Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления
Построение единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления. Основные компоненты, входящие в делопроизводство. Задачи применительно к программным системам автоматизации.
Рубрика | Государство и право |
Вид | статья |
Язык | русский |
Дата добавления | 26.04.2019 |
Размер файла | 24,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru//
Размещено на http://www.allbest.ru//
Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления
Саламатова А.Ш.
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Построение единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, сокращение трудозатрат, усиление контроля исполнения документов, создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному, а также совершенствование работы с обращениями граждан.
С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?
По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка [7].
Системы автоматизации делопроизводства изначально стали применяться в коммерческих фирмах, которые имели дело с большим количеством бумаг, а сейчас очередь дошла и до органов государственной власти. 28 января 2002 года Правительством Российской Федерации была принята федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)». Согласно этой программе, в России должны создаваться благоприятные условия для информатизации, электронного документооборота и развития электронной торговли, а также создание системы электронного делопроизводства и документооборота для органов государственной власти.
В функции систем автоматизации делопроизводства входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации Положение о делопроизводстве. Обычно в системах делопроизводства различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию [1].
Улучшение и развитие системы делопроизводства -- это важный, длительный и сложный процесс, во многом отражающий улучшение и развитие государственных органов как таковых.
Основными компонентами, входящие в делопроизводство являются:
- документирование, то есть процесс правильного и своевременного создания документов;
- работа с документами, включающая такие операции, как прием, передача, учет, регистрация, систематизация, обработка, контроль, хранение, сдача в архив, уничтожение.
Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и управления, как системы ДОУ является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления. Такая система действительно создается в виде подразделений государственной организации управлений делами, секретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям подразделений.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:
- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
- систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решении и деловых процедур) [3]. делопроизводство программный самоуправление
Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства направлена на упорядочение работы с документами предусматривает выполнение следующих функций:
- организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
- организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
- обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
- создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации;
- регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
- создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;
- проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
- получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения [4].
Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управления предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной работы, и уменьшение для этого затраченного времени.
Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Общая схема автоматизации движения документов в учреждении представлена на рис.1.
Размещено на http://www.allbest.ru//
Размещено на http://www.allbest.ru//
Рис.1 Схема автоматизации работы с документами.
Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждений.
Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа [2].
Для ускорения подготовки часто покоряющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления.
Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.
В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
В чем же особенности "российской модели" делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
- контроль над документом, начиная с момента его поступления;
- централизация контрольных функций;
- единые нормы документооборота.
В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" - то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, - ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.
Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства [5].
Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих возможностей:
-отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
-единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан;
-ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
-направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
-объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
-выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов, ведения справочно-аналитической работы;
-ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
- получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной технологией делопроизводства;
- хранение электронных образов документов;
-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечение их из дела;
-протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями [6].
Список использованной литературы
Басаков. М.И. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования: Маркетинг, 2002. -95С.
Береснева Е. А. Автоматизация работы с документами. 2004-338с
Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. Изд-во: РАГС, 2008 . - 154С
Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие - Издательство: Инфра-М:, 2004. - 127 С.
Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. - Изд-во: Питер, 2008 . - 98С.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Сущность местного самоуправления и его многоаспектное конституционное значение. Анализ деятельности местного самоуправления в Российской Федерации. Разграничение полномочий и взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления.
курсовая работа [88,5 K], добавлен 24.06.2015Нормативно-правовое регулирование отношений региональных органов власти и органов власти местного самоуправления в России. Институт сити-менеджера как способ усиления взаимосвязи органов местного самоуправления с органами государственной власти.
дипломная работа [63,9 K], добавлен 17.06.2017Организационно-правовые основы государственного управления в социально-культурной сфере, полномочия федеральных органов государственной власти, субъектов РФ и местного самоуправления. Функции федерального архивного агентства, охрана культурного наследия.
контрольная работа [32,9 K], добавлен 27.11.2013Эволюция развития правовых основ формирования органов местного самоуправления. Проблемы деятельности органов местного самоуправления. Формы взаимодействия органов государственной власти субъекта Российской Федерации и органов местного самоуправления.
курсовая работа [45,4 K], добавлен 28.12.2011Органы государственной власти в Российской Федерации. Структура и принципы формирования органов исполнительной власти, их классификация и направления деятельности. Органы местного самоуправления, их задачи и функции. Судебная система субъекта Федерации.
курсовая работа [25,5 K], добавлен 11.01.2011Теоретические основы и классификация государственного управления и органов государственной власти. Полномочия и ответственность института и администрации Президента РФ. Анализ взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления в РФ.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 12.07.2010Природа и сущность государственной власти. Особенности государственного управления. Понятие нормативно-правовых актов органов государственного управления. Принципы, направления и формы взаимосвязи государственной власти и органов местного самоуправления.
курсовая работа [40,1 K], добавлен 12.10.2015Исследование понятия, сущности и полномочий системы органов государственной власти и органов местного самоуправления, разграничения их полномочий. Характеристика особенностей процесса сотрудничества Смоленской областной Думы с местными органами власти.
курсовая работа [505,8 K], добавлен 25.03.2012История становления системы органов местного самоуправления Республики Беларусь. Принципы, правовая основа и система местного управления и самоуправления. Основные направления взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления.
научная работа [40,3 K], добавлен 06.03.2015Правовое регулирование отношений региональных органов власти и органов власти местного самоуправления в Российской Федерации. Институт сити-менеджера как способ усиления взаимосвязи органов и должностных лиц местного самоуправления с органами власти.
дипломная работа [64,1 K], добавлен 29.06.2017