Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Актуальність теми. Передусім слід зазначити, що трудове законодавство регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ, організацій (далі-- підприємство) незалежно від форм власності, виду діяльності і галузевої належності, а також осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними особами. Одначе трудове законодавство не вичерпується регулюванням суто трудових відносин, а регулює й інші пов'язані з ними відносини (як-от, щодо працевлаштування, соціального партнерства, вирішення трудових спорів тощо), які мають суспільно-трудовий характер.

В умовах ринкової економіки зростають вимоги до професійної підготовки працівників, яка поряд з фаховими компетенціями передбачає вміння надійно та правильно оформляти різні види документів відповідно до норм чинного законодавства України, використовуючи нормативні акти та державні стандарти, методичні рекомендації, класифікатори.

Секретар-референт повинен знати основні закони та положення у сфері трудового законодавства, що регулюють діяльність працівників організації для допомоги керівнику в ефективному управлінні.

Над питанням дослідження основних положень трудового законодавства працювали такі відомі науковці як В. М. Варенко і О. В. Горбунова [2], Н.Б. Болотна [3].

У навчальному посібнику В. М. Варенко і О. В. Горбунова «Референтна справа» висвітлені питання нормативно-правового забезпечення трудової діяльності секретаря-референта, визначено основні положення трудового законодавства. Значну увагу приділено ролі секретаря-референта в підготовці та розробленні внутрішніх документам, що регулюють трудові відносини.

У навчальному посібнику Н.Б. Болотної «Трудове право України» всебічно та детально розглянуто основні принципи та джерела та функції трудового законодавства. Досліджено зобов'язання забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю.

Об'єктом дослідження для даної курсової роботи є нормативно-правова база діяльності референта.

Предметом дослідження є різновиди нормативно-правових документів.

Основні завдання курсової роботи:

· розглянути структуру трудового законодавства;

· проаналізувати основні положення трудового законодавства;

· охарактеризувати принципи складання правил внутрішнього трудового розпорядку;

· дослідити розробку положення про структурний підрозділ та посадової інструкції.

В дослідженні використано як загальнонаукові, так і спеціальні методи а саме: методи аналізу та синтезу, описовий метод, бібліографічний метод, порівняльний метод та метод узагальнення.

Структура роботи. Курсова робота складається з вступу, двох розділів, висновку та списку використаних джерел.

РОЗДІЛ 1. Регулювання трудової діяльності секретаря-референта

1.1 Структура трудового законодавства

Сьогодні жодна сфера суспільного життя не може обійтись без регулювання питань трудової діяльності персоналу в законодавчому порядку, що стосується і професії секретаря-референта. Від ефективності регулювання суспільних відносин, а трудові відносини є їх складовою частиною, залежить не лише рівень розвитку суспільства, а й ефективна діяльність підприємства, установи та організації.

Секретарю-референту, який працює з документами, нерідко доводиться звертатись і до нормативних актів, що регламентують інші сфери діяльності, наприклад до Господарського або Цивільного кодексів, до Інструкції про порядок ведення трудових книжок, до Класифікатора професій або Закону «Про захист персональних даних».

Тому важливо знати, яка структура та які нормативні акти законодавства регулюють діяльність трудових відносин, адже нерідко доводиться звертатись і до нормативних актів, що регламентують інші сфери діяльності, наприклад до Господарського або Цивільного кодексів, до Інструкції про порядок ведення трудових книжок, до Класифікатора професій або Закону «Про захист персональних даних» [6, с. 4].

Закони і кодекси:

· Кодекс законів про працю України вiд 10.12.1971 № 322-VIII.

· Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-X.

· Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.1991 № 959-XII.

· Закон України «Про державну таємницю» від 21.01.1994 № 3855-XII.

· Закон України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96.

· Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР.Закон України «Про обов'язковий примірник документів» від 09.04.1999 № 595-XIV.

· Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV Господарський кодекс України від 16.01.2003 № 436-IV.

· Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

· Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-IV.

· Закон України «Про акціонерні товариства» від 17.09.2008 № 514-VI.

· Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI.

· Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-VI.

Базові нормативні акти:

· Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 № 1000/5.

· Постанова КМУ «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 № 55, якою затверджені:

-- Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;

-- Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади;

-- Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі

· Наказ Держспоживстандарту «Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» від 07.04.2003 № 55.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 12.04.2012 № 578/5.

· Протокол засідання Методичної комісії Держархіву «Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів» від 20.06.2006 № 3

· Постанова КМУ «Про проведення експертизи цінності документів» від 08.08.2007 № 1004.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 № 1886/5.

Постанови:

· Постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301.

· Постанова КМУ «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» від 14.04.1997 № 348.

· Постанова КМУ «Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів» від 07.05.1998 № 639.

· Наказ НАДС «Про затвердження Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців» від 22.03.2016 № 64.

· Постанова КМУ «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію» від 19.10.2016 № 736.

· Постанова КМУ «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» від 28.10.2004 № 1452.

