ukrainian].

5.Kulytskyi S.P. (2009). The framework of organization informational activity in management. Kyiv: MAUP [in Ukrainian].

6.Petrova I. (2007). Documentation support for the activities of local government' authorities in Ukraine: current and future: Extended abstract of candidate's thesis. Kyiv [in Ukrainian].

7.Law of arrangements for media coverage the activity of local governments' authorities in Ukraine. (1997). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/539/97-%D0%B2%D1%80. [in Ukrainian].

8.Rubanovskyi K., Fedorovych O., Duda A. (2009). Openness of the local governments' authorities in supplying information. Ivano-Frankivsk: ahentstvo z rozvytku pryvatnoi initsiatyvy [in Ukrainian].

9.Silkova H. (1999). Informational and analytical activity as sending of informational activity. Visnyk knyzhkovoi palaty, 33, 15-16 [in Ukrainian].

10.Silkova H. (2001). Informational and analytical research in the structure of information resources. Visnyk knyzhkovoi palaty, 2, 14-15 [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru