Информационные системы муниципального управления

В соответствии с нормами действующих правовых актов, определяющих компетенцию администрации как органа местного самоуправления, управление выполняет следующие функции:

- обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства с использованием автоматизированной системы электронного документооборота «Дело» (совместно с управлением информационно-программного обеспечения администрации);

- обеспечивает приведение текущих настроек автоматизированной системы электронного документооборота «Дело» в соответствие применяемой системе организации документооборота в администрации (совместно с управлением информационно-программного обеспечения администрации);

- обеспечивает централизованное получение заказной (простой) корреспонденции и телеграмм администрации, отправку документов почтовой связью в установленном порядке;

- обеспечивает централизованную регистрацию поступающих документов, правовых актов главы города Владивостока и администрации в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело» и базе данных «Правовые акты»;

- обеспечивает проверку подлинности электронной подписи и перевод на бумажный носитель инициативных и ответных (с индексом «Д») писем, подписанных ЭП первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации с удостоверением штампом в установленном порядке;

- в соответствии с заключенными администрацией соглашениями обеспечивает обмен официальными электронными документами с юридическими лицами с использованием официальных адресов электронной почты;

- согласовывает подключение к автоматизированным системам делопроизводства и электронного документооборота сотрудников органов администрации;

- разрабатывает проекты правовых актов администрации по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела;

- разрабатывает совместно с соответствующими органами администрации информационно-методические материалы по работе пользователей в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело», системе автоматизации архивной деятельности «Архивное дело» в администрации;

- организует оперативную обработку и снятие исполненных документов с контроля, в том числе в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело» и формирование их в дела временного хранения на бумажном носителе и (или) в электронном виде;

- обеспечивает создание электронной формы (сканирование) издаваемых правовых актов по основной деятельности и поступающих писем физических и юридических лиц на бумажном носителе;

- обеспечивает электронный учет прохождения проектов правовых актов главы города Владивостока (администрации) в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело»;

- обеспечивает оформление правовых актов главы города Владивостока (администрации), согласованных в электронном виде в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело», выводит на бумажный носитель и передает их на подпись главе города Владивостока, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации;

- обеспечивает рассылку в электронном виде через автоматизированную систему электронного документооборота «Дело» копий отдельных правовых актов руководству администрации, органам администрации по списку рассылки;

- обеспечивает выдачу заверенных копий правовых актов постоянного хранения по основной деятельности, распорядительных документов по личному составу сроком хранения 75 лет на бумажном носителе по запросам органов администрации, письменным заявлениям физических и юридических лиц;

- обеспечивает в установленном порядке официальную передачу заверенных копий зарегистрированных правовых актов в прокуратуру города Владивостока;

- обеспечивает подготовку и направление руководству администрации информационно-аналитических материалов об объеме документооборота, о работе органов администрации с документами в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело» и системе автоматизации архивной деятельности «Архивное дело»;

- обеспечивает общий контроль состояния исполнительской дисциплины в органах администрации, направляет им напоминания по неисполненным документам служебной переписки, в том числе по контрольным документам органов прокуратуры;

- осуществляет разработку административных регламентов (регламентов) предоставления муниципальных услуг (услуг) и исполнения функций по вопросам компетенции;

- участвует в мобилизационном планировании, разрабатывает мобилизационные документы по вопросам компетенции управления, участвует в мобилизационных мероприятиях, проводимых в администрации в мирное и военное время;

- выполняет требования правил и инструкций по охране труда, инструкций по безопасной эксплуатации персональных компьютеров, копировально-множительной техники, механизмов оборудования, технологии выполняемых работ;

- осуществляет закупки товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд в пределах полномочий управления, установленных муниципальными правовыми актами Владивостокского городского округа, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

- осуществляет от имени Владивостокского городского округа и администрации города Владивостока в порядке и пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами Владивостокского городского округа, полномочия учредителя в отношении подведомственного управлению муниципального казенного учреждения «Архив города Владивостока», включая контроль его деятельности;

- осуществляет ведомственный контроль за соблюдением действующего законодательства Российской Федерации и иных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд в отношении подведомственного муниципального казенного учреждения «Архив города Владивостока»;

- выполняет внутренние бюджетные процедуры в соответствии с муниципальными правовыми актами Владивостокского городского округа;

- осуществляет внутренний финансовый контроль в отношении выполняемых бюджетных процедур.