· Постанова Правління НБУ «Про затвердження Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання» від 08.12.2004 № 601.

Накази:

· Наказ Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» вiд 29.07.1993 № 58.

· Наказ Мінпраці «Про затвердження Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників» від 29.12.2004 № 336.

· Наказ Держархівів «Про затвердження Норм чисельності основного персоналу» від 09.03.2006 № 30.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» від 10.02.2012 № 232/5.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Положення про Центральну експертно-перевірну комісію Державної архівної служби України» від 24.05.2012 № 779/5.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Переліку видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду» від 14.03.2013 № 430/5.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Правил роботи архівних установ України» від 08.04.2103 № 656/5Наказ Мін'юсту «Про затвердження Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради» від 19.06.2013 № 1226/5.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» від 19.06.2013 № 1227/5.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Типового положення про експертно-перевірну комісію Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міст Києва і Севастополя» від 19.06.2013 № 1228/5.

· Наказ Мін'юсту «Про затвердження Переліку типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій» від 22.07.2014 № 1188/5.

Національні стандарти:

· Нацстандарт ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (Київ, Держспоживстандарт, 2005).

· Нацстандарт ДСТУ 4423-1:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення» (Київ, Держспоживстандарт, 2007).

· Нацстандарт ДСТУ 4423-2:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови» (Київ, Держспоживстандарт, 2007).

· Нацстандарт ДСТУ 4163-2003 « Державна уніфікована система документації. Унфіфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Національні класифікатори:

· Наказ Держстандарту «ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської документації» від 31.12.1998 № 1024.

· Наказ Держспоживстандарту «Національний класифікатор України «Класифікатор професій» ДК 003:2010» від 28.07.2010 № 327.

Методичні рекомендації:

Протокол засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву «Укладання положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею та бібліотеки, положення про архівний підрозділ об'єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності. Рекомендації», від 20.03.2012 № 1.

· Протокол засідання Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву «Порядок заповнення паспорта архівного підрозділу установи, організації, підприємства. Методичні рекомендації» від 20.03.2012 № 1.

· Протокол засідання Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву «Методичні рекомендації з розроблення галузевих переліків документів та типових (примірних) номенклатур справ» від 18.12.2012 № 5.

· Протокол засідання Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву «Складення архівних описів. Методичні рекомендації» від 18.12.2012 № 5.

· Протокол засідання Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву «Укладання положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності. Рекомендації» від 26.06.2013 № 2 [12, с. 107].

Отже, нормативне забезпечення трудового законодавства - важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Секретар-референт повинен знати та вміти застосовувати в своїй діяльності основні законодавчі акти та нормативні документи, що регулюють трудове законодавство.

1.2 Основні положення трудового законодавства

Регулювання трудової діяльності - це процес попередження, виявлення і усунення відхилень, збоїв, недоліків та причин їх виникнення у трудовій діяльності працівників організації за допомогою розроблення і впровадження відповідних коригувальних заходів.

Основними завданнями регулювання трудової діяльності є:

· забезпечення високопродуктивної праці всіх категорій персоналу;

· 2) підтримання якості продукції та послуг на конкурентоспроможному рівні;

· 3) створення безпечних умов праці;

· 4) підтримання у трудовому колективі сприятливого соціально-психологічного клімату.

Ефективність трудової діяльності персоналу залежить і формується під впливом багатьох різнопланових чинників. Усі їх з певного мірою умовності можна поєднати у дві групи [1, с. 163].

Перша група охоплює підготовчі заходи, у процесі виконання яких створюються необхідні умови для діяльності персоналу, без чого взагалі неможлива нормальна робота структурного підрозділу, а про якийсь рівень ефективності й мови немає. Друга група чинників спрямована на підтримання установленого ритму виробництва, виконання календарних графіків

поставок замовникам, забезпечення руху транспортних засобів за розкладом і т.п.

До першої групи чинників доцільно зарахувати наступні заходи:

· визначення мети діяльності;

· планування діяльності;

· кадрове забезпечення;

· нормативно-правове забезпечення;

· організаційно-економічне забезпечення.

До другої групи належать такі заходи:

· ресурсне забезпечення;

· поточне обслуговування виробництва, трудових, транспортних та інших процесів;

· оперативне регулювання виробничих і трудових процесів;

· облік, контроль та оцінювання результатів діяльності.

Процес регулювання розпочинається з обліку, оцінювання та контролю діяльності працівників організації. У структурних підрозділах апарату управління функції регулювання трудової діяльності, як і її облік та контроль виконання завдань покладаються на керівників нижчого рівня управління. Результати діяльності трудових колективів та кожного окремого працівника оцінюють і регулюють різні суб'єкти апарату управління. Результати роботи кожного працівника оцінює його безпосередній керівник, а результати діяльності структурних підрозділів - вище керівництво.

