Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация контроля исполнения приказов и указаний вышестоящих прокуроров в прокуратуре района

прокурор Шенкурского района Архангельской области

А.В. Палкин

Контроль - одна из основных функций управленческой деятельности, посредством которой устанавливается обратная связь между объектом управления и субъектом и обеспечивается единство исполнения управленческого решения.

На уровне прокуратуры районного (городского) звена ведется постоянный и временный (разовый) контроль приказов, указаний и распоряжений Генерального прокурора Российской Федерации и прокурора субъекта Российской Федерации, решений коллегии, постановлений координационного совещания федерального уровня, в федеральных округах и субъектах Российской Федерации. На контроле находятся также многочисленные плановые и внеплановые задания, поручения, а зачастую информационные письма (что противоречит целям их подготовки и направления), направляемые для исполнения в прокуратуры районов и городов. контроль документ прокурор распоряжение

При значительном количестве указанных документов (далее для удобства - контрольных руководящих документов) организация руководителем должного контроля исполнения имеет стратегическое значение.

При поступлении из прокуратуры области того или иного контрольного руководящего документа он незамедлительно регистрируется в канцелярии, после чего поступает прокурору района для изучения и организации контроля исполнения. С учетом того, что руководитель прокуратуры несет персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение руководящих документов, реализация управленческой функции контроля закреплена непосредственно за руководителем прокуратуры района в распоряжении о распределении должностных обязанностей.

При принятии решения о порядке и сроках исполнения, исполнителе документа изучается и учитывается:

порядок, характер и сроки исполнения;

отрасль прокурорского надзора, сфера, участок деятельности, подлежащие согласно руководящему документу контролю, после чего определяется (в соответствии с распределением должностных обязанностей и установленной взаимозаменяемостью) исполнитель;

оперативность почтового сообщения от районного до областного центра (для возглавляемой прокуратуры в среднем пять дней), периодичность фельдъегерской связи при направлении документов, составляющих государственную тайну (раз в неделю).

При этом независимо от должностных обязанностей с руководящими документами должны быть ознакомлены все оперативные, а при наличии оснований и иные работники. В необходимых случаях снимаются копии.

По результатам изучения принимается решение, оформляемое резолюцией (визой) на самом документе или отдельном листе. Например, в прокуратуру района поступил приказ прокурора области с поручением о предоставлении докладной записки о соблюдении законности в сфере миграционных отношений ежеквартально к пятому числу месяца, следующего за отчетным периодом. Принимается следующее решение в виде резолюции: «Ознакомить оперативных работников, которым необходимо принять требования приказа к исполнению. Копию передать Иванову И.И. для организации, проведения работы на рассматриваемом участке надзора и подготовки докладных записок. Копию передать в контрольное дело канцелярии. Контроль - ежеквартально к 01.04, 01.07, 01.10, 30.12».

В случае поступления контрольного руководящего документа, исполнение которого касается компетенции нескольких должностных лиц прокуратуры района, при оформлении резолюции об исполнении указывается, в какой части, в каком объеме и в какие сроки каждый исполнитель должен выполнить руководящий документ. При этом канцелярии дается указание о снятии копий для всех соисполнителей. По общему правилу (п. 2.5.3 Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, введенной в действие приказом Генерального прокурора РФ от 05.06.2008 № 107; далее - Инструкция по делопроизводству) В настоящее время действует Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утвержденная приказом Ген. прокурора РФ от 29.12.2011 № 450 (прим. ред.). ответственный исполнитель документа в целом - должностное лицо, названное в резолюции первым.

В канцелярии заведены контрольные дела (папки), в которых содержатся все находящиеся на контроле исполнения документы. Дела сформированы по периодичности установленных сроков исполнения. В отдельных делах содержатся документы единовременного, еженедельного, месячного, квартального, наконец, полугодового и годового контрольных сроков.

Издано распоряжение о распределении служебных обязанностей между работниками канцелярии, в соответствии с которым непосредственное ведение указанных контрольных дел, своевременное сообщение прокурору района о фактах нарушения порядка и сроков исполнения возложены на старшего специалиста прокуратуры района.

К руководящему документу, находящемуся в контрольном деле, прилагается лист контроля, где оформляются отметки о дате исполнения документа за конкретный период (направления информации, докладной записки в прокуратуру области), а также о номенклатурном деле, где аккумулируется переписка по исполнению конкретного документа.

Оперативными работниками прокуратуры заведены в используемых ПК контрольные папки, в которых содержатся документы (файлы) об исполнении руководящих документов, порученных к реализации руководителем. Они также подразделены в зависимости от периодичности исполнения на разовые, еженедельные и ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые.