- организует согласование эскизов, изготовление, выдачу и замену печатей и штампов администрации на основании правовых актов главы города Владивостока (администрации);

- осуществляет разработку и согласование бланков документов органов администрации и коллегиальных органов при главе города Владивостока (администрации);

- оказывает методическую и практическую помощь органам администрации по вопросам документирования, организации работы с официальными документами в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело»;

- обеспечивает контроль соблюдения единого порядка документирования и организации работы с документами в органах администрации;

- координирует деятельность органов местного самоуправления, иных муниципальных органов, муниципальных учреждений и предприятий города Владивостока по вопросам комплектования, хранения, учета и использования архивных документов и архивных фондов;

- координирует разработку предложений по развитию основных направлений архивного дела и организации документов в делопроизводстве, совершенствованию управления архивным делом на территории Владивостокского городского округа;

- осуществляет контроль за подготовкой документов администрации, передаваемых на архивное хранение и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами;

- организует комплектование (формирование), хранение, учет и использование документов и фондов (архивных фондов), образовавшихся и образующихся в управленческой деятельности администрации;

- обеспечивает сохранность и организацию учета документов управления и органов администрации, не являющихся самостоятельными источниками комплектования архивного фонда города Владивостока;

- осуществляет контроль за проведением анализа состояния архивного дела в органах местного самоуправления, иных муниципальных органах, муниципальных учреждениях и предприятиях города Владивостока по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, оказывает организационно-методическую помощь;

- организует соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, координацию внедрения системы автоматизации архивной деятельности, баз данных для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов;

- осуществляет контроль за внедрением в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования (сканирования), использования и охраны документов;

- организует применение автоматизированных архивных технологий, внедрение системы автоматизированной архивной деятельности «Архивное дело», реализацию единых принципов информатизации архивного дела;

- организует мониторинг работы органов администрации с электронными документами в автоматизированной системе электронного документооборота «Дело» по архивным вопросам;

- обеспечивает контроль за оперативным представлением в управление по работе со СМИ администрации города Владивостока информации для официального сайта администрации города Владивостока по профильным направлениям деятельности;

- участвует в осуществлении ведомственного контроля за соблюдением действующего законодательства Российской Федерации и иных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Управление делопроизводства взаимодействует:

1) со структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями, учреждениями и другими организациями - по вопросам организации документов в делопроизводстве и использования автоматизированных регистрационно-поисковых баз данных;

2) с Государственным архивом Приморского края и архивным отделом аппарата администрации Приморского края по вопросам архивного дела;

3) с правовым управлением - по вопросам, связанным с подготовкой и согласованием проектов служебных документов;

4) с управлением муниципальной службы и кадров - по вопросам подбора кадров и повышения их квалификации;

5) с управлением бухгалтерии, управлением финансов и экономики - по вопросам оплаты расходов на отправляемую корреспонденцию, изготовление бланков организационно-распорядительных документов, печатей и штампов;

6) с эксплуатационно-хозяйственным управлением - по вопросам материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания;

7) с управлением информационных технологий, безопасности и связи - по вопросам разработки и ведения информационно-поисковых систем (баз данных по всем направлениям деятельности).

Управление муниципальной службы и кадров администрации города Владивостока является органом администрации города Владивостока.

В своей деятельности Управление руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами Владивостокского городского округа, а также Положением «Об управлении муниципальной службы и кадров администрации» от 07.04.2014 №4255.

Управление создано в целях формирования стабильного, высокопрофессионального кадрового потенциала в администрации, осуществления на основе действующего законодательства Российской Федерации эффективной кадровой политики, направленной на выполнение задач и функций, возложенных на администрацию.

Задачами Управления являются:

1) определение приоритетных направлений кадровой политики администрации по вопросам прохождения муниципальной службы и реализации действующего трудового законодательства Российской Федерации, иных федеральных законов и законов Приморского края, содержащих нормы трудового права;

2) разработка и обеспечение исполнения нормативных правовых актов администрации в целях реализации действующего законодательства Российской Федерации по вопросам муниципальной службы и кадров;

3) комплектование администрации высококвалифицированными кадрами;

4) организация профессионального обучения и дополнительного профессионального образования муниципальных служащих и работников администрации, не являющихся муниципальными служащими.

Функциями Управления являются:

- реализация кадровой политики администрации;

- документирование работы с кадрами, обработка, хранение и выдача информации и документов по учёту кадров;

- организация мероприятий по проведению оценки кадров администрации, в том числе аттестации муниципальных служащих администрации;

- организация работы по противодействию коррупции в администрации в пределах полномочий, предусмотренных при осуществлении кадровой работы;

- взаимодействие с юридическими лицами по вопросам, связанным с профессиональным обучением и дополнительным профессиональным образованием, иными формами обучения муниципальных служащих и работников администрации, не являющихся муниципальными служащими.