Основними засобами регулювання трудової діяльності працівників є законодавчо-нормативні документи зовнішнього (Конституція, Конвенції і Резолюції, Кодекс законів про працю України тощо) і внутрішнього (правила, положення, постанови, інструкції, нормативи тощо) характеру.

Нормативні документи з питань регулювання суспільних трудових відносин видають вищі органи державної законодавчої і виконавчої влади - Верховна Рада України, Президент України, Кабінет Міністрів, органи державного управління - міністерства і відомства, органи місцевого самоврядування, безпосередньо організації цим пояснюється ієрархічний принцип, на якому базується система трудового законодавства [8, с. 121].

Організація трудової діяльність секретаря-референта регулюється найважливішим джерелом трудового права - Конституцією України. Оскільки вона є основним законом, то має найвищу юридичну силу. Всі інші закони та інші акти державних органів видаються на основі і відповідно до Конституції згідно з ч. 2, ст. 8.

Конституція забороняє будь-які форми обмеження прав громадян за ознаками соціальної, расової, національної, мовної чи релігійної належності. Праця є вільною, причому кожен має право на працю в умовах, що відповідають вимогам безпеки та гігієни, на винагороду за працю без якої дискримінації і не нижче встановленого законом мінімального розміру оплати праці, а також право на захист від безробіття. У Конституції, яка прийнята 28 червня 1996 року встановлені права і обов'язки громадян, що регулюють їх трудові відносини. Конституція закріплює право на відпочинок, на обмеження законом робочого часу, на вихідні та святкові дні, оплачувану щорічну відпустку, а також право на індивідуальні та колективні трудові спори.

Другим за юридичною силою нормативним актом у галузі праці є Кодекс законів про працю України (КЗпП). Це кодифікований закон. Йому властива чітка послідовність розміщення інститутів у вигляді 18 глав із 265 статей.

Глава І: Загальні положення.

Глава II: Колективний договір.

Глава III: Трудовий договір.

Глава ІІІ-А: Забезпечення зайнятості вивільнюваних працівників.

Глава IV: Робочий час.

Глава V: Час відпочинку.

Глава VI: Нормування праці.

Глава VII: Оплата праці.

Глава VIII: Гарантії і компенсації.

Глава IX: Гарантії при покладанні на працівників матеріальної відповідальності за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації.

Глава X: Трудова дисципліна.

Глава XI: Охорона праці.

Глава XII: Праця жінок.

Глава XIII: Праця молоді.

Глава XIV: Пільги для працівників, які поєднують роботу з навчанням.

Глава XV: Індивідуальні трудові спори.

Глава XVI: Професійні спілки. Участь працівника в управлінні підприємствами, установами, організаціями.

Глава XVI-А: Трудовий колектив.

Глава XVII: Державне соціальне страхування.

Глава XVIII: Нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю.

Цей документ регулює трудові відносини працівників, правові засади і гарантії здійснення громадянами права розпоряджатися своїми здібностями до праці в Україні [3, с. 82].

Міжнародні договори України про працю України є членом Організації Об'єднаних Націй, Міжнародної організації праці (далі - МОП), цілої низки інших впливових міжнародних організацій, які спрямовують свою діяльність на вироблення ефективних механізмів співпраці в сфері праці.

З правової точки зору міжнародні договори України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, є частиною національного законодавства і застосовуються в порядку, передбаченому для норм національного законодавства.

При цьому, якщо міжнародним договором України, який набрав чинності в установленому порядку, встановлено інші правила, аніж ті, що передбачені у відповідному акті законодавства України, то застосовуються правила міжнародного договору (ст. 19 Закону № 1906). Таку законодавчу норму передбачено і в статті 81 КЗпП, за якою «якщо міжнародним договором або міжнародною угодою, в яких бере участь Україна, встановлено інші правила, ніж ті, що їх містить законодавство України про працю, то застосовуються правила міжнародного договору або міжнародної угоди».

З правової точки зору міжнародні договори України про працю мають переваги при застосуванні, а відтак, і вищу юридичну силу проти внутрішніх державних актів трудового законодавства, за винятком Конституції України.
Сьогодні в Україні чинними є понад 80 міжнародних договорів про працю, серед них близько 50 конвенцій та рекомендацій МОП.

Нормативні акти міністерств і відомств складають значну частину в системі трудового законодавства, причому формується вона з нормативних актів, виданих, з одного боку, галузевими міністерствами і відомствами, а з іншого - Міністерством праці або Державним комітетом з нагляду за охороною праці (лише з питань охорони праці). Нормативні акти місцевої влади не посідають помітного місця серед джерел трудового права [9, с. 59].

Співвідношення міжнародних договорів про працю і законодавства України з цього питання визначається статтею 8-1 КЗпП України. В ній сказано, що якщо міжнародним договором або угодою, в яких бере участь Україна, встановлено інші правила, ніж ті, що містить законодавство України про працю, то застосовуються правила міжнародного договору або міжнародної угоди.

Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління і уніфікованих систем документації.

Державні стандарти України (ДСТУ) - стандарти, розроблені відповідно до чинного законодавства України, що встановлюють для загального і багаторазового застосування правила, загальні принципи або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, з метою досягнення оптимального ступеня впорядкованості, розроблені на основі консенсусу та затверджені уповноваженим органом. Стандарти ДСТУ існують з 1993 року.

Згідно із Законом України «Про стандартизацію» це Положення стосується національних стандартів, кодексів усталеної практики, класифікаторів, каталогів, а також міждержавних нормативних документів. Відповідно до Декрету КМУ «Про стандартизацію і сертифікацію» до державних стандартів України прирівнюються державні класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації.

Обов'язкові вимоги державних стандартів підлягають безумовному виконанню органами державної виконавчої влади, всіма підприємствами, їх об'єднаннями, установами, організаціями та громадянами - суб'єктами підприємницької діяльності, на діяльність яких поширюється дія стандартів.

Міністерство юстиції України наказом від 18.06.2015 р. № 1000/5 затвердило нові Правила діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Одночасно з набуттям чинності цими новими правилами втратили чинність Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16. Ці правила є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами.

Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (КП), чинний із 01.11.2010, призначений для застосування центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, об'єднаннями соціальних партнерів усіх рівнів, іншими громадськими організаціями, всіма суб'єктами господарювання. На основі КП добирають назви посад для штатного розпису підприємства, установи, організації (далі - підприємство), оформлюють накази про прийняття на роботу, вносять записи до трудових книжок працівників [4, с. 34].

Судова практика. Судові органи здійснюють судовий контроль за правомірністю та законністю формування трудового законодавства, формування ефективної, однозначної практики його застосування. У зв'язку з цим варто наголосити, що найсуттєвіший вплив на трудове законодавство України справляють Конституційний Суд України та Верховний Суд України.

Конституційний Суд України - це єдиний орган конституційної юрисдикції в Україні. Він вирішує питання про відповідність законів та інших правових актів Конституції України і дає офіційне тлумачення нормам Конституції України та законів України (ст. 147 Конституції України).

Конституційний Суд України ухвалює рішення, які є обов'язковими до виконання на території України, остаточними і не можуть бути оскаржені. До актів офіційного тлумачення належить, наприклад, рішення Конституційного Суду України у справі за конституційним зверненням Вільної профспілки працівників метрополітенів України щодо офіційного тлумачення поняття «професійна спілка, що діє на підприємстві, в установі, організації», використаного в абзаці шостому частини першої статті 431 КЗпП (справа про профспілку, що діє на підприємстві) від 29 жовтня 1998 року № 14-рп/984. Так, у своєму рішенні Конституційний Суд України вказав, що поняттям «професійна спілка, що діє на підприємстві, в установі, організації», яке вживається в абзаці шостому частини першої статті 431 КЗпП, охоплюється будь-яка професійна спілка (профспілкова організація), яка відповідно до Конституції та законів України утворена на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) на основі вільного вибору її членів задля захисту своїх трудових і соціально-економічних прав та інтересів, незалежно від того, чи є така професійна спілка стороною колективного договору, угоди. Професійні спілки, які діють на одному й тому самому підприємстві, мають рівні права і є рівними перед законом. Питання про надання згоди на розірвання трудового договору з працівником у передбачених законом випадках і порядку вирішує професійна спілка, яка діє на підприємстві і членом якої є працівник [2, с. 308].

Пленум Верховному Суду України, узагальнивши судову практику, надає керівні роз'яснення - постанови із застосування трудового законодавства. І хоча з правової точки зору вони мають рекомендаційний характер, але їх значення важко переоцінити, оскільки таким способом Верховний Суд України орієнтує суди та роботодавців, щодо того, як правильно застосовувати акти трудового законодавства. Прикладом таких рішень є постанова Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 6 листопада 1992 року № 9.

Отже, визначено основні положення трудового законодавства, що регулюють трудову діяльність працівників організації, які необхідно використовувати для ефективного управління.

Таким чином, у першому розділі визначено, що секретар є координуючим центром підприємства, що на практиці означає повну його обізнаність в законодавчих та нормативних документах, обізнаності в основних положеннях трудового законодавства для професійного виконання своїх обов'язків.

РОЗДІЛ 2. Внутрішнє регулювання трудової діяльності

2.1 Принципи складання правил внутрішнього трудового розпорядку

Внутрішніми документами, що застосовують для регулювання трудової діяльності є: правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір, положення про структурні підрозділи організації, посадові інструкції, плани та графіки виконання робіт, штатний розпис, структура і штатна чисельність, номенклатура справ тощо.

Центральне місце в системі нормативних актів, що регулюють трудову дисципліну, посідають правила внутрішнього трудовою розпорядку.