При поступлении каждого документа из прокуратуры области ему в соответствии с п. 2.3.9 Инструкции по делопроизводству присваивается регистрационный номер, документы регистрируются на ведомственную картотеку. Пунктом 2.4.5.3 Инструкции по делопроизводству предусмотрено, что переписка по одному и тому же вопросу ведется за номером, присвоенным документу при регистрации. Таким образом, у каждого контрольного документа имеется свой номер, во всех документах прокуратуры во исполнение его на бланке для писем указывается именно данный регистрационный номер.

На этом основании оформлен список контрольных документов, находящихся на исполнении в прокуратуре района.

В конце рабочей недели специалист канцелярии передает исполнителям для планирования и контроля собственной работы перечень документов, срок исполнения которых приходится на следующую рабочую неделю. При этом учитывается п. 2.5.5 Инструкции по делопроизводству, согласно которому если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему рабочий день.

Пример

В этой таблице код «1-489в-2010» обозначает присвоенный при регистрации входящий номер контрольного документа (1 - прокуратура области по утвержденному перечню основных корреспондентов, 489в - порядковый номер поступления, 2010 - год поступления; Н - недельная периодичность исполнения, М - месячная, К - квартальная, П - полугодовая). Во второй графе указывается срок (дата) исполнения, установленный прокурором района в резолюции об исполнении руководящего контрольного документа.

С данным списком, имея заведенные в электронном виде контрольные папки, оперативному работнику легче спланировать свою работу, определить приоритеты исполнения документов. Кроме того, информация об исполнении отдельных контрольных документов имеет одну и ту же содержательную составляющую (либо отсутствие таковой), и фактически необходимо изменить лишь отчетный период и дату подписания документа.

По результатам исполнения контрольных документов за тот или иной период документы об исполнении формируются в специальную папку, названную в прокуратуре района «для факса». Не секрет, что многие направленные в прокуратуру субъекта документы об исполнении теряются, не доходят до руководителей или исполнителей по различным причинам. Указанное обстоятельство порождает после истечения установленных руководством прокуратуры области контрольных сроков массу телефонных звонков о неполучении тех или иных документов. Наличие такой специальной папки позволяет в ходе самого телефонного звонка найти направленный во исполнение документ и сразу же передать его в аппарат прокуратуры субъекта средствами факсимильной связи. Это дает возможность значительно сократить временные и моральные затраты общения с аппаратом прокуратуры области.

Как известно, ведомственные руководящие документы Генеральной прокуратуры РФ постоянно обновляются. Последний сборник основных организационно-распорядительных документов Генеральной прокуратуры РФ поступил в прокуратуру района в 2006 г., три четверти содержащихся в нем документов утратили силу. Для улучшения качества, совершенствования процесса управления автором предпринята попытка систематизировать в электронном виде основные приказы и указания Генерального прокурора РФ, содержащие требования в работе для руководителя прокуратуры городского и районного звена. Отдельно выделялись положения, указывающие на необходимость совершения тех или иных действий и их систематичность, сроки принятия тех или иных решений.

Оформлен перечень основных организационно-распоряди-тельных документов Генерального прокурора РФ с указанием номера, даты, последней редакции и наименования, а также основных требований в работе для руководителя прокуратуры городского и районного звена.

Как правило, после издания приказа, указания Генеральной прокуратуры РФ в развитие, исполнение издается соответствующий приказ, указание прокуратуры субъекта Российской Федерации, в которых помимо прочего содержатся конкретные мероприятия во исполнение, сроки и периодичность исполнения. Данные документы прокуратуры области также учтены при составлении сборника и отражены в качестве примечаний к приказам и указаниям Генеральной прокуратуры РФ.

Пример

Таким образом, в подготовленном сборнике нашли отражение 45 наиболее актуальных приказов и указаний Генерального прокурора РФ и 61 принятый в их развитие приказ и указание прокурора Архангельской области по различным направлениям деятельности органов прокуратуры.

В практической деятельности сборник представляет для автора своеобразный регламент работы, содержащий основные требования к осуществлению практической деятельности на разных участках, приоритеты в работе, способы достижения результата. Прикладное значение документа выражается и в том, что содержание любого приказа или указания можно копировать в необходимой части и в дальнейшем использовать для подготовки и оформления собственных управленческих решений, информаций, докладных записок, справок и иных документов. Кроме того, упрощается и совершенствуется работа по систематизации руководящих документов. При поступлении документа, регулирующего ту или иную сферу прокурорской деятельности, он заносится в электронный вариант сборника, при необходимости вносятся изменения в уже имеющиеся в сборнике документы. Документы, признаваемые утратившими силу, своевременно удаляются.

Размещено на Allbest.ru