Модель функционирования архива, обеспечивающая оптимальные условия хранения имеющихся документов (Камышловский городской суд Свердловской области)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Модель функционирования архива, обеспечивающая оптимальные условия хранения имеющихся документов «Камышловский городской суд Свердловской области»

Работу выполнили: студентки 31 ДОУА группы

Нуртдинова А.Ф., Уфимцева А.С.

Работу проверил: Преподаватель дисциплины ОСД

Афанасьева Е.С.

Камышлов, 2015

Пояснительная записка

Модель функционирования архива Камышловского городского суда Свердловской области была создания с целью практического усовершенствования условий сохранности документов.

Данная модель функционирования архива разработана с учетом требований, прописанных в Основных правилах работы архивов организации, а также Инструкции по судебному делопроизводству в суде, которая регламентирует порядок документационного обеспечения деятельности районного суда. Используемая инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Специфика организации

Камышловский городской суд Свердловской области является судом первой инстанции. Суд первой инстанции - это суд, управомоченный на непосредственное исследование и установление в судебном заседании обстоятельств дела и вынесение по нему соответственно решения или приговора.

Камышловский городской суд занимается предоставлением государственных услуг гражданам:

1. уголовные дела о преступлениях, за совершение которых максимальное наказание не превышает трех лет лишения свободы, подсудные ему в соответствии с ч.1 ст. 31 УПК РФ.

2. дела о выдаче судебного приказа;

3. дела о расторжении брака, если между супругами отсутствует спор о детях;

4. дела о разделе между супругами совместно нажитого имущества при цене иска, не превышающей пятидесяти тысяч рублей;

5. иные возникающие из семейно-правовых отношений дела, за исключением дел об оспаривании отцовства (материнства), об установлении отцовства, о лишении родительских прав, об ограничении родительских прав, об усыновлении (удочерении) ребёнка, других дел по спорам о детях и дел о признании брака недействительным;

6. дела по имущественным спорам, за исключением дел о наследовании имущества и дел, возникающих из отношений по созданию и использованию результатов интеллектуальной деятельности, при цене иска, не превышающей пятидесяти тысяч рублей;

7. дела об определении порядка пользования имуществом;

8. дела об административных правонарушениях, отнесенные к компетенции мирового судьи Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях и законами субъектов Российской Федерации.

Особенностями организационного обеспечения деятельности мировых судей, отличающие его от организационного обеспечения деятельности других звеньев судебной системы, являются:

1. Отсутствие законодательного закрепления функций по организационному обеспечению деятельности мировых судей.

2. Материально-техническое обеспечение деятельности мировых судей за счет средств бюджета субъектов РФ.

3. Количество работников аппарата мирового судьи и порядок их назначения.

Характеристика специфики хранящейся документации

архив суд документация делопроизводство

Архив Камышловского городского суда хранит прежде всего судебные документы - это документы, исходящие от суда. Ими являются решения, определения, постановления судов, протоколы и документы, составленные в исполнительном и приказном производстве. А также гражданские, уголовные, административные дела, описи дел по личному составу, описи дел постоянного хранения, сданных в государственный архив, описи дел временного хранения, переписка с УГААОСО (Государственный Архив Административных Органов Свердловской Области) по организационным и методическим вопросам деятельности архива суда, переписка с организациями и гражданами о выдаче архивных справок, копий и выписок из документов, материалы, разрешаемые в порядке исполнения приговоров и нарядов и др. документы журналы, учетно-статистические карточки.

Источниками комплектования архива районного суда являются структурные подразделения районного суда, судьи, в ходе деятельности которых образуются документы, подлежащие в соответствии со сводной номенклатурой дел передаче на хранение в архив.

Нормативные основания функционирования архива для обеспечения оптимальных условий сохранности документов в архиве

* Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2001 № 112 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»

* Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 (ред. От 16.04.2014) «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде».

* Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 №157 (ред. От 30.12.20013) «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектование, учета и использования»

* ГОСТ Р 6.30 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

* «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (06 февраля 2002 г.)

Критерии оценки условий хранения документов

Дела, по которым исполнение не закончено, хранятся в канцелярии, отдельно от других категорий дел. При этом, специалистами канцелярии составляются напоминания по данным делам и направляются в соответствующие службы для получения необходимых сведений об исполнении принятых по данным делам решений.