Управление муниципальной службы и кадров администрации города Владивостока взаимодействует с органами государственной власти Российской Федерации, Думой города Владивостока, иными органами местного самоуправления, органами администрации, организациями всех организационно-правовых форм по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

Управление информационно-программного обеспечения администрации города Владивостока является органом администрации города Владивостока, в своей деятельности подчиняется главе города Владивостока и заместителю главы администрации, курирующему вопросы деятельности Управления.

В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации и Приморского края, Уставом города Владивостока, муниципальными правовыми актами Владивостокского городского округа, а также Положением «Об управлении информационно-программного обеспечения администрации города Владивостока» от 19.09.2012 №3295.

Управление решает следующие задачи:

- формирование и реализация стратегии развития информационно-коммуникационной инфраструктуры администрации;

- обеспечение функционирования компьютерной техники, периферийного, сетевого оборудования, локальных вычислительных сетей, каналов связи, управленческой автоматизированной телефонной станции, системного и прикладного программного обеспечения в администрации;

- организация предоставления услуг телефонной связи, доступа в сеть Интернет, функционирования корпоративной сети передачи данных для нужд органов администрации;

- координация мероприятий, связанных с переходом к оказанию государственных, муниципальных услуг органами администрации, подведомственными муниципальными учреждениями в электронном виде;

- координация процесса учета избирателей и участников референдума;

- создание условий для обеспечения жителей Владивостокского городского округа услугами связи.

В соответствии с задачами Управление выполняет следующие функции:

1 координация и контроль эффективности мероприятий, связанных с использованием информационно-коммуникационных технологий, проводимых органами администрации;

2 формирование планов, проектов муниципальных правовых актов Владивостокского городского округа по вопросам развития и совершенствования процессов использования ИКТ в целях повышения эффективности работы органов администрации;

3 взаимодействие с организациями всех организационно-правовых форм с целью обеспечения функционирования ИКТ в администрации;

4 содействие организации обучения и повышения квалификации сотрудников Управления, а также сотрудников органов администрации с целью повышения эффективности использования ИКТ;

5 обеспечение функционирования компьютерной техники, периферийного, сетевого оборудования, локальных вычислительных сетей, каналов связи, управленческой автоматизированной телефонной станции, системного и прикладного программного обеспечения в администрации;

6 планирование и осуществление закупок для нужд органов администрации:

- компьютерной техники, периферийного и сетевого оборудования;

- услуг по техническому обслуживанию и ремонту компьютерной техники, монтажу компьютерного оборудования, локальных вычислительных сетей и пр.;

- лицензий на использование программного обеспечения, услуг по разработке и внедрению программного обеспечения, техническому сопровождению программного обеспечения,

- услуг телефонной связи, доступа в сеть Интернет, передачи данных для нужд органов администрации;

7 ведение реестра муниципальных услуг, предоставляемых администрацией;

8 деятельность с операторами связи по развитию систем связи в городе Владивостоке;

9 деятельность с обращениями граждан по вопросам связи и другим вопросам, входящим в сферу ответственности Управления;

10 представление интересов администрации в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, муниципальных образованиях и организациях всех организационно-правовых форм в части вопросов, находящихся в ведении Управления;

11 организация и проведение конференций, семинаров, совещаний по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

12 участие в долгосрочных целевых программах администрации города Владивостока и ведомственных целевых программах администрации города Владивостока

13 организация обучения сотрудников администрации по вопросам использования информационных технологий;

14 участие в антикоррупционных мероприятиях.

Управление взаимодействует с органами государственной власти Российской Федерации и Приморского края, органами местного самоуправления по осуществлению регистрации (учета) избирателей, участников референдума, проживающих на территории Владивостокского городского округа, а также со статистическими органами, научно-исследовательскими учреждениями, экономическими, социологическими и политическими центрами, информационно-аналитическими службами по вопросам информационного обеспечения;

Заключение

администрация управленческий подразделение

Идея проведенного исследования - рассмотреть взаимодействие управлений администрации муниципального образования г. Владивосток, как между собой, так и со сторонними организациями.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата.

По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях объект управления нуждается в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп.

Эффективность управленческой информации является основополагающим показателем, как информационных качеств управленческих решений, так и качества информационного обеспечения государственного и муниципального управления в целом.

Размещено на Allbest.ru