Правила внутрішнього трудового розпорядку - це нормативний документ, який визначає організацію та порядок роботи, а також пов'язані з цим права та обов'язки роботодавця і працівників. Вони мають на меті сприяти вихованню працівників, зміцненню трудової дисципліни, належній організації праці, раціональному використанню робочого часу та високій якості роботи [10, с. 9].

Правила внутрішнього трудового розпорядку, зокрема, регламентують:

· організацію праці, умови перебування на території підприємства, установи, організації під час виконання роботи та після її закінчення;

· порядок прийняття і звільнення з роботи працівників;

· основні права і обов'язки сторін;

· робочий час і порядок його використання;

· час відпочинку;

· вили заохочень, підстави та порядок їх застосування;

· відповідальність роботодавця і працівників та інші положення.

ПВТР затверджує трудовий колектив за поданням роботодавця і виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) на підставі типових правил (ч. 1 ст. 142 КЗпП).

Профспілкові організації діють не на всіх підприємствах. Якщо профспілкова організація немає, в обговоренні та розробленні проекту ПВТР має брати участь інший уповноважений представницький органтрудового колективу (уповноважений представник трудового колективу), наприклад, Рада трудового колективу.

Алгоритм дій.

· Роботодавець розробляє проект ПВТР та надає його для погодження представницькому органу трудового колективу.

Керівник підприємства розробляє проект ПВТР самостійно або доручає цю роботу профільним фахівцям.

Проект ПВТР передають до представницького органу для погодження разом із супровідним листом. У листі керівник підприємства має запропонувати представницькому органу:

· розглянути проект ПВТР, проаналізувати його щодо відповідності законодавству;

· викласти письмово аргументовані заперечення щодо положень проекту ПВТР, з якими представницький орган не згоден, та запропонувати свій варіант (варіанти) формулювань «спірних» питань;

· надати керівнику підприємства зауваження не пізніше визначеної дати (щоби запобігти затягуванню розгляду та затвердження ПВТР).

Представницький орган трудового колективу вивчає проект ПВТР, організовує обговорення в трудовому колективі, формулює зауваження та доповнення. Результати розгляду проекту ПВТР представницький орган трудового колективу оформлює протоколом засідання. У протоколі викладають зауваження до проекту ПВТР із посиланням на положення нормативних актів, які не врахував роботодавець.

Результат наради оформлюють протоколом. Зазначають питання, що обговорювалися, фіксують короткий зміст виступів та остаточний погоджений варіант «спірних» положень проекту ПВТР.

Роботодавець доводить погоджений проект ПВТР до відома всіх працівників.

Проект ПВТР можна:

· розмістити на дошках оголошень у місцях масового перебування працівників (на прохідній, у кімнатах відпочинку та прийому їжі тощо), на корпоративному сайті тощо;

· роздати керівникам підрозділів і зобов'язати їх ознайомити підлеглих із текстом.

Роботодавець представляє проект ПВТР зборам трудового колективу для затвердження.

На зборах трудового колективу роботодавець спільно з представницьким органом доводять до відома працівників підсумки обговорення проекту ПВТР, пропонують до голосування погоджений варіант.

Результати зборів оформлюють протоколом. Протокол підписують голова та секретар зборів.

Керівник видає наказ про введення в дію ПВТР. Кадрова служба ознайомлює працівників із ПВТР.

ПВТР повинні містити всі реквізити, передбачені Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003).

Кожен додаток до ПВТР повинен мати відмітку з посиланням на відповідний пункт (підпункт) тексту ПВТР. Відмітку проставляють у верхньому правому куті першого аркуша додатка. Проект ПВТР візують за потреби заінтересовані посадові особи (найчастіше - заступник керівника, голова представницького органу трудового колективу, юрисконсульт) [5, с. 250].

Підписує ПВТР керівник підрозділу, у якому складено документ і який відповідальний за його зміст (найчастіше - керівник кадрової служби). У наказі про введення в дію ПВТР визначають строки та порядок ознайомлення працівників з ПВТР.

Основне призначення ПВТР - визначати трудовий розпорядок. Основою для складання ПВТР конкретного підприємства мають слугувати типові ПВТР (ст. 142 КЗпП). Утім, типових ПВТР, що відповідали б реаліям часу й потребам сторін трудових відносин, не затвердили.

Під час розроблення ПВТР підприємство має керуватися й галузевими (відомчими) ПВТР - за наявності.

Зміни та доповнення до ПВТР вносьте так само, як і затверджували ПВТР. Керівник підприємства має:

· ухвалити рішення про внесення змін (наприклад, про зміну графіку роботи);

· погодити зміни з виборним органом первинної профспілкової організації (або іншим представницьким органом трудового колективу);

· винести погоджений варіант змін на розгляд загальних зборів трудового колективу для обговорення та ухвалення;

· ввести в дію зміни до ПВТР або нову редакцію ПВТР;

· ознайомити всіх працівників зі змінами або з новою редакцією ПВТР.

2.2 Розробка положення про структурний підрозділ та посадової інструкції

Положення про структурний підрозділ - це організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність конкретної структурної одиниці в складі організації. Форма та структура цього документа не стандартизовані, тому в практиці управління організаціями можуть зустрічатись положення, що структурою суттєво відрізняються одне від одного.

Домінують два підходи щодо структури та змісту положення про структурний підрозділ. Згідно з першим підходом цей документ регламентує завдання та функції підрозділу, права, обов'язки й відповідальність керівника. У такому разі для керівника окрема посадова інструкція не потрібна. Згідно з другим підходом керівник повинен мати відповідну посадову інструкцію, а Положення не охоплює розділи, які регламентують діяльність керівника [11, с. 83].

Положення розробляється на підставі розподілу завдань і функцій між структурними одиницями організації та затверджується першим керівником.

Положення про підрозділ потрібно оформити відповідно до вимог інструкції з діловодства підприємства, національних стандартів у сфері діловодства, зокрема Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003).

Дозволено оформлювати положення бланку підприємства і на стандартних аркушах паперу формату А4. При оформленні використовуйте бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів (згідно з положеннями Збірника форм ОРД).

Після внутрішнього погодження положення затверджується - відповідно до повноважень керівника та органів управління підприємства, визначених статутом (положенням про підприємство), - керівником підприємства чи колегіальним органом управління (рішенням правління, ради, дирекції тощо).

Якщо керівник підприємства особисто затверджує кожне із розроблених положень, то гриф затвердження складатиметься із слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади керівника, його особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів і прізвища), дати затвердження [7, с. 6].

Якщо передбачено, що положення набиратимуть чинності пізніше дати затвердження, доцільно затверджувати їх наказом керівника підприємства. У цьому разі гриф затвердження складатиметься зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду документа у називному відмінку, його дати та номера.

Дату та реєстраційний індекс положення зазначте у день затвердження. Дата положення має збігатися з датою затвердження. Реєстраційний індекс положення може складатися з порядкового номера за картотекою (журналом) реєстрації положень про структурні підрозділи (якщо на підприємстві ведеться окрема реєстрація положень про структурні підрозділи) або з порядкового номера за картотекою чи журналом реєстрації внутрішніх документів.

Закріплені за структурним підрозділом завдання та функції мають виконуватись якісно й своєчасно, тому їх насамперед потрібно персоніфікувати, тобто розподілити між конкретними виконавцями. Такий розподіл здійснюється відповідно до трудомісткості виконання кожної окремої функції та доцільності взаємозамінювання працівників підрозділу.

Закріплення за посадовою особою службових обов'язків документально оформляється у вигляді посадової інструкції.

Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, що регламентує діяльність посадової особи. Посадові (робочі) інструкції -обов'язкові документи, що мають бути на кожному підприємстві. Їх розробляють для працівників усіх посад, передбачених штатним розписом.

КЗпП зобов'язує роботодавця проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце перед початком роботи за укладеним трудовим договором. Роботодавець повинен роз'яснити працівнику його права і обов'язки, забезпечити необхідними для роботи засобами (ст. 29 КЗпП). Як це зробити? Скеровує інший нормативний акт: обов'язки, права та відповідальність працівників закріплюють в інструкціях (пп. а п. 4 Загальних положень розд. 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП); пп. а п. 4 Загальних положень розд. 2 Довідника кваліфікаційних характеристик професій робітників (ДКХПР), уміщених до Вип. 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП, затвердженому наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336) [14, с. 66].

Роботодавця притягнуть до відповідальності за відсутність інструкцій. Адже суд кваліфікує це як порушення законодавства про працю.

Для керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців розробляйте посадові інструкції (абз. 2 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП), для інших категорій працівників - робочі.

Типової форми інструкції немає, натомість є уніфікована. Її визначено Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленим протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3 (далі - Збірник уніфікованих форм ОРД).

Інструкції оформлюють на загальних бланках підприємства.

Обов'язкові реквізити:

· назва підприємства;

· назва структурного підрозділу;

· назва виду документа -- ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ, РОБОЧА ІНСТРУКЦІЯ;

· дата і номер;

· місце складання або видання (місцезнаходження підприємства).

· заголовок до тексту;

· гриф затвердження;

· текст;

· підпис;

· візи;

· відмітка про ознайомлення.

Правила діловодства передбачають єдиний підхід до побудови тексту як посадових, так і робочих інструкцій.

Складаючи посадові інструкції, потрібно використовувати:

· Класифікатор професій;

· кваліфікаційні характеристики професій, вміщені до ДКХП;

· рекомендації до складання посадової інструкції;

· організаційні документи підприємства;

· колективний договір (статут);

· правила внутрішнього трудового розпорядку.

Текст посадової інструкції складається з таких розділів:

· Загальні положення.

· Завдання та обов'язки.

· Права.

· Відповідальність.

· Повинен знати.

· Кваліфікаційні вимоги.

· Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою.

Розділи нумерують арабськими цифрами та розміщують у сталій послідовності [15, с 34].

До затвердження проект інструкції візують зацікавлені посадові чи службові особи. Найчастіше - заступник керівника підприємства, що відповідає за напрям роботи структурного підрозділу, керівники кадрової та юридичної служб, а за відсутності служби - менеджер з персоналу, юрисконсульт; за необхідності - керівник бухгалтерської служби (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм ОРД). Порядок візування інструкцій на підприємстві регламентуйте в інструкції з діловодства.

Згідно з Національним стандартом України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163-2003, затвердженим наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), візою оформлюють внутрішнє погодження документа.

Віза належить до так званих управлінських реквізитів. Візуючи документ, посадова особа в межах своїх повноважень погоджується або не погоджується з його змістом. І хоча відсутність чи наявність візи не впливає на юридичну силу документа, втім погодження компетентним фахівцем дає змогу особі, уповноваженій затверджувати інструкцію, бути впевненою, що при складанні документа враховано вимоги різних галузей права.

Погоджений проект інструкції підписує керівник структурного підрозділу, у складі якого передбачено посаду. Зазначають назву посади керівника підрозділу, його ініціали та прізвище. Керівник підрозділу проставляє особистий підпис (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм ОРД).

На більшості підприємств інструкції затверджує перший керівник. Однак із метою оптимізації документообігу, економії робочого часу керівника, він може делегувати відповідні повноваження іншим посадовим особам. Наприклад, заступнику директора з кадрових питань. Делегування повноважень оформлюють наказом з основної діяльності.

Згідно з вимогами ДСТУ 4163-2003 гриф затвердження документа посадовою особою складається зі: ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, дати затвердження.

Ознайомлювати працівника з інструкцією слід під особистий підпис (абз. 6 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 ДКХП; абз. 7 п. 6 Загальних положень розд. 2 Вип. 1 ДКХПР).

Відмітку про ознайомлення в інструкції працівник проставляє під підписом керівника структурного підрозділу - розробника. Працівник вказує особистий підпис, ініціали і прізвище, дату ознайомлення.

Зазвичай, відмітку про ознайомлення розміщують на останній сторінці інструкції. Проте працівник відділу кадрів може вести окремий аркуш ознайомлення у довільній формі і зберігати його разом з інструкцією.

Якщо інструкцію розроблено після прийняття працівника на роботу, його ознайомлюють у момент її введення [13, с. 71].

Щоб формувати інструкції, номенклатурою справ підприємства передбачте окрему справу. Долучати до неї оригінали інструкцій. За великої їх кількості справа може нараховувати кілька томів.

Справу зберігають у підрозділі, що опікується діловодством або у відділі кадрів. У структурних підрозділах зберігають справи з копіями інструкцій.

Отже, з метою регламентації діяльності структурних підрозділів та визначення їх місця в організаційній структурі підприємства власник або уповноважений ним орган повинен розробити, затвердити і застосовувати положення про структурний підрозділ а також регламентувати питання виконання працівником своїх функцій розробкою посадових інструкцій.

Таким чином, у другому розділі досліджено розробку таких внутрішніх нормативних документів, як: правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ, посадові інструкції.

ВИСНОВКИ

Отже, в процесі дослідження було визначено основні положення трудового законодавства, що регулюють трудову діяльність працівників організації, які необхідно використовувати для ефективного управління.

Розглянуто структуру трудового законодавства України, основні закони, що регулюють трудове законодавство, нормативні акти, методичні рекомендації, державні стандарти, класифікатори. Оскільки секретар-референт є координуючим центром підприємства, що на практиці означає повну його обізнаність в законодавчих та нормативних документах, обізнаності в основних положеннях трудового законодавства для професійного виконання своїх обов'язків.

У другому розділі досліджено розробку таких внутрішніх нормативних документів, як: правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ, посадові інструкції.

Визначено алгоритм дій та принципи складання правил внутрішнього трудового розпорядку, адже неухильне дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку є запорукою успіху діяльності підприємства.

Досліджено розробку положення про структурний підрозділ та посадової інструкції з метою регламентації діяльності структурних підрозділів та визначення їх місця в організаційній структурі підприємства.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

секретар референт законодавство трудовий

1. Конституція України [Електронний ресурс] // Відомості Верховної Ради України (ВВР). - 1996. - № 30. - с. 141. - Режим доступу: http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/254%D0%BA/96-%D0%B2%D1%80 (дата звернення : 02.02.2019).

2. Кодекс законів про працю України : закон України від 10.12.1971 № 322-VIII [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/ laws/show/322-08 (дата звернення : 02.02.2019).

3. Закон України «Про відпустки» // Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1997, № 2, ст. 4 (дата звернення : 02.02.2019).

4. Закон України «Про захист персональних даних» [Електронний ресурс] // Відомості Верховної Ради України (ВВР). - 2010. - № 34. - с. 481. - Режим доступу: http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/2297-17 (дата звернення : 02.02.2019).