Документы долговременного (10 лет и более), временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по отдельно составленным описям.

По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт.

Поступившие в архив дела, наряды и другие документы хранятся по категориям дел и в хронологическом порядке.

Дела, наряды систематизируются в зависимости от объема дел, нарядов, по 10 - 50 дел, нарядов в коробке, пачке, связке. На корешке обложки каждой пачки, на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, нарядов, помещенных в пачку, коробку.

Все документы и материалы, находящиеся на хранении в архиве подлежат учету и описи.

В архиве ведется раздельный учет поступлений дел постоянного и долговременного хранения.

Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается и ведется:

1) Основная учетная документация:

Книга учета поступления и выбытия архивных документов;

Сводные номенклатуры дел районного суда;

Описи дел постоянного, долговременного хранения;

Акты о выделении к уничтожению дел;

Акт приема-передачи документов архива;

Паспорт архива районного суда.

2) Вспомогательная учетная документация:

Книги и карточки движения архивных документов, книги учета выдачи документов во временное служебное пользование;

3) Методические материалы и правила по различным видам архивных работ и служебного использования документальных материалов архива.

Оптимальные условия для хранения документов в архиве в зависимости от вида документов

Основное помещение архива поделено на две комнаты. Одна является рабочей комнатой архивиста, другая - хранилищем. В рабочей комнате архивиста имеются окна, стекла которых покрыты тонирующей пленкой, во избежание попадания солнечного света на документы. На окнах установлены решетки. В хранилище окна отсутствуют. В архиве имеются средства пожаротушения - огнетушители 2 шт. Документы хранятся в коробах, или в связках. В архиве имеются как специальные железные шкафы, запирающиеся на ключ, так и стеллажи для хранения документов. Освещение в архиве довольное яркое. Имеются термометр для измерения температуры в помещении, где хранятся документы, а так же прибор для измерения влажности. Рабочее место архивиста оборудовано компьютером и оргтехникой. В архиве разработан научно-справочный аппарат. На каждом стеллаже и шкафе прикреплены указатели, которые содержат краткое наименование документов и год поступления.

Архив состоит из двух не связанных между собой помещений. Вход в главное помещение архива находится внутри здания суда. Вход же в другое помещение располагается на улице с другой стороны здания. Такое расположение архивных помещений создает некоторое неудобство, но соединить эти два помещения не представляется возможным, так как стена, разделяющая их, является несущей. Но, поскольку, в данном помещении хранятся старые документы, датированные еще 1917 г. и позднее, к которым архивист обращается не очень часто, то такое расположение архива приемлемо.

Помещение архива нуждается в косметическом ремонте, но в остальном полностью соответствует нормативным требованиям, закрепленным в «Основных правилах работы архивов организации».

Документы Камышловского городского суда размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Стеллажи и шкафы в архиве установлены не в соответствии с нормами, но это не мешает специалисту оперативно работать с документами.

Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Освещение в хранилищах естественное и искусственное. В помещении хранилища поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим, термометр в архиве показывал температуру 17 - 20 °С, по нормативным показателям оптимальная температура для хранения документов 17 - 19 °С.

Помещения архива должны содержатся в чистоте, каждый день проводится влажная уборка помещения. В архиве обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники.

Доступ к документам строгий, ключи от архива находятся у специалиста. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают закрыто на ключ. Так же сам архив в конце рабочего дня запирается на ключ и опечатывается. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только под запись в установленном порядке.

Таким образом, организация хранения документов осуществляется на высоком уровне и почти полностью соответствует всем нормативным требования, если есть какие-либо отклонения от норм, то они не значительны и в целом не мешают нормальной работе архива.

Мероприятия, по созданию и поддержанию оптимальных условий хранения документов в архиве

Список литературы

1. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (06 февраля 2002 г.)

2. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 (ред. От 16.04.2014) «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде».

3. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 №157 (ред. От 30.12.20013) «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектование, учета и использования».

4. Положение об архиве Камышловского городского суда Свердловской области.

5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л. П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования. М.: Издательский центр «Академия», 2005. 272 с.

6. Официальный сайт Камышловского городского суда Свердловской области http://kamyshlovsky.svd.sudrf.ru.

Размещено на Allbest.ru