5. Закон України «Про інформацію» [Електронний ресурс] // Відомості Верховної Ради України (ВВР). - 1992. - № 48. - с. 650. - Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/2657-12 6

6. Закон України «Про охорону праці» [Електронний ресурс] // Відомості Верховної Ради України (ВВР). - 1992. - № 49. - с. 668. - Режим доступу:http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/2694-12

7. Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях [Електронний ресурс] : Наказ Міністерства юстиції України, 18.06.2015 р. № 1000/5. - Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/ laws/show/z0736-15/page (дата звернення : 02.02.2019).

8. Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади [Електронний ресурс] : Постанова Кабінету Міністрів України, 13.11.2015 р. № 1242. - Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/ 1242-2011-п. (дата звернення : 02.02.2019).

9. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів [Електронний ресурс] : ДСТУ 4163-2003. Держспоживстандарт України, 07.04.2003 р. № 55. - Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/ rada/show/v0055609-03 (дата звернення : 02.10.2018).

10. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок, Вимоги до побудови [Текст] : ДСТУ 3844-99. Введ. 29.09.1999. К. : Держстандарт України, 2000. 26 с.

11. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів [Електронний ресурс] : ДСТУ 4163-2003. - Режим доступу : http://zakon3.rada.gov.ua/rada/show/v0055609-03 (дата звернення : 02.02.2019).

12. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання [Текст] : ДСТУ ГОСТ 7.1:2006. - Введ. 01.07.2007. - К. : Держспоживстандарт України, 2006. - 20 с.

13. Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Вип. 1 : Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності, розд. 1 : Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців [Текст] / М-во праці та соц. політики України. - 3-тє вид., допов. та перепр. - Краматорськ : Центр продуктивності, 2005. - 353 с.

14. Класифікатор професій : ДК 003:2010 [Текст] / Держ. ком. України з питань техн. регулювання та споживч. політики. - К.: Держспоживстандарт України, 2010. - 697 с.

Наукові, довідкові, навчальні видання

1. Барсуков, М. И. Довідник секретаря-референта: практ. посібник. [Текст] / М. И. Барсуков. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2003. - 512 с.

2. Болотна Н.Б. Трудове право України: Підручник для ВНЗ. - 5-те вид., перероб. і доп. Затверджено МОН / Н.Б. Болотіна. - К., 2008. - 860 с.

3. Варенко В.М., О.В. Горбунова Референтна справа. навч. посібник / В. М. Варенко, О. В. Горбунова. - К. : Видаництво «Центр учбової літератури», 2016. - 196 с.

4. Гойхман, О. Я. Теория и практика референтской деятельности [Текст]: учебное пособие / О. Я. Гойхман. - М.: ИНФРА, 2006. - 571 с.

5. Кірсанова, М. В. Курс діловодства: документаційне забезпечення управління: учеб. посібник [Текст] / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. -6. М.:Инфра-М; Новосибірськ: НГРАЭиУ, 1998. - 272 с.

7. Кузнєцова, Т. В. Секретар-референт - високопрофесійний помічник керівника [Текст] / Т. В. Кузнєцова // Секретар. справа. - 2004. - №3. - С. 4-5.

8. Кузнєцова, Т. В. Місце і значення секретаря у структурі управління / Т.В. Кузнєцова // Секретар. справа. - 1998. - № 2. - С.4-8. 43

9. Кузнецова, Т. В. Секретар-референт: практ. посібник [Текст] / Т. В. Кузнєцова, Г. А. Сєрова, В. І. Андрєєва, К. А. Литвинцева. - М.: АТ Бізнес- школа «Интел-синтез», 1995. - 512 с.

10. Курицкий, Б. Я. Організація діловодства та управління у центральному офісі [Текст] / Б. Я. Курицкий. - СПб.:ВНУ - Санкт-Петербург, 1997. - 176 с.

11. Литвинцева, Н. А. Професійно важливі ділові та особисті якості секретаря [Текст] // Секретар. справа. - 2003. - №3. - С. 5-10.

12. Максимович, Г. Ю. Застосування технології баз даних у роботі секретаря [Текст] / Г. Ю. Максимович, Л. В.Санкина // Секретар. справа. - № 1. - С. 82-87.

13. Мартинова, Л. А. Стандарти середнього професійної освіти спеціалістів з діловодства [Текст] /Л. А.Мкартинова // Секретар. справа. - 1998. - № 2. - С. 107-110.

14. Матвєєва, Г. В. Потреби суспільства на секретарях-референтах й підвищити вимоги, які пред'являються ним [Текст] / Г. В. Матвєєва // Потреби кадрів соціокультурної діяльності: Стан і вивчення: Матеріали Всерос. науч. - метод. цук., Казань, 22 -23марта / Казан. держ.акад. культури. - Казань, 2001. - С. 71-72.

Размещено на Allbest.